Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình

Trong giai đoạn nền kinh tế mở của hội nhập hiện nay việc hạch toán quá trình sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp ngày càng đòi hỏi tính chính xác cao để sổ sách kế toán phản ánh đúng đắn t

LỜI MỞ ĐẦU

Trong giai đoạn nền kinh tế mở của hội nhập hiện nay việc hạch toánquá trình sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp ngày càng đòi hỏi tínhchính xác cao để sổ sách kế toán phản ánh đúng đắn tình hình tài chính củadoanh nghiệp Đối với một doanh nghiệp kinh doanh thương mại, tiêu thụhàng hóa là một khâu cơ bản, đóng vị trí trung tâm trong hoạt động của côngty, do đó kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ là phần hành kế toán

chủ yếu trong nội dung công tác kế toán của doanh nghiệp Với vai trò quan

trọng như vậy nên những thiếu sót trong việc hạch toán quá trình kế toán

bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ có thể đem lại cho các đối tượng sửdụng thông tin kế toán những hiểu biết không đầy đủ về thực trạng kinhdoanh của công ty

Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp

Quảng Bình – một công ty kinh doanh thương mại em đã có điều kiện đểtìm hiểu và nghiên cứu thực tế quá trình tiêu thụ hàng hóa, vì lí do đó em đã

chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ tại

Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình” cho chuyên đề thực tập

tốt nghiệp của mình Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chuyên đềgồm ba phần chính:

Chương 1: Tình hình, đặc điểm cơ bản của Công ty cổ phần vật tưnông nghiệp Quảng Bình

Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng và XĐKQ TT tại Công tycổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình

Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng và XĐKQ TT tại Công ty

CHƯƠNG 1: TÌNH HÌNH, ĐẶC ĐIỂM CƠ BẢN CỦA CÔNGTY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP QUẢNG BÌNH1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty.

Tên công ty: Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng BìnhĐịa chỉ: Đường F325 TP Đồng Hới Tỉnh Quảng Bình

Ngành nghề kinh doanh: Dịch vụ phân bón - thuốc trừ sâu

Tháng 7 năm 1989, sau khi tách tỉnh, Quảng Bình được trở về với địagiới cũ từ Đèo Ngang đến Hạ Cờ Theo đó, ngày 26/7/1989, Công ty Vật tưnông nghiệp được thành lập theo Quyết định số 84/QĐ-UB của UBND tỉnhQuảng Bình Công ty Vật tư nông nghiệp là một doanh nghiệp Nhà nước,trực thuộc và dưới sự chỉ đạo của Sở Nông nghiệp và phát triển nông thônQuảng Bình.

Công ty Vật tư nông nghiệp Quảng Bình từ khi chia tách tỉnh đượcnhận bàn giao từ Công ty Vật tư nông nghiệp Bình Trị Thiên một nguồn tàisản, hàng hoá tiền vốn không lớn, cơ sở vật chất nghèo nàn, mạng lưới cửahàng bán lẻ, kho tàng chưa hình thành nhiều, phương tiện vận tải nhỏ bé.Trong điều kiện khó khăn đó công ty phải làm lại từ đầu: Từ khâu tổ chứcnhân sự, tổ chức hệ thống kho tàng, hệ thống cửa hàng kinh doanh, ổn địnhnguồn vật tư đầu vào Công ty được giao nhiệm vụ bình ổn giá cả để đảmbảo sự ổn định đầu vào cho sản xuất nông nghiệp trên địa bàn tỉnh nhà,không để xảy ra những cơn sốt giá vật tư nông nghiệp trên thị trường ảnhhưởng đến sản xuất và đời sống của nhân dân Những năm đầu chuyển sang

sản xuất nông nghiệp tỉnh nhà Hàng chục bạn hàng trong và ngoài tỉnh đãcùng nhau liên kết và hợp tác, đó là: Công ty Vật tư nông nghiệp II ĐàNẵng, Công ty Vật tư nông nghiệp Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Trị, ThừaThiên -Huế, kinh doanh theo phương châm: hạch toán cung ứng vật tư đầuvào và đầu ra phải đảm bảo được chi phí, thuế và bảo toàn vốn Giá bán chobà con nông dân phải thấp hơn giá thị trường 2-5% Công ty đã dần có chỗđứng vững chắc trên thị trường, làm ăn ngày càng có lãi, tích luỹ thêm vốnkinh doanh, đảm bảo làm tròn nghĩa vụ ngân sách Nhà nớc, đồng thời từngbước cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên

Ngày 14/2/2003 công ty khoá sổ theo Quyết định số 267 cho phépchuyển sang Công ty cổ phần với 100% vồn cổ đông đóng góp Công tychính thức chuyển theo Quyết định số 62/QĐ-UB ngày 14/11/2003 của Uỷban nhân dân tỉnh Quảng Bình Đại hội cổ đông lần thứ nhất được tiến hànhvào ngày 15/12/2003 Hình thức kinh doanh của Công ty là kinh doanh dịchvụ: Vật tư nông nghiệp, vật liệu XD, văn phòng phẩm Hiện nay số lao độngCông ty là 36 người

Thực tế cho thấy những bước đi và quá trình vận hành quản lý kinhdoanh của Công ty trong điều kiện kinh tế thị trường cạnh tranh quyết liệt làhoàn toàn đúng đắn Đến nay Công ty đã vượt qua khó khăn và từng bước đilên, thể hiện vai trò chủ đạo của mình trong nền kinh tế cùng tham gia hoạtđộng cung ứng vật tư phục vụ cho sản xuất nông nghiệp Với những thànhcông của mình tin tưởng rằng trong tương lai Công ty sẽ thành công hơn nữatrên con đường đưa tỉnh nhà ngày một tiến lên phấn đấu với danh hiệuQuảng Bình quê hương “Hai giỏi”.

(Nguồn: Báo cáo tài chính của công ty qua các năm 2006 - 2008)

1.2 Đặc điểm tổ chức quản lí và sản xuất kinh doanh.

1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy.

Với đặc thù là một Công ty kinh doanh thương mại hoạt động trong nền kinh tế thị trường Công ty xây dựng một cơ cấu bộ máy gọn nhẹ, có sự phối kết hợp chặt chẽ và rất năng động phù hợp với điều kiện hiện tại.

Phòng kế hoạch nghiệp vụ

Phòng tổ chức hành chính

Cửa hàng Q.Trạch

Cửa hàng B.Trạch

Cửa hàng Q.Ninh

Kho Trung tâm

Cửa hàng Lệ Thuỷ

GIÁM ĐỐC

điều kiện thuận lợi cho sự phối hợp hoạt động để hoàn thành mục tiêuchung, bảo đảm sự thích nghi chung cho các bộ phận và tiết kiệm được chiphí Ở đây, Giám đốc được sự trợ giúp từ phó giám đốc và các phòng banchức năng trong việc xây dựng các quyết định, hướng dẫn, đồng thời Giámđốc phụ trách chung các bộ phận nghiệp vụ của công ty

Phòng kế toán tài vụ gồm 03 người là một bộ phận chức năng làmnhiệm vụ quản lý và sử dụng đồng vốn, giám sát theo dõi các cơ sở, hạchtoán lỗ lãi trong quá trình kinh doanh của Công ty.

Phòng kinh doanh gồm 08 người: chịu trách nhiệm tìm kiếm nguồnhàng tiếp nhận vật tư về kho trung tâm, điều chỉnh vật tư đến các cửa hàngvà quầy bán lẻ đồng thời tham mưu cho giám đốc lập kế hoạch kinh doanhhàng năm.

Phòng tổ chức hành chính gồm 04 người có nhiệm vụ quản lý và sắpxếp lao động của Công ty trong các phòng Ban, của hàng và quầy bán lẻ,ngoài ra còn chịu trách nhiệm tiếp khách và bảo vệ Công ty.

Bên cạnh đó, công ty còn tổ chức 4 cửa hàng bán vật tư tại các huyệnvà hệ thống quầy bán lẻ ( hoạt động trong bán kính 5 km) ở các xã,phường, đây chính là bộ phận quan trọng trong khâu tiêu thụ vật tư củacông ty Mỗi cửa hàng biên chế từ 3-4 người: gồm một cửa hàng trưởng,một kế toán, một thủ kho, một cán bộ nghiệp vụ chuyên giao nhận hàng.

