CÁC CÔNG VIỆC cần CHUẨN bị CHO hội NGHỊ KHÁCH HÀNG CÔNG TY hòa PHÁT KHU vực MIỀN bắc

Mơn Quản trị Văn phòng Trường Đại học Thương Mại BÀI LÀM Hòa Phát tập đồn kinh tế lớn Việt Nam hoạt động nhiều lĩnh vực như: khai thác khoáng sản, nội thất, sản xuất thép, bóng đá, … Tập đồn Hòa Phát có mối quan hệ làm ăn với nhiều đối tác, khách hàng nước Hàng năm, tập đồn cơng ty thành viên thường tổ chức hội nghị khách hàng dịp để tri ân khách hàng, tăng tình gắn bó khách hàng với công ty, tạo mối quan hệ quảng bá với khách hàng tiềm cơng bố ý tưởng kinh doanh công tác tổ chức hội nghị khách hàng quan trọng cần chuẩn bị cách chu hội nghị có thành cơng HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG CƠNG TY HỊA PHÁT KHU VỰC MIỀN BẮC CÁC CÔNG VIỆC CẦN CHUẨN BỊ CHO HỘI NGHỊ: I, Xác định mục đích việc tổ chức hội nghị khách hàng: Hội nghị khách hàng khu vực miền Bắc cơng ty Hòa Phát tổ chức nhằm: - Tỏ lòng cảm ơn đến khách hàng, đại lý, nhà phân phối đối tác bạn hàng làm ăn lâu năm công ty thị trường miền Bắc Tôn vinh đại lý, khách hàng có đóng góp lớn vào thành cơng cơng ty - Thiết lập trì sâu sắc mối quan hệ để vượt qua khó khăn tương lai gặt hái thành công - Là hội để chia sẻ kinh nghiệm quý báu đại lý, bạn hàng khu vực thị trường toàn miền Bắc - Tạo hội quảng bá cho Hòa Phát sản phẩm lĩnh vực hoạt động tập đoàn để thu hút khách hàng tiềm - Là hội để công ty công bố sản phẩm dịch vụ chiến lược phát triển kinh doanh công ty thời gian tới Mơn Quản trị Văn phòng Trường Đại học Thương Mại Các mục tiêu cụ thể cần đạt sau kết thúc hội nghị khách hàng là: gia tăng doanh số, tăng thị phần, tìm kiếm thêm bạn hàng mở rộng mối quan hệ làm ăn CÁC CƠNG VIỆC CHÍNH CẦN CHUẨN BỊ Xác định thành phần tham dự: Thành phần tham dự hội nghị khách hàng Hòa Phát gồm có: Về phía cơng ty: - Đại diện tập đồn Hòa Phát: + Ơng Trần Đình Long – Chủ tịch HĐQT tập đồn Hòa Phát + Ơng Dỗn Gia Cường – Phó chủ tịch tập đồn Hòa Phát + Ơng Trần Tuấn Dương – Phó chủ tịch tập đồn Hòa Phát - Đại diện cơng ty Hòa Phát khu vực miền Bắc: + Ông Nguyễn Mạnh Tuấn – Tổng giám đốc phụ trách khu vực miền Bắc - Các cán nhân viên công ty giao trách nhiệm tổ chức triển khai hội nghị Về phía khách mời: - Đại diện tập đồn khác có quan hệ làm ăn với tập đồn Hòa Phát - Các khách hàng, đối tác công ty - Đại diện quyền T.P Hà Nội - Đại diện hiệp hội doanh nghiệp Việt Nam, hiệp hội doanh nghiệp T.P Hà Nội - Đại diện hãng truyền thơng, truyền hình (đài truyền hình Việt Nam, VTC, Truyền hình Hà Nội), tòa soạn báo (báo Doanh nghiệp, báo Dân trí, …) - Các khách mời khác: ca sỹ tiếng tham dự chương trình - MC dẫn chương trình: Do phòng marketing lựa chọn chuẩn bị Chủ tọa hội nghị: ông Nguyễn Mạnh Tuấn – Tổng giám đốc phụ trách khu vực miền Bắc người chịu trách nhiệm hội nghị Mơn Quản trị Văn phòng Trường Đại học Thương Mại Xây dựng chương trình hội nghị: Thơng thường chương trình hội nghị khách hàng xây dựng từ trước ban lãnh đạo công ty duyệt rõ khoảng thời gian dành cho công việc cách chi tiết cụ thể Chương trình diễn biến theo trình tự sau: - Ghi danh sách người đến dự, dựa vào giấy mời gửi xuất tặng phẩm, sổ tay, ấn phẩm công ty - Tổ lễ tân dẫn khách vào chỗ ngồi - Xem phim tun truyền cơng ty - Người chủ trì tuyên bố gặp mặt bắt đầu - Triển lãm thành tựu công ty - Đọc diễn văn đón chào - Đọc tổng kết, ý kiến đóng góp - Hỏi đáp có thưởng - Rút thưởng - Kết thúc, đọc lời cảm ơn Chương trình hội nghị xây dựng cụ thể sau: - Từ 8h00 đến 9h00: Tổ chức công tác