Thực trạng kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty cổ phần thương mại và tin học hưng long

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty. * Chức năng: Công ty cổ phần thương mại và tin học Hưng Long là Công ty có chức năng kinh doanh các loại máy tính, máy in, máy Notebook, của các hãng nổi tiếng trên th

CHƯƠNG I

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ

TIN HỌC HƯNG LONG

I TỔNG QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TIN HỌC HƯNG LONG.

1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh.

1.1

Vài nét về quá trình hình thành và phát triển

Công ty cổ phần thương mại và tin học Hưng Long được thành lập vào ngày 12/07/1997 Công ty có tên giao dịch là FUTURE COMPUTER Là một doanh nghiệp thực hiện chế độ hạch toán độc lập, hoạt động theo luật doanh nghiệp Việt Nam, có tư cách pháp nhân, tự chủ về tài chính, có tài khoản riêng tại ngân hàng, được sử dụng con dấu riêng theo thể thức Nhà nước quy định, hoạt động theo pháp luật của Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

Trụ sở hoạt động: 482 - Trần Khát Chân - Q Hai Bà Trưng- Hà Nội.Phone: 04.9741945

Fax: 04 9763159

Khi mới thành lập vào năm 1997 Công ty có quy mô còn khá khiêm tốn chủ yếu là hoạt động trong lĩnh vực đào tạo tin học Trong những ngày đầu thành lập công ty gặp rất nhiều khó khăn về vốn và công nghệ Nhưng sau một thời gian thích ứng với cơ chế mới Công ty đã và đang từng bước đi lên làm ăn có hiệu quả từ đó có điều kiện để mở rộng quy mô kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh ngày càng đáp ứng được tốt hơn nhu cầu của khách hàng

Công ty đã có thêm ba chi nhánh tại:

- Chi nhánh 1: Tại 188 Khâm Thiên, Q Đống Đa, Hà Nội

- Chi nhánh 2: Tại 16, ngõ 23, Hoàng Cầu, Q Đống Đa, Hà Nội

- Chi nhánh 3: Tại 157, Thái Hà, Q Đống Đa, Hà Nội

Công ty cổ phần thương mại và tin học Hưng Long là một doanh nghiệp thương mại hạch toán độc lập chuyên cung cấp các thiết bị tin học, các loại máy tính PC, máy Notebook, Server, Mainfrane,…và cung cấp màn hình và máy tính đồng bộ của các hãng nổi tiếng như: COMPAQ-IBM-DELL-HP…được nhập khẩu trực tiếp từ Nhật, Mỹ, ÚC,…Ngoài ra Công ty còn cung cấp các dịch vụ về tư vấn thiết kế lắp đặt các thiết bị về mạng Lan, Wireless Lan, và Internet, thiết kế các Website thương mại điện tử, tư vấn các giải pháp về công nghệ thông tin, các phần mềm ứng dụng theo yêu cầu khách hàng

Hiện nay mức thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên nói chung chưa cao như một số nghành trọng điểm nhưng nhìn chung là ổn định, mọi chế độ ưu đãi, khen thưởng, kỷ luật trong công ty đều được thực hiện tốt Hàng năm công ty đều hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước.

- Thực hiện quá trình kinh doanh phải đảm bảo mục tiêu an toàn lao động, bảo vệ môi trường, tuân thủ luật pháp về nghành nghề mà đơn vị đã đăng ký.

- Thực hiện đầy đủ các quyền lợi của cán bộ công nhân viên theo luật lao động và tham gia các hoạt động có ích cho xã hội.

Với chức năng và nhiệm vụ như trên, công ty đã và đang tiến hành những hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao vị thế trên thi trường trong và ngoài nước Để chuẩn bị trước khi Việt Nam tham tổ chức thương mại thế giới WTO, những mục tiêu mà công ty đề ra là:

- Hoàn thiện và nâng cao trình độ bộ máy quản lý.- Tăng cường phát triển nguồn tài chính.

- Xây dựng đầu tư phát triển hơn nữa cươ sở vật chất kỹ thuật hiện đại.- Nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên bằng cách đào tạo dài hạn và ngắn hạn.

- Tăng cường hơn nữa việc mở rộng thị phần trong nước.1.3

Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.

