Đề xuất cải thiện tổ chức dự án Hội nghị khách hàng quốc gia 2013 của PMV

Đề xuất cải thiện tổ chức dự án Hội nghị khách hàng quốc gia 2013 của PMV

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT

NGHIỆP

Đề tài:

Cải thiện cơ sở dữ liệu khách hàng và

các hoạt động e-CRM trong dự án

ĐỀ TÀI:

ĐỀ XUẤT CẢI THIỆN TỔ CHỨC DỰ ÁN

“HỘI NGHỊ BÁN HÀNG QUỐC GIA 2013”CỦA PMV

Tên cơ quan thực tập : Cơng Ty Cổ Phần Thiết Kế

Quảng Cáo Pháo Hoa Thời gian thực tập : 10/09/2012 –30/12/2013 Giảng viên hướng dẫn : Dương Định Quốc Sinh viên thực hiện : Đỗ Thị Trà My

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:

ĐỀ XUẤT CẢI THIỆN TỔ CHỨC DỰ ÁN

“HỘI NGHỊ BÁN HÀNG QUỐC GIA 2013”CỦA PMV

Phần dành riêng khoa:

Ngày nộp báo cáo: / / /

Người nhận báo cáo: (kí và ghi rõ họ tên)

Tên cơ quan thực tập : Công Ty Cổ Phần Thiết Kế

Quảng Cáo Pháo Hoa Thời gian thực tập : 10/09/2012 – 30/12/2013 Giảng viên hướng dẫn : Dương Định Quốc

Sinh viên thực hiện : Đỗ Thị Trà My

TRÍCH YẾU

Thực tập tốt nghiệp là một cơ hội rất tốt cho sinh viên để hiểu biết thực tế

và học hỏi thêm được nhiều kiến thức mới Báo cáo này là một phần tổng hợp lại những trải nghiệm có được qua những ngày thực tập tại phòng Khách Hàng ở công ty Cổ Phần Thiết Kế Quảng Cáo Pháo Hoa

Qua đó, tôi đúc kết được cho mình những kinh nghiệm quý báu và có được cái nhìn thực tế hơn về đặc trưng của ngành nghề quảng cáo Tất cả những điều trên thực sự đã giúp tôi có một định hướng rõ ràng cho công việc và cuộc sống trong tương lai

MỤC LỤC

TRÍCH YẾU i

MỤC LỤC ii

LỜI CẢM ƠN iv

DANH MỤC BẢNG BIỂU v

DANH MỤC HÌNH ẢNH vi

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii

NHẬP ĐỀ 1

A GIỚI THIỆU CÔNG TY 2

1 Thành lập và phát triển 2

2 Giới thiệu 2

3 Các bộ phận trong công ty 3

3.1 Bộ phận Account & Operation (Khách hàng & Vận hàng) 4

3.2 Bộ phận Creative (Sáng tạo) 5

3.3 Bộ phận Internal Operation (Vận hành nội bộ) 5

3.4 Nhóm Admin (Hành chính) 6

3.5 Nhóm HR (Nhân sự) 7

B CÔNG VIỆC THỰC HIỆN 7

1 Liên lạc với khách hàng 8

2 Lên kế hoạch và thực hiện các dự án 12

3 Theo sát và đôn đốc công việc với nhà cung cấp và phòng thiết kế 17

4 Tham gia quá trình hoàn thành hợp đồng cùng kế toán 20

C CHUYÊN ĐỀ 21

1 Cơ sở lý luận 21

1.1 Định nghĩa về quan hệ công chúng (PR) 21

1.2 Chức năng của PR 22

1.3 Công cụ PR 23

1.4 Các loại hình PR 23

1.5 Quy trình lập kế hoạch PR 24

2 Phân tích tình hình dự án 25

2.1 Thông tin chung 25

2.2 Kế hoạch 26

3 Thực trạng & Đề xuất 37

3.1 Thực trạng 37

3.2 Đề xuất 38

KẾT LUẬN 42

TÀI LIỆU THAM KHẢO vii

PHỤ LỤC viii

NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP xviii

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN xix

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám Đốc công ty Cổ Phần Thiết Kế Quảng Cáo Pháo Hoa, chị Nguyễn Ngọc Nhung, các anh/chị phòng Khách Hàng cùng tập thể công ty đã hỗ trợ và tạo điều kiện cho tôi học tập và làm việc tại công

ty Những kinh nghiệm, kiến thức có được sẽ là hành trang vững chắc cho tôi trong tương lai

