Quy trình kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại và Tin học Hưng Long

MỤC LỤC

PHIẾU NHẬP KHO

Họ tên người giao hàng : Công ty Trường Thịnh Lý do nhập : nhập máy tính IBM. (Số tiền bằng chữ : Một trăm bốn mươi bảy triệu sáu trăm nghìn không trăm đồng./.).

UỶ NHIỆM CHI

Kế toán tổng hợp nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty

Tài khoản 156 dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hoá trong kho và tại các quầy hàng của Công ty. Trong kỳ khi phát sinh các nghiệp vụ mua hàng, phát sinh các loại hàng hoá mua vào nhập kho, hàng hoá đã bán nhưng bị trả lại, hàng thừa khi kiểm kê, hàng nhập khẩu (đã có thuế nhập khẩu hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có) đều được tập hợp vào bên nợ của TK 1561. Cuối kỳ căn cứ vào bảng phân bổ chi phí mua hàng cho từng nhóm hàng, kế toán tính và phân bổ chi phí cho hàng tiêu thụ (tính vào giá vốn).

Trong kỳ khi phát sinh các nghiệp vụ mua hàng có thuế GTGT, số thuế GTGT sẽ dược tập hợp bên nợ của các tài khoản 1331, TK 1332, một cách phù hợp. Tài khoản 3311 dựng để theo dừi cỏc khoản nợ phải trả đối với cỏc nhà cung cấp hàng hoá cho Công ty có thời hạn thanh toán <= 12 tháng, còn tài khoản 3319 dựng để theo dừi cỏc khoản nợ đối với cỏc nhà cung cấp cấp cú thời hạn thanh toán >12 tháng. Công ty Cổ phần Thương mại và Tin học Hưng Long là một Công ty cổ phần ngoài việc huy động vốn thông qua con đường phát hành cổ phiếu để tăng vốn chủ sở hữu, Công ty còn thường xuyên sử dụng vốn huy động dưới hình thức đi vay vốn từ ngân hàng và các tổ chức tài chính vì vậy Công ty sử dụng TK 311.

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chiết khấu thanh toán được hưởng khi thanh toán tiền hàng cho các nhà cung cấp và các khoản thu nhập khác phát sinh trong kỳ mà Công ty được hưởng như từ nhượng bán, thanh lý TSCĐ, tiền phạt bồi thường hợp đồng,. + Nếu mua hàng thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền huy động từ các ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng. - Nếu thừa hàng với số lượng lớn mà xác định được ngay nguyên nhân do bên bán xuất thừa, Công ty không nhập kho mà kiểm nhận trị giá số hàng thừa giữ hộ cho bên bán.

+ Nếu trường hợp hàng mua của Công ty đã về đến kho mà chứng từ chưa đến, Công ty sẽ kiểm nhận hàng hoá và đối chiếu với hợp đồng nếu phù hợp tiến hành cho nhập kho ghi theo giá tạm tính. + Nếu trường hợp mua hàng chỉ có hoá đơn còn hàng chưa về nhập kho, kế toán kiểm tra hoá đơn nếu thấy phù hợp mà chấp nhận thanh toán thì tiến hành kờ khai thuế GTGT và lưu hoỏ đơn này vào tập hồ sơ theo dừi hàng mua.

Quy trình hạch toán và ghi sổ của Công ty

Đầu kỳ kế toán nhập dữ liệu đầu kỳ là số dư đầu kỳ cho các tài khoản việc nhập này chỉ thực hiện một lần trong năm đầu tiên Công ty sử dụng phần mềm kế toán. Sau đó trong các năm tiếp theo công việc đó sẽ do máy tự động kết chuyển số dư cuối kỳ của từng tài khoản thuộc loai 1 - tài sản lưu động, loại 2 – tài sản cố định, loại 3 – nợ phải trả và loại 4 – nguồn vốn chủ sở hữu sang chính tài khoản đó trong năm tài chính tiếp theo. Trong kỳ khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán viên căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc các bảng tổng hợp chứng từ gốc từ các chi nhánh của Công ty chuyển đến phân loại xử lý rồi căn cứ vào đó cập nhật số liệu trên phần mềm kế toán.

