Tổ chức công tác kế toán NVL tại Công ty Điện lực thành phố Hà Nội (2007)

Tổ chức công tác kế toán NVL tại Công ty Điện lực thành phố Hà Nội (2007)

Lời nói đầu

Mỗi doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng là một tế bào của nềnkinh tế, muốn đứng vững đợc trên thị trờng thì phải tạo ra cho mình sức mạnhcạnh tranh Muốn vậy, các nhà doanh nghiệp phải biết sử dụng các công cụquản lý tài chính sao cho phù hợp với đặc thù kinh doanh của ngành mình.

Xuất phát từ nhu cầu trên, hạch toán kế toán đã trở thành công cụ quantrọng, đắc lực trong việc quản lý, điều hành các hoạt động, tính toán và kiểmtra việc bảo toàn, sử dụng và mở rộng tài sản, vật t, tiền vốn đảm bảo cho quátrình sản xuất liên tục, quản lý và sử dụng một cách tốt nhất các yếu tố chi phítạo đựơc hiệu quả trong sản xuất kinh doanh Trong đó, hạch toán nguyên vậtliệu đóng vai trò quan trọng vì nguyên vật liệu là cơ sở vật chất tạo ra thực thểsản phẩm, chiếm tỷ trọng khá lớn trong chi phí và giá thành sản phẩm, tácđộng lớn đến quá trình sản xuất kinh doanh Do đó, việc sử dụng hợp lý, tiếtkiệm chi phí nguyên vật liệu trên cơ sở định mức và dự toán chi phí là biệnpháp hữu hiệu để hạ thấp chi phí, giảm giá thành sản phẩm.

Trong ngành điện nguyên vật liệu có chủng loại đa dạng, có đặc tính vàcông dụng không giống nhau, quản lý phức tạp, không phải nguyên vật liệunào cũng có thể bảo quản trong kho đợc Do vậy, việc tổ chức hạch toán tốt,quản lý tốt nguyên vật liệu là một công việc hết sức quan trọng và cần thiết,có nh vậy mới tăng đợc lợi nhuận và Nhà nớc mới tiết kiệm đợc vốn để xâydựng đợc nhiều công trình phục vụ cho sản xuất và sinh hoạt trong đời sốngcủa nhân dân.

Qua thời gian thực tập tại Công ty Điện lực thành phố Hà Nội, tìm hiểuthực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty, nhận thức đợc tầmquan trọng của nguyên vật liệu, áp dụng những kiến thức đợc học cùng với sựhớng dẫn tận tình của Cô giáo Đỗ Hơng và các cô, các anh chị phòng Tàichính kế toán của Công ty Điện lực thành phố Hà Nội, em đã đi sâu nghiêncứu đề tài: "Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Điện lựcthành phố Hà Nội", nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu nhất làtrong điều kiện áp dụng máy vi tính hiện nay.

Bài chuyên đề này ngoài lời nói đầu và kết luận còn có 3 phầnchính:

ơng 1 : Lý luận chung về kế toán nguyên liệu, vật liệu.Ch

ơng 2 : Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán nguyên liệu, vật

liệu ở Công ty Điện lực thành phố Hà Nội.

ơng 3 : Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật

liệu tại Công ty Điện lực thành phố Hà Nội.

Chơng 1

Lý luận chung về tổ chức công táckế toán nguyên vật liệu

1.1.Sự cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu 1.1.1.Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là đối tợng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bảntrong quá trình sản xuất kinh doanh.

Nguyên vật liệu tham gia vào một chu kỳ sản xuất và không giữ nguyênhình thái vật chất ban đầu của nó.

Giá trị của nguyên vật liệu bị hao mòn toàn bộ trong quá trình sử dụngcho nên nó đợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanhtheo kỳ.

1.1.2.Vai trò, vị trí của nguyên vật.

Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu là một trong ba yếu tốcơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh và là cơ sở vật chất chính hình thànhlên sản phẩm Do đặc điểm nó chỉ tham gia vào một quá trình sản xuất và đợctiêu dùng toàn bộ không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu, giá trị của nóđợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra Cho nên, cóthể nói nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu đợc ở bất kỳquá trình sản xuất nào Dới hình thái giá trị nó đợc biểu hiện bằng vốn luđộng Chính vì lý do này nguyên vật liệu đợc quản lý tốt tức là đã quản lý tốtvốn sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp

1.1.3.Đặc điểm yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.

Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sảnxuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ cả hai chỉ tiêu hiện vật và giátrị ở mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản dự trữ, đến khâu sử dụng.

Để có đợc nguyên vật liệu đáp ứng kịp thời quá trình sản xuất kinhdoanh trong doanh nghiệp thì nguồn chủ yếu là thu mua Do đó, ở khâu nàycần quản lý chặt chẽ về số lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại, giá mua, chiphí mua, thực hiện kế hoạch thu mua đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kếhoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Đối với khâu bảo quản, doanh nghiệp cần phải tổ chức tốt hệ thống khotàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phơng tiện cân, đo, đong đếm cũng nh thựchiện đầy đủ chế độ bảo quản hợp lý đối với nguyên vật liệu để tránh h hỏngmất mát.

Trong khâu sử dụng, phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm cóhiệu quả Việc tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá trị nguyên vật liệuxuất dùng trên cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọngtrong việc giảm chi phí, hạ giá thành từ đó tăng tích luỹ cho doanh nghiệp.

Đối với khâu dự trữ, đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đợc định mứcdự trữ tối đa và mức dự trữ tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinhdoanh đợc tiến hành bình thờng, không bị ngừng trệ, gián đoạn do công việccung ứng nguyên vật liệu không kịp thời hoặc gây ứ đọng vốn do dự trữ quánhiều.

Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức tiêu hao và dự toánchi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất (giá thànhsản phẩm) làm cho lợi nhuận tăng và phần tích luỹ của doanh nghiệp cũngtăng lên Do vậy, trong khâu sử dụng nguyên vật liệu cần phải tổ chức tốt việcghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng sử dụng cũng nh khoản chi phí nguyênvật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm, nhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đếnviệc tăng hoặc giảm chi phí nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm.

Nh vậy, quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đếnsử dụng là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý và luônđuợc các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm.

1.1.4.Nhịêm vụ của kế toán nguyên vật liệu.

Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu trong doanhnghiệp cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêucầu quản lý của nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.

- Tổ chức phân loại chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơngpháp hạch toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổnghợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của nguyên vật liệutrong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chiphí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

- Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch muacũng nh tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất nhằm thúcđẩy nhanh quá trình chuyển hoá của nguyên vật liệu, hạn chế ứ đọng nguyênvật liệu để rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh.

1.2- Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu.1.2.1- Phân loại nguyên vật liệu.

Trong mỗi doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong hoạt động sản xuấtkinh doanh nên phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau Mỗi loạinguyên vật liệu lại có vai trò, công dụng, tính chất lý, hoá học khác nhau Do

đó, việc phân loại nguyên vật liệu có cơ sở khoa học là điều kiện quan trọngđể có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vậtliệu phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp.

Phân loại nguyên vật liệu là việc nghiên cứu, sắp xếp các loại nguyênvật liệu theo từng nội dung, công dụng, tính chất thơng phẩm của chúng,nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.

*) Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thìnguyên vật liệu đợc chia thành các loại sau:

+ Nguyên vật liệu chính: là đối tợng lao động cấu thành nên thực thểcủa sản phẩm Các doanh nghiệp khác nhau thì nguyên vật liệu chính khônggiống nhau nh sắt, thép, xi măng, gạch… trong doanh nghiệp xây dựng cơ trong doanh nghiệp xây dựng cơbản; vải trong doanh nghiệp may mặc… trong doanh nghiệp xây dựng cơĐối với các doanh nghiệp mà tiếp tụcsản xuất kinh doanh từ những bán thành phẩm mua ngoài thì những bán thànhphẩm đó cũng đợc coi là nguyên vật liệu chính nh dây nhôm, cột điện… trong doanh nghiệp xây dựng cơ trongđơn vị sản xuất kinh doanh điện.

+ Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng làmtăng chất lợng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việcquản lý sản xuất, bao gói sản phẩm nh thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn,… trong doanh nghiệp xây dựng cơ

+ Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợngtrong quá trình sản xuất kinh doanh gồm: xăng, dầu, than, củi, khí gas… trong doanh nghiệp xây dựng cơ ợc đsử dụng để phục vụ cho công nghệ sản xuất, cho phơng tiện vận tải, máy mócthiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh.

+ Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thaythế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải, phơng tiện truyềndẫn.

+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị cần lắpvà thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ, vật kết cấu… trong doanh nghiệp xây dựng cơ dùng cho công tácxây lắp, xây dựng cơ bản.

