II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TRONG THỜI GIAN
3.2.2.Giai đoạn thực hiện đầu tư
c, Công tác nghiệm thu chất lượng dự án
3.2.2.Giai đoạn thực hiện đầu tư
Xin cấp đất, thực hiện đền bù giải phóng mặt bằng và xin cấp giấy phép xây dựng: Sau khi được Tập đoàn phê duyệt thực hiện dự án công ty TNHH một thành viên công nghiệp tàu thuỷ Cái Lân bắt tay vào thực hiện các thủ tục về việc xin cấp đất xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và thực hiện công tác đền bù giải phóng mặt bằng. Việc đền bù giải phóng mặt bằng của công ty thuận lợi hơn so với các dự án khác do các dự án cụm công nghiệp tàu thuỷ Cái Lân nằm trong phần diện tích đất của khu công nghiệp Cái lân
Nội dung các thủ tục hành chính: - Xin cấp giấy phép đầu tư. - Thẩm định dự án.
- Xin cấp giấy phép xây dựng. - Xin cấp đất.
- Phê duyệt giá bồi thường giả phóng mặt bằng. - Phê duyệt giá bán và kinh doanh đất.
- Xin giảm thuế đất.
- Trình duyệt kế hoạch giải phóng mặt bằng: kế hoạch và phương án giải phòng mặt bằng,
Trình duyệt, phê duyệt thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán:
Các dự án của công ty đều theo hình thức tự thực hiện mà chủ đầu tư là Tập đoàn công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam vì vậy Tập đoàn là tổ chức có thẩm quyền phê duyệt thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán
Quy trình trình duyệt thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán
VINASHIN
Công ty Tư vấn
Phê duyệt Trình duyệt
-Công ty thuê tổ chức tư vấn lập thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán, sau khi thẩm định độ chính xác và tính khả thi công ty trình lên Tập đoàn
-Tập đoàn thẩm định lại một lần nữa thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán , của dự án nếu thấy khả thi thì phê duyệt cho công ty được bắt đầu thực hiện dự án. Khi nhận được quyết định phê duyệt của Tập đoàn , công ty thành lập ban quản lý dự án và uỷ quyền cho ban quan lý này chịu trách nhiệm về dự án
Công tác đấu thầu:
Đấu thầu giúp công ty chọn được nhà thầu cung cấp các sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng và giá cả tốt nhất, điều đó thuận lợi cho chủ đầu tư đảm bảo chất lượng công trình và tiết kiệm được chi phí đầu tư. Thêm vào đó đảm bảo tính khách quan loại trừ được khả năng các thành viên trong công ty móc ngoặc với các nhà thầu để thu lợi nhuận bất chính. Tuỳ theo tính chất dự án hay gói thầu mà công ty tiến hành tổ chức đấu thầu cạnh tranh, chỉ định, hạn chế....
Quy trình tổ chức lựa chọn nhà thầu Tập đoàn Tập đoàn Công ty Tổ chấm thầu Tập đoàn Công ty Công ty Thông báo và ký hợp đồng Lâp kế hoạch đấu thầu
Phê duyệt kế hoạch đấu thầu
Lập hồ sơ mời thầu
Thẩm định hồ sơ mời thầu
Phê duyệt hồ sơ mời thầu
Tổ chức đấu thầu
Thành lập tổ chấm thầu
Chấm thầu
Duyệt kết quả đấu thầu
(1) Công tác lập kế hoạch đấu thầu do công ty thuê tư vấn lập, trong đó có phương thức đấu thầu, kế hoạch mời thầu, phương pháp chấm thầu, các thang điểm , các chỉ tiêu chấm thầu....Khi lập xong tổ chức tư vấn trình Tập đoàn công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam xét duyệt
