II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TRONG THỜI GIAN
3.1.5.Quản lý rủi ro
c, Công tác nghiệm thu chất lượng dự án
3.1.5.Quản lý rủi ro
Quản lý rủi ro dự án là quá trình cho phép phân tích và quản lý các rủi ro liên quan đến dự án. Nếu làm tốt việc này thì sẽ đảm bảo được sự thành công của dự án.
Rủi ro trong dự án đầu tư là các yếu tố bất lợi phụ thuộc vào hoàn cảnh. Nói một cách khác khi yếu tố không chắc chắn cộng với các yếu tố bất lợi, rủi ro sẽ xảy ra.
*Quy trình để thực hiện quản lý rủi ro:
-Xác định mục tiêu: Làm rõ mục tiêu cần phải quản lý rủi ro là gì. -Xác định các rủi ro, bước này bao gồm:
+Miêu tả các rủi ro.
+Xác định các yếu tố liên quan. +Dự báo ảnh hưởng của rủi ro.
+Dự báo các khả năng xảy ra của rủi ro.
-Lượng hoá các rủi ro: Phân tích chất lượng và số lượng rủi ro nhằm xác định các nguyên nhân và các hệ số rủi ro chính.
Thông thường, trong quản lý dự án của công ty thường gặp phải một số rủi ro sau:
+Rủi ro về chậm vốn và thiếu vốn.
+Rủi ro về chế độ, qui định của nhà nước. +Rủi ro do thời tiết.
+Rủi ro do thiết kế kỹ thuật và nghiên cứu khả thi chưa kỹ. +Rủi ro do lập kế hoạch chưa sát với thực tế.
Rủi ro là điều mà chúng ta không thể lường trước hết được nên công ty luôn nâng cao công tác quản lý rủi ro ở tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý dự án:
-Giai đoạn nghiên cứu khả thi: ở giai đoạn này quản lý và phân tích rủi ro sẽ đưa ra các điều chỉnh, thay đổi để giảm rủi ro, đồng thời giảm chi phí cho dự án. Nó cũng góp phần quyết định chọn lựa các phương án khác nhau của dự án.
phương án phòng tránh rủi ro. Nếu đã tiến hành phân tích số lượng thì chủ đầu tư có thể biết được cơ hội đạt được mục tiêu của dự án.
-Giai đoạn thực hiện dự án: Quản lý rủi ro giúp cho nhà thầu xác định được các rủi ro, lập ra kế hoạch dự phòng hoặc kiểm tra tình trạng rủi ro của họ, từ đó có thể cân nhắc để chuyển giao rủi ro cho các công ty bảo hiểm hoặc cân nhắc để phân bố rủi ro trong các hợp đồng.
Ngoài ra, một yếu tố không kém phần quan trọng nữa là quản lý rủi ro sẽ giúp các nhà thầu lập được dự toán chi phí dự phòng rủi ro một cách chính xác, cả về tiền vốn (chi phí) thời gian, chấ lượng của dự án
3.1.6.Quản lý hợp đồng
Quản lý hợp đồng bao gồm công tác soạn thảo hợp đồng và đảm bảo buộc các bên tham gia phải thực hiện đúng theo hợp đồng đã ký kết
Một số hợp đồng mà công ty thường có là: +Hợp đồng lập dự án khả thi
+Hợp đồng tư vấn thẩm định +Hợp đồng giải phóng mặt bằng +Hợp đồng vay tín dụng
+Hợp đồng cung ứng nguyên vật liệu đầu vào. +Hợp đồng về các hạng mục với các nhà thầu +Và một số hợp đồng khác…
Trong quá trình quản lý hợp đồng, cả hai bên đều thoả thuận để đi đến cam kết mà hai bên đều có thể chấp nhận được. Đồng thời, công ty sử dụng lực lượng tư vấn tiến hành giám sát, kiểm tra sự thực hiện của bên đối tác đảm bảo họ thực hiện đúng hợp đồng tạo ra sản phẩm đạt yêu cầu. Nếu bên kia vi phạm hợp đồng công ty có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng, ngược lại công ty tiến hành giao nhận và thanh toán hợp đồng theo như thoả thuận của hai bên.
Với các hợp đồng này, căn cứ vào từng đặc điểm riêng biệt và yêu cầu về đặc tính kỹ thuật mà chủ đầu tư đặt ra những điều kiện rằng buộc đối tác trên cơ sở pháp luật cho phép và có lợi cho chủ đầu tư. Nếu đối tác vi phạm thì sẽ phải phạt từ 2%-5% giá trị hợp đồng. Song trong thực tếđã xảy ra tình trạng đầu tư trong khu vực diễn biến nhanh nên các đối tác cung cấp nguyên vật liêụ chậm nhưng không áp dụng phạt (bởi vì nguyên nhân có mang tính khách quan) mà áp dụng hình thức chậm thanh toán với thời hạn không xác định nhằm thúc đẩy việc cung cấp được đầy đủ,
3.1.7.Quản lý về thông tin
Thông tin đống vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty nói chung và đối với việc quản lý dự án nó càng trở lên cần thiết hơn lúc nào hết, có thể nói thông tin quyết định đến sự thành bại của dự án. Bởi một khi thông tin được truyền đi không chính xác và kịp thời sẽ dẫn đến các vấn đề phát sinh không được giải quyết ổn thoả gây lên tình trạng chậm trễ về tiến độ cũng như sản phẩm làm ra không đạt yêu cầu kỹ thuật đã được thiết kế phê duyệt
Đối với các dự án được thực hiện ở công ty, quản lý thông tin thường quan tâm đến các đầu mối chuyển thông tin đảm bảo cho thông tin chính xác và truyền đi kịp thời bằng cách: Một mặt, ban quản lý dự án của công ty trực tiếp theo dõi công tác thực hiện dự án của đơn vị thi công sau định kỳ hàng tuần sẽ thực hiện báo cáo tình hình thực hiện dự án cho phòng ban cấp trên (cụ thể là phòng kế hoạch đầu tư), mặt khác đơn vị thi công cũng có thể trực tiếp báo cáo phản ánh các sự cố phát sinh trong quá trình thi công cho ban quản lý dự án hoặc cho phòng có chức năng giải quyết để từ đó các cấp có thẩm quyền nắm được thông tin và có quyết định phản hồi.