Kế toán dùng tài khoản 642 – Chi phí quản lí kinh doanh để hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, phản ánh các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa như chi phí vận chuyển, bốc
Hàng ngày kế toán căn cứ chứng từ kinh tế phát sinh như: hoá đơn, phiếu chi tiền mặt, giấy đi đường, bảng kê thanh toán lương, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ.... để cập nhật vào máy tính, từ đó phần mềm kế toán sẽ tự động tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết chi phí và sổ cái TK 642
BẢNG KÊ CHI TIỀN THƯỞNG BH TT TRƯỚC HẠN
Tháng 11/2008
TT Họ và tên Số tiền Kí nhận
1 Hoàng Ngọc Ánh 410 056
2 Bùi Xuân Hùng 103 125
3 Hà Minh Thông 724 716
4 Trương Anh Đào 328 406
HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Mẫu số 02 GTTT-3LL
THÔNG THƯỜNG DD/2008B Liên 02: Giao khách hàng 0016216
Ngày 15 tháng 10 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Nguyễn Văn Tâm
Địa chỉ: Đồng Phú – TP Đồng Hới – Quảng Bình
Điện thoại: MS: 3100416945
Họ tên người mua hàng: Hồ Thị Chanh
Tên đơn vị: Cty Vật tư nông nghiệp Quảng Bình Địa chỉ: TP Đồng Hới
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: TM MS:
STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1x2
1 Áo sơ mi Cái 06 215 000 1 290 000
2 “ “ 01 230 000 230 000
3 “ “ 06 245 000 1 470 000
4 “ “ 01 235 000 235 000
5 “ “ 01 249 000 249 000
Cộng tiền hàng: 3 474 000 Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu bốn trăm bảy mươi tư nghìn đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn
DN: Cty CP Vật tư NN Quảng Bình Địa chỉ: Dường F325 - TP Đồng Hới – QB
SỔ CÁI TK 642 Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 NT ghi sổ Chứng từ SH NT Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có ... ... ... ... ... ... ... 15/10 16216 15/10 Mua văn phòng phẩm 3311 3 474 000 ... ... ... ... ... ... ...
05/12 C101 05/12 Chi tiền thưởng đại lý
bán hàng TT trước hạn 1111 1 566 406
... ... ... ... ... ... ...
K/c chi phí QLKD 911 956 803 248 Cộng PS 1 770 352 098 1 770 352 098
Ngày 31 tháng 12 năm 2008
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Lập ngày 31 tháng 12 năm 2008 Nội dung: Kết chuyển doanh thu bán hàng
Trích yếu Tài khoản Số tiền
Nợ Có Nợ Có
Kết chuyển doanh thu bán hàng 511 14 984 947 924
Xác định kết quả kinh doanh 911 14 984 947 924
Cộng: 14 984 947 924 14 984 947 924
Kế toán trưởng Người ghi sổ Người lập chứng từ
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) 2.3.4.2. Xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa
Kết quả tiêu thụ hàng hóa của Công ty được xác định là khoản chênh lệch giữa doanh thu thuần với giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Thông qua việc xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa giúp lãnh đạo Công ty biết được kết quả của quá trình thu mua và tiêu thụ hàng hóa, để từ đó có những chiến lược kinh doanh phù hợp.
Cuối kì kế toán lập chứng từ ghi sổ cho các bút toán kết chuyển doanh thu và chi phí.