đón tiếp khách mời - 9h00: Khách mời vào phòng họp - Từ 9h00 đến 9h05: Tuyên bố lý giới thiệu đại biểu - Từ 9h05 đến 9h30: Khách hàng nghe tổng kết công ty Hòa Phát nói chung chi nhánh miền Bắc nói riêng năm 2010 Tổng kết thành tích đạt + Công ty giới thiệu với khách hàng số sản phẩm công ty thời gian tới Mơn Quản trị Văn phòng Trường Đại học Thương Mại + Đưa kế hoạch sản xuất - kinh doanh Hòa Phát năm 2011 ưu đãi, cam kết mà công ty mang đến cho khách hàng năm - Từ 9h30 đến 11h00: Lắng nghe ý kiến phát biểu khách mời + Phát biểu đại diện tập đồn Hòa Phát + Phát biểu số đại lý có thành tích cao năm chia sẻ kinh nghiệm + Khách hàng rút kinh nghiệm + Giao lưu văn nghệ - 11h00: Khách hàng dùng bữa khách sạn - Từ 11h00 đến 12h00: Khách hàng dùng bữa kết hợp với giao lưu văn nghệ, bốc thăm trúng thưởng - Từ 12h00 đến 13h00: Khách hàng nhận quà cảm ơn công ty kết thúc hội nghị Chuẩn bị cho hội nghị: a, Chuẩn bị khách mời: Hội nghị khách hàng vào dịp cuối năm khu vực miền Bắc Tổ thư ký hội nghị phân công chịu trách nhiệm liên hệ gửi giấy mời tới khách mời phê duyệt liên hệ với đơn vị khác Giấy mời cần gửi trước hội nghị diễn ngày ( 21- 12- 2010) cần liên hệ lại để khách mời xếp công việc nhắc nhở lại khách lần hội nghị - Theo dự tính lượng khách mời tới hội nghị 150 - 170 khách b, Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội nghị: Môn Quản trị Văn phòng Trường Đại học Thương Mại  Địa điểm lập kế hoạch tổ chức kiện: - Tham quan địa điểm - Xem xét sức chứa dựa ước tính số lượng người tham gia - Chọn địa điểm - Khảo sát địa điểm - Ký hợp đồng địa điểm - Xác nhận thông tin chi tiết - Theo dõi hoàn tất việc lựa chọn địa điểm Sau công tác chuẩn bị địa điểm xong phải có đại diện ban tổ chức đến nghiệm thu kiểm tra trước Thông thường hội nghị khách hàng công ty thường tổ chức khách sạn lớn hay trung tâm tổ chức hội nghị địa điểm rộng điều kiện vật chất công tác tổ chức chuyên nghiệp vị đảm bảo cho thành công hội nghị Địa điểm thời gian tổ chức hội nghị: - Thời gian tổ chức: 9h00 ngày 26/12/2010 - Địa điểm tổ chức: Phòng Victoria – tầng - Khách sạn Fortuna Hà Nội - số 6B Láng Hạ - Quận Ba Đình – TP Hà Nội c, Chuẩn bị trang thiết bị: Các trang thiết bị cần chuẩn bị bao gồm: Chuẩn bị bàn ghế: bố trí kê bàn ghế phù hợp, chuẩn bị khu vực đại biểu trang trọng Hệ thống âm ánh sáng: - Máy chiếu, nhạc chờ, micro (có dây, khơng dây, dự phòng), loa, ampli - Ánh sáng: Khảo sát địa điểm Độ chói, tối sáng cần điều chỉnh - Chuẩn bị hình ảnh trình chiếu trước, sau buổi tổ chức hội nghị: Video, PowerPoint, Flash, thiết bị điều khiển từ xa - Chuẩn bị máy ảnh, máy quay phải kiểm tra hoạt động máy trước chuẩn bị dự phòng d, Chuẩn bị đội ngũ nhân cho hội nghị: Mơn Quản trị Văn phòng Trường Đại học Thương Mại Đội ngũ nhân cần phân công công việc cụ thể gắn trách nhiệm cá nhân Cần cử người phụ trách cơng việc nhóm Thiết lập nhóm làm việc: Tổ đối ngoại: phụ trách giấy mời, mời khách Tổ hậu cần: phụ trách hội trường, phương tiện giao thông, thực phẩm, tặng phẩm, phần thưởng… Tổ lễ tân: Đón khách, nhận Namecard, xác nhận khách mời hội nghị MC: Người dẫn chương trình hội nghị PG: Hướng dẫn, chào mừng khách mời hội nghị e, Chuẩn bị điều kiện khác  Chuẩn bị trang trí: - Hoa trang trí địa điểm - Hoa cài áo cho khách mời - Thẻ đeo ban tổ chức, thẻ dành cho khách mời - Lẵng hoa chúc mừng trang trí - Bangron, banner chào mừng, giới thiệu chương trình, thành phần tham dự - Biển biểu hướng dẫn xung quanh địa điểm - Bàn tiếp tân - Sắp xếp sơ đồ bàn ghế hội trường (Nếu có)  Chuẩn bị quà: Quà tặng hội nghị: - Quà đơn vị tài trợ - Quà cho đại biểu - Quà cho khách mời danh sách - Quà cho khách vãng lai *Loại quà tặng hội nghị: - Sản phẩm - Voucher (Thẻ mua hàng, phiếu ưu đãi) - Hiện kim - Kỷ niệm chương, cờ, giấy khen Môn Quản trị Văn phòng Trường Đại học Thương Mại  Chuẩn bị tiệc trà: Giờ nghỉ giải lao cần chuẩn bị khu vực tiệc nhẹ để khách tham dự hội nghị dùng chút đồ ăn đồ uống nhẹ Đồ ăn uống nhân viên setup sẵn bên sảnh phòng Victoria phục vụ khách thời gian nghỉ  Chuẩn bị dự phòng tình phát sinh: Tất công việc chuẩn bị cần lập phương án nhân dự phòng để đề phòng tình xấu xảy mà khơng làm ảnh hưởng đến kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng, phương án cần thông báo trước để người biết chủ động có thay đổi Chuẩn bị tài liệu: Tất tài liệu hội nghị cần chuẩn bị bao gồm: - Nội dung diễn văn, phát biểu - Các sách báo, tạp chí, tranh ảnh giới thiệu tập đồn, công ty - Bài tổng kết công tác hoạt động cơng ty năm - Các đóng góp ý kiến, phát biểu khách mời - Các chiến lược kinh doanh phát triển thời gian tới - Các thư mời, thư cảm ơn, mẫu biểu đăng ký khách mời,… - Các thơng cáo báo chí, quảng cáo đăng website công ty, phương tiện truyền thông cúng nhà tài trợ Phối hợp tổ chức Các yêu cầu chuẩn bị giấy phép có liên quan đến tổ chức hội nghị: - Văn hóa thơng tin - Cấp cứu - Cứu hỏa - Cơng an - Dân phòng - Tổ chức biểu diễn Mơn Quản trị Văn phòng - Cơng ty bảo vệ - Ủy ban Trường Đại học Thương Mại Chuẩn bị kinh phí Kinh phí tổ chức hội nghị xây dựng trước phận tài cơng ty tạm ứng cho tổ trực tiếp tham gia chuẩn bị hội nghị Tất khoản tạm ứng toán hội nghị kết thúc việc hoàn lại giấy tờ tài quan trọng giúp cho việc tốn thực nhanh chóng Sau hội nghị kết thúc, phận tài chịu trách nhiệm tổng hợp báo cáo với ban lãnh đạo công ty báo cáo tài hội nghị cách đầy đủ chi tiết STT Nội dung Kinh phí (đồng) Chi phí chung: - thuê hội trường + âm – ánh sáng + trang trí: hoa, băng rôn, … Tiệc buffet Tiệc trà (giữa giờ) Chi phí cho quà tặng: - quà tặng cho khách - kỷ niệm chương, cờ, giấy khen,… Chi phí in ấn tài liệu Chi phí cho cơng việc tổ chức + chi phí mua sắm phục vụ hội nghị + chi phí nhân Chi phí dự phòng Tổng số 50.000.000 60.000.000 15.000.000 20.000.000 7.000.000 7.000.000 16.000.000 25.000.000 200.000.000 Môn Quản trị Văn phòng Trường Đại học Thương Mại BÁO CÁO KẾT QUẢ HỘI NGHỊ Sau hội nghị kết thúc, phận cá nhân tham gia tổ chức hội nghị cần có báo cáo kết trình tổ chức để làm hồ sơ lưu lại có đánh giá, rút kinh nghiệm đồng thời tài liệu hướng dẫn thực hội nghị tương lai công ty - Số lượng khách tham dự - Tổng kết ý kiến khách hàng - Các hợp đồng quan hệ thiết lập thông qua hội nghị - Lượng hóa phản hồi từ bên tham gia - Đánh giá mức độ thành công kiện - Tác động doanh số sau hội nghị ( cụ thể lượng hóa để tổ chức hội nghị tốt ) ... 13h00: Khách hàng nhận quà cảm ơn công ty kết thúc hội nghị Chuẩn bị cho hội nghị: a, Chuẩn bị khách mời: Hội nghị khách hàng vào dịp cuối năm khu vực miền Bắc Tổ thư ký hội nghị phân công chịu... đồn Hòa Phát - Đại diện cơng ty Hòa Phát khu vực miền Bắc: + Ông Nguyễn Mạnh Tuấn – Tổng giám đốc phụ trách khu vực miền Bắc - Các cán nhân viên công ty giao trách nhiệm tổ chức triển khai hội nghị. .. chức hội nghị khách hàng, phương án cần thông báo trước để người biết chủ động có thay đổi Chuẩn bị tài liệu: Tất tài liệu hội nghị cần chuẩn bị bao gồm: - Nội dung diễn văn, phát biểu - Các sách