II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠ
2.7.Công tác quản lý thông tin:
1. Giải pháp về tổ chức bộ máy quản lý
2.7.Công tác quản lý thông tin:
-Tổ chức sắp xếp lại cơ cấu tổ chức của công ty sao cho thông tin được đưa đến các bộ phận chức năng quản lý được nhanh nhất và chính xác nhất.
-Thực hiện phân cấp rõ ràng đối với từng bộ phận tham gia vào công tác quản lý
-Thu thập và sử lý thông tin hiệu quả phục vụ cho công tác quản lý dự án +Công tác thu thập và xử lý thông tin phục vụ công tác quản lý dự án đầu tư là vô cùng cần thiết. Tính cập nhật và đầy đủ của thông tin, định tính cũng như định lượng ảnh hưởng không nhỏ tới công tác quản lý dự án. Mọi thông tin mà công ty sử dụng phải có cơ sở tin cậy, chỉ rõ được nguồn cung cấp và có phương pháp xử lý hợp lý.
+Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay việc thu thập thông tin để phục vụ công tác quản lý dự án là hết sức thuận lợi. Tuy nhiên, việc thu thập thông tin không chỉ dừng lại trong việc thu thập các thông tin từ sách báo, mạng internet mà nhiều khi các cán bộ quản lý còn phải biết thực hiện nhiều biện pháp khác để thu thập các thông tin hữu ích phục vụ cho công việc của mình : thu thập thông tin từ các đối thủ cạnh tranh, các bạn hàng, các số liệu văn bản có tính chất công khai hay hạn chế, chính thống hay không chính thống về điều tra giá thành sản phẩm cùng loại của các đơn vị khác, giá mua thiết bị cùng loại của các đơn vị khác để từ đó có thể so sánh, tìm hiểu nguyên nhân và hiệu chỉnh dự án theo hướng có lợi hơn. Việc sử dụng hữu ích các nguồn thông tin này sẽ đảm bảo cho cán bộ quản lý đề ra các phương án sử dụng nguồn lực có lợi nhất, đồng thời quản lý được rủi ro của dự án một cách hiệu quả nhất. Cán bộ quản lý nói chung và cán bộ quản lý dự án nói riêng cần thiết phải thực hiện xây dựng, cập nhật và quản lý kho dữ liệu thông tin. Theo đó, tất cả các thông tin được thu thập dưới bất kỳ hình thức nào phải được phân loại và lưu trữ một cách khoa học để phục vụ cho việc sử dụng dữ liệu cho những dự án khác.
+Việc thu thập được nhiều thông tin kịp thời và thuận lợi như vậy cũng đặt những cán bộ quản lý dự án trước những khó khăn trong việc xử lý thông tin do việc khối lượng thông tin quá nhiều có thể dẫn tới tình trạng bị nhiễu thông tin hoặc
nguồn thông tin không đáng tin cậy. Do vậy cần phải phân loại thông tin để lựa chọn những thông tin cần thiết và kiểm tra độ chính xác của thông tin.
Để hoàn thiện công tác thu thập và xử lý thông tin phải loại bỏ các trang thiết bị lỗi thời gây mất thời gian trong quá trình sử dụng, công ty cần đầu tư các trang thiết bị tiến tiến hiện đại như máy vi tính có cấu hình mạnh, kết nối internet với đường truyền có tốc độ cao, ứng dụng các phần mềm hiện đại để tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác trong tính toán và nâng cao hiện quả trong quản lý... Bên cạnh đó phải thường xuyên đào tạo, nâng cao trình độ tin học cho các nhân viên để họ có thể sử dụng tương thích, khai thác được hết các tính năng của các thiết bị này.