Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý không thể thiếu ở bất cử cơ quan, tổ chức nào. Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lí tại các cơ quan còn rất thiểu. Cho dù là cơ quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân hay công ty đa quốc gia cũng không thể thiếu bộ phận văn phòng, bộ phận này đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan cũng như doanh nghiệp. Quản trị văn phòng là việc hoạt định, tổ chức, phối hợp tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động hoạt động xử lý thông tin trong cơ quan doanh nghiệp. Quản trị văn phòng là một lĩnh vực quản trị có nội dung phong phú, phức tạp. Không phải nhà quản trị nào, thủ tướng nào cũng được trang bị đầy đủ kiến thức về quản trị văn phòng, vì vậy đó có lẽ là hạn chế và làm giảm hiệu quả công việc của họ. Đối với sinh viên khoa Quản trị kinh doanh sau khi tốt nghiệp công việc họ thường gắn với công tác văn phòng nên việc trang bị kiến thức quản trị văn phòng là hết sức cần thiết.
Trang 1Mục lục
Mục lục 2
Lời mở đầu 3
Bài Tiểu Luận Đề 02 4
Câu 1 (3 điểm): 4
a Nêu chức năng của văn bản? Cho ví dụ minh họa cho từng chức năng? 4
b Cho biết cách thức soạn thảo Hợp đồng kinh tế? Lấy ví dụ? Khi soạn thảo loại văn bản này cần yêu cầu gì? 8
Cách thức soạn thảo Hợp đồng kinh tế: 8
Ví dụ: 9
Khi soạn thảo loại văn bản này cần yêu cầu gì: 10
Câu 2 (3 điểm): 12
a Nhiệm vụ của văn phòng: 12
b Khái niệm công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ ? Trình bày nội dung công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ cơ quan? Của lưu trữ nhà nước? 13
Khái niệm công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: 13
Nội dung công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ cơ quan, của lưu trữ Nhà nước 14
Câu 3 (4 điểm): 15
Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng của công ty với 8 bước sau: 15
Hội nghị khách hàng thuộc cách phân loại hội nghị nào và có ý nghĩa ra sao trong hoạt động kinh doanh của công ty? 19
Lời cảm ơn 20
Tài liệu tham khảo 20
Trang 2Lời mở đầu
Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý không thể thiếu ở bất cử cơ quan, tổ chức nào Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lí tại các cơ quan còn rất thiểu
Cho dù là cơ quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân hay công ty đa quốc gia cũng không thể thiếu bộ phận văn phòng, bộ phận này đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan cũng như doanh nghiệp
Quản trị văn phòng là việc hoạt định, tổ chức, phối hợp tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động hoạt động xử lý thông tin trong cơ quan doanh nghiệp
Quản trị văn phòng là một lĩnh vực quản trị có nội dung phong phú, phức tạp Không phải nhà quản trị nào, thủ tướng nào cũng được trang bị đầy đủ kiến thức về quản trị văn phòng, vì vậy đó có lẽ là hạn chế và làm giảm hiệu quả công việc của họ
Đối với sinh viên khoa Quản trị kinh doanh sau khi tốt nghiệp công việc họ thường gắn với công tác văn phòng nên việc trang bị kiến thức quản trị văn phòng là hết sức cần thiết
Trang 3Bài Tiểu Luận Đề 02 Câu 1 (3 điểm):
a Nêu chức năng của văn bản? Cho ví dụ minh họa cho từng chức năng?
b Cho biết cách thức soạn thảo Hợp đồng kinh tế? Lấy ví dụ? Khi soạn thảo loại văn bản này cần yêu cầu gì?
a Nêu chức năng của văn bản? Cho ví dụ minh họa cho từng chức năng?
