C. CHUYÊN ĐỀ
2. Phân tích tình hình dự án
2.2. Kế hoạch
Mục tiêu kế hoạch
Kế hoạch được vạch ra với mục tiêu làm cho NSC 2013 trở thành sự kiện mang đầy tính kỷ niệm và là cơ hội cho nhân viên gắn kết, chia sẻ sự kiện này cùng nhau.
Đây cũng là dịp đồn tụ cuối năm để kết hợp nhân viên cơng ty lại với nhau, ơn lại kết quảnăm cũ và xác lập những thành tựu mới trong năm tới.
Bên cạnh việc tổ chức hội nghị, kế hoạch cũng được thiết lập để kết hợp tạo thành chuyến du lịch với các mục tiêu giải trí: tham quan, nghỉ ngơi, mua sắm…
Khách hàng mục tiêu: Nhân viên của PMV
- Tuổi: 23 – 60 tuổi
- Nghề nghiệp: cơng nhân viên chức
- Nơi sống và làm việc: Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh
- Tầng lớp xã hội: trung lưu trở lên Yếu tố chủđạo (Insights):
- Cĩ thu nhập ổn định và cĩ nhu cầu thể hiện hiện bản thân cao
- Ưa thích hoạt động giải trí, vui chơivà cĩ xu hướng hịa nhập vào tập thể
- Đã cĩ thành viên từng đi du lịch nước ngồi (hoặc từng đến Thái Lan) Phục vụ thời gian cá nhân:
- Thiết kế chuyến du lịch kết hợp hội nghị với lịch trình được tối ưu hĩa giúp
các thành viên cĩ được thời gian tự do cá nhân so với kế hoạch chung của cảđồn tham dự
Yếu tố giải trí với các nhu cầu được thể hiện:
- Mua sắm, tham quan, nghỉngơi… cũng được nhấn mạnh vào thơng qua các
địa điểm, các hoạt động thể hiện trong lịch trình và buổi tiệc tối (Gala dinner) ngồi cuộc họp nội bộ (NSC Meeting)
Ý tưởng
Lấy cảm hứng từthơng điệp "Together we grow” (chúng ta cùng nhau phát triển) được điều chỉnh đểthơng điệp được phát triển thành hình ảnh chủđạo: "Sức mạnh thành cơng của tập thể".
Ý nghĩa thơng điệp và hình ảnh chủđạo: Chiến thắng khơng phải là một kết quả của một người, ngay cả một thiên tài, nĩ luơn luơn là kết quả cho những nỗ
lực của một tập thể, của một nhĩm”
Hình 9: Hình ảnh chủđạo (Key visual) chương trình
Tổ chức dự án
Sơ đồ 5: Cấu trúc vận hành dự án
(Nguồn: Cơng ty cung cấp)
Nguồn nội bộ cơng ty:
Nhĩm vận hành (Logisctic)
o Nhiệm vụ
- Hướng dẫn, quản lý từng nhĩm người tham gia trong đồn
- Đảm nhận các vấn đề về chuyên chở người, vận chuyển vật dụng cần thiết của đồn trong suốt chuyến đi nhanh chĩng và an tồn
o Cách thức thực hiện
- 6 nhĩm, mỗi nhĩm sẽcĩ 1 nhĩm trưởng (người của Firework), 1 hướng dẫn viên du lịch (người của cơng ty du lịch đi kèm) trong suốt hành trình
- Đồn với 197 khách được chia làm 6 nhĩm nhỏđể tiện cho việc di chuyển bằng xe buýt, máy bay giữa các hành trình. Việc chia nhĩm được dựa vào lịch trình chuyến bay, địa điểm tập trung người tham gia (chia theo tập trung ở thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội). Bên cạnh đĩ, việc chia nhỏ số lượng nhĩm giúp các nhĩm trưởng và hướng dẫn viên du lịch dễ dàng quản lý nhĩm.
