Báo cáo thực tập tại Công ty Cổ phần Tư vấn Quản trị Doanh Nghiệp Tinh Vân (TVE)

LỜI NÓI ĐẦU Quá trình thực tập luôn là một trong những bước đệm quan trọng đối với mọi sinh viên năm cuối.

Quá trình thực tập luôn là một trong những bước đệm quan trọng đốivới mọi sinh viên năm cuối Việc thực tập là điều kiện rất tốt để mỗi sinhviên có thể làm quen được với môi trường thực tế, vận dụng những kiếnthức đã được học tại nhà trường áp dụng vào công việc của mình Từ đó,quá trình thực tập sẽ giúp cho các sinh viên không bị bỡ ngỡ và thích nghinhanh hơn với yêu cầu công việc sau khi ra trường.

Là một sinh viên năm cuối khoa Tin học Kinh Tế đang trong quátrình thực tập Hiện tại em đang thực tập tại Công ty Cổ phần Tư vấn Quảntrị Doanh Nghiệp Tinh Vân (TVE), qua 5 tuần thực tập em đã làm quendần với cơ cấu tổ chức, môi trường làm việc của công ty và cách thức làmviệc của Phòng ban nơi em đang thực tập, từ đó đã giúp định hướng cho đềtài của chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dưới đây là báo cáo thực tập tổnghợp trình bày chi tiết về Công ty TVE và định hướng đề tài thực tập tốtnghiệp của em.

MỤC LỤC

Mục lục 1

Chương I : Giới thiệu tổng quan về cơ quan thực tập 3

1.1 Tông quan về công ty Tinh Vân ERP 31.2 Cơ cấu tổ chức của công ty 5

1.3 Sản phẩm và dịch vụ của công ty 12

1.3.1 Sản phẩm 12

1.3.2 Dịch vụ 13

1.4 Khách hàng của công ty 14

1.5 Chiến lược kinh doanh của công ty 14

2.4 Kiểm tra và đảm bảo chất lượng phần mềm………… 28

2.5 Triển khai và đào tạo người sử dụng……… 28

2.6 Bảo trì phần mềm……… 30

2.7 Quản lý thay đổi phần mềm……… 31

Chương 3: Phân tích Thiêt kế Phần mềm Quản lí Nhân sự và Lương Công ty Tinh Vân………

32

Điện thoại: +84-4-7848940 Fax: +84-4-7848942Email: tve@tinhvan.com

Home page: www.tve.vn , www.tve.tinhvan.com

Văn phòng thành phố Hồ Chí Minh

Địa chỉ: Tầng 8 Tháp Indochina Park, Bis 4 Phố Nguyễn Đình Chiểu, Hồ ChíMinh

Điện thoại: +84-8-2250258 Fax: +84-8-2250258

TVE được thành lập năm 2005, là công ty thành viên của Tập đoànTinh Vân, tập trung vào các lĩnh vực tư vấn, triển khai hệ thống quản trịdoanh nghiệp và hoạch định nguồn nhân lực

TVE là nhà tư vấn chuyên nghiệp trong việc đưa những xu hướng mớinhất trên thế giới về tổ chức quản lý doanh nghiệp, tin học hoá kinh doanhvào thực tiễn các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các Tổng Công ty vàcác tập đoàn lớn.

Là đối tác chiến lược của các tập đoàn phần mềm hàng đầu thế giới nhưOracle, SAP, L.G.V (Israel), TETA SA (Ba Lan), TVE cung cấp các giảipháp ERP và các sản phẩm ứng dụng cho các doanh nghiệp trong mọi lĩnhvực như sản xuất, phân phối, dịch vụ, ngân hàng, tài chính… TVE hiện làOracle Certified Partner - một trong ba đối tác chính thức được Oracle côngnhận tại Việt Nam.

Hiên nay tập đoàn Tinh Vân có hơn 260 nhân viên trong đó công tyTVE có 42 nhân viên đầy kinh nghiêm, tài năng đã được tuyển chọn từ nhữngtrường Đại học hàng đầu, cùng với đội ngũ nhà lãnh đạo nhạy bén, kinhnghiêm trong lĩnh vực phát triển phần mềm và các ứng dụng giải pháp cho

các doanh nghiệp quy mô lớn Doanh thu của tập đoàn liên tục tăng qua cácnăm, năm 2006 đạt 2.6 triệu USD

Hiện tại, Tâp đoàn công nghệ Tinh Vân nói chung và Công ty Cổ phầnTư vấn Quản trị Doanh nghiệp nói riêng đã xác lập được chỗ đứng của mìnhtrong nền CNTT Việt Nam và đang từng bước vững chắc xây dựng một tậpđoàn chuyên nghiệp, góp phần vào sự phát triển của đất nước.

1.2 Cơ cấu tổ chức cửa công ty:

HỘI ĐÒNG QUẢN TRỊ

BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY

BAN CÔNG NGHỆ

Phòng Tư vấn Triển khai

Phòng Tư vấn Công nghệ

Phòng Đào tạo

BAN TÀI CHÍNH QUẢN TRỊ

Phòng Quản lý chất lượng

Phòng Kế toán

Phòng Hành chính - Nhân sựBAN KINH DOANH

Phòng Thông tin quảng cáo

Phòng phát triển Kinh doanh và Marketing

Phòng Quản trị thiết bịPhòng Giải pháp

Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức công ty Tinh Vân ERP

Ban giám đốc gồm:

Giám đốc: Nguyễn Huy CươngPhó giám đốc: Đặng Khắc TuấnBan kinh doanh

Phòng phát triển kinh doanh và marketing

Chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động kinh doanh các sản phẩmvà dịch vụ của công ty:

Theo dõi, nghiên cứu và báo cáo thường xuyên tình hình thị trườngđối với các sản phẩm và dịch vụ cạnh tranh trực tiếp và gián tiếpvới sản phẩm và dịch vụ của công ty để Ban lãnh đạo có chiếnlược phát triển kinh doanh kịp thời

Tìm kiếm, theo dõi, duy trì và phát triển khách hàng mới, đặc biệt làcác công ty sản xuất lớn, các tập đoàn, công ty đa quốc gia,…Thiết lập, duy trì và phát triển các mối quan hệ với các đối tác, đặc

biệt là Oracle Việt nam.

Tìm hiểu, cập nhật thông tin về các đối thủ cạnh tranh Đặc biệt thịtrường cấp 1 là Pythis, Fes, thị trường cấp 2 là CMC, ….

Phối hợp với Phòng thông tin quảng cáo tiến hành các hoạt độngmarketing sản phẩm và dịch vụ của công ty.

Xây dựng kế hoạch năm, kế hoạch dài hạn để tổng hợp kế hoạchkinh doanh toàn công ty, báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện kếhoạch kinh doanh của công ty định kỳ, hàng tháng, quý, năm.Nghiên cứu cùng với các Phòng nghiệp vụ công ty xây dựng đồng

bộ kế hoạch sử dụng vốn (gồm cả ngoại tệ), kế hoạch vật tư – kho

hàng - vận tải, kế hoạch xây dựng cơ bản, kế hoạch tiếp thị và liênkết kinh tế.

Chuẩn bị các thủ tục cho ban lãnh đạo giao kế hoạch và xét duyệthoàn thành kế hoạch của các đơn vị trực thuộc Giúp Tổng giámđốc kiểm tra và tổng hợp tình hình trong quá trình thực hiện kếhoạch, phát hiện các vấn đề và đề xuất hướng giải quyết.

Phòng thông tin quảng cáo

Chịu trách nhiệm cập nhật các thông tin chính thức về công ty vớicác phương tiện thông tin đại chúng.

Thiết lập, duy trì và phát triển các mối quan hệ với các cơ quan chứcnăng, cơ quan báo chí, các đối tác và khách hàng.

Cập nhật thông tin các chương trình và hội chợ, đặc biệt là cácchương trình liên quan đến lĩnh vực Công nghệ thông tin Đề xuấtý kiến với Tổng giám đốc và các Ban nên hay không nên tham gia.Đầu mối tổ chức các hoạt động của công ty khi tham gia các cuộc

Xây dựng, theo dõi và giám sát các hoạt động quảng bá của công ty,quản lý nội dung website chính thức của Công ty

Phòng giải pháp

Xây dựng các hồ sơ mô tả các giải pháp phần mềm và dịch vụ cungcấp cho khách hàng.

Soạn thảo và cập nhật nội dung Brochure của Công ty.

Tham gia đấu thầu và tổ chức đấu thầu các sản phẩm và dịch vụ củacông ty.

Tham gia thương thảo và ký kết hợp đồng với khách hàng.

Phối hợp với Phòng tư vấn triển khai theo dõi việc thực hiện triểnkhai các dự án sau khi ký kết hợp đồng Thời gian triển khai, thờigian hết hạn.

Nghiên cứu cải tiến và phát triển các sẩn phẩm và dịch vụ của côngty đang kinh doanh để nâng cao chất lượng bán hàng, các biệnpháp hữu hiệu để mở rộng thị phần.

Hợp tác và thoả thuận với các đơn vị bên ngoài để làm phong phúhơn các dịch vụ của công ty khi được Tổng giám đốc phê duyệt Tạo lập, quản lý và cập nhập cơ sở dữ liệu khách hàng của Công ty.Nghiên cứu tổng hợp và đề ra chiến lược tiếp thị từng thời kỳ và lâu

dài cho các sản phẩm và dịch vụ của công ty đang kinh doanh.Báo cáo thống kê định kỳ, đột xuất lên Ban giám đốc và cấp trên

theo quy định của công ty và pháp luật.

Hoạt động theo sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo, hoàn thành đúng mụctiêu và đạt được chỉ tiêu về số lượng và doanh thu của Ban lãnhđạo đã đề ra trong năm.

Ban công nghệ

Phòng tư vấn triển khai

Nghiên cứu sản phẩm, xây dựng giải pháp nghiệp vụ cho sản phẩmERP.

Phối hợp với Ban kinh doanh và Ban tài chính quản trị lập hồ sơthầu.

Xây dựng kế hoạch khảo sát đối với các dự án đã ký kết: Phân bổ vềnguồn lực và thời gian Tiến hành khảo sát nhằm thu thập thôngtin của khách hàng một cách chính xác và đầy đủ nhất

Tư vấn các giải pháp triển khai phù hợp với từng đối tượng kháchhàng.

Xây dựng đội ngũ cán bộ tư vấn triển khai đáp ứng nhu cầu hiện tạivà trong tương lai của công ty.

Đề xuất và thực hiện đào tạo nhân viên mới về các sản phẩm ERP.Lên kế hoạch và thực hiện triển khai các dự án ERP.

Triển khai các hoạt động hỗ trợ khách hàng sau khi kết thúc dự án.Đề xuất những ý kiến thay đổi về nhân sự, thời gian nguồn nhân lực

khi có những phát sinh không phù hợp với tình hình thực tại.

Lập kế hoạch về nhân sự, thời gian cho các dự án sắp triển khai.Phối hợp với Ban tài chính quản trị lên kế hoạch tuyển dụng hoặc

tìm nguồn nhân lực bên ngoài trong trường hợp nhân sự hiện tạihoặc trong tương lai gần không đáp ứng đủ cho các dự án sắp tới.Kết hợp chặt chẽ với Phòng quản lý chất lượng thực hiện việc giám

sát, đôn đốc tiến trình của từng dự án.

Ban tài chính quản trị

Quản lý toàn bộ công văn giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu,thực hiện công tác lưu trữ các tài liệu thường và quan trọng củacông ty.

Theo dõi pháp chế về hoạt động kinh doanh của công ty, hướng dẫncác phòng ban trực thuộc công ty hoạt động, ký kết kết hợp đồngkinh doanh và liên doanh đúng luật pháp.

Xây dựng kế hoạch, giám sát và thực hiện các chương trình đào tạo,bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên toàn công ty.

Quản lý hồ sơ, chứng chỉ về các khoá đào tạo nội bộ và các khoáđào tạo bên ngoài theo quy trình đào tạo nhân sự QT_HN_DTNS.

Thực hiện các công việc tuyển dụng nhân sự theo đúng quy trìnhcông ty đã ban hành.

Phòng Kế toán

Xây dựng và quản lý hệ thống kế toán phục vụ quản lý & điều hànhcng ty Chấp hành các quy định về quản lý tài chính, kế toán, thuếcủa nhà nước.

Tổ chức hạch toán kế toán về mọi hoạt động của cng ty theo đúngpháp lệnh kế toán thống kế của Nhà nước.

Giao dịch với các ngân hàng, cơ quan thuế và các cơ quan liên quanđến hoạt động tài chính – kế toán của công ty.

Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán thống kê, phântích hoạt động kinh doanh trình Tổng giám đốc.

Ghi chép và phản ảnh chính xác, kịp thời và có hệ thống diễn biếncác nguồn vốn cấp, vay, giải quyết các loại vốn phục vụ cho việchuy động vật tư hàng hóa kinh doanh.

Theo dõi nợ của khách hàng, đề xuất kế hoạch thu chi tiền mặt vàcác hình thức thanh toán khác Thực hiện phương thức thanh toánđối nội và đối ngoại Lập kế hoạch tài chính, ký quỹ, thanh toántheo hợp đồng của phòng kinh doanh và các phòng ban khác cóliên quan.

Thực hiện việc quyết toán tháng, quý, năm đúng tiến độ và tham giacùng với các Phòng/Ban nghiệp vụ của cng ty để hạch toán lỗ, lãicho công ty hoặc các đơn vị trực thuộc giúp Ban giám đốc nắmđược số liệu lãi, lỗ trong tháng, quý năm.

Báo cáo định kỳ về chế độ quản lý sử dụng vốn và các chính sáchchế độ tài chính theo quy định của Nhà Nước.

1.3 Sản phẩm và dịch vụ của công ty1.3.1 Sản phẩm

 Giải quyết bài toán quản lý nhân sự một cách tổng thế cho doanhnghiệp.

 Quản lý nhân viên, bảng lương, quản lý ngày công làm và quản lý hệthống.

 Có khả năng tích hợp với các hệ thống ngoài. Giao diện tiếng Việt và tiếng Anh.

 Quản lý toàn diện điểm bán hàng, cho phép các nhà bán lẻ quản lýnhanh chóng, hiệu quả và dễ dàng nhất,

 Với 2 giải thưởng về ứng dụng cho bán lẻ (RAD Awards) củaMicrosoft, VersaPOS được thiết kế với những đầu vào cụ thể được kếthừa từ những Tập đoàn bán lẻ hàng đầu thế giới.

 Hệ thống có tính tương thích hoàn hảo, có thể sử dụng trong nhiềungành nghề khác nhau.

 Tư vấn giám sát triển khai ứng dụng CNTT cho doanh nghiệp.

 Tư vấn và cung cấp các giải pháp nghiệp vụ cho công ty chứng khoán.

1.4 Khách hàng của công ty

Các bộ, ban ngànhtrung ương

Các doanh nghiệp vàcác đơn vị khác

Các trường đại học

Bộ Tư pháp

Bộ Giáo dục và Đàotạo

Bộ Ngoại giao

Bộ Khoa học và Côngnghệ

Bô Tài nguyên và Môitrường

Bộ Nội vụ

Unilever VNLintox VN

Công ty bia Đại ViệtCông ty Đầu tư và

phát triển, sản xuấtHạ Long, BIM

Network Trading &Investment Int

Đại học Khoa học tựnhiên

Học viện Cảnh sátnhân dân

… Đại học Sư phạm TPHồ Chí Minh

Đại học Đà Lạt…

1.5 Chiến lược kinh doanh của công ty

 Năm 2008 trở thành một doanh nghiệp tư vấn hàng đầu về các giảipháp quản lý tổng thể và thông minh cho các doanh nghiệp, chiếm thịphần đáng kể trên toàn quốc, với khách hàng là các doanh nghiệp đầungành Khẳng định uy tín thương hiệu gắn liền với một tập đoàn côngnghệ cao.

 Năm 2009 – 2010 : Mở rộng thị phần ra tầm khu vực, liên kết và hợptác với các công ty tư vấn toàn cầu Cung cấp các giải pháp cho cáccông ty đa quốc gia Lựa chọn đối tác chiến lược trong quá trình cổphần hóa ra công chúng.

 Năm 2011 -2013 : Niêm yết trên Thị trường chứng khoán Việt Namhoặc khu vực Đông Nam Á.

1.6 Phòng ban thực tập

Hinh 1.2 Sơ đồ tổ chức Ban công nghệ

Ban công nghệ gồm có 25 nhân viên có trình độ đại học và sau đại học,các nhân viên đều được trang bị máy tính để phục vụ công việc Ban côngnghệ đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong sự thành công của các dự ánERP cho các doanh nghiệp

Chức năng chung của ban công nghệ là:

 Tư vấn triển khai các dự án về ERP (Enterprise Resources Planning) vànhân sự

 Tư vấn các giải pháp về CNTT cho các Doanh nghiệp.

 Đào tạo nhân sự bổ sung nguồn lực cho các đội dự án của công ty.

1.7 Đề tài thực tập tốt nghiệp1.7.1 Định hướng đề tài

Yếu tố nhân sự là một trong những chìa khóa quyết đinh sự tồn tại vàphát triển của doanh nghiệp, để vừa có kiểm soát được tài nguyên con ngườivừa có thể khai thác tốt nhất tiềm năng chất xám

Ban công nghệ

Phòng Tư vấn Triển khai

Phòng Tư vấn

Giải pháp quản lý nguồn nhân lực HiStaff là sản phẩm do Công ty Cổphần Công nghệ Tinh Vân phát triển nhằm mực đích cung cấp cho doanhnghiệp một công cụ đơn giản, hiệu quả, nhanh chóng, thiết thực trong quản lýnhân sự

Giải pháp quản lý nguồn nhân lực Histaff đực xây dưng trên các quytrình quản trị nhân sự tiên tiến từ các tập đoàn đa quốc gia, kết hợp với cácđặc thù của môi trường pháp lý Việt Nam, với khả năng tích hợp với các hệthống ERP cao cấp Từ đó, Histaff hỗ trợ nhà quản lý kiểm soát và phát huytối đa nguồn lực nhân sự của doanh nghiệp.

Vấn đề nhân sự tuy là một vấn đề truyền thống không mới nhưng nóluôn là một thách thức không nhỏ đối với các nhà quản lý vì đối với mỗi môhình doanh nghiệp lại đòi hỏi những hướng giái quyết khác nhau, giải quyếtđược vấn đề này chính là chìa khóa dẫn đến thành công cho các nhà quản lývà các doanh nghiệp.

1.7.2 Đề tài thực tập tốt nghiệp

Trong quá trình thực tập tại Ban Công nghệ em đã được tìm hiểu cácnghiệp vụ liên quan đến ERP và Histaff và nghiên cứu về quản lý hồ sơ nhân

sự Vì thế, em xin chọn đề tài “Hệ thống quản lý nhân sự và lương” làm đề

tài thực tập tốt nghiệp Đề tài được gắn và phát triển cụ thể với các công tyđang ứng dụng hệ thống giải pháp ERP của công ty Tinh Vân(TVE).

Chương II

Cơ sở phương pháp luận quy trình phân tích thiếtkế và triển khai phần mềm

I.Một số vấn đề chung về phần mềmI.1 Khái niệm phần mềm

Khái niệm phần mềm (software)đã được sử dụng ở nước ta từ hơn 10 nămnay, để phân biệt với khái niệm phần cứng ( hardware) Hiểu một cách nômna thì phần mềm là những chương trình được cài đặt bên trong máy tính,giúp người sử dụng ra lệnh cho máy tính bằng những tín hiệu tương thích đểmáy tính có thể hiểu được Nhờ có phần mềm mà máy tính có thể thực hiệnđược các nhiệm vụ mà người sử dụng yêu cầu Không có phần mềm máytính sẽ mất giá trị sử dụng Phần mềm viết ra để nâng cao hiệu quả sử dụngmáy tính, nên làm phần mềm đòi hỏi một lượng chất xám cao, là một trongnhững lĩnh vực quan trọng của công nghệ cao.

1.2 Sự phát triển của công nghệ phần mềm

Công nghệ phần mềm có một lịch sử khá sớm Các công cụ được dùngcũng như các ứng dụng được viết đã tham gia vào kỹ nghệ phần mềm theothời gian.

Thập niên 1940: Các chương trình cho máy tính được viết bằng tay

Thâp niên 1950: Các công cụ đầu tiên xuất hiện như là phần mềm biêndịch Macro Assembler và phần mềm thông dịch đã được tạo ra và sử dụngrộng rãi để nâng cao năng suất và chất lượng Các trình dịch được tối ưư hoálần đầu tiên ra đời

Thập niên 1960: Các công cụ của thế hệ thứ hai như các trình dịch tối ưuhoá và công việc kiểm tra mẫu đã được dùng để nâng cao sản phẩm và chấtlượng Khái niệm công nghệ phần mềm đã được bàn thảo rộng rãi