Văn bản có 5 chức năng:
1 Chức năng thông tin:
Đây là chức năng tổng quát phổ biến nhất của tất cả các loại văn bản đặc biệt là văn bản quản lý Các hình thức ghi tin và truyền đạt thông tin hiện nay rất phong phú tuy vậy trong hoạt động quản lý văn bản vẫn là phương tiện chủ yếu; hướng dẫn thực hiện những tác nghiệp cụ thể về chuyên môn; báo cáo phản ánh tình hình; giao dịch trao đổi công việc ghi chép và theo dõi những vấn đề cần quản lý trong nội bộ cơ quan… văn bản hành chính thường mang tính sự vụ có hệ quả pháp lý trực tiếp (không làm thay đổi hệ thống quy phạm pháp luật hoặc thay đổi các quan hệ pháp luật cụ thể) nhưng lại không thể thiếu được trong hoạt động quản lý của các cơ quan
Truyền đạt thông tin quản lý qua văn bản được xem là hình thức thuận lợi và đáng tin cậy nhất Đặc biệt đóng một vai trò quan trọng và có hiệu quả là sự ghi chép
và truyền đạt thông tin theo phương pháp kết hợp văn bản với kỹ thuật truyền thông hiện đại
Hiện nay người ta có thể truyền qua vô tuyến không chỉ nội dung mà cả hình thức một văn bản quản lý
Chức năng thông tin là thuộc tính cơ bản quan trọng, bản chất của văn bản, là nguyên nhân hình thành văn bản và là cơ sở để thực hiện các chức năng khác Chức năng thông tin của văn bản thể hiện ở các mặt sau:
- Ghi lại các thông tin quản lý
- Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý hay giữa hệ thống với bên ngoài
- Giúp cho cơ quan thu nhận thông tin cần cho hoạt động quản lý
- Giúp các cơ quan xử lý, đánh giá các thông tin thu được thông qua hệ thống truyền đạt thông tin khác
Trang 4 Ví dụ : Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh sẽ giúp cho các cơ quan,
đơn vị, các tổ chức và nhân dân biết, chủ động trong các hoạt động của mình
2 Chức năng pháp lý:
Xét theo chức năng này có thể nói văn bản là phương tiện tác động riêng rẽ của pháp luật đến các quan hệ xã hội thể hiện ở chỗ nó giúp các cơ quan ghi lại và phổ biến các quy phạm pháp luật, điều chỉnh các quan hệ pháp luật trong xã hội
Văn bản cũng chính là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp Văn bản cũng phản ánh kết quả vận dụng các quy phạm pháp luật vào thực tiễn quản lý nhà nước, quản lý xã hội Do vậy có thể gọi các văn bản được ban hành theo chức năng pháp lý là sản phẩm của quá trình áp dụng cụ thể quy phạm pháp luật trong quản lý nhà nước và quản lý xã hội Đây là một trong những hình thức đảm bảo pháp lý của các quyết định quản lý Ban hành các văn bản theo phương hướng này các
cơ quan có thẩm quyền của nhà nước, các đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh và các
tổ chức văn hóa xã hội thực hiện được mục đích bảo vệ trật tự pháp lý của các quan hệ
xã hội, bảo vệ quyền lợi chính đáng của người lao động trước pháp luật Ở đây chức năng pháp lý của văn bản được gắn liền với mục tiêu ban hành chúng
Chức năng pháp lý của văn bản biểu hiện trước hết là:
- Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ pháp lý tồn tại trong xã hội do pháp luật điều chỉnh Khi đã sử dụng hình thức văn bản để ghi lại và truyển tải quyết định và thông tin quản lý, cơ quan nhà nước đã sử dụng thẩm quyền trong đó Mệnh lệnh chứa trong văn bản có giá trị pháp lý bắt buộc mọi người phải tuân theo Bản thân văn bản là chỗ dựa pháp lý, khung pháp lý ràng buộc mọi mối quan hệ, dựa vào đó để
tổ chức hoạt động của cơ quan, cá nhân, tổ chức
- Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức Văn bản là cơ sở xây dựng hệ thống pháp luật, tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động của các cơ quan tổ chức
- Là cầu nối tạo ra các mối quan hệ giữa các tổ chức, cơ quan Văn bản và các hệ thống văn bản quản lý giúp xác định các quan hệ pháp lý giữa các cơ quan quản lý và
bị quản lý, tạo nên sự ràng buộc trách nhiệm giữa các cơ quan, cá nhân có quan hệ trao đổi văn bản, theo phạm vi hoạt động của mình và quyền hạn được giao
- Bản thân các văn bản trong nhiều trường hợp, là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của các cơ quan
Trang 5- Là trọng tài phân minh, phân xử khi thực hiện văn bản không thống nhất, cơ sở
để giải quyết tranh chấp và bất đồng giữa các cơ quan, đơn vị, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý nảy sinh
Tính pháp lý của văn bản được hiểu là sự phù hợp của văn bản (về nội dung và thể thức) với quy định pháp luật hiện hành Như vậy, văn bản đảm bảo tính pháp lý khi được ban hành theo đúng quy định pháp luật về nội dung và thể thức Thể thức văn bản là hình thức pháp lý của văn bản, là toàn bộ những yếu tố về hình thức có tính bố cục đã được thể chế hoá để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản Như vậy thể thức là yếu tố thuộc về hình thức bên ngoài nhằm đảm bảo tính pháp lý cho văn bản
Ví dụ : quan hệ giữa Bộ với các sở, ban, ngành ; giữa UBND tỉnh với UBND
huyện, các sở, ban, ngành
3 Chức năng quản lý:
Chức năng này xuất hiện khi văn bản được sử dụng để thu thập thông tin, ban hành và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý vì các thông tin trong văn bản chính
là những căn cứ để các cơ quan đề ra các quyết định quản lý Văn bản cũng là phương tiện để các cơ quan có thể tổ chức, điều hành và nắm được tình hình và kết quả thực hiện các quyết định quản lý của mình
Đây là chức năng có tính chất thuộc tính của văn bản quản lý Chức năng quản
lý của văn bản thể hiện ở những khía cạnh sau:
- Thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước giúp cho việc tổ chức tốt công việc của các nhà lãnh đạo, làm cơ sở ban hành các quyết định quản lý
- Văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý tới đối tượng thực hiện, tham gia vào tổ chức thực hiện quyết định
- Là phương tiện hữu hiệu để phối hợp, kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý
Ví dụ : Căn cứ các thông tin về kế hoạch phát triển kinh tế xã hộ của tỉnh, các
cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức và địa phương trong tỉnh đã đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn trong công tác chỉ đạo điều hành
4 Chức năng văn hóa:
Văn hóa được nhắc đến ở đây là nói đến sản phẩm sáng tạo của con người trong cuộc đấu tranh nhằm vươn tới một trình độ sống cao hơn, văn minh hơn Văn hóa biểu hiện quá trình tự phát triển của con người và luôn luôn gắn liền với quá trình
Trang 6tự phát triển của con người và luôn gắn liền với quá trình lao động nhằm nhận thức và cải tạo hợp lý thế giới khách quan
Xem xét văn bản dưới quan điểm văn hóa cho thấy chúng cũng là sản phẩm sáng tạo của con người được hình thành trong quá trình lao động và cải tạo thế giới Văn bản góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá cho mọi tầng lớp cho các thế hệ mai sau những truyền thống văn hóa quý báu của đất nước Thông qua văn bản người ta có thể thấy được các hoạt động văn hóa xã hội truyền thống và bản sắc văn hóa của mỗi dân tộc, mỗi quốc gia qua các giai đoạn lịch sử Qua văn bản người ta cũng có thể nhận biết trình độ văn hóa, trình độ quản lý, trình độ giao tiếp của các cơ quan, của người soạn thảo ra văn bản
