Báo cáo thực tập tại bưu điện tỉnh hưng yên

Báo cáo thực tập tại bưu điện tỉnh hưng yên

LỜINÓIĐẦU.Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên nắm bắt được các công việc, qui trình thực tế tại các Bưu Điện tỉnh, huyện các thầy cô trong khoa Quản Trị Kinh Doanh, cùng với các đồng chí lãnh đạo Học Viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông đã tạo điều kiện cho chúng em được đi thực tập tại tỉnh Hưng Yên.Sau ba tuần thực tập với sự giúp đỡ của các cán bộ trong ban lãnh đạo Bưu điện tỉnh, công ty BC-PHBC, công ty Điện báo - Điện thoại, cùng với các cô chú, anh chị trong các tổ giao dịch, khai thác, điện báo, 108 . cùng với những kiến thức em đã học được ở trường do các thầy cô trong khoa giảng dạy em đã hiểu biết thêm được rất nhiều về quy trình khai thác các dịch vụ Bưu Chính - Viễn Thông cũng như cách thức tổ chức sản xuất của các đơn vị. Em thấy chuyến đi thực tế này rất bổích, em được trực tiếp theo dõi và tham gia vào làm việc như một giao dịch viên vàđược tiếp xúc trực tiếp với khách hàng từđó em có thể kết hợp với các môn học khác như Maketing cơ bản và dịch vụ, kinh tế BCVT . áp dụng cho việc phục vụ khách hàng, chăm sóc khách hàng. Em xin cảm ơn các thầy, cô trong khoa, các cô, chú trong Bưu điện tỉnh Hưng Yên đã tạo điều kiện giúp đỡ chúng em cóđược chuyến thực tập bổích này. Sau đây là một số vấn đề mà em đã biết tại cơ sở thực tế của mình:1 A. PHẦNTÌMHIỂUCHUNG1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu Bưu điện tỉnh Hưng Yên :Bưu điện tỉnh Hưng Yên là tổ chức kinh tế-đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Bưu chính –Viễn thông Việt Nam theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Bưu chính -Viễn thông Việt Nam được phê chuẩn tại Nghịđịnh 51/CP ngày 01/8/1995 của Chính Phủ , là một bộ phận cấu thành của hệ thống tổ chức và hoạt dộng của Tổng công ty ,hoạt động kinh doanh và hoạt động công ích cùng các đơn vị thành viên khác trong một dây chuyền công nghệ Bưu Chính - Viễn Thông liên hoàn thống nhất cả nước , có mối liên hệ mật thiết với nhau về tổ chức mạng lưới lợi ích kinh tế, tài chính ,phát triển dịch vụ Bưu chính - Viễn thông để thực hiện những mục tiêu kế hoạch Nhà nước do Tổng công ty giao; Được thành lập theo Quyết định số :342/TCBĐ-LĐ ngày 14/6/1997 của Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu điện. Bưu điện Hưng Yên có tên giao dịch quốc tế là: HUNG YEN AND TELECOMMUNICATIONS (viết tắt là HUNG YEN P&T), có trụ sở chính tại Thị xã Hưng Yên tỉnh Hưng Yên.Bưu điện Hưng Yên chịu sự lãnh đạo của Tỉnh uỷ, UBND tỉnh Hưng Yên về chấp hành pháp luật, các mặt hoạt động có liên quan đến nhiệm vụ phục vụ nhân dân tỉnh Hưng Yên và gắn nhiệm vụ; phát triển Bưu chính – Viễn Thông với quy hoạch, kế hoạch của tỉnh .BĐ tỉnh Hưng Yên chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của: + Công ty Điện báo Điện thoại + Công ty Bưu chính và PHBC + 9 Bưu điện huyện: 2 1) Bưu điện huyện Văn Giang•Có 24 công nhân viên•Có 2 trạm tổng đài và 2 bưu cục2) Bưu điện huyện Văn Lâm •Có 36 công nhân viên•Có 3 trạm tổng đài và 4 bưu cục 3) Bưu điện huyện Tiên Lữ•Có 36 công nhân viên•Có 3 trạm tổng đài vệ tinh của