Bên cạnh đó, tôi xin chân thành cảm ơn thầy Dương Định Quốc, giảng viên hướng dẫn thực tập đã tận tình giúp đỡ và chỉ bảo tôi trong quá trình thực tập để

có thể hoàn thiện báo cáo

DANH MỤC BẢNG BIỂU

 Bảng biểu

Bảng 1: Các dự án tham gia thực hiện 12

Bảng 2: Chia nhóm vận hành 29

Bảng 3: Lịch trình dự án 34

Bảng 4: Kịch bản chương trình cho tiệc tối (Gala Dinner) 36

Bảng 5: Ngân sách tổng quát chương trình 36

 Sơ đồ Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức công ty 3

Sơ đồ 2: Mối quan hệ giữa nhân viên khách hàng với nhóm đối tượng liên quan 7

Sơ đồ 3: Mối quan hệ giữa nhân viên khách hàng với các nhà cung cấp 18

Sơ đồ 4: Quy trình lập kế hoạch PR 24

Sơ đồ 5: Cấu trúc vận hành dự án 28

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1: Logo công ty 2

Hình 2: Phần thông tin cuộc họp 11

Hình 3: Hồ sơ chương trình ABBOTT & 3A 14

Hình 4: Mẫu bảng báo giá chương trình (Cost Estimate) 15

Hình 5: Bảng kế hoạch vật liệu chuẩn bị (Checklist) 15

Hình 6: Mẫu bản kế hoạch trình chiếu sử dụng trong chương trình(On screen – On field materials) 16

Hình 7: Mẫu kế hoạch thời gian (Timeline) 16

Hình 8: Mẫu hợp đồng với đối tác 21

Hình 9: Hình ảnh chủ đạo (Key visual) chương trình 27

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

 Thuật ngữ

 PR: Public Relations - Quan hệ công chúng

 Công việc thực hiện

 PIC: Person In Chart - Người chịu trách nhiệm chính

 Account: Nhân viên thông tin, dịch vụ khách hàng, thường là người trực tiếp làm việc với khách hàng

 Operation: Nhân viên lo về vận hành

 Creative: Nhân viên lo về thiết kế, sáng tạo

 Brainstorm: Cuộc họp nội bộ của các thành viên cùng đưa ra ý tưởng mới

 Brief: Thông tin, yêu cầu của khách hàng giao cho phía công ty để lên ý tưởng cho chương trình

 Final Artwork - F.A: File thiết kế cuối cùng, độ phân giải cao dùng

để sản xuất

 Key visual: hình ảnh chủ đạo

 Proposal: Tài liệu, ý tưởng mà công ty lên kế hoạch sau khi nhận thông tin từ khách hàng

 Timeline: Bảng theo dõi tiến độ công việc

 Dự án

 Firework: Công ty cổ phẩn thiết kế quảng cáo Pháo Hoa

 PMV: Công ty TNHH Vinataba Philip Morris Việt Nam

 NSC 2013: tên dự án “Hội nghị bán hàng quốc gia 2013 - National Sales Conference 2013”

 PG: Promotion Girl - tiếp tân nữ

 Fast Immigration, Fast Check In, Check Out: gói xuất nhập cảnh tại sân bay, nhận trả phòng tại khách sạn một cách nhanh chóng

Vì vậy, mục tiêu của tôi trong quá trình thực tập tốt nghiệp là:

 Mục tiêu 1: Hòa nhập với môi trường doanh nghiệp, nắm bắt được

sự vận hành của các phòng ban cũng như tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhân viên trong công ty

 Mục tiêu 2: Ứng dụng các kiến thức chuyên ngành vào thực tiễn

cũng như tích lũy kinh nghiệm trong suốt quá trình thực tập Đề ra những nhận xét, kiến nghị để doanh nghiệp có thể cải thiện và phát triển tốt trong lĩnh vực quảng cáo, truyền thông

 Mục tiêu 3: Hoàn thành tốt báo cáo thực tập tốt nghiệp theo chuẩn

ISO 5966 Cấu trúc của báo cáo gồm ba phần:

 Phần đầu tiên, tôi sẽ giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ Phần Thiết

Kế Quảng Cáo Pháo Hoa bao gồm các thông tin liên lạc, sản phẩm,

cơ cấu tổ chức

 Phần kế tiếp, tôi sẽ trình bày các công việc đã thực hiện trong quá trình thực tập tại doanh nghiệp bao gồm mục tiêu, nội dung công việc, những kết quả đạt được và kinh nghiệm thực tiễn

 Phần cuối cùng là phần chuyên đề thực tập bao gồm cơ sở lý thuyết, thực trạng hoạt động của dự án, phân tích, nhận xét và đề xuất Trong chuyên đề này, tôi sẽ lấy tổng quát cách thức tổ chức trong kế hoạch dự án để phân tích và đưa ra đề xuất cải thiện

