KẾ HOẠCH tổ CHỨC hội NGHỊ KHÁCH HÀNG KHU vực

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG KHU VỰC MIỀN BẮC CÔNG TY CPTMDV THIẾU NHI MỚI “1/6 All for KIDz” I/ Các mục tiêu Hội Nghị: 1, Tạo sân chơi cho bé thiếu nhi 1/6 Quốc tế thiếu nhi 1, Tri ân khách hàng TiniWorld khu vực Hà Nội suốt năm qua 2, Giới thiệu hình ảnh thành tựu mà công ty đạt 3, Phát triển định hướng chiến lược kinh doanh thông qua thu thập ý kiến khách hàng II/ Nội dung hội nghị: - Giới thiệu công ty sứ mệnh trung tâm Tiniworld - Lắng nghe ý kiến khách hàng dịch vụ trung tâm - Kế hoạch chiến lược công ty thời gian tới III/ Công tác chuẩn bị 1, Tiến hành họp triển khai kế hoạch tới phòng ban: - Sau kế hoạch phận marketing phê duyệt, tiến hành họp trực tuyến ban lãnh đạo cơng ty, trưởng phòng Marketing, trưởng phòng Kế Tốn, trưởng phòng Nhân với đại diện giám sát Team Leader khu vực Hà Nội Hải Phòng - Bộ phận Marketing lên kế hoạch chuyển công việc cho trung tâm TiniWorld IHP về: Kế hoạch quảng bá, phát tờ rơi, giới thiệu ngày hội tri ân khách hàng “1/6 All for KIDz”; cách bố trí thiết kế sân khấu, công việc cần triển khai khu vực - Bộ phận nhân dự kiến số lượng tổ chức tăng cường nhân viên từ trung tâm khác trung tâm TiniWorld IPH - Bộ phận Marketing phối hợp với trung tâm TiniWorld IPH lập báo cáo dự trù kinh phí cho phòng kế tốn 2, Thành phần tham dự: - Ban lãnh đạo công ty: Anh Thomas Tổng Giám Đốc Công ty CPTMDV Thiếu Nhi Mới Chị Nguyễn Thị Kim Thy, Phó Tổng Giám đốc Công ty CPTMDV Thiếu Nhi Mới Chị Linh Thanh Vấn, giám sát khu vực miền Bắc Chị Khúc Hà Giang, Nguyễn Thị Minh Nguyệt, Vũ Thị Thảo, Trần Kim Ngân, giám sát trung tâm TiniWorld Hà Nội trung tâm Tiniworld Hải Phòng Chị Đinh Lan Hồng, giám sát khu vực miền Nam Cùng trưởng phòng ban hội sở miền Nam ( Các anh chị từ miền nam hà nội từ ngày 30/5 Đồn tiếp đón từ sân bay khách sạn có chị Linh Vân giám sát trung tâm) Cùng toàn thể 100 Team Leader General Staff toàn khu vực miền Bắc - Khách mời dự kiến: - 800 bé phụ huynh: Giấy mời phát cho khách hàng trước thời gian Hội Nghị diễn tuần, khách hàng tới thăm trung tâm, yêu cầu trung tâm note lại thông tin khách để xác nhận lịch trình tổ chức tham gia khách - Gửi giấy mời viết chia sẻ cho chị Hoàng Thị Thủy - Hiệu trưởng trường mầm non song ngữ Sunrise Kidz thông báo chị phải gửi cho bên công ty vào ngày 31/5 để duyệt trước - Các đại diện từ trường mầm non, tiểu học địa bàn thành phố Hà Nội: Gửi thư mời đến trường mầm non, tiểu học địa bàn Hà Nội note lại thông tin - Lập danh sách đại diện khách mời thay - Nhà báo, phóng viên, quan truyền thơng: báo Thiếu Niên Tiền Phong, Báo điện tử Dân Trí, báo điện tử VietnamNet,… 3, Thời gian địa điểm: - Tòa nhà Indochina Plaza HaNoi, 239 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội - Thời gian : 1.30 p.m đến 5h30 p.m (dự kiến), ngày 1/6 năm 2013 4, Trang trí hậu trường: * Tổng thể khu vực diễn hội nghị : Hội nghị diễn sân chung tòa nhà