II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TRONG THỜI GIAN
c, Nội dung chi phí của dự án
*Tổng mức đầu tư : là vốn đầu tư dự kiến để chi trả cho toàn bộ quá trình đầu tư nhằm đạt được yêu cầu của dự án .Tổng mức đầu tư được phân tích, tính toán và xác định trong giai đoạn nghiên cứu khả thi của dự án, bao gồm những chi phí:
- Chuẩn bị đầu tư: điều tra khảo sát, lập và thẩm định báo cáo nghiên cứu khả thi của dự án
- Chi phí chuẩn bị thực hiện đầu tư: đền bù đất đai hoa màu, di chuyển dân cư, các công trình trên mặt bằng xây dựng hoặc tái định cư, chuyển quyền sử dụng đất, khảo sát, thiết kế, lập và thẩm định thiết kế, tổng dự toán, chi phí thực hiện công tác đấu thầu, hoàn tất thủ tục đầu tư, chi phí điện nước ...
-Chi phí thực hiện đầu tư và xây dựng: xây lắp, mua sắm máy móc thiết bị và các chi phí khác có liên quan
- Chi phí chuẩn bị sản xuất để đưa vào khai thác sử dụng : chi phí đào tạo, thuê chuyên gia vận hành trong giai đoạn chạy thử
- Lãi vay ngân hàng trong giai đoạn thực hiện đầu tư, chi phí bảo hiểm, dự phòng.
*Tổng dự toán công trình : là tổng chi phí cần thiết cho việc đầu tư được tính toán cụ thể ở giai đoạn thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế kỹ thuật thi công bao gồm: chi phí xây lắp, chi phí thiết bị, chi phí khác và chi phí dự phòng.
-Chi phí xây lắp.
+Chi phí phá và tháo dỡ các vật kiến trúc cũ. +Chi phí san lấp mặt bằng xây dựng .
+Chi phí xây dựng công trình phụ trợ phục vụ thi công. +Chi phí xây dựng cac hạng mục công trình .
+Chi phí lắp đặt thiết bị.
+Chi phí di chuyển lớn thiết bị thi công và lực lượng xây dựng (trong trường hợp chỉ định thầu nếu có).
-Chi phí thiết bị.
+Chi phí mua sắm thiết bị công nghệ .
+Chi phí vận chuyển từ cảng hoặc nơi mua đến công trình, chi phí lưu kho, bảo quản...
+Thuế và phí bảo hiểm thiết bị công trình. -Chi phí khác.
+Chi phí khởi công công trình..
+Chi phí khảo sát xây dựng, thiết kế công trình, lập hồ sơ mời thầu, chi phí cho việc phân tích và đánh giá kết quả đấu thầu, chi phí giám sát thi công xây dựng và lắp đặt thiết bị, chi phí tư vấn khác...
+Chi phí cho việc quản lý dự án.
+Chi phí bảo vệ an toàn, bảo vệ môi trường trong quá trình xây dựng . +Chi phí kiểm định vật liệu đưa vào xây dựng (nếu có).
+Chi phí lập, thẩm tra đơn giá dự toán, chi phí quản lý xây dựng công trình. +Chi phí bảo hiểm cho công trình..
+Chi phí thực hiện quy đổi vốn, thẩm tra và phê duyệt quyết toán vốn đầu tư công trình.
+Chi phí tháo gỡ các công trình phục vụ thi công...
+Chi phí tổ chức nghiệm thu, khánh thành bàn giao công trình . +Chi phí đào tạo nhân công kỹ thuật, cán bộ quản lý.
+Chi phí thuê chuyên gia vận hành chạy thử (nếu có)...
-Chi phí dự phòng: là khoản chi để dự trù cho các khối lượng phát sinh do thay đổi thiết kế hợp lý theo yêu cầu của chủ đầu tư được cấp có thẩm quyền chấp nhận, khối lượng phát sinh do các yếu tố không lường trước được, dự phòng các yếu tố trượt giá trong quá trình thực hiện dự án
* Giá thanh toán công trình .
Giá thanh toán công trình là giá trúng thầu cùng với các điều kiện nghi trong hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tư và đơn vị xây dựng đối với các trường hơp đấu thầu, giá dự toán hạng mục công trình được duyệt trên cơ sở khối lượng và chất
lượng từng kỳ thanh toán đối với trường hợp chỉ định thầu (kể cả trường hợp được cấp có thẩm quyền phân giao nhiệm vụ xây dựng công trình). Giá thanh toán được thực hiện theo từng thời kỳ thanh toán khối lượng hoàn thành và chỉ được thanh toán hết khi có đủ quyết toán hạng mục công trình hay công trình với chủ đầu tư.