tổng đài HOST và 4 bưu cục4) Bưu điện huyện Phù Cừ•Có 33 công nhân viên•Có 2 trạm tổng đài vệ tinh của tổng đài HOST và 5 Bưu cục 5) Bưu điện huyện Kim Động •Có 36 công nhân viên•Có 3 trạm tổng đài vệ tinh của tổng đài NEC và 5 bưu cục 6) Bưu điện huyện Ân Thi•Có 35 công nhân viên•Có 3 trạm tổng đài vệ tinh của tổng đài HOST và 4 bưu cục 7) Bưu điện huyện Yên Mỹ•Có 27 công nhân viên•Có 2 trạm tổng đài và 3 bưu cục8) Bưu điện huyện Khoái Châu 3 •Có 51 công nhân viên•Có 4 trạm tổng đài vệ tinh HOST và 8 bưu cục9) Bưu điện huyện Mỹ Hào •Có 32 công nhân viên•Có 2 trạm tổng đài và 4 bưu cục a) Chức năng, nhiệm vụ.• Tổ chức , xây dựng, quản lý, vận hành và khai thác mạng lưới Bưu chính- Viễn thông để kinh doanh và phục vụ theo Tổng công ty trực tiếp giao và phục vụ theo quy hoạch , kế hoạch và phương hướng phát triển do Tổng công ty trực tiếp giao . Đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ sự chỉđạo của cơ quan Đảng , chính quyền các cấp, phục vụ các yêu cầu thông tin trong đời sống kinh tế, xã hội của các ngành và nhân dân trên địa bàn Tỉnh Hưng Yên và các nơi khác theo quy định của Tổng công ty nhằm hoàn thành kế hoạch được giao.• Thiết kế mạng lưới thuê bao, xây lắp chuyên ngành thông tin liên lạc.• Kinh doanh vật tư thiết bị chuyên ngành bưu chính – viễn thông.• Kinh doanh các ngành nghề khác trong phạm vi pháp luật cho phép và thực hiện các nhiệm vụ Tổng công ty giao .b) Cơ cấu tổ chức. Giám đốc và bộ máy giúp việc• Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm , miễn nhiệm ,khen thưởng , kỷ luật theo đề nghị của Tổng giám đốc . Giám đốc làđại diện pháp nhân của đơn vị, chịu trách nhiệm truớc Tổng công ty và trước pháp luật về quản lý vàđiều hành hoạt động của đơn vị trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụđược quy định.4 • Phó giám đốc do Tổng giám đốc bổ nhiệm,miễn nhiệm , khen thưởng kỷ luật là người giúp Giám đốc quản lý , điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của đơn vị theo phân công của giám đốc và pháp luật về nhiệm vụđược phân công , chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụđược phân công .• Kế toán trưởng do Tổng giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng kỷ luật, là người giúp Giám đốc chỉđạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê của đơn vị , có các quyền và nhiệm vụ theo quy định của pháp luật.• Bộ máy quản lý của BĐHY gồm các phòng ban chuyên môn và các chuyên viên giúp giám đốc trong việc quản lý vàđiều hành công việc chuyên môn chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm vụ và nội dung công việc được giao. • Tập thể người lao động trong bưu điện Tỉnh Hưng Yên.• Các đơn vị trực thuộc của bưu điện tỉnh Hưng Yên :gồm các đơn vị sản xuất kinh doanh và các đơn vị sự nghiệp. • Các đơn vị sản xuất kinh doanh thực hiện chếđộ hạch toán phụ thuộc có tư cách pháp nhân, hoạt động theo phân cấp của BĐHY , cócon dấu riêng theo mẫu dấu doanh nghiệp Nhà Nước, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của đơn vị trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụđuợc quy định.