IPH, với sân khấu ngồi trời có mái vòm che Bao gồm khu vực đặc trưng TiniWorld: - Khu vực cổng: Tiếp đón dẫn cho khách tham gia hội nghị - chính, nơi diễn tồn q trình buổi hội nghịKhu vực Juno: Gồm trò chơi vận động ngồi trời dành riêng cho bé - Khu vực Pica: Có hoạt động mỹ thuật ngồi trời: tơ màu, vẽ tranh, tô tượng,… - Khu vực KiLo: Gồm gian hàng đồ ăn nhẹ - Khu vực Tera: Đồng thời khu vực sân khấu - Khu vực Store: Có nhiệm vụ trao quà cho bé Ngoài ra, dành khu vực cho trường mầm non, tiểu học dựng gian hàng để giới thiệu trường học *Yêu cầu chung: - Các trưởng phận phụ trách khu vực có trách nhiệm giám sát việc thiết kế trưng bày khu vực Tất tiến hành từ 7h sáng ngày 1/6/2013, trừ khu vực sân khấu dựng từ ngày trước (ngày 30/5/2013) * Cụ thể bố trí khu vực: - Trang trí khu vực theo mẫu thiết kế từ phận Marketing công ty gửi - Mỗi khu vực Team leader General Staff phụ trách - Khu vực Tera sân khấu chính: - Trên sân khấu hình ảnh bạn nhỏ Câu chuyện Tini hành tinh Tini Trên hình lớn tòa nhà có chiếu hình ảnh trung tâm Tini Hà Nội Hải Phòng, kiện hoạt động cơng ty nước - Phía sân khấu, có dãy bàn bên trái dành cho khách mời ban lãnh đạo công ty, dãy bàn bên phải dành cho khách mời đại diện đến từ trường mầm non, tiểu học địa bàn thành phố - Trên dãy bàn có bố trí nước hoa cho vị khách mời - Khu vực dành cho bé vị phụ huynh, khu vực bố trí ghế ngồi khơng có bàn, ghế xếp thành hàng, hình vng (full kín khu vực trung tâm) - Xung quanh khu vực Tera sân khấu khu vực lại - Khu vực cổng: + Bố trí biển dẫn cho khách từ phía ngồi tòa nhà + Nhiệm vụ: Đón khách, phân loại khách hướng dẫn khách tham gia hội nghị - Khu vực Juno: + Bố trí trò chơi vận động ngồi trời cho bé: nhà bóng, nhà hơi, cầu trượt, … - Khu vực Pica: + Bố trí bày sản phẩm lên tủ kệ trưng bày sản phẩm tượng, tranh cát, tranh tô màu, hạt nhựa cho bé làm - Khu vực Kilo: + Chuẩn bị bày bán mặt hàng quen thuộc Kilo kẹo Kandy Factory - Khu vực Store: + Chuẩn bị sẵn gói điểm Tini làm quà cho bé bé Và phẩn thưởng dành cho bé tham gia hoạt động chương trình + Bố trí hộp sơ cứu khẩn cấp để đề phòng bé bị thương hay bất trắc trình hội nghị * Note: - Mọi trợ giúp cần thiết liên lạc với anh Phạm Bá Quân, trưởng phận kỹ thuật - Các khu vực yêu cầu giữ sẽ, gọn gàng ngăn nắp, đăc biệt khu vực cổng đón khách Dự trù kinh phí - Tiền thuê địa điểm: 15.000.000 - Tiền mua nước uống, hoa trang trí: 2.000.000 - Tiền mua quà cho bé: 30.000.000 - Tiền mời ca sĩ, …: 10.000.000 - Tiền làm phơng nền, trang trí sân khấu: 10.000.000 - Tiền in giấy mời, gửi giấy mời, in tài liệu: 500.000 - Tiền chuẩn bị số đồ đạc hay thiết bị hỗ trợ mẹ bé chơi trò chơi: 3.000.000 - Tiền chuẩn bị thức ăn nhẹ: 5.000.000 - Tiền liên hoan tổng kết sau hội nghị: 10.000.000 - Những chi phí khách phát sinh: 2.500.000  Tổng chi phí : 100.000.000 Dự phòng rủi ro - Máy phát điện - Thiếu thời gian Báo cho bên Indochina Plaza HaNoi kéo dài thêm thời gian - Thừa thời