+ Vật liệu khác: Là các loại vật liệu không đợc xếp vào các loại kể trên,các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ việcthanh lý tài sản cố định… trong doanh nghiệp xây dựng cơ

Cách phân loại này là cơ sở để xác định định mức tiêu hao, định mức dựtrữ cho từng loại, từng thứ từng nhóm nguyên vật liệu Và là cơ sở để hạchtoán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp (theo dõi số lợng, giá trị).

*) Căn cứ vào nguồn hình thành: Nguyên vật liệu đợc chia thành hainguồn:

+ Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận vốn góp liêndoanh, nhận biếu tặng,… trong doanh nghiệp xây dựng cơ

+ Nguyên vật liệu tự chế: do doanh nghiệp tự gia công chế biến hay còngọi là nguyên vật liệu tự chế.

Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kếhoạch sản xuất nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế nguyênvật liệu nhập kho.

*) Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chianguyên vật liệu thành:

- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm:+ Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm.

+ Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xởng, dùng cho bộ phậnbán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp.

- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: Nhợng bán; đem góp vốn liêndoanh; đem quyên tặng.

*) Các đối tợng quản lý có liên quan đến việc tổ chức kế toán nguyênvật liệu cần thiết phải tiến hành mã hoá nh:

- Mã hoá các loại nguyên vật liệu bao gồm: Các loại nguyên vật liệuchính, các loại nguyên vật liệu phụ, các loại nguyên vật liệu khác.

- Mã hóa các kho chứa

- Mã hóa hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp sử dụng- Mã hoá các đơn vị cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp.

*) Đối với các doanh nghiệp tổ chức kế toán nguyên vật liệu trên máytính.

Hiện nay trong các doanh nghiệp, nguyên vật liệu có rất nhiều chủngloại phong phú và biến động thờng xuyên Do đó, để tổ chức kế toán nguyênvật liệu đợc chặt chẽ, hợp lý yêu cầu đặt ra là phải quản lý tới từng loại, từngnhóm, và từng thứ, từng danh điểm Với yêu cầu này, đòi hỏi phải mã hoá đốitợng kế toán nguyên vật liệu đến từng danh điểm Vì vậy danh mục nguyênvật liệu đợc xây dựng chi tiết từng danh điểm và khi kết hợp với TK hàng tồnkho (TK 152) sẽ tạo ra hệ thống sổ chi tiết từng nguyên vật liệu Khi nhập dữliệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm nguyên vật liệu và để tăng cờng tính tựđộng hoá, có thể đặt sẵn mức thuế suất thuế GTGT của từng nguyên vật liệu ởphần danh mục.

1.2.2- Đánh giá nguyên vật liệu.

Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của nguyên vật liệu ởnhững thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định.

1.2.2.1-Khi đánh giá nguyên vật liệu phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

*) Nguyên tắc giá gốc : Là một bộ phận của hàng tồn kho nên khi đánhgiá nguyên vật liệu cần thiết phải tuần thủ nguyên tắc giá gốc theo chuẩn mực02- hàng tồn kho.Giá gốc hay đợc gọi là trị giá vốn thực tế của nguyên vậtliệu; là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có đợc nguyên vậtliệu đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại.

*) Nguyên tắc thận trọng : Nguyên vật liệu đợc đánh giá theo giá gốc,nhng trờng hợp giá trị thuần có thể thực hiện đợc thấp hơn giá gốc thì tínhtheo giá trị thuần có thể thực hiện đợc

*) Nguyên tắc nhất quán: Các phơng pháp kế toán áp dụng trong đánhgiá nguyên vật liệu phải đảm bảo tính nhất quán ít nhất là trong một niên độkế toán

Ngoài các nguyên tắc trên thì khi đánh giá nguyên vật liệu vẫn còn phảituân thủ thêm nguyên tắc hoạt động liên tục Nguyên tắc này đòi hỏi mọi loạitài sản trong đó có nguyên vật liệu phải đợc ghi nhận theo giá gốc.

1.2.2.2- Đánh giá nguyên vật liệu.

a Xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho.

Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho đợc xác định theo từngnguồn nhập:

*) Nhập kho do mua ngoài: trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm : giámua, các loại thuế không đợc hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quảntrong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việcmua nguyên vật liệu, trừ đi các khoản chiết khấu thơng mại và giảm giá hàngmua do không đúng quy cách, phẩm chất.

Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì giámua ghi trên hoá đơn là giá cha có thuế GTGT.

Còn đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếphoặc không thuộc đối tợng nộp thuế GTGT thì giá ghi trên hoá đơn là giá gồmcả thuế GTGT.

*) Nhập do tự sản xuất, chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giáthành sản xuất của nguyên vật liệu tự sản xuất, chế biến.

*) Nhập do thuê ngoài gia công chế biến: nh thép phục vụ cho sản xuấtchế tạo xe máy, xe đạp Trị giá thực tế nhập kho là trị giá vốn thực tế của vậtliệu xuất kho để thuê ngoài gia công chế biến cộng số tiền phải trả cho ngờinhận gia công chế biến cộng các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận.

*) Nhập nguyên vật liệu do nhận vốn góp liên doanh: Trị giá vốn thực tếcủa nguyên vật liệu nhập kho là giá do hội đồng liên doanh thoả thuận cộngvới các chi phí khác phát sinh khi tiếp nhận nguyên vật liệu.

*) Nhập nguyên vật liệu do đợc cấp: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giághi trên biên bản giao nhận cộng các chi phí phát sinh khi nhận.

*) Nhập nguyên vật liệu do đợc biếu tặng, đợc tài trợ: trị giá vốn thực tếnhập kho là giá trị hợp lý công các chi phí khác phát sinh.

*) Nhập nguyên vật liệu do thu hồi phế liệu từ sản xuất, thanh lý TSCĐ,công cụ dụng cụ: đợc đánh giá theo giá ớc tính (giá thực tế có thể sử dụng đợchoặc bán đợc).

*) Trong điều kiện áp dụng máy vi tính:

Trong điều kiện áp dụng máy vi tính, các nghiệp vụ nhập nguyên vậtliệu cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí mua đợc tính vào giávốn hàng nhập kho Trờng hợp nhập cùng một phiếu nhiều loại nguyên vậtliệu thì chơng trình cũng cho phép nhập cùng nhng phải cùng kho Nếu phátsinh chi phí thu mua, cần phân bổ chi phí cho từng loại nguyên vật liệu nhậpkho để làm căn cứ tính giá vốn xuất kho Để tạo điều kiện thuận lợi cho việcnhập các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu cần thiết xây dựng danh mục chi tiếtcác chứng từ nhập nh: phiếu nhập vật liệu, phiếu nhập vật liệu mua nhập khẩu,

Yêu cầu đối với ch

… trong doanh nghiệp xây dựng cơ ơng trình là không chỉ quản lý đợc nguyên vật liệu nhậpkho mà còn phải tổng hợp các nghiệp vụ nhập để trình bày trên tờ khai thuếGTGT đầu vào đợc khấu trừ Bên cạnh đó, để tăng cờng tính tự động hoá khinhập dữ liệu, chơng trình phải tự động tính thuế GTGT khi nhập giá mua, mứcthuế suất thuế GTGT và điền vào bút toán.

b Xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho.

Nguyên vật liệu đợc nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thờiđiểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau Do đó, khi xuất kho nguyên vậtliệu tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiệntrang bị phơng tiện kĩ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp có thể xác định trịgiá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho theo một trong bốn phơng phápđợc quy định trong chuẩn mực hàng tồn kho ( chuẩn mực số 02) sau:

*) Ph ơng pháp tính theo giá đích danh

Nội dung: Theo phơng pháp này khi xuất kho nguyên vật liệu thì căn cứvào số lợng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giávốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho.

Điều kiện áp dụng: phơng pháp này đựoc áp dụng cho những doanhnghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, giá trị của từng loại nguyên vật liệu t -ơng đối lớn có thể nhận diện đợc từng lô hàng.

Nhợc điểm: phơng pháp này trở nên phức tạp khó theo dõi nếu doanhnghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu.

*) Ph ơng pháp giá bình quân gia quyền.

Nội dung: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho đợc tính căncứ vào số lợng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theocông thức:

Trị giá vốn thựctế nguyên vậtliệu xuất kho =

số lợng nguyên vật

liệu xuất kho X đơn giá bìnhquân gia quyền

Đơn giábình

Trị giá thực tế nguyênvật

liệu tồn đầu kỳ +

trị giá vốn thực tếnguyên vật liệu nhập

trong kỳsố lợng nguyên vật liệu

tồn đầu kỳ + số lợng nguyên vật liệunhập trong kỳ- Đơn giá bình quân thờng đợc tính cho từng thứ nguyên vật liệu.- Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ ( đợc tính vào cuối kỳ kếtoán) đợc gọi là ĐGBQ cả kỳ hay ĐGBQ cố định Theo cách tính này khối l-ợng tính toán giảm nhng chỉ tính đựoc trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệuvào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời.

- Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập hoặc tính vào thờiđiểm trớc mỗi lần xuất đợc gọi là ĐGBQ liên hoàn hay ĐGBQ di động Theocách tính này, xác định đợc trị giá vốn thực tế hàng ngày cung cấp thông tin đ-ợc kịp thời Tuy nhiên, khối lợng công việc tính toán sẽ nhiều hơn nên phơngpháp này rất thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại nguyên vật liệu

không nhiều, hoặc có chủng loại nguyên vật liệu nhiều nhng đã làm kế toántrên máy.

*) Ph ơng pháp nhập tr ớc xuất tr ớc (FIFO )

Nội dung: Phơng pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trớc sẽ đợcxuất trớc và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập Do vậy, trị giá vốn thực tếcủa hàng tồn kho cuối kỳ đợc tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng.

Điều kiện áp dụng: Phơng pháp này áp dụng thích hợp với những doanhnghiệp sử dụng nhiệu loại nguyên vật liệu theo dõi đợc số lợng, đơn giá củatừng lần nhập.

*) Ph ơng pháp nhập sau xuất tr ớc (LIFO ).

Nội dung: Theo phơng pháp này giả định hàng nào nhập sau sẽ đợc xuấttrớc, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập của nhãng lần nhập sau cùng Dovậy, trị giá vốn thực tế của hàng tồn cuối kỳ đợc tính theo đơn giá của nhữnglần nhập đầu tiên.

Điều kiện áp dụng: Phơng pháp này áp dụng thích hợp với những doanhnghiệp sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu, theo dõi đợc số lợng, đơn giá củatừng lần nhập.

Nhợc điểm của phơng pháp này là khối lợng tính toán nhiều, phức tạpdễ xảy ra sai sót nếu đơn vị nào tính toán thủ công Vì vậy, sẽ phù hợp hơn vớidoanh nghiệp nào thực hiện kế toán trên máy.

* Các phơng pháp khác: Trong thực tế ngoài các phơng pháp tính trị giá vốn

thực tế của nguyên vật liệu theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho quy định thìcác doanh nghiệp còn áp dụng các phơng pháp sau:

+ Phơng pháp tính theo đơn giá tồn đầu kỳ: Phơng pháp này tính trị giá vốnthực tế nguyên vật liệu xuất kho trên cơ sở số lợng nguyên vật liệu xuất kho vàđơn giá thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ.

Trị giá vốn thực tếnguyên vật liệu

số lợng nguyên vật

liệu xuất kho X đơn giá thực tếtồn đầu kỳ+ Tính theo giá hạch toán: Giá hạch toán của nguyên vật liệu là giá dodoanh nghiệp tự quy định (có thể là giá kế hoạch, hoặc giá thống kê gần sátvới giá thực tế) và đợc sử dụng chi tiết và thống nhất trong một thời gian dài.Hàng ngày sử dụng giá này để ghi sổ kế toán ghi trên chứng từ phiếu xuấtkho, nhập kho Cuối kỳ kế toán điều chỉnh giá hạch toán về giá thực tế tuânthủ theo nguyên tắc giá vốn trình bày trong tài khoản kế toán, sổ kế toán tổnghợp, báo cáo tài chính theo hệ số giá.

Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà hệ sốgiá nguyên vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ, từng nhóm hoặc cho cả loạinguyên vật liệu.

*)Trong điều kiện áp dụng máy vi tính hiện nay: Đối với các nghiệp vụxuất nguyên vật liệu thì chơng trình phải tự động tính đợc giá vốn xuất kho.Theo quy định, giá vốn của nguyên vật liệu xuất kho có thể tính đợc bằng mộttrong các phơng pháp trên Khi xuất kho nguyên vật liệu cần thiết phải lựachọn các chứng từ phù hợp, các chứng từ này đã đặt sẵn giá trị là ghi TK Có152, kế toán ghi Nợ TK liên quan và nhập số chứng từ phiếu xuất, tên nguyênvật liệu, số lợng, tên kho, chơng trình sẽ thông báo số lợng tồn kho ở mỗi khocó đủ xuất hay không và tính ra giá vốn để điền vào bút toán Tuy nhiên, ch-ơng trình cũng có thể cha tính ngay đợc mà phải tính lại giá vốn Khi xuấtnguyên vật liệu cho sản xuất còn cần phải chỉ ra tên đối tợng để tập hợp chiphí sản xuất theo khoản mục tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành.

1.2.3.Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa thủ khovà phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảotheo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động từng loại, nhóm, thứnguyên vật liệu về số lợng và giá trị.

- Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Phải theo dõi đợc tình hình nhập, xuất kho của từng thứ, từng nhóm,từng loại nguyên vật liệu về hiện vật đối với từng kho, về cả hiện vật và giá trịvới phòng kế toán.

+ Phải đảm bảo khớp đúng về nội dung các chỉ tiêu tơng ứng giữa số liệuhạch toán chi tiết ở kho và ở phòng kế toán, giữa số liệu của kế toán tổng hợpvà kế toán chi tiết.

thực tế NVLxuất kho =

trị giá hạch toán

NVL xuất kho x hệ số giá (H)

+ Phải đảm bảo cung cấp thông tin kế toán kịp thời theo yêu cầu quản lý.Do đó, phải xây dựng đợc mối quan hệ về việc luân chuyển chứng từ giữa khovà phòng kế toán.

1.2.3.1- Chứng từ sử dụng.

- Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ

kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật t đều phải lập chứng từ đầyđủ, kịp thời, đúng chế độ quy định.

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKTngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ tr-ởng Bộ Tài chính, các chứng từ về vật t hàng hoá bao gồm:

+ Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) + Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) + Biên bản kiểm kê vật t (mẫu 08-VT)

Mọi chứng từ kế toán về nguyên vật liệu phải đợc tổ chức luân chuyểntheo trình tự và thời gian do kế toán trởng quy định, phục vụ cho việc phảnánh, ghi chép, tổng hợp kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan.

1.2.3.2- Các sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu

- Sổ kế toán chi tiết phục vụ cho việc hạch toán chi tiết các nghiệp vụkinh tế liên quan đến đối tợng kế toán cần hạch toán chi tiết Tuỳ thuộc vàophơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp màsử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết nh sau:

- Thẻ kho.

- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu.- Sổ đối chiếu luân chuyển.

- Sổ số d.

Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể sử dụng các bảng kênhập, xuất; các bảng luỹ kế tổng hợp nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu phục vụcho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản, nhanh chóng, kịp thời.

1.2.3.3- Các phơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Tuỳ thuộc vào điều kiện thực tế của doanh nghiệp mình mà có thể ápdụng một trong ba phơng pháp kế toán chi tiết sau:

- Phơng pháp ghi thẻ song song.

- Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển.- Phơng pháp ghi sổ số d.

Ba phơng pháp có điểm giống nhau là ở kho: thủ kho dùng thẻ kho đểghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật t theo chỉtiêu số lợng.

Khi nhận chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu, thủ kho phải kiểm tratính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thựcxuất vào chứng từ và thẻ kho; cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồntrên thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã phân loại theotừng thứ vật t cho phòng kế toán.

Tuy nhiên điểm khác nhau giữa các phơng pháp này là ở phòng kế toán:*) Đối với phơng pháp ghi thẻ song song:

Sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập-xuất cho từng thứnguyên vật liệu theo cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị Việc ghi chép vào sổnày dựa trên cơ sở các chứng từ nhập- xuất kho.

Cuối tháng mở Bảng kê nhập-xuất-tồn (tổng hợp các sổ (thẻ) trên) theotrật tự loại, nhóm, thứ sau đó đối chiếu:

+ Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho.

+ Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập –xuất- tồn vớisố liệu trên sổ kế toán tổng hợp.

+ Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế.

Trình tự sổ đợc khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp ghi thẻ song

Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Đối chiếu hàng tháng

Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu.

Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp vềchỉ tiêu số lợng, khối lợng ghi chép còn nhiều.

Điều kiện áp dụng: thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loạivật t; việc nhập xuất diễn ra không thờng xuyên Tuy nhiên, trong điều kiệndoanh nghiệp đã làm kế toán máy thì phơng pháp này vẫn áp dụng cho doanhnghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu Nhập, xuất diễn ra thờng xuyên.

*) Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển

- ở phòng kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển(mở cho cả năm) đểphản ánh tình hình nhập- xuất- tồn cho từng thứ nguyên vật liệu theo cả haichỉ tiêu số lợng và giá trị Là sự kết hợp giữa sổ kế toán chi tiết nguyên vậtliệu với bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn trong phơng pháp trên.