Bộ máy tổ chức của Công ty được tổ chức theo mô hình tổ chức hướng nội, theo cấu trúc trực tuyến chức năng Mô hình tổ chức của Công ty rất đơn giản, linh hoạt được chia thành các tuyến chức năng phù hợp với chiến lược kinh doanh và quy mô của Công ty

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty:

CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ(TỔNG GIÁM ĐỐC)

Cơ cấu tổ chức của công ty được chia thành 4 phòng ban và bộ phận kho Mỗi bộ phận được tổ chức tuỳ theo yêu cầu kinh doanh của Công ty.

* Chủ tịch hội đồng quản trị (kiêm tổng giám đốc): Hoạch định mục

tiêu, chiến lược kinh doanh của Công ty và điều hành, quản lý chung các hoạt động của Công ty Đây cũng là người chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao và cũng là người đại diện của Công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật nhà nước.

* Phó tổng giám đốc: 02 người, chuyên tư vấn cho giám đốc về các

hoạch định các mục tiêu chiến lược kinh doanh cũng như thẩm định các dự án kinh doanh và giúp cho giám đốc trong việc điều hành và quản lý Công ty

* Các phòng ban : Bao gồm :

- Phòng kinh doanh và dự án: Chức năng là tham mưu cho tổng giám đốc về các chiến lược kinh doanh và tiếp thị cũng như bán hàng Cung cấp và phân phối các sản phẩm dịch vụ, tiến hành các hoạt động kinh doanh, tiếp thị đến người tiêu dùng và phân phối lại Thiết lập và giám sát thực hiện các dự án, phân phối các thiết bị mạng, máy tính xách tay, xây dựng và quản lý các Website, mạng nội bộ và tư vấn các giải pháp về mạng Lan, Wan, Wireless Lan, Server.

- Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm về hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc mua bán và tư vấn đồng thời chịu trách nhiệm ghi sổ sách, lập các quyết toán và các báo cáo tài chính của Công ty

- Phòng kỹ thuật và bảo hành: Nhiệm vụ chính là lắp đặt, bảo trì, bảo dưõng các sản phẩm và thiết bị tin học, tư vấn, giải đáp về kỹ thuật, hỗ trợ khách.

- Phòng tổ chức: Chuyên tư vấn cho các phó tổng giám đốc và tổng giám đốc về các vấn đề có liên quan đến việc tổ chức phòng ban, bộ phận

trong công ty Xây dựng chính sách tuyển dụng đãi ngộ đối với nhân viên trong công ty cũng như xây dựng các quy chế nội quy làm việc của Công ty

Tình hình tài chính

Nguồn vốn kinh doanh của công ty chủ yếu là nguồn vốn góp từ các cổ đông trong Công ty và một phần là từ nguồn vốn huy động trên thị trường tài chính Trong cơ cấu nguồn vốn của Công ty tỷ lệ nguồn vốn chủ sở hữu luôn chiếm > 50% qua các năm do đó tình hình tự chủ về tài chính là khá ổn định, hệ số an toàn trong kinh doanh là rất cao Mặt khác trong những năm gần đây do Công ty luôn thực hiện tốt được kế hoạch đã đề ra vì vậy mà kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty là rất tốt vài vậy mà Công ty luôn thực hiện được mục tiêu là bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh của mình đồng thời tăng lợi ích cho các cổ đông Để quản lý tốt tình hình tài chính, hàng năm việc thanh tra, kiểm tra tài chính của công ty tiến hành chặt chẽ ngay từ trong nội bộ các bộ phận và các phòng ban.

2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán.

2.1

Tổ chức bộ máy kế toán.

Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, từ yêu cầu tổ chức quản lý trong Công ty mà Công ty cổ phần thương mại và tin học Hưng Long tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung vì như thế có thể khai thác được tối đa hiệu quả trong công tác kế toán, tạo sự linh hoạt, đơn giản lại có thể tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp và cũng phù hợp với đội ngũ nhân viên kế toán hiện có của Công ty

Hiện nay phòng kế toán của công ty có 10 nhân viên kế toán, được phân chia thành các bộ phận chịu sự điều hành và quản lý trực tiếp của kế toán trưởng.

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty như sau:

KẾ TOÁN TRƯỞNG

kếtoáncôngnợkế

toán quỹkế toán

tài sản cố định và

đầu tư

- Bộ phận kế toán kho: bao gồm 02 người chuyên quản lý tình hình xuất nhập kho và quản lý lượng hàng nhập kho của Công ty.

