QUY TRÌNH TỔ CHỨC ĐẤU THẦU TẠI TỔNG CƠNG TY ĐIỆN LỰC Trong quan tơi có nhiều quy trình tác nghiệp mà tơi tham gia, quy trình tác nghiệp Quy trình tổ chức đấu thầu Quy trình tác nghiệp nhằm xác định trình tự, trách nhiệm đơn vị, cá nhân liên quan đến công tác đấu thầu từ giai đoạn có kế hoạch đấu thầu duyệt đến ký hợp đồng Các bước thực thể cụ thể theo sơ đồ công việc diễn giải : Sơ đồ trình thực Thơng báo mời thầu Trách nhiệm Phát hành HSMT Văn thư - Trưởng Mô tả/Tài liệu Tiến trình Mục 1.1 TiếpP2(P8) nhận KHĐT Ban - Trưởng Giải thích, trả lời câu hỏi, - CB chuyên quản hướng dẫn nhà thầu tham quan Văn công thư - trường T.Ban - Mục 1.2 Trưởng Tiếp P2(P8) - CB nhận TKKT-DT chuyên quản Tiếp nhận HSDT Tổ chức mở thầu QuyếtBan, địnhP3 thành lập tổ CGĐT Trưởng Mục 1.3 Đánh giá HSDT, xếp hạng nhà thầuLập HSMT Thuê Tư vấn Báo cáo đánh giá thầu Ban QLDA Tổ Thuê Tư Ban QLDA Phê duyệt KQĐTvấn CGĐT Mục 1.4 Trưởng Ban,EVN Phêthảo, duyệtkýHSMT Thương kết hợp đồng Mục 1.5 Triển khai, theo dõi hợp đồng Tổ CGĐT Mục 1.6 Thanh lý hợp đồng Lưu hồ sơ (1) Tổ CGĐT Mục 1.7 Mục 1.8 Tổ CGĐT Tổ CGĐT Mục 1.9 Tổ CGĐT Mục 1.10 Tổ CGĐT Mục 1.11 Tổ CGĐT Mục 1.12 Trưởng Ban,EVN Mục 1.13 P2(P8); Trưởng Ban Mục 1.14 Các phòng liên quan Mục 1.15 P2(P8); P5; Trưởng Mục 1.16 Ban Các phòng liên quan Mục 1.17 Diễn giải Các từ viết tắt: - Hồ sơ mời thầu (HSMT) - Hồ sơ dự thầu (HSDT) - Chuyên gia đấu thầu (CGĐT) - Kế hoạch đấu thầu (KHĐT) - Kết đấu thầu (KQĐT) (2) - Thiết kế kỹ thuật - tổng dự toán (TKKT-TDT) Thiết kế vẽ thi cơng - dự tốn (TKBVTC-DT) EVN : Tổng cơng ty điện lực Việt nam Các phòng chức P2: Phòng Kinh tế - Kế hoạch; P3: Phòng tổ chức hành chính; P8: Phòng Vật tư - Thiết bị; ; P6: phòng Mơi trường - Tái định cư ; P7: Phòng Kỹ thuật 1.1 Tiếp nhận Quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu (KHĐT): Văn thư P3 tiếp nhận tài liệu trình Trưởng Ban xem đạo cho phòng liên quan Căn giấy đạo, văn thư P photo gửi phòng; gốc gửi phòng Kinh tế - Kế hoạch (P2) Trong KHĐT, gói thầu nêu rõ nội dung sau: (i)Giá gói thầu, (ii) Nguồn Tài gói thầu, (iii) Hình thức lựa chọn nhà thầu, (iiii) Thời gian tổ chức đấu thầu, (iiiii) Loại hợp đồng , (iiiiii) Thời gian thực hợp đồng 1.2 Tiếp nhận TKKT - TDT TKBVTC - DT: Văn thư P3 tiếp nhận tài liệu trình Trưởng Ban xem đạo cho phòng liên quan Căn giấy đạo văn thư P photo gửi phòng liên quan; gốc gửi P4, P6 P7 TKKT-TDT TKBVTC- DT EVN phê duyệt sở để lập HSMT sở xét thầu cho gói thầu 1.3 Tổ chuyên gia: 1.3.1 Thành phần tổ chuyên gia: Tuỳ theo tính chất mức độ phức tạp gói thầu; thành phần TCG cần bao gồm chuyên gia về: - Kỹ thuật, cơng nghệ - Tài chính, Thương mại - Pháp lý vấn đề khác (nếu cần) Danh sách tổ CGĐT Trưởng Ban quản lý dự án định Tổ trưởng CGĐT có trách nhiệm điều hành công việc, tổng hợp chuẩn bị báo cáo đánh giá HSDT tài liệu có liên quan khác BM 13.01 - Quyết định