Hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA

Hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA

1.1 Giới thiệu khái quát về công ty 3

1.1.1 Tổng quan về Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòngSARA 3

1.1.1.1 Sự hình thành và phát triển của công ty 3

1.1.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh 5

1.1.1.3 Đặc điểm về tổ chức quản lý 6

1.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty 12

1.1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 12

1.1.2.2 Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ 14

1.1.2.3 Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán 15

1.1.2.4 Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ sách kế toán 15

1.1.2.5 Đặc điểm hệ thống báo cáo kế toán 17

1.2 Thực trạng hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quảkinh doanh tại công ty 18

1.2.1 Đặc điểm, phương thức lưu chuyển và phương pháp tính giáhàng tồn kho 18

1.2.1.1 Đặc điểm và tổ chức quản lý hàng tồn kho 18

1.2.1.2 Đặc điểm về phương thức lưu chuyển hàng hoá 20

1.2.1.3 Phương pháp tính giá hàng tồn kho 21

1.2.2 Hạch toán doanh thu bán hàng 23

1.2.2.1 Hạch toán chi tiết 24

1.2.2.2 Hạch toán tổng hợp 28

1.2.3 Hạch toán phải thu khách hàng 30

1.2.4 Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu 36

1.2.5 Hạch toán giá vốn hàng bán 38

1.2.5.1 Hạch toán chi tiết giá vốn hàng bán 39

1.2.5.2 Hạch toán tổng hợp 42

1.2.6 Hạch toán doanh thu và chi phí tài chính 44

1.2.7 Hạch toán thuế giá trị gia tăng phải nộp 46

1.2.7.1 Hạch toán chi tiết 46

1.2.7.2 Hạch toán tổng hợp 49

1.2.8 Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 50

1.2.8.1 Hạch toán chi phí bán hàng 50

1.2.8.2 Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp 54

1.2.9 Kế toán xác định kết quả kinh doanh 55

CHƯƠNG II: PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HẠCH TOÁNDOANH THU BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINHDOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ TỔNG HỢP MÁYVĂN PHÒNG SARA 60

2.1 Đánh giá thực trạng hạch toán doanh thu bán hàng và xácđịnh kết quả kinh doanh tại công ty 60

2.2.3 Sổ kế toán sử dụng tại công ty 68

2.2.4 Báo cáo kế toán 68

2.2.5 Phương pháp tính giá hàng hoá xuất kho 69

KẾT LUẬN 70

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 71

DANH MỤC NHỮNG TỪ VIẾT TẮT

NT : Ngày tháng TNHH : Trách nhiệm hữu hạnDT : Doanh thu QLDN : Quản lý doanh nghiệpBH : Bán hàng BTTTL : Bảng thanh toán tiền lương

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Sơ đồ 1.1: Bộ máy tổ chức quản lý của công ty 7

Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty SARA ECOM 13

Sơ đồ 1.3: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 17

Biểu 1.1: Phiếu đề nghị xuất kho 25

Biểu 1.2: Hoá đơn GTGT 26

Biểu 1.3: Bảng kê bán hàng 27

Biểu 1.4: Sổ chi tiết TK Doanh thu bán hàng 28

Biểu 1.5: Chứng từ ghi sổ doanh thu bán hàng 29

Biểu 1.7: Sổ cái doanh thu bán hàng 30

Biều: 1.8: Sổ chi tiết thanh toán với người mua 32

Biểu 1.9: Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với nguời mua 33

Biểu 1.10: Sổ cái phải thu khách hàng 35

Biểu 1.11: Hóa đơn GTGT trả lại hàng 37

Biều1.12: Chứng từ ghi sổ hàng bán bị trả lại 38

Biểu 1.13: Sổ cái hàng bán bị trả lại 38

Biểu 1.14: Phiếu xuất kho 40

Biểu 1.15: Sổ chi tiết giá vốn 41

Biểu 1.17: Sổ cái giá vốn hàng bán 43

Biểu 1.18: Chứng từ ghi sổ của doanh thu tài chính 44

Biểu 1.19: Sổ cái doanh thu tài chính 45

Biểu 1.20: Sổ cái chi phí tài chính 46

Biểu 1.21: Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra 47

Biểu 1.22: Tờ khai thuế GTGT 48

Biểu 1.23: Sổ chi tiết thuế GTGT phải nộp 49

Biểu 1.24: Sổ cái thuế GTGT phải nộp 50

Biểu 1.25: Sổ chi tiết chi phí bán hàng 52

Biểu 1.26: Chứng từ ghi sổ của chi phí bán hàng 53

Biểu 1.27: Sổ cái chi phí bán hàng 53

Biểu 1.28: Sổ cái chi phí quản lý doanh nghiệp 55

Biểu 1.29: Chứng từ ghi sổ kết chuyển giảm trừ doanh thu 56

Biểu 1.30: Chứng từ ghi sổ kết chuyển doanh thu 56

Biểu 1.31: Chứng từ ghi sổ kết chuyển giá vốn và chi phí phát sinh 57

Biểu: 1.32: Sổ cái xác định kết quả kinh doanh 58

Biểu 1.33: Báo cáo kết quả kinh doanh 59

LỜI MỞ ĐẦU

Bước vào thời kỳ hội nhập, từ khi Việt Nam trở thành thành viên chínhthức của WTO đã mang lại cho các doanh nghiệp thời cơ mới Sự cạnh tranhngày càng gay gắt, quyết liệt với hàng loạt sản phẩm giá rẻ chất lượng caokhông chỉ ở các công ty trong nước và còn có cả xâm nhập từ các công tynước ngoài Vì thế mà các doanh nghiệp Việt Nam cần phải nhanh chóng điềuchỉnh lại cơ cấu tổ chức, không ngừng đầu tư vào cơ sở vật chất, các côngnghệ mới, nâng cao trình độ lao động để nâng cao hiệu quả kinh doanh vànăng lực cạnh tranh đáp ứng đòi hỏi của hội nhập Đối với công ty CP thiết bịtổng hợp máy văn phòng SARA cũng không phải ngoại lệ, là một doanhnghiệp kinh doanh thương mại về các sản phẩm công nghệ thông tin thì sự cảitiến là rất cần thiết, cải tiến trong các kế hoạch tiếp cận thị trường, xây dựngthương hiệu cho mình Đặc biệt là công tác tổ chức công tác kế toán, tổ chứccông tác kế toán là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp, nócó vai trò quyết định đến sự sống còn của mỗi tổ chức sản xuất kinh doanh.

Trong công tác tổ chức kế toán mỗi một doanh nghiệp kinh doanhthương mại, kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh làmột bộ phận quan trọng, là sợi chỉ đỏ xuyên suốt quá trình kế toán của doanhnghiệp này Quá trình đó bao gồm tất cả các phần hành cơ bản của kế toán, từviệc hạch toán bán hàng đến xác định kết quả kinh doanh.