- Bộ phận kế toán công nợ: bao gồm 03 người trong đó được chia thành, hai người chuyên theo dõi và xử lý công nợ của doanh nghiệp với các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp và một người chuyên theo dõi và xử lý công nợ trong nội bộ doanh nghiệp như thanh toán lương và các khoản phải trả đối với người lao động của Công ty.

- Bộ phận kế toán tài sản cố định và đầu tư: bao gồm 01 người chuyên quản lý theo dõi, trích khấu hao tài sản cố định trong doanh nghiệp và theo dõi tình hình đầu tư hình thành nên tài sản cố định cho doanh nghiệp.

-Bộ phận kế toán quỹ: bao gồm 04 người, trong đó có một thủ quỹ còn lại là kế toán tiền mặt và kế toán tiền gửi và kế toán bán hàng của Công ty.

Mỗi bộ phận có chức năng và nhiệm vụ thực hiện là khác nhau chính vì vậy mà số lượng nhân viên ở các bộ phận này là khách nhau.

Chính sách kế toán của Công ty.

Chế độ kế toán đang áp dụng: QĐ1141_TC/QĐ/CĐKT ban hành ngày 01/11/1995.

Hình thức sổ kế toán áp dụng: Hình thức nhật ký chung.

Năm kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm 200… kết thúc ngày 31 tháng 12 năm 200….

Đơn vị tiền tệ đang sử dụng: VNĐ

Phương pháp tính thuế: Phương pháp khấu trừ thuếPhương pháp khấu hao: Đường thẳng

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp bình quân liên hoàn.Hiện nay Công ty đang áp dụng phần mềm kế toán AC MAN với hệ thống máy tính trong Công ty được nối mạng nội bộ Do vậy công tác hạch toán kế toán trở nên nhanh gọn, việc quản lý được chặt chẽ và làm đáng kể khối lượng công việc của các nhân viên kế toán.

TRÌNH TỰ GHI KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH

II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TIN HỌC HƯNG LONG

1 Hạch toán ban đầu.

Trong tháng khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các nhân viên kế toán theo các chức năng đã phân công thực hiện việc hạch toán ban đầu Tổ chức hạch toán ban đầu là tổ chức hệ thống chứng từ, quy định hướng dẫn cách ghi chép vào các chứng từ và tổ chức việc luân chuyển, bảo quản chứng từ trong doanh nghiệp theo quy định hiện hành

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc nhận được từ các bộ phận chuyển lên như: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, hoá đơn GTGT mua hàng, các giấy nhập xuất hàng hoá, giấy thanh toán tiền mua hàng, Kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp rồi phân loại từng chứng từ để ghi vào nhật ký chung, sổ cái tài khoản có liên quan và các sổ chi tiết liên quan như: sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ chi tiết VAT, sổ chi tiết vật liệu hàng hoá, công cụ, dụng cụ,…

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

CÙNG LOẠI

PHẦN MỀMKẾ TOÁN

MÁY VI TÍNH

SỔ SÁCH KẾ TOÁN

- sổ tổng hợp- sổ chi tiết

- Báo cáo tài chính- Báo cáo kế toán quản trị

- Cuối tháng, kế toán trưởng là người tổng hợp, kiểm tra đối chiếu số liệu, sổ sách với bảng kê chứng từ gốc, các bảng tổng hợp chi tiết và sổ cái các tài khoản

Cuối mỗi năm, dựa vào các tài liệu có liên quan, kế toán trưởng lập báo cáo tài chính và lên kế hoạch một số chỉ tiêu cho năm sau.

Việc hạch toán ban đầu tại công ty gồm:

* Xác định các loại chứng từ sử dụng trong từng bộ phận, từng kho hàng Các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng phải được ghi chép, sử dụng theo đúng quy định của bộ tài chính Bên cạnh đó Công ty còn sử dụng những chứng từ do nội bộ doanh nghiệp tiến hành lập, theo hướng dẫn của bộ tài chính và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp.

- Kế toán trưởng hướng dẫn việc ghi chép chứng từ phải đầy đủ cả về nội dung lẫn tính hợp lệ, hợp pháp.