- Thơng tin mà người nhĩm trưởng mỗi nhĩm cần để tổng hợp danh sách phục vụ cho việc quản lý và tập trung người tham gia: thơng tin người tham
Pháo Hoa Firework Vận hành (Logistic) Chuyển chở, vận chuyển Sản xuất (Production) Nhà xây dựng Thái Lan (Thai Construction) Kế hoạch (Planning) Đại lý Việt Nam (Viet Nam Agent) Đại lý Thái Lan (Thai Agent) Tổng Cục Du Lịch Thái Lan Thiết kế (Creative)
dự (danh sách, họ tên, ngày sinh, số passport, ngày cấp, nơi cấp, ngày hết hạn, giới tính…); danh sách thành viên ở chung phịng (để giao chìa khĩa phịng khi đến khách sạn); bản sao hộ chiếu; danh sách người tham gia chia
theo nhĩm (tương ứng với số thứ tự xe buýt)
- Cách thức tập trung và quản lý đoàn:
Thơng tin người tham dự sẽ được người quản lý nhĩm nắm giữ nhằm để
phục vụ cho hình thức làm thủ tục nhận, trả phịng tại khách sạn; tại sân bay (Check In, Check Out) một cách nhanh chĩng và nhằm quản lý nhĩm chặt chẽ.
Xuất nhập cảnh tại sân bay (Fast Immigration): ngồi thơng tin người tham dựđã lấy trước để hồn thành các thủ tục cho đồn, ban tổ chức thu hộ chiếu trước
2 ngày để nhận vé máy bay (Boarding Pass) và sốt vé lên máy bay trước cho
người tham dự. Người tham dự sau khi ổn định, tập trung chỉ cần gửi hành lý và
được xếp riêng thành một dãy lên máy bay trước.
Các vật dụng cần chuẩn bị: ruy băng màu được chia thành 6 loại tương ứng với 6 nhĩm. Ruy băng này sẽ cột vào hành lý của người tham dựđể làm dấu từng
nhĩm trong đồn. Ngồi ra, mỗi cá nhân sẽ được trang bị túi cá nhân (sổ tay cá nhân ghi chú những thơng tin cần thiết cho người tham dự, bản đồ…). Túi cá nhân cũng được dùng đểđựng hộ chiếu và các giấy tờ tùy thân đi kèm thuận lợi nhất.
Nhĩm Hồ Chí Minh (Việt Nam)
Nhĩm 1 40 người
Nhĩm 2.1 35 người
Nhĩm 2.2 35 người
Nhĩm 2.3 40 người
Nhĩm Hà Nội (Việt Nam)
Nhĩm 3.1 30 người
Nhĩm 3.2 26 người
Bảng 2: Chia nhĩm vận hành
Nhĩm sản xuất (Production)
o Nhiệm vụ
- Giám sát, điều phối hoạt động sản xuất các hạng mục chương trình o Cách thức thực hiện:
- Làm việc trực tiếp với bộ phận thiết kế trong việc nhận thơng tin các hạng mục thiết kế, nhận mẫu FA cuối cùng để sản xuất
- Làm việc trực tiếp với các đối tác (cơng ty sản xuất) bên Thái Lan
- Điều phối, giám sát quá trình sản xuất và lắp đặt: thời gian sản xuất lặp đặt, vật liệu sử dụng, cách sản xuất các hạng mục… điều khoản thanh tốn
Nhĩm kế hoạch (Planning)
o Nhiệm vụ
- Lập kế hoạch, điều phối, giám sát tổng quát chương trình o Cách thức thực hiện
- Làm việc trực tiếp thơng tin vềchương trình với khách hàng
- Lên kế hoạch, hồn thành bản kế hoạch sáng tạo (proposal) tổng quát về chương trình
- Làm việc trực tiếp với các nhĩm dự án trong nội bộ cơng ty để điều phối, giám sát hoạt động dự án
- Soạn thảo, phát hành các hồsơ chương trình, tài liệu liên quan Hồsơ sáng tạo, thiết kế (cùng với nhĩm sáng tạo)