1.2.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh.

Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình là một doanh nghiệpkinh doanh thương mại Hoạt động kinh doanh thương mại ở Công ty cổ

cây trồng

Đặc điểm tổ chức mạng lưới kinh doanh: Công ty cổ phần vật tư

nông nghiệp Quảng Bình mở tại các huyện, thị 4 cửa hàng kinh doanh trựcthuộc Công ty Cơ cấu quản lý tại mỗi cửa hàng bao gồm cửa hàng trưởng,kế toán, thủ kho, nhân viên bán hàng Hàng tháng các cửa hàng tập hợp sốliệu tiêu thụ trong kỳ báo cáo Công ty

Đặc điểm thị tr ường:

- Thị trường đầu vào: Công ty có một đội ngũ nhân viên năng động

sáng tạo, có tinh thần trách nhiệm cao đối với công việc để tìm hiểu thịtrường và khai thác nguồn hàng (ví dụ: Thị trường nào có giá mềm, hànghoá đảm bảo chất lượng kiểm định của Nhà nước, mẫu mã bao bì đẹp) Côngty đã phối hợp với nhiều bạn hàng trong và ngoài tỉnh để cùng nhau liên kếtvà hợp tác kinh doanh: Công ty vật tư nông nghiệp II - Đà Nẵng, Công tyvật tư nông nghiệp Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Trị, Thừa Thiên Huế, Công tythuốc trừ sâu Sài Gòn nhằm đảm bảo đưa nguồn hàng về kho kịp thời, đầyđủ để phục vụ bà con nông dân đúng thời vụ, không để xẩy ra tình trạng cầu vượtcung

- Thị trường đầu ra: Công ty kinh doanh theo thời vụ, vì vậy lúc vào

vụ Công ty có đội ngũ xe tải vận chuyển hàng xuống các cửa hàng, các đạilý trong toàn tỉnh, cung ứng đầy đủ lượng hàng về tận nơi mà khách hàng yêucầu

Công ty cổ phần vật nông nghiệp Quảng Bình hoạt động kinh doanhchịu nhiều biến động của yếu tố thời gian Chu kỳ kinh doanh của Công tybiến động theo năm, trong năm có 2 vụ chính: Vụ đông xuân từ tháng 12đến tháng 4, vụ hè thu từ tháng 5 đến tháng 8 kinh doanh tăng cao, các tháng

gian ngắn, các hộ tư nhân kinh doanh mặt hàng phân bón càng nhiều, chonên cạnh tranh trong ngành vật tư nông nghiệp ngày càng gay gắt, chủ yếulà về giá.

1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán.

1.3.1 Tổ chức bộ máy.

Để đảm bảo cho quá trình ghi chép vào sổ kế toán được chính xác vàkịp thời phù hợp với loại hình kế toán tập trung Bộ máy kế toán của công tyđể tổ chức theo hình thức trực tuyến mọi nhân viên kế toán đều hoạt động

dưới sự điều hành của kế toán trưởng

Sơ đồ 2:

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

- Kế toán trưởng là người phụ trách chung toàn bộ công tác kế toáncủa Công ty hướng dẫn các kế toán viên thực hiện việc ghi chép, hạch toántheo đúng chế độ quy định của Nhà nước Đồng thời phụ trách công tác tiềnvốn, vật tư, lập báo cáo

- Kế toán thanh toán phụ trách công tác thu chi tiền mặt, tiền gửi, theodõi các khoản công nợ, kế toán tiền lương, BHXH.

- Kế toán hàng hoá có nhiệm vụ giúp kế toán trưởng phản ánh tất cả các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng hoá và phân bổ chi phímua hàng để tính giá nhập kho Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn hàng hoá một cách thường xuyên và liên tục, báo cáo kịp thời cho kế toán trưởng và lãnh đạo Công ty để có chiến lược kinh doanh phù hợp.

Kế toán CH

Q Trạch Kế toán CH B TrạchKế toán CH

B Trạch

Kế toán CH Q Ninh

Kế toán CH Q Ninh

Kế toán CH Lệ Thuỷ

Kế toán CH Lệ Thuỷ

Kế toán trưởng

Kế toán trưởng

Kế toán hàng hoá

Sau khi cập nhật chứng từ vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự độngvào sổ chi tiết cũng như sổ tổng hợp của các tài khoản Kế toán in các sổ đóra cho mục đích kiểm tra và lưu trữ.

