: Đối chiếu, kiểm tra
Đầu kỳ kế toán nhập dữ liệu đầu kỳ là số dư đầu kỳ cho các tài khoản việc nhập này chỉ thực hiện một lần trong năm đầu tiên Công ty sử dụng phần mềm kế toán. Sau đó trong các năm tiếp theo công việc đó sẽ do máy tự động kết chuyển số dư cuối kỳ của từng tài khoản thuộc loai 1 - tài sản lưu động, loại 2 – tài sản cố định, loại 3 – nợ phải trả và loại 4 – nguồn vốn chủ sở hữu sang chính tài khoản đó trong năm tài chính tiếp theo.
Trong kỳ khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán viên căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc các bảng tổng hợp chứng từ gốc từ các chi nhánh của Công ty chuyển đến phân loại xử lý rồi căn cứ vào đó cập nhật số liệu trên phần mềm kế toán.
Kế toán mua hàng căn cứ vào các chứng từ là các hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng, …trên cơ sở các chứng từ đó kế toán viên vào số liệu trên phần mềm kế toán theo từng định khoản đơn. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được vào theo từng định khoản đơn mỗi định khoản sẽ tương ứng với một dòng khi câp nhật chứng từ.
Khi lựa chọn đúng tài khoản rồi nếu là tài khoản đó có đăng ký chi tiết máy tự hiện ra một bảng chi tiết cho kế toán viên nhập luôn số liệu chi tiết.
VD: Khi nhập kho đến cột TK Nợ ta lựa chọn bằng cách gõ số hiệu tài khoản là 156 vào cột TK Nợ máy cho ta một bảng chi tiết cho ta lựa chọn như sau:
Sau khi đã lựa chọn được đúng mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, còn các cột còn lại kế toán viên phải điền vào theo đúng ô quy định.
Như vậy sau khi kết thúc quá trình nhập chứng từ thì máy tự động kết chuyển đến tất cảc các bảng tổng hợp chi tiết, bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị của Công ty.
Cuối kỳ kế toán đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa tổng số phát sinh trên nhật ký chung phải bằng với số phát sinh trên bảng cân đối số phát sinh và các bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái các tài khoản căn cứ vào sổ cái và các bảng tổng hợp chi tiết lập các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
3 . 2 Sổ sách kế toán.
Công ty cổ phần thương mại và tin học Hưng Long sử dụng các mẫu sổ sách như dưới đây:
3.2.1 Sổ tổng hợp:
a, Sổ nhật ký chung.
* Nội dung: Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp quan trọng, sổ này ghi tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi sổ cái. Số liệu ghi trên sổ nhật ký chung dùng làm căn cứ để ghi vào sổ cái.
* Kết cấu và phương pháp ghi sổ: Kết cấu sổ nhật ký chung được quy định thống nhất theo mẫu ban hành trong chế độ này.
+ Cột A, B: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
+ Cột C: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của nghiệp vụ kế toán.
+ Cột 1, 2: Ghi số hiệu tài khoản Nợ và Có
+ Cột 3, 4: Ghi số tiền phát sinh của tài khoản ghi Nợ và ghi Có
Về nguyên tắc tất cả các nghiệp vụ kinh té tài chính phát sinh đều phải ghi vao sổ nhật ký chung.Căn cứ ghi sổ là từ các chứng từ gốc đã được kiểm tra. Cuối kỳ phải so sánh đối chiếu tổng số phát sinh Nợ và Có trên sổ nhật ký chung phải bằng tổng số phát sinh Nợ và Có trên Bảng cân đối số phát sinh. Mẫu sổ:
Công ty Cổ phần Thương mại và Tin học
Hưng Long Ban hành theo QĐ số: 1141/QĐ_TC/QĐ/CĐKT Ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Trưởng BTC
Sổ nhật ký chung
Tháng: 3 năm: 2006
Chứng từ Tài khoản Số phát sinh
Số Ngày Nội dung Nợ Có Nợ Có
A B C 1 2 3 4
PC000124 01/03/2006 C/F v/c case