- Quy định trình tự luân chuyển các chứng từ ban đầu từ các bộ phận lên phòng kế toán và công tác bảo quản lưu trữ chứng từ Tối thiểu là 10 năm đối với chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

Chất lượng của công tác kế toán (tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, rõ ràng, đảm bảo tính hợp pháp hợp lệ) được quyết định trước hết ở chất lượng hạch toán ban đầu Do đó kế toán trưởng không chỉ hướng dẫn nghiệp vụ ghi chép chứng từ mà còn phải tăng cường công tác kiểm tra giám sát, nhằm đảm bảo các hoạt kinh tế tài chính đã phản ánh trong chứng từ đúng chế độ chính sách và hạn chế các hiện tượng hành vi tiêu cực trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty.

* Công ty Cổ phần Thương mại và Tin học Hưng Long là doanh nghiệp kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế Vì vậy ngoài các chứng từ sử dụng nội bộ, Công ty sử dụng các chứng từ hoá đơn do bộ tài chính ban hành theo quyết định số 855/1988/QĐ-

- Hoá đơn GTGT ( hoá đơn đỏ ): căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký với người bán, công ty yêu cầu người bán giao lại hoá đơn ( liên 2) Đây là căn cứ đầu tiên mang tính chất pháp lý nhất Trong đó người bán cần ghi đầy đủ, đúng các yếu tố đã quy định:

+ Giá bán: chưa có thuế GTGT

+ Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT+ Tổng giá thanh toán ( đã có thuế GTGT )

- Hoá đơn bán hàng sử dụng trong trường hợp khi công ty mua hàng của đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không có thuế GTGT.

- Phiếu nhập kho: khi hàng hoá được vận chuyển đến kho của doanh nghiệp, bộ phận nghiệp vụ đối chiếu chứng từ giao hàng của bên bán Nếu phù hợp tiến hàng kiểm tra và làm thủ tục nhập kho Thủ kho ký nhận vào hoá đơn GTGT giao trả liên chứng từ của người bán, một liên gửi bộ phận làm nghiệp vụ thanh toán Số liệu ghi trên phiếu nhập kho được lấy từ hoá đơn GTGT Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên.

+ Một liên giao cho kế toán kho.

+ Một liên giao cho kế toán thanh toán của Công ty với người bán làm căn cứ ghi sổ chi tiết tài khoản 331.

Trong trường hợp khi mua hàng đơn vị thanh toán ngay cho người cung cấp thì thủ kho ký xác nhận vào hoá đơn, sau đó chuyển lên phòng kế toán thủ quỹ tiến hành lập phiếu chi, trình ký duyệt sau đó chuyển chứng từ để kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán

- Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào: Căn cứ vào hoá đơn, GTGT hay hoá đơn bán hàng do nhà cung cấp lập.

- Bộ chứng từ mua hàng trong tháng bao gồm:

Mẫu số: 03GTGT

BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO

(Kèm theo tờ khai thuế GTGT)

(Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế kê khai hàng tháng)

Tháng: 3 năm: 2006

Tên cơ sở: Công ty Cổ phần Thương mại và Tin học

Địa chỉ: 482, Trần Khát Chân, Q.Hai Bà Trưng, Hà Nội

Hoá đơn, Chứng từ muavàoKý hiệu

KX/2004B009227801/03/2006cty Apollo0101213558case máy tính8,135,0005%406,750KT/2004B531254601/03/2006

cty vận tải Hoàng

Tùng0102605403v/c tb máy tính1,350,00010%135,000KX/2005B002045102/03/2006

cty cp kỹ nghệ

Việt Yên3303791444màn hình30,000,0005%1,500,000KX/2004B009228203/03/2006cty Apollo0101213558Máy DELL190,000,0005%9,500,000KX/2005B002045305/05/2006 cty cp kỹ nghệ Việt Yên3303791444máy in LAZE540,960,0005%27,048,000KX/2005B002045604/05/2006

C/h điện lạnh

Hồng Phong0101605403tb văn phòng3,500,00010%350,000KX/2004B009238930/03/2006cty Apollo0101213558Màn hình13,500,0005%675,000KX/2005B118978930/03/2006cty Nhật Linh00100372026IBM35,340,0005%1,767,000

Người lập biểuKế toán trưởng

Địa chỉ: 276 Khâm Thiên, Hà Nội Số tài khoản: 101213558

Điện thoại: 04.5184947 MS 0100945911

Họ tên người mua hàng:

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Thương mại và Tin học Hưng LongĐịa chỉ: 482 Trần Khát Chân, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Cộng tiền hàng: 147,600,000Thuế suất GTGT 5% tiền thuế GTGT : 7,380,000Tổng cộng tiền thanh toán : 154,980,000

Số tiền viết bằng chữ: một trăm năm mươi tư triệu chín trăm tám mươi nghìn đồng chẵn.