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng cân đối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Sổ quỹ

Sổ đăng kí chứng từ ghi

Sổ, thẻ chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sơ đồ 4:

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

Các loại sổ mà Công ty áp dụng chủ yếu:

- Sổ chi tiết: sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi, sổ chi tiết tiền vay, sổ theodõi công nợ, sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết TK 141,

- Sổ tổng hợp: Sổ cái TK 511, sổ cái TK 131, sổ cái TK 331,

Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc ngày 31tháng 12.

Hình thức sổ: chứng từ ghi sổ, bên cạnh đó sử dụng phần mềm kếtoán để hỗ trợ việc ghi chép và xử lí số liệu.

Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Theo phương pháp khấu trừ.Phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: Theo phương pháp kêkhai thường xuyên.

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chếp kế toán là Việt Nam Đồng.

Tổ chức hệ thống chứng từ: Hiện nay công ty đá đăng ký sử dụng

hệ thống chứng từ theo quyết định số 48/2006 QĐ-BTC ngày 14/9/2006 củaBộ trưởng Bộ Tài chính.

Với mỗi phần hành kế toán doanh nghiệp sử dụng hệ thống chứng từtheo quy định của Bộ Tài Chính, ngoài ra doanh nghiệp còn thiết kế cácchứng từ cần thiết để sử dụng trong nội bộ công ty.

Sơ đồ 5:

Quy trình luân chuyển chứng từ

NV các phòng ban Tập hợp, phân loại chứng từ

Lập chứng từ ghi sổ đặc trưng cho các phần hành

Kiểm tra, kí duyệtKế toán phần hành

Ghi sổ chi tiết

Ghi sổ tổng hợp Lên báo cáo

Kiểm tra, kí duyệtGiám đốc

Kế toán phần hành

Kế toán trưởngKế toán trưởng

TK cấp hai: 1571 – hàng gửi bán ở kho Nam Long , 1572 – hàng gửi bán ởkho Ba Đồn, 1573 – hàng gửi bán ở kho Đồng Lê, 1574 – hàng gửi bán ởkho Cam Liên

Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Cuối mỗi quý hoặc cuối niên độ

kế toán, kế toán lập ra các báo cáo kế toán nhằm cung cấp thông tin về tìnhhình hoạt động của công ty trong kỳ Trong công ty bao gồm hai hệ thốngbáo cáo kế toán đó là báo cáo tài chính và báo cáo quản trị Các báo cáo tàichính bao gồm: Bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối kế toán, báo cáo kếtquả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh tài chính, tình hìnhthực hiện nghĩa vụ với nhà nước Các báo cáo quản trị bao gồm: Tổng hợpmua vào - bán ra, bảng tổng hợp thanh toán với người bán, báo cáo nhập -xuất - tồn,

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀXĐKQ TT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ

NÔNG NGHIỆP QUẢNG BÌNH.

2.1 Đặc điểm và yêu cầu quản lý hàng hóa tại công ty cổ phần vật tưnông nghiệp Quảng Bình.

Công ty vật tư nông nghiệp Quảng Bình có chức năng chính là kinhdoanh các mặt hàng vật tư nông nghiệp phục vụ nhu cầu sản xuất nôngnghiệp của bà con nông dân, vì vậy công ty có một danh mục vật tư hànghóa rất đa dạng, trong đó bao gồm 2 nhóm hàng chính:

- Nhóm hàng phân bón (26 loại): Đạm Urê, Đạm Sunfat, Supe lân,Lân nung chảy, Kaly, NPK,…

- Nhóm hàng thuốc bảo vệ thực vật (20 loại): Sofit,

Số hàng hóa này được nhập mua từ các công ty chuyên sản xuất, kinhdoanh vật tư nông nghiệp trên khắp cả nước như là: Công ty Supe LâmThao, công ty CP phân lân Ninh Bình, công ty CP vật tư nông nghiệp HàTĩnh, xí nghiệp KD & SX vật tư nông nghiệp Đà Nẵng