• Đơn vị sự nghiệp, hoạt động theo phân cấp của BĐHY có con dấu theo tên gọi, được Giám đốc BĐHYgiao nhiệm vụ và cấp kinh phí hoạt động theo các lĩnh vực chuyên môn cụ thể. • Các đơn vị trực thuộc có cấp trưởng phụ trách và có kế toán trưởng có thể có cấp phó giúp việc quản lý, điều hành, có cán bộ quản lý giúp việc chuyên môn, nghiệp vụ và lực lượng lao động.5 2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của công ty Bưu chính PHBC. Công ty Bưu chính của PHBC làđơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc Bưu điện tỉnh Hưng Yên-đơn vị thành viên thuộcTổng công ty Bưu chính –Viễn thông Việt Nam theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Bưu điện Tỉnh Hưng Yên.a) Chức năng :• Tổ chức Tổ chức , xây dựng, quản lý, vận hành và khai thác mạng l-ưới Bưu chính PHBC mạng viễn thông công cộng ở thị xã Hưng Yên , làđầu mối trung tâm khai thác Bưu chính – PHBC của tỉnh . Tổ chức điều hành và xử lý khai thác kỹ thuật nghiệp vụđối với các bưu điện huyện thị trong dây chuyền sản xuất kinh doanh và phục vụ của lĩnh vực bưu chính – PHBC • Trực tiếp vận chuyển đường thư cấp 2 ,tổng hợp yêu cầu , phân phối và thanh toán báo chí với các bưu điện huyện thị , Công ty phát hành báo chí Trung ương, các nhà xuất bản Trung ương vàđịa phương nếu có. Tổng hợp , đối chiếu kiểm soát các bản kê chứng từ chuyển tiền , quản lý cung ứng vàđiều phối quỹ chuyển tiền theo phân cấp của bưu điện .• Công ty Bưu chính PHBC có trách nhiệm thực hiện theo quy hoạch , kế hoạch, mục tiêu, phương hướng nhiệm vụđược giám đốc Bưu điện tỉnh giao. Đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ sự chỉđạo của các cơ quan đảng, chính quyền các cấp, phục vụ các yêu cầu thông tin trong đời sống, kinh tế, xã hội của các ngành và nhân dân trên địa bàn Thị xã Hưng Yên và các nơi theo quy định của Giám đốc Bưu điện nhằm hoàn thành xuất xắc kế hoạch được giao.6 • Thiết kế mạng Bưu chính (Bưu cục, kiốt, đại lý, phát hành viên và mạng hòm thư).• Kinh doanh vật tư thiết bị chuyên ngành Bưu chính – Viễn thông và văn hoá phẩm. • Kinh doanh các ngành nghề khác trong phạm vi pháp luật cho phép và thực hiện các nhiệm vụđột xuất khác được giám đốc Bưu điện tỉnh giao.Công ty Bưu chính và PHBC có tổng số là 40 công nhân viên, có 39 B-ưu cục trực thuộcChia thành 7 tổ sản xuất: 1 tổ khai thác.1 tổ quản lý.1 tổ bưu tá.4 tổ giao dịchb ) Đặc điểm tình hình: - Là 1 đơn vị sản xuất trên lĩnh vực BC-PHBC phục vụ yêu cầu thông tin liên lạc cho các cơ quan của tỉnh, thị trên địa bàn thị xã. Đồng thời làđầu mối trung gian khai thác, chia chọn, phân hướng, đóng túi gói cho các huyện trong toàn tỉnh theo địa chỉ hành chính với 39 Bưu cục, phân hướng chia chọn TCT trực tiếp với 61 tỉnh thành. Tập hợp tất cả các sản phẩm đi của các huyện trong toàn tỉnh, giao nhận trực tiếp với Hà Nội, Thái Bình.- Lực lượng lao động nữ chiếm 75%, lao động có trình độđại học, cao đẳng 10.3%, trung cấp 34.5%, công nhân 55.2%- Sản lượng đến nhiều hơn sản lượng đi.c ) Kết quả thực hiện kế hoạch năm 20017 1) Bưu chính:8 a) Khối lượng phục vụ tại Thị xã Hưng Yên : Tên chỉ tiêu ĐI ĐếnGhi số 9800 cái 1191 cáiBưu kiện 584 cái 913 cáiTCT, ĐCT, CTN 3612 cái 3962 cáiEMS 4091 cái 6301 cáiBCUT 8 kiện 522 kiệnPhát thư, ấn phẩm các loại 9137 kg ~1370550 cái 10472 kg Điện thoại 149101 cuộc ~447303 phútĐiện hoa 129 91Điện báo 94101 w 166300 wFax 3684 bức 2987 bức b) Khối lượng phục vụ qua:Tên nghiệp vụ Đi ĐếnBưu kiện 7222 cáI 7235 cáiGhi số 115104 cái 111628 cáiEMS 9857 cáI 12978 cáiTCT, ĐCT 60959 cáI 58372 cáiCông văn hệ 1 28119 cáiBưu phẩm các loại 14386kg~ 2157900 cái 18757 kg~2813550 cáiFax 1322 bức 1372 bức2) Công tác PHBC:9 Bằng các hình thức khuyến khích cộng tác viên, các đại lý, công nhân vận chuyển chấp nhận và phát tại nhà, khuyến khích độc giả dài hạn trả tiền báo trong tháng, bán lẻ các loại báo tại giao dịch , giữ vững độc giả cũ, phát triển độc giả mới. Do đó tổng sản lượng các loại báo phát hành trong năm 2001 đạt 890123 tờ.3) Công tác tiết kiệm Bưu điệnThực hiện QĐ 4585/1999 CT-BC v/v tổ chức, triển khai dịch vụ TKBĐ giai đoạn 2 HN ngày 25/8/1999. Ngày 1/9/1999 công ty BC-PHBC đã triển khai dịch vụ TKBĐ giai đoạn 2. Qua 1 quý thực hiện công ty BC-PHBC đã nhận gửi tiền TKBĐ có kỳ hạn và trả góp với số thẻ là 171 thẻ với tổng số tiền gửi là 1415707150 đồng. Năm 2001 số lượng người gửi tiền TKBĐ ngày càng tăng với số thẻ là 798 thẻ với nhiều mức lãi suất khác nhau ( Lãi suất không kỳ hạn, lãi suất có kỳ hạn 3 tháng, 6 tháng , 12 tháng, lãi suất gửi góp .)3. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của công ty Điện báo Điện thoạia. Chức năng nhiệm vụ• Thực hiện nhiệm vụ kế hoạch về thông tin viễn thông do giám đốc Bưu điện tỉnh giao.• Quản lý toàn bộ trang thiết bị viễn thông.•Đảm bảo về thông tin viễn thông giữa tỉnh với Trung ương , giữa tỉnh với huyện, thị một cách thông suốt, an toàn và tiện lợi.• Trực tiếp quản lý mạng lưới viễn thông của Bưu điện, để tổ chức kinh doanh và phục vụ theo phân cấp của Bưu điện tỉnh.•Được Giám đốc Bưu điện tỉnh uỷ quyền làm trực ban điều hành viễn thôngvà làm việc với bộ phận điêù hành mạng viễn thông của TCT.10 [...]... viên nhận điện Khi gửi điện báo: Gửi điện liên tỉnh qua máy gentex Gửi diện nội tỉnh qua may FAX Khi gửi điện liên tỉnh điện báo viên cần ghi STT của bức điện, tên bưu cục nhận ở bên phải bức điện, sau khi gửi xong máy có giấy báo OK thì ghi giờ chuyển bức điện căn cứ vào giấy báo và ký tên lên bức điện Khi gửi điện cho các huyện trong tỉnh cũng làm tương tự như vậy Chuyển xong bức điện cũng phải ghi... nhất làĐCT Đài điện báo Hưng Yên có nhiệm vụ nhận và chuyển điện trực tiếp đi các tỉnh và xuống các huyện Các bức điện liên tỉnh thìđựơc chuyển qua hai mạng Gentex, còn điện báo từ các huyện gửi lên và gửi xuống các huyện thì dùng máy Fax Khi c điện báo các tỉnh khác gửi đến, ĐBV nhận điện và ghi kí hiệu mã nhận, số thứ tự của bức điện và giờ nhận điện, kí tên trên bức điện Nếu nhận điện thì các dấu... bức điện và kiểm soát lại bức điện về số mào đầu, hô hiệu, BC gốc, số tiếng Sau đó ghi vào sổ ghi điện báo bên phần nhận điện: loại điện, số nhẩy trong sổ, số thứ tự của bức điện ,bưu cục gốc, giờ nhận Khi nhận điện báo từ các huyện qua máy Fax cũng làm như vậy chỉ khác không ghi kí hiệu của máy nhận điện mà ghi tên BC gốc của bức điện, số thứ tự của bức điện, giờ nhận, kí tên điện báo viên nhận điện. .. chép trên phiếu báo chuyển thư với số