Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: Giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp. Các khoản này phát sinh trong quá trình bán hàng, nhưng do công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ và không kinh doanh mặt hàng chịu thuế đặc biệt nên các khoản giảm trừ doanh thu không bao gồm thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp và thuế tiêu thụ đặc biệt.
Do số lượng bán ra cho mỗi khách hàng với số lượng lớn không nhiều nên các nghiệp vụ về chiết khấu thương mại không có, bên cạnh đó công ty chủ yếu thực hiện chính sách khuyến mãi cho khách hàng khi mua sản phẩm của công ty vì thế mà hình thức giảm giá hàng bán ít khi xẩy ra. Đối với hình thức hàng bán bị trả lại thì hầu như không phải do chất lượng không đảm bảo mà chủ yếu là do xuất bán sai chủng loại số lượng. Vì thế ở công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA các nghiệp vụ làm giảm doanh thu là hàng bán bị trả lại
Trị giá hàng bán bị trả lại được tính đúng trị giá trên hoá đơn và kế toán sử dụng TK 531 – Hàng bán bị trả lại để hạch toán theo dõi. Khi khách hàng báo trả lại hàng và vận chuyển hàng đến công ty, dựa trên hoá đơn thuế GTGT mà khách hàng xuất cho hàng bị trả lại giao cho công ty. Phòng kinh doanh sẽ xem xét thông tin trên hoá đơn sau đó lập biên bản giải trình về số lượng, giá cả hàng bị trả lại trình giám đốc ký duyệt, rồi chuyển cho thủ kho lập phiếu nhập kho và cho kế toán để nhập số liệu vào máy thông qua giao diện phiếu nhập hàng bán bị trả lại. Từ đó cuối tháng các số liệu sẽ được kết xuất vào chứng từ ghi sổ và Sổ Cái TK 531. Các nghiệp vụ giảm trừ doanh thu xẩy ra không nhiều nên kế toán không theo dõi chi tiết mà cuối tháng thì lên sổ tổng hợp.
định kỳ 1 tháng 1 lần thì phần mềm kế toán sẽ kết xuất số liệu vào chứng từ ghi sổ, và cuối tháng sẽ kết xuất ra Sổ Cái TK 531.
Ví dụ: Ngày 4/12/2007 Công CP thiết bị giáo dục Hải Hà trả lại một phần hàng hoá đã mua ngày 20/11 do hàng không đúng quy cách yêu cầu gồm: 2 chiếc máy tính để bàn Elead M635i.
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT – 3LL
Liên 2: Giao cho khách hàng Ký hiệu: AA/2007A
Ngày 20 tháng 12 năm 2007 Số: 006246
Đơn vị bán hàng: Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Địa chỉ: Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội
Điện thoại: 04.5148356 MST: 0101293546
Họ tên người mua hàng: Trần Bảo Minh Đơn vị: Công ty CP thiết bị giáo dục Hải Hà
Địa chỉ: 567 Đường CMT8 – TP Thái Nguyên - Tỉnh Thái Nguyên
Điện thoại: MST: 4600284664
Hình thức thanh toán: TM
STT Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
01 Máy tính đồng bộ Elead M635i. (Hàng bán trả lại) C 02 8.007.40 0 16.014.800 Cộng tiền hàng: 16.014.800
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 800.740
Tổng cộng tiền thanh toán: 16.814.874 Số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu tám trăm mười bốn nghìn tám trăm bảy mươi bốn đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
Biểu 1.11: Hóa đơn GTGT trả lại hàng
Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày 31/12/2007 Số hiệu: 886 Đơn vị: 1000đ
Chứng từ
SH NT Diễn giải
Số hiệu tài khoản
Nợ Có Số tiền
HĐ 00624
6
4/12 Cty thiết bị giáo dục Hải Hà trả lại hàng 531 131 16.014,8 HĐ
00634 2
20/12 Cty CP TM và DV Thiên Anh trả lại hàng 531 131 4.028,4
Cộng phát sinh 20.043,2
Biều1.12: Chứng từ ghi sổ hàng bán bị trả lại SỔ CÁI