Thứ nhất, về phương pháp tính giá xuất kho hàng hóa: Để cập nhật kịp thời số liệu của hàng nhập xuất kho trong kỳ, kế toán nên sử dụng phư- ơng pháp tính giá hàng xuất kho bình quân thời điểm, tức sau mỗi lần nhập kho kế toán xác định giá xuất kho theo công thức.
Giá xuất kho Giá trị hàng tồn kho + Giá trị hàng nhập kho Hàng hóa Số lượng hàng tồn kho + Số lượng hàng nhập kho
Với phương pháp này tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ hạch toán kế toán cũng xác định được giá trị hàng xuất kho tiêu thụ, giá xuất kho phản ánh được sự biến động giá cả của vật tư đầu vào. Phương pháp này tính toán khá phức tạp và đòi hỏi kế toán phải cập nhật thường xuyên và liên tục các nghiệp vụ phát sinh. Tuy nhiên với việc áp dụng phần mềm kế toán máy, kế toán chỉ cần cài đặt là chương trình sẽ tự cập nhật và tính toán nên việc áp dụng phương pháp tính giá này sẽ không gặp nhiều khó khăn.
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA
Năm : 200N
Tài khoản: 1561 - UREA Phú Mỹ Tên kho: Kho công ty Tên, quy cách: UREA Phú Mỹ
NT ghi sổ Chứng từ SH NT Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn
Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền
Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7(5x6) 8 9(5x8) 10 11(5x10) Tồn đầu kì 7 113 155 405 1 105 428 281 03/01 Mua hàng NK 5 857 40 000 234 285 714 195 045 1 339 713 995 08/01 Mua hàng NK 5 500 10 000 55 000 000 205 045 1 394 713 995 10/01 Xuất bán cHMTT 6 802 12 000 81 624 000 193 405 1 313 089 995 ...
Sau hai lần nhập đơn giá bình quân của Urea Phú Mỹ tại kho công ty là: 10000 40000 155405 5500 * 100000 5857 * 40000 155405 * 7113 + + + + = 6 802 (đồng)
Thứ hai, về hình thức ghi sổ kế toán: Trong thời gian qua công ty áp dụng hình thức ghi sổ Chứng từ ghi sổ là tương đối phù hợp, hình thức này có kết cấu sổ đơn giản, dễ ghi chép và phù hợp với kế toán máy, mỗi chứng từ khi được nhập vào phần mềm kế toán máy được coi như một chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên hình thức này gây khó khăn cho việc quản lí và tiếp cận thông tin kế toán. Do đó để đáp ứng nhu cầu quản lí công ty nên áp dụng hình thức Nhật kí chung, hình thức này phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa phải, loại hình hoạt động đơn giản, trình độ cán bộ quản lí, kế toán ở mức độ khá và đặc biệt nó dễ vận dụng cho kế toán máy. Theo hình thức này toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi theo thứ tự thời gian trong Nhật kí chung, số liệu từ nhật kí chung sẽ được chuyển vào cái sổ cái có liên quan. Đối với các đối tượng có số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh lớn, thường xuyên kế toán có thể mở các sổ nhật kí đặc biệt để theo dõi, như Công ty thì nên mở Nhật kí mua hàng và Nhật kí bán hàng, số liệu trên hai Nhật kí này không những để ghi vào sổ Cái mà nó còn như những báo cáo về tình hình mua hàng và bán hàng trong kì
Sơ đồ 6
Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật kí chung
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÍ CHUNG Sổ NKĐB Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
NHẬT KÍ MUA HÀNG Năm … NT ghi sổ Chứng từ SH NT Diễn giải TK ghi Nợ HH TK khác SH ST TK ghi Có (Phải trả người bán) Cộng trang trước chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau Sổ này có … trang, đánh số từ trang … đến trang … Ngày mở sổ: …
Ngày … tháng … năm …
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
NHẬT KÍ BÁN HÀNG Năm … NT ghi sổ Chứng từ SH NT Diễn giải TK ghi Có HH TP DV TK ghi Nợ (Phải thu khách hàng) Cộng trang trước chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau Sổ này có … trang, đánh số từ trang … đến trang … Ngày mở sổ: …
Ngày … tháng … năm …
Thứ ba, tăng cường công tác kế toán quản trị: Kế toán quản trị là lĩnh vực chuyên môn của ngành kế toán nhằm nắm bắt các vấn đề về thực trạng, đặc biệt thực trạng tài chính của doanh nghiệp qua đó phục vụ công tác quản trị nội bộ và ra quyết định quản trị. Thông tin của kế toán quản trị đặc biệt quan trọng trong quá trình vận hành của doanh nghiệp, đồng thời phục vụ việc kiểm soát, đánh giá doanh nghiệp đó. Bản chất của thông tin trong kế toán quản trị là thông tin quản lý, không phải thông tin tài chính đơn thuần, trước khi tập hợp thông tin kế toán quản trị phải biết rõ mục đích của thông tin đó, thông tin mà kế toán quản trị cần nắm bắt bao gồm cả thông tin tài chính và thông tin phi tài chính. Vai trò trách nhiệm truyền thống của kế toán quản trị đang được mở rộng bao hàm cả các nhu cầu đối với quá trình ra quyết định chiến lược kinh doanh. Cán bộ kế toán quản trị ngày nay không còn đơn thuần làm công việc đo, đếm, người làm kế toán quản trị ngày nay cần phải hiểu được các lĩnh vực chức năng khác như marketing, tài chính, quản trị … Những tiến bộ trong hàng chục năm qua đã làm cho những nhà kế toán quản trị có thể trở thành một phần trong đội ngũ các nhà quản lý làm gia tăng giá trị của tổ chức.
Ví dụ, ở công ty CP vật tư nông nghiệp Quảng Bình kế toán cần tính ra kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng để biết được mặt hàng nào đem lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp từ đó nhà quản lí điều chỉnh cơ cấu hàng hóa hợp lí để tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp, hàng năm công ty cần lập dự toán cho các hoạt động của năm tới như dự toán doanh số tiêu thụ các mặt hàng, dự toán mua hàng, dự toán tiền mặt…dự toán vừa là kế hoạch
như các yếu tố chủ quan của con người. Để nâng cao công tác bảo quản giảm thiếu tối đa sự mất mát vật tư công ty cần nâng cấp chất lượng kho bãi, tăng cường công tác bảo vệ và trách nhiệm của những người làm công tác bảo bảo vệ, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra chéo giữa bộ phận kế toán và bộ phận kho, rà roát lại đối với các lần mua do nhà cung cấp giao thiếu, thường xuyên xem xét lại điều kiện bảo quản về ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm...,đặc tính vật tư để xác định tỉ lệ hao hụt định mức cho phù hợp với từng loại vật tư, so sánh chênh lệch thực tế với hao hụt định mức tính ra chênh lệch ngoài định mức để từ đó có cách thức giải quyết chênh lệch đó.
Chênh lệch ngoài định mức = Chênh lệch thức tế - Hao hụt định mức Cách xử lí hao hụt trên sổ sách kế toán khi phát hiện ra hao hụt mà chưa biết nguyên nhân:
Nợ TK 632 : Hao hụt định mức
Nợ TK 1381 : Hao hụt ngoài định mức Có TK 156 (chi tiết cho từng loại hàng hóa)
Xử lí hao hụt ngoài định mức khi đã điều tra ra nguyên nhân gây hao hụt
Nợ TK 334: trừ lương nhân viên Nợ TK 111: bồi thường bằng tiền Có TK 1381: Hao hụt ngoài định mức