Bản kế hoạch nội dung chương trình
Bản kế hoạch thời gian điều phối hoạt động
Bảng phân cơng cơng việc (cho tất cả các nhĩm làm dự án) Bảng hạng mục sử dụng trong chương trình
Hợp đồng chương trình (kết hợp làm việc cùng kế tốn) Nhĩm thiết kế (Creative)
o Nhiệm vụ:
o Cách thức thực hiện
- Làm việc trực tiếp với nhĩm kế hoạch để tư vấn, phác thảo bản kế hoạch sáng tạo, thiết kế những hạng mục trong chương trình từ bản kế hoạch này
- Nắm bắt thơng tin chương trình, địa điểm tổ chức chương trình để vạch sẵn bảng kế hoạch sáng tạo với những hạng mục được thiết kế phù hợp
- Làm việc trực tiếp với nhĩm dự án trong các vấn đềtư vấn, cung cấp thơng tin cần thiết cho các hạng mục thiết kế, xuất tệp sản xuất, kích thước hạng mục và tổng quát về khơng gian dựng, lắp đặt các hạng mục sáng tạo, thiết kế phù hợp
Nguồn hỗ trợ bên ngồi:
Đại lý Việt Nam (Viet Nam Agent)
o Nhiệm vụ: liên hệvà đặt vé máy bay, phịng khách sạn o Đảm nhận: Fidi Tour
Đại lý Thái Lan (Thai Agent)
o Nhiệm vụ: hướng dẫn và hồn thành thủ tục phục vụ cho các hoạt động:
Hướng dẫn và hồn thành các thủ tục liên quan đến bảo hiểm cho người tham dự trong chuyến du lịch, hợp đồng
trao đổi hợp tác, bảo hiểm cho người tham dự
Giao thơng vận tải (xe 44 chỗ di chuyển người tham dự, 6
xe tương ứng 6 nhĩm trong đồn và 2 xe dự phịng di chuyển nội bộ)
Tư vấn các địa điểm tham quan tổ chức trong lịch trình chuyến đi (nhà hàng, địa điểm ăn uống, địa điểm giải trí, mua sắm, tham quan, nghỉ ngơiđược thêm vào…)
Tư vấn phần biểu diễn, giải trí cho chuyếnn du lịch, đặc biệt là kịch bản cho buổi tiệc tối và nhân sự phục vụ cho
chương trình
Cung cấp 6 hướng dẫn viên tương ứng 6 nhĩm trong đồn
Nhà xây dựng Thái Lan (Thai Construction)
o Nhiệm vụ: cung cấp các hạng mục cần thiết cho hội thảo với các chức năng:
Sản xuất Lắp đặt Vận hành
o Đảm nhận: RainBow (Thái Lan)
Tổng Cục Du Lịch Thái Lan
o Nhiệm vụ: gĩp phần đẩy mạnh hoạt động xuất nhập cảnh (Fast Immigration, Fast Check In, Check Out) tại sân bay, thủ
tục pháp lý đăng ký cho dự án (giấy phép tổ chức sự kiện ở nước ngồi, giấy phép đăng ký cho việc thiết kế chuyến du lịch xuất nhập cảnh với đồn gồm khoảng 200 người)… một cách nhanh chĩng. Bên cạnh đĩ, tổng cục du lịch Thái Lan cịn là nguồn tư vấn các vấn đề liên quan đến pháp lý, bảo hiểm, đảm bảo an tồn, tránh cho dự án gặp phải các vấn rủi
ro chung liên quan đến du lịch (tìm kiếm đối tác phù hợp, giấy phép, thủ tục, lịch trình, các hoạt động tổ chức được phép sử dụng…)
Lịch trình & Kế hoạch (dự kiến)
Chuyến du lịch khá ngắn và bị hạn chế bởi các cuộc họp, thời gian cịn lại phải dành cho di chuyển, nghỉ ngơi (3 ngày và 2 đêm với 1 ngày cho cuộc họp, 2 ngày cho di chuyển, nghỉ ngơi) vì vậy lịch trình chuyến bay được tối ưu hĩa để
các thành dự viên cĩ thêm thời gian tự do cá nhân cho các hoạt động bên ngồi.