thành lập Tổ chuyên gia đấu thầu P soạn thảo trình Trưởng ban ký 1.3.2 Tiêu chuẩn thành viên tổ CGĐT: Được qui định khoản điều luật Đấu thầu 1.3.3 Tổ CGĐT có trách nhiệm quyền hạn sau: (3) - Chuẩn bị tài liệu pháp lý, soạn thảo HSMT (trường hợp không thuê tư vấn) - Tiếp nhận quản lý HSDT - Phân tích, đánh giá, so sánh xếp hạng HSDT theo tiêu chuẩn đánh giá nêu HSMT tiêu chuẩn đánh giá duyệt - Tổng hợp tài liệu trình đánh giá, xét chọn nhà thầu lập báo cáo xét thầu - Có trách nhiệm phát biểu trung thực, khách quan ý kiến văn với bên mời thầu q trình phân tích 1.4 Lập hồ sơ mời thầu: HSMT Ban quản lý dự án lập Ban quản lý dự án thuê tư vấn lập tổ chuyên gia lập HSMT cần thể đầy đủ yêu cầu Bên mời thầu đựợc dùng làm để Nhà thầu chuẩn bị HSDT, đồng thời sở để Bên mời thầu đánh giá đáp ứng HSDT Căn để lập HSMT: Dựa vào TKKT - TDT TKBVTC-DT, hình thức tổ chức đấu thầu ghi kế hoạch đấu thầu duyệt để lập HSMT 1.4.1 Nội dung HSMT xây lắp nước: theo Phụ lục II thông tư 04/2000/TT-BKH ngày 26/5/2000 Bộ Kế hoạch Đầu tư theo mẫu Tổng Công ty điện lực Việt Nam sửa đổi ngày 09/9/2003 gồm phần sau: Phần I Thư mời thầu; Phần II Chỉ dẫn Nhà thầu; Phần III Hợp đồng Điều kiện hợp đồng ; Phần IV Giới thiệu chung công trình; Phần V Các yêu cầu kỹ thuật vẽ thiết kế cơng trình; Phần VI Bảng tiên lượng mời thầu; Phần VII Mẫu Đơn xin dự thầu biểu mẫu khác Phân công thực Ban QLDA: - Phần I , II, III ,VII tổng hợp thành HSMT: P2 thực - Từ phần IV đến phần VI: Phòng chức quản lý kỹ thuật tuỳ theo gói thầu (P6 P7) 1.4.2 Nội dung HSMT tư vấn: Theo Phụ lục I thông tư 04/2000/TT-BKH ngày 26/5/2000 Bộ Kế hoạch Đầu tư mẫu Hồ sơ mời thầu Tổng Công ty điện lực Việt Nam sửa đổi ngày 09/10/2003 gồm phần sau: Phần I Thư mời thầu; Phần II Bảng liệu đấu thầu ; (4) Phần III Mẫu chào phần kỹ thuật; hần IV Mẫu chào phần tài chính;Phần V Điều kiện tham chiếu; Phần VI Mẫu hợp đồng Phân công thực Ban QLDA: - Phần I, II, III, IV, VI tổng hợp thành HSMT: P2 thực - Phần V: Phòng chức quản lý kỹ thuật tuỳ theo gói thầu (P P7) 1.4.3 Nội dung HSMT mua sắm hàng hố: Theo Phụ lục I thơng tư 04/2000/TT-BKH ngày 26/5/2000 Bộ Kế hoạch Đầu tư theo mẫu Tổng Công ty điện lực Việt Nam sửa đổi ngày 05/9/2003 gồm phần sau: Phần I Thư mời thầu ; Phần II Chỉ dẫn Nhà thầu; Phần III Hợp đồng;Phần IV Phạm vi cung cấp tiến độ thực hiện;Phần V Yêu cầu kỹ thuật; Phần VI Các biểu mẫu khác Phân công thực Ban QLDA: Phần I, II, III,VI tổng hợp thành HSMT: P P2 thực (tuỳ theo tính chất gói thầu) Phần IV V: Phòng chức quản lý kỹ thuật tuỳ theo gói thầu (P6, P7) 1.5 Trình duyệt HSMT 1.5.1 Trưởng Ban duyệt (theo phân cấp uỷ quyền) : Tờ trình HSMT, Dự thảo định phê duyệt HSMT P2 P8 (tuỳ theo tính chất gói thầu) lập trình Trưởng ban quản lý dự án phê duyệt 1.5.2 EVN duyệt : Tờ trình HSMT P2 P8 (tuỳ theo tính chất gói thầu) dự thảo Trưởng ban quản lý dự án ký trình cấp có