Kế toán mua hàng căn cứ vào các chứng từ là các hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng, …trên cơ sở các chứng từ đó kế toán viên vào số liệu trên phần mềm kế toán theo từng định khoản đơn. Khi lựa chọn đúng tài khoản rồi nếu là tài khoản đó có đăng ký chi tiết máy tự hiện ra một bảng chi tiết cho kế toán viên nhập luôn số liệu chi tiết. Sau khi đã lựa chọn được đúng mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, còn các cột còn lại kế toán viên phải điền vào theo đúng ô quy định.

Như vậy sau khi kết thúc quá trình nhập chứng từ thì máy tự động kết chuyển đến tất cảc các bảng tổng hợp chi tiết, bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị của Công ty. Cuối kỳ kế toán đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa tổng số phát sinh trên nhật ký chung phải bằng với số phát sinh trên bảng cân đối số phát sinh và các bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái các tài khoản căn cứ vào sổ cái và các bảng tổng hợp chi tiết lập các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. * Nội dung: Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp quan trọng, sổ này ghi tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi sổ cái.

Về nguyên tắc tất cả các nghiệp vụ kinh té tài chính phát sinh đều phải ghi vao sổ nhật ký chung.Căn cứ ghi sổ là từ các chứng từ gốc đã được kiểm tra. Cuối kỳ phải so sánh đối chiếu tổng số phát sinh Nợ và Có trên sổ nhật ký chung phải bằng tổng số phát sinh Nợ và Có trên Bảng cân đối số phát sinh.

Sổ nhật ký chung

* Kết cấu và phương pháp ghi sổ: Kết cấu sổ nhật ký chung được quy định thống nhất theo mẫu ban hành trong chế độ này. + Cột A, B: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ. + Cột C: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của nghiệp vụ kế toán.

* Nội dung: Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán. Mỗi một tài khoản được mở 01 trang hoặc một số trang liên tiếp trên sổ cái đủ để ghi chép trên sổ cái trong niên độ kế toán. Hàng ngày sau khi từ chứng từ gốc vào nhật ký chung thì sau đó vào sổ cái các tài khoản theo từng nghiệp vụ phát sinh, như vậy căn cứ ghi sổ cái là từ sổ nhật ký chung.

+ Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng thành lập của chứng từ kế toán được dùng làm căn cứ ghi sổ. + Cột E: Ghi số hiệu của các tài khoản đối ứng liên quan đến nghiệp vụ phát sinh với tài khoản trang sổ cái này(Tài khoản ghi Nợ trước, tài khoản ghi có sau). + Cột (1,2): Ghi số tiền phát sinh bên Nợ hoặc bên Có của Tài khoản theo từng nghiệp vụ kinh tế.

Sổ cái tài khoản: 156 - Hàng hoá

Hàng ngày đồng thời với việc ghi vào sổ nhật ký chung thì kế toán viên tiến hỏnh theo dừi trờn cỏc sổ chi tiết tuỳ theo yờu cầu trong từng đơn vị. Đối với nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng thì kế toán phải mở cỏc sổ chi tiết hàng hoỏ và sổ chi tiết cụng nợ để theo dừi cho từng đối tượng công nợ đối với Công ty. Cuối kỳ từ các bảng tổng hợp chi tiết như bảng tổng hợp hàng tồn kho và bảng tổng hợp công nợ kế toán tiến hành đối chiếu với các sổ cái tài khoản, nhật ký chung, và bảng tổng hợp số phát sinh.

Mục đớch: Dựng để theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất và tồn kho cả về số lượng và gía trị của từng loại hàng hoá trong kho làm căn cứ để đối chiếu việc ghi chép của thủ kho. * Mục đích: Dùng để tổng hợp phần giá trị từ các trang sổ, thẻ chi tiết hàng hoá nhằm đối chiếu với số liệu trên sổ cái tài khoản 156. * Căn cứ và phương pháp ghi sổ: Bảng này được lập vào cuối ttháng, căn cứ vào số liệu trên dòng cộng cuối tháng trên sổ chi tiết hàng hoá để lập.

+ Cột (3): Số luợng nhập trong tháng (số liệu lấy cột 2 trên sổ chi tiết hàng hoá dòng cộng cuối tháng). + Cột (5): Số lượng xuất trong kỳ (số liệu lấy cột 4 trên sổ chi tiết hàng hoá dòng cộng cuối tháng). UBND Công ty Cổ phần Thương mại và Tin học Hưng Long TP Hà nội.