Báo cáo thực tập tại bưu điện tỉnh hưng yên

Báo cáo thực tập tại bưu điện tỉnh hưng yên

Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên nắm bắt được các công việc, quitrình thực tế tại các Bưu Điện tỉnh, huyện các thầy cô trong khoa Quản TrịKinh Doanh, cùng với các đồng chí lãnh đạo Học Viện Công Nghệ BưuChính Viễn Thông đã tạo điều kiện cho chúng em được đi thực tập tại tỉnhHưng Yên.

Sau ba tuần thực tập với sự giúp đỡ của các cán bộ trong ban lãnh đạoBưu điện tỉnh, công ty BC-PHBC, công ty Điện báo - Điện thoại, cùng vớicác cô chú, anh chị trong các tổ giao dịch, khai thác, điện báo, 108 cùngvới những kiến thức em đã học được ở trường do các thầy cô trong khoagiảng dạy em đã hiểu biết thêm được rất nhiều về quy trình khai thác cácdịch vụ Bưu Chính - Viễn Thông cũng như cách thức tổ chức sản xuất củacác đơn vị Em thấy chuyến đi thực tế này rất bổích, em được trực tiếp theodõi và tham gia vào làm việc như một giao dịch viên vàđược tiếp xúc trựctiếp với khách hàng từđó em có thể kết hợp với các môn học khác nhưMaketing cơ bản và dịch vụ, kinh tế BCVT áp dụng cho việc phục vụkhách hàng, chăm sóc khách hàng

Em xin cảm ơn các thầy, cô trong khoa, các cô, chú trong Bưu điệntỉnh Hưng Yên đã tạo điều kiện giúp đỡ chúng em cóđược chuyến thực tậpbổích này Sau đây là một số vấn đề mà em đã biết tại cơ sở thực tế củamình:

Bưu điện Hưng Yên có tên giao dịch quốc tế là: HUNG YEN ANDTELECOMMUNICATIONS (viết tắt là HUNG YEN P&T), có trụ sởchính tại Thị xã Hưng Yên tỉnh Hưng Yên.

Bưu điện Hưng Yên chịu sự lãnh đạo của Tỉnh uỷ, UBND tỉnh HưngYên về chấp hành pháp luật, các mặt hoạt động có liên quan đến nhiệm vụphục vụ nhân dân tỉnh Hưng Yên và gắn nhiệm vụ; phát triển Bưu chính –Viễn Thông với quy hoạch, kế hoạch của tỉnh

BĐ tỉnh Hưng Yên chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của: + Công ty Điện báo Điện thoại

+ Công ty Bưu chính và PHBC + 9 Bưu điện huyện:

1) Bưu điện huyện Văn GiangCó 24 công nhân viên

Có 2 trạm tổng đài và 2 bưu cục2) Bưu điện huyện Văn Lâm

Có 36 công nhân viên

Có 3 trạm tổng đài và 4 bưu cục 3) Bưu điện huyện Tiên Lữ

Có 36 công nhân viên

Có 3 trạm tổng đài vệ tinh của tổng đài HOST và 4 bưu cục4) Bưu điện huyện Phù Cừ

Có 33 công nhân viên

Có 2 trạm tổng đài vệ tinh của tổng đài HOST và 5 Bưu cục 5) Bưu điện huyện Kim Động

Có 36 công nhân viên

Có 3 trạm tổng đài vệ tinh của tổng đài NEC và 5 bưu cục 6) Bưu điện huyện Ân Thi

Có 35 công nhân viên

Có 3 trạm tổng đài vệ tinh của tổng đài HOST và 4 bưu cục 7) Bưu điện huyện Yên Mỹ

Có 27 công nhân viên

Có 2 trạm tổng đài và 3 bưu cục8) Bưu điện huyện Khoái Châu

Có 51 công nhân viên

Có 4 trạm tổng đài vệ tinh HOST và 8 bưu cục9) Bưu điện huyện Mỹ Hào

Có 32 công nhân viên

Có 2 trạm tổng đài và 4 bưu cục

a) Chức năng, nhiệm vụ.