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Đơn vị: Công ty Cổ phần Thương mại và Tin

Nhập tại kho : Số 23 Hoàng Cầu, Đống Đa

STTMã VTTên nhãn hiệu, quy cách vật tư (hàng hoá)

Thủ trưởng đơn vị Người giaoThủ kho

Đơn vị: Công ty Cổ phần Thương mại và Tin

Địa chỉ: 482, Trần Khát Chân, Q.Hai Bà Trưng,

Ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Trưởng BTCLiên: 01

PHIẾU CHI

Nợ : 1561;1331Có : 1111

Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Văn Huy ( Công ty Trường Thịnh )Địa chỉ : 276 Khâm Thiên, Hà Nội

Lý do chi: nhập máy tính IBM

Số tiền : 154,980,000.00 (đồng)

(Bằng chữ : một trăm năm mươi tư triệu chín trăm tám mươi nghìn đồng chẵn /.)

Kèm theo: 02 chứng từ gốc.

Ngày 15.tháng 5.năm 2006

Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu

(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Tôi là:Nguyễn Văn Huy Đơn vị: Công ty Trường Thịnh

Đã nhận đủ số tiền ghi bằng chữ là: Một trăm năm mươi tư triệu chín trăm tám mươi nghìn đồng chẵn

Liên : 02

UỶ NHIỆM CHI

Số : NH135

Tên đơn vị trả tiền:Công ty Cổ phần Thương mại và Tin học Hưng Long

Ghi sổ ngày: Ghi sổ ngày:

Kế toánChủ tài khoảnKế toánTrưởng phòng kế toánKế toán Trưởng phòngkế toán

2 Kế toán tổng hợp nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty.

Tài khoản sử dụng.

Kế toán nghiệp vụ mua hàng Công ty sử dụng các tài khoản sau:+ Tài khoản 156 - Hàng hoá

Tài khoản 156 dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hoá trong kho và tại các quầy hàng của Công ty.

TK 156 có 2 TK cấp 2:

- TK 1561 - Giá mua hàng hoá.

Trong kỳ khi phát sinh các nghiệp vụ mua hàng, phát sinh các loại hàng hoá mua vào nhập kho, hàng hoá đã bán nhưng bị trả lại, hàng thừa khi kiểm kê, hàng nhập khẩu (đã có thuế nhập khẩu hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có) đều được tập hợp vào bên nợ của TK 1561

TK 1561 chỉ tập hợp trị giá mua của hàng hoá mua vào không bao gồm thuế GTGT đầu vào

- TK 1562 - Chi phí thu mua

Khi mua hàng, nếu phát sinh chi phí (về vận chuyển, bốc xếp, …) được tập hợp vào bên nợ của TK 1562 Cuối kỳ căn cứ vào bảng phân bổ chi phí mua hàng cho từng nhóm hàng, kế toán tính và phân bổ chi phí cho hàng tiêu thụ (tính vào giá vốn)

Công thức tính chi phí thu mua cho lượng hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ:

Các loại chi phí này không bao gồm thuế GTGT.+ Tài khoản 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Công ty sử dụng tài khoản 133 để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ.

Chi phí thu mua được phân bổ cho lượng hàng tiêu thụ trong kỳ (tính theo từng nhóm hàng)

Chí phí thu mua tồn đầu kỳ (tính theo từng nhóm

Chí phí thu mua phát sinh trong kỳ (tính theo từng nhóm hàng)Trị giá hàng tồn

kho đầu kỳ (tính theo từng nhóm hàng)

Trị giá hàng nhập kho phát sinh trong kỳ (tính theo từng nhóm

Trị giá hàng đã tiêu thụ trong kỳ (tính theo từng nhóm hàng)

++

Để tiện lợi cho quá trình hạch toán, tính toán thuế GTGT được chặt chẽ, chính xác, phù hợp với tình hình hiện tại của công ty, tài khoản 133 được hạch toán chi tiết với 02 tài khoản cấp hai là:

- TK 1331: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ.

- TK 1332: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của TSCĐ.Trong kỳ khi phát sinh các nghiệp vụ mua hàng có thuế GTGT, số thuế GTGT sẽ dược tập hợp bên nợ của các tài khoản 1331, TK 1332, một cách phù hợp.