Việc đối chiếu số liệu giống nh phơng pháp ghi thẻ song song nhng chỉtiến hành vào cuối tháng.

- Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân

Bảng kê tồn

nhập-xuất-Sổ kế toán tổng hợp

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Đối chiếu cuối tháng

- Ưu điểm: khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm bớt do chỉ ghi một

lần vào cuối tháng.

- Nh ợc điểm : Phơng pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa kho vàphòng kế toán về chỉ tiêu số lợng; việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòngkế toán chỉ đợc tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của

kế toán.

- Điều kiện áp dụng: thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại

nguyên vật liệu ít Không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuấthàng ngày; phơng pháp này thờng ít áp dụng trong thực tế.

- Phòng kế toán: Mở bảng kê luỹ kế nhập và Bảng kê luỹ kế xuất Cuốitháng căn cứ vào các bảng kê này để cộng tổng số tiền theo từng nhómnguyên vật liệu để ghi vào Bảng kê nhập- xuất- tồn Đối chiếu số liệu trênBảng kê nhập-xuất- tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.

Trình tự ghi sổ đợc khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.2: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp sổ số d

Thẻ khoPhiếu nhập

Phiếu xuất khoSổ số d

Phiếu giao nhận chứng

từ

Phiếu giao nhận chứng

từBảng kê luỹ kế

Bảng kê nhập-xuất-tồn

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Đối chiếu hàng ngày

Ưu điểm: Giảm đợc khối lợng ghi chép do kế toán chỉ ghi chép theo chỉ tiêu số tiền và ghi theo nhóm nguyên vật liệu.

+ Phơng pháp này đã kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ vàhạch toán kế toán Kế toán đã thực hiện kiểm tra đợc thờng xuyên việc ghichép và bảo quản trong kho của thủ kho Công việc đợc dàn đều trong tháng.- Nh ợc điểm : Kế toán cha theo dõi chi tiết đến từng thứ nguyên vậtliệu, nên phải căn cứ vào thẻ kho thì mới có đợc số liệu về tình hình nhập,xuất tồn của từng thứ nguyên vật liệu.

- Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vậtliệu, việc nhập-xuất diễn ra thờng xuyên Doanh nghiệp đã xây dựng đợc hệthống giá hạch toán và xây dựng đợc hệ thống danh điểm nguyên vật liệu.Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng.

1.2.4- kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

1.2.4.1- Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai

th-ờng xuyên

1.2.4.1.1-Đặc điểm phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp kế toán phải tổ chứcghi chép một cách thờng xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và

tồn kho của nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho

Việc xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho đợc tính căn

cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho và tính theo các phơng pháp đã trìnhbày ở phần trên.

Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho trên tài khoản, sổ kếtoán đợc xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu, kế

toán sử dụngTài khoản 152 - Nguyên vật liệu

Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, biến động tăng giảm củacác loại nguyên vật liệu theo giá thực tế Kết cấu TK 152 :

-Bên Nợ :

+ Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuêngoài gia công chế biến, nhận góp vốn liên doanh, đợc cấp hoặc nhập từnguồn khác

+ Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê.- Bên Có :

+ Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho dùng cho sản xuất, xuất bán,thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh.

+ Trị giá NVL đợc giảm giá, CKTM hoặc trả lại ngời bán.+ Trị giá NVL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê.

- D Nợ :

+ Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho

Tài khoản 152 có thể đợc mở theo dõi chi tiết các TK cấp 2 theo từng loạinguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầuquản trị doanh nghiệp, bao gồm:

TK 1521- Nguyên vật liệu chính TK 1522- Vật liệu phụ

- Tài khoản 151- Hàng mua đang đi đờng.

Tài khoản này phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu màdoanh nghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán nhng chavề nhập kho doanh nghiệp.Và trị giá hàng đang đi đờng cuối kỳ.

Kết cấu TK 151:-Bên Nợ:

+ Giá trị nguyên vật liệu đang đi đờng.- Bên Có:

+ Giá trị nguyên vật liệu đi đờng đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tợng sử dụng.

- D Nợ:

+ Giá trị nguyên vật liệu đi đờng cha về nhập kho.

- Tài khoản 331- Phải trả ngời bán.

TK này dùng để phản ánh mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệpvới ngời bán, ngời nhận thầu về các khoản vật t, lao vụ theo hợp đồng đã kýkết.

Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng hợp tăng, giảm nguyên vật liệucòn sử dụng nhiều tài khoản liên quan khác: TK 111, TK 112, TK141, TK411, TK 621, TK 627, TK 641… trong doanh nghiệp xây dựng cơ

1.2.4.1.2- Phơng pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu.

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyênđợc biểu diễn dới sơ đồ sau (Sơ đồ: 1.3)

1.2.4.2- Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp kế toán không tổ chức ghichép một cách thờng xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho củaNVL trên các tài khoản hàng tồn kho Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giávốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ.

Trị giá vốn thực tế của NVL nhập, xuất kho hàng ngày đợc phản ánhtheo dõi trên tài khoản “mua hàng”

Việc xác định trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho không căn cứ vàocác chứng từ xuất kho mà đợc căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để tínhtheo công thức:

Số lợnghàng xuất

Ngoài ra còn sử dụng thêm TK 611- Mua hàng TK này phản ánh trị

giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tăng, giảm trong kỳ Kết cấu TK 611:

1.2.4.2.2- Phơng pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu:

Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ đợc biểu diễnkhái quát bằng sơ đồ sau(Sơ đồ 1.4)

1.2.5 Các hình thức sổ kế toán:

Việc sử dụng các sổ kế toán, quy trình ghi chép sổ kế toán nguyên vậtliệu còn tùy thuộc vào doanh nghiệp áp dụng Hình thức kế toán nào TheoQĐ15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 có năm hình thức kế toán và các sổ kếtoán nguyên vật liệu đợc áp dụng trong các hình thức đợc trình bày nh sau:

- Hình thức Nhật ký- sổ cái+ Nhật ký - sổ cái (Mẫu S01 - DN)- Hình thức Nhật ký chung+ Sổ cái (Mẫu số S03b -DN)- Hình thức Chứng từ ghi sổ

+ Sổ cái (Mẫu số S02c2 - DN), (Mẫu số S02c1 - DN)- Hình thức Nhật ký chứng từ

+ Nhật ký chứng từ số 6: Hàng mua đang đi đờng(Mẫu số S04a6-DN)+ Bảng kê số 3: Tính giá thành thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ,dụng cụ (TK 152, 153) (Mẫu số S 04b3-DN)

+ Bảng kê số 8: Nhập, xuất, tồn (TK 155, 156, 158) (Mẫu số S 04b8-DN)+ Bảng kê số 9: Tính giá thành thực tế thành phẩm, hàng hoá, kho bảothuế (TK 155, 156, 158) (Mẫu số S 04b9-DN)

+ Bảng kê số 10: Hàng gửi đi bán (TK 157) (Mẫu số S 04b10-DN)

+ Thẻ kho (Mẫu số S12 - DN)

+ Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ dụng cụ tại nơi sử dụng (Mẫu số S22-DN)

1.3 Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện ứng dụng

- Tổ chức mã hoá đối tợng cần quản lý, mà cụ thể ở đây là nguyên vậtliệu giúp cho việc nhận thông tin về các nghiệp vụ nhập xuất không bị nhầmlẫn, nhất là trong hệ thống xử lý tự động.

- Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện thực hiệnkế toán nguyên vật liệu trên máy,bao gồm việc xác định, xây dung hệ thốngdanh mục chứng từ trên máy và tổ chức luân chuyển, xử lý, lu trữ, bảo quảnchứng từ.

- Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán bằng cách quy định danh mụctài khoản trên máy chi tiết hoá các tài khoản cấp 1 thành các tìa khoản cấp 2,3…Sao cho phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho mà doanh nghiệp đãáp dụng.

- Lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán tơng ứng với hệ thống sổsách kế toán và trình tự hệ thống hoá thông tin thích hợp nhất với đặc điểmcủa Doanh Nghiệp.

- Tổ chức kiểm kê, kiểm nhận, đánh giá lại vật t cũng nh lựa chọn cácphơng pháp xác định trị giá vốn của nguyên vật liệu nhập, xuất kho một cáchhợp lý đảm bảo thuận tiện cho quá trình sản xuất kinh doanh cũng nh quátrình quản lý của Doanh nghiệp.