A GIỚI THIỆU CÔNG TY

1 Thành lập và phát triển

 Tên đầy đủ: Công Ty Cổ Phần Thiết

Kế Quảng Cáo Pháo Hoa

 Tên tiếng Anh: Firework Design

2 Giới thiệu

Lĩnh vực hoạt động

 Thiết kế tạo mẫu

 Thiết kế brochure, leaflets, danh thiếp…

 Thiết kế và phát triển website

 Thiết kế logo

 Quảng cáo thương mại

 Xây dựng thương hiệu

 Tư vấn và cung cấp ý tưởng

 Tổ chức hội nghị, hội thảo, hội chợ triển lãm

Phương châm kinh doanh

 Tạo nên một môi trường làm việc thân thiện và đầy hấp dẫn

 Lấy cảm hứng từ những xu hướng mới và các điều mới lạ trên thế giới để ứng dụng cho thị trường nội địa

 Kết hợp marketing, nghiên cứu thị trường và quảng cáo vào các chiến lược truyền thông

Thị trường kinh doanh

 Các đối tác trong nước: Vietnam Airlines, Saigon Bank, TH True Milk, Philip Morriss – Vinataba, Vissan, Brand Marker…

 Các đối tác nước ngoài: Wellcom, Samsung, LG, Tiger, Oishi, Yamaha, Masan Group, DHL, Abbott…

3 Các bộ phận trong công ty

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức công ty

(Nguồn: Công ty cung cấp)

3.1 Bộ phận Account & Operation (Khách hàng & Vận hàng)

 Thực hiện giám sát và theo dõi các dịch vụ khách hàng

 Đề nghị ý tưởng thực hiện chương trình

 Theo dõi việc sản xuất và thiết lập các chương trình giới thiệu sản phẩm cho khách hàng

 Chọn lọc và giám sát các nhà cung cấp để thực hiện chương trình

 Thực hiện chức năng xin giấy phép để thực hiện chương trình

 Nghiên cứu và đánh giá các kỹ thuật quảng cáo, phương pháp quảng cáo mới để giới thiệu cho khách hàng

Nhóm Account Service (Dịch vụ khách hàng)

 Nhận yêu cầu từ khách hàng

 Phân tích thông tin và tìm giải pháp

 Thực hiện các phác thảo dự án (proposal) để giới thiệu khách hàng

 Thực hiện báo giá dịch vụ cho khách hàng

Nhóm Licensing (Xin phép thực hiện chương trình)

 Thiết lập mối quan hệ với chính quyền và các quan chức hữu quan trong ngành nghề hoạt động

 Thực hiện xin giấy phép thực hiện cho các chương trình quảng cáo nếu cần

 Tư vấn cho bộ phận Account các thủ tục pháp lý cần phải có

 Giải quyết các vấn đề phát sinh về mặt pháp lý khi thực hiện chương trình

Nhóm Operation (Triển khai thực hiện)

 Trực tiếp lên kế hoạch, triển khai thực hiện chương trình dựa trên bản phác thảo từ bộ phận Account

 Chuẩn bị các phương tiện và cơ sở vật chất thực hiện chương trình bao gồm:

 Nhân sự thời vụ

 Gian hàng, quầy kệ

 Máy móc và trang thiết bị liên quan

 Trực tiếp quản lý thời gian, chất lượng chương trình

 Tư vấn cho Account những vấn đề liên quan đến vận hành và thực hiện chương trình

 Quản lý trực tiếp các nhà cung cấp kỹ thuật

Nhóm Technology (Research & Development, nghiên cứu, phát triển & ứng dụng kỹ thuật)

 Cập nhật các kỹ thuật liên quan đến lĩnh vực quảng cáo

 Mở rộng mạng lưới các nhà cung cấp

 Tư vấn và hỗ trợ cho bộ phận Operation về mặt kỹ thuật

 Quản lý trực tiếp các nhà cung cấp kỹ thuật

3.2 Bộ phận Creative (Sáng tạo)

Nhóm Design (Thiết kế)

 Thiết kế và sáng tạo theo yêu cầu của khách hàng

 Thiết kế các vật phẩm phục vụ cho chương trình

 Hỗ trợ bộ phận Account về mặt hình ảnh khi thực hiện phác thảo các

dự án

 Hỗ trợ giám sát việc in ấn để đảm bảo chất lượng như mong đợi

 Trực tiếp làm mô hình (mock-up) và giám sát chặt chẽ với việc làm vật phẩm mẫu (sample, testing), đặc biệt với các mẫu sản xuất hàng loạt (mass production)

3.3 Bộ phận Internal Operation (Vận hành nội bộ)

 Thực hiện các chức năng điều phối nội bộ, hỗ trợ về mặt nhân lực,

cơ sở vật chất, tài chính cho việc vận hành của công ty

 Lên các quy trình vận hành dự án, tổ chức tập huấn và vui chơi giải trí cho công ty

 Điều phối và bố trí nhân sự tùy theo tình hình hoạt động của công ty

 Kiểm soát thời gian, năng lực và hiệu quả làm việc của các nhân viên để đảm bảo công việc được thực hiện với kết quả và hiệu suất cao nhất

 Tổ chức và lên kế hoạch tài chính

 Thực hiện đầy đủ các chức năng báo cáo tài chính và phân tích tài chính theo yêu cầu để có thể tối ưu hóa chi phí