Hàng hóa được lưu tại Kho Công ty hoặc được gửi bán tại kho củacác cửa hàng của công ty trên địa bàn tỉnh (kho Nam long, kho Ba Đồn, khoĐông Lê, kho Cam Liên) Về mặt hiện vật, hàng hóa được quản lí bởi thủkho ở mỗi kho theo từng danh điểm vật tư hàng hóa còn về mặt giá trị kếtoán là người theo dõi giá nhập kho cũng như giá xuất kho của mỗi loạihàng hóa Cuối mỗi tháng kế toán cập nhật số tồn kho, so sánh với chínhsách dự trữ để có kế hoạch mua hàng trong tháng tiếp theo Khi có sự thayđổi giá bán của một loại hàng hóa nào đó, bộ phận kho tiến hành kiểm kê để

Do đặc thù của phân bón và thuốc bảo vệ thực vật là các chất hóa họcnên việc bảo quản các vật tư hàng hóa này phải tuân thủ một số tiêu chuẩnnhất định về ánh sáng, độ ẩm

2.2 Kế toán thu mua và nhập kho hàng hóa

2.2.1 Các phương thức mua hàng và thanh toán

Phương thức mua hàng:

Công ty tổ chức hai phương thức mua hàng chủ yếu là mua hàng theophương thức chuyển hàng (căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã kí kết nhà cungcấp sẽ vận chuyển hàng đến tận kho công ty, khi hàng về đến kho, bộ phậnkho tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa để làm thủ tục nhậpkho) và mua hàng theo phương thức đến lấy hàng trực tiếp (công ty có mộtđội xe chuyên chở hàng, sau khi có sự thỏa thuận của hai bên đội xe sẽ đếnlấy hàng trực tiếp tại kho của người bán).

Phương thức thanh toán:

Tùy theo quy mô của nghiệp vụ, số tiền phát sinh để có phương thứcthanh toán phù hợp, các nghiệp vụ có quy mô mỏ thì thanh toán ngay, cácnghiệp vụ lớn, quan trọng thì chủ yếu bằng trả chậm Công ty thanh toánbằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

2.2.2 Chứng từ và luân chuyển chứng từ mua hàng.

Để theo dõi, phản ánh kịp thời, chính xác đầy đủ các nghiệp vụ muahàng công ty sử dụng các chứng từ:

 Chứng từ nguồn: Hóa đơn GTGT (liên 3), hợp đồng kinh tế Chứng từ thực hiện: Phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm

làm thủ tục nhập kho Căn cứ vào hóa đơn GTGT của người bán và biên bảnkiểm nghiệm thủ kho ghi vào thẻ kho theo từng loại hàng hóa.

Sau khi có được bộ chứng từ mua hàng do bộ phận kho gửi lên kế toántiến hành ghi sổ.

2.2.3 Phương pháp tính giá hàng mua.

Công ty sử dụng phương pháp giá thực tế để tính giá hàng mua.Giá thực tế Giá mua Chi phí Chiết khấu TM,hàng hóa = hàng hóa + mua - giảm giá được

Ví dụ: Ngày 11/11/2008 công ty mua 40 tấn phân UREA Phú Mỹ từ

công ty CP Vật tư nông nghiệp II Đà Nẵng, hóa đơn GTGT số 0045355 viếtngày 11/11/2008 Đơn giá thanh toán là 6 150 đồng, VAT 5% Hàng đã vềnhập kho cùng ngày, chi phí vận chuyển 5 000 000 đồng do công ty Vật tưnông nghiệp II Đà Nẵng chịu.

Theo phương pháp tính giá trên thì trị giá lô hàng mua vào sẽ là:40 000 x 6150/ 1.05 = 234 285 714 (đồng)

Chi phí vận chuyển do bên bán chịu nên không tính vào trị giá hàngmua.