- Trình bày và cung cấp thông tin đầy đủ về tình hình nhập, xuất, tồnkho nguyên vật liệu trên cơ sở các sổ sách, báo cáo…

1.3.2 Nguyên tắc và các bớc tiến hành kế toán nguyên vật liệu trongđiều kiện ứng dụng kế toán máy.

+ Tổ chức mã hoá các đối tợng quản lý:

Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớpcác đối tựợng cần quản lý Nhờ đó sẽ cho phép nhận diện, tìm kiếm một cáchnhanh chóng, không cần nhầm lẫn các đối tợng trong quá trình xử lý thông tintự động, mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý thông tin, tăng độ chính xác,giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ Nguyên tắc chung của việc mãhoá các đối tợng là phải đầy đủ, đồng bộ, có hệ thống, đảm bảo tính thốngnhất, nhất quán và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phần mềm kế toán.

Việc xác định các đối tợng cần mã hoá là hoàn toàn tuỳ thuộc vào yêucầu quản trị của doanh nghiệp Thông thờng trong công tác kế toán nguyênvật liệu, những đối tợng chủ yếu sau cần phải đuợc mã hoá:

- Danh mục tài khoản(TK 152, 111, 331,621…)

- Danh mục chứng từ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…- Danh mục vật t, sản phẩm hàng hóa.

- Danh mục khách hàng (Nhà cung cấp).- Danh mục kho

………+ Khai báo, cài đặt:

Sau khi đã mã hoá cho các đối tợng, doanh nghiệp phải khai báo cài đặtthông tin đặc thù liên quan đến các đối tợng này.Ví dụ liên quan đến vật liệusản phẩm hàng hoá ta có thể khai báo về: kho, tên, mã, đơn vị tính…Thôngqua việc cài đặt những thông số này thì khi làm việc những đối tợng nào, máysẽ tự động hiện lên các thông số cài đặt, khai báo liên quan đến đối tợngđó(Do đã ngầm định).

+ Chứng từ kế toán:

Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằmcung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổithành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tợng sử dụng.

Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ bao gồm:

- Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy.- Tổ chức luân chuyển, xử lý và bảo quản chứng từ.

Trình tự luân chuyển chứng từ phải đảm bảo hợp lý, dễ kiểm tra, dễ đốichiếu giữa kế toán nguyên vật liệu với các bộ phận khác có liên quan nh: Kếtoán tổng hợp, kế toán chi phí và giá thành… Cuối cùng, chứng từ kế toán

phải đợc chuyển về bộ phận kế toán đảm nhiệm phần hành kế toán nguyên vậtliệu để tiến hành nhập liệu.

+ Hệ thống tài khoản kế toán:

Trong phần mềm kế toán thờng cài đặt sẵn hệ thống tài khoản cấp 1,cấp 2 dựa trên hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành.

Các doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp mìnhmà xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cấp 3, cấp 4 theo các đối tợng quản lýđã đợc mã hoá chi tiết.

+ Trình tự kế toán:

Khi nhập dữ liệu nhất thiết phảI chỉ ra danh điểm.Để tăng cờng tính tựđộng hoá có thể đặt sẵn mức thuế suất thuế GTGT của từng vật liệu ở phầndanh mục.Vật liệu có đặc thù là quản lý tại kho riêng và có thể chia phần hànhkế toán vật liệu thành hai phần là kế toán các nghiệp vụ nhập và kế toán cácnghiệp vụ xuất vật liệu.Với vật liệu, khi nhập kho và khi xuất kho phải chỉ rõtên kho bảo quản,lu giữ và đó là cơ sở để kiểm tra số lợng tồn kho của từngloại vật liệu.Trong điều kiện ứng dụng máy vi tính thì việc kế toán chi tiếtnguyên vật liệu tại kho và phòng kế toán rất thuận tiện, nhất là khi doanhnghiệp tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp ghi thẻ songsong mà phòng và ở kho có máy tính nối mạng.

Với các nghiệp vụ nhập vật liệu cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua,các chi phí mua đợc tính vào giá vốn hàng nhập kho Trờng hợp nhập cùngmột phiếu nhiêù loại vật liệu thì chơng trình cũng cho phép nhập cùng nhngphải cùng kho.Nếu phát sinh chi phí mua cần phân bổ chi phí cho từng vật liệunhập kho để làm căn cứ tính giá vốn xuất kho.

Đối với những nghiệp vụ xuất vật liệu thì chơng trình phải tự động tínhgiá vốn xuất kho Theo quy định, giá vốn của vật liệu xuất kho có thể đợc tínhbằng một trong các phơng pháp: Thực tế đích danh, bình quân gia quyền, nhậptrớc-xuất trớc, nhập sau- xuất trớc…Vật liệu xuất kho có thể là xuất cho quảnlý hoặc các mục đích khác nhng thông thờng là cho sản xuất và giá trị vật liệuxuất kho để sản xuất cấu thành chi phí vật liệu.

Chơng 2

Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toánnguyên vật liệu tại Điện lực cầu giấy-công ty điện lực TP

hà nội

2.1- Đặc điểm tổ chức, hoạt động sản xuất kinh doanh ở công ty điện lực hà nội.

2.1.1- Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Điện lực Hà Nội

Công ty Điện lực Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc TổngCông ty Điện lực Việt Nam- Bộ công nghiệp, có trụ sở đóng tại 69 Đinh TiênHoàng, Hoàn Kiếm- Hà Nội.

Quá trình hình thành và phát triển của công ty có thể tóm lợc một số nétcơ bản sau:

Tổ chức tiền thân của Công ty Điện lực TP Hà Nội là Nhà máy đèn BờHồ, do thực dân Pháp xây dựng năm 1892 sau khi xâm chiếm toàn bộ nớc ta,với vốn đầu t ban đầu là 3 triệu Frăng.

Năm 1954 chính quyền cách mạng tiếp nhận nhà máy từ tay thực dânPháp.

Năm 1960 Nghị quyết Đại Hội Đảng lần thứ ba đã chỉ rõ: “… trong doanh nghiệp xây dựng cơ Để pháttriển các nghành kinh tế khác thì cần phải phát triển điện lực trớc một bớc”.Vì vậy, trong kế hoạch 5 năm lần thứ nhất nhiều nhà máy nhiệt điện đợc xâydựng và đi vào sử dụng và song song với nó các trạm cao thế 110KV đợc đavào vận hành Lúc này, Nhà máy đèn Bờ Hồ đợc đổi tên thành Sở quản lý vàphân phối điện khu vực I Sở đợc giao quản lý trạm 110KV Đông Anh và phầnlớn đờng dây 110KV Tính đến cuối năm 1964 sản lợng điện thơng phẩm đãđạt đợc 251,5 KWh (riêng khu vực Hà Nội là 82,5 triệu KWh) gấp 12 lần sơvới năm 1954.

Đến năm1980 Sở quản lý và phân phối điện I đợc đổi tên thành Sở Điệnlực Hà Nội Năm 1980 Sở Điện lực Hà Nội đợc củng cố một bứơc về tổ chứcsản xuấtm các trạm 110KV tách khỏi Sở để thành lập Sở truyền tải Phân xởngDiezel tách ra thành lập Nhà máy Diezel Bộ phận đèn đờng tách ra trở thànhXí nghiệp đèn công cộng trực thuộc Thành phố quản lý Nhiệm vụ của SởĐiện lực Hà Nội lúc này là:

- Quản lý vận hành lới điện 35KV trở xuống.- Kinh doanh phân phối điện.

- Làm chủ đầu t các công trình phát triển lới điện

Từ năm 1984, lới điện Hà Nội bắt đầu đợc cải tạo với quy mô lớn nhờsự giúp đỡ của Liên Xô Tuy nhiên, do nguồn điện còn nhiều khó khăn nênviệc cấp điện cho Hà Nội vẫn không ổn định, cha thoả mãn đợc nhu cầu sảnxuất và kinh doanh của nhân dân Thủ đô Cuối năm 1984, điện năng thơng

phẩm đạt 604,8 triệu KWh (khu vực Hà Nội 273,4 triệu KWh) tăng 26,8 lầnso với nam 1954 và lới điện đã phát triển tới 3.646,58km đờng dây cao, hạ thế.Năm 1989, các tổ máy của Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình lần lợt đa vàohoạt động, nguồn điện của Thủ đô dần đợc đảm bảo Do việc cải tạo lới điệntheo sơ đồ của Liên Xô chỉ mới đề cập đến việc cải tạo l ới điện trung thế nênlới phân phối hạ thế còn nhiều nhợc điểm : tổn thất cao, sự cố nhiều Đợc sựđồng ý của Bộ Năng lợng, Sở Điện lực Hà Nội đã tiến hành cải tạo lới điện hạthế đảm bảo cho việc cấp điện ổn định, giảm tỷ lệ tổn thất.