Ví dụ: Sách lịch sử dành cho học sinh tìm hiểu về lịch sử của đất nước, thế giới
hiểu được bản chất và những nét văn hóa của dân tộc
5 Chức năng xã hội:
Văn bản nói chung đều được hình thành do các nhu cầu của xã hội vì vậy nội dung của văn bản bao giờ cũng phản ánh các mặt khác nhau của đời sống xã hội Các văn bản có khả năng góp phần thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển các quan hệ xã hội khác nhau Văn bản ban hành một cách chuẩn xác sẽ có vai trò tích cực trong việc xây dựng và gìn giữ các định chế xã hội phù hợp với nhu cầu của sự tiến bộ chung Văn bản cũng có thể phá vỡ các quan hệ xã hội cũ đã hình thành hoặc tạo nên những quan
hệ mới
Ví dụ: Văn bản quyết định tăng lương có vai trò tích cực tác động đến nhân
viên tăng năng suất phát triển sản xuất kinh doanh
Bên cạnh những chức năng cơ bản nói trên, trong đời sống xã hội, văn bản còn thể hiện các chức năng khác như chức năng giao tiếp, thống kê, sử liệu, dữ liệu … Các chức năng của văn bản cho chúng ta thấy những khả năng sử dụng chúng trong thực tiễn, đồng thời người soạn thảo cũng cần nắm vững những chức năng này để vận dụng đúng, tránh những sai sót làm giảm chất lượng của văn bản
- Với chức năng giao tiếp, hoạt động sản sinh văn bản phục vụ giao tiếp giữa các quốc gia, giữa cơ quan với cơ quan, … Thông qua chức năng này, mối quan hệ giữa con người với con người, cơ quan với cơ quan, nhà nước này với nhà nước khác được thắt chặt hơn và ngược lại
Trang 7- Với chức năng thống kê văn bản sẽ là công cụ để nói lên tiếng nói của những con số, những sự kiện, những vấn đề và khi ở trong văn bản thì những con số, những
sự kiện, những vấn đề trở nên biết nói
- Với chức năng sử liệu, văn bản là một công cụ dùng để ghi lại lịch sử của một dân tộc, quốc gia, một thời đại, cơ quan, tổ chức Có thể nói văn bản là một công cụ khách quan để ghi nhận về quá trình lịch sử phát triển của một tổ chức, một quốc gia
b
Cho biết cách thức soạn thảo Hợp đồng kinh tế? Lấy ví dụ? Khi soạn thảo loại văn bản này cần yêu cầu gì?
Cách thức soạn thảo Hợp đồng kinh tế:
- Theo Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế năm 1989 thì:
“Hợp đồng kinh tế là sự thoả thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa các bên
ký kết về việc thực hiện công việc sản xuất, trao đổi hàng hoá, dịch vụ, nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học – kỹ thuật và các thoả thuận khác có mục đích kinh doanh với sự quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và thực hiện kế hoạch của mình.”
- Tuy nhiên, Pháp lệnh hợp đồng kinh tế 1989 đã hết hiệu lực ngày 01/01/2006 còn Luật Thương mại, Bộ Luật dân sự có hiệu lực cùng các văn bản hướng dẫn có liên quan thì không còn đề cập đến thuật ngữ “Hợp đồng kinh tế”
- Soạn thảo Hợp đồng kinh tế:
Việc soạn thảo hợp đồng kinh tế nói chung phải đảm bảo những nội dung chính như sau để tránh việc hợp đồng bị vô hiệu:
Tên gọi hợp đồng:
Khi soạn thảo Hợp đồng, khách hàng không nên quy định chung chung là “Hợp đồng kinh tế” mà nên căn cứ vào mục đích, đối tượng, văn bản căn cứ để xác định tên gọi Hợp đồng chính xác và đúng quy định
Chẳng hạn, nếu dự định soạn thảo Hợp đồng kinh tế nhằm mục đích sinh lợi, bao gồm mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, đầu tư, xúc tiến thương mại và các hoạt động nhằm mục đích sinh lợi khác (dựa trên các quy định của Luật Thương mại) thì có thể soạn thảo Hợp đồng mua bán hàng hoá; Hợp đồng dịch vụ; Hợp đồng hợp tác
Trang 8nghiên cứu thị trường; Hợp đồng dịch vụ quảng cáo thương mại; Hợp đồng dịch vụ hội chợ, triển lãm thương mại…
Thời gian ký hợp đồng
Ghi rõ thông tin doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện theo pháp luật…
Thông tin đối tượng của hợp đồng: Ví dụ trong hợp đồng mua bán hàng hóa thì cần có các thông tin về số lượng, trọng lượng, kích cỡ, màu sắc, tính chất…của hàng hoá Với hợp đồng dịch vụ cần nêu rõ về các tiêu chí thực hiện, khối lượng công việc,
Ví dụ: Mẫu hợp đồng kinh tế 2019
Trang 9 Khi soạn thảo loại văn bản này cần yêu cầu:
- Thứ nhất, khi soạn thảo Hợp đồng kinh tế phải sử dụng đúng tên loại hợp đồng
ký kết:
Trang 10Trước đây, khi ký các hợp đồng trong kinh doanh thì hầu như các doanh nghiệp đều lựa chọn tên “Hợp đồng kinh tế” Giờ đây, khi Pháp lệnh hợp đồng kinh tế hết hiệu lực thì về mặt pháp lý không thể tồn tại khái niệm hay tên gọi “Hợp đồng kinh tế” Dù việc lựa chọn không đúng tên hợp đồng sẽ không dẫn đến việc hợp đồng bị tuyên vô hiệu, tuy nhiên việc có thói quen sử dụng tên hợp đồng trong kinh doanh thương mại là “Hợp đồng kinh tế” là không nên
Việc soạn thảo hợp đồng với tên gọi là “Hợp đồng kinh tế” sẽ khiến các đối tác nhận thấy sự thiếu chuyên nghiệp, thiếu sự cập nhật của bên soạn thảo hợp đồng
- Thứ hai, khi soạn hợp đồng cần chú ý về căn cứ/cơ sở pháp lý của hợp đồng:
Việc xác định và ghi nhận đúng căn cứ pháp lý giúp các bên áp dụng đúng các quy định pháp luật trong quá trình các bên thực hiện các thỏa thuận trong hợp đồng và cũng là cơ sở để giải quyết tranh chấp sau này
Việc xác định đúng, áp dụng đúng, ký kết đúng hợp đồng kinh doanh thương mại ngay từ đầu sẽ định hướng tốt cho mỗi doanh nghiệp trong hoạt động đầu tư, sản xuất kinh doanh
- Thứ ba, soạn hợp đồng kinh tế theo đúng quy định về hình thức:
Khi soạn thảo Hợp đồng kinh tế các loại cần đúng quy cách, đúng yêu cầu về mặt hình thức của mỗi loại hợp đồng kinh tế – kinh doanh thương mại, có đầy đủ các nội dung cơ bản trong hợp đồng như tên hợp đồng, thông tin các bên, đối tượng hợp đồng, quyền và nghĩa vụ các bên, chữ ký các bên…
- Thứ tư: Lưu ý về ngôn ngữ khi soạn thảo hợp đồng kinh tế
Ngôn từ khi soạn thảo Hợp đồng kinh tế các loại cần chuẩn chỉnh, rõ ràng, tránh dùng từ đa nghĩa dễ gây hiểu lầm cho người đọc, phải đúng chính tả …
Hiện nay các quy định pháp luật trên mọi lĩnh vực, đặc biệt là lĩnh vực kinh doanh – thương mại được ban hành với số lượng lớn và có có xu hướng thay đổi nhanh Đồng thời, trong bối cảnh hội nhập quốc tế của đất nước, các mối quan hệ hợp tác quốc tế với sự đa dạng những quy phạmpháp luật quốc tế (điều ước quốc tế, tập quán quốc tế…) thì các doanh nghiệp cần phải nghiên cứu và áp dụng cho đúng
Theo đó, việc sử dụng dịch vụ tư vấn hợp đồng bởi những luật sư, chuyên viên tư vấn trong quá trình đàm phán, soạn thảo, ký kết, thực hiện hoặc giải quyết tranh chấp hợp đồng của các doanh nghiệp là vô cùng cần thiết