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Lập ngày 31 tháng 12 năm 2008 Nội dung: Kết chuyển giá vốn hàng bán
Trích yếu Tài khoản Số tiền
Nợ Có Nợ Có
Xác định kết quả kinh doanh 911 13 802 509 949
Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 13 802 509 949
Cộng: 13 802 509 949 13 802 509 949
Kế toán trưởng Người ghi sổ Người lập chứng từ
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Lập ngày 31 tháng 12 năm 2008 Nội dung: Kết chuyển giá vốn hàng bán
Trích yếu Tài khoản Số tiền
Nợ Có Nợ Có
Xác định kết quả kinh doanh 911 956 803 248
Kết chuyển CP quản lí kinh doanh 642 956 803 248
Cộng: 956 803 248 956 803 248
Kế toán trưởng Người ghi sổ Người lập chứng từ
Căn cứ vào sổ cái các TK 511, 632, 642 kế toán lập bảng xác định kết quả tiêu thụ. BẢNG XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ Quý IV/2008 Chỉ tiêu Số tiền 1.Tổng doanh thu 16 177 406 971 2.Các khoản giảm trừ 1 192 459 050 - Giảm giá hàng bán 567 128 730 - Hàng bán bị trả lại 625 330 320
3.Doanh thu thuần (1-2) 14 984 947 924
4.Giá vốn hàng bán 13 802 509 949
5.Chi phí quản lý kinh doanh 956 803 248
SỔ CÁI TK 911 Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Chứng từ Số hiệu Ngày tháng Diễn giãi TK đối ứng Số tiền Nợ Có
Doanh thu thuần từ hoạt động bán hàng
511 14 984 947 924
Doanh thu từ hoạt động tài chính 515 6 000 000
Thu nhập khác 711 802 553 352
Giá vốn hàng bán 632 13 802 509 949
Chi phí quản lý kinh doanh 642 956 803 248
Chi phí của hoạt động tài chính 635 165 009 199
Chi phí khác 811 23 502 999
Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 821 336 363 702
Kết chuyển lãi 421 509 312 189 Cộng phát sinh 15 793 501 276 15 793 501 276 Dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Ngày 31 tháng 03 năm 2006
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XĐKQ TT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ
NÔNG NGHIỆP QUẢNG BÌNH 3.1. Đánh giá.
3.1.1. Đánh giá chung
Với gần 20 năm hình thành và phát triển, Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình đã có được chỗ đứng trên thị trường chiếm ưu thế trong việc cung cấp mặt hàng phân bón cho tỉnh Quảng Bình. Cùng với sự phát triển ngày càng lớn mạnh của Công ty, hệ thống quản lý tài chính của Công ty cũng không ngừng phát triển, bộ máy kế toán của Công ty gọn nhẹ, thể hiện tính khoa học và hợp lý, phù hợp với yêu cầu quản lý. Mọi công việc của Phòng kế toán tài vụ đều đặt dưới sự kiểm soát của kế toán trưởng, vì vậy việc công việc của các nhân viên kế toán không chồng chéo nhưng vẫn có được sự liên hệ mật thiết với nhau.
Hiện tại đảm nhiệm công tác kế toán của Công ty gồm 07 người, với trình độ đại học hoặc trung học và thời gian công tác lâu năm nên mọi người đều có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm trong công tác kế toán. Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, tại văn phòng gồm 1 kế toán trưởng và 02 kế toán viên, kế toán viên ở mỗi cửa hàng chỉ ghi hóa đơn chứng từ rồi chuyển lên văn phòng, tại đây mới bắt đầu việc hạch toán và tổng hợp ra các sổ sách và báo cáo. Hầu hết cán bộ kế toán trong Công ty đều hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, làm việc có trách nhiệm, năng động
nguyên tắc kịp thời của kế toán chưa được thực hiện tốt. Đối với những nghiệp vụ bán hàng với số lượng lớn việc phê duyệt phương thức bán hàng cũng như phương thức thanh toán gặp nhiều khó khăn. Thêm nữa tình hình thanh toán công nợ hoặc thu tiền bán hàng không được cập nhật liên tục có thể dẫn tới việc nhân viên các cửa hàng chiếm dụng tiền của công ty cho những mục đích cá nhân.
Về hệ thống chứng từ: Công ty sử dụng chứng từ kế toán đầy đủ chặt chẽ về tính pháp lý, sau mỗi kỳ hạch toán chứng từ kế toán được phân loại thành chứng từ quỹ, chứng từ lao động tiền lương, chứng từ vật tư, công cụ dụng cụ và được lưu trữ bảo quản chặt chẽ, dễ kiểm tra dễ đối chiếu khi cần thiết.
Về hệ thống tài khoản: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành, tuy nhiên để phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý thì công ty có vận dụng một cách sáng tạo nhằm nhu cầu thực tiễn.