gian phần văn nghệ đẩy chương trình lên chút phần sau kéo dãn thời gian ( Thực tế điều khó xảy lịch nên kín sát rồi) - Khách mời không tới đủ, thiếu khách mời quan trọng ( Liên lạc voeis khách mời trước chương trình diễn 1h, 30’ để nắm bắt lịch họ, lập danh sách ứng viên thay mặt đảm nhận họ vắng mặt) IV/ Tiến trình dự kiến Hội nghị: • Từ 12.30 p.m đến 1h20pm: Rà soát lại lần công việc Hội nghị: + Âm thanh, Ánh sáng bố trí khu vực + Chạy demo chương trình văn nghệ MC bạn Trần Quỳnh chuyên MC sinh nhật bạn Lưu Lý Team Leader + Kiểm tra lại có mặt danh sách khách mời ban lãnh đạo công ty khách mời ngồi cơng ty + Tổ chức họp mặt với phóng viên, nhà báo, cơng ty truyển thơng + 1.30 pm: Bắt đầu mở cổng đón khách giới thiệu cho khách vào khu vực sân khấu • 2.00 pm- 2.30 pm: + Khai mạc Hội Nghị + Chương trình văn nghệ trung tâm Hà Nội với chủ đề giới TiniWorld + Giới thiệu thành phần khách mời tham dự hội nghị • 2.30 pm - 3.20 pm: + Mời anh Thomas lên phát biểu cảm ơn khách hàng thời gian qua ln ủng hộ phát triển Trung tâm + Mời chị Thy lên phát biểu tầm nhìn, sứ mệnh giới thiệu tổng quát trung tâm + Mời chị Vân lên báo cáo kết hoạt động trung tâm năm qua khu vực miền Bắc • 3.20- 3.30 pm: Tiếp tục chương trình văn nghệ (với khách mời ca sĩ Văn Mai Hương, Thùy chi, Nhật Tiến- quán quân ĐRM 2012, Như Ngọc- Giải 3, nhóm nhạc Chìa Khóa vàng cung thiếu nhi Hà Nội) • 3.30 pm- 3.50pm: Mời vị khách hàng lên phát biểu đóng ghóp ý kiến cho phục vụ cống hiến công ty thời gian qua ( Trong có chị Hồng Thị Thủy - Hiệu trưởng trường mầm non song ngữ Sunrise Kidz khách mời phát biểu có chuẩn bị) • 3.50- 4.00 pm: Chị Giang, giám sát trung tâm TiniWorld IPH lên phát biểu ý kiến kế hoạch tới trung tâm Hà Nội • 4.00 pm – 5.00pm: Tổ chức trò chơi phối hợp bé phụ huynh, gian hàng khu vực tiếp tục hoạt động trở lại để phục vụ cho bé vui chơi ( Tổ chức trò chơi cần phối hợp bố mẹ bé, trò chơi gia đình có nhiều vòng, nhiều cấp) • 5.00 pm: Thông báo bế mạc Hội nghị cảm ơn khách hàng đến tham dự ( Khi khách mời khách khu vực Store để đổi phần quà cho bé) V/ Sau hội nghị: Dọn dẹp khu vực tổ chức Hội Nghị, khu vực chốt lại số lượng hàng bán ngày Tổ chức liên hoan cho toàn thể nhân viên nhà hàng Venus Palace 2/6/2013: Trung tâm IPH tổng kết doanh thu chị phí, gửi toàn giấy tờ mail báo cáo chi tiết cho phận kế toán  ... cảm ơn khách hàng đến tham dự ( Khi khách mời khách khu vực Store để đổi phần quà cho bé) V/ Sau hội nghị: Dọn dẹp khu vực tổ chức Hội Nghị, khu vực chốt lại số lượng hàng bán ngày Tổ chức liên... - Khu vực KiLo: Gồm gian hàng đồ ăn nhẹ - Khu vực Tera: Đồng thời khu vực sân khấu - Khu vực Store: Có nhiệm vụ trao quà cho bé Ngoài ra, dành khu vực cho trường mầm non, tiểu học dựng gian hàng. .. huynh, khu vực bố trí ghế ngồi khơng có bàn, ghế xếp thành hàng, hình vng (full kín khu vực trung tâm) - Xung quanh khu vực Tera sân khấu khu vực lại - Khu vực cổng: + Bố trí biển dẫn cho khách