 Tổ chức , xây dựng, quản lý, vận hành và khai thác mạng lưới Bưuchính- Viễn thông để kinh doanh và phục vụ theo Tổng công ty trựctiếp giao và phục vụ theo quy hoạch , kế hoạch và phương hướngphát triển do Tổng công ty trực tiếp giao Đảm bảo thông tin liênlạc phục vụ sự chỉđạo của cơ quan Đảng , chính quyền các cấp, phụcvụ các yêu cầu thông tin trong đời sống kinh tế, xã hội của các ngànhvà nhân dân trên địa bàn Tỉnh Hưng Yên và các nơi khác theo quyđịnh của Tổng công ty nhằm hoàn thành kế hoạch được giao.

 Thiết kế mạng lưới thuê bao, xây lắp chuyên ngành thông tin liên lạc. Kinh doanh vật tư thiết bị chuyên ngành bưu chính – viễn thông. Kinh doanh các ngành nghề khác trong phạm vi pháp luật cho phép

và thực hiện các nhiệm vụ Tổng công ty giao

b) Cơ cấu tổ chức.

Giám đốc và bộ máy giúp việc

 Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm , miễn nhiệm ,khen thưởng ,kỷ luật theo đề nghị của Tổng giám đốc Giám đốc làđại diện phápnhân của đơn vị, chịu trách nhiệm truớc Tổng công ty và trước phápluật về quản lý vàđiều hành hoạt động của đơn vị trong phạm viquyền hạn và nghĩa vụđược quy định.

 Phó giám đốc do Tổng giám đốc bổ nhiệm,miễn nhiệm , khen thưởngkỷ luật là người giúp Giám đốc quản lý , điều hành một hoặc một số

lĩnh vực hoạt động của đơn vị theo phân công của giám đốc và phápluật về nhiệm vụđược phân công , chịu trách nhiệm trước giám đốcvà pháp luật về nhiệm vụđược phân công

 Kế toán trưởng do Tổng giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khenthưởng kỷ luật, là người giúp Giám đốc chỉđạo, tổ chức thực hiệncông tác kế toán thống kê của đơn vị , có các quyền và nhiệm vụ theoquy định của pháp luật.

 Bộ máy quản lý của BĐHY gồm các phòng ban chuyên môn và cácchuyên viên giúp giám đốc trong việc quản lý vàđiều hành công việcchuyên môn chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm vụ và nộidung công việc được giao

 Tập thể người lao động trong bưu điện Tỉnh Hưng Yên.

 Các đơn vị trực thuộc của bưu điện tỉnh Hưng Yên :gồm các đơn vịsản xuất kinh doanh và các đơn vị sự nghiệp

 Các đơn vị sản xuất kinh doanh thực hiện chếđộ hạch toán phụthuộc có tư cách pháp nhân, hoạt động theo phân cấp của BĐHY ,cócon dấu riêng theo mẫu dấu doanh nghiệp Nhà Nước, chịu tráchnhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của đơn vị trong phạm viquyền hạn và nghĩa vụđuợc quy định.

 Đơn vị sự nghiệp, hoạt động theo phân cấp của BĐHY có con dấutheo tên gọi, được Giám đốc BĐHYgiao nhiệm vụ và cấp kinh phíhoạt động theo các lĩnh vực chuyên môn cụ thể

 Các đơn vị trực thuộc có cấp trưởng phụ trách và có kế toán trưởngcó thể có cấp phó giúp việc quản lý, điều hành, có cán bộ quản lýgiúp việc chuyên môn, nghiệp vụ và lực lượng lao động.

a) Chức năng :