TK 3339 – Phải trả cho người bán dài hạn

Tài khoản 3311 dùng để theo dõi các khoản nợ phải trả đối với các nhà cung cấp hàng hoá cho Công ty có thời hạn thanh toán <= 12 tháng, còn tài khoản 3319 dùng để theo dõi các khoản nợ đối với các nhà cung cấp cấp có thời hạn thanh toán >12 tháng Cả hai tài khoản này được Công ty đăng ký chi tiết theo đối tượng công nợ, theo dõi và quản lý đối với từng nhà cung cấp.

+ TK 111 - Tiền mặt

Phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ của công ty Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt đều được hạch toán vào TK 111 nhưng chi tiết như sau:

TK 1111: Tiền Việt NamTK 1112: Ngoại tệ

+ Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng

Phản ánh số hiện có, tình hình biến động của các khoản tiền gửi của Công ty Hiện nay Công ty đang sử dụng 2 TK cấp hai là:

TK 1121- Tiền Việt NamTK 1122- Ngoại tệ

Công ty Cổ phần Thương mại và Tin học Hưng Long là một Công ty cổ phần ngoài việc huy động vốn thông qua con đường phát hành cổ phiếu để tăng vốn chủ sở hữu, Công ty còn thường xuyên sử dụng vốn huy động dưới hình thức đi vay vốn từ ngân hàng và các tổ chức tài chính vì vậy Công ty sử dụng TK 311.

Trình tự hạch toán.

* Đối với trường hợp mua hàng trực tiếp:

Nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp đến tận nươi mua hàng Chứng từ trong trường hợp này là hoá đơn GTGT, hoặc hoá đơn bán hàng do người bán lập Hàng hoá được vận chuyển về kho của công ty, tại kho thủ kho kiểm nhận hàng hoá trước khi nhập kho, đồng thời ghi vào thẻ kho

* Đối với trường hợp mua hàng theo phương thức chuyển hàng

Khi hàng hoá được chuyển đến kho thì thủ kho kho kiểm nhận hàng hoá trước khi nhập kho, đồng thời ghi vào thẻ kho Thủ kho chỉ ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho (căn cứ vào hoá đơn GTGT) Sau đó phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT được chuyển lên phòng kế toán của Công ty để xử lý và lưu giữ

+ Nếu mua hàng chưa thanh toán thì kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho ghi:

Nợ TK 1561: 57 132 000Nợ TK 1331: 2 856 600 Có TK 331: 59 988 600Khi thanh toán cho người bán:

- Căn cứ vào bảng kê nộp séc, giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán thanh toán công nợ ghi:

Nợ TK 331 : 59 988 600 Có TK 112 : 59 988 600

- Căn cứ vào phiếu chi, kế toán thanh toán ghi:Nợ TK 331 : 59 988 600

Có TK 111 : 59 988 600

+ Khi thanh toán tiền hàng trường hợp được hưởng chiết khấu thanh toán kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu chi hoặc giấy báo nợ của ngân hàng ghi:

Nợ TK 331 75 000 000Có TK 711 1 500 000Có TK 111, 112 73 500 000

+ Nếu mua hàng thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền huy động từ các ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng Kế toán ghi:

Nợ TK 1561: 5 000 000Nợ TK 1331: 500 000

Có TK 111, 112, 311: 5 500 000

+ Khi mua hàng nhập kho phát hiện thiếu hàng chưa rõ nguyên nhân, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho ghi theo số lượng thực nhập:

Nợ TK 1561 15 000 000

Nợ TK 1331 850 000Có TK 111, 112, 331 17 850 000

Sau đó tuỳ vào nguyên nhân kế toán sẽ xử lý vào các tài khoản có liên quan:

- Nếu do bên bán xuất thiếu, bên bán cung cấp thêm.Nợ TK 1561 2 000 000

Có TK 1381 2 000 000

- Nếu do bên bán xuất thiếu, Công ty không nhận thêm.Nợ TK 111, 112, 331 2 100 000

Có TK 1381 2 000 000Có TK 1331 100 000

- Nếu do lỗi cán bộ nghiệp vụ, bắt bồi thường theo giá thanh toán.Nợ TK 1388 2 100 000

Có TK 1381 2 000 000Có TK 1331 100 000

+ Khi mua hàng nhập kho nếu phát sinh thừa hàng:

- Nếu thừa hàng với số lượng lớn mà xác định được ngay nguyên nhân do bên bán xuất thừa, Công ty không nhập kho mà kiểm nhận trị giá số hàng thừa giữ hộ cho bên bán.