Từ năm 1991, đợc sự giúp đỡ của Chính Phủ Thuỵ Điển thông qua tổchức SIDA, Sở Điện lực Hà Nội đã tiến hành triển khai 5 dự án theo chơngtrình cải tạo và nâng cấp lới điện Hà Nội.

Đến tháng 4-1995 Sở Điện lực Hà Nội đợc đổi tên thành Công ty Điệnlực Thành phố Hà Nội, Công ty Điện lực TP Hà Nội đã mở rộng ra 9 quận,huyện của thành phố và đã khắc phục mọi khó khăn để cung cấp điện năngđầy đủ, ổn định phục vụ cho sản xuất kinh doanh và đời sống các tầng lớpnhân dân trên toàn Thành phố Hà Nội.

Năm 1997 để phục vụ cho công việc đổi mới và quy hoạch đô thị, côngty Điện lực TP Hà Nội thành lập mới thêm 2 Điện lực nội thành là Điện lựcThanh Xuân và Điện lực Tây Hồ Và đến năm 2007 tiếp tục thành lập thêmhai điện lực mới nữa là Điện lực Hoàng Mai và Điện lực Long Biên để phụcvụ tốt điện năng cho sinh hoạt và sản xuất.

2.1.2- Chức năng, nhiệm vụ hoạt động của Công ty.

Công ty Điện lực Hà Nội có phạm vi hoạt động là khu vực Hà Nội vàvùng phụ cận, bao gồm : 9 quận nội thành và 5 huyện ngoại thành.

2.1.2.1- Chức năng của Công ty:

- Tổ chức kinh doanh và vận hành lới điện.- Khảo sát điện và sửa chữa các thiết bị điện- Xây lắp điện

- Sản xuất phụ kiện và thiết bị điện- Xuất nhập khẩu vật t thiết bị điện

- Tổ chức và hoàn thiện hệ thống kinh doanh truyền tải và phân phốiđiện năng trên khu vực Hà Nội, thực hiện nghĩa vụ thu nộp tiền điện cho Tổngcông ty và ngân sách Nhà nứơc Thực hiện các dịch vụ liên quan đến nghànhđiện.

2.1.2.2- Nhiệm vụ của Công ty.

Để thực hiện tốt các chức năng trên Công ty đã đề ra các nhiệm vụ cụthể sau:

- Tổ chức tốt công tác kế hoạch hoá:

+ Lập kế hoạch cải tạo, nâng cấp và phát triển lới điện trong địa bàn+ Lập kế hoạch mua bán điện năng thơng phẩm, kế hoạch cung ứngđiện cho các thành phần kinh tế địa phơng.

- Quản lý chặt chẽ khách hàng điện năng thơng phẩm- Tổ chức công tác cán bộ, lao động tiền lơng và đào tạo.

- Tổ chức tốt công tác quản lý lới điện trong thành phố, giảm thiểu thấtthoát.

- Tổ chức tốt công tác phát triển điện nông thôn.

- Phấn đấu giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành, đặc biệt là chi phí trongquản lý sản xuất, vận hành điện.

- Thực hiện tốt nghĩa vụ đóng góp với ngân sách nhà nớc.

- Quản lý và vận hành các thiết bị truyền tải cao, trung và hạ áp, bảođảm cung cấp điện đầy đủ ( lới điện phủ khắp các ngõ phố trong nội thành vàcác khu vực phụ cận), ổn định (điện áp ổn định, ít dao động), liên tục (cungcấp 24/24 giờ) với chất lợng cao, thực hiện tốt kế hoạch hàng năm và kế hoạch5 năm do ngành đề ra.

- Xây dựng phơng án quy hoạch và phát triển lới điện cao, trung và hạáp cho các thời kỳ Xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch bảo dỡng các thiết bịđiện nhằm ngày càng hoàn thiện lới điện Hà Nội.

2.1.3- Đặc điểm hoạt động sản xuất- kinh doanh.

Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội là một công ty hạch toán độc lậpthuộc Tổng công ty Điện lực Việt Nam.

Điện lực là một ngành sản xuất công nghiệp then chốt của nền kinh tếquốc dân, tất cả mọi ngành sản xuất đều cần có điện mói hoạt động đợc.Chính vì vậy, sản xuất điện phải đi trớc các ngành kinh tế khác một bớc; yêucầu cung cấp điện đầy đủ, ổn định, liên tục và an toàn đợc đặt lên hàng đầu.sản phẩm điện có điểm đặc biệt là nó không mang hình thái hiện vật nh sảnphẩm của các ngành công nghiệp khác mà là sản phẩm dới dạng năng lợng.Quy trình sản xuất vừa mang tính chất của ngành khai thác (thuỷ điện), vừamang tính chất của ngành công nghiệp chế biến (từ than, dầu) Quy trình sảnxuất từ thuỷ điện, nhiệt điện… trong doanh nghiệp xây dựng cơcó khác nhau nhng đều cho một sản phẩm điệnđồng nhất, không nhiều dạng sản phẩm nh các ngành khác.

Quy trình công nghệ kỹ thuật của doanh nghiệp Điện lực hoàn chỉnhbao gồm đầy đủ các khâu: Phát điện, truyền tải và phân phối điện, đây là mộtquá trình khép kín có tác động qua lại trực tiếp với nhau Thời gian sản xuất rađiện, truyền tải điện (quá trình vận chuyển sản phẩm ) và tiêu dùng điện cùngxảy ra đồng thời Ngành điện không có sản phẩm tồn kho, không có bán thànhphẩm và sản phẩm dở dang cũng nh không có trờng hợp hàng đã bán bị trả lại(đối với sản phẩm điện) nh các ngành sản xuất khác Vì vậy, việc tiêu dùngđiện có ảnh hởng chặt chẽ đến sản xuất điện Hơn nữa việc tiêu dùng điệncũng hoàn toàn phụ thuộc vào yếu tố kỹ thuật và tự trang bị, đầu t của ngànhđiện, ngời sử dụng điện không làm chủ đợc sản phẩm mà mình đã mua và phụthuộc vào sự điều hành sản xuất, truyền tải và phân phối điện của ngời bán.

Việc sản xuất điện đợc giao cho các nhà máy điện đảm nhận Sản phẩmcủa các nhà máy điện là sản lợng điện đã sản xuất ra trừ đi lợng điện dùng đểsản xuất điện, sản lợng điện này gọi là điện thanh cái.

Điện thanh cái =

Tổng sản lợng điện donhà máy điện sản xuấtra

-sản lợng điện dùng đểsản xuất

điện ở nhà máy điệnĐiện do các nhà máy sản xuất ra, muốn đa đến ngời sử dụng điện phải qua hệthống truyền tải, phân phối điện Chức năng này đợc giao cho các công tytruyền tải điện và công ty Điện lực đảm nhận trên địa d từng thành phố, tỉnhthành Hệ thống truyền tải điện gồm: cột, đờng dây cao thế (từ 66KV đến220KV và 500KV), hệ thống điện trung thế (từ 6KV đến 35KV), các trạmbiến thế điện và mạng lới điện hạ thế Hệ thống truyền tải điện đi càng xa,càng mở rộng thì càng hao hụt nhiều ở đờng dây và trạm biến áp Sản lợngđiện của hệ thống truyền tải phân phối là lợng điện thơng phẩm tức là sản lợngđiện truyền dẫn đến ngời sử dụng điện Điện thơng phẩm bằng điện thanh cáicủa các nhà máy phát điện đa lên máy truyền tải trừ đi sản lợng điện hao hụtmất mát trên hệ thống truyền tải và phân phối (tổn thất điện).

Quy trình sản xuất- truyền tải- phân phối điện:

ở các doanh nghiệp điện lực, bên cạnh mục tiêu là hiệu quả kinh doanh,thì mục tiêu phục vụ chính trị và phục vụ xã hội cũng đợc đặt lên hàng đầu.Thậm chí có những lúc mục tiêu phục vụ chính trị và phục vụ xã hội phải đợcđặt lên trên mục tiêu hiệu quả kinh doanh.

Ví dụ: trong những ngày lễ, tết công ty phải huy động tối đa công suấtcác máy giám sát vận hành điện tự động, các máy phát điện tự động dựphòng bảo đảm không để mất điện trong những ngày này để phục vụ tốtnhất nhu cầu sử dụng cho nhân dân.

Bên cạnh đó, yếu tố an toàn và giảm tỷ lệ tổn thất điện năng cả về phíangời sản xuất, ngời vận hành và ngời sử dụng cũng đợc các doanh nghiệp Điệnlực đặc biệt chú ý.

Phần trên là các đặc điểm chung trong sản xuất- kinh doanh của cácdoanh nghiệp Điện lực nằm trong cơ cấu của Tổng công ty Điện lực ViệtNam Sau đây là đặc điểm riêng trong hoạt động sản xuất- kinh doanh củaCông ty Điện lực Hà Nội.