Nhóm Finance (Tài chính)

 Accountant (Kế toán)

 Thực hiện chức năng ghi sổ và phân tích tài chính

 Tư vấn các quy cách và quy định tài chính để đảm bảo các chi phí được tối ưu hóa ở mức cao nhất

 Cập nhật các văn bản pháp lý về thuế và tiền tệ để có thể đưa ra các giải pháp tốt nhất cho việc vận hành công ty

 Giám sát việc chi tiền của thủ quỹ và minh bạch hóa các vấn đề tài chính theo yêu cầu

 Chuẩn hóa các quy trình nội bộ

 Chuẩn bị các biểu mẫu và hướng dẫn sử dụng, giám sát việc áp dụng

 Chuẩn bị và quản lý cơ sở vật chất đầy đủ bao gồm máy móc, trang thiết bị, bàn ghế, văn phòng phẩm

 Lên kế hoạch thanh lý, khấu trừ, bổ sung cơ sở vật chất

 Báo cáo hiện trạng tài sản và cơ sở vật chất

 Tổ chức các hoạt động đoàn thể, vui chơi cho các thành viên trong công ty

3.5 Nhóm HR (Nhân sự)

 Tổ chức hoạch định nhân sự

 Tổ chức tuyển dụng, sa thải và các hoạt động khen thưởng cho các thành viên dựa theo đề nghị

 Thực hiện các chế độ lao động cho các thành viên

 Tổ chức tập huấn và rèn luyện kỹ năng cho các thành viên

B CÔNG VIỆC THỰC HIỆN

Trong quá trình thực tập, tôi được tham gia công việc ở vị trí nhân viên phòng Khách Hàng (Account), dưới sự hướng dẫn của anh Huỳnh Ngọc Long – giám đốc phòng khách hàng và chị Nguyễn Ngọc Nhung – trưởng nhóm, tôi đã có

cơ hội tham gia thực hiện một số dự án, quan sát, thực hiện các công việc cụ thể, cùng làm việc với đội ngũ nhân viên công ty

Sơ đồ 2: Mối quan hệ giữa nhân viên khách hàng với nhóm đối tượng liên quan

(Nguồn: Tự vẽ)

Nhân viên khách hàng (Account)

Khách hàng (Client)

Nhà cung cấp (Suppliers)

Nguồn nội bộ (Internal Operations)

Các công việc tôi đã tham gia thực hiện trong công ty bao gồm:

 Công việc 1: Liên lạc với khách hàng

 Công việc 2: Tham gia lên kế hoạch và thực hiện một số dự án

 Công việc 3: Theo sát và đôn đốc các công việc với các nhà cung

cấp và phòng sáng tạo

 Công việc 4: Tham gia quá trình hoàn thành hợp đồng cùng kế toán

1 Liên lạc với khách hàng

 Mục tiêu

Đây là công việc tôi thực hiện xuyên suốt trong quá trình thực tập tại công

ty Trên thực tế, việc liên lạc với khách hàng rất quan trọng trong quá trình thực hiện chương trình, nhằm nắm bắt được yêu cầu, phản hồi của khách hàng để từ đó đáp ứng và tư vấn cho khách hàng kịp thời

 Cách thức thực hiện

 Nhận thông tin về khách hàng từ quản lý, tư vấn cho khách hàng

về các dịch vụ của công ty, tư vấn trước và trong quá trình thực hiện dịch vụ cho khách hàng

 Thực hiện phác thảo dự án (proposal) để giới thiệu với khách hàng

 Trực tiếp thực hiện, đốc thúc thực hiện hợp đồng, trao đổi thông tin thường xuyên với khách hàng trong quá trình thực hiện hợp đồng, cùng khách hàng kiểm tra chất lượng dịch vụ thực hiện

 Thu thập thông tin về khách hàng gồm: thông tin giới thiệu về khách hàng, tài liệu marketing, các hồ sơ định hướng sáng tạo, hồ

sơ dịch vụ… viết tài liệu tổng kết về các dự án do mình phụ trách

 Duy trì các quan hệ kinh doanh hiện có, nhận đơn đặt hàng, hợp đồng, chăm sóc các khách hàng cũ

 Các hình thức sử dụng

 Qua email

Đây là hình thức liên hệ chính của công ty Theo yêu cầu, tất cả các vấn đề cần trao đổi đều được ưu tiên thông qua công cụ này nhằm tránh sai sót và được xem như một hình thức xác nhận

