Đề xuất cải thiện tổ chức dự án Hội nghị khách hàng quốc gia 2013 của PMV

Đề xuất cải thiện tổ chức dự án Hội nghị khách hàng quốc gia 2013 của PMV

eboM BAO CAO THệẽC TAP TOT NGHIEP ti: Ci thin c s d liu khỏch hng v cỏc hot ng e-CRM trong d ỏn imFRIDAY 06/2012 BAO CAO B GIO DC V O TO TRNG I HC HOA SEN KHOA KINH T THNG MI NGNH MARKETING LP MK091 BO CO THC TP TT NGHIP TI: XUT CI THIN T CHC D N HI NGH BN HNG QUC GIA 2013CA PMV Tờn c quan thc tp : Cụng Ty C Phn Thit K Qung Cỏo Phỏo Hoa Thi gian thc tp : 10/09/2012 30/12/2013 Ging viờn hng dn : Dng nh Quc Sinh viờn thc hin : Th Tr My BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: ĐỀ XUẤT CẢI THIỆN TỔ CHỨC DỰ ÁN “HỘI NGHỊ BÁN HÀNG QUỐC GIA 2013”CỦA PMV Phần dành riêng khoa: Ngày nộp báo cáo:____/____/____/ Người nhận báo cáo: (kí và ghi rõ họ tên) Học kì 12.1A – 12/2012 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI NGÀNH MARKETING LỚP MK091 Tên cơ quan thực tập : Công Ty Cổ Phần Thiết Kế Quảng Cáo Pháo Hoa Thời gian thực tập : 10/09/2012 – 30/12/2013 Giảng viên hướng dẫn : Dương Định Quốc Sinh viên thực hiện : Đỗ Thị Trà My Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp i TRÍCH YẾU Thực tập tốt nghiệp là một cơ hội rất tốt cho sinh viên để hiểu biết thực tế và học hỏi thêm được nhiều kiến thức mới. Báo cáo này là một phần tổng hợp lại những trải nghiệm có được qua những ngày thực tập tại phòng Khách Hàng ở công ty Cổ Phần Thiết Kế Quảng Cáo Pháo Hoa. Qua đó, tôi đúc kết được cho mình những kinh nghiệm quý báu và có được cái nhìn thực tế hơn về đặc trưng của ngành nghề quảng cáo. Tất cả những điều trên thực sự đã giúp tôi có một định hướng rõ ràng cho công việc và cuộc sống trong tương lai. . Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp ii MỤC LỤC TRÍCH YẾU i MỤC LỤC ii LỜI CẢM ƠN iv DANH MỤC BẢNG BIỂU v DANH MỤC HÌNH ẢNH vi DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii NHẬP ĐỀ 1 A. GIỚI THIỆU CÔNG TY 2 1. Thành lập và phát triển 2 2. Giới thiệu 2 3. Các bộ phận trong công ty 3 3.1. Bộ phận Account & Operation (Khách hàng & Vận hàng) 4 3.2. Bộ phận Creative (Sáng tạo) 5 3.3. Bộ phận Internal Operation (Vận hành nội bộ) 5 3.4. Nhóm Admin (Hành chính) 6 3.5. Nhóm HR (Nhân sự) 7 B. CÔNG VIỆC THỰC HIỆN 7 1. Liên lạc với khách hàng 8 2. Lên kế hoạch và thực hiện các dự án 12 3. Theo sát và đôn đốc công việc với nhà cung cấp và phòng thiết kế 17 4. Tham gia quá trình hoàn thành hợp đồng cùng kế toán 20 C. CHUYÊN ĐỀ 21 1. Cơ sở lý luận 21 1.1. Định nghĩa về quan hệ công chúng (PR) 21 1.2. Chức năng của PR 22 1.3. Công cụ PR 23 1.4. Các loại hình PR 23 1.5. Quy trình lập kế hoạch PR 24 Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp iii 2. Phân tích tình hình dự án 25 2.1. Thông tin chung 25 2.2. Kế hoạch 26 3. Thực trạng & Đề xuất 37 3.1. Thực trạng 37 3.2. Đề xuất 38 KẾT LUẬN 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO vii PHỤ LỤC viii NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP xviii NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN xix Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp iv LỜI CẢM