Sau một thời gian thực tập tại công ty CP thiết bị tổng hợp máy vănphòng SARA, được sự giúp đỡ của các anh chị trong công ty, em đã có đượccái nhìn tổng quát về quá trình hình thành và phát triển, về các lĩnh vực hoạtđộng và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán Đồng thời cũnggiúp em có được những kinh nghiệm thực tế về vận dụng các chuẩn mực, chếđộ kế toán tại doanh nghiệp Việc nghiên cứu tổng quát công tác kế toán tạicác phần hành đã tạo điều kiện cho em hiểu được đặc điểm đối tượng hạchtoán kế toán và phương pháp kế toán áp dụng cho mỗi phần hành tại một công

ty kinh doanh thương mại Trong đó kế toán doanh thu bán hàng và xác địnhkết quả kinh doanh là một bộ phận quan trọng trong công ty, nếu công tác kếtoán ở phần hành này thực hiện không tốt hoặc có sai sót sẽ ảnh hưởng lớnđến việc cung cấp thông tin Do đó em lựa chọn đề tài để nghiên cứu là

“Hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Côngty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA”

Bài chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em được chia ra hai chương nhưsau:

Chương 1: Thực trạng hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết

quả kinh doanh tại công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA

Chương 2: Phương hướng hoàn thiện hạch toán doanh thu bán hàng và

xác định kết quả kinh doanh tại Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòngSARA

CHƯƠNG I

THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ XÁCĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CÔNG TY CP THIẾT

BỊ TỔNG HỢP MÁY VĂN PHÒNG SARA

1.1 Giới thiệu khái quát về công ty

1.1.1 Tổng quan về Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòngSARA

1.1.1.1 Sự hình thành và phát triển của công ty

Công ty cổ phần thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA là một trong 10Công ty thành viên của SARA Group, được thành lập theo giấy phép đăng kíkinh doanh số 0102006523 do Sở Kế hoạch và Đầu tư – Thành phố Hà Nộicấp ngày 27 tháng 9 năm 2002 với vốn điều lệ 20 tỷ đồng.

Tên công ty: Công ty cổ phần thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARATên tiếng Anh: SARA ECOM JSC

Tên viết tắt: SARA ECOMMã số thuế: 0101293546

Head office: P701 Toà nhà Thành Công - Số 25 Láng Hạ- Q.Ba Đình- HNĐiện thoại: 04 5148356 Fax: 04 5148359

Website: www.saraecom.vn

Để có được vị thế và có thể đứng vững trên thương trường như hômnay công ty đã phải trải qua rất nhiều khó khăn, thách thức cũng như đã cónhững thuận lợi cần thiết để có thể tồn tại và phát triển đến ngày hôm nay Cóthể chia quá trình phát triển của công ty ra hai giai đoạn như sau:

Giai đoạn từ năm 2002 đến năm 2004:

Đây là giai đoạn mới thành lập nên công ty đã gặp không ít khó khăn,đội ngũ nhân viên còn hạn hẹp lúc thành lập chỉ có 15 nhân viên, ban lãnhđạo cũng chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý công ty, thêm vào đó

việc xâm nhập thị trường tiêu thụ còn yếu, nên mặc dù xác định lĩnh vực kinhdoanh là các sản phẩm công nghệ nhưng bước đầu công ty chỉ kinh doanhmáy tính, các thiết bị máy văn phòng là chủ yếu.

Giai đoạn 2005 đến nay:

Đây là giai đoạn công ty cơ bản đã đi vào ổn định, doanh thu tăng lêntừng năm, công ty làm ăn bắt đầu có lãi Nguồn vốn kinh doanh đã tăng lênnhờ sự đóng góp của cổ đông và bổ sung từ lợi nhuận thu được Vì thế màcông ty đã mở rộng kinh doanh thêm nhiều loại sản phẩm hàng hoá khác vàcòn hướng tới xuất khẩu ra nước ngoài một số sản phẩm do mình nghiên cứu.Đến nay thị trường cung ứng đầu vào không chỉ ở trong nước mà đã mở rộngsang các nước như Trung Quốc, Singapo

Chính nhờ sự cố gắng của ban lãnh đạo công ty cũng như được sự ủnghộ nhiệt tình của ban lãnh đạo tập đoàn SARA, các công ty đối tác, các hãngcung cấp, hiện nay công ty đã trở thành một trong những công ty hàng đầu tạiViệt Nam trong lĩnh vực cung cấp sản phẩm công nghệ thông tin, thiết bị máyvăn phòng và cung cấp dịch vụ giải pháp tích hợp hệ thống thông tin Hàngnăm lợi nhuận đều tăng lên đáng kể, số nhân viên tăng hàng năm từ 10 – 15người với trình độ học vấn và chuyên môn cao, được đào tạo chu đáo (trên80% nhân viên có trình độ Đại học), thu nhập bình quân mỗi nhân viên ngàycàng được cải thiện (năm 2007 tăng 200% so với năm 2006) Hiện nay côngty đang là thành viên của Phòng thương mại và công nghệ Việt Nam, Hiệphội khoa học Đông Nam Á, hội viên Hội doanh nghiệp trẻ Hà Nội, Hội tinhọc Hà Nội

Với phương châm hoạt động để trở thành “Nhà cung cấp chuyên nghiệpcác sản phẩm công nghệ thông tin” chắc chắn trong tương lai công ty sẽ còntiến xa hơn nữa và là một địa chỉ tin cậy cho người tiêu dùng.

Để thấy được sự phát triển của công ty thì có thể xem xét một số chỉ tiêutài chính phản ánh sự tăng trưởng của công ty trong thời gian qua:

Bảng tính một số chỉ tiêu tài chính

1Doanh thu bán hàngvà cung cấp dịch vụ

2Các khoản giảm trừDT

112.344.450167.321.5003Doanh thu thuần1.400.320.0008.738.121.1009.192.964.1504Giá vốn hàng bán1.297.964.2418.112.550.1238.467.543.0385Lợi nhuận gộp102.355.759625.570.977725.421.1126Doanh thu tài chính3.458.15910.567.90011.550.4007Chi phí tài chính6.674.9349.456.2008.785.6268Chi phí BH và QLDN77.422.695446.670.800524.889.5359Lợi nhuận thuần từ

hoạt động kinh doanh

10Thu nhập khác2.560.4426.670.9005.463.80011Chi phí khác2.112.6753.789.1214.322.60012Lợi nhuận khác447.7672.881.7791.141.20013Tổng LN trước thuế22.164.056182.893.656204.437.48614Số nộp ngân sách10.205.93566.210.22379.242.49615Số vốn kinh doanh20.110.189.00020.356.721.00020.659.531.000

17Thu nhập bình quânmột lao động/tháng

Đơn vị: VNĐ 1.1.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh

Công ty cổ phần thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA được thành lậpnăm 2002 dựa trên sự cam kết của bốn thành viên sáng lập Lĩnh vực kinhdoanh chủ yếu được đăng ký trong giấy phép kinh doanh là:

- Cung cấp máy tính, thiết bị văn phòng, điện dân dụng, điện tử, điện lạnh.- Sản xuất lắp ráp linh kiện máy tính, thiết bị văn phòng.