Mỗi nhân viên công ty được cấp một địa chỉ email riêng với định dạng chung: [tên lót + tên + [.] + [họ] + @fireworkcorp.com Ví dụ:

tramy.do@fireworkcorp.com

Theo quy định chung của công ty, dưới mỗi email đều phải có chữ ký của người gửi bao gồm: logo công ty, tên họ đầy đủ, chức vụ, thông tin liên lạc Email nên soạn theo kiểu chữ dễ đọc và phổ biến Trước khi gửi đi cho khách hàng phải kiểm tra thật kỹ lỗi chính tả, văn phong, nội dung, tệp đính kèm, những cá nhân liên quan trong email cần gửi… Sự đồng nhất trong định dạng tạo sự tiện lợi cho người nhận trong trường hợp dự án có nhiều bên tham gia, mặt khác thể hiện tác phong chuyên nghiệp của công ty

 Qua điện thoại

Việc liên hệ qua điện thoại vẫn được khuyến khích bên cạnh việc sử dụng chính là email, nhằm xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng thông qua việc lắng nghe và chia sẻ với khách hàng

Ngoài ra, những thông tin ngắn hoặc gấp có thể liên hệ với khách hàng qua điện thoại, tuy nhiên nếu cần thiết vẫn phải xác nhận lại qua email

 Viết biên bản tóm tắt sau cuộc họp

Sau mỗi cuộc họp với khách hàng, nhân viên Account sẽ viết một biên bản tổng hợp tóm tắt các ý kiến đã được thống nhất trong cuộc họp, phân công trách nhiệm và các bước kế tiếp cần làm ở mỗi hạng mục Theo thông lệ, biên bản sẽ được gửi đến các bên tham gia trong vòng 24 tiếng sau cuộc họp

Thông tin cuộc họp bao gồm: địa điểm, ngày tháng, các bên tham dự, nội dung tổng quát của cuộc họp, các vấn đề đã đề cập trong cuộc họp, các bước kế tiếp cần thực hiện cho mỗi hạng mục, trách nhiệm của các bên đối với từng hạng mục Trình bày theo từng đề mục, phân chia từ tổng quát đến đi sâu chi tiết giúp báo cáo súc tích, logic hơn

Ở công ty, biên bản tóm tắt sau cuộc họp được thống nhất định dạng sau:

 Phần thông tin cuộc họp

 Nội dung tổng quát cuộc họp

Biên bản báo cáo nội dung cuộc họp của chương trình [tên chương trình], các hạng mục liên quan [thiết kế/nhân sự/nội dung/…]

 Nội dung chi tiết của cuộc họp

 Tình trạng vấn đề được đề cập

 Bước tiếp theo được tiến hành

Hình 2: Phần thông tin cuộc họp

(Nguồn: Công ty cung cấp)

 Bài học kinh nghiệm

Thời gian khi bắt đầu tiếp xúc công việc, tôi rất hay mắc sai lầm trong khi viết và gửi email như: sai chính tả, nội dung không đầy đủ, quên đính kèm tệp, quên ghi tựa đề thư… nhưng sau nhiều lần bị nhắc nhở và tự kiểm điểm mình, tôi

đã cẩn thận hơn rất nhiều khi soạn thảo và gửi email

Tôi đã tự rút ra được: việc gửi email tuy nhỏ nhưng qua đó người khác có thể đánh giá được sự chuyên nghiệp và nghiêm túc của người gửi, do đó tôi không được phép lơ là dù là một email gửi trong nội bộ công ty

Bên cạnh đó, việc gặp gỡ trực tiếp khách hàng thông qua các cuộc họp đòi hỏi khả năng giao tiếp tốt và tác phong làm việc chuyên nghiệp để có thể gây ấn tượng với khách hàng

Ở công ty, nhân viên hầu như ngồi làm việc chung với nhau trong một không gian do đó việc dùng điện thoại liên hệ cần phải hết sức lịch sự và văn minh nhằm đảm bảo không làm phiền đến người khác Ngoài ra trước khi gọi điện thoại

nên lập một danh sách các thông tin cần đề cập nhằm truyền thông được hiệu quả

và ít tốn thời gian cho cả hai bên

2 Lên kế hoạch và thực hiện các dự án

Các dự án tham gia thực hiện:

1 Lễ hợp nhất Abbott & 3A Abbott 25/8/2012 &

29/10/2012

3 Hội thảo quốc tế về sữa và lễ ra mắt sản

phẩm mới của TH True Milk

TH True Milk 29/11/2012

4 Hội nghị bán hàng quốc gia 2013

(National Sale Conference 2013) của

Philip Morriss Vinataba Việt Nam tại

Thái Lan

Philip Morriss Vinataba Việt Nam

16/1/2013 – 18/1/2013

Bảng 1: Các dự án tham gia thực hiện

(Nguồn: Công ty cung cấp)

 Mục tiêu

Ở vị trí nhân viên phòng Khách Hàng, tôi được tham gia vào công việc lập các dự án tổ chức sự kiện Đây là công việc chính và quan trọng, liên quan đến hoạt động chủ yếu với vị trí hiện tại này ở doanh nghiệp

Việc tham gia vào các dự án tổ chức sự kiện, soạn thảo các bản kế hoạch giúp cho dự án được liền mạch, chi tiết và thành công