ƠN Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám Đốc công ty Cổ Phần Thiết Kế Quảng Cáo Pháo Hoa, chị Nguyễn Ngọc Nhung, các anh/chị phòng Khách Hàng cùng tập thể công ty đã hỗ trợ và tạo điều kiện cho tôi học tập và làm việc tại công ty. Những kinh nghiệm, kiến thức có được sẽ là hành trang vững chắc cho tôi trong tương lai. Bên cạnh đó, tôi xin chân thành cảm ơn thầy Dương Định Quốc, giảng viên hướng dẫn thực tập đã tận tình giúp đỡ và chỉ bảo tôi trong quá trình thực tập để có thể hoàn thiện báo cáo. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp v DANH MỤC BẢNG BIỂU  Bảng biểu Bảng 1: Các dự án tham gia thực hiện 12 Bảng 2: Chia nhóm vận hành 29 Bảng 3: Lịch trình dự án 34 Bảng 4: Kịch bản chương trình cho tiệc tối (Gala Dinner) 36 Bảng 5: Ngân sách tổng quát chương trình 36  Sơ đồ Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức công ty 3 Sơ đồ 2: Mối quan hệ giữa nhân viên khách hàng với nhóm đối tượng liên quan 7 Sơ đồ 3: Mối quan hệ giữa nhân viên khách hàng với các nhà cung cấp 18 Sơ đồ 4: Quy trình lập kế hoạch PR 24 Sơ đồ 5: Cấu trúc vận hành dự án 28 Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp vi DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1: Logo công ty 2 Hình 2: Phần thông tin cuộc họp 11 Hình 3: Hồ sơ chương trình ABBOTT & 3A 14 Hình 4: Mẫu bảng báo giá chương trình (Cost Estimate) 15 Hình 5: Bảng kế hoạch vật liệu chuẩn bị (Checklist) 15 Hình 6: Mẫu bản kế hoạch trình chiếu sử dụng trong chương trình(On screen – On field materials) 16 Hình 7: Mẫu kế hoạch thời gian (Timeline) 16 Hình 8: Mẫu hợp đồng với đối tác 21 Hình 9: Hình ảnh chủ đạo (Key visual) chương trình 27 Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp vii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT  Thuật ngữ  PR: Public Relations - Quan hệ công chúng  Công việc thực hiện  PIC: Person In Chart - Người chịu trách nhiệm chính  Account: Nhân viên thông tin, dịch vụ khách hàng, thường là người trực tiếp làm việc với khách hàng  Operation: Nhân viên lo về vận hành  Creative: Nhân viên lo về thiết kế, sáng tạo  Brainstorm: Cuộc họp nội bộ của các thành viên cùng đưa ra ý tưởng mới  Brief: Thông tin, yêu cầu của khách hàng giao cho phía công ty để lên ý tưởng cho chương trình  Final Artwork - F.A: File thiết kế cuối cùng, độ phân giải cao dùng để sản xuất  Key visual: hình ảnh chủ đạo  Proposal: Tài liệu, ý tưởng mà công ty lên kế hoạch sau khi nhận thông tin từ khách hàng  Timeline: Bảng theo dõi tiến độ công việc  Dự án  Firework: Công ty cổ phẩn thiết kế quảng cáo Pháo Hoa  PMV: Công ty TNHH Vinataba Philip Morris Việt Nam  NSC 2013: tên dự án “Hội nghị bán hàng quốc gia 2013 - National Sales Conference 2013”  PG: Promotion Girl - tiếp tân nữ  Fast Immigration, Fast Check In, Check Out: gói xuất nhập cảnh tại sân bay, nhận trả phòng tại khách sạn một cách nhanh chóng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1 NHẬP ĐỀ Ngày nay, để có thể phát triển bền vững, doanh nghiệp cần phải đảm bảo việc duy trì mối quan hệ với các khách hàng thân thiết. Lực lượng khách hàng này có thể đến từ bất kỳ nơi nào. Vì vậy, việc quản trị quan hệ khách hàng theo đó càng trở nên quan trọng hơn nữa. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng đủ năng lực và kiến thức để hoàn thiện các hoạt động đó, nhất là đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ và hoạt động trong lĩnh vực quảng cáo. Vì vậy, mục tiêu của tôi trong quá trình thực tập tốt nghiệp là:  Mục tiêu 1: Hòa nhập với môi trường doanh nghiệp, nắm bắt được sự vận hành của các phòng ban cũng như tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhân viên trong công ty  Mục tiêu 2: Ứng dụng các kiến thức chuyên ngành vào thực tiễn cũng như tích lũy kinh nghiệm trong suốt quá trình thực tập. Đề ra những nhận xét, kiến nghị để doanh nghiệp có thể cải thiện và phát triển tốt trong lĩnh vực quảng cáo, truyền thông  Mục tiêu 3: Hoàn thành tốt báo cáo thực tập tốt nghiệp theo chuẩn ISO 5966 Cấu trúc của báo cáo gồm ba phần:  Phần đầu tiên, tôi sẽ giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ Phần Thiết Kế Quảng Cáo Pháo Hoa bao gồm các thông tin liên lạc, sản phẩm, cơ cấu tổ chức.  Phần kế tiếp, tôi sẽ trình bày các công việc đã thực hiện trong quá trình thực tập tại doanh nghiệp bao gồm mục tiêu, nội dung công việc, những kết quả đạt được và kinh nghiệm thực tiễn.  Phần cuối cùng là phần chuyên đề thực tập bao gồm cơ sở lý thuyết, thực trạng hoạt động của dự án, phân tích, nhận xét và đề xuất. Trong chuyên đề này, tôi sẽ lấy tổng quát cách thức tổ chức trong kế hoạch dự án để phân tích và đưa ra đề xuất cải thiện. [...]... mình Trong chuyên đề này, tôi sẽ lấy tổng quát cách thức tổ chức trong kế hoạch dự án để phân tích và đưa ra đề xuất cải thiện 2 Phân tích tình hình dự án 2.1 Thông tin chung  Doanh nghiệp: Công ty TNHH Vinataba – Philip Morris Viet Nam (PMV)  Tên dự án: Hội nghị bán hàng quốc gia 2013 (National Sales Conference 2013)  Tên viết tắt dự án : NSC 2013  Thời gian: 16/01 /2013 – 18/01 /2013  Địa điểm:... cần đề cập nhằm truyền thông được hiệu quả và ít tốn thời gian cho cả hai bên 2 Lên kế hoạch và thực hiện các dự án Các dự án tham gia thực hiện: STT 1 Dự án Khách hàng Lễ hợp nhất Abbott & 3A Abbott Thời gian 25/8/2012 & 29/10/2012 2 Lễ họp báo ra mắt Wada Wada 3 Hội thảo quốc tế về sữa và lễ ra mắt sản TH True Milk 16/11/2012 29/11/2012 phẩm mới của TH True Milk 4 Hội nghị bán hàng quốc gia 2013. .. các hình thức giao tiếp được lên kế hoạch, cả bên trong và ngoài tổ chức, giữa một tổ chức và công chúng nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể liên quan đến sự hiểu biết lẫn nhau” 1.2 Chức năng của PR Chức năng của PR hoàn toàn khác so với chức năng của Marketing và Quảng cáo Chức năng của Marketing và Quảng cáo là tiếp thị sản phẩm, còn chức năng của PR là tiếp thị toàn bộ hình ảnh của tổ chức Có thể... hoạch dự án Sau khi nhận thông tin dự án từ giám đốc và khách hàng, tôi sẽ cùng làm việc với nhóm dự án triển khai ý tưởng, việc lập kế hoạch và viết hồ sơ chương trình dựa vào các công thức MACHINE: o M-Marketing Background (Thông tin tổng quan về dự án do khách hàng cung cấp) o A-Audience (Phân tích khách hàng mục tiêu) o C-Challenge (Các thách thức