 Tổ chức Tổ chức , xây dựng, quản lý, vận hành và khai thác mạng ưới Bưu chính PHBC mạng viễn thông công cộng ở thị xã Hưng Yên, làđầu mối trung tâm khai thác Bưu chính – PHBC của tỉnh Tổ chứcđiều hành và xử lý khai thác kỹ thuật nghiệp vụđối với các bưu điệnhuyện thị trong dây chuyền sản xuất kinh doanh và phục vụ của lĩnhvực bưu chính – PHBC

l- Trực tiếp vận chuyển đường thư cấp 2 ,tổng hợp yêu cầu , phân phốivà thanh toán báo chí với các bưu điện huyện thị , Công ty phát hànhbáo chí Trung ương, các nhà xuất bản Trung ương vàđịa phương nếucó Tổng hợp , đối chiếu kiểm soát các bản kê chứng từ chuyển tiền ,quản lý cung ứng vàđiều phối quỹ chuyển tiền theo phân cấp của bưuđiện

 Công ty Bưu chính PHBC có trách nhiệm thực hiện theo quy hoạch ,kế hoạch, mục tiêu, phương hướng nhiệm vụđược giám đốc Bưu điệntỉnh giao Đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ sự chỉđạo của các cơquan đảng, chính quyền các cấp, phục vụ các yêu cầu thông tin trongđời sống, kinh tế, xã hội của các ngành và nhân dân trên địa bàn Thịxã Hưng Yên và các nơi theo quy định của Giám đốc Bưu điện nhằmhoàn thành xuất xắc kế hoạch được giao.

 Thiết kế mạng Bưu chính (Bưu cục, kiốt, đại lý, phát hành viên vàmạng hòm thư).

 Kinh doanh vật tư thiết bị chuyên ngành Bưu chính – Viễn thông vàvăn hoá phẩm

 Kinh doanh các ngành nghề khác trong phạm vi pháp luật cho phépvà thực hiện các nhiệm vụđột xuất khác được giám đốc Bưu điện tỉnhgiao.

Công ty Bưu chính và PHBC có tổng số là 40 công nhân viên, có 39 ưu cục trực thuộc

B-Chia thành 7 tổ sản xuất: 1 tổ khai thác.

1 tổ quản lý.1 tổ bưu tá.4 tổ giao dịch

b ) Đặc điểm tình hình:

- Là 1 đơn vị sản xuất trên lĩnh vực BC-PHBC phục vụ yêu cầu thông tinliên lạc cho các cơ quan của tỉnh, thị trên địa bàn thị xã Đồng thời làđầumối trung gian khai thác, chia chọn, phân hướng, đóng túi gói cho cáchuyện trong toàn tỉnh theo địa chỉ hành chính với 39 Bưu cục, phân hướngchia chọn TCT trực tiếp với 61 tỉnh thành Tập hợp tất cả các sản phẩm đicủa các huyện trong toàn tỉnh, giao nhận trực tiếp với Hà Nội, Thái Bình.- Lực lượng lao động nữ chiếm 75%, lao động có trình độđại học, cao đẳng10.3%, trung cấp 34.5%, công nhân 55.2%

- Sản lượng đến nhiều hơn sản lượng đi.

c ) Kết quả thực hiện kế hoạch năm 2001

1) Bưu chính:

a) Khối lượng phục vụ tại Thị xã Hưng Yên :

Phát thư, ấn phẩm các loại 9137 kg ~1370550 cái 10472 kg

b) Khối lượng phục vụ qua:

Bưu phẩm các loại 14386kg~ 2157900 cái 18757 kg~2813550 cái

2) Công tác PHBC:

Bằng các hình thức khuyến khích cộng tác viên, các đại lý, công nhânvận chuyển chấp nhận và phát tại nhà, khuyến khích độc giả dài hạn trả tiềnbáo trong tháng, bán lẻ các loại báo tại giao dịch , giữ vững độc giả cũ, pháttriển độc giả mới Do đó tổng sản lượng các loại báo phát hành trong năm2001 đạt 890123 tờ.