 Cách thức thực hiện

 Họp triển khai ý tưởng

Các chương trình luôn cần có đổi mới, sáng tạo do khách hàng yêu cầu, lúc

đó công ty sẽ tổ chức họp bàn ý tưởng (brainstorm)

Để bắt đầu cuộc họp, đại diện mỗi nhóm dự án sẽ gửi email mời họp cho

o Thông tin chương trình và nội dung

o Thời gian, địa điểm cuộc họp

o Các thành viên tham gia và vai trò Quá trình này cần có một người dẫn dắt để đảm bảo các thành viên đưa ra các ý kiến phù hợp, tránh dài dòng và lạc hướng Thông tin sự kiện, yêu cầu từ khách hàng sẽ được tóm tắt lại để đảm bảo rằng mọi người đều nắm rõ nội dung chương trình Sau đó các thành viên đưa ra các ý kiến của mình, cũng như góp ý, nhận xét các ý kiến của các thành viên khác Từ đó sẽ chọn ra các ý tưởng phù hợp với chương trình

 Viết hồ sơ lập kế hoạch dự án

Sau khi nhận thông tin dự án từ giám đốc và khách hàng, tôi sẽ cùng làm việc với nhóm dự án triển khai ý tưởng, việc lập kế hoạch và viết hồ sơ chương trình dựa vào các công thức MACHINE:

o M-Marketing Background (Thông tin tổng quan về dự án do khách hàng cung cấp)

o A-Audience (Phân tích khách hàng mục tiêu)

o C-Challenge (Các thách thức khi triển khai)

o I-Ideas (Những ý tưởng cho dự án)

o N-Nut shell (Điểm nhấn tiêu biểu nhất phát triển từ ý tưởng)

o E-Evaluate (Dự đoán, đánh giá khả năng triển khai)

 Làm báo cáo dự án

Với vị trí nhân viên Account, tôi thường xuyên phải làm các bản báo cáo hàng tuần, hàng tháng trình trưởng nhóm và giám đốc dịch vụ khách hàng duyệt

để xem xét tiến độ các công việc thực hiện trong dự án Từ đó đưa ra những nhận

xét, đánh giá cho kết quả nhằm cải thiện khả năng làm việc của cá nhân và nhóm

Những bước triển khai phát triển báo cáo công việc:

o Thực hiện lập kế hoạch công việc tuần, tháng trình giám đốc dịch vụ khách hàng duyệt

o Thực hiện theo kế hoạch được duyệt

o Báo cáo theo quy định hàng tuần/tháng/quý và theo yêu cầu của quản lý

Những hồ sơ chương trình soạn thảo trong quá trình lập kế hoạch:

o Hồ sơ đấu thầu chương trình (Detailed Proposal)

o Bảng báo giá (Cost Estimate)

o Kế hoạch thời gian (Timeline)

o Soạn thảo đề xuất dịch vụ, hợp đồng

o Bản kế hoạch vật liệu chuẩn bị (Checklist)

o Bản kế hoạch trình chiếu sử dụng trong chương trình (On screen – On field materials)

o Hồ sơ tổng quát cho chương trình (Event Manual Proposal)

Hình 3: Hồ sơ chương trình ABBOTT & 3A

(Nguồn: công ty cung cấp)

Hình 4: Mẫu bảng báo giá chương trình (Cost Estimate)

(Nguồn: công ty cung cấp)

Hình 5: Bảng kế hoạch vật liệu chuẩn bị (Checklist)

(Nguồn: Công ty cung cấp)

Hình 6: Mẫu bản kế hoạch trình chiếu sử dụng trong chương trình

(On screen – On field materials)

(Nguồn: Công ty cung cấp)

Hình 7: Mẫu kế hoạch thời gian (Timeline)

(Nguồn: Công ty cung cấp)

 Kinh nghiệm thực hiện

Trong suốt quá trình được tham gia vào việc lập kế hoạch dự án và tổ chức

sự kiện, tôi phát huy, cải thiện được các kỹ năng làm việc của mình Bên cạnh đó, tôi được bước đầu tiếp cận với những công việc liên quan nhiều đến chuyên ngành theo học, giúp mình có được những đánh giá, so sánh kiến thức với kinh nghiệm thực tế từ công việc

Việc lập kế hoạch thành công đòi hỏi tôi cần phát triển khả năng tương tác tốt với các thành viên trong nhóm, khả năng suy nghĩ độc lập, nhanh nhẹn để không ngừng phát triển các ý tưởng Điều này thể hiện ở việc được đánh giá tốt kết quả công việc dựa vào báo cáo Cách thức để quản lý dự án, phát triển mục tiêu, ý tưởng, tôi học được dựa vào công thức SMART:

 S-Specific: cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu

 M-Measurable: đo đếm được

 A-Achievable: có thể đạt được bằng chính khả năng của mình

 R-Realistic: thực tế, không viển vông

 Time bound: thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra Quá trình làm báo cáo là khoảng thời gian giúp tôi tự ôn lại kết quả công việc mình đã làm, đưa ra những ý tưởng mới cho các dự án Từ những kinh nghiệm thực tế được viết ra trong báo cáo trình duyệt, tôi cải thiện được những điểm mạnh, điểm yếu, tự cải thiện để giúp phát triển được bản thân, phát huy thêm năng lực làm việc phù hợp

3 Theo sát và đôn đốc công việc với các nhà cung cấp và phòng thiết kế

 Mục tiêu

Việc thống nhất các hạng mục thiết kế và tìm kiếm được những nhà cung cấp chất lượng các hạng mục phục vụ cho chương trình là yếu tố rất quan trọng trong các dự án tôi thực hiện

Với vai trò là một người nhân viên phòng Khách Hàng, tôi nắm liên lạc, thường xuyên phải theo sát công việc với các nhà phân phối cho chương trình và

làm việc trực tiếp với phòng sáng tạo, thiết kế Điều này nhằm truyền đạt ý tưởng sáng tạo của dự án đã trao đổi, thống nhất với khách hàng

Ngoài ra, việc theo sát còn để chắc chắc rằng, công việc sản xuất các hạng mục trong chương trình đang được tiến hành đúng như yêu cầu của khách hàng và đảm bảo tiến độ công việc chung

Sơ đồ 3: Mối quan hệ giữa nhân viên khách hàng với các nhà cung cấp

(Nguồn: Tự vẽ)

 Cách thức liên hệ

 Liên hệ với các nhà cung cấp

Khi nhận thông tin dự án để triển khai kế hoạch chương trình, người nhân viên Khách Hàng có nhiệm vụ tìm kiếm những nhà cung cấp để đưa ra yêu cầu và sản xuất những hạng mục phù hợp trong chương trình

Khi đã chọn được nhà cung cấp phù hợp, người nhân viên Khách Hàng sẽ

Nhân viên khách hàng (Account)

Nhà cung cấp (Suppliers)

Báo chí, TV, Radio

Khác

Phòng sáng tạo (Creative)

Thiết kế (Design),

ý tưởng

tư vấn, lên kế hoạch thành công phục vụ cho việc làm hồ sơ sáng tạo, bảng báo giá chương trình, chất liệu phù hợp sử dụng, kích cỡ và thời gian sản xuất…

Dựa vào tư vấn của các nhà phân phối, người nhân viên Khách Hàng sẽ dựa vào bản kế hoạch này để thường xuyên đôn đúc các hoạt động với nhà phân phối sao cho phân bổ công việc phù hợp và đảm bảo thời gian, chất lượng hạng mục phục vụ cho chương trình

 Phối hợp cùng phòng sáng tạo (Creative)

Trong công ty, người nhân viên Khách Hàng thường xuyên phải làm việc với phòng sáng tạo, thiết kế Nhiệm vụ của người nhân viên khách hàng phải là người hiểu yêu cầu của khách hàng và truyền đạt lại yêu cầu này cho người làm thiết kế, sáng tạo

Vì vậy, hạng mục thiết kế, sáng tạo có đạt yêu cầu là tùy thuộc và sự hợp tác giữa người nhân viên Khách Hàng và người làm sáng tạo, để người thiết kế có được độ cảm nhận, tạo ra ý tưởng phù hợp nhất theo mong đợi của khách hàng

Những hình thức để có thể liên hệ với phòng thiết kế thông qua:

o Email

o Điện thoại

o Trực tiếp hoặc thông qua cuộc họp nội bộ công ty

 Bài học kinh nghiệm

Trong suốt quá trình làm việc với các nhà cung cấp và phòng thiết kế của công ty, tôi thường xuyên phải tự học hỏi và trang bị cho mình đa dạng những kiến thức về kỹ thuật, cách đọc bản vẽ, hiểu thêm về chất liệu và báo giá hạng mục

từ nhà cung cấp

Để có thể đảm bảo công việc diễn ra giữa các bên được hợp tác tốt, tôi phải cải thiện được kỹ năng đàm phán, kỹ năng quản lý thời gian và sự nhanh nhẹn trong ứng xử, suy nghĩ khi đưa ra những phương án phù hợp trước mọi tình huống

Tôi đã học được cách đánh giá một mẫu thiết kế thông qua mô hình ABC:

 A-Attractive: thu hút qua cách thể hiện ý tưởng, màu sắc, phong cách thiêt kế Có thể đánh giá dựa trên óc thẩm mỹ chủ quan

 B-Brand Relevant: nhìn chung mẫu thiết kế phải liên quan đến sản phẩm/chương trình, ví dụ: màu sắc, phong cách, nội dung chương trình…

 C-Clear: phải có tính rõ ràng trong phần nhìn, ngoài các phần liên quan như đã đề cập thì thiết kế phải đảm bảo được tính rõ ràng, để người xem không bị hiểu lầm thông điệp truyền tải