2.2.4 Hạch toán nghiệp vụ mua hàng.

Hóa đơn do bên bán xuất:

HÓA ĐƠN Mẫu số 01GTKT-3LL

GIÁ TRỊ GIA TĂNG KM/2008N

Họ tên người mua hàng: Đặng Quang Thương

Tên đơn vị: Cty CP Vật tư nông nghiệp Quảng BìnhĐịa chỉ: TP Đồng Hới – Quảng Bình

Số tài khoản: 7 301 0053B – NH ĐT & PT Q.Bình

Cộng tiền hàng: 234 285 714Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 11 714 286

Tổng cộng tiền thanh toán: 246 000 000Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm bốn mươi sáu triệu đồng chẵn

Người mua hàngNgười bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, đóng dấu họ tên)

2.2.4.1 Hạch toán chi tiết.

 Tại kho hàng: Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng, căn cứ vào hợp

đồng mua bán và hóa đơn GTGT do bên bán lập cùng với số hàng đượcchuyển tới, bộ phận kho sẽ kiểm tra số hàng và lập biên bản kiểm nghiệm.Nếu số hàng đảm bảo chất lượng đã cam kết trong hợp đồng thì sẽ tiếnhành làm thủ tục nhập kho Sau đó thủ kho vào thẻ kho, thẻ kho được lậpriêng cho từng loại hàng hóa để theo dõi số lượng của loại hàng hóa đó.

THẺ KHO

Lập thẻ ngày 01 tháng 01 năm 2008Tờ số:

Tên hàng hóa: Phân UREA Phú MỹĐơn vị tính: kg

SH chứng

 Tại phòng kế toán: Khi nhận được hóa đơn mua hàng do bộ phận

kho chuyển lên kế toán nhập dữ liệu vào chương trình kế toán máy,sau đó chương trình sẽ tự cập nhật vào sổ chi tiết TK 1561 của từngloại hàng hóa.

DN: Cty CP Vật tư NN Quảng BìnhMẫu số S07 - DNN

Địa chỉ: Dường F325 - TP Đồng Hới - QBBan hành theo QĐ 48/2006 QĐ-BTC

SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA

Tài khoản: 1561 - UREA Phú Mỹ Tên kho: Kho công ty Tên, quy cách: UREA Phú Mỹ

NTghi sổ

2.2.4.2 Hạch toán tổng hợp.

Để hạch toán tổng hợp quá trình mua hàng, kế toán sử dụng các tài khoản:TK 156: Hàng hóa TK này được sử dụng cho hàng hóa mua về đã nhập kho, được chi tiết thành 2 TK cấp 2 là:

 TK 1561 – Giá mua hàng hóa TK1562 – Chi phí thu mua

TK 151: Hàng mua đang đi đường TK này được sử dụng cho những hàng hóa đã mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho.

TK 331: Thanh toán với nhà cung cấp, TK này được chi tiết cho từng nhà cung cấp thường xuyên

Các TK khác: 111,112,133… Sổ sách sử dụng:

 Sổ Cái TK 156 Sổ Cái TK 331

 Các sổ cái có liên quan khác

Sau khi nhập chứng từ vào phần mền kế toán máy, mỗi màn hình cập nhật tương đương với một chứng từ ghi sổ, với định khoản được kế toán khai báo chương trình sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào các Sổ Cái có liên quan

DN: Cty CP Vật tư NN Quảng BìnhMẫu số S02C1-DNNĐịa chỉ: Dường F325 - TP Đồng Hới – QBBan hành theo QĐ 48/2006 QĐ-BTCMST: 3100303892ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC

SỔ CÁI TK 156

Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008NT

ghisổ

DN: Cty CP Vật tư NN Quảng BìnhMẫu số S02C1-DNNĐịa chỉ: Dường F325 - TP Đồng Hới – QBBan hành theo QĐ 48/2006 QĐ-BTCMST: 3100303892ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC

SỔ CÁI TK 331

Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008NT

2.3 Kế toán bán hàng.

2.3.1 Các phương thức tiêu thụ hàng hóa.

Tiêu thụ hàng hóa là giai đoạn cuối cùng trong quá trình trình lưuchuyển hàng hóa của kinh doanh thương mại, giai đoạn này ảnh hưởng trựctiếp tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Do đó doanh nghiệp cần cóđược những phương thức tiêu thụ hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu của thị

chuyển hàng hóa chứ không phải là để tiêu dùng Việc bán hàng theophương thức này thông quá các đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế , khikhách hàng có nhu cầu mua hàng sẽ xem xét bảng báo giá các mặthàng kinh doanh của công ty, nếu ưng thuận bên công ty sẽ tiến hànhsoạn thảo hợp đồng kinh tế ghi đầy đủ thông tin của hai bên cũng nhưcác điều khoản liên quan đến việc mua bán hàng.