lượng túi gói bưu phẩm bưu 24 kiện thực nhận Nếu có bưu phẩm bưu kiện đi trong thì phải cân khối lượng và so với bản kê liên quan + Khi mở túi bưu phẩm ghi số, bưu kiện phải tìm phiếu chuyển BĐ3(BĐ27 cũ) đểđối chiếu với số bưu phẩm bưu kiện có thực + Sau đó cân bưu phẩm bưu kiện,ghi khối lượng mình cân lên bưu phẩm bưu kiện đểđối chiếu với số lượng của bưu cục gốc... buộc trên cổ túi báo chí Lập BV10 giao cho HTV, HTV kí nhận vào sổ BV2 Nhận xét: Việc đóng mở chuyến thư báo tại cơ sở thực tếđúng với quy trình tuy nhiên trình tự có một số bước được làm tắt do vậy công việc đơn giản hơn 27 D.TẠIĐÀIĐIỆNBÁO Đài điện báo của tỉnh Hưng Yên có hai máy Gentex là Y và Z và có 3 máy Fax Lượng điện báo chủ yếu là A, CR, ĐBT, ĐCT, OBS, AĐK, còn lại TĐ, CĐ v điện khẩn rất ít... cũng phải ghi vào bên chuyển của sổ ghi điện báo về loại điện, STT của bức điện, bưu cục gốc của bức điện, bưu cục nhận, 28 giờ chuyển bức điện Các bức điện sau khi gửi hay nhận đều phải qua kiểm soát viên để lưu lại E .Tại đài 108: Đài 108 Hưng Yên bao gồm 1 bàn PO( bàn tiếp dây) và 3 bàn 108 Bàn PO gồm 5 máy điện thoại hoạt động liên tục, mỗi bàn 108 có 3 máy điện thoại (116, 112, 115 ) Bàn PO là bàn... máy điện thoại cùng một lúc Các giao dịch viên luôn phải tìm tin tức hàng ngày trên báo chí, đài phát thanh truyền hình để nắm được thông tin đáp ứng nhu cầu của khách hàng 29 KẾTLUẬN Sau khi được thành lập (năm 1997 sau khi tỉnh Hải Hưng được tách thành hai là Hải Dương và Hưng Yên) Bưu Điện tỉnh Hưng Yên gặp nhiều khó khăn với mạng lưới BCVT chưa đồng bộ, sản lượng thấp và tốc độ phát triển mạng điện. .. Thời hạn lưu FAX ở bưu điện không quá 2 giờ 8 .Điện hoa − Chấp nhận điện hoa + Kiểm tra xem địa chỉđến có dịch v điện hoa không + Đưa ấn phẩm ĐH3 cho khách hàng, hướng dẫn ghi chép + Kiểm tra lại ĐH3, vào sổ lấy số của biên lai BC01 + Đếm tiếng điện báo và tính cước, ghi hoáđơn, thu tiền và trao biên lai cho KH +Chuyển qua bộ phận điện báo +Vào bản kê N22C và vào s điện hoa ĐH1 − Phát điện hoa: Phát tận... nghiệm tốt hơn • Mặt bằng quy hoạch của thị xã, tỉnh đã dần ổn định, thuận tiện cho việc phát triển mạng lưới viễn thông • Đầu tư của bưu điện tỉnh đãđồng bộ về chuyển mạch, truyền dẫn và các thiết bị phụ trợ khác • Các phòng ban chuyên môn chỉđạo thường xuyên kịp thời, lãnh đạo bưu điện tỉnh có chủ trương sát thực với sản xuất  Khó khăn: • Trình độ chuyên môn của một số cán bộ công nhân viên còn thấp,... được trao lại cho khách hàng sau khi các giao dịch được tiến hành II/Cách phát các loại BP-BK 1 Phát bưu phẩm bưu kiện Việc phát hành các loại bưu phẩm bưu kiện có ba cách: + Phát tại địa chỉ (đối với bưu phẩm thường) 21 + Phát tại quầy giao dịch + Qua hộp thư lưu ký Phát tại giao dịch bưu phẩm ghi số và bưu kiện: Lập phiếu phát BC18(BĐ13, BĐ2 cũ) Các phiếu phát được đánh số thứ tự, số thứ tự của phiếu . đi thực tập tại tỉnh Hưng Yên. Sau ba tuần thực tập với sự giúp đỡ của các cán bộ trong ban lãnh đạo Bưu điện tỉnh, công ty BC-PHBC, công ty Điện báo - Điện. P&T), có trụ sở chính tại Thị xã Hưng Yên tỉnh Hưng Yên .Bưu điện Hưng Yên chịu sự lãnh đạo của Tỉnh uỷ, UBND tỉnh Hưng Yên về chấp hành pháp luật, các mặt