Hoàn thiện công tác quản lý dự án

Hoàn thiện công tác quản lý dự án

I : LỊCH SỬ HÌNH THÀNH , PHÁT TRIỂN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY 6

1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 6

1.1.Giai đoạn từ 2001 đến tháng 4/2003 6

1.3 Từ tháng 5/2006 đến nay : công ty đổi tên thành công ty TNHH một thành viên công nghiệp tàu thuỷ Cái lân 8

2.Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH một thành viên công nghiệp tàu thuỷ Cái Lân 8

2.1.Mô hình tổ chức của công ty 8

2.2.Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban trực thuộc công ty 10

2.2.8 Phòng tổ chức cán bộ lao động – tiền lương 12

2.2.9 Phòng kế hoach - đầu tư 12

2.2.10 Phòng kỹ thuật sản xuất 13

2.2.11.Phòng giám định và kiểm tra chất lượng công trình 14

2.2.12.Các công ty con và các ban quản lý : có chức năng quản lý và thực hiện trực tiếp các dự án mà công ty và ban mình phụ trách , gồm : 15

II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TRONG THỜI GIAN QUA 15

1.Tổng quan hoạt động đầu tư và các dự án của công ty 15

1.1.Hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản 15

1.2 Hoạt động sản xuất kinh doanh 16

2 Mô hình tổ chức quản lý dự án của công ty 17

Trong giai đoạn chuẩn bị dự án hình thức áp dụng là quản lý theo chức năng, thường thì dự án được đặt vào phòng kế hoạch đầu tư, các thành viên quản lý dự án được tạm thời huy đông từ các phòng ban khác đến, họ vừa đảm nhiệm công việc của dự án vừa thuộc quyền quản lý của các phòng ban chức năng 17

3.Nội dung quản lý dự án tại công ty 18

3.1 Nội dung quản lý dự án xét theo lĩnh vực 18

3.1.1 Quản lý thời gian và tiến độ 18

a, Phương pháp lập mạng công việc 19

b, Xác định thời gian thực hiện từng công việc 19

3.1.2 Quản lý chi phí 23

a, Sơ đồ công tác quản lý chi phí của công ty: 23

b, Căn cứ để quản lý chi phí của dự án 25

c, Nội dung chi phí của dự án 27

d, Quản lý chi phí của dự án 29

3.1.3 Quản lý chất lượng 31

Công tác quản lý chất lượng của công ty được thể hiện qua một số lĩnh vực sau: 31

a, Công tác giám sát tư vấn 31

b, Quản lý chất lượng công tác xây lắp 33

c, Công tác nghiệm thu chất lượng dự án 35

d,Bảo hành dự án 36

3.1.4 Quản lý nguồn lực 38

3.1.5 Quản lý rủi ro 40

3.1.6.Quản lý hợp đồng 41

3.1.7.Quản lý về thông tin 42

3.2 Nội dung quản lý dự án theo chu kỳ dự án 42

3.2.1 Giai đoạn chuẩn bị đầu tư 42

3.2.2 Giai đoạn thực hiện đầu tư 43

III VÍ DỤ VỀ DỰ ÁN XÂY DỰNG CƠ SỞ HẠ TẦNG CỤM CÔNG NGHIỆP TÀU THUỶ CÁI LÂN 48

1 Tổng quan các hạng mục phải làm của dự án 48

3 Quản lý thời gian và tiến độ 54

3.1 Thời gian huy động vốn 54

3.2 Dự kiến thời gian, tiến độ thực hiện 54

4.Quản lý nhân lực 55

4.1 Quản lý xây dựng 55

4.2 Quản lý khai thác 56

IV ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN CỦA CÔNG TY 57

1 Thuận lợi và khó khăn của công ty trong thời gian qua 57

PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN

LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY 65

I PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY 65

1 Phương hướng phát triển công ty 65

2 Quan điểm về hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty 67

3.Phương hướng hoàn thiện công tác quản lý dự án của công ty: 68

II MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY 69

1 Giải pháp về tổ chức bộ máy quản lý 69

1.1 Tổ chức bộ máy quản lý 69

1.2.Kết hợp chặt chẽ mối quan hệ giữa công ty, tổ chức tư vấn và nhà thầu 71

2.Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án xét theo lĩnh vực 71

2.1 Giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch tổng quan 71

2.2 Giải pháp cho công tác quản lý tiến độ thời gian của dự án 71

2.3 Giải pháp về quản lý chất lượng dự án 75

2.3.1 Công tác tư vấn 75

2.3.2 Công tác xây lắp: 77

2.3.3 Công tác giám sát và nghiệm thu: 79

2.4.Giải pháp cho công tác quản lý chi phí của dự án 80

2.5 Giải pháp cho công tác quản lý nguồn lực: 82

2.6.Công tác quản lý hợp đồng 83

2.7 Công tác quản lý thông tin: 83

2.8 Công tác quản lý rủi ro 85

3.Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án xét theo chu kỳ dự án 85

3.1 Công tác lập dự án 85

Bên cạnh đó phải đưa ra các biện pháp gắn trách nghiệm của tổ chức tư vấn lập dự án, tổ chức tư vấn thẩm định dự án với sản phẩm tư vấn bằng cách cụ thể há các điều kiện ràng buộc trong các điều khoản của hợp đồng cung cấp sản phẩm tư vấn

86

3.2 Về công tác đền bù giải phóng mặt bằng 86

3.3 Quản lý hoạt động đấu thầu 87

III.NHỮNG KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI NHÀ NƯỚC 87

KẾT LUẬN 89

TÀI LIỆU THAM KHẢO 90

LỜI MỞ ĐẦU

Trong quá trình hình thành hay phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào đầu tư cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng, với các doanh nghiệp mới đầu tư là vấn đề tất yếu tạo nên quá trình hình thành doanh nghiệp,còn với các doanh nghiệp đã hoạt động trên thị trường thì đầu tư giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô, phát triển tăng sức cạnh tranh trên thị trường, tăng lợi nhuận, mở rộng thị phần Một doanh nghiệp muốn đứng vững, phát triển trong quá trình hội nhập, hợp tác, cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay đặc biệt khi Việt Nam vừa chính thức là thành viên của WTO thì không thì dậm chân tại chỗ mà không đầu tư phát triển Tuy nhiên đầu tư không phải mảnh đất màu mỡ đối với mọi doanh nghiệp, bên cạnh những thuận lợi và lợi ích cho doanh nghiệp đầu tư chứa đựng rất nhiều yếu tố rủi ro, bất định không thể lường trước được, vì vậy nhiều dự án đầu tư thành công đã đem lại hiệu quả tốt cho các doanh nghiệp nhưng cũng không ít dự án thất bại làm doanh nghiệp làm ăn thua lỗ thậm chí phá sản

Vấn đề đặt ra hiện nay của tất cả các doanh nghiệp là phải có biện pháp quản lý dự án đầu tư để đầu tư thực sự là con đường mở rộng, phát triển của các doanh nghiệp Công ty TNHH một thành viên tàu thuỷ Cái lân cũng không nằm ngoài xu thế đó, là một công ty mới thành lập được 6 năm đầu tư là hoạt động sống còn của công ty vì vậy vấn đề quản lý dự án đầu tư của công ty càng trở nên bức thiết và quan trọng.Trước yêu cầu thực tiễn đó của công ty em đã chọn đề tài :”Hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty TNHH một thành viên công nghiệp tàu thuỷ Cái lân” làm đề tài chuyên đề tốt nghiệp của mình.

Cơ cấu đề tài gồm có 2 chương:

-Chương I: Thực trạng công tác quản lý dự án tại công ty

Trong chương này em đã giới thiệu tổng quan về công ty và làm rõ thực trạng quản lý dự án tại công ty trong thời gian qua.

-Chương II: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án tại

Từ những hạn chế, tồn tại và nguyên nhân gây nên quản lý dự án kém hiệu quả của công ty em đã mạnh dạn nên ra một số giải pháp để giải quyết tình trạng trên, nhưng quản lý dự án là một vấn đề phức tạp và rất khó nên dù đã cố găng nhưng trong quá trình nghiên cứu em không thể tránh được những sai sót.Em rất mong cô Nguyễn Thu Hà và các cô chú , anh chị trong công ty tàu thuỷ Cái lân nơi em đang thực tập giúp em hoàn thiện đề án này, và em hy vọng rằng đề tài này của em sẽ có ích cho công ty trong quá trình quản lý hoạt động đầu tư

Trong quá trình thực hiện đề tài em đã nhận được sự giúp đỡ hướng dẫn nhiệt tình của Th.s Nguyễn Thu Hà và các anh chị trong phòng kế hoạch đầu tư của công ty TNHH một thành viên công nghiệp tàu thuỷ Cái lân.

Em xin chân thành cảm ơn!

VINASHIN đã tiến hành khảo sát, lựa chọn địa điểm để đầu tư cụm nghiệp tàu thủy Cái Lân đặt trên diện tích 56,59 ha trong khu công nghiệp tập trung Cái Lân tỉnh Quảng Ninh Vịêc hình thành cụm công nghiệp tàu thuỷ Cái Lân phù hợp với đề án phát triển ngành công nghiệp tàu thủ Việt Nam được chính phủ phê duyệt bằng quyết định số 1420/QĐ-TTg ngày 2/11/2001 Trong thời gian chuẩn bị đầu tư ngày06/11/2001 hội đồng quản trị của tổng công ty công nghiệp tàu thủ Việt Nam ra quyết định số 307/QĐ-TTCB –LĐ thành lập quan quản lý dự án cụm công nghiệp tàu thuỷ Cái Lân để trực tiếp thực hiện và quản lý các dự án nằm trong cụm công nghiệp.

Ban quản lý dự án cụm công nghiệp tàu thuỷ Cái Lân là doanh nghiệp hạch toán phụ thuộc trực thuộc VINASHIN ,BQL ra đời với mục đích chính là xây dựng ,thực hiện và quản lý trực tiếp các dự án thuộc cụm công nghiệp tàu thuỷ Cái Lân, nhiệm vụ cụ thể là :

-Phối hợp cùng chínhquyền địa phương và ban quản lý khu công nghiệp tập

- Quản lý quy hoạch chi tiết, thực hiện triển khai các hợp đồng đầu tư củacác dự án trong phạm vi cụm công nghiệp tàu thuỷ Cái Lân , đảm bảo cho các dự án thực hiện đúng tiến độ đề ra và tuân thủ các quy định về môi trường, an ninh trật tự trong khu công nghiệp

- Ban quả lý là đầu mối quan hệ với chính quyền địa phương để giải quyết những thủ tục hành chính trong quá trình triển khai dự án

Ngay từ ki thành lập , ban quản lý đã bắt tau vào việc chuẩn bị các dự án trong khu công nghiệp , đến 2002 ban quản lý đã chuẩn bị ký các hợp đồng , tổ chức đấu thầu lựa chọn nhà thầu và chuẩn bị thực hiênj dự án Sang năm 2003 ban quản lý đã kết thúc giai đoạn chuẩn bị đầu tư và từng bước đưa sang giai đoạn thực hiện dự án

1.2 Từ tháng 4/2003 đến tháng 5/2006 :

BQL đổi tên thành công ty công nghiệp tàu thuỷ Cái lân , đây là bước ngoặt lớn giúp công ty có thêm nhiều quyền hạn và trách nhiệm hơn trong quản lý các dự án của cụm công nghiệp , ngoài trách nhiêmj như ban quản lý trước đây công ty còn có thể chủ động trong việc huy động và sử dụng vôn , tổ chức khai thác , kinh doanh … Từ khi đổi tên công ty công nghiệp tàu thuỷ Cái lân đã trở thành một doanh nghiệp hạch toán độc lập , trực thuộc Tổng công ty công nghiệp tàu thuỷ Việt nam Công ty có quyền huy động vốn trên danh nghĩa của VINASHIN và có trách nhiệm trả nợ nguồn vốn huy động đó vì vậy nhiệm vụ của công ty không chỉ đơn thuần là quản lý mà phải quản lý thật hiệu quả các dự án trong cụm công nghiệp từ khâu chuẩn bị thực hiện, thực hiện đầu tư đến khâu đưa dự án vào vận hành, khai thác Nhiệm vụ chính của công ty là :

- Sản xuất , kinh doanh thép đóng tàu , thép cường độ cao

-Khai thác thực nhiệm năng lực các phương tiện vận tải thuỷ mới sản xuất và vận tải biển

-Kinh doanh dịch vụ hàng hải bao gồm : cung ứng, sửa chữa, vệ sinh tàu biển, bốc dỡ hàng hoá

- Đầu tư kinh doanh nhà, xây dựng dân dụng, đô thị và nhà ở

- Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị cơ khí, phụ tùng tàu thuỷ và các hàng hoá liên quan

-Tổ chức đấu thầu, chuyển giao công nghệ, hợp tác kinh doanh với trong và ngoài nước

-Thực hiện dịch vụ du lịch kinh doanh các ngành nghề theo quy định của pháp luật, theo điều lệ quốc tế cũng như điều lệ của công ty

Từ tháng 4 công ty đã đi vào thực hiện một số dự án : dự án đóng mới 2 tàu hút bùn, dự án 1 tàu cao tốc 200 chỗ, dự án taxi nước, dự án nhà máy điện, nhà máy tấm thép nóng, xây dựng cơ sở hạ tầng ….

Một số dự án đang trong quá trình thực hiện đầu tư , một số dự án đã đi vào vận hành khai thác : dự án đóng mới 2 tàu hut bùn, dự án taxi nước…

1.3 Từ tháng 5/2006 đến nay : công ty đổi tên thành công ty TNHH một thành viên công nghiệp tàu thuỷ Cái lân

Sụ phát triển của nền kinh tế đặt ra nhiều cơ hội và thác thức hơn cho ngành công nghiệp tàu thuỷ Việt nam, Tổng công ty công nghiệp tàu thuỷ Vịêt nam đã chuyển thành tập đoàn công nghiệp tàu thuỷ Việt nam và có nhiều công ty con của tập đoàn đã chuyển thành công ty TNHH một thành viên để tiến tới chủ động hơn nữa và có thể tự hạch toán độc lập hoàn toàn Công ty Cái lân cũng không nằm ngoài xu thế đó Tháng 5/2006 cônh ty đã đổi tên thành công ty TNHH một thành viên công nghiệp tàu thuỷ Cái lân để chuẩn bị cho sự sáp nhập với một số công ty TNHH một thành viên khác cũng thuộc VINASHIN thành lập Tổng công ty công nghiệp nặng

2.Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH một thành viên công nghiệp tàu thuỷ Cái Lân

2.1.Mô hình tổ chức của công ty

Công ty được tổ chức theo mô hình quản lý với 7 phòng ban trực thuộc (phòng tài chính kế toán, phòng kinh doanh , phòng tổ chức cán bộ lao động- tiền lương, phòng kế hoạch đầu tư, phòng kỹ thuật … ) các ban quản lý dự án và các công ty con trực thuộc công ty Các đơn vi ( phòng / ban ) có trưởng phòng / ban phụ trách phó phòng/ ban giúp việc Biên chế của các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ dựa

Hội đồng quản trị

Tổng giám đốc

Phó tổng giám đốc kỹ thuật

Phó tổng giám đốc đầu tư

Văn phòng công tyP.Tổ chức-cán bộ-tiền lương

P.Kỹ thuật-sản xuất

P.Tài chính-kế toán P.Kế hoạch đầu tư

P.Thẩm định và qlý chất lượng công trình ình

Cty TNHH một thành viên thép Cái lân-VINASHIN

Cty TNHH một thành viên điện Cái lân-VINASHINCty TNHH một

thành viên cảng Hòn Gai-VINASHIN

trên nguyên tắc sau: có 01 trưởng phòng / ban phụ trách; có 01-02 phó phòng / ban giúp việc, nhân viên phòng, ban sẽ tăng giảm tuỳ theo nhiệm vụ chức năng của phòng ban đó theo từng thời kỳ

Tổng số lao động hiện tại của công ty là 200 người trong đó có 86 người đạt trình độ đại học chiêm 43%; cao đẳng và trung cấp có 44 người chiếm 22% và công nhân có 70 người chiếm 35% tông số lao động Nhìn chung lao động trong công ty còn khá trẻ, có kiến thức phù hợp với công việc mình đang đảm nhận, đây cũng là một thuận lợi cho công ty vì những lao động trẻ hiện nay năng động, sáng tạo, nhiệt tình, họ dễ dàng nhanh chóng tiếp thu khoa học kỹ thuật mới, cách làm việc và phương thức quản lý mới hiệu qua Thu nhập bình quân của nhân viên trong công ty là 1.800.000 đồng/ người / tháng Tất cả các nhân viên trong công ty đều được ký hợp đồng lao động và được hưởng chế độ bảo hiểm xã hội

Hiện nay quyền hạn và trách nhiệm của các phòng ban được phân chia rõ ràng, tuy nhiên trong quá trình thực hiện các phòng ban vẫn thường xuyên phối hợp hoạt động với nhau để cùng thực hiện nhiệm vụ chung nhất là quản lý các dự án trong khu công nghiệp tàu thuỷ Cái lân Đây là điều cần thiết để duy trì hoạt động của công ty – đơn vị có nhiệm vụ chính là quản lý các dự án

2.2.Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban trực thuộc công ty

Tổ chức của một công ty bao giờ cũng có người lãnh đạo, có các phòng ban trực thuộc để duy trì hoạt động của công ty Các phòng ban được lập ra với chức năng chủ yếu là đảm nhiệm một mảng hoạt động riêng biệt phục vụ cho hoạt động chung của công ty Các phòng ban khi thực hiện nhiệm vụ của mình cũng đồng thời là thực hiện nhiệm vụ chung của công ty, thông qua hoạt động của các phòng ban mà hoạt động của công ty được thực hiện suôn sẻ và hiệu quả Dưới đây chỉ xin đề cập tới một số chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban liên quan tới hoạt động đầu tư

2.2.1.Chủ tịch công ty

-Trình tập đoàn kế hoạch kinh doanh hàng năm

- Quy định chiến lược kinh doanh và phát triển , chiến lược sản phẩm và chiến

-Ký phê duyệt kế hoạch 5 năm , hàng năm của công ty con mà công ty nắm giữ 100 % vốn

2.2.3.Phó tổng giám đốc kỹ thuật

-Theo dõi và điều hành hoạt động chung của công ty, trực tiếp phụ trách phòng tổ chức cán bộ - tiền lương; văn phòng công ty; phòng kỹ thuật sản xuất; công ty TNHH một thành viên cảng hòn gai-VINASHIN ,các xí nghiệp sản xuất công nghiệp khác

-Duyệt chi phí đề tài nghiên cứu khoa học , định mức tiêu hao vật tư, nhân công

-Giúp tổng giám đốc theo dõi các công vịêc ở Hải Phòng

2.2.4 Phó tổng giám đốc đầu tư

-Trực tiếp phụ trách và giúp tổng giám đốc các vấn đề chung ,trực tiếp chỉ đạo trên các lĩnh vực sau :Kế hoạch đầu tư, xây dựng ,thẩm định, quản lý công trình xây dựng

-Chủ tịch hội đồng chấm thầu

-Trực tiếp phụ trách : phòng kế hoạch đầu tư ,phòng thẩm định và quản lý chất lượng công trình,các đơn vị xây dựng, các đơn vị vận tải, tiến độ xây dựng các dự án công trình ,

-Giúp tổng giám đốc theo dõi các công việc ở Quảng Ninh

2.2.8 Phòng tổ chức cán bộ lao động – tiền lương

Là bộ phân trong hệ thống sản xuất kinh doanh của côngty trực tiếp quản lý về kế hoạch nhân sự ,tiền lương , đào tạo nhân sự cho côngty

-Phối hợp với các phòng ban trong công ty để đưa ra kế hoạch nhân sự của từng phòng ban trong từng thời kỳ

-Xây dựng kế hoạch tuyển dụng và đào taọ công nhân viên

2.2.9 Phòng kế hoach - đầu tư

-Chức năng : phòng kế hoạch - đầu tư là một bộ phận trong hệ thống sản xuất kinh doanh của công ty , tham mưu cho lãnh đạo về chiến lược phát triển ,kế hoạch đầu tư , kế hoạch sản xuất , kinh doanh các mặt của công ty

+Xây dựng các kế hoạch đầu tư , sản xuất kinh doanh thưo đúng văn bản pháp luật của Nhà nước ,theo định hướng của tập đoàn công nghiệp tàu thuỷ Việt nam

+Phân, giao kế hoạch, đầu tư cho các đơn vị thành viên, tổ chức thực hiện công tác kế hoạch và đầu tư, kế hoạch tổng hợp, báo cáo thốngkê đầutư xây dựng cơ bản toàn công ty

+ Nghiên cứu xây dựng các kế hoạch đầu tư bằng nguồn vốn trong và ngoài nước (kể cả vốn vay) xây dựng kế hoạch vốn hàng năm ,kết hợp với phòng tài chính kế toán điều tiết phân bổ sử dụng vốn phù hợp với các dự án do công ty làm chủ đầu tư

+Xây dựng các kế hoạch nhu cầu sử dụng vật tư ,máy, thiết bị phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của toàn công ty nói chung và từng dự án nói riêng

+Điều chỉnh kế hoạch sản xuấtđầu tư khi cần thiết

+Hướng dẫn ,theo dõi, kiểm tra sử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện đầu tư

+Quản lýcác dự án thành phần dự án chưa thành lập ban quản lý dự án của công ty

+Giám sát quá trình thực hiện kế hoạch đầu tư kế hoạch sản xuất kinh doanh + Tham gia công tác đầu thầu ,lựa chọn nhà thầu theo dõi công tác thực hiện đấu thầu

+Lập kế hoạch về nhân sự do phòng đảm nhiệm trình tổng giám đốc phê duyệt

2.2.10 Phòng kỹ thuật sản xuất

-Chức năng:Là bộ phận trong hệ thống sản xuấtkinh doanh của công ty trực tiếp quản lý về công tác kỹ thuật sản xuất trong toàn công ty ,những tiến bộ khoa học kỹ thuật và công nghệ mới trong sản xuất tham mưu cho lãnh đạo công ty những vấn đề liên quan đến kỹ thuật

+Tổ chức quản lý, đôn đốc hướng dẫn các đơn vị trực thuộc , các bộ phận tuôn thủ đúng yêu cầu kỹ thuật

+Lập kế hoạch về nhân lực thực hiện công việc do phòng đảm nhiệm

2.2.11.Phòng giám định và kiểm tra chất lượng công trình

+Tổ chức giám định và kiểm tra định kỳ, đột xuất công tác

+Đình chỉ tạm thời hoặc báo cáo với lãnh đạo khi phát hiện các sai sót-Quyền hạn

+Báo cáo với tổng giám đốc khi phát hiện sai xót trong quá trình đầu tư

+Lập kế hoạch về nhân lực thực hiện công việc của phòng

+Hợp tác khoa học kỹ thuật với các tổ chức trong và ngoài nước về thẩm định giám sát quản lý chấtlượng công trình và dự án

2.2.12.Các công ty con và các ban quản lý : có chức năng quản lý và thực hiện

trực tiếp các dự án mà công ty và ban mình phụ trách , gồm :

-Công ty TNHH một thành viên cảng Hòn Gai – VINASHIN-Công ty TNHH một thành viên thép Cái lân – VINASHIN-Công ty TNHH một thành viên điện Cái lân – VINASHIN -Ban chuẩn sản xuất nhà máy cán nóng thép tấm

-Ban chuẩn bị nhà máy điện

-Ban chuẩn bị sản xuất công trình xếp dỡ và bảo quản nguyên vật liệu -Ban chuẩn bị sản xuất và khai thác cơ sở hạ tầng

-Ban chuẩn bị sản xuất nhà máy sản xuất kết cấu thép phi tiêu chuẩn

II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TRONG THỜI GIAN QUA

1.Tổng quan hoạt động đầu tư và các dự án của công ty

1.1.Hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản

Công ty TNHH 1 thành viên công nghiệp tàu thuỷ Cái Lân ra đời với mục đích chính là trực tiếp quản lý các dự án trong cụm công nghiệp tàu thuỷ Cái Lân, bên cạnh đó trong thời gian gần đây công ty còn đảm nhiệm thêm một số dự án khác do Tập đoàn công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam uỷ quyền Tính từ khi thành lập đến nay công ty đã và đang thực hiện 23 dự án:

(1)Dự án thép tấm

(2)Dự án xây dựng hệ thống cơ sở hạ tầng cho cụn công nghiệp Cái lân(3)Dự án điện

(4)Dự án kết cấu thép (5)Dự án cảng

(6)Dự án đầu nối (7)Dự án phụ trợ (8)Dự án tàu cao tốc (9)Dự án KC06

(10)Dự án taxi nước (11)Dự án tàu hút

(12)Dự án cảng khách Hòn gai(13)Dự án trường học VINASHIN(14)Dự án khu liên hiệp thể thao (15)Dự án kho cảng ngoại quan (16)Dự án khu kinh tế Hải hà

(17)Dự án trung tâm thương mại Bắc lâm (18)Dự án nhà văn phòng Cái lân

1.2 Hoạt động sản xuất kinh doanh

Do các dự án đều mới đưa vào khai thác nên hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty còn rất hạn hẹp.

-Dự án đầu nối là một dự án phụ trợ cho dự án nhà máy điện nhằm kéo điện từ đường dây tải điện tỉnh Quảng ninh tới cung cấp cho cụm công nghiệp Cái lân khi nhà mày điện chưa hoàn thành.Hiện nay dự án nhà máy điện đã đưa vào sử dụng cung cấp điện chủ yếu cho các nhà máy, các dự án trong khu công nghiệp.Bên cạnh đó nếu công suất thừa thì có thế hoà vào mạng lưới điện của tỉnh Quảng ninh đem lại một phần lợi nhuận không nhỏ cho công ty

-Dự án taxi nước có nhiệm vụ chở khách từ cảng Hòn gai tới Phòng thành của Trung Quốc và ngược lại, tuy mới bắt đầu hoạt động nhưng dự án hứa hẹn nhiều lợi

nhuận do nhu cầu đi lại,tham quan của người Việt nam sang Trung Quốc và từ Trung quốc sang Việt nam đều tăng

-Hoạt động kinh doanh vật liệu xây dựng đặc biệt thành công : kế hoạch đặt ra năm 2005 là thu được 1,5 tỷ đồng nhưng thực tế công ty đã thu được 2,18 tỷ đồng đạt 145,34% kế hoạch

-Một số lĩnh vực chưa đem lại hiệu quả tốt như kinh doanh xăng dầu , kinh doanh taxi nước

2 Mô hình tổ chức quản lý dự án của công ty

Mô hình quản lý dự án của công ty hiện nay đang áp dụng là mô hình theo ma trận, đây là dạng mô hình kết hợp giữa mô hình quản lý dự án theo chức năng và quản lý chuyên trách dự án

Trong giai đoạn chuẩn bị dự án hình thức áp dụng là quản lý theo chức năng, thường thì dự án được đặt vào phòng kế hoạch đầu tư, các thành viên quản lý dự án

Tổng giám đốc

BQL dự án

P.tài chính-kế toán

P.kinh doanh

Văn phòng công ty

P.Tổ chức -tiền lương

P.Kế hoạch-

đầu tư

P.giám địnhP.kỹ

BQL dự án 1

BQL dự án 2

được tạm thời huy đông từ các phòng ban khác đến, họ vừa đảm nhiệm công việc của dự án vừa thuộc quyền quản lý của các phòng ban chức năng

Khi dự án đầu tư được phê duyệt và chuẩn bị vào giai đoạn thực hiện đầu tư công ty thành lập một ban quản lý dự án để chịu trách nhiệm toàn bộ dự án, lúc đầu các thành viên quản lý cũ phải có trách nhiệm bàn giao lại công việc cho các thành viên mới của ban quản lý dự án, các phòng ban vẫn phải thường xuyên cử cán bộ xuống Quảng Ninh xem xét

3.Nội dung quản lý dự án tại công ty

3.1 Nội dung quản lý dự án xét theo lĩnh vực

3.1.1 Quản lý thời gian và tiến độ

Tiến độ thực hiện dự án là một trong những chỉ tiêu quan trọng trong quản lý dự án đối với công ty TNHH một thành viên công nghiệp tàu thuỷ Cái Lân Mục tiêu tiến độ thực hiện dự án không tách rời mục tiêu chất lượng và chi phí của dự án, và trong quá trình quản lý dự án các mục tiêu này luôn tác động qua lại lẫn nhau.Tiến độ thực hiện dự án kéo dài sẽ làm phát sinh chi phí và nhiều khi làm giảm chất lượng công trình và ngược lại muốn đẩy nhanh tiến độ thì phải tăng chi phí thực hiện.

Quản lý tiến độ tại công ty cũng như các công ty khác trực thuộc Tập đoàn thường bị coi nhẹ do yếu tố quan liêu, trì trệ Công ty là một mắt xích trong cơ chế quản lý đó vì vậy việc triển khai các dự án luôn có những ách tắc mà mình công ty không thể giải quyết được điển hình như vấn đề lập dự án đầu tư và giải ngân vốn

Quản lý tiến độ của dự án được tính từ lúc dự án xuất hiện (được đánh dấu bằng một văn bản quyết định chuẩn bị đầu tư của cấp có thẩm quyền) và nó thực sự được triển khai khi có kế hoạch vốn của cơ quan cấp vốn cho công tác chuẩn bị đầu tư Từ đó công ty sẽ tiến hành thuê lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi, thẩm định dự án và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và có văn bản quyết định đầu tư Khi nhận được vốn từ trên xuống công ty sẽ tiếp tục triển khai giai đoạn chuẩn bị thực hiện đầu tư gồm các công việc lập thiết kế kỹ thuật, thẩm định thiết kế, xin giấy phép xây dựng, xin giao nhận đất giải phóng mặt bằng, đền

bù Tuy nhiên chỉ tới giai đoạn thực hiện đầu tư vấn đề quản lý tiến độ mới được thực hiện đúng nghĩa

Thời gian từ khi có văn bản quyết định đầu tư đến khi ký hợp đồng thi công hầu như ít được quan tâm do có một số công việc mà thời gian nằm ngoài sự kiểm soát của công ty hoặc đã được Nhà nước quy định cu thể Chỉ đến giai đoạn thực hiện đầu tư mục tiêu tiến độ mới được đặt ra theo đúng nghĩa của nó, được cụ thể hoá ở từng công việc, từng hạng mục công trình, được xác định cụ thể trong từng hợp đồng xây lắp, được kiểm soát, giám sát bởi các bộ phận chức năng

Việc quản lý tiến độ thực hiện dự án tại công ty thường được biểu hiện qua việc xây dựng tiến độ thực hiện các công việc, các hạng mục công trình và toàn bộ công trình, đánh giá tiến độ và điều chỉnh tiến độ Quản lý tiến độ thời gian là một quá trình xuyên suốt, nhất quán theo một trình tự chặt chẽ bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án và việc lập kế hoạch quản lý tiến độ thực hiện dự án

a, Phương pháp lập mạng công việc

Nhìn chung, các dự án do công ty làm chủ đầu tư hoặc được uỷ quyền làm chủ đầu tư đều là những dự án lớn, phức tạp, thậm chí có những dự án mang tính chất thí nhiệm như dự án dự án tàu cao tốc, dự án tàu hút, hay dự án mới lần đầu tiên tại Việt nam như dự án thép tấm, vì vậy công tác xác định và lập mạng công việc cho các dự án rất được công ty quan tâm và luôn được triển khai sớm

Trong quá trình thực hiện quản lý tiến độ dự án công ty thường chọn phương pháp lập mạng công việc theo sơ đồ Gantt, giúp cho các công việc hạng mục không có sự chồng chéo và sự phức tạp về kỹ thuật cho nên để dễ đọc, dễ nhận biết hiện trạng của từng công việc và toàn bộ dự án Trên sơ đồ Gantt sẽ phản ánh:

+Thời gian làm việc của mỗi công việc.+Mối quan hệ trước sau giữa các công việc +Biểu thời gian các công việc trên sơ đồ b, Xác định thời gian thực hiện từng công việc

Thực tế cho thấy rằng không thể dự báo được một cách chính xác thời hạn hoàn thành thực tế của một dự án tại thời điểm bắt đầu của nó bởi vì khi đó chưa thể có đầy đủ thông tin cần thiết Mặc dù vậy, các nhà quản lý hoàn toàn có thể ấn định được thời gian dự kiến hoàn thành dự án (thời hạn mục tiêu) để từ đó làm căn cứ cho việc quản lý tiến độ dự án ở giai đoạn sau.

Một số cơ sở mà công ty dựa vào để xác định thời gian dự kiến dự án sẽ hoàn thành:-Năng suất bình quân của lao động

-Giới hạn về nguồn lực.

-Định mức chi phí sử dụng máy.

-Tổ chức dây chuyền sản xuất và yêu cầu kỹ thuật của từng phần việc -Mối quan hệ giữa chi phí –thời gian-chất lượng.

c, Quản lý tiến độ thi công

Quản lý tiến độ thi công là một việc rất quan trọng và cần thiết, nó là cơ sở để quản lý và giám sát chi phí cũng như các nguồn lực khác cần cho công việc của dự án Tiến độ thực hiện dự án kéo dài sẽ làm phát sinh chi phí và nhiều khi làm giảm chất lượng công trình và ngược lại muốn đẩy nhanh tiến trình thì phải tăng chi phí thực hiện Quá trình quản lý tiến độ thi công tại các dự án của công ty được thực hiện thông qua sự phối hợp của ba chủ thể tham gia đó là: công ty–tổ chức tư vấn- các ban quản lý dự án

*Công ty: Ngoài việc thuê các tổ chức tư vấn giám sát chuyên nghiệp theo dõi quản lý tiến độ, công ty có phòng kế hoạch đầu tư, phòng thẩm định và quản lý chất lượng công trình và trực tiếp là các ban quản lý dự án sẽ theo dõi trực tiếp về tiến độ để nắm bắt tình hình thực hiện Quản lý tiến độ và kịp thời đưa ra những quyết sách đối với tư vấn giám sát và các đơn vị xây dựng nhằm đảm bảo tiến độ.

*Tổ chức tư vấn: Trong thành phần cơ cấu của tổ chức bao gồm một bộ phận quản lý tiến độ đó là một hay nhiều kỹ sư xây dựng làm nhiệm vụ chuyên trách về quản lý tiến độ gọi là kỹ sư giám sát tiến độ Kỹ sư giám sát tiến độ phải theo dõi sát sao tiến độ thực hiện các công việc trên công trường, có quyền đưa ra những ý kiến

không bị chậm trễ Hàng ngày họ phải nhận được báo cáo tình hình thực hiện tiến độ bằng văn bản của các nhà thầu, để làm cơ sở so sánh với tiến độ kế hoạch và báo cáo với cấp trên Là người đại diện cho chủ đầu tư để quản lý tiến độ trong suốt thời gian thi công Khi tiến độ bị chậm quá mức có thể ảnh hưởng tới thời hạn hoàn thành công trình thì kỹ sư giám sát tiến độ phải đưa ra những đề xuất phù hợp, để chủ đầu tư có biện pháp xử lý đối với các đơn vị xây dựng

*Ban quản lý dự án: Xác định rõ việc hoàn thành tiến độ thi công là nhiệm vụ chính.Tất cả mọi việc, mọi khâu phải chủ động tiến hành không chờ đợi ỷ vào tư vấn giám sát hay chủ đầu tư hoặc dựa vào những rủi ro trong quá trình thi công để kéo dài thời hạn hoàn thành Để quản lý tốt tiến độ thi công các ban quản lý dự án của công ty hiện nay đang thực hiện quy trình quản lý tiến độ sau:

-Từ tiến độ kế hoạch, đơn vị xây dựng giao cho nhóm tiến độ lập tiến độ thi công, bao gồm tiến độ tổng hợp, tiến độ hạng mục, tiến độ phân nhỏ, phiếu giao việc.

-Dựa vào tiến độ phân nhỏ cho 3 tuần liên tiếp tiến hành thực hiện, sau một tuần kiểm tra lại để có những điều chỉnh phù hợp với thực tế thi công và đưa ra tiến độ lần một, phải kiểm tra đánh giá so sánh với tiến độ kế hoạch, nếu đạt tiếp tục thực hiện tiến độ, nếu không đạt thì sử dụng các biện pháp xử lý tiến độ và đưa ra tiến độ lần 2.Tương tự cũng làm phép so sánh với tiến độ kế hoạch nếu đạt được cho thực hiện, nếu không đạt được tiếp tục xử lý Trường hợp bất khả kháng (tiến độ bắt buộc phải kéo dài) thì phải được sự thống nhất giữa chủ đầu tư, tư vấn giám sát, nhà thầu xây dựng và đây lại coi như tiến độ kế hoạch mới.

Mặc dù có sự kết hợp chặt chẽ giữa các chủ thể tham gia, song quản lý thời gian là công việc khó khăn bởi vì có nhiều sự cố bất ngờ trong quá trình thi công có thể làm cho dự án diễn ra chậm tiến độ Và hầu hết các dự án mà công ty đang thực hiện đều chậm tiến độ so với kế hoạch đề ra rất nhiều, có thể kể đến một số dự án điển hình sau:

(1)Dự án kết cấu thép

-Dự án kết cấu thép là một dự án quan trọng trong cụm công nghiệp tàu thuỷ Cái lân vì hiện nay ở nước ta vẫn chưa sản xuất được thép tấm.Quy mô công suất của nhà máy khá lớn và dự kiến tới tháng 3/2006 nhà máy sẽ đưa vào vận hành, nhưng thực tế hiện nay nhà máy vẫn chưa thực hiện xong

-Tính đến tháng 2/2007 dự án đã mua máy móc thiết bị và lưu kho nhưng nền móng để lắp máy vẫn chưa thực hiện xong.Dự tính tới 2008, 2009 dự án mới thực hiện xong

(2)Dự án cơ sở hạ tầng cụm công nghiệp

-Tiến độ thực hiện công việc của dự án cơ sở hạ tầng như sau:+Tháng 6/2002: phê duyệt dự án, đền bù giải phóng mặt bằng+Tháng 9/2002: san lấp mằt bằng

+Tháng 10/2002: Lựa chọn nhà thầu, thiết kế kỹ thuật và lập tổng dự toán+Tháng 11/2002: Thẩm định, phê duyệt thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán+Tháng 12/2002: Khởi công phần hạ tầng

+Tháng 6/2006:Dự kiến hoàn thành dự án và đưa toàn bộ hạ tầng cơ sở vào khai thác sử dụng

-Tuy nhiên thực tế hiện nay dự án này mới san xong nền, làm xong đường và đường cấp thoát nước, đường điện vẫn chưa xong, hạ tầng cho nhà máy thép cũng chưa xong

Nhìn chung cũng như tình hình các dự án thuộc nguồn vốn của Tập đoàn, việc quản lý tiến độ thực hiện bị coi nhẹ Tính chất chuyên nghiệp chưa được thể hiện mà mục tiêu này mới ở dạng hình thức và rất sơ sài Tiến độ thực hiện dự án chưa thể hiện mối quan hệ chặt chẽ với mục tiêu chất lượng và chi phí của dự án Dù công ty không cần quan tâm đến tính hiệu quả trong điều phối thi công của nhà thầu, nhưng cần thấy rằng tiến độ thực hiện dự án có liên quan đến chất lượng công trình.

Một vấn đề nữa cũng làm cản trở tiến thực hiện dự án đó là thói quen quan liêu trì trệ của các cấp chính quyền từ trung ương đến địa phương trong các thủ tục trình duyệt xin giấy phép nhất là trong giai đoạn đền bù giải phóng mặt bằng

Thêm vào đó việc thiếu vốn để thực hiện dự án cũng như quá trình cấp vốn còn rườm rà đã làm chậm tiến độ thực hiện dự án

3.1.2 Quản lý chi phí

Cùng với các công tác quản lý về chất lượng, thời gian… công tác quản lý chi phí đóng vai trò hết sức quan trọng đặc biệt là đối với công ty (các dự án do công ty đầu tư và tổ chức đều sử dụng vốn tự có, vốn vay) vì trong quản lý chi phí phải vừa đảm bảo thực hiện đúng quy định của Nhà nước với một mức giá hợp lý, chống lãng phí, thực hành tiết kiệm lại vừa phải đảm bảo lợi ích cho các nhà tư vấn, các nhà thầu để đạt được mục tiêu hài hoà các lợi ích kinh tế, nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của công ty, vì vậy phải có phương pháp quản lý chi phí sao cho có hiệu quả nhất

Công ty hiện quản lý chi phí thông qua các chế độ chính sách về giá, các nguyên tắc phương pháp lập dự toán, các căn cứ (định mức kỹ thuật, giá chuẩn, đơn giá xây dựng ) do Nhà nước ban hành để xác định mức tổng vốn đầu tư của dự án, tổng dự toán công trình và hạng mục công trình Công ty căn cứ vào các quy định của Nhà nước lập và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt tổng dự toán, dự toán hạng

mục làm căn cứ để xét thầu các gói thầu.

a, Sơ đồ công tác quản lý chi phí của công ty:

Sơ đồ quản lý chi phí dự án tại công ty

4

(4)Bộ phận quản lý kỹ thật và chất lượng xây lắp kiểm soát về mặt khối lượng thực hiện và đơn giá theo quy định của nhà nước đồng thời cũng kiểm soát khối lượng phát sinh hợp lý.

(5)Phòng kế hoạch đầu tư: có trách nhiệm kiểm tra lại tổng thể chung một lần nữa để trình lên Tổng giám đốc chi phí của các hạng mục công việc

Phòng tài chính –kế toán thực hiện kiểm soát tất cả các hoá đơn đầu vào và các thủ tục khác để thực hiện việc thanh toán, quyết toán Nếu có phát sinh thêm chi phí so với ban đầu phòng tài chính-kế toán phải báo cáo lại với Tổng giám đốc.

b, Căn cứ để quản lý chi phí của dự án.

Để xác định toàn bộ chi phí cần thiết theo giai đoạn của quá trình đầu tư dự án phải căn cứ vào :

-Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi (nếu có) và báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc báo cáo đầu tư được cấp có thẩm quyền phê duyệt

-Hồ sơ thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công hoặc thiết kế kỹ thuật thi công.

-Khối lượng công tác xây lắp tính theo thiết kế phù hợp với danh mục của đơn giá xây dựng cơ bản

+Giá tính theo một đơn vị diện tích hay một đơn vị công suất sử dụng của các hạng mục công trình thông dụng : là chỉ tiêu xác định chi phí xây lắp bình quân để hoàn thành một đơn vị diện tích hay một đơn vị công suất sử dụng hoặc một đơn vị kết cấu của hạng mục công trình thông dụng được xây dựng theo thiết kế điển hình hay theo thiết kế hợp lý kinh tế Mức giá này được tính toán từ giá trị dự toán trước thuế của các loại công tác, kết cấu xây lắp trong phạm vi hạng mục công trình (dân dụng, giao thông, công nghịêp ) không bao gồm các chi phí không cấu thành trực tiếp trong phạm vi hạng mục công trình như các chi phí để xây dựng đường sá, cấp thoát nước, điện và chi phí thiết bị của hạng mục công trình

+Đơn giá xây dựng cơ bản : do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh ban hành bao gồm những chi phí trực tiếp về vật liệu, nhân công và chi phí máy thi công tính trên một

đơn vị khối lượng công tác xây lắp riêng biệt hoặc một bộ phận kết cấu xây lắp và được xác định trên cơ sở định mức dự toán xây dựng cơ bản

+Đối với những công trình quan trọng cuả Nhà nước, có quy mô xây dựng và yêu cầu kỹ thuật phức tạp được phép xây dựng đơn giá riêng thì căn cứ vào đơn giá xây dựng cơ bản lập phù hợp với các bước thiết kế được cấp có thẩm quyền ban hành

-Danh mục và số lượng các thiết bị công nghệ, bao gồm các thiết bị tiêu chuẩn cần sản xuất, gia công (nếu có), các trang thiết bị khác phục vụ sản xuất, làm việc, sinh hoạt.

Các tổ chức tư vấn thiết kế chịu trách nhiệm về mức độ đầy đủ, chính xác các nội dung trên.

• Tiền thuê đất hoặc tiền chuyển quyền sử dụng đất căn cứ theo quy định của Chính Phủ và các cơ quan có thẩm quyền.

• Định mức chi phí chung, giá khảo sát, chi phí thiết kế, chi phí tư vấn đầu tư xây dựng, các lệ phí thẩm định (báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế kỹ thuật thi công, tổng dự toán hoặc dự toán hạng mục công trình ) theo hướng dẫn của Bộ xây dựng, Bộ tài chình và các cơ quan có thẩm quyền.

• Lệ phí địa chính, các loại lệ phí khác, thuế, phí bảo hiểm căn cứ vào hướng dẫn Bộ tài chính.

c, Nội dung chi phí của dự án

*Tổng mức đầu tư : là vốn đầu tư dự kiến để chi trả cho toàn bộ quá trình đầu tư nhằm đạt được yêu cầu của dự án Tổng mức đầu tư được phân tích, tính toán và xác định trong giai đoạn nghiên cứu khả thi của dự án, bao gồm những chi phí:

- Chuẩn bị đầu tư: điều tra khảo sát, lập và thẩm định báo cáo nghiên cứu khả thi của dự án

- Chi phí chuẩn bị thực hiện đầu tư: đền bù đất đai hoa màu, di chuyển dân cư, các công trình trên mặt bằng xây dựng hoặc tái định cư, chuyển quyền sử dụng đất, khảo sát, thiết kế, lập và thẩm định thiết kế, tổng dự toán, chi phí thực hiện công tác đấu thầu, hoàn tất thủ tục đầu tư, chi phí điện nước

-Chi phí thực hiện đầu tư và xây dựng: xây lắp, mua sắm máy móc thiết bị và các chi phí khác có liên quan

- Chi phí chuẩn bị sản xuất để đưa vào khai thác sử dụng : chi phí đào tạo, thuê chuyên gia vận hành trong giai đoạn chạy thử

- Lãi vay ngân hàng trong giai đoạn thực hiện đầu tư, chi phí bảo hiểm, dự phòng.

*Tổng dự toán công trình : là tổng chi phí cần thiết cho việc đầu tư được tính toán cụ thể ở giai đoạn thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế kỹ thuật thi công bao gồm: chi phí xây lắp, chi phí thiết bị, chi phí khác và chi phí dự phòng

-Chi phí thiết bị.

+Chi phí mua sắm thiết bị công nghệ

+Chi phí vận chuyển từ cảng hoặc nơi mua đến công trình, chi phí lưu kho, bảo quản

+Thuế và phí bảo hiểm thiết bị công trình.

-Chi phí khác.

+Chi phí khởi công công trình

+Chi phí khảo sát xây dựng, thiết kế công trình, lập hồ sơ mời thầu, chi phí cho việc phân tích và đánh giá kết quả đấu thầu, chi phí giám sát thi công xây dựng và lắp đặt thiết bị, chi phí tư vấn khác

+Chi phí cho việc quản lý dự án.

+Chi phí bảo vệ an toàn, bảo vệ môi trường trong quá trình xây dựng +Chi phí kiểm định vật liệu đưa vào xây dựng (nếu có).

+Chi phí lập, thẩm tra đơn giá dự toán, chi phí quản lý xây dựng công trình.+Chi phí bảo hiểm cho công trình

+Chi phí thực hiện quy đổi vốn, thẩm tra và phê duyệt quyết toán vốn đầu tư công trình.

+Chi phí tháo gỡ các công trình phục vụ thi công

+Chi phí tổ chức nghiệm thu, khánh thành bàn giao công trình +Chi phí đào tạo nhân công kỹ thuật, cán bộ quản lý.

+Chi phí thuê chuyên gia vận hành chạy thử (nếu có)

-Chi phí dự phòng: là khoản chi để dự trù cho các khối lượng phát sinh do thay đổi thiết kế hợp lý theo yêu cầu của chủ đầu tư được cấp có thẩm quyền chấp nhận, khối lượng phát sinh do các yếu tố không lường trước được, dự phòng các yếu tố trượt giá trong quá trình thực hiện dự án

* Giá thanh toán công trình

Giá thanh toán công trình là giá trúng thầu cùng với các điều kiện nghi trong hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tư và đơn vị xây dựng đối với các trường hơp đấu

lượng từng kỳ thanh toán đối với trường hợp chỉ định thầu (kể cả trường hợp được cấp có thẩm quyền phân giao nhiệm vụ xây dựng công trình) Giá thanh toán được thực hiện theo từng thời kỳ thanh toán khối lượng hoàn thành và chỉ được thanh toán hết khi có đủ quyết toán hạng mục công trình hay công trình với chủ đầu tư.

*Giá quyết toán công trình

Giá quyết toán công trình là toàn bộ chi phí hợp lý, hợp pháp đã thực hiện trong quá trình đầu tư để đưa dự án vào khai thác sử dụng

d,

Quản lý chi phí của dự án

Để quản lý chi phí, công ty tiến hành quản lý theo hạng mục công trình.

Để dự toán chi phí được thực hiện một cách chính xác nhất, dự án được chia thành các hạng mục nhỏ Sau đó tuỳ vào tính chất của từng hạng mục sẽ tiến hành tính toán chi phí đúng theo định mức nhà nước ban hành Như vậy, tổng dự toán bao gồm chi phí của tất cả các hạng mục thuộc công trình đó Tuỳ từng dự án mà có cách phân bổ riêng, ví dụ dự án nhà máy kết cấu thép, nhà máy thép tấm có chi phí thiết bị rất lớn vì thế ban đầu khi xây dựng nhà máy chưa cần huy động vốn lớn, tới khi lắp đặt và mua sắm thiết bị phải huy động một số vốn rất lớn nên phải có kế hoach chuẩn bị trước.Còn dự án hạ tầng cơ sở có chi phí xây dựng lớn nên ngay từ đầu phải có kế hoạch huy động vốn

Trong ba giai đoạn đầu tư thì rõ ràng chi phí cho giai đoạn thực hiện đầu tư là rất lớn Chính vì vậy, quản lý chi phí theo giai đoạn đầu tư giúp công ty có biện pháp phân bổ vốn hợp lý và có phương pháp quản lý riêng đối với từng giai đoạn đầu tư

Tuy nhiên trên thực tế thì chi phí của tất cả các giai đoạn của quá trình đầu tư đều tăng đặc biệt là ở giai đoạn thực hiện đầu tư so với kế hoạch Điều này xảy ra không phải là do công ty sử dụng nguồn vốn không đúng mục đích, phân bổ không hợp lý mà lý do chính là sự thay đổi giá các nguyên vật liệu từ thời điểm lập dự toán so với thời điểm thi công tăng lên rất nhiều Đây là một thực tế mà tự công ty không thể lường trước được, đòi hỏi phải có sự tham gia của các cơ quan hữu quan của nhà nước

Có thể thấy phần lớn các dự án của công ty đều phải tăng tổng mức đầu tư lên khá nhiều, ví dụ như dự án thép tấm có tổng mức đầu tư ban đầu là hơn 387 tỷ VNĐ nhưng đến nay đã phải điều chỉnh lại tổng mức đầu tư lên hơn 678 tỷ VNĐ Điều này không những ảnh hưởng tới tiến độ của dự án do phải lập lại dự án từ đầu, phải có

kế hoạch huy động vốn mới mà còn ảnh hưởng tới chất lượng dự án do dự án phải dừng lại để chờ duyệt thêm vốn.

Ngoài ra hàng tháng, hàng quý phải tiến hành tập hợp các số liệu phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của từng đơn vị trực thuộc và công ty, làm rõ những mặt đạt được và những tồn tại yếu kém đồng thời đề ra các biện pháp khắc phục kịp thời Một số tồn tại trong công tác này là : có một số đơn vị trực thuộc chưa xây dựng được hoàn chỉnh định mức đơn giá nội bộ, chất lượng của định mức và kế hoạch giá thành không cao, đôi khi lập còn mang nặng hình thức, không tổ chức theo dõi, quản lý bám sát để thực hiện, chưa thực sự phát huy tác dụng trong công tác khoán chi phí cũng như quản lý Một số đơn vị dùng ngay định mức dự toán đầu thu về vật liệu, nhân công để khoán chi phí, mà không phân tích rõ chi phí này có hợp lý hay không Và việc quyết toán vốn đầu tư, phụ tùng chưa được các đơn vị quan tâm đúng mức, các đơn vị còn chưa thực sự quan tâm đến việc quyết toán những vật tư, chi phí nhân công, trực tiếp theo từng tháng nên chưa làm rõ được những nguyên nhân gây thất thoát vật tư phụ tùng để có biện pháp xử lý kịp thời…

Hơn nữa, công ty còn gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý vốn đầu tư hàng năm cho các dự án có những công trình phải tạm dừng vì thiếu vốn Hơn nữa, chu trình thanh toán cho nhà thầu cũng còn khó khăn vì phải qua nhiều cơ quan xét duyệt Chính những khó khăn đó đã cản trở các nhà thầu tiếp tục thực hiện những hạng mục tiếp theo vì thiếu vốn và đồng thời cản trở hoạt động quản lý của công ty trong việc thực hiện dự án đạt chất lượng cao với một chi phí hợp lý và trong một thời gian nhất định cho phép.

Tóm lại, phương châm của công ty là quản lý chi phí dự án phải dựa trên nguyên tắc thanh quyết toán theo kế hoạch vốn đầu tư và khối lượng hoàn thành tính theo đơn giá trúng thầu, dự toán được duyệt trong cơ chế quản lý kinh tế và chế độ chính sách hiện hành.

Tất cả các dự án thuộc phạm vi quản lý của công ty không phân biệt đấu thầu, chọn thầu hay chỉ định thầu đều phải lập dự toán theo đúng quy định Các dự án chỉ định thầu trước khi thi công phải có tổng dự toán được duyệt và đây là cơ sơ để thanh quyết toán cho nhà thầu Đối với các công trình hoặc hạng mục công trình đấu thầu hoặc chọn thầu, công ty phải lập tổng dự toán, dự toán hạng mục để làm cơ sở xét

chỉ tiêu về khối lượng công tác, giá chuẩn, đơn giá xây dựng cơ bản, định mức chi phí, điều chỉnh giá xây dựng công trình (nếu có), đấu thầu hạ giá xây dựng.

3.1.3 Quản lý chất lượng

Chất lượng của dự án là vấn đề luôn được công ty quan tâm ở vị trí hàng đầu Tuy nhiên quản lý chất lượng dự án lại là một vấn đề hết sức phức tạp, nó biểu hiện ngay từ khi bắt đầu chuẩn bị một công cuộc đầu tư cho đến khi kết thúc công cuộc đầu tư đó Như vậy trong quá trình quản lý chất lượng dự án sẽ phải đòi hỏi rất nhiều người tham gia Với mục đích công tác quản lý chất lượng dự án được thực hiện một cách đồng bộ thống nhất, công ty đã đưa ra một tiêu chuẩn chung buộc các chủ thể tham gia phải tuân theo

SƠ ĐỒ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG CỦA CÔNG TY

Công tác quản lý chất lượng của công ty được thể hiện qua một số lĩnh vực sau: a, Công tác giám sát tư vấn.

-Công tác tư vấn bao gồm các loại hình sau:+Tư vấn lập báo cáo nghiên cứu khả thi

Tư vấn

Thiết kế kỹ thuật và dự

Cấp có thẩm quyền quyết định phê duyệt

(Cơ quan chủ quản)

Cấp có chức năng thẩm định

Cấp có thẩm quyền phê duyệt

Đơn vị có chức năng giám sát chất lượng

Đơn vị xây lắp

Xây lắp công trìnhBan quản

lý dự án P.KHĐT

78

+Tư vấn thẩm định.

+Tư vấn lập thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế thi công

-Các dự án mà công ty đang thực hiện hiện nay đều là những dự án lớn, phức tạp nên dù công ty có phòng kế hoạch đầu tư, phòng thẩm định nhưng công tác lập báo cáo nghiên cứu khả thi,thẩm định dự án, lập thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công của các dự án này công ty đều phải thuê tư vấn

Do kết quả của công tác tư vấn ảnh hưởng bao trùm lên toàn bộ chất lượng của dự án nên tổ chức tư vấn được công ty lựa chọn phải thoả mãn các điều kiện sau:Khi lập dự án đầu tư, khảo sát và thiết kế công trình phải tuân thủ quy phạm xây dựng, tiêu chuẩn kỹ thuật xây dựng, các văn bản pháp quy hiện hành của nhà nước và các hợp đồng kinh tế đã ký kết Tổ chức tư vấn phải có hệ thống đảm bảo chất lượng của mình, thực hiện kiểm tra chất lượng chặt chẽ trong quá trình thực hiện hợp đồng và phải chịu trách nhiệm về chất lượngđối với các sản phẩm của mình

Tổ chức tư vấn chỉ được nhận thầu lập dự án đầu tư, khảo sát thiết kế, thẩm định thiết kế, giám sát thi công xây dựng, kiểm định chất lượng xây dựng, nghiệm thu công trình xây dựng trong giới hạn quy định và phải chịu sự kiểm tra của công ty, các cơ quan quản lý về xây dựng.

-Chất lượng tài liệu tham khảo thiết kế phải đảm bảo:

+Phù hợp với quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật của Nhà nước và của Tập đoàn và hợp đồng giao nhận thầu.

+Hồ sơ khảo sát xây dựng phải được xác định đúng tại vị trí xây dựng công trình, phản ánh đúng hiện trạng mặt bằng xây dựng, địa hình địa chất công trình và địa chất thuỷ văn, trước khi tiến hành công tác khảo sát phải có phương án kỹ thuật khảo sát được ban duyệt, kết quả khảo sát phải được thiết kế và công ty nghiệm thu để sử dụng đúng quy trình kỹ thuật

+Phù hợp với nội dung của từng giai đoạn thực hiện dự án, có thuyết minh và chỉ dẫn kỹ thuật thi công.

+Có quy định về chất lượng của nguyên vật liệu (xi măng, cát vàng, thép,

-Mặt khác, tổ chức tư vấn thiết kế phải thực hiện giám sát trong suốt quá trình thực hiện, hoàn thiện, nghiệm thu và đưa vào khai thác sử dụng dự án Nội dung công tác giám sát bao gồm:

+Trình bày, giải thích tài liệu thiết kế công trình cho công ty, nhà thầu xây dựng để quản lý và thi công theo đúng yêu cầu thiết kế.

+Theo dõi, phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm về thi công so với thiết kế được duyệt, đặc biệt phải bám sát việc thi công nền, móng, trụ, dầm, kết cấu mặt đường

+Tham gia cùng công ty trong công tác nghiệm thu công trình.

+Việc kiểm định khối lượng phải thực hiện theo yêu cầu của công ty hoặc cơ quan giám định chất lượng công trình xây dựng trong những trường hợp sau:

• Công trình xây dựng không đúng yêu cầu thiết kế được duyệt hoặc không tuân thủ quy chuẩn xây dựng hoặc vi phạm các điều khoản trong hợp đồng giao nhận thầu xây dựng.

• Khi không có sự cố.

• Khi có tranh chấp về khối lượng hoặc chất lượng dự án.

Trước khi khởi công xây dựng công trình, công ty phải thực hiện đầy đủ các thủ tục về thẩm định và xét duyệt dự án đầu tư, thẩm định và xét duyệt thiết kế kỹ thuật theo đúng quy định hiện hành của nhà nước

b, Quản lý chất lượng công tác xây lắp

Thực hiện công tác xây lắp bao gồm các bước sau:

-Thứ nhất: Bước chuẩn bị cho công tác xây lắp.

Ở bước này tuỳ từng dự án, công ty sẽ tiến hành đấu thầu lựa chọn các nhà thầu theo hình thức đấu thầu cạnh tranh, hạn chế, chỉ định để lựa chọn nhà thầu thực sự có năng lực có hồ sơ dự thầu đáp ứng được tốt nhất các yêu đưa ra trong hồ sơ mời thầu về tiêu chuẩn kỹ thuật, về giá Thông thường nhà thầu tham gia và trúng thầu phải thoả mãn yêu cầu:

+Các nhà thầu phải có tư cách pháp nhân, có chứng chỉ hành nghề và phải chịu trách nhiệm về chất lượng thi công xây lắp các hạng mục của dự án (theo hợp đồng giao nhận) do đơn vị mình thực hiện.

+Các nhà thầu chỉ được nhận thầu thi công xây lắp những dự án tương ứng với điều kiện và năng lực được xác nhận trong chứng chỉ hành nghề và hợp đồng cho nhận thầu, phải chịu sự giám sát kiểm tra chất lượng của công ty, cơ quan thiết kế và cơ quan giám định nhà nước về chất lượng

+Nhà thầu phải tổ chức hệ thống đảm bảo chất lượng dự áncủa mình để thực hiện chế dộ quản lý chất lượng trong quá trình thi công xây lắp

+Nguyên vật liêu, máy móc thiết bị do cung cấp, sử dụng vào dự án phải có chứng chỉ xuất xưởng, trước khi sử dụng phải tiến hành kiểm tra chất lượng theo tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành của nhà nước.

-Thứ hai: Bước thực hiện công tác xây lắp.

Trong thời gian thực hiện dự án công ty bố trí cán bộ kỹ thuật hoặc thuê tổ chức tư vấn có chứng chỉ hành nghề thực hiện giám sát chất lượng của vật liêụ vật tư đầu vào, tính pháp lý của các đơn vị cung cấp hoặc tham gia tiến trình thực hiện, giám sát kỹ thuật xây dựng đảm bảo các đơn vị thi công phải thực hiện đúng theo thiết kế được duyệt tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành của nhà nước và các điều khoản hợp đồng kinh tế đã ký kết.

Đồng thời các đơn vị xây lắp cũng phải có biện pháp đảm bảo chất lượng công trình như:

-Khi bắt đầu triển khai thi công phải mở sổ nhật ký công trình ghi chép đầy đủ khối lượng từng phần việc thực hiện công trình.

-Trong quá trình thi công các hạng mục công việc phải tuân thủ nghiêm ngặt quy trình, quy phạm, từ vật tư đến vật liệu, thiết bị máy móc đến quá trình tổ chức thi công cho đến khi hoàn thành các hạng mục công trình.

-Kết thúc từng hạng mục, từng phần và toàn bộ công trình đơn vị thi công cho tiến hành lập hồ sơ hoàn công để làm căn cứ cho công tác nghiệm thu kỹ thuật từng

giai đoạn thi công trên Hồ sơ hoàn công phải phản ánh đúng thực trạng thi công và được lưu giữ trong hồ sơ bàn giao công trình.

c, Công tác nghiệm thu chất lượng dự án

Ban quản lý dự án của công ty phối hợp với các tổ chức tư vấn có trách nhiệm tổ chức công tác giám sát nghiệm thu kịp thời khối lượng và chất lượng các hạng mục của dự án do các nhà thầu thực hiện, công tác này được thể hiện bằng hệ thống biên bản nghiệm thu theo quy định của nghị định 17 về quản lý chất lượng do BXD ban hành Nếu phát hiện ra những yếu tố sai sót Ban quản lý dự án phải thương thảo ngay với nhà thầu để làm rõ cácvấn đề và đưa ra các biện pháp hạn chế sai sót Mặt khác, công việc nào không đạt chất lượng Ban quản lý dự án có quyền yêu cầu tổ chức sửa chữa theo quy định hoặc từ chối nghiệm thu.

*Căn cứ để nghiệm thu khối lượng và chất lượng dự án gồm:+Tài liệu thiết kế được duyệt

+Các quy chuẩn xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật của Nhà sản xuất về bảo quản sử dụng vật liệu xây dựng, thiết bị công nghệ.

+Các kết quả kiểm tra, thí nghiệm khối lượng và chất lượng vật liệu, thiết bị được thực hiện trong quá trình thực hiên dự án

+Những điều khoản quy định về khối lượng và chất lượng vật liệu, thiết bị *Công tác nghiệm thu công trình tại công ty: gồm nghiệm thu kỹ thuật từng hạng mục sau khi đã được thi công xong, nghiệm thu chuyển giai đoạn: phần móng lên phần thân, phần thân lên phần mái, phần thô sang phần hoàn thiện, cuối cùng là nghiệm thu kỹ thuật tổng thể và nghiệm thu bàn giao công trình Cụ thể là:

Nội dung công tác nghiệm thu trong giai đoạn thực hiện công trình.-Kiểm tra hiện trạng đối tượng nghiệm thu:

-Kiểm tra các tài liệu và kết quả thí nghiệm, đo lường để xác định khối lượng và chất lượng của vật liệu kết cấu hoặc bộ phận công trình, trong đó công việc kiểm tra là bắt buộc đối với:

+ Kết quả thí nghiệm chất lượng qua biện pháp gia cố nền.+ Kết quả thí nghiệm đất đá đắp.

+ Kết quả thí nghiệm bê tông nền.+ Kết quả gia cố đê kè rãnh thi công.

+ Kết qủa đo đạc kích thước hình học, trụ mốc biến dạng và khối lượng của kết cấu khối lượng công trình

+ Kết quả thí nghiệm, hiệu chỉnh, thí nghiệm thử tải.

-Đối chiếu và so sánh những kết quả kiểm tra nêu trên với tài liệu thống kê được duyệt với các tiêu chuẩn tương ứng về chất lượng của Nhà nước, của tổng công ty và các quy định hoặc chỉ dẫn của các nhà sản xuất vật liệu, thiết bị công nghệ.

Khi đối tượng nghiệm thu có khối lượng và chất lượng đúng yêu cầu thiết kế và tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành thì công ty sẽ lập biên bản nghiệm thu công trình.

Nội dung công tác nghiệm thu khi hoàn thành công trình

-Kiểm tra toàn bộ đối tượng dự án và chất lượng của các hạng mục hoặc toàn bộ công trình so với thiết kế được duyệt

-Kiểm tra kết quả thí nghiệm, thử tải…

-Kiểm tra các kết quả về an toàn vệ sinh môi trường, vệ sinh lao động thực tế của công trình so với các tiêu chuẩn kỹ thuật tương ứng của Nhà nước, của tập đoàn và những điều khoản quy định tại hợp đồng.

-Kiểm tra chất lượng hồ sơ hoàn thành công trình -Kiểm tra việc bảo đảm các quy định pháp lý.

-Sau khi kiểm tra nếu dự án hoàn thành có chất lượng đạt yêu cầu thiết kế, quy chuẩn xây lắp và tiêu chuẩn kỹ thuật, đảm bảo an toàn về phòng cháy chất nổ, vệ sinh môi trường, có đủ hồ sơ hoàn thành công trình thì công ty sẽ lập biện bản nghiệm thu dự án

Việc bảo hành chất lượng dự án là một việc làm bắt buộc đối với tất cả các nhà thầu và luôn được ghi rõ trong hợp đồng ký kết giữa công ty và nhà thầu Thời hạn và mức tiền bảo hành được quy định cụ thể trong nghị định 52/1999 /NĐ-CP và quy chế bảo hành QĐ số 35/1999/ QĐ-BXD ngày 12 tháng 11/1999

Bảo hành công trình nhằm bảo vệ lợi ích của công ty đồng thời xác định trách nhiệm của nhà thầu về chất lượng công trình trước công ty và pháp luật Nhà thầu có nghĩa vụ thực hiện sữa chữa các hư hỏng do mình gây nên trong thời hạn bảo hành Ngoài ra người cung cấp tài liệu, số liệu khảo sát thiết kế phục vụ xây lắp, nghiệm thu, giám định công trình cho người giám sát xây dựng phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về chất lượng sản phẩm do mình thực hiện.

* Thời hạn và mức tiền bảo hành được quy định như sau:

-Thời hạn 24 tháng và mức tiền 0,5% giá trị thanh lý hợp đồng xây lắp đối với công trình thuộc nhóm A

-Thời hạn 18 tháng và mức tiền 1,5% giá trị thanh lý hợp đồng xây lắp đối với công trình thuộc nhóm B.

-Thời hạn là 12 tháng và mức tiền 3% giá trị thanh lý hợp đồng xây lắp đối với công trình thuộc nhóm C

*Trách nhiệm đối với chi phí cho việc sữa chữa các hư hỏng và bồi thường trách nhiệm được xác định như sau:

-Nếu nhà thầu làm sai thiết kế được duyệt dẫn tới chất lượng kém hoặc gia tăng khối lượng thì nhà thầu phải trả chi phí cho việc sữa chữa các hư hỏng hoặc sự gia tăng khối lượng đó.

-Nếu chất lượng dự án kém hoặc sự gia tăng khối lượng là do nguyên nhân khảo sát thiết kế gây ra thì tổ chức khảo sát thiết kế phải chịu hoàn toàn trách nhiệm và chi phí sữa chữa

-Nếu chất lượng dự án kém do sử dụng vật liệu không đảm bảo chất lượng thì người mua các sản phẩm đó chịu chi phí

Đơn vị xây dựng tổ chức khảo sát thiết kế không chịu trách nhiệm kinh tế về chất lượng công trình hư hỏng trong trường hợp bất khả kháng vượt quá mức đã

được phép dùng trong thiết kế công trình, hoặc công ty đưa công trình vào khai thác sử dụng nhưng chưa được nghiệm thu

Nhìn chung công tác quản lý chất lượng tại công ty thực hiện chưa thực sự hiệu quả:

-Đó là việc quản lý thiếu chặt chẽ đối với các nhà thầu dẫn đến mối quan hệ không gắn kết, thiếu chặt chẽ giữa các bộ phận giám sát, bộ phận thực hiện dự án, bộ phận nghiệm thu và bộ phận kiểm định, giám định chất lượng Các bộ phận này thường chưa được thực hiện đầy đủ nhiệm vụ của mình, thiếu thái độ hợp tác tích cực giữa các bên tham gia đã làm cho dự án không đạt được chất lượng chuyên môn, gây thiệt hại cho Nhà nước.

-Công tác quản lý chất lượng tuy đã được nâng lên một bước, nhưng một số đơn vị chưa quan tâm thường xuyên nên dẫn đến chất lượng một số dự án chưa đảm bảo phải phá đi làm lại Ngoài ra hồ sơ nghiệm thu kỹ thuật về khối lượng, chất lượng không được hoàn chỉnh và cập nhật kịp thời.

-Tình trạng thi công cuả các nhà thầu dây dưa không dứt điểm diễn ra khá phổ biến, không những ảnh hưởng đến kỹ thuật, chất lượng dự án mà còn ảnh hưởng đến công tác thu hồi vốn làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh.

-Một vấn đề nữa ảnh hưởng đến chất lượng dự án đó là thủ tục lập, thẩm định dự án và thiết kế kỹ thuật, hồ sơ một số văn bản thiếu tính pháp lý, thuyết minh chưa rõ ràng, tài liệu điều tra cơ bản lập dự án thường sơ lược, tài liệu điều tra khảo sát phục vụ thiết kế điển hình thường chưa đầy đủ, một số tài liệu thiếu chuẩn xác, chưa dự tính được những phát sinh trong quá trình thi công xây lắp, ảnh hưởng không tốt đến chất lượng dự án sau này

3.1.4 Quản lý nguồn lực

Nguồn lực huy động cho dự án bao gồm tiền vốn, lao động, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu … Với một nguồn lực hạn chế, đòi hỏi người quản lý phải có biện pháp quản lý, phân bổ thích hợp nhằm khai thác tối đa hiệu quả của từng nguồn lực đảm bảo dự án thực hiện đúng tiến độ và các yêu cầu khác đã đặt ra cho dự án.

-Quản lý nguồn vốn: Các dự án mà công ty đang thực hiện hiện nay đều là những dự án do Tập đoàn công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam uỷ quyền là chủ đầu tư nên nguồn vốn chính là do Tập đoàn cung cấp hoặc công ty lấy danh nghĩa Tập đoàn đi vay hay kêu gọi đầu tư vì vậy công tác huy động, sử dụng tốt, quản lý tốt nguồn vốn là yêu cầu bức thiết của công ty Đặc biệt trong tình hình hịên nay phần lớn các dự án của công ty đều phải thay đổi tồng mức đầu tư lên khá nhiều, ban lãnh đạo công ty đã chỉ đạo tất cả các phòng, ban trong công ty cùng phối hợp chặt chẽ với nhau tìm ra những giải pháp tháo gỡ, khắc phục đồng thời nâng cao công tác quản lý nguồn vốn ngay từ đầu để tránh thất thoát lãng phí như những dự án trước

-Quản lý lao động: Lao động trẻ, có tri thức và sáng tạo là nguồn lực lớn nhất của công ty, nhờ có họ mà công ty có thể đảm nhận một lúc nhiều dự án như vậy.Quản lý lao động là một công tác luôn được ban lãnh đạo công ty quân tâm, công ty đang có chính sách thu hút nhân tài khá tốt, hiện nay công ty có khoảng 200 nhân viên và trong thời gian tới số nhân viên của công ty sẽ tăng lên rất nhiều do một số dự án đã thực hiện xong và chuẩn bị bước vào khai thác vận hành nên phải tuyển thêm nhân viên

-Quản lý nguyên vật liệu máy móc thiết bị: máy móc thiết bị của các dự án chiếm tỷ trọng lớn trong tổng mức đầu tư của các dự án vì vậy quản lý bảo vệ máy móc thiết bị, nguyên vật liệu là một việc vô cùng quan trọng.Trong cụm công nghiệp tàu thuỷ Cái lân có dự án xây dựng cầu cảng và bãi xếp dỡ hàng hoá, trong dự án này có một phần diện tích lớn cho kho bãi chức máy móc thiết bị và thành phẩm từ kết quả sản xuất của các nhà máy sau này.

Hiện nay nhiều dự án chưa xây xong phần móng lắp đặt thiết bị như dự án kết cấu thép, dự án hạ tầng nhưng đã nhập máy móc thiết bị về do phải làm đúng hợp đồng vì vậy công ty phải bố trí kho bãi chức những máy móc này.Đây là một biểu hiện nữa của sự lãng phí thất thoát trong đầu tư do chậm tiến độ của các dự án, việc nhập thiết bị về sớm không những mất thêm chi phí lưu kho mà còn làm cho máy móc thiết bị bị hao mòn trong quá trình chờ đợi nhà xưởng, điều này lại ảnh hưởng tới giá trị khấu hao của máy móc thiết bị

*Quy trình để thực hiện quản lý rủi ro:

-Xác định mục tiêu: Làm rõ mục tiêu cần phải quản lý rủi ro là gì.-Xác định các rủi ro, bước này bao gồm:

+Miêu tả các rủi ro.

+Xác định các yếu tố liên quan.+Dự báo ảnh hưởng của rủi ro.

+Dự báo các khả năng xảy ra của rủi ro.

-Lượng hoá các rủi ro: Phân tích chất lượng và số lượng rủi ro nhằm xác định các nguyên nhân và các hệ số rủi ro chính.

Thông thường, trong quản lý dự án của công ty thường gặp phải một số rủi ro sau:

-Giai đoạn phê duyệt dự án: Quản lý và phân tích rủi ro giúp cho cấp có thẩm