Về hệ thống sổ sách và hình thức ghi sổ: Công ty đã ứng dụng tiến bộ của công nghệ thông tin, sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ cho công tác kế toán gần 10 năm nay. Việc sử dụng phần mềm kế toán không những giảm thiểu đáng khối lượng công việc cho nhân viên kế toán mà còn tăng độ chính xác trong việc xử lí số liệu và kết xuất báo cáo. Thời gian đầu áp dụng kế toán máy các nhân viên kế toán lưu trữ gần như tất cả các ghi chép, dữ liệu kế toán ở trong máy tính, do đó khi máy xảy ra các sự cố vì nguyên nhân của phần mềm hay phần cứng thì công ty đứng trước nguy cơ mất thông tin kế toán. Vì hạn chế này nên định kì các kế toán viên tiến hành in ra các sổ chi tiết sổ, tổng hợp hoặc các báo cáo để lưu trữ và phục vụ công tác kiểm tra.Việc áp dụng kế toán máy đã làm cho hình thức ghi sổ (chứng từ ghi sổ) mà công ty đang áp dụng không còn tuân theo các bước như vốn có của nó, thêm nữa công ty không có sổ đăng kí chứng từ ghi sổ vì tất cả
việc kiểm tra quá trình ghi sổ cũng như gây khó khăn cho những người muốn tiếp cận hệ thống thông tin kế toán của đơn vị.
Về hệ thống báo cáo và công tác phân tích tài chính: Kế toán đã lập đầy đủ 04 báo cáo tài chính bắt buộc vào cuối mỗi quý, bên cạnh đó kế toán còn lập thêm các báo cáo như: Bảng cân đối tài khoản, Tình hình thực hiện nghĩa vụ Nhà nước, Bảng các chỉ tiêu tài chính... Trong đó, việc lập Bảng chỉ tiêu tài chính chứng tỏ công ty đã có quan tâm tới việc tính toán các chỉ tiêu tài chính để phân tích thực trạng tài chính của công ty. Điều này chứng tỏ công tác kế toán ở công ty khá chuyên nghiệp, bộ phận kế toán thực sự là cánh tay đắc lực của nhà quản lí. Tuy nhiên việc tính toán các chỉ tiêu này chưa thường xuyên qua các năm, các chỉ tiêu còn chưa nhiều.
3.1.2. Đánh giá cụ thể về kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ.
Với đặc thù của công ty là doanh nghiệp kinh doanh thương mại, quá trình lưu tiêu thụ hàng hóa đóng vị trí trung tâm trong hoạt động của công ty, nên kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ là phần hành kế toán chủ yếu. Các phương thức bán hàng khác nhau được hạch toán với những chứng từ và cách thức khác nhau. Ngoài việc tiêu thụ ngay tại văn phòng trung tâm công ty có bốn cửa hàng là đơn vị trực thuộc làm nhiệm vụ chủ yếu là bán lẻ hàng hóa tới tay người nông dân trên khắp đại bàn tỉnh. Trước đây các cửa hàng có các kế toán viên hạch toán các nghiệp vụ bán hàng, công ty và các cửa hàng này thanh toán với nhau qua các tài khoản 136 và 336. Tuy nhiên việc tổ chức này gây tốn kém về nhân lực cũng như làm phát sinh sự không thống nhất trong công tác kế toán nên hiện nay công ty đã xóa
tự theo yêu cầu quản lý của cơ quan thuế do đó việc sử dụng, luân chuyển và bảo quản hóa phải rất chặt chẽ, nghiêm ngặt. Tuy nhiên có những trường hợp đặc biệt là các nghiệp vụ bán hàng ở các cửa hàng thời gian từ khi phát sinh nghiệp vụ cho đến khi hóa đơn về đến phòng kế toán còn chậm (phải đến cuối tháng nhân viên bán hàng mới nộp hóa đơn lên văn phòng công ty) do đó nó làm mất tính kịp thời của tình hình lưu chuyển hàng hóa tại công ty. Thêm nữa việc lập hóa đơn GTGT hàng bán theo bảng kê bán lẻ cho thấy nghiệp vụ kinh tế chưa được phản ánh kịp thời, khi hàng tiêu thụ xong rồi, cuối tháng nhân viên bán hàng lập bảng kê bán lẻ nộp lên văn phòng công ty lúc này nhân viên phòng kinh doanh mới viết hóa đơn GTGT. Nghiệp vụ bán hàng không được phản ánh kịp thời từ đó dẫn đến tình hình công nợ cũng không được cập nhật. Hóa đơn GTGT do người bán phát hành khi công ty thu mua hàng được sử dụng làm phiếu nhập kho cho hàng nhập kho, bộ phận kho không lập phiếu nhập kho, tương tự như vậy hóa đơn GTGT xuất khi bán hàng kiêm luôn chứng năng của phiếu xuất kho. Phiếu nhập kho và xuất kho chỉ được bộ phận kho lập trong một số trường hợp như khi nhập hàng bán bị trả lại hay khi xuất kho hàng hóa cho tiêu dùng nội bộ. Việc bỏ qua phiếu nhập và xuất kho cho nghiệp vụ nhập xuất hàng làm cho công tác quản lý kho hàng yếu kém ví dụ như khó xử lý các nghiệp vụ mà số lượng hàng nhập kho không đúng với số lượng trên hóa đơn do những tình huống xảy ra trong quá trình vận chuyển.
Về hạch toán chi tiết hàng hóa, công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng hóa, nó có ưu điểm là giúp quản lí chặt chẽ, dễ dàng kiểm tra đối chiếu thông qua hệ thống sổ chi tiết, thêm nữa nó rất phù hợp với các công ty có quy mô vừa phải, mật độ nhập xuất không lớn như công ty CP nông nghiệp Quảng Bình.
hàng hóa trong kì so với các phương pháp khác thay vào đó công việc kế toán bị dồn phần lớn đến cuối kì do đến lúc đó mới xác định được giá đơn vị bình quân kì vừa rồi.
Về kế toán doanh thu, việc ghi nhận doanh thu đã tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp và thận trọng, phòng kế toán tài vụ là nơi ghi nhận doanh thu trên cơ sở tập hợp hóa đơn bán hàng và báo cáo bán hàng từ các cửa hàng chuyển lên, sau đó tổng hợp doanh thu tiêu thụ theo từng mặt hàng và xác định kết quả tiêu thụ cho cả công ty. Kế toán chưa xác định được kết quả tiêu thụ trong kỳ cho từng mặt hàng tiêu thụ, trong môi trường kinh doanh hiện nay điều này ít nhiều gây ảnh hưởng đến việc hoạch định chiến lược kinh doanh của Công ty vì nhà quản lí cần thông tin về tình hình tiêu thụ của các mặt hàng để quyết định cơ cấu hàng hóa phù hợp nhằm tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp.
Về theo dõi công nợ, kế toán đã mở sổ chi tiết để theo dõi tình hình thanh toán công nợ của từng khách hàng thường xuyên, với những khách hàng mua hàng qua các đơn vị trực thuộc (các cửa hàng) công ty mở chung một TK chi tiết cho cả cửa hàng, do đó việc cập nhật tình hình công nợ của các khách hàng đó không được kịp thời để phục vụ cho việc phê duyệt phương thức thanh toán, khi cần phê duyệt cửa hàng trưởng gọi điện đến công ty để hỏi lãnh đạo công ty, việc phê duyệt đó chủ yếu phụ thuộc vào kinh nghiệm của cá nhân người lãnh đạo chứ chưa thực sự căn cứ vào thông tin kế toán do phòng kế toán cung cấp.
hỏi người trích lập có chuyên môn cao, định giá chính xác, tính toán kĩ càng để việc trích lập sát với tình hình thức tế.
3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế bán hàng và XĐKQ TT tại công ty vật tư nông nghiệp Quảng Bình công ty vật tư nông nghiệp Quảng Bình
Thứ nhất, về phương pháp tính giá xuất kho hàng hóa: Để cập nhật kịp thời số liệu của hàng nhập xuất kho trong kỳ, kế toán nên sử dụng phư- ơng pháp tính giá hàng xuất kho bình quân thời điểm, tức sau mỗi lần nhập kho kế toán xác định giá xuất kho theo công thức.
Giá xuất kho Giá trị hàng tồn kho + Giá trị hàng nhập kho Hàng hóa Số lượng hàng tồn kho + Số lượng hàng nhập kho
Với phương pháp này tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ hạch toán kế