3) Công tác tiết kiệm Bưu điện

Thực hiện QĐ 4585/1999 CT-BC v/v tổ chức, triển khai dịch vụ TKBĐgiai đoạn 2 HN ngày 25/8/1999 Ngày 1/9/1999 công ty BC-PHBC đã triểnkhai dịch vụ TKBĐ giai đoạn 2 Qua 1 quý thực hiện công ty BC-PHBC đãnhận gửi tiền TKBĐ có kỳ hạn và trả góp với số thẻ là 171 thẻ với tổng sốtiền gửi là 1415707150 đồng Năm 2001 số lượng người gửi tiền TKBĐngày càng tăng với số thẻ là 798 thẻ với nhiều mức lãi suất khác nhau( Lãi suất không kỳ hạn, lãi suất có kỳ hạn 3 tháng, 6 tháng , 12 tháng, lãisuất gửi góp )

3 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của công tyĐiện báo Điện thoại

a Chức năng nhiệm vụ

 Thực hiện nhiệm vụ kế hoạch về thông tin viễn thông do giám đốc Bưuđiện tỉnh giao.

 Quản lý toàn bộ trang thiết bị viễn thông.

Đảm bảo về thông tin viễn thông giữa tỉnh với Trung ương , giữa tỉnh vớihuyện, thị một cách thông suốt, an toàn và tiện lợi.

 Trực tiếp quản lý mạng lưới viễn thông của Bưu điện, để tổ chức kinhdoanh và phục vụ theo phân cấp của Bưu điện tỉnh.

Được Giám đốc Bưu điện tỉnh uỷ quyền làm trực ban điều hành viễnthôngvà làm việc với bộ phận điêù hành mạng viễn thông của TCT.

 Có quyền cho thuê kênh truyền dẫn thuộc mạng cấp 2. Tổ chức dịch vụ sửa chữa các thiết bị viễn thông  Tham gia xây dựng những công trình viễn thông.

 Thực hiện hạch toán kinh doanh theo phân cấp của Bưu điện tỉnh.

Công ty Điện báo điện thoại có tổng số 71 công nhân viên

Chia thành 9 tổ sản xuất: Tổ tổng đài, tổ dây máy, tổ vi ba, tổ kỹ thuật, tổquản lý, tổ nguồn, tổđiện báo, tổ 108 - 116, tổ thu nợ

b Đặc điểm tình hình:

 Thuận lợi:

 Đơn vịổn định về nhân lực, năng lực cán bộ công nhân viên cónhiều chuyển biến , kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm nghề nghiệm tốthơn

 Mặt bằng quy hoạch của thị xã, tỉnh đã dần ổn định, thuận tiệncho việc phát triển mạng lưới viễn thông.

 Đầu tư của bưu điện tỉnh đãđồng bộ về chuyển mạch, truyền dẫnvà các thiết bị phụ trợ khác.

 Các phòng ban chuyên môn chỉđạo thường xuyên kịp thời, lãnhđạo bưu điện tỉnh có chủ trương sát thực với sản xuất.

c Kết quả thực hiện kế hoạch hàng năm Năm 1998:

Tổng số máy trên mạng: 5549 máy/100 dân

Số máy giảm trong năm là: 41 máy cốđịnh, 2 máy di động trả trước,2 máy di động trả sau Nguyên nhân là do một số cơ quan đưa tổng đài

nội bộ vào hoạt động( nhà máy nhựa, công ty may, chi nhánh xăngdầu, công an tỉnh )

Phát triển mạng viễn thông nông thôn: Đạt 100% số thôn trên địabàn có máy điện thoại.