khi triển khai) o I-Ideas (Những ý tưởng cho dự án) ... nghiệp Việc tham gia vào các dự án tổ chức sự kiện, soạn thảo các bản kế hoạch giúp cho dự án được liền mạch, chi tiết và thành công  Cách thức thực hiện  Họp triển khai ý tưởng Các chương trình luôn cần có đổi mới, sáng tạo do khách hàng yêu cầu, lúc đó công ty sẽ tổ chức họp bàn ý tưởng (brainstorm) Để bắt đầu cuộc họp, đại diện mỗi nhóm dự án sẽ gửi email mời họp cho toàn bộ các nhóm dự án trong công... triển từ ý tưởng) o E-Evaluate (Dự đoán, đánh giá khả năng triển khai)  Làm báo cáo dự án Với vị trí nhân viên Account, tôi thường xuyên phải làm các bản báo cáo hàng tuần, hàng tháng trình trưởng nhóm và giám đốc dịch vụ khách hàng duyệt để xem xét tiến độ các công việc thực hiện trong dự án Từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá cho kết quả nhằm cải thiện khả năng làm việc của cá nhân và nhóm 13 Đại học... True Milk 4 Hội nghị bán hàng quốc gia 2013 Philip Morriss 16/1 /2013 – (National Sale Conference 2013) của Vinataba Việt 18/1 /2013 Philip Morriss Vinataba Việt Nam tại Nam Thái Lan Bảng 1: Các dự án tham gia thực hiện (Nguồn: Công ty cung cấp)  Mục tiêu Ở vị trí nhân viên phòng Khách Hàng, tôi được tham gia vào công việc lập các dự án tổ chức sự kiện Đây là công việc chính và quan trọng, liên quan đến... (Creative) Trong công ty, người nhân viên Khách Hàng thường xuyên phải làm việc với phòng sáng tạo, thiết kế Nhiệm vụ của người nhân viên khách hàng phải là người hiểu yêu cầu của khách hàng và truyền đạt lại yêu cầu này cho người làm thiết kế, sáng tạo Vì vậy, hạng mục thiết kế, sáng tạo có đạt yêu cầu là tùy thuộc và sự hợp tác giữa người nhân viên Khách Hàng và người làm sáng tạo, để người thiết kế có được... cho khách hàng về các dịch vụ của công ty, tư vấn trước và trong quá trình thực hiện dịch vụ cho khách hàng  Thực hiện phác thảo dự án (proposal) để giới thiệu với khách hàng  Trực tiếp thực hiện, đốc thúc thực hiện hợp đồng, trao đổi thông tin thường xuyên với khách hàng trong quá trình thực hiện hợp đồng, cùng khách hàng kiểm tra chất lượng dịch vụ thực hiện  Thu thập thông tin về khách hàng gồm:... trình  Thực hiện chức năng xin giấy phép để thực hiện chương trình  Nghiên cứu và đánh giá các kỹ thuật quảng cáo, phương pháp quảng cáo mới để giới thiệu cho khách hàng Nhóm Account Service (Dịch vụ khách hàng)  Nhận yêu cầu từ khách hàng  Phân tích thông tin và tìm giải pháp  Thực hiện các phác thảo dự án (proposal) để giới thiệu khách hàng  Thực hiện báo giá dịch vụ cho khách hàng Nhóm Licensing . BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: ĐỀ XUẤT CẢI THIỆN TỔ CHỨC DỰ ÁN “HỘI NGHỊ BÁN HÀNG QUỐC GIA 2013 CỦA PMV Phần dành riêng khoa: Ngày nộp báo cáo:____/____/____/. chuyên đề thực tập bao gồm cơ sở lý thuyết, thực trạng hoạt động của dự án, phân tích, nhận xét và đề xuất. Trong chuyên đề này, tôi sẽ lấy tổng quát cách thức tổ chức trong kế hoạch dự án để.  NSC 2013: tên dự án Hội nghị bán hàng quốc gia 2013 - National Sales Conference 2013  PG: Promotion Girl - tiếp tân nữ  Fast Immigration, Fast Check In, Check Out: gói xuất nhập cảnh