- Cung cấp các dịch vụ tin học, tư vấn và cung cấp giải pháp tích hợpcông nghệ thông tin.

- Nghiên cứu và đầu tư tài chính.

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt như ngày nay việc tìmkiếm một lĩnh vực kinh doanh vừa hấp dẫn vừa phù hợp với số vốn của mìnhlà một bài toán khó đặt ra đối với các nhà đầu tư Nắm bắt được xu thế của thếgiới, nền khoa học kỹ thuật phát triển với tốc độ chóng mặt và thực tế ViệtNam là một nước đang phát triển, thì chắc chắn trong tương lai công nghệthông tin sẽ không chỉ cần thiết đối với các doanh nghiêp mà nó còn xâmnhập vào cuộc sống hàng ngày của con người, vì thế mà các thành viên củacông ty đã chọn kinh doanh lĩnh vực này.

Đây là một ngành đòi hỏi số vốn rất lớn vì thế ban đầu công ty hạn chếcác mặt hàng kinh doanh, chủ yếu là đại lý phân phối cho các hãng lớn có mặttại Việt Nam như ACER, HP, IBM sau này khi lớn mạnh thì công ty tựnhập khẩu trực tiếp và phân phối cho thị trường Công ty cũng trực tiếp cungcấp sản phẩm cho khách hàng Hiện nay công ty đang có một Showroom vàmột kho hàng đặt tại Đường Lê Thanh Nghị - Hà Nội.

1.1.1.3 Đặc điểm về tổ chức quản lý

Bộ máy quản lý của doanh nghiệp được tổ chức theo mô hình trực tuyếnchức năng, hình thức này cho phép công ty phân cấp quản lý rõ ràng, tránh sựchồng chéo các chức năng Đứng đầu là Hội đồng quản trị, tiếp theo là Bangiám đốc và các phòng ban, có thể khái quát bộ máy quản lý của công ty theosơ đồ dưới đây:

Sơ đồ 1.1: Bộ máy tổ chức quản lý của công ty

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ban lãnh đạo và các phòng bannhư sau:

Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của công ty, có quyền nhân danh

công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi của công ty Hộiđồng quản trị bao gồm có 4 thành viên là các cổ đông sáng lập ra công ty Sauđây là nhiệm vụ và quyền hạn của hội đồng quản trị:

- Quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm tổng giám đốc và các chức vụ quảnlý quan trọng trong công ty, quyết định mức lương và các lợi ích khác của cáccán bộ quản lý đó, quyết định các phương án đầu tư, quyết định các giải phápphát triển thị trường.

- Phê chuẩn mọi quy chế hoạt động của công ty theo đề nghị của Tổnggiám đốc, phê chuẩn các phương án về tài sản, tài chính, cổ phần cổ phiếu củacông ty, được cung cấp đầy đủ các báo cáo tài chính của công ty.

Tổng giám đốc: Trong công ty Tổng giám đốc là người có cổ phần lớn

Hội đồng quản trị

Phòng Kinh doanh

Ban giám đốc

Phòng Tài chính -Kế toán Phòng

Hành chính - tổng hợp

Phòng Kỹ thuật

Phòng Bảo hành

nhất Là người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịu tráchnhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ đượcgiao; là người đại diện theo pháp luật của công ty Vì thế mà Tổng giám đốccó quyền:

- Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động của công tynhư tổ chức bộ máy của công ty, đề cử Phó tổng giám đốc, kế toán trưởng, bãinhiệm đối với các trưởng phó phòng các phòng ban; Quyết định kế hoạch đàotạo cán bộ, cử cán bộ công ty đi công tác; quyết định các biện pháp cải tạonâng cao hiệu quả kinh doanh.

- Quyết định phương hướng, kế hoạch kinh doanh của công ty, các chủtrương lớn, quyết định về đầu tư hợp tác liên doanh liên kết của công ty, phêchuẩn quyết toán và duyệt tổng quyết toán năm.

- Tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng quản trị.

- Tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư.

Phó tổng giám đốc: Là người giúp việc cho Tổng giám đốc, được Tổng

giám đốc uỷ quyền hoặc chịu trách nhiệm trong một số lĩnh vực quản lýchuyên môn, chịu trách nhiệm trực tiếp với Tổng giám đốc về phần việc đượcphân công Cụ thể thì Phó tổng giám đốc có một số nhiệm vụ và quyền hạnnhư sau:

- Chịu trách nhiệm phối hợp, điều hành kế hoạch kinh doanh của côngty, hướng dẫn và kiểm tra quy trình làm việc tại công ty, thực hiện các hợpđồng kinh tế mà công ty đã ký kết với khách hàng; Kiểm tra tình hình sử dụngvốn, sổ sách kế toán và chứng từ kinh tế.

- Nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, đề xuất các quy trình công nghệ mới,nghiên cứu thị trường – giá cả trong và ngoài nước để đề ra chính sách tiếpthị, tổng hợp báo cáo tình hình kinh doanh thường kỳ cho Tổng giám đốc.

- Chịu trách nhiệm phân công chỉ đạo các Phòng/ ban của công ty.Trong từng thời kỳ có thể được Tổng giám đốc uỷ nhiệm quyết định các vấn

đề liên quan đến cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, trách nhiệm của từngphòng ban.

Trợ lý Tổng giám đốc: Là người trợ giúp cho Tổng giám đốc trong

quản lý, điều hành công việc kinh doanh và các công việc văn phòng, hànhchính như:

- Sắp xếp và quản lý lịch làm việc, lịch trình công tác của Tổng giámđốc với các đối tác cũng như trong nội bộ công ty; Hỗ trợ Tổng giám đốctrong việc kiểm tra, theo dõi tiến độ thực hiện công việc của các phòng/ban.

- Nắm bắt thị trường và tình hình kinh doanh của công ty, tổng hợpthông tin tư vấn cho Tổng giám đốc về kinh tế liên quan đến lĩnh vực kinhdoanh của công ty; Tổ chức và tham dự các buổi họp, hội nghị của công ty,được sự uỷ quyền của Tổng giám đốc để tham dự và tiếp xúc với các đối tác,khách hàng hoặc cơ quan chức năng của nhà nước hoặc trong các quan hệquần chúng.

Phòng kinh doanh: Phụ trách các công việc liên quan đến bán hàng, có

nhiệm vụ tìm kiếm và phát triển hệ thống khách hàng, xây dựng và triển khaicác chính sách bán hàng cũng như các chiến lược kinh doanh của công ty.Phòng kinh doanh được tổ chức ra các bộ phận nhỏ như sau:

- Ban dự án: Duy trì, tìm kiếm và phát triển hệ thống khách hàng thuộcban dự án bao gồm nhóm đối tượng dự án là ngân hàng, tài chính, chứngkhoán; Tìm kiếm, phân tích thông tin mời thầu để tham gia các cuộc đấu thầu,nghiên cứu, xây dựng và phát triển các dự án tại các thị trường trọng điểmtheo chiến lược phát triển của công ty.