*Giá quyết toán công trình .
Giá quyết toán công trình là toàn bộ chi phí hợp lý, hợp pháp đã thực hiện trong quá trình đầu tư để đưa dự án vào khai thác sử dụng
d,
Quản lý chi phí của dự án
Để quản lý chi phí, công ty tiến hành quản lý theo hạng mục công trình.
Để dự toán chi phí được thực hiện một cách chính xác nhất, dự án được chia thành các hạng mục nhỏ .Sau đó tuỳ vào tính chất của từng hạng mục sẽ tiến hành tính toán chi phí đúng theo định mức nhà nước ban hành. Như vậy, tổng dự toán bao gồm chi phí của tất cả các hạng mục thuộc công trình đó. Tuỳ từng dự án mà có cách phân bổ riêng, ví dụ dự án nhà máy kết cấu thép, nhà máy thép tấm có chi phí thiết bị rất lớn vì thế ban đầu khi xây dựng nhà máy chưa cần huy động vốn lớn, tới khi lắp đặt và mua sắm thiết bị phải huy động một số vốn rất lớn nên phải có kế hoach chuẩn bị trước.Còn dự án hạ tầng cơ sở có chi phí xây dựng lớn nên ngay từ đầu phải có kế hoạch huy động vốn
Trong ba giai đoạn đầu tư thì rõ ràng chi phí cho giai đoạn thực hiện đầu tư là rất lớn. Chính vì vậy, quản lý chi phí theo giai đoạn đầu tư giúp công ty có biện pháp phân bổ vốn hợp lý và có phương pháp quản lý riêng đối với từng giai đoạn đầu tư.
Tuy nhiên trên thực tế thì chi phí của tất cả các giai đoạn của quá trình đầu tư đều tăng đặc biệt là ở giai đoạn thực hiện đầu tư so với kế hoạch. Điều này xảy ra không phải là do công ty sử dụng nguồn vốn không đúng mục đích, phân bổ không hợp lý mà lý do chính là sự thay đổi giá các nguyên vật liệu từ thời điểm lập dự toán so với thời điểm thi công tăng lên rất nhiều. Đây là một thực tế mà tự công ty không thể lường trước được, đòi hỏi phải có sự tham gia của các cơ quan hữu quan của nhà nước .
Có thể thấy phần lớn các dự án của công ty đều phải tăng tổng mức đầu tư lên khá nhiều, ví dụ như dự án thép tấm có tổng mức đầu tư ban đầu là hơn 387 tỷ VNĐ nhưng đến nay đã phải điều chỉnh lại tổng mức đầu tư lên hơn 678 tỷ VNĐ. Điều này không những ảnh hưởng tới tiến độ của dự án do phải lập lại dự án từ đầu, phải có
kế hoạch huy động vốn mới.... mà còn ảnh hưởng tới chất lượng dự án do dự án phải dừng lại để chờ duyệt thêm vốn.
Ngoài ra hàng tháng, hàng quý phải tiến hành tập hợp các số liệu phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của từng đơn vị trực thuộc và công ty, làm rõ những mặt đạt được và những tồn tại yếu kém đồng thời đề ra các biện pháp khắc phục kịp thời. Một số tồn tại trong công tác này là : có một số đơn vị trực thuộc chưa xây dựng được hoàn chỉnh định mức đơn giá nội bộ, chất lượng của định mức và kế hoạch giá thành không cao, đôi khi lập còn mang nặng hình thức, không tổ chức theo dõi, quản lý bám sát để thực hiện, chưa thực sự phát huy tác dụng trong công tác khoán chi phí cũng như quản lý. Một số đơn vị dùng ngay định mức dự toán đầu thu về vật liệu, nhân công để khoán chi phí, mà không phân tích rõ chi phí này có hợp lý hay không. Và việc quyết toán vốn đầu tư, phụ tùng chưa được các đơn vị quan tâm đúng mức, các đơn vị còn chưa thực sự quan tâm đến việc quyết toán những vật tư, chi phí nhân công, trực tiếp theo từng tháng nên chưa làm rõ được những nguyên nhân gây thất thoát vật tư phụ tùng để có biện pháp xử lý kịp thời…
Hơn nữa, công ty còn gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý vốn đầu tư hàng năm cho các dự án có những công trình phải tạm dừng vì thiếu vốn. Hơn nữa, chu trình thanh toán cho nhà thầu cũng còn khó khăn vì phải qua nhiều cơ quan xét duyệt. Chính những khó khăn đó đã cản trở các nhà thầu tiếp tục thực hiện những hạng mục tiếp theo vì thiếu vốn và đồng thời cản trở hoạt động quản lý của công ty trong việc thực hiện dự án đạt chất lượng cao với một chi phí hợp lý và trong một thời gian nhất định cho phép.