Phương thức bán buôn được chi tiết thành hai loại:o Bán buôn qua kho

o Bán buôn vận chuyển thẳng

 Bán lẻ: Đây là phương thức bán hàng phục vụ nhu cầu tiêu dùng củatổ chức, cá nhân, khách hàng chủ yếu là các hộ nông dân, nôngtrường, lâm trường Việc bán lẻ được thực hiện thông qua hệ thốngcác cửa hàng và các quày bán lẻ trên địa bàn toàn tỉnh

2.3.2 Hạch toán quá trình tiêu thụ hàng hóa.

Hàng ngày khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh nhân viên bán hànglập hóa đơn GTGT, hóa đơn được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại quyển, liên2 giao cho khách hàng, liên 3 để kế toán ghi sổ và luân chuyển.

Ví dụ: Ngày 07/11/2008 bán cho ông Hà Minh Thông 100 Kg đạmNPK 16.16.8 Việt Nhật, giá bán có thuế GTGT là 1 250 000 đồng chưathanh toán.

Nhân viên bán hàng lập hóa đơn GTGT:

HÓA ĐƠN Mẫu số 01GTKT-3LL

GIÁ TRỊ GIA TĂNG KM/2008N

Người mua hàngNgười bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, đóng dấu họ tên)

Trong trường hợp xuất hàng ở kho Công ty cho các cửa hàng tiêu thụ thì lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ

Ngày 19 tháng 11 năm 2008

Liên 02: Dùng để vận chuyển hàng Căn cứ lệnh điều động số ngày tháng năm

Xuất ngày19 tháng 11 năm 2008 Nhập ngày19 tháng11 năm 2008

Người lập phiếu Thủ kho xuấtNgười vận chuyểnThủ kho nhập

(Kí, họ tên) (Kí, họ tên)(Kí, họ tên) (Kí, họ tên)

hàng đến cuối tháng nhân viên cửa hàng lên Báo cáo xuất, nhập, tồn kho đểnộp cho công ty, phòng kinh doanh của công ty sẽ tiến hành viết hóa đơncho những nghiệp vụ hàng bán không xuất hóa đơn cho khách hàng Sau đóBáo cáo xuất, nhập, tồn kho trong tháng cùng với hóa đơn được chuyển lênphòng kế toán để ghi sổ.

2.3.2.1 Kế toán giá vốn hàng bán.

Khi có các nghiệp vụ xuất kho bán trực tiếp hoặc gửi bán qua đại lýthủ kho căn cứ vào hóa đơn bán hàng hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyểnnội bộ để vào thẻ kho Kế toán vào sổ chi tiết cho từng loại hàng hóa và đếncuối quý tính ra giá đơn vị bình quân của từng mặt hàng theo công thức

Giá trị vật tư tồn đầu kì + Giá trị vật tư nhập trong kìĐơn giá =

bình quân Số lượng vật tư tồn đầu kì + Số lượng vật tư nhập trong kì

Dựa vào đơn giá bình quân tính được kế toán xác định giá trị hàngxuất bán cho từng lần xuất bán trong kì, từ đó lập ra bảng kê Nhập-Xuất-Tồn

BẢNG TÍNH GIÁ MUA BÌNH QUÂN IV/2008

1NPK Việt NhậtKg85 850 615 428 650158 0001 369 888 833243 8501 985 317 48381422Supe Lân LTKg85 402 234 316 257 1 754 8005 229 006 5031 840 2025 463 322 7602969

Tên, quy cáchhàng hóa

Chi phí phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa được tập hợpriêng trên TK 1562, cuối tháng căn cứ vào kết quả tiêu thụ trong kỳ kế toántiến hành phân bổ chi phí thu mua cho số hàng tiêu thụ được để tính ra giávốn của hàng bán.