B/ TẠIBỘPHẬNGIAODỊCHI/ Qui trình chấp nhận :

1

B ưu phẩm b ưu kiện:

 Giao dịch viên phải kiểm tra hàng hoá mà khách hàng muốn gửi vàkiểm tra điều kiện bưu gửi về cách gói bọc

 Sau đó cấp phiếu gửi và hướng dẫn khách hàng  Cấp BĐ1(BĐ32 cũ) nếu là bưu phẩm ghi số  Cấp BK1(BK21 cũ) nếu là bưu kiện

 Nhận lại phiếu gửi do khách hàng tự tay viết và kiểm tra họ tên, địachỉ người gửi, người nhận.

 Buộc bưu gửi, kẹp chì trước mặt khách hàng Cân và ghi khối lượngcùng tiền cước lên bưu gửi và phiếu gửi.

 Lấy nhãn số bưu phẩm ghi sổ trong sổ BĐ2 (BĐ20 cũ) nếu là bưuphẩm ghi số, đóng dấu tên bưu cục nên nhãn số và dán vào mặttrước của bưu phẩm, ghi số hiệu của nhãn vào BĐ1, nếu là bưu kiệnthì không cần phải dán nhãn số.

 Đóng dấu ngày vào phiếu gửi, thu tiền và trao biên lai cho kháchhàng.

 Dán tem hoặc in cước thay tem lên mặt trước của bưu gửi.

 Đóng dấu huỷ tem, ghi vào sổ kế toán xuất nhập BP-BK BĐ28( BĐ2 cũ) và chuyển cho bộ phận khai thác.

2 Báo chí :

 Giao dịch viên cấp giấy đặt mua báo chí PH19( BC trong nước),PH20 ( BC nước ngoài) mỗi loại đưa 2 tờ.

 GDV nhận lại PH19 hoặc PH20 và kiểm soát lại.

 Giao dịch viên viết hoáđơn BC01, lấy chữ ký của khách hàng vàohoáđơn.

 Thu tiền và giao hoáđơn ( liên 2 cho khách hàng).

 Giao 1 phiếu PH19 và liên 3 của BC01 cho bộ phận quản lýđộc giả. Căn cứ vào liên 1 của BC01 ghi vào sổ quĩ thu PH5.

3.Điện thoại:

Khi khách hàng có nhu cầu gọi điện thì khách hàng phải ghi số máycần gọi vào TH27 sau đó nhân viên giao dịch bấm số cần gọi và mờikhách hàng vào cabin, khách hàng gọi xong máy tính tựđộng tính tiềnvà giao dịch viên thu tiền.

4 Chấp nhận EMS

 Kiểm tra nội dung hàng hoá.

 Cấp phiếu gửi E1( ba tờđính kèm nhau) và phong bì cho khách hàng  Hướng dẫn khách hàng ghi chép họ tên, địa chỉ người gửi, người

nhận, nội dung hàng hoá, ngày giờ gửi và kí tên.

 Giao dịch viên kiểm tra lại E1, đóng dấu trên cả ba tờ, ghi rõ cướcphí lên E1.

 Kí tên giao dịch viên nhận.

 Cân ghi lại khối lượng bưu gửi lên phong bìđựng bưu gửi và tính ước.

c- Ghi rõ cước phí lên phong bì.

 Ghi số liệu của bưu gửi từ E1 lên phong bì.

 Thu và giao biên lai ( tờ cuối cùng ) cho khách hàng  Đính kèm E1 với phong bìđựng bưu gửi

 Vào sổ nhập xuất và giao cho bên phòng khai thác.

Chuyển tiền

a) Điện chuyển tiền :

Là loại ngân phiếu do bưu điện phát hành và chuyển đi bằng đườngđiện báo nên đảm bảo nhanh chóng hơn thư chuyển tiền.

 Những nghiệp vụđặc biệt vềđiện báo dùng cho điện chuyển tiền.Khẩn PN :có tác dụng trong việc phát giấy mời N29, tin tức kèm theo

thư chuyển tiền.Thuê phát Có cước trả lời.