4 Tham gia quá trình hoàn thành hợp đồng cùng kế toán

 Mục tiêu

Người nhân viên Khách Hàng là người nắm liên hệ trung gian giữa các bên tham gia, tôi được giao nhiệm vụ soạn thảo và làm việc các vấn đề về hợp đồng trao đổi, hợp đồng lao động… với khách hàng, nhà cung cấp, các bên tham gia chương trình

Hợp đồng tạo sự ràng buộc và cam kết giữa các bên tham gia, thống nhất các điều khoản liên quan đến các yêu cầu dành cho chương trình để tránh các vấn

đề về mặt pháp lý, những thủ tục không mong muốn trong suốt quá trình làm chương trình

 Cách thức thực hiện

 Tham gia soạn thảo hợp đồng

 Theo dõi quá trình phát triển và thanh lý hợp đồng

 Làm quyết toán hóa đơn tổng hợp cho chương trình

 Phối hợp cùng phòng kế toán đốc thúc công nợ

 Làm báo cáo công việc và tài chính sau chương trình

Hình 8: Mẫu hợp đồng với đối tác

(Nguồn: Công ty cung cấp)

 Bài học kinh nghiệm

Trong quá trình tham gia, phối hợp với phòng kế toán làm việc các vấn đề

về hợp đồng, tôi đã tự củng cố thêm được kiến thúc tổng quan về tài chính, hiểu thêm được quy trình làm việc giữa các vấn đề liên quan đến ký kết hợp đồng, thanh lý và quyết toán hóa đơn sau chương trình

C CHUYÊN ĐỀ

1 Cơ sở lý luận

1.1 Định nghĩa về quan hệ công chúng (PR)

Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về quan hệ công chúng (PR):

Theo Rex Harlow - là giảng viên chuyên nghiệp về PR đầu tiên, dạy tại trường đại học Stanford: “PR là một hoạt động quản lý đặc biệt, nó giúp thiết lập

và duy trì sự truyền thông, sự hiểu biết, sự chấp nhận, sự hợp tác qua lại giữa một

tổ chức và công chúng của tổ chưc đó; có liên quan đến việc quản lý những vấn đề

phát sinh; giúp quản lý việc thu nhận và phản hồi ý kiến công chúng; xác định và nhấn mạnh trách nhiệm phục vụ sự quan tâm của công chúng”

Theo Frank Jefkins (Tác giả cuốn Public Relations – Frameworks do Financial Times xuất bản) thì định nghĩa: “PR bao gồm tất cả các hình thức giao tiếp được lên kế hoạch, cả bên trong và ngoài tổ chức, giữa một tổ chức và công chúng nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể liên quan đến sự hiểu biết lẫn nhau”

1.2 Chức năng của PR

Chức năng của PR hoàn toàn khác so với chức năng của Marketing và Quảng cáo Chức năng của Marketing và Quảng cáo là tiếp thị sản phẩm, còn chức năng của PR là tiếp thị toàn bộ hình ảnh của tổ chức

Có thể kể tên một số chức năng của PR như sau:

 Viết bài (Writing)

 Quan hệ truyền thông (Media Relations)

 Lập kế hoạch (Planning)

 Cố vấn (Counseling)

 Nghiên cứu (Researching)

 Phổ biến cộng đồng (Publicity)

 Truyền thông Marketing (Marketing Communication)

 Quan hệ cộng đồng (Community Relations)

 Quan hệ với người tiêu dùng (Consumer Relations)

 Quan hệ với nhân viên (Employee Relations)

 Làm việc với chính phủ (Government Affairs)

 Quan hệ với nhà đầu tư (Investor Relations)

 Quan hệ với cộng đồng đặc biệt (Special Public Relations)

 Làm công tác cộng đồng và giải quyết khủng hoảng (Public Affairs And Issues Management)

 Phát triển và quản trị trang thông tin điện tử (Web site development

1.3 Công cụ PR

 Diễn thuyết (Speech)

 Hội thảo, hội nghị (Conference)

 Báo cáo thường niên (Annual Report)

 Từ thiện (Charity)

 Tài trợ (Sponors)

 Sản phẩm in ấn nội bộ và công cộng (Print Media)

 Internet: e-mail, website, mạng xã hội

 Thông cáo báo chí, bài viết PR, bài viết quảng cáo (Press releases,

PR articles, editorials, advertorials)

 Họp báo (Press Conference)

 Tổ chức sự kiện (Events)

1.4 Các loại hình PR

 Quan hệ giới truyền thông (Print Media Relations & Electronic Media Relations)

 Quan hệ nhân viên (Employee Relations)

 Quan hệ cộng đồng (Multicultural Community Relations)

 Quan hệ với chính phủ (Government Relations)

 Quan hệ với người tiêu dùng (Consumer Relations)

 Quan hệ quốc tế (International Relations)