Chi phí thu mua bao gồm:

 Chi phí kho bãi, chi phí vận chuyển, bóc dỡ, bao bì  Hao hụt trong định mức khi mua hàng

Sau khi tính ra được giá vốn hàng bán kế toán định khoảnNợ TK 632

Có TK 1561Có TK 1562

Ví dụ: Trong quý IV/2008 chi phí mua hàng phát sinh là 1 070 251 504 đồng

cho số hàng mua vào có giá mua là 17 658 039 877 đồng Giá mua hàng tồn đầu kì là 7 140 041 002 đồng với chi phí thu mua là 370 156 147 đồng Hàng xuất tiêu thụ trong kì có giá mua là 13 044 797 050 đồng.

Chi phí thu mua 370 156 147 + 1 070 251 504

phân bổ cho = x 13 044 797 050 hàng tiêu thụ 7 140 041 002 + 17 658 039 877

= 757 712 888 (đồng)

DN: Cty CP Vật tư NN Quảng BìnhĐịa chỉ: Dường F325 - TP Đồng Hới – QBMST: 3100303892

SỔ CÁI TK 632

Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008NT

Chứng từ

2.3.2.2 Hạch toán doanh thu và giảm trừ doanh thu

Phòng kế toán của công ty là nơi ghi nhận doanh thu cho hàng hóa tiêuthụ được, khi nhận được hóa đơn kế toán nhập hóa đơn vào máy tính, mỗimàn hình cập nhật tương đương với một chứng từ ghi sổ, với định khoảnđược kế toán khai báo chương trình sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào các SổCái có liên quan

Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa tại công ty CP vật tư nông nghiệp

Quảng Bình thường phát sinh những khoản giảm trừ doanh thu do hàng bán ra không đảm bảo yêu cầu như đã thỏa thuận như là hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán Các khoản giảm trừ doanh thu kế toán theo dõi trên TK 521, TK này được chi tiết thành 3 TK cấp 2 là:

 TK 5211: Chiết khấu thương mại TK 5212: Hàng bán bị trả lại TK 5213: Giảm giá hàng bán

Khi khách hàng có nhu cầu sẽ lập giấy đề nghị giảm giá hàng bánhoặc giấy đề nghị trả lại hàng gửi đến VP công ty Phòng Kế hoạch nghiệpvụ Công ty và Phòng TC - KT sẽ xuống cơ sở kiểm tra lập biên bản vàthống nhất % giảm giá bán cho lô hàng hoặc chấp nhận cho khách hàng trảlại hàng Trong trường hợp hàng bán bị trả lại thủ kho lập phiếu nhập khocho số hàng nhập lại Căn cứ các biên bản thỏa thuận giữa hai bên kế toánphán ánh vào TK 521 sau đó cuối kì kết chuyển sang TK 511 để ghi giảmdoanh thu bán hàng trong kì

Ví dụ: Trong kỳ do lô hàng lân lâm thao xuất cho ông Hoàng Ngọc

Ánh theo hoá đơn số 45433 ngày 10/12/2008 kém chất lượng Ngày17/12/2008 Phòng Kế hoạch nghiệp vụ Công ty và Phòng TC - KT đã xuốngcơ sở kiểm tra lập biên bản và thống nhất giảm 5% giá bán lô hàng trên.

Căn cứ biên bản làm việc ngày 17/12/2008 kế toán đề nghị điều chỉnhgiảm giá hàng bán Sau khi được lãnh đạo Công ty phê duyệt kế toán lậpchứng từ ghi sổ và hạch toán:

Kế toán trưởng Người ghi sổ Người lập

chứng từ (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghirõ họ tên)

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Lập ngày 18 tháng 12 năm 2008Nội dung: Giảm doanh thu do giảm giá hàng bán

Kế toán trưởng Người ghi sổ Người lập

chứng từ (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)(ký, ghi rõ họ tên)

Từ chứng từ ghi sổ, kế toán ghi sổ cái TK 511, 521 - Phản ánh giảmtrừ doanh thu do giảm giá hàng bán trong kỳ.

Lô hàng xuất kho ngày 19/12/2008- Hoá đơn GTGT số 45474 choÔng Hoàng Minh Thông kém chất lượng, ngày 27/12/2008 Ông HoàngMinh Thông nhập trả lại kho Công ty Kế toán lập phiếu nhập kho.