III Xđ nghĩa vụ thuế GTGT phải nộp trong kỳ
006340 20/12 VAT của Bán DDR 256MB bus 400 131 108.135 20/12VAT của Sam sung LCD Monitor 17’’ TFT (740N)131672,
2.2.2. Tài khoản sử dụng cấp 1, cấp
Về việc chi tiết các tài khoản kế toán
Tuy công ty đã tách chi phí bán hàng và chi phí quản lý kinh doanh ra 2 tài khoản là 641 và 642, nhưng lại không chi tiết các TK này thành các tài khoản cấp 2, điều này là chưa hợp lý vì hai chi phí này chiếm phần lớn trong tổng chi phí phát sinh của doanh nghiệp vì thế công ty nên chi tiết thành thành các TK cấp 2 theo các khoản mục chi phí. Điều này là rất cần thiết vì đôi khi chi phí bán hàng phát sinh quá lớn so với doanh số bán ra, nhưng công ty
không thể biết khoản mục chi phí làm tăng tổng chi phí là khoản mục nào vì chúng được tập hợp chung trên một TK, nếu muốn tìm ra nguyên nhân thì phải soát lại các chứng từ, sổ sách. Thực tế thì để làm được công việc này không đơn giản vì khối lượng chứng từ là rất lớn.
Công ty có thể chi tiết thành các TK cấp 2 như sau: TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng
TK 6413: Chi phí đồ dụng, dụng cụ TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415: Chi phí bảo hành sản phẩm TK 6418: Chi phí bằng tiền khác
Tương tư đối với chi phí quản lý cũng nên chi tiết ra như thế TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý
TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6426: Chi phí dự phòng
TK 6428: Chi phí bằng tiền khác
Về việc trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi
Để đảm bảo an toàn trong kinh doanh, thực hiện nguyên tắc thận trọng của kế toán đòi hỏi kế toán tại công ty phải lập các khoản dự phòng. Thực chất của việc lập dự phòng là ghi nhận một khoản chi phí vào chi phí quản lý doanh nghiệp nếu là dự phòng phải thu khó đòi. Việc trích lập dự phòng này giúp cho công ty tránh khỏi những rủi ro khi có biến động xẩy ra như khách hàng mất khả năng thanh toán, phá sản hay giá cả thị trường có sự biến động lớn. Nếu năm sau khi đã lập dự phòng cho các khoản này mà thực tế không xẩy ra thì kế toán vẫn có thể hoàn nhập khoản dự phòng này, nó sẽ không có tác động xấu đến công ty mà chỉ giúp công ty chủ động hơn.
Dự phòng phải thu khó đòi được lập vào cuối mỗi niên độ kế toán căn cứ vào tình hình tài chính của khách hàng, thời gian quá hạn nợ để lập dự
phòng. Để theo dõi tình hình trích lập dự phòng và sử dụng dự phòng phải thu khó đòi, kế toán sử dụng TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi. Theo quy định của Bộ Tài Chính Thì mức trích lập dự phòng như sau:
- 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm - 50% giá trị đối với khoản nợ phai thu quá hạn từ trên 1 năm đến dưới 2 năm - 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến 3 năm
Vào cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức dự phòng phải thu khó đòi đã xác định, kế toán ghi:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi
Sang năm sau khi mà khoản phải thu có những cơ sở chắc chắn không thể thu hồi được sẽ xử lý như sau:
Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 131: Phải thu khách hàng
Có TK 138: Phải thu khác
Đồng thời ghi: Nợ TK 004 : Nợ khó đòi đã xử lý
Đối với các khoản đã trích lập dự phòng không dùng hết thì phải hoàn nhập số dự phòng còn lại như sau:
Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 6426: Chi phí quản lý doanh nghiệp