Tóm lại, phương châm của công ty là quản lý chi phí dự án phải dựa trên nguyên tắc thanh quyết toán theo kế hoạch vốn đầu tư và khối lượng hoàn thành tính theo đơn giá trúng thầu, dự toán được duyệt trong cơ chế quản lý kinh tế và chế độ chính sách hiện hành.
Tất cả các dự án thuộc phạm vi quản lý của công ty không phân biệt đấu thầu, chọn thầu hay chỉ định thầu đều phải lập dự toán theo đúng quy định. Các dự án chỉ định thầu trước khi thi công phải có tổng dự toán được duyệt và đây là cơ sơ để thanh quyết toán cho nhà thầu. Đối với các công trình hoặc hạng mục công trình đấu thầu hoặc chọn thầu, công ty phải lập tổng dự toán, dự toán hạng mục để làm cơ sở xét
chỉ tiêu về khối lượng công tác, giá chuẩn, đơn giá xây dựng cơ bản, định mức chi phí, điều chỉnh giá xây dựng công trình (nếu có), đấu thầu hạ giá xây dựng.
3.1.3. Quản lý chất lượng
Chất lượng của dự án là vấn đề luôn được công ty quan tâm ở vị trí hàng đầu. Tuy nhiên quản lý chất lượng dự án lại là một vấn đề hết sức phức tạp, nó biểu hiện ngay từ khi bắt đầu chuẩn bị một công cuộc đầu tư cho đến khi kết thúc công cuộc đầu tư đó. Như vậy trong quá trình quản lý chất lượng dự án sẽ phải đòi hỏi rất nhiều người tham gia. Với mục đích công tác quản lý chất lượng dự án được thực hiện một cách đồng bộ thống nhất, công ty đã đưa ra một tiêu chuẩn chung buộc các chủ thể tham gia phải tuân theo.
SƠ ĐỒ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG CỦA CÔNG TY
Công tác quản lý chất lượng của công ty được thể hiện qua một số lĩnh vực sau: a, Công tác giám sát tư vấn.
-Công tác tư vấn bao gồm các loại hình sau: +Tư vấn lập báo cáo nghiên cứu khả thi
Tư vấn Chủ đầu tư BCNCKT Thiết kế kỹ thuật và dự toán Cấp có thẩm quyền quyết định phê duyệt
(Cơ quan chủ quản)
Cấp có chức năng thẩm định
Cấp có thẩm quyền phê duyệt
Đơn vị có chức năng giám sát chất lượng Đơn vị xây lắp Xây lắp công trình Ban quản lý dự án P.KHĐT 1 2 3 5 4 6 7 8 9 10 11 12 13 14
+Tư vấn thẩm định.
+Tư vấn lập thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế thi công
-Các dự án mà công ty đang thực hiện hiện nay đều là những dự án lớn, phức tạp nên dù công ty có phòng kế hoạch đầu tư, phòng thẩm định nhưng công tác lập báo cáo nghiên cứu khả thi,thẩm định dự án, lập thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công của các dự án này công ty đều phải thuê tư vấn
Do kết quả của công tác tư vấn ảnh hưởng bao trùm lên toàn bộ chất lượng của dự án nên tổ chức tư vấn được công ty lựa chọn phải thoả mãn các điều kiện sau:Khi lập dự án đầu tư, khảo sát và thiết kế công trình phải tuân thủ quy phạm xây dựng, tiêu chuẩn kỹ thuật xây dựng, các văn bản pháp quy hiện hành của nhà nước và các hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tổ chức tư vấn phải có hệ thống đảm bảo chất lượng của mình, thực hiện kiểm tra chất lượng chặt chẽ trong quá trình thực hiện hợp đồng và phải chịu trách nhiệm về chất lượngđối với các sản phẩm của mình
Tổ chức tư vấn chỉ được nhận thầu lập dự án đầu tư, khảo sát thiết kế, thẩm định thiết kế, giám sát thi công xây dựng, kiểm định chất lượng xây dựng, nghiệm thu công trình xây dựng trong giới hạn quy định và phải chịu sự kiểm tra của công ty, các cơ quan quản lý về xây dựng.