(2) Tập đoàn có nhiệm vụ thẩm định lại kế hoạch đấu thầu do tổ chức tư vấn lập, công việc này có thể do các chuyên gia của Tập đoàn làm hoặc thuê một tổ chức tư vấn khác có chuyên môn về thẩm định đấu thầu thẩm định (3) Sau khi Tập đoàn phê duyệt kế hoạch đấu thầu, công ty bắt tay vào lập hồ
sơ mời thầu, hầu hết do tính chất kỹ thuật phức tạp của các dự án nói chung và các gói thầu nói riêng nên công ty thường thuê tư vấn lập hồ sơ mời thầu, chỉ có một số gói thầu đơn giản công ty có thể tự lập. Khi đó ban quản lý của gói thầu đó kết hợp với phòng ban chức năng có liên quan tới gói thầu cùng chịu trách nhiệm lập hồ sơ mời thầu sau đó trình lên Tập đoàn phê duyệt
(4) Phòng chức năng, chuyên môn của Tập đoàn có thể tự thẩm định hồ sơ mời thầu hoặc thuê tư vấn thẩm định và hầu hết hồ sơ mời thầu của các dự án đều thuê tư vấn, phòng thẩm định của Tập đoàn chỉ có nhiệm vụ thẩm định lại lần cuối khi tổ chức tư vấn đã thẩm định
(5) Khi hồ sơ mời thầu đã được duyệt Tập đoàn có văn bản phê duyệt hồ sơ mời thầu và gửi xuống công ty để công ty có thể triển khai tổ chức đấu thầu
(6) Việc tổ chức đấu thầu do chính công ty đảm nhiệm, gồm các công việc chính sau
-Bán hồ sơ mời thầu
-Công khai thông tin đấu thầu trên các phương tiện thông tin đaị chung như báo chí, truyền hình...(đối với các dự án đấu thầu cạnh tranh rộng rãi) hoặc thông báo, gửi giấy mời thầu tới các đơn vị mà công ty cho là đủ tiêu chuẩn tham gia(đối với các dự án, gói thầu chỉ định, hạn chế)
-Tổ chức đấu thầu
(7)Ngay sau buổi mở thầu khi các hồ sơ hợp lệ được đóng dấu niêm phong và bảo quản, công ty tiến hành thành lập một tổ chuyên môn chấm thầu với sự tham gia của 2 cán bộ trong công ty và các cán bộ của các phòng chức năng. Với gói thầu hạng mục nào thì các cán bộ phòng chuyên môn đó được phân công tham gia vào tổ xét thầu đó. Thành phần của tổ chuyên gia xét thầu gồm có: 4 tổ viên và 1 tổ trưởng. Nhiệm vụ của tổ chuyên gia xét thầu như sau:
- Xem xét tính hợp lệ, hợp pháp của Hồ sơ dự thầu. - Làm rõ hồ sơ dự thầu.
- Bảo quản các tài liệu, biên bản của quá trình mở thầu và xét thầu. -Chấm thầu
- Tổng hợp kết quả đánh giá các hồ sơ dự thầu và lập báo cáo xét thầu.
(8) Căn cứ và tiêu chuẩn thang điểm của chuyên gia tư vấn, tổ chuyên gia xét thầu tiến hành chấm thầu các hồ sơ hợp lệ. Tuỳ theo tính chất của từng dự án, gói thầu mà tính điểm kỹ thuật hay điểm tổng hợp
(9) Sau khi thấm thầu công ty trình lên Tập đoàn kết quả đấu thầu để xin phê duyệt, quá trình kiểm tra lại tính hợp pháp và độ chính xác của kết quả đấu thầu này do phòng chức năng của Tập đoàn đảm nhiệm
(10) Công ty công báo kết quả đấu thầu và tên nhà thầu được chọn, các nhà thầu khác không được chọn công ty không phải trình bày nguyên nhân
(11) Nếu hai bên cùng nhất trí thì tiến tới thương thảo và ký hợp đồng Công tác xây lắp, thiết bị, máy móc
Trong giai đoạn này công tác quản lý dự án luôn được công ty quan tâm sát sao vì chi phí xây lắp, mua sắm máy móc thiết bị chiếm tỷ trọng lớn trong tổng mức đầu tư của một dự án và những công trình, máy móc thiết bị quyết định chính khả năng vận hành hoạt động sản xuất của công ty sau này. Vấn đề cần quan tâm nhất trong giai đoạn này chính là mối quan hệ giữa chi phí-chất lượng-thời gian