Nợ TK 3381Nợ TK 1331

Có TK 331

+ Nếu mua hàng phát sinh chi phí mua hàng kế toán căn cứ vào phiếu chi, hoá đơn GTGT ghi:

Nợ TK 1562 2 000 000Nợ TK 1331 200 000Có TK 111 2 200 000

+ Nếu mua hàng phát sinh các trường hợp giảm giá hoặc trả lại kế toán căn cứ vào chứng từ liên quan ghi:

Nợ TK 111, 112, 331Có TK 1561

Có TK 1331

+ Nếu trường hợp hàng mua của Công ty đã về đến kho mà chứng từ chưa đến, Công ty sẽ kiểm nhận hàng hoá và đối chiếu với hợp đồng nếu phù hợp tiến hành cho nhập kho ghi theo giá tạm tính Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho ghi:

Nợ TK 1561 Có TK 331

Khi nhận được chứng từ do bên bán chuyển đến so sánh giá nhập kho và giá ghi trên hợp đồng để điều chỉnh.

- Nếu giá tạm tính khi nhập kho = giá trị ghi trên chứng từ thì cần phải tiến hành điều chỉnh:

Nợ TK 1331Có TK 331

- Nếu giá tạm tính khi nhập kho > giá ghi trên chứng từ thì kế toán tiến hành điều chỉnh giảm:

Nợ TK 331

Nợ TK 133

Có TK 331

- Nếu giá tạm tính khi nhập kho < giá ghi trên chứng từ thì kế toán tiến hành điều chỉnh tăng:

Nợ TK 156Nợ TK 133

Có TK 331

+ Nếu trường hợp mua hàng chỉ có hoá đơn còn hàng chưa về nhập kho, kế toán kiểm tra hoá đơn nếu thấy phù hợp mà chấp nhận thanh toán thì tiến hành kê khai thuế GTGT và lưu hoá đơn này vào tập hồ sơ theo dõi hàng mua.

Nợ TK 1331 Có TK 331

Khi nào hàng về nhập kho của doanh nghiệp tiến hành nhập kho Nợ TK 1561

Có TK 331

3 Quy trình hạch toán và ghi sổ của Công ty.

3.1

Quy trình hạch toán của Công ty.

Quy trình hạch toán cụ thể trong Công ty là:

Giải thích: : Kế toán viên nhập dữ liệu vào máy

: Máy tự động chuyển số liệu

Sổ chi tiết tài khoảnNhật ký chungSổ cái tài khoản

Bảng tổng hợp chi tiết

Chứng từ kế toán

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán

cùng loại

Bảng cân đối số phát sinh

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo quản trị

: Đối chiếu, kiểm tra

Đầu kỳ kế toán nhập dữ liệu đầu kỳ là số dư đầu kỳ cho các tài khoản việc nhập này chỉ thực hiện một lần trong năm đầu tiên Công ty sử dụng phần mềm kế toán Sau đó trong các năm tiếp theo công việc đó sẽ do máy tự động kết chuyển số dư cuối kỳ của từng tài khoản thuộc loai 1 - tài sản lưu động, loại 2 – tài sản cố định, loại 3 – nợ phải trả và loại 4 – nguồn vốn chủ sở hữu sang chính tài khoản đó trong năm tài chính tiếp theo

Trong kỳ khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán viên căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc các bảng tổng hợp chứng từ gốc từ các chi nhánh của Công ty chuyển đến phân loại xử lý rồi căn cứ vào đó cập nhật số liệu trên phần mềm kế toán.

Kế toán mua hàng căn cứ vào các chứng từ là các hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng, …trên cơ sở các chứng từ đó kế toán viên vào số liệu trên phần mềm kế toán theo từng định khoản đơn Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được vào theo từng định khoản đơn mỗi định khoản sẽ tương ứng với một dòng khi câp nhật chứng từ.

Khi lựa chọn đúng tài khoản rồi nếu là tài khoản đó có đăng ký chi tiết máy tự hiện ra một bảng chi tiết cho kế toán viên nhập luôn số liệu chi tiết.