Nhĩm Thời gian Hoạt động nổi bật Ghi chú
Ngày 1
Chuyến bay thành phố Hồ Chí Minh (Việt Nam) – Bangkok (Thái Lan)
Nhĩm 2 10:20 – 12:15 110 người Thai Airways
Chuyến bay Hà Nội (Việt Nam) – Bang kok (Thái Lan)
Nhĩm 3 9:30 – 11:00 56 người Việt Nam Airlines
Lịch trong ngày
12:15 Xe vận chuyển người tham quan từ sân bay vềđịa điểm ăn trưa
12:15 – 14:45 Ăn trưa Nhà hàng Baan Rup Rong
Ba, các nhĩm lần lượt đến
nhà hàng ăn trưa theo thời
gian đáp chuyến bay đến Bangkok
14:45 – 16:00 Di chuyển đến khách sạn ở và nghỉngơi
Khách sạn Bullman King Power
16:00 – 18:30 Tham quan Chùa vàng
18:30 – 22:30 Ăn tối Waterside Resort
22:30 Trở về khách sạn Thời gian tự do cho người tham dự
Ngày 2
09:00 – 15:00 Hội nghị bán hàng quốc gia 2013
Ăn sáng và ăn trưa tại khách sạn Bullman King Power (Hội nghị nội bộ, khơng cung cấp kịch bản chương trình) 15:00 – 18:00 Thời gian nghỉ ngơi
18:00 – 22:00 Tiệc tối (Gala Dinner) Ăn tối tại khách sạn Bullman King Power
(Đề xuất kịch bản chương trình cho tiệc) Ngày 3 Lịch trong ngày 8:00 – 9:00 Ăn sáng tại khách sạn 11:00 – 12:30 Ăn trưa Mua sắm
Khu Central World
(nhà hàng Centara Grand trong khu trung tâm mua sắm)
16:00 Check in máy bay
Chuyến bay Bangkok (Thái Lan) – thành phố Hồ Chí Minh (Việt Nam)
Nhĩm 1 19:35 – 21:05 40 người Việt Nam Airlines
Nhĩm 2 18:35 – 20:25 110 người Thai Airways
Chuyến bay Bangkok (Thái Lan) – Hà Nội (Việt Nam)
Nhĩm 3 18:25 – 20:20 56 người Việt Nam Airlines Bảng 3: Lịch trình dự án
(Nguồn: Cơng ty cung cấp)
Kịch bản chương trình phần tiệc tối (Gala Dinner)
Kịch bản chương trình dành cho buổi tiệc tối được kết hợp giữa phần nội bộ: lời chào mừng, cơng bố kết quảtrong năm qua, đặt mục tiêu cam kết phấn đấu
cho năm tới. Bên cạnh đĩ, kịch bản được phát triển với những màn phục vụ mang tính giải trí cao. Nội dung được sắp xếp thành câu chuyện đặc trưng phong cách
truyền thống Thái Lan. Màn biểu diễn đi theo mức độtăng dần tính sơi động, thực
đơn cũng mang nét ẩm thực truyền thống Thái Lan.
Phong cách tiệc tạo cho người tham gia cảm giác mới mẻ và thoải mái so với những bữa tiệc trước đây tại Việt Nam.
STT Thời gian Hoạt động Ghi chú 1 18:00 – 18:30 Chào khách 2 PG chào khách Trị chơi ngồi sảnh: Phĩng phi tiêu 2 18:30 Bắt đầu chương trình
3 18:30 – 18:35 Màn trình diễn mởđầu Múa bĩng Thái Lan 4 18:35 – 18:50 Màn trình diễn múa truyền thống 3 tiết mục 4 18:50 – 19:00 Lời phát biểu từ Ban Quản Trị cơng ty (Nguồn: nội bộ) 5 19:00 – 19:15 Khoẳng khắc chính (Key moment) 6 thành viên Ban Quản trị của cơng ty thay mặt
nhân viên đưa ra cam
kết phấn đấu về mục tiêu cho năm tới (màn trình diễn in dấu vân tay trên nền khung đất sét)
7
19:15 – 20:30 Phục vụ thức ăn
Thực đơn đồ ăn theo
phong cách truyền thống Thái Lan
19:15 – 20:15 Nhĩm nhạc trình diễn (Live band)
20:15 – 20:30 Trao giải thưởng trong
8 20:30 – 20:50 Màn trình diễn của ca sĩ 3 ca khúc 9 20:50 – 21:05 Nhảy hiện đại 3 tiết mục
10 21:05 – 22:00 Phần cho DJ
Bàn ghế được sắp xếp lại để mọi người thoải mái nhảy theo nhạc
11 22:00 Kết thúc
Bảng 4: Kịch bản chương trình cho tiệc tối (Gala Dinner)
(Nguồn: Cơng ty cung cấp)
Ngân sách (dự kiến) STT Mơ tả Gĩi Số lượng Thành tiền (USD) Ghi chú
1 Vé máy bay Gĩi 94,560
2 Khách sạn Gĩi 1 41,318
3 Meeting &
Gala Dinner Gĩi 1
33,470
4 Chi phí khác Gĩi 1 41,232
Chi phí quản lý, di chuyển,
chuyên chở, hậu cần, phát sinh kèm theo…
Total 210,580
AF 21,058
Grand total 231,638
Bảng 5: Ngân sách tổng quát chương trình