-Chất lượng tài liệu tham khảo thiết kế phải đảm bảo:
+Phù hợp với quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật của Nhà nước và của Tập đoàn và hợp đồng giao nhận thầu.
+Hồ sơ khảo sát xây dựng phải được xác định đúng tại vị trí xây dựng công trình, phản ánh đúng hiện trạng mặt bằng xây dựng, địa hình địa chất công trình và địa chất thuỷ văn, trước khi tiến hành công tác khảo sát phải có phương án kỹ thuật khảo sát được ban duyệt, kết quả khảo sát phải được thiết kế và công ty nghiệm thu để sử dụng đúng quy trình kỹ thuật .
+Phù hợp với nội dung của từng giai đoạn thực hiện dự án, có thuyết minh và chỉ dẫn kỹ thuật thi công.
-Mặt khác, tổ chức tư vấn thiết kế phải thực hiện giám sát trong suốt quá trình thực hiện, hoàn thiện, nghiệm thu và đưa vào khai thác sử dụng dự án.. Nội dung công tác giám sát bao gồm:
+Trình bày, giải thích tài liệu thiết kế công trình cho công ty, nhà thầu xây dựng để quản lý và thi công theo đúng yêu cầu thiết kế.
+Theo dõi, phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm về thi công so với thiết kế được duyệt, đặc biệt phải bám sát việc thi công nền, móng, trụ, dầm, kết cấu mặt đường...
+Tham gia cùng công ty trong công tác nghiệm thu công trình.
+Việc kiểm định khối lượng phải thực hiện theo yêu cầu của công ty hoặc cơ quan giám định chất lượng công trình xây dựng trong những trường hợp sau:
• Công trình xây dựng không đúng yêu cầu thiết kế được duyệt hoặc không tuân thủ quy chuẩn xây dựng hoặc vi phạm các điều khoản trong hợp đồng giao nhận thầu xây dựng.
• Khi không có sự cố.
• Khi có tranh chấp về khối lượng hoặc chất lượng dự án.
Trước khi khởi công xây dựng công trình, công ty phải thực hiện đầy đủ các thủ tục về thẩm định và xét duyệt dự án đầu tư, thẩm định và xét duyệt thiết kế kỹ thuật theo đúng quy định hiện hành của nhà nước
b, Quản lý chất lượng công tác xây lắp
Thực hiện công tác xây lắp bao gồm các bước sau: -Thứ nhất: Bước chuẩn bị cho công tác xây lắp.
Ở bước này tuỳ từng dự án, công ty sẽ tiến hành đấu thầu lựa chọn các nhà thầu theo hình thức đấu thầu cạnh tranh, hạn chế, chỉ định... để lựa chọn nhà thầu thực sự có năng lực có hồ sơ dự thầu đáp ứng được tốt nhất các yêu đưa ra trong hồ sơ mời thầu về tiêu chuẩn kỹ thuật, về giá. Thông thường nhà thầu tham gia và trúng thầu phải thoả mãn yêu cầu:
+Các nhà thầu phải có tư cách pháp nhân, có chứng chỉ hành nghề và phải chịu trách nhiệm về chất lượng thi công xây lắp các hạng mục của dự án (theo hợp đồng giao nhận) do đơn vị mình thực hiện.
+Các nhà thầu chỉ được nhận thầu thi công xây lắp những dự án tương ứng với điều kiện và năng lực được xác nhận trong chứng chỉ hành nghề và hợp đồng cho nhận thầu, phải chịu sự giám sát kiểm tra chất lượng của công ty, cơ quan thiết kế và cơ quan giám định nhà nước về chất lượng
+Nhà thầu phải tổ chức hệ thống đảm bảo chất lượng dự áncủa mình để thực hiện chế dộ quản lý chất lượng trong quá trình thi công xây lắp
+Nguyên vật liêu, máy móc thiết bị do cung cấp, sử dụng vào dự án phải có chứng chỉ xuất xưởng, trước khi sử dụng phải tiến hành kiểm tra chất lượng theo tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành của nhà nước.
-Thứ hai: Bước thực hiện công tác xây lắp.
Trong thời gian thực hiện dự án công ty bố trí cán bộ kỹ thuật hoặc thuê tổ