Ngoài ra còn có :Lưu kí, báo trả bằng thư hay bằng điện, trả tiền tạinhà

 Mức tiền gửi điện chuyển tiền : Qui định như thư chuyển tiền

Điện chuyển tiền tại Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh không hạn chếsố lượng gửi tiền trên một ngân phiếu.

ĐCT gửi đến để trả tiền tại các trung tâm tỉnh, thành phố( trừ Hà Nội,TPHCM) tối đa là 30 triệu đồng, ở các huyện là 5 triệu đồng.

 Quy trình nhận gửi ĐCT:

 Viết ĐCT đi N3: đo người gửi tự viết( không tẩy xoá) họ tên, địa chỉngười gửi, người nhận,số tiền bằng số, bằng chữ, các nghiệp vụđặcbiệt.

 Xin báo trả khi ký gửi ĐCT: TBT, ĐBT.

 Lập hoáđơn BC01, lấy số hoáđơn ghi vào N3. Lập ĐCT đi N3 (ghi vào N3 các số sê ri, số phiếu). Đếm tiếng tính cước điện báo của ĐCT.

 Vào bản kê phát hành N22c.

 ĐCT đi sau khi đếm tiếng tính cước trên N3 song phải vào N22 c đểlấy sốđiện báo cho bức ĐCT.

 Lấy ký duyệt của kiểm soát viên trên ĐCT đi.

 Ghi ĐCT N3 vào sổ chuyển giao N17a và giao cho bộ phận điện báođể chuyển đi.

b) Thư chuyển tiền:

 Số thư chuyển tiền, ngày tháng, năm phát hành.

 Nếu có yêu cầu TBT hay ĐBT thì gạch một nhóm chữ vàđóng khungnhóm chữ còn lại bằng mực đỏ.

 Đóng dấu ngang bưu cục phát hành, dấu ngày phía trên N21  Ghi TCT phát hành vào bản kê N22.

c) Chuyển tiền nhanh:

GDV đưa ấn phẩm ĐB13 và hướng dẫn khách hàng ghi chép.

GDV nhận lại bức điện báo người gửi đã viết, kiểm xoát lại cách viếtcủa khách hàng, sắp xếp lại theo đúng trình tự các phần.

Đếm tiếng điện báo, ghi số tiếng trả cước và số tiến thực tế lên phíatrên góc trái của bức điện.

Tính tiền cước ghi vào sổ nhật bạ (ĐB1, ĐB2).

Lấy sổ thứ tự của sổĐB1,ĐB2 ghi lên phía trên góc trái của bức điện Ghi giờ chấp nhận, đóng nhật ấn bưu cục gốc.

Thu tiền, trao biên lai cho khách hàng, nếu là công điện thì ghi vàonhật bạ ghi nợĐB1.

Chuyển sang bộ phận chuyển tiền để chuyển đi.

7 Chấp nhận FAX:

Kiểm tra điều kiện chấp nhận bức FAX

Phát ấn phẩm F13 và hướng dẫn khách hàng ghi chép, lập biên lai F2.Vào sổ FAX1 lấy số.

Vào sổ theo dõi FAX đi: số biên bản, họ tên,địa chỉ người nhận,người gửi, số FAX, số trang, giá tiền, giờ nhận.

Giao bức FAX13B vào Report cho khách hàng.

Nếu bức FAX phải lưu lại do chưa chuyển được GDV hẹn giờ trả lạivà ghi vào mặt sau F2.

Thời hạn lưu FAX ở bưu điện không quá 2 giờ.

Đếm tiếng điện báo và tính cước, ghi hoáđơn, thu tiền và trao biên laicho KH

+Chuyển qua bộ phận điện báo

+Vào bản kê N22C và vào sổđiện hoa ĐH1. Phát điện hoa: Phát tận tay người nhận.

9.Tiết kiệm bư u điện.

 Các hình thức gửi tiết kiệm bưu điện: