II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠ
2.3.3.Công tác giám sát và nghiệm thu:
1. Giải pháp về tổ chức bộ máy quản lý
2.3.3.Công tác giám sát và nghiệm thu:
-Chủ đầu tư cần hình thành đội công tác dự án từ lực lượng tư vấn giám sát có nhiệm vụ theo dõi và có thể có quyền ra quyết định cần thiết để hoàn thành tốt công việc.
-Thực hiện giám sát thường xuyên để theo sát, kiểm tra chủng loại, số lượng, quy cách, chất lượng nguyên vật liệu, theo dõi tiến độ cũng như quy trình thi công của nhà thầu nhằm có những thông tin, xử lý kịp thời về cho chủ đầu tư.
–Công tác giám sát của đơn vị tư vấn cần được tiến hành theo suốt tiến trình của dự án
-Đội ngũ giám sát dự án cần có một trình độ hiều biết và nghiệp cao hơn hẳn những người thi công xây lắp công trình thì mới thực hiện được công tác giám sát .Muốn vậy những người làm công tác giám sát này cần không ngừng củng cố và nâng cao những kiến thức về xây dựng, cập nhật thông tin, học hỏi, đúc rút kinh nghiệm thông qua lý thuyết và thực tiễn thi công.
-Việc thực hiện nghiệm thu phải do chủ đầu tư chủ trì, có sự chứng kiến tham gia của các bên như đơn vị xây lắp, tổ chức tư vấn…Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình là căn cứ cho phép chủ đầu tư đưa công trình vào sử dungj, thực hiện việc quyết toán và đăng ký sở hữu.
2.4.Giải pháp cho công tác quản lý chi phí của dự án.
Thứ nhất: Có phương thức huy động vốn hiệu quả phù hợp với tiến độ của dự án
Một lợi thế cho các dự án thuộc công ty làm chủ dầu tư và quản lý thực hiện đó là nguồn hình thành lên dự án bao gồm vốn tự có, vốn vay, vốn huy động, do vậy trong quá trình thực hiện công ty có thể chủ động giải ngân vốn theo tiến độ dự án mà không phải chờ đợi được cấp vốn như những dự án thực hiện bằng nguồn vốn của nhà nước cấp.Tuy nhiên sự chủ động này còn chịu ảnh hưởng bởi nguồn vốn mà công ty sẽ vay và mức độ uy tín của công ty có thể huy động nhanh chóng dễ dàng hay không.Vì vậy trước đầu tư vào một dự án nào đó công ty cần phải đưa ra được phương án huy động vốn một cách chắc chắn theo tiến độ thời gian đảm bảo cho dự án được tiến hành bình thường tránh gây lãng phí vốn do dự án bị kéo dài thời gian.
Thứ hai: trong công tác xác định tổng dự toán, tổng mức đầu tư dư án chủ đầu tư cần nắm rõ bộ định mức giá của nhà nước, tham khảo giá cả nguyên vật liệu trong nước và nước ngoài, chi phí cho từng hạng mục với những khoản chi phí giao cho nhà thầu và tư vấn sử dụng.
Thứ ba: Đào tạo lao động và sử dụng nguyên vật liệu tại chỗ
Chi phí cho lao động và nguyên vật liệu chiếm một phần khá lớn trong tổng chi phí của các dự án, hiện nay công ty còn đang thực hiện đồng thời nhiều dự án nên nhu cầu sử dụng lao động và nguyên vật liệu rất lớn. Nhằm tạo điều kiện tiết kiệm được chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, chủ đầu tư nên sử dụng và khuyến khích đơn vị thi công sử dụng chính lực lượng lao động, nguyên vật liệu xây dựng tại chỗ, máy móc của đơn vị
chuyên môn và vậy nhân viên tại trụ sở chính ở Hà nội vẫn phải thường xuyên xuống Quảng ninh để giám sát và phụ giúp giải quyết các công việc ban quản lý vướng mắc. Điều này làm phát sinh thêm nhiều chi phí đi lại và ăn uống mà lúc lập dự án không tính tới hết. Biện pháp công ty đang nêu ra là đào tạo nguồn nhân lực có chuyên môn tay nghề ngay tại chỗ vừa đáp ứng kịp thời lao động có trình độ đang thiếu ở các ban quản lý dự án, vừa tiết kiệm chi phí, vừa tạo nguồn lao động có trình độ trong tương lai làm việc lâu dài cho công ty.
Thứ tư: Nâng cao chất lượng tư vấn
Thực tế cho thấy các dự án của công ty tăng tổng mức đầu tư đều do phải lập đi lập lại báo cáo nghiên cứu khả thi, công việc này không những mất thời gian mà còn làm tăng nhiều chi phí phát sinh:chi phí lập lai dự án, chi phí cho nhân công, máy móc thiết bị phải chờ, lãng phí thất thoát cho những hạng mục không phù hợp phải thay đổi... Công ty cần chủ động sử dụng lực lượng tư vấn có trình độ chuyên sâu để có những sản phẩm tư vấn chất lượng cao với quan điểm soạn thảo tốt còn hơn là sửa chữa sai sót, khiếm khuyết. Vì nếu chi phí dự toán càng kỹ và chi tiết bao nhiêu thì càng có cơ sở để quản lý hợp lý .Bởi vì việc lập dự toán có tác động sâu sắc tới công tác quản lý chi phí sau này cho nên đòi hỏi phải thực hiện một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập dự toán. ví du như:
-Hiểu rõ, hiểu sâu về đặc thù của dự án
-Phải tiến hành theo đúng các trình tự lập dự toán, nắm chắc và tiến hành đúng các bước của trình tự đó:
-Nghiên cứu hồ sơ thiết kế kỹ thuật và thiết kế kỹ thuật thi công nhằm nắm được tổng quát dạng kết cấu công trình, các hạng mục và các bộ phận công trình, các khối lượng chủ yếu, nắm được tiến độ thi công, biện pháp thi công.
-Liệt kê các hạng mục công trình và loại công tác phải lập dự toán chi tiết. Đối với hạng mục công trình có kết cấu giốg nhau và có biện pháp thi công tương tự thì có thể lập chung một dự toán chi tiết hoặc chỉ cần lập cho một hạng mục, bộ phận.
-Liệt kê các bộ phận công trình trong dự toán hạng mục -Liệt kê các công tác chủ yếu của từng bộ phận
-Nghiên cứu kỹ định mức dự toán, các bộ đơn giá đã ban hành để đối chiếu nội dung thành phần công việc, các hạng mục công tác đã liệt kê phù hợp với mã hiệu nào trong bộ đơn giá xây dựng cơ bản
-Liệt kê các danh mục công tác chưa có mã hiệu đơn giá trong bộ đơn giá địa phương, xây dựng các danh mục công tác ấy theo mẫu biểu.
-Lập dự toán chi tiết.
-Lập dự toán tổng hợp công trình
Thứ năm: Sử dụng hiệu quả máy móc thiết bị
Khuyến khích sử dụng phương tiện máy móc thi công đang phổ biến trên thị trường, tìm ra và áp dụng dược những điểm tối ưu của phương tiện đó đem lại đồng thời khắc phục những khuyết điểm của nó nhằm tiết kiệm tối đa chi phí. Bởi vì nếu đầu tư vào thiết bị công nghệ quá hiện đại và mới mẻ, một mặt do trình độ còn non yếu chúng ta chưa thể khai thác được hết những ưu điểm của chúng dẫn đến công nghệ đó phát huy tác dung không như mong muốn có khi còn kém so với việc sử dụng công nghệ bình thường, mặt khác phải chi một khoản khá lớn cho việc mua sắm vận dụng. Như vậy công ty sẽ bị lãng phí một lượng vốn không đáng có
Thứ sáu: trong quá trình thi công cần có phương pháp tổ chức lao động một cáh khoa học phù hợp với quy mô từng công trình, đặc điểm kinh tế kỹ thuật của dự án, phương án thi công hợp lý ...làm như cũng góp một phần không nhỏ vào công tác quản lý tiết kiệm chi phí.