thẩm quyền phê duyệt (EVN) 1.6 Thơng báo mời thầu: Sau có Quyết định phê duyệt HSMT, tuỳ theo hình thức đấu thầu ghi kế hoạch đấu thầu mà tổ chức thông báo mời thầu 1.6.1 Đấu thầu hạn chế: Trước thông báo mời thầu, bên mời thầu phải tìm hiểu lực nhà thầu dự kiến mời trình danh sách nhà thầu dự kiến mời lên cấp thẩm quyền theo phân cấp Sau có văn chấp thuận danh sách mời thầu, bên mời thầu gửi thư mời thầu trực tiếp đến nhà thầu (5) 1.6.2 Đấu thầu rộng rãi: Thông báo mời thầu thực theo điều 5: Thông tin đấu thầu Luật đấu thầu 1.7 Phát hành HSMT: Đúng thời gian quy định thông bán mời thầu, bên mời thầu (TCG ĐT) phải chuẩn bị đầy đủ HSMT để phát hành cho nhà thầu Thời gian bắt đầu bắt đầu thông báo đến phát hành HSMT không 10 ngày Thời gian từ phát hành HSMT đến hết hạn nộp HSDT (đóng thầu) tối thiểu 15 ngày đấu thầu nước 30 ngày đấu thầu quốc tế Khi phát hành HSMT tổ CGĐT phải kiểm tra giấy giới thiệu nhà thầu Tiền bán HSMT phải lập phiếu thu sử dụng tiền bán HSMT theo quy định Bộ Tài Danh sách nhà thầu đăng ký mua HSMT phải bảo mật 1.8 Giải thích, trả lời câu hỏi, hướng dẫn nhà thầu tham quan công trường : Trong thời gian phát hành HSMT đến thời điểm mở thầu (được qui định HSMT) có nhà thầu gửi văn yêu cầu giải thích HSMT tham quan trường Tổ chun gia đấu thầu có trách nhiệm giải thích, trả lời câu hỏi gửi cho tất nhà thầu mua HSMT tổ chức hướng dẫn nhà thầu tham quan trường 1.9 Tiếp nhận HSDT: Tổ chuyên gia có nhiệm vụ trách nhiệm tiếp nhận kiểm tra HSDT theo quy định sau: - Còn nguyên vẹn niêm phong - Nộp thời gian quy định thư mời thầu - Có tên danh sách mua HSMT Quản lý HSDT theo chế độ quản lý tài liệu mật 1.10 Tổ chức mở thầu: Sau tiếp nhận HSDT (đủ niêm phong), nộp theo yêu cầu HSMT quản lý theo chế độ quản lý hồ sơ mật, việc mở thầu tiến hành công khai sau thời điểm đóng thầu theo ngày địa điểm ghi thơng báo Thơng tin nêu HSDT Nhà thầu phải thông báo công khai buổi mở thầu ghi lại biên mở thầu (6) Trình tự mở thầu: - Mời nhà thầu kiểm tra công việc bảo quản HSDT - Mở phong bì - Mở hồ sơ lập biên mở thầu - Biên tổng hợp mở thầu có nhà thầu tham dự bên mời thầu (TCG) ký - Tất HSDT phải bảo quản theo chế độ quản lý tài liệu mật Biên mở thầu bao gồm nội dung chủ yếu sau đây: - Tên dự án; - Tên gói thầu; - Ngày giờ, địa điểm mở thầu; - Tên địa Nhà thầu; - Giá dự thầu, bảo lãnh dự thầu tiến độ thực hiện; - Các nội dung có liên quan khác 1.11 Đánh giá HSDT, xếp hạng Nhà thầu: Tổ chuyên gia tiến hành nghiên cứu, đánh giá chi tiết xếp hạng HSDT mở theo yêu cầu HSMT tiêu chuẩn đánh giá HSMT cấp có thẩm quyền phê duyệt 1.12 Báo cáo đánh giá thầu: Sau đánh giá HSDT, xếp hạng Nhà thầu tổ CGĐT phải lập báo cáo kết đánh giá gói thầu trình cấp thẩm quyền phê duyệt Nội dung báo cáo đánh giá thầu theo hướng dẫn công văn 5229EVN/QLĐT ngày 20/9/2001 Tổng công ty điện lực Việt Nam 1.13 Phê duyệt kết đấu thầu: 1.13.1 Trưởng Ban duyệt (theo phân cấp uỷ quyền) : Trên sở báo cáo đánh giá thầu Tổ chuyên gia, Trưởng Ban giao Tổ thẩm định gồm lãnh đạo chuyên viên P2 P8 không thuộc TCGĐT (tuỳ theo tính chất gói thầu thêm P liên quan) thẩm định lập báo cáo thẩm định dự thảo định trình trưởng Ban xem xét phê duyệt kết đấu thầu 1.13.2 EVN duyệt : Trên sở báo cáo đánh giá thầu Tổ chuyên gia, P2 P8 (tuỳ theo tính chất gói thầu) dự thảo tờ trình Trưởng Ban ký trình Tổng công ty điện lực Việt Nam xem xét phê duyệt kết đấu thầu 1.14 Thông báo kết đấu thầu mời nhà thầu trúng thầu thương thảo: Sau có định phê duyệt kết đấu thầu, bên mời thầu phải thông báo (7) kết đấu thầu cho nhà thầu tham gia đấu thầu (bằng văn bản) mời nhà thầu trúng thầu đến thương thảo ký kết hợp đồng giải toả bảo lãnh dự thầu cho nhà thầu 1.15 Triển khai theo dõi hợp đồng: Là q trình đơn đốc, giám sát tuân thủ điều khoản qui định Hợp đồng ký kết quy định hành luật pháp nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam hợp đồng (HD.17.02 - Hướng dẫn quản lý hợp đồng xử lý vi phạm hợp đồng) 1.16 Thanh lý hợp đồng: Sau kết thúc hợp đồng toán A-B hợp đồng lý theo qui định pháp luật • Theo tơi q trình thực quy trình xuất nhược điểm cho công tác quản lý : - Quy trình đơn giản hố, chưa đưa tình xử lý cụ thể để phận chuyên môn thực - Chưa khắc phục tồn quản lý công tác đấu thầu dàn xếp đấu thầu, bán thầu…vv • Để quy trình trở nên tốt theo cần cải thiện, bổ sung : - Bổ sung hướng dẫn cho nội dung cơng việc xét thầu mục 11 hướng dẫn tình cụ thể để phận dễ thực gặp - Bổ sung vào sơ đồ cơng việc đánh giá tìm hiểu lực nhà thầu để đánh giá lực nhà thầu để lựa chọn nhà thầu có đủ điều kiện đáp ứng theo yêu cầu hồ sơ mời thầu Theo anh/ chị nội dung môn học Quản trị tác nghiệp áp dụng vào công việc anh/ chị doanh nghiệp anh/chị nay? Anh / chị dự định áp dụng kiến thức vào hoạt động áp dụng nào? (8) Hầu hết nội dung môn học Quản trị tác nghiệp tơi nhận thấy áp dụng vào hầu hết công việc quản lý dự án quan nay, cụ thể tạo quy trình tác nghiệp cụ thể cho cơng việc tất phận chuyên môn dạng quy trình ISO, phổ biến cho tất phận có liên quan, thực cơng tác theo dõi đánh giá cải tiến không ngừng để quy trình ngày hồn thiện đáp ứng cho u cầu công việc quan (9) ... duyệt kết đấu thầu 1.14 Thông báo kết đấu thầu mời nhà thầu trúng thầu thương thảo: Sau có định phê duyệt kết đấu thầu, bên mời thầu phải thông báo (7) kết đấu thầu cho nhà thầu tham gia đấu thầu. .. hướng dẫn công văn 5229EVN/QLĐT ngày 20/9/2001 Tổng công ty điện lực Việt Nam 1.13 Phê duyệt kết đấu thầu: 1.13.1 Trưởng Ban duyệt (theo phân cấp uỷ quy n) : Trên sở báo cáo đánh giá thầu Tổ chuyên... phê duyệt kết đấu thầu 1.13.2 EVN duyệt : Trên sở báo cáo đánh giá thầu Tổ chuyên gia, P2 P8 (tuỳ theo tính chất gói thầu) dự thảo tờ trình Trưởng Ban ký trình Tổng cơng ty điện lực Việt Nam xem