Công ty Điện lực Hà Nội có 14 điện lực thành viên (gồm 9 Điện lực nộithành và 5 Điện lực ngoại thành) đóng trên địa d của 14 quận, huyện trong nộithành và ngoại thành của Thành phố Các Điện lực thành viên đợc Công ty cấpvốn bằng tiền mặt và vật t kinh doanh, đợc phân quyền quản lý hoạt động kinhdoanh điện tại quận, huyện mình Các Điện lực thành viên hạch toán phụthuộc và phải thực hiện chế độ quản lý và hạch toán tài chính theo đúng quychế phân cấp của Công ty.

Quy trình kinh doanh mua bán điện của Công ty Điện lực HN có thểkhái quát nh sau:

Tổng công ty sẽ dựa vào số điện mua đầu nguồn của Công ty ĐLHN đểxác định doanh thu của công ty TTĐ1, còn Công ty ĐLHN sẽ dựa vào số điệnmua đầu nguồn này để xác định chi phí mua điện của Tổng công ty(sau đó sẽtập hợp vào giá thành điện thơng phẩm) Đối với ngành điện, điện sản xuất rađến đâu tiêu thụ hết đến đó, không thể có trờng hợp điện do Công ty TTĐ1truyền về trạm đầu nguồn thành phố HN là 3 triệu KWh trong 1 ngày đêm nh-

Phát điệnNhà máySX điện

Truyền tải điệnqua đ ờng dây và các trạm biến thế

Phân phối điện các trạm biến áp

Tiêu thụ điệnCác DN, nhà máy và các hộ

ng công ty ĐLHN chỉ mua 2 triệu KWh đợc do đó, điện truyền tải về baonhiêu, công ty TTĐ1 đợc tính doanh thu và Công ty ĐLHN đợc xác định chiphí bấy nhiêu Tuy nhiên, việc xác định thời điểm điện truyền vào trạm đờngdây đầu nguồn thành phố HN để tính doanh thu của công ty TTĐ1 và tính chiphí mua điện của công ty ĐLHN chỉ mang tính lý thuyết vì trên thực tế thờiđiểm này diễn ra rất nhanh và xảy ra liên tục (do dòng điện truyền liên tục,không thể tính doanh thu và chi phí theo từng giây một), kế toán chỉ có thểxác định một cách tơng đối 1 lần đối với doanh thu và chi phí mua điện theotháng, quí , năm nhằm tạo thuận lợi cho công tác kế toán Đây cũng chính làmột đặc thù của Công ty ĐLHN bởi tất cả các khâu từ sản xuất đến phân phốitiêu dùng điện là một dây chuyền khép kín toàn ngành.

2.1.4- Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty.

Xuất phát từ tình hình và nhiệm vụ mà cấp trên giao, việc tổ chức xâydựng bộ máy quản lý của công ty phải vừa phù hợp với đặc điểm của ngànhnghề sản xuất kinh doanh vừa đáp ứng đợc nhu cầu về mặt nhân lực và chất l-ợng sản xuất kinh doanh của đơn vị

Công ty tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng Đứng đầucông ty là Giám độc, Giám đốc công ty là ngời đại diện cho quyền lợi vànghĩa vụ của toàn công ty trớc cơ quan cấp trên và trớc pháp luật

Giúp việc cho Giám đốc là 3 phó giám đốc: một phó giám đốc kinhdoanh, một phó giám đốc kỹ thuật và một phó giám đốc phụ trách đầu t xâydựng Ngoài việc uỷ quyền cho các phó giám đốc, giám đốc công ty còn trựctiếp chỉ đạo thông qua các trởng phòng.

Các phòng ban chức năng đợc tổ chức theo yêu cầu của quản lý sảnxuất kinh doanh, chịu sự lãnh đạo và giúp việc cho Ban giám đốc, đảm bảocho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đợc liên tụ Chức năng,nhiệm vụ của từng phòng ban đợc quy định nh sau:

+ Văn phòng công ty:

Có nhiệm vụ tham mu, đề xuất giúp giám đốc trong quản lý, chỉ đạocông tác quản trị, văn phòng, văn th và một số công việc khác đợc giao Tổchức thực hiện, hớng dẫn, kiểm tra đôn đốc các đơn vị thực hiện.

+Phòng Kế hoạch:

Có nhiệm vụ tham mu,đề xuất giúp Giám đốc công ty trong quản lý, chỉđạo công tác quản trị kế hoạch: kế hoạch chiến lợc, kế hoạch dài hạn, ngắnhạn… trong doanh nghiệp xây dựng cơ

+ Phòng Tổ chức lao động:

Có nhiệm vụ tham mu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý,chỉ đạo công tác tổ chức cán bộ, công tác tổ chức sản xuất, công tác đào tạophát triển nguồn nhân lực, công tác lao động tiền lơng

+ Phòng Kỹ thuật:

Có nhiệm vụ tham mu, đề xuất giúp Giám đóc Công ty trong quản lý,chỉ đạo công tác quản lý kỹ thuật ở các khâu quy hoạch, xây dựng, vận hành,sửa chữa, cải tạo lới điện

+Phòng Tài chính kế toán.

Có nhiệm vụ tham mu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý,chỉ đạo công tác quản lý tài chính, công tác hạch toán kinh tế, công tác phântích hoạt động kinh tế và nhiệm vụ bảo toàn và phát triển vốn, công tác thốngkê thông tin kinh tế Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác,trung thực, kịp thời đầy đủ toàn bộ tài sản, nguồn vốn; phân tích kết quả hoạtđộng SXKD của Công ty Lập đầy đủ, gửi đúng hạn các báo cáo quyết toántài chính của khối SXKD, xây dựng cơ bản và hợp nhất toàn Công ty theođúng quy định Tổ chức kiểm tra, xét duyệt báo cáo quyết toán tài chính củacác đơn vị trực thuộc

+ Phòng Vật t :

Có nhiệm vụ tham mu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý,chỉ đạo công tác mua sắm, quản lý, theo dõi, cấp phát vật t thiết bị và một sốcông việc khác đợc giao, thực hiện và hớng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vịthực hiện.

+ Phòng Bảo vệ quân sự:

Có nhiệm vụ tham mu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý,chỉ đạo công tác tổ chức hoạt động bảo vệ, quân sự

+ Phòng Quản lý đầu t xây dựng

Có nhiệm vụ tham mu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý,chỉ đạo công tác quản lý đầu t xây dựng và một số công việc khác đợc giao.

+ Phòng Kinh doanh bán điện.

Có nhiệm vụ tham mu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý,chỉ đạo công tác kinh doanh điện năng trong toàn Công ty theo quy định … trong doanh nghiệp xây dựng cơ

+ Phòng Kinh tế đối ngoại, xuất nhập khẩu.

Có nhiệm vụ tham mu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý,chỉ đạo hoạt động kinh tế đối ngoại, hợp tác quốc tế, xuất nhập khẩu vật t thiếtbị theo phân cấp của Tổng công ty ; hoạt động nghiên cứu, phát triển thị tr-ờng

+ Phòng Thanh tra :

Có nhiệm vụ tham mu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý,chỉ đạo công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, tiếp dân

+ Phòng Quản lý tiếp nhận l ới điện nông thôn

Có nhiệm vụ tham mu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý,chỉ đạo công tác quản lý, tiếp nhận lới điện nông thôn của Công ty

+ Phòng Bảo hộ lao động.

Có nhiệm vụ tham mu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý,chỉ đạo công tác an toàn lao động, công tác bảo hộ lao động, phòng chống bãolụt

+ Phòng Quản lý đấu thầu.

Có nhiệm vụ tham mu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý,chỉ đạo công tác đấu thầu trong toàn Công ty

+ Phòng Thi đua tuyên truyền.

Có nhiệm vụ tham mu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý,chỉ đạo công tác thi đua tuyên truyền của Công ty … trong doanh nghiệp xây dựng cơ

Do tính chất đặc thù kinh doanh của ngành điện là quản lý lới điện theokhu vực, nên Công ty đã phân cấp cho 14 Điện lực nội, ngoại thành và các x -ởng, đội trực tiếp hoạt động quản lý, kinh doanh bán điện và giải quyết các sựcố trên lới điện:

+ Đội quản lý đờng dây cao thế: giải quyết nhanh các sự cố trên lới caothế, tổ chức đại tu, sửa chữa lới điện phục vụ yêu cầu sản xuất chung.

+ Đội quản lý cáp ngầm: Quản lý, vận hành, sửa chữa lới điện ngầm.+ Đội thí nghiệm: Có chức năng thí nghiệm, chạy thử, kiểm tra tiêuchuẩn các thiết bị điện trớc khi đa vào vận hành.