- Kinh doanh phân phối: Duy trì, tìm kiếm và phát triển hệ thống kháchhàng bao gồm các công ty hoạt động trong cùng lĩnh vực, các cửa hàng, cácđại lý phân phối sản phẩm ở các tỉnh trong cả nước Xây dựng các chiến lượckinh doanh ngắn và dài hạn, tổ chức mạng lưới đại lý của công ty nhằm phânphối sản phẩm của công ty, phân tích thị trường và phân loại đối tượng kháchhàng theo tháng, theo quý, đảm bảo doanh số, lợi nhuận kế hoạch cho công

- Kinh doanh xuất nhập khẩu: Đây là đầu mối liên kết các thương vụhợp tác quốc tế của công ty với các đối tác nước ngoài vì thế bộ phận nàythực hiện các nhiệm vụ: Tìm kiếm thông tin về các nhà cung cấp thiết bị hànghoá trong lĩnh vực kinh doanh của công ty ở nước ngoài, thực hiện công việcnhập khẩu hàng hóa; Mở rộng kênh phân phối các sản phẩm do công ty cungcấp tại thị trường Trung Đông và các nước trong khu vực Đông Nam Á, đẩymạnh việc thâm nhập thị trường Hoa Kỳ và một số nước Bắc Mỹ.

- Kinh doanh bán lẻ: Chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm trực tiếpđến tay người tiêu dùng theo các chương trình bán hàng, khuyến mãi, hậu mãicủa công ty; Xây dựng các chương trình bán hàng, khuyến mãi, hậu mãi theotừng thời kỳ kinh doanh của công ty.

Phòng hành chính – nhân sự: Chủ yếu là quản lý các vấn đề hành chính

và nhân sự của công ty, cụ thể như sau:

- Hành chính: Quản lý các công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính và condấu, thực hiện lưu trữ các tài liệu thường niên và nội bộ, rồi xây dựng lịch côngtác, lịch đào tạo, hội họp, sinh hoạt định kỳ bất thường; Hướng dẫn các phòng/banthực hiện đúng các thủ tục hành chính, ký kết hợp đồng đúng pháp luật.

- Nhân sự: Tham mưu cho giám đốc về việc bố trí nhân sự cho hợp lý,quản lý hồ sơ lý lịch nhân viên, giải quyết thủ tục và chế độ tuyển dụng, thôiviệc, bổ nhiệm, bãi nhiệm, kỷ luật khen thưởng, nghỉ hưu; Quản lý lao động,tiền lương cán bộ nhân viên cùng với phòng Tài chính - kế toán, xây dựngtổng quỹ tiền lương và xét duyệt phân bổ quỹ tiền lương, kinh phí hành chínhcông ty; Và xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụcho cán bộ nhân viên trong công ty.

Phòng kỹ thuật: Là phòng thực hiện các công việc liên quan đến nghiên

cứu và ứng dụng các công nghệ mới cho phù hợp với nền khoa học kỹ thuậtViệt Nam, triển khai lắp ráp các sản phẩm mới như:

- Triển khai lắp ráp các sản phẩm máy tính để bàn Đông Nam Á, xâydựng lắp đặt hệ thống mạng nội bộ (LAN), mạng diện rộng (WAN), hệ thốngbộ đàm, tổng đài điện thoại Vận hành hoạt động và chuyển giao công nghệđối với các thiết bị trình chiếu, hội thảo truyền hình, điều khiển tự động, triểnkhai các giải pháp tích hợp Bên cạnh việc triển khai thì phòng kỹ thuật cònthực hiện nghiên cứu các sản phẩm, các kỹ thuật và công nghệ mới liên quanđến lĩnh vực công nghệ thông tin, điện tử viễn thông; Hoàn thiện và phát triểncác giải pháp mạng, các hệ thống tích hợp của công ty, nghiên cứu ứng dụngcông nghệ thông tin trong lĩnh vực tự động hoá.

Phòng Tài chính - kế toán: Phụ trách về tài chính và công tác kế toán

trong công ty Nó được phân ra các bộ phận như sau:

- Ban tài chính: Lập kế hoạch tài chính, phân bổ nguồn vốn cho cácphòng ban, thực hiện các biện pháp đề phòng, khắc phục rủi ro đảm bảo gầnsát với kế hoạch tài chính đã lập.

- Kế toán: Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về tổ chức quản lýhoạt động tài chính của công ty, nhiệm vụ của kế toán:

Tổ chức hạch toán kế toán về hoạt động kinh doanh của công ty theochế độ kế toán ban hành, tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán,phân tích hoạt động kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra kế hoạch tàichính của công ty.

Ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời và có hệ thống diễn biến nguồnvốn cấp, vốn vay, giải quyết các loại vốn phục vụ cho việc huy động vật tư,hàng hoá trong kinh doanh.

Theo dõi công nợ của công ty, phản ánh và đề xuất kế hoạch thu, chi tiềnmặt và các hình thức thanh toán khác; Thực hiện quyết toán quý, sáu tháng,năm đúng tiến độ, hạch toán lỗ, lãi giúp cho ban giám đốc công ty nắm chắcnguồn vốn, biết rõ lợi nhuận và sự tăng trưởng của nguồn vốn.

Phòng bảo hành: Thực hiện các hoạt động bảo hành, bảo trì, sửa chữa

các sản phẩm đã bán khi khách hàng có yêu cầu, sau đó phải lập báo cáo tổngthể hàng tháng các loại hàng hóa nhận bảo hành gửi đến Phòng kinh doanh vàBan giám đốc Ngoài ra thì phòng này cũng có thể nhận sửa chữa các sảnphẩm trong lĩnh vực công nghệ thông tin mà không phải do công ty cung cấp,có thể tư vấn công nghệ thông tin như: Hướng dẫn lựa chọn cấu hình máytính, cài đặt phần mềm, cung cấp các thông tin về sản phẩm mới, công nghệmới trên thị trường, tư vấn các giải pháp tích hợp công nghệ thông tin như:Các giải pháp mạng hiệu quả, giải pháp hệ thống camera kỹ thuật số, hệ thốngchống trộm dữ liệu, bảo mật thông tin

1.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty

1.1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Trong thị trường kinh doanh khốc liệt như ngày nay, các doanh nghiệpmuốn tồn tại và phát triển thì điều cần thiết là phải có chiến lược kinh doanhđúng đắn và có hiệu qủa phải xác định được doanh nghiệp sẽ kinh doanh cáigì, Cung ứng hàng hoá gì, và cung ứng bằng cách nào là có hiệu quả nhất.Đây là một bài toán khó bởi thế mà có nhiều doanh nghiệp đã không thể tồntại đến nỗi buộc phải phá sản, nhưng bên cạnh đó một bộ máy kế toán được tổchức tốt làm việc có hiệu quả cũng góp phần rất lớn đến sự phát triển củacông ty.

Tại công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA, bộ máy kế toánđược tổ chức theo mô hình quản lý tập trung - tức là chỉ mở một bộ sổ kếtoán Mọi công việc kế toán đều được chỉ đạo bởi kế toán trưởng, tuy nhiênmỗi kế toán viên lại đảm nhiệm những chức năng khác nhau và có sự độc lậptương đối, các số liệu kế toán sẽ được tổng hợp về một nơi Hình thức quản lýnày phù hợp với đặc điểm của công ty là kinh doanh thương mại, buôn bánnhiều loại sản phẩm hàng hóa khác nhau Bộ máy kế toán có thể được kháiquát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty SARA ECOM

Bộ phận kế toán tại công ty gồm bốn nhân viên thực hiện các chức năngnhiệm vụ sau:

Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về hoạt

động kế toán của đơn vị, là người quyết định mọi công tác kế toán của doanhnghiệp Kế toán trưởng sẽ đôn đốc chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ về kế toán tàichính của công ty khi có sự chỉ đạo trực tiếp từ Ban giám đốc hoặc Hội đồngquản trị; Phân công nhiệm vụ cho các kế toán viên trong phòng, ký duyệt cácphiếu thu, phiếu chi Kế toán trưởng có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính gửi chocơ quan thuế và các đối tượng quan tâm khác vào cuối kỳ kế toán.

Kế toán tổng hợp: Ở công ty cổ phần SARA kế toán tổng hợp đảm

nhiệm các phần hành kế toán về lao động, tiền lương, kế toán tài sản cố định,kế toán xác định kết quả kinh doanh Do quy mô của công ty nhỏ nên cácphần hành kế toán này có thể gộp chung lại do một người phụ trách.

Kế toán công nợ: Đây là vị trí khá quan trọng vì công ty kinh doanh

trong lĩnh vực thương mại nên nghiệp vụ bán hàng xẩy ra hàng ngày với khốilượng lớn, điều đó liên quan trực tiếp đến công nợ của khách hàng Kế toánphần hành này có nhiệm vụ phải theo dõi được tình hình công nợ của các

Kế toán trưởng

Thủ quỹKế toán

Công nợKế toán

tổng hợp

khách hàng Do công nợ liên quan đến bán và mua hàng, nên kế toán công nợtheo dõi luôn doanh thu từng mặt hàng, doanh thu từng bộ phận mặt hàng,theo dõi giá vốn hàng bán cũng như các khoản giảm trừ doanh thu Cuối kỳkế toán lập bảng tổng hợp tình hình công nợ cho từng khách hàng.

Thủ quỹ: Là người phụ trách tiền mặt của công ty, thực hiện các công

việc liên quan đến thu chi của công ty, hàng ngày cập nhật và ghi sổ các biếnđộng tiền mặt của công ty Cuối kỳ kiểm tra số liệu ghi trên Sổ quỹ với thựctế còn lại trong công ty.

1.1.2.2 Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ

Chứng từ kế toán là giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế,tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán Chứng từ cóvai trò quan trọng trong việc hạch toán, kế toán Nó tạo ra tính pháp lý, sựtrung thực, chính xác khách quan của thông tin kế toán Hiện nay tại công tyCP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA đang sử dụng hệ thống chứng từkế toán theo Chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành theo quyết định số15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Dưới đây làdanh mục các chứng từ doanh nghiệp sử dụng:

Lao động và tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương;

Bảng thanh toán tiền thưởng; Giấy đi đường; Bảng kê trích nộp các khoảntheo lương; Bảng phân bổ tiền lương và BHXH; Giấy chứng nhận nghỉ ốmhưởng BHXH.

Hàng tồn kho: Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Phiếu báo vật tư còn

lại, Bảng kê mua hàng; Phiếu đề nghị xuất kho; Biên bản kiểm nghiệm vật tư,công cụ, sản phẩm, hàng hóa; Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm,hàng hóa.

Bán hàng: Hóa đơn Giá trị gia tăng.

Tiền tệ: Phiều thu; Phiếu chi; Giấy đề nghị tạm ứng; Giấy đề nghị thanh

toán tạm ứng; Giấy đề nghị thanh toán; Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND),Biên lai thu tiền.

Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ;

Bảng tính và phân bổ khấu hao.

1.1.2.3 Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụkinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế, hệ thống tài khoản kế toán bao gồmcác tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2, tài khoản trong Bảng cân đối kế toán vàtài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán Các công ty có thể mở thêm các tàikhoản cấp 2, 3, 4 nếu chưa có trong quy định để dễ cho công việc hạch toánhơn Đối với công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA thì hiện nayhệ thống tài khoản kế toán được áp dụng theo Chế độ kế toán được ban hànhtheo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tàichính; Còn trước kia thì doanh nghiệp áp dụng theo Quyết định số1141/TC/QĐ/CĐKT được ban hành ngày 1/11/1995 Hiện nay doanh nghiệpđang sử dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khaithường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

TK loại 1: TK 111, TK 112, TK 131, TK 141, TK 152, TK 153, TK 156,TK loại 2: TK 211, TK 214

TK loại 3: TK 311, TK 331, TK 334, TK 338TK loại 4: TK 411, TK 414, TK 415, TK 421TK loại 5: TK 511, TK 515, TK 531

TK loại 6: TK 632TK loại 7: TK 711

TK loại 8: TK 811, TK 821TK loại 9: TK 911

TK ngoài bảng: 007

1.1.2.4 Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ sách kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụkinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán, vì thế việc

chọn lựa hình thức ghi sổ cũng rất quan trọng làm sao cho phù hợp loại hìnhkinh doanh, với quy mô và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán của doanhnghiệp Hiện nay tại Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARAđang áp dụng hình thức ghi sổ là Chứng từ ghi sổ Ghi sổ theo hình thứcChứng từ ghi sổ có ưu điểm là kết cấu sổ sách đơn giản, ít cột tiện cho phâncông lao động nên phù hợp với doanh nghiệp có quá trình kinh doanh đơngiản như công ty

Hình thức này bao gồm các sổ sau:

Sổ kế toán tổng hợp:

Chứng từ ghi sổ

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổSổ cái tài khoản

Sổ kế toán chi tiết:

Sổ chi tiết tiền mặt Thẻ Tài sản cố định

Sổ tiền gửi ngân hàng Sổ theo dõi thuế GTGTSổ chi tiết bán hàng Bảng cân đối số phát sinh

Sổ chi tiết thanh toán với người bánSổ chi tiết thanh toán với người mua

Bảng theo dõi tình hình nộp vào Ngân sách nhà nước.

Hiện nay công ty sử dụng hình thức kế toán là kế toán máy, việc ghichép số liệu đều được ghi trên máy Phần mềm kế toán mà công ty đang sửdụng là Fast Accounting, vì thế mà kết cấu sổ hơi khác so với mẫu sổ do nhànước quy định ,tuy nhiên trình tự ghi sổ thì tương tự nhau.

Sơ đồ 1.3: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Ghi hàng ngày:Ghi cuối tháng:Đối chiếu, kiểm tra

1.1.2.5 Đặc điểm hệ thống báo cáo kế toán

Hệ thống Báo cáo kế toán là một bộ phận trong hệ thống kế toán của mỗidoanh nghiệp Báo cáo kế toán dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính,tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp Nó nhằm đáp ứngnhu cầu quản lý của Ban giám đốc công ty, cơ quan Nhà nước và các nhà đầu tư,

Sổ quỹ

Sổ đăng ký CTGS

Chứng từ kế toán

Sổ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiếtBản tổng

hợp chứng từ gốc

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái TK

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

ngân hàng, người lao động trong việc đưa ra các quyết định kinh tế.

Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty CP thiết bị tổng hợp máy vănphòng SARA được lập vào cuối kỳ kế toán, kỳ kế toán của công ty là kỳ kếtoán năm, niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày31 tháng 12 cùng năm Hệ thống báo cáo này cung cấp đầy đủ các thông tinvề tài sản, nguồn vốn, nợ phải trả, doanh thu, chi phí, lãi lỗ và phân chia kếtquả kinh doanh, thuế và các khoản phải nộp Ngân sách, các luồng tiền vào racủa công ty trong kỳ kinh doanh Hiện tại hệ thống báo cáo tài chính đang ápdụng tại công ty được lập theo Quyết định số 15/QĐ – BTC ngày 20/03/2006của Bộ trưởng Bộ Tài chính, gồm các loại báo cáo sau:

- Bảng cân đối kế toán,

- Báo cáo kết quả kinh doanh, - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, - Thuyết minh báo cáo tài chính.

Ngoài những báo cáo được lập theo quy định nhà nước thì để theo dõiđược tình hình kinh doanh cũng như tài chính của công ty thì Công ty CPthiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA lập thêm một số loại báo cáo như sau:

- Báo cáo tình hình phải thu và phải trả,

- Báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng, - Báo cáo doanh thu, lãi ,lỗ.

1.2 Thực trạng hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kếtquả kinh doanh tại công ty

1.2.1 Đặc điểm, phương thức lưu chuyển và phương pháp tính giáhàng tồn kho

1.2.1.1 Đặc điểm và tổ chức quản lý hàng tồn kho

Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại, với mục tiêu là trở thành“Nhà cung cấp chuyên nghiệp sản phẩm công nghệ thông tin”, công ty CPthiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA kinh doanh khá nhiều mặt hàng Đây

là những hàng hoá có hình thái vật chất cụ thể mà doanh nghiệp mua về đểbán.

Tại công ty, hàng hoá là tài sản lưu động chiếm tỷ trọng lớn nhất trongtổng số tài sản ngắn hạng của công ty Chúng không được sản xuất bởi chínhcông ty mà được nhập từ nhiều nguồn khác nhau cả trong và ngoài nước, baogồm: Máy in, máy tính, máy chiếu, máy ảnh, máy fax, các linh kiện máy tính.Trong mỗi mặt hàng thì gồm rất nhiều dòng sản phẩm chẳng hạn như máy inthì gồm có máy in Laser HP, máy in Laser Canon ; Máy tính xách tay thìgồm của nhiều hãng như Lenovo, Acer, HP, Dell, Toshiba Các sản phẩm củacông ty đều là các sản phẩm công nghệ thông tin nên việc bảo quản là hơi khókhăn

Công ty chủ yếu nhập khẩu từ bên ngoài, từ các nước như Singapo,Hồng Kông, Malaysia, Trung Quốc

Do lưu lượng hàng tồn kho lớn nên việc quản lý tốt hàng tồn kho cũng làmột vấn đề quan trọng Vì thế để quản lý hàng hoá cả về số lượng, chất lượngvà giá trị hàng hoá một cách chính xác, kịp thời thì Công ty đã hạch toán chitiết hàng hoá theo phương pháp thẻ song song Theo phương pháp này thìhạch toán chi tiết hàng hoá được thực hiện ở cả bộ phận kho và phòng kếtoán.

Ở kho: Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn thuế GTGT,phiếu xuất kho thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi ghi vàothẻ kho, tương ứng của từng nhóm hàng Thủ kho chịu trách nhiệm quản lý antoàn vật tư hàng hoá trong kho, sắp xếp bảo quản chất lượng hàng hoá theoyêu cầu Khi có những dấu hiệu có thể ảnh hưởng đến sự an toàn hoặc ảnhhưởng đến chất lượng của hàng hoá vật tư cần báo ngay cho Giám đốc và kếtoán công ty xử lý Kết thúc giờ làm việc trong ngày thủ kho phải gửi bản kêxuất hàng trong ngày cho kế toán, kế toán căn cứ vào bản kê xuất hàng đểđiều chỉnh lượng hàng hoá thực xuất trên máy.

Ở phòng kế toán: Kế toán phải mở số chi tiết để theo dõi tình hình biếnđộng của từng mặt hàng theo cả hai chỉ tiêu là số lượng và giá trị Đồng thờikế toán phải tiến hành việc chỉ đạo, kiểm tra thường xuyên việc ghi chép ởkho và thường xuyên đối chiếu số liệu của phòng kế toán với ở kho nhằmphát hiện kịp thời những chênh lệch để có biện pháp xử lý.

Để đảm bảo hoạt động kinh doanh buôn bán diễn ra thường xuyên vàđạt hiệu quả, Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA cần phảigiữ vững và phát huy những ưu điểm trong công tác quản lý hàng hoá.

1.2.1.2 Đặc điểm về phương thức lưu chuyển hàng hoá

Lưu chuyển hàng hoá trong kinh doanh thương mại có thể theo mộttrong hai phương thức là bán buôn và bán lẻ Tại công ty CP thiết bị tổng hợpmáy văn phòng SARA với các mặt hàng kinh doanh đa dạng, phong phúnhiều chủng loại, nhiều đối tượng khách hàng nên công ty có nhiều phươngthức bán hàng Với mục tiêu là nhà cung cấp chuyên nghiệp các sản phẩmcông nghệ vì thế hiện nay phương thức bán hàng trực tiếp qua kho là chủ yếu,đây là hình thức bán hàng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu bán hàngcủa công ty nó chiếm khoảng từ 70% - 80% Sản phẩm tiêu thụ nhiều nhất làmáy in.

Đối với hình thức bán lẻ: Hình thức này được triển khai theo cáchkhách hàng trực tiếp đến công ty mua theo giá bán lẻ, thông thường là kháchhàng sẽ thanh toán ngay cho công ty nhưng có những khách hàng có quan hệthường xuyên mua hàng nhiều lần trong tháng thì công ty có thể bán chịu.Đây là hình thức bán hàng không phải là chủ yếu của công ty nhưng cũng rấtquan trọng, nhờ hình thức bán hàng này mà Công ty có thể trưng bày đượccác sản phẩm nhằm giới thiệu với khách hàng

Hiện nay thì hai hình thức bán hàng đó là phổ biến nhất, việc kết hợptriển khai cả hai hình thức này đang đem lại kết quả tốt khi mà Công ty đãhoàn thành được nhiệm vụ về doanh số bán hàng của mình Mặt khác là công

ty phát triển thêm một số hình thức bán hàng để nâng cao doanh số cũng nhưlà uy tín của Công ty như bán hàng qua mạng chẳng hạn.

1.2.1.3 Phương pháp tính giá hàng tồn kho

Cũng như các doanh nghiệp kinh doanh thương mại khác, tại công tyCP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA hàng hoá nhập, xuất, tồn khođược ghi sổ theo giá thực tế (giá gốc).

Đối với hàng hoá nhập kho: Hàng hoá mua về nhập kho của công ty

chủ yếu dưới dạng thành phẩm như là máy in, máy tính, máy chiếu và mộtsố thiết bị máy tính như màn hình máy tính, ổ cứng, USB

Giá thực tế Giá mua thực Chi phí Các khoản CKTM,HH mua ngoài = tế ghi trên + thu mua + thuế không - giảm giá nhập kho hoá đơn hàng bán hoàn lại hàng bán

Trong đó chi phí thu mua thực tế bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ,chi phí bao bì, thuê bãi

Ví dụ:

Ngày 13/12/2007, công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARAnhập khẩu một lô hàng từ Singapore Hàng được chuyển thẳng tới công ty,hàng được nhập theo giá FOB Giá trọn gói của lô hàng là 15.000USD với tỷgiá là 16.100VND/USD (Chưa bao gồm cả thuế GTGT đầu vào), thuế suấtthuế nhập khẩu là 20% Chi phí vận chuyển, bốc dỡ và cho ngân hàng là10.000.000VND (chưa bao gồm thuế GTGT).

Qua ví dụ trên ta có thể tính được giá thực tế của lô hàng nhập khẩu trênnhư sau:

Giá trị hàng hoá nhập kho = (15.000x16.100) + 10.000.000 +(15.000 x 16.100 x 20%) = 299.800.000đ

Đối với hàng hoá xuất kho: Việc tính giá vốn hàng hoá xuất kho được

tách ra thành hai bộ phận là giá mua thực tế và chi phí thu mua Đối với giá

thực tế công ty lựa chọn phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá vốnhàng hoá xuất kho, còn đối với chi phí thu mua do liên quan đến cả hàng tiêuthụ trong kỳ và tồn đầu kỳ nên chi phí được phân bổ cho cả hàng tiêu thụ vàtồn cuối kỳ theo tiêu thức là giá vốn hàng hàng bán.

Cụ thể:

Trị giá hàng mua Trị giá hàng muaGiá đơn vị tồn đầu kỳ + nhập trong kỳbình quân cả =

kỳ dự trữ Số lượng hàng + Số lượng hànghoá tồn đầu kỳ hoá nhập trong kỳTổng giá trị mua tính

cho hàng hoá xuất bánChi phí

bổ cho hàngbán ra

Tổng trị giá hàng hoá xuất bán

Ví dụ : Trong tháng 12/2007, tình hình tồn và nhập kho mặt hàng Máy inLaser Canon LBP 2900 như sau:

- Tồn đầu kỳ: 50 chiếc, đơn giá 2.110.800VND, chi phí thu mua là:10.250.000

- Nhập trong kỳ: 150 chiếc với trị giá là 302.230.000VND, chi phí thumua là : 25.120.000VND

= Giá đơn vị bình quân x Số lượng hàng xuất bán

Trị giá mua tính cho hàng xuất bán

Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra+

Chi phí thu mua tồn đầu kỳ

Chi phí thu mua phát sinh trong kỳTrị giá mua

hàng hoá bán ra

Trị giá mua hàng hoá tồn cuối kỳ+

Trị giá mua của hàng hoá bán ra

trong kỳx

Xuất trong kỳ: 120 chiếc

Giá bán được tính như sau: đơn vị: 1000đGiá đơn vị

bình quân cảkỳ dự trữ

= 2.038,85Tổng trị giá mua

tính cho hàng hoá xuất bánChi phí

thu mua phân bổcho hàng bán raTổng trị giá hàng hoáxuất bán trong kỳ

1.2.2 Hạch toán doanh thu bán hàng

Căn cứ để ghi nhận doanh thu trong kỳ là khi có sự chuyển giao hànghoá cho khách hàng, lợi ích được chuyển đổi từ hình thái vật chất sang hìnhthái tiền tệ Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng là thời điểm chuyển giaoquyền sở hữu về hàng hoá và các thủ tục bán hàng đã được hoàn tất.

Tại công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA, phương thứcbán hàng bao gồm bán buôn và bán lẻ trong đó bán buôn là chủ yếu, cácnghiệp vụ bán hàng diễn ra thường xuyên và liên tục với nhiều chứng từnghiệp vụ kèm theo.

Các chứng từ ghi nhận doanh thu bao gồm: Các hoá đơn GTGT về bánhàng, hợp đồng kinh tế, ngoài ra còn sử dụng các chứng từ có liên quan nhưPhiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ

= 244.662 + 21.240 = 265.902

Tài khoản sử dụng: TK 5111 được sử dụng để theo dõi tổng doanh thubán hàng trong kỳ của công ty, TK này không được mở chi tiết theo doanhthu của từng loại hàng hoá.

Sổ sách sử dụng: Bảng kê bán hàng, Sổ chi tiết TK doanh thu bán hàng,Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK 5111.

1.2.2.1 Hạch toán chi tiết

Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất kho của phòng kinh doanh đã được giámđốc hay người được uỷ quyền ký duyệt, kế toán lập hoá đơn bán hàng kiêmphiếu bảo hành và hoá đơn GTGT, sau đó chuyển liên màu xanh xuống khocông ty Thủ kho căc cứ vào đó viết phiếu xuất kho và tiến hành xuất hàng rồighi vào thẻ kho.

Từ hoá đơn GTGT, các chứng từ liên quan đến việc thanh toán nhưphiếu thu, giấy báo nợ kế toán sẽ cập nhật số liệu vào máy tính và qua phầnmềm kế toán máy sẽ tự động kết chuyển số liệu vào các sổ chi tiết, sổ tổnghợp có liên quan

Ví dụ: Ngày 20/12/2007 Công ty CP Viễn Thông Phú Thái đặt muamột lô hàng gồm:

- Máy in Canon LBP 2900: 10 chiếc

- Sam sung LCD Monitor 17’’ TFT (740N): 4 chiếc- DDR 256Mb bus 400: 10 chiếc

Biểu 1.1: Phiếu đề nghị xuất kho

Sau đó căn cứ vào phiếu đề nghị xuất kho do phòng kinh doanh lập kếtoán căn cứ vào đó để lập hoá đơn bán hàng kiêm phiếu bảo hành và hoá đơnGTGT

Hoá đơn GTGT được lập làm 3 liên trong đó 1 liên lưu tại quyển, 1 liêngiao cho khách hàng và liên còn lại dùng để ghi sổ Còn hoá đơn bán hàng thìđược in ra hai bản 1 giao cho khách hàng để làm căn cứ bảo hành sản phẩm, 1công ty giữ làm căn cứ đối chiếu.

Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội

Phiếu đề nghị xuất kho

Tên người đề nghị: Nguyễn Tường Long Bộ phận: KDXuất bán cho đv: Công ty CP Viễn thông Phú Thái

Địa chỉ: 186 - Trường Chinh - Đống Đa- Hà Nội

Phương thức thanh toán: TM MST:0100109106

STTTên hàng hoáĐVT lượngSố Đơn giáThành tiền

01 Máy in Canon LBP2900 C102.143.260 21.432.600

Sam sung LCDMonitor 17’’ TFT

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT – 3LLLiên 2: Giao cho khách hàng Ký hiệu: AA/2007BNgày 20 tháng 12 năm 2007 Số: 006340

Đơn vị bán hàng: Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARAĐịa chỉ: Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội

Điện thoại: 04.5148356 MST: 0101293546Họ tên người mua hàng: Trần Mạnh Hùng

Đơn vị: Công ty CP Viễn thông Phú Thái

Địa chỉ: 186- Trường Chinh - Đống Đa - HN Điện thoại: 266.1399Hình thức thanh toán: TM MST: 0100109106

LĐơn giá

01 Máy in Canon LBP 2900 C 10 2.041.200 20.412.00002 Sam sung LCD Monitor 17’’ TFT(740N) C 4 3.364.200 13.456.800

Cộng tiền hàng: 36.031.500Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 1.801.575

Tổng cộng tiền thanh toán: 37.833.075

Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi bảy triệu tám trăm ba mươi ba nghìnkhông trăm bảy mươi lăm đồng.

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

Biểu 1.2: Hoá đơn GTGT

Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán lập bảng kê bán hàng,bảng này được lập hàng ngày và không chi tiết cho từng hàng hoá, bảng nàyđược lập dùng để theo dõi số lượng cũng như doanh số bán ra của từng loạihàng hoá trong ngày Bảng kê bán hàng là căn cứ để kế toán lên sổ chi tiết TKDoanh thu bán hàng.

Đơn vị: Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARAĐịa chỉ: Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội

Sam sung LCDMonitor 17’’ TFT(740N)

Đơn vị: Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Địa chỉ: Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội

SỔ CHI TIẾT

TK 5111 – DOANH THU BÁN HÀNG

Tháng 12/2007 Đơn vị: 1000đ

Ngàyghi sổ

31/1231/12 K/c doanh thu hàng

bán bị trả lại 531 20.043,231/1231/12 Kết chuyển doanhthu bán hàng 911881.706,8

Cộng phát sinh901.750901.750

Biểu 1.4: Sổ chi tiết TK Doanh thu bán hàng

Sổ chi tiết doanh thu bán hàng được lập cho từng tháng một, được lấy từcác bảng kê bán hàng Do sổ chi tiết không được lập chi tiết cho từng loạihàng hóa nên cuối tháng kế toán không lập sổ tổng hợp doanh thu bán hàng

Sổ chi tiết TK Doanh thu bán hàng được lập chung cho toàn bộ hàng hoánên nó được dùng làm căn cứ để đối chiếu với Sổ Cái TK Doanh thu bán hàng.

1.2.2.2 Hạch toán tổng hợp

Căn cứ vào hoá đơn GTGT và các sổ chi tiết có liên quan kế toán sẽ cậpnhật vào máy, tự động phần mềm kế toán sẽ kết chuyển các số liệu đó vào

chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ được lập theo ngày sau đấy thì kếtoán tiến hành ghi vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái TK Doanh thu bánhàng Tất các việc này đều được làm trên máy thông qua phần mềm kế toán.

Đơn vị: Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARAĐịa chỉ: Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội

Sam sung LCDMonitor 17’’ TFT(740N)

Biểu 1.6: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội

SỔ CÁI

TK 5111: DOANH THU BÁN HÀNG

Tháng: 12/2007 Đơn vị: 1000đ

Ngàyghi sổ

Chứng từ ghi

31/12 891 31/12 K/c doanh thu hàng bánbị trả lại 531 20.043,231/12 892 31/12 Kết chuyển doanh thubán hàng 911 881.706,8

Biểu 1.7: Sổ cái doanh thu bán hàng

1.2.3 Hạch toán phải thu khách hàng

Để theo dõi các khoản thanh toán với người mua (khách hàng) về tiềnbán hàng hoá, công ty sử dụng TK 131: Phải thu khách hàng TK này được chitiết cho từng khách và các khách hàng đều được mã hóa.

Chứng từ sử dụng chủ yếu là hoá đơn GTGT khi khách hàng mua chịu,phiếu thu khi khách hàng trả bằng tiền mặt và Giấy báo có khi khách hàngthanh toán bằng chuyển khoản.

Sổ kế toán sử dụng bao gồm Sổ chi tiết thanh toán với người mua và Sổ

tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua Đối với hạch toán tổng hợp thìgồm có Chứng từ ghi sổ, Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái TK 131 Cuốitháng kế toán tiến hành đối chiếu Tổng số phát sinh trên sổ tổng hợp chi tiếtthanh toán với người mua và Sổ cái.

1.2.3.1 Hạch toán chi tiết

Căn cứ vào các chứng từ hoá đơn GTGT, phiếu thu tiền mặt hoặc Giấybáo Có của ngân hàng, kế toán công nợ cập nhật số liệu vào máy, phần mềmkế toán sẽ kết xuất các số liệu đó vào sổ chi tiết thanh toán với người mua.

Sổ chi tiết được mở riêng cho từng khách hàng nếu đó là khách hàngthường xuyên và mở chung cho nhiều khách hàng nếu ít có quan hệ với côngty, hệ thống khách hàng này đã được mã hoá trong phần mềm kế toán.

Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết phải thu của từng khách hàng, kế toánđiểu chỉnh và tổng hợp nên sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua chotất cả các khách hàng.

Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua là căn cứ đối chiếu với Sổcái TK Phải thu khách hàng.

SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA

Tên khách hàng: Công ty CP viễn thông Phú TháiĐơn vị: 1000đ Tháng 12/2007

TK đốiứng

THđược

SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA

1.2.3.2 Hạch toán tổng hợp

Căn cứ vào chứng từ có liên quan, kế toán cập nhập số liệu vào máy tínhvà phần mềm kế toán sẽ tự động ghi vào Chứng từ ghi sổ, Sổ Đăng ký chứngtừ ghi sổ và Sổ Cái TK 131 và cuối quý kế toán tổng hợp tiến hành cộng sổ vàin ra Sổ Cái Chứng từ ghi sổ để lên sổ cái phải thu khách hàng được lấy từchứng từ ghi sổ doanh thu bán hàng biểu 1.5 trang 29 và chứng từ ghi sổ thuếGTGT được lập tương tự.

Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ được lập định kỳ cuối tháng kế toán kếtchuyển vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ Mẫu sổ và cách thức ghi sổ giốngnhư phần hạch toán doanh thu Và cũng từ Chứng từ ghi sổ kế toán cũng kếtxuất số liệu vào Sổ Cái Tk 131 Cuối tháng thì kế toán tiến hành cộng sổ cái,sổ cái dùng để đối chiếu với sổ chi tiết về số phát sinh trong tháng và số dưcuối kỳ.