QUY TRÌNH tổ CHỨC đấu THẦU tại BAN QUẢN lý điện lực hà nội 5

QUY TRÌNH TỔ CHỨC ĐẤU THẦU TẠI BAN QUẢN LÝ ĐIỆN LỰC HÀ NỘI Ban quản lý dự án điện lực Hà nội 05, nơi tơi cơng tác có nhiều quy trình tác nghiệp mà tơi tham gia, quy trình tác nghiệp “Quy trình tổ chức đấu thầu” Quy trình tác nghiệp nhằm xác định rõ trình tự bước cơng việc, trách nhiệm đơn vị cá nhân liên quan đến cơng tác đấu thầu từ giai đoạn có kế hoạch đấu thầu duyệt đến ký hợp đồng Giảm thời gian vơ ích, tăng độ xác đảm bảo chặt trẽ pháp luật đấu thầu tiết kiệm chi phí cho Ban quản lý nhà thầu mục đích quy trình tác nghiệp Các bước thực “ Quy trình tổ chức đấu thầu” quan thể cụ thể theo sơ đồ sau Mô tả/Tài liệu Bộ phận chịu trách Tiến trình cơng việc nhiệm Văn thư - Trưởng Tiếp nhận KHĐT Ban - Trưởng P2 (P8) Mục 1.1 - CB chuyên quản Nguyễn Lê Minh - Page 1/13 Văn thư - T.Ban Trưởng Tiếp P2 (P8) CB nhận- TKKT-DT Mục 1.2 chuyên quản Quyết định thành lập tổ CGĐT Trưởng Ban, P3 Mục 1.3 Thông báo mời thầu Lập HSMT Phát hành HSMT Giải Thuêhỏi, Tư Banthích, trả lời câu Thuê Tư vấn hướng quan QLDAdẫn nhà thầu thamvấn công trường Ban QLDA Tổ CGĐT Mục 1.4 Tiếp nhận HSDT Phê duyệt HSMT Tổ chức Trưởng Ban, EVNmở thầu Mục 1.5 Đánh giá HSDT, xếp hạng nhà thầu Báo cáo đánh giá thầu Mục 1.6 Phê duyệt KQĐT Thương thảo, ký kết hợp đồng Mục 1.7 Triển khai, theo dõi hợp đồng Thanh lý hợp đồng Lưu hồ sơ Nguyễn Lê Minh - Page 2/13 Mục 1.8 Tổ CGĐT Mục 1.9 Mục 1.10 Mục 1.11 Mục 1.12 Trưởng Ban,EVN Mục 1.13 P2(P8); Trưởng Ban Mục 1.14 Các phòng liên quan Mục 1.15 P2(P8); P5; Trưởng Mục 1.16 Ban Các phòng liên quan Mục 1.17 Nguyễn Lê Minh - Page 3/13 Ghi từ viết tắt Nội dung Hồ sơ mời thầu Từ viết tắt HSMT Nội dung Thiết kế vẽ thi cơng TKBVTC- dự tốn Hồ sơ dự thầu HSDT Từ viết tắt DT) Tổng công ty điện lực EVN Việt nam Chuyên gia đấu thầu CGĐT Phòng Kinh tế - Kế hoạch P2 Kế hoạch đấu thầu KHĐT Phòng tổ chức hành P2 Kết đấu thầu KQĐT phòng Mơi trường - Tái P6 định cư Thiết kế kỹ thuật - Tổng TKKTdự tốn Phòng Kỹ thuật P7 Phòng Vật tư - Thiết bị P8 TDT 1.1 Tiếp nhận Quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu (KHĐT): Văn thư P3 tiếp nhận tài liệu trình Trưởng Ban xem đạo cho phòng liên quan Căn giấy đạo, văn thư P photo gửi phòng; gốc gửi phòng Kinh tế - Kế hoạch (P2) 1.2 Tiếp nhận TKKT - TDT TKBVTC - DT: Nguyễn Lê Minh - Page 4/13 Văn thư P3 tiếp nhận tài liệu trình Trưởng Ban xem đạo cho phòng liên quan Căn giấy đạo văn thư P photo gửi phòng liên quan; gốc gửi P4, P6 P7 TKKT-TDT TKBVTC- DT EVN phê duyệt sở để lập HSMT sở xét thầu cho gói thầu 1.3 Tổ chuyên gia: 1.3.1 Thành phần tổ chuyên gia: Tuỳ theo tính chất mức độ phức tạp gói thầu; thành phần TCG cần bao gồm chun gia về: Kỹ thuật, cơng nghệ, Tài chính, Thương mại, Pháp lý vấn đề khác (nếu cần) Danh sách tổ CGĐT Trưởng Ban quản lý dự án định 1.3.2 Tiêu chuẩn thành viên tổ CGĐT: Được qui định khoản điều luật Đấu thầu 1.3.3 Tổ CGĐT có trách nhiệm quyền hạn sau: 1.4 Lập hồ sơ mời thầu: HSMT Ban quản lý dự án lập Ban quản lý dự án thuê tư vấn lập tổ chuyên gia lập HSMT cần thể đầy đủ yêu cầu Bên mời thầu đựợc dùng làm để Nhà thầu chuẩn bị HSDT, đồng thời sở để Bên mời thầu đánh giá đáp ứng HSDT Căn để lập HSMT: Dựa vào TKKT - TDT TKBVTC-DT, hình thức tổ chức đấu thầu ghi kế hoạch đấu thầu duyệt để lập HSMT Nguyễn Lê Minh - Page 5/13 1.4.1 Nội dung HSMT xây lắp nước: theo Phụ lục II thông tư 04/2000/TTBKH ngày 26/5/2000 Bộ Kế hoạch Đầu tư theo mẫu Tổng Công ty điện lực Việt Nam sửa đổi ngày 09/9/2003 1.4.2 Nội dung HSMT tư vấn: Theo Phụ lục I thông tư 04/2000/TT-BKH ngày 26/5/2000 Bộ Kế hoạch Đầu tư mẫu Hồ sơ mời thầu Tổng Công ty điện lực Việt Nam sửa đổi ngày 09/10/2003 gồm phần sau: Phần I Thư mời thầu; Phần II Bảng liệu đấu thầu ; Phần III Mẫu chào phần kỹ thuật; hần IV Mẫu chào phần tài chính; Phần V Điều kiện tham chiếu; Phần VI Mẫu hợp đồng Phân công thực Ban QLDA: - Phần I, II, III, IV, VI tổng hợp thành HSMT: P2 thực - Phần V: Phòng chức quản lý kỹ thuật tuỳ theo gói thầu (P6 P7) 1.4.3 Nội dung HSMT mua sắm hàng hoá: Theo Phụ lục I thông tư 04/2000/TTBKH ngày 26/5/2000 Bộ Kế hoạch Đầu tư theo mẫu Tổng Công ty điện lực Việt Nam sửa đổi ngày 05/9/2003 gồm phần sau: Phần I Thư mời thầu ; Phần II Chỉ dẫn Nhà thầu; Phần III Hợp đồng;Phần IV Phạm vi cung cấp tiến độ thực hiện;Phần V Yêu cầu kỹ thuật; Phần VI Các biểu mẫu khác Phân công thực Ban QLDA: Phần I, II, III,VI tổng hợp thành HSMT: P P2 thực (tuỳ theo tính chất gói thầu) Phần IV V: Phòng chức quản lý kỹ thuật tuỳ theo gói thầu (P6, P7) Nguyễn Lê Minh - Page 6/13 1.5 Trình duyệt HSMT 1.5.1 Trưởng Ban duyệt (theo phân cấp uỷ quyền) : Tờ trình HSMT, Dự thảo định phê duyệt HSMT P2 P8 (tuỳ theo tính chất gói thầu) lập trình Trưởng ban quản lý dự án phê duyệt 1.5.2 EVN duyệt : Tờ trình HSMT P2 P8 (tuỳ theo tính chất gói thầu) dự thảo Trưởng ban quản lý dự án ký trình cấp có thẩm quyền phê duyệt (EVN) 1.6 Thơng báo mời thầu: Sau có Quyết định phê duyệt HSMT, tuỳ theo hình thức đấu thầu ghi kế hoạch đấu thầu mà tổ chức thông báo mời thầu 1.6.1 Đấu thầu hạn chế: Trước thông báo mời thầu, bên mời thầu phải tìm hiểu lực nhà thầu dự kiến mời trình danh sách nhà thầu dự kiến mời lên cấp thẩm quyền theo phân cấp Sau có văn chấp thuận danh sách mời thầu, bên mời thầu gửi thư mời thầu trực tiếp đến nhà thầu 1.6.2 Đấu thầu rộng rãi: Thông báo mời thầu thực theo điều 5: Thông tin đấu thầu Luật đấu thầu 1.7 Phát hành HSMT: Đúng thời gian quy định thông bán mời thầu, bên mời thầu (TCG ĐT) phải chuẩn bị đầy đủ HSMT để phát hành cho nhà thầu Thời gian bắt đầu bắt đầu thông báo đến phát hành HSMT không 10 ngày Thời gian từ phát hành HSMT đến hết hạn nộp HSDT (đóng thầu) tối thiểu 15 ngày đấu thầu nước 30 ngày đấu thầu quốc tế Khi phát hành HSMT tổ CGĐT phải kiểm tra giấy giới thiệu nhà thầu Tiền bán HSMT phải lập phiếu thu sử Nguyễn Lê Minh - Page 7/13 dụng tiền bán HSMT theo quy định Bộ Tài Danh sách nhà thầu đăng ký mua HSMT phải bảo mật 1.8 Giải thích, trả lời câu hỏi, hướng dẫn nhà thầu tham quan công trường : Trong thời gian phát hành HSMT đến thời điểm mở thầu (được qui định HSMT) có nhà thầu gửi văn yêu cầu giải thích HSMT tham quan trường Tổ chuyên gia đấu thầu có trách nhiệm giải thích, trả lời câu hỏi gửi cho tất nhà thầu mua HSMT tổ chức hướng dẫn nhà thầu tham quan trường 1.9 Tiếp nhận HSDT: Tổ chuyên gia có nhiệm vụ trách nhiệm tiếp nhận kiểm tra HSDT theo quy định sau: - Còn nguyên vẹn niêm phong - Nộp thời gian quy định thư mời thầu - Có tên danh sách mua HSMT Quản lý HSDT theo chế độ quản lý tài liệu mật 1.10 Tổ chức mở thầu: Sau tiếp nhận HSDT (đủ niêm phong), nộp theo yêu cầu HSMT quản lý theo chế độ quản lý hồ sơ mật, việc mở thầu tiến hành công khai sau thời điểm đóng thầu theo ngày địa điểm ghi thơng báo Thơng tin nêu HSDT Nhà thầu phải thông báo công khai buổi mở thầu ghi lại biên mở thầu Trình tự mở thầu: - Mời nhà thầu kiểm tra công việc bảo quản HSDT Nguyễn Lê Minh - Page 8/13 - Mở phong bì - Mở hồ sơ lập biên mở thầu - Biên tổng hợp mở thầu có nhà thầu tham dự, bên mời thầu ký - Tất HSDT phải bảo quản theo chế độ quản lý tài liệu mật 1.11 Đánh giá HSDT, xếp hạng Nhà thầu: Tổ chuyên gia tiến hành nghiên cứu, đánh giá chi tiết xếp hạng HSDT mở theo yêu cầu HSMT tiêu chuẩn đánh giá HSMT cấp có thẩm quyền phê duyệt 1.12 Báo cáo đánh giá thầu: Sau đánh giá HSDT, xếp hạng Nhà thầu tổ CGĐT phải lập báo cáo kết đánh giá gói thầu trình cấp thẩm quyền phê duyệt Nội dung báo cáo đánh giá thầu theo hướng dẫn công văn 5229EVN/QLĐT ngày 20/9/2001 Tổng công ty điện lực Việt Nam 1.13 Phê duyệt kết đấu thầu: 1.13.1 Trưởng Ban duyệt (theo phân cấp uỷ quyền) : Trên sở báo cáo đánh giá thầu Tổ chuyên gia, Trưởng Ban giao Tổ thẩm định gồm lãnh đạo chuyên viên P2 P8 không thuộc TCGĐT (tuỳ theo tính chất gói thầu thêm P liên quan) thẩm định lập báo cáo thẩm định dự thảo định trình trưởng Ban xem xét phê duyệt kết đấu thầu 1.13.2 EVN duyệt : Trên sở báo cáo đánh giá thầu Tổ chuyên gia, P P8 (tuỳ theo tính chất gói thầu) dự thảo tờ trình Trưởng Ban ký trình Tổng cơng ty điện lực Việt Nam xem xét phê duyệt kết đấu thầu Nguyễn Lê Minh - Page 9/13 1.14 Thông báo kết đấu thầu mời nhà thầu trúng thầu thương thảo: Sau có định phê duyệt kết đấu thầu, bên mời thầu phải thông báo kết đấu thầu cho nhà thầu tham gia đấu thầu (bằng văn bản) mời nhà thầu trúng thầu đến thương thảo ký kết hợp đồng giải toả bảo lãnh dự thầu cho nhà thầu 1.15 Triển khai theo dõi hợp đồng: Là q trình đơn đốc, giám sát tn thủ điều khoản qui định Hợp đồng ký kết quy định hành luật pháp nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam hợp đồng (HD.17.02 - Hướng dẫn quản lý hợp đồng xử lý vi phạm hợp đồng) 1.16 Thanh lý hợp đồng: Sau kết thúc hợp đồng toán A-B hợp đồng lý theo qui định pháp luật  Là người tham gia vào quy trình tác nghiệp tơi thấy số điểm sau chưa hợp lý cần cải tiến Quy trình từ mục 1.7 đến 1.9 bước quan trọng nhất, tốn nhiều thời gian định việc lựa chọn nhà thầu tốt đơn giản chưa rõ quy trình nào? Ai trả lời thắc mắc? Thời gian trả lời bao nhiêu? Đánh giá hồ sơ nào? Việc dễ gây tiêu cực giảm tiến độ lựa chọn hồ sơ không tốt Các quy định mang tính thủ tục hành lại rõ ràng phân biệt rõ không cần thiết Mục 1.11 đến mục 1.13 đưa vào quy trình cơng việc hiển nhiên Nguyễn Lê Minh - Page 10/13 Quy trình khơng chặt chẽ để đảm bảo việc mua bán thầu quân xanh quân đỏ tiêu cực ảnh hưởng đến chất lượng cơng trình tốn thời gian gây thất  Để quy trình trở nên tốt theo cần cải sau : Bổ sung quy trình mục 1.7 đến 1.9 chi tiết bước rõ ràng Ai phát hành hồ sơ? Phát hành nào? Tiến độ cụ thể cơng khai quy trình với nhà thầu Như hạn chế tiêu cực giảm thời gian tham dự thầu cho nhà thầu dẫn đến thời gian quản lý Bổ sung hướng dẫn cho nội dung công việc xét thầu mục 11 hướng dẫn tình cụ thể để phận dễ thực gặp Bổ sung vào sơ đồ cơng việc đánh giá tìm hiểu lực nhà thầu để đánh giá lực nhà thầu để lựa chọn nhà thầu có đủ điều kiện đáp ứng theo yêu cầu hồ sơ mời thầu Cắt giảm gộp quy trình khơng quan trọng mang tính hình thức nêu Nguyễn Lê Minh - Page 11/13 Theo anh/ chị nội dung môn học Quản trị tác nghiệp áp dụng vào cơng việc anh/ chị doanh nghiệp anh/chị nay? Anh / chị dự định áp dụng kiến thức vào hoạt động áp dụng nào? Hầu hết nội dung môn học Quản trị tác nghiệp tơi nhận thấy áp dụng vào công việc quản lý dự án quan tơi, áp dụng với quy mơ tổ chức nhóm làm việc đơn lẻ Sau số kiến thức xem xét áp dụng Tạo quy trình tác nghiệp cụ thể cho cơng việc tất phận chuyên môn dạng quy trình ISO, phổ biến cho tất phận có liên quan, thực cơng tác theo dõi đánh giá cải tiến không ngừng để quy trình ngày hồn thiện đáp ứng cho u cầu công việc quan Hệ thống sản xuất Lean áp dụng nguyên tắc 5S nhằm loại bỏ thủ tục khơng cần thiết lãng phí, tạo mơi trường dễ nhìn dễ thấy nhằm thuận tiện tăng tiến độ công việc Nguyễn Lê Minh - Page 12/13 Xác định rõ mục tiêu chiến lược quan tổ chức chọn thầu nhanh, đảm bảo quy trình luật pháp tiết kiệm chi phí thầu đặc biệt phải chọn nhà thầu tốt chất lượng đáp ứng yêu cầu Quản trị chất lượng, nhằm nâng cao chất lượng công việc khâu giảm chi phí hoạt động, đáp ứng mục tiêu chọn thầu tốt nhất, hợp lý Hệ thống kế hoạch tác nghiệp cần xem xét để đơn vị có kế hoạch hoạt động ngắn hạn, trung hạn dài hạn, chủ động tình - Nguyễn Lê Minh - Page 13/13 ... thức đấu thầu ghi kế hoạch đấu thầu mà tổ chức thông báo mời thầu 1.6.1 Đấu thầu hạn chế: Trước thông báo mời thầu, bên mời thầu phải tìm hiểu lực nhà thầu dự kiến mời trình danh sách nhà thầu. .. kết đấu thầu Nguyễn Lê Minh - Page 9/13 1.14 Thông báo kết đấu thầu mời nhà thầu trúng thầu thương thảo: Sau có định phê duyệt kết đấu thầu, bên mời thầu phải thông báo kết đấu thầu cho nhà thầu. .. sách tổ CGĐT Trưởng Ban quản lý dự án định 1.3.2 Tiêu chuẩn thành viên tổ CGĐT: Được qui định khoản điều luật Đấu thầu 1.3.3 Tổ CGĐT có trách nhiệm quy n hạn sau: 1.4 Lập hồ sơ mời thầu: HSMT Ban