+ Đội đại tu: Có nhiệm vụ quản lý, vận hành, sửa chữa, duy trì, bảo ỡng các trạm biến áp 110KV cung cấp cho thành phố.

d-+ Trung tâm điều độ thông tin: có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt độngtruyền tải điện trên lới, đảm bảo thông tin cho việc vận hành lới điện đợcchính xác an toàn và hiệu quả.

+ Xí nghiệp quản lý lới điện 110KV: quản lý và vận hành lới điện110KV tại các trạm đầu nguồn khu vực Hà Nội.

+ Xởng công tơ: có nhiệm vụ sửa chữa, đảm bảo độ chính xác của côngtơ điện và các thiết bị đo điện trớc khi đa vào sử dụng.

+ Ban quản lý dự án lới điện Hà Nội: là ban quản lý chuyên tráchnghiên cứu và triển khai dự án cải tạo và phát triển lới điện Hà Nội

Ngoài ra, để đảm bảo công tác kinh doanh bán điện, cung ứng điện liêntục, xử lý kịp thời các sự cố, hàng năm Công ty còn phải cải tạo, nâng cấp, sửachữa lới điện và phục vụ các nhu cầu sử dụng điện khác của khách hàng nh:xây dựng các trạm biến thế, lắp đặt các hệ thống đờng dây điện Các hoạtđộng kinh doanh phụ này đều đợc các Điện lực, các xởng, đội của Công tyđảm nhiệm.

Nhìn chung, Công ty đã xây dựng đợc một bộ máy quản lý chặt chẽhiệu lực chỉ huy mạnh mẽ, kịp thời Đồng thời, thủ trởng đơn vị lại đợc khối l-ợng các phòng ban gánh vác bớt những phần việc mang tính chất chuyên mônsâu và đặc thù Chính vì vậy, mà trong những năm qua Công ty đã bớc vàokinh doanh một cách ổn định, hiệu quả góp phần phát triển kinh tế trên địabàn Thủ đô.

Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty đợc khái quát nh sau

2.1.5 Đặc điểm hộ máy kế toán ở Công ty.2.1.5.1 Sơ đồ bộ máy kế toán.

Công ty áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán *) Nội dung :

ở đơn vị chính có phòng kế toán trung tâm và ở các đơn vị phụ thuộc cóphân cấp quản lý kinh tế tài chính cũng có tổ chức bộ máy kế toán riêng.

- ở phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ :

+ Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn vị chính.+ Hớng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị thành viên.

+ Lập kế hoạch giao các chỉ tiêu tài chính cho các đơn vị trực thuộcCông ty.

+ Thu nhận, kiểm tra các Báo cáo kế toán của đơn vị phụ thuộc và lậpBáo cáo kế toán chung toàn đơn vị.

- ở các đơn vị kế toán phụ thuộc :

+ Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn vị mình, định kỳlập và gửi báo cáo kế toán về phòng kế toán trung tâm.

*) Mô hình tổ chức bộ máy kế toán đợc thể hiện qua sơ đồ 2.3Kế toán trởng

Phó phòng TCKT

PhóphòngTCKT

Việc áp dụng hình thức kế toán này là xuất phát từ lĩnh vực hoạt độngcủa đơn vị (kinh doanh điện năng và vận hành lới điện , xây lắp điện… trong doanh nghiệp xây dựng cơ) vàxuất phát từ quy mô cũng nh phạm vi hoạt động của Công ty (quy mô hoạtđộng lớn và phạm vi hoạt động rộng phân khắp thành phố Hà Nội), mức độphân cấp quản lý, trình độ trang bị kỹ thuật tơng đối tốt cho công tác kế toán.

Vì vậy, mà nó đã phát huy đợc u điểm là đảm bảo sự lãnh đạo tập trungthống nhất công tác kế toán của Công ty, dễ phân công công việc kế toán lạivừa giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát của kế toán đợc cụ thể hơn, tạo điềukiện tăng cờng hạch toán kinh doanh trong nội bộ các đơn vị phụ thuộc.

Tuy nhiên, bên cạnh đó một điều khó tránh khỏi đó là bộ máy nhânviên kế toán sẽ tơng đối nhiều.

Hiện nay, phòng kế toán có 24 ngời phụ trách chung là một kế toán ởng và có thêm 3 phó phòng kế toán, và 20 nhân viên kế toán Trong đó :

tr-+ Kế toán tr ởng : Là ngời đứng đầu phòng tài chính kế toán, có tráchnhiệm tham mu giúp Giám đốc chỉ đạo, thực hiện công tác quản lý tài chính,công tác hạch toán kế toán và thống kê của Công ty ; chịu trách nhiệm trớcGiám đốc về kết quả công việc của Phòng đợc giao; tổ chức bộ máy kế toán.KTT có quyền tham gia với các bộ phận liên quan lập quyết toán tài chính chocác công trình đợc duyệt… trong doanh nghiệp xây dựng cơ.

+ Phó phòng tài chính kế toán : Tham mu giúp việc cho KTT kiểm trahoạt động tài chính, chỉ đạo, hớng dẫn, kiểm tra các chứng từ, ghi chép sổsách, báo cáo kế toán đo các KTV thực hiện của các đơn vị trực thuộc.

+ Kế toán tiền gửi ngân hàng : Ghi chép các khoản thu, chi liên quanđến TGNH Cuối tháng đối chiếu số d tài khoản TGNH với bảng sao kê doNH gửi ; lập báo cáo chi tiết tài khoản TGNH nộp cho kế toán tổng hợp.

+ Kế toán tiền mặt : Theo dõi các khoản thu chi liên quan đến tiền mặt,xác định và lập bảng kê khai nộp thuế.

+ Kế toán tiền l ơng, BHXH, BHYT, KPCĐ : tính lơng và theo dõi việcthanh toán lơng, tiền thởng, BHXH và các khoản thuộc về thu nhập củaCBCNV… trong doanh nghiệp xây dựng cơ

+ Kế toán vật t :

/ Kế toán tổng hợp vật t, hàng hoá : Tổ chức hớng dẫn nghiệp vụ vềquản lý hạch toán vật t hàng hoá cho kế toán chi tiết vật t Ghi chép, phản ánhđầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của từng mặt hàng cả vềgiá trị và hiện vật … trong doanh nghiệp xây dựng cơ

/ Kế toán chi tiết vật t, hàng hoá : Hàng ngày ghi giá vật t nhập, xuấtluân chuyển nội bộ trong Công ty vào chứng từ nhập xuất, và nhập phiếu nhậpxuất từ thẻ kho và nhập chứng từ vào máy… trong doanh nghiệp xây dựng cơ

+ Kế toán TSCĐ : Hạch toán tình hình tăng, giảm TSCĐ ; mọi tình hìnhbiến động về tài sản đều đợc theo dõi trên thẻ TSCĐ Xác định đúng đối tợngphân bổ, mức trích khấu hao TSCĐ Cuối tháng lập bảng phân bổ khấu hao,báo cáo tăng giảm TSCĐ, bảng tổng hợp nguyên giá và toàn bộ hao mòn… trong doanh nghiệp xây dựng cơ.

+ Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành : Theo dõi sổ kế toán tổnghợp Phụ trách khâu tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất Cuối kỳ hạch toán lậpbáo cáo tài chính thông qua sự chỉ đạo của Kế toán trởng và trình Giám đốcphê duyệt.

+ Kế toán sửa chữa lớn TSCĐ : tập hợp chi phí SCL, theo dõi việcthanh quyết toán các công trình SCL tại các đơn vị trực thuộc.

+ Kế toán thuế và các khoản phải nộp Ngân sách : tính thuế đợc khấutrừ và thuế phải nộp, theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc.

+ Kế toán công nợ : Có nhiệm vụ theo dõi, xác nhận các khoản tạm ứngnội bộ và công nợ với khách hàng Cuối tháng lập bảng kê chi tiết theo dõi tàikhoản tạm ứng với bảng kê chi tiết theo dõi tài khoản thanh toán với nhà cungcấp.

+ Kế toán vốn và các quỹ : kiểm tra cấp phát vốn đầu t xây dựng vàthẩm tra quyết toán vốn.

+ Thủ quỹ : Quản lý tiền mặt tại Công ty Trên cơ sở chứng từ thu chi,kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp để tiến hành thanh toán và vào sổ quỹ Cuốingày đối chiếu sổ tồn quỹ thực tế với kế toán tiền mặt.

Mỗi kế toán thực hiện từng phần việc cụ thể dới sự phân công của kếtoán trởng Trong quá trình thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình giữacác nhân viên trong bộ máy kế toán luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau vớitất cả các phòng ban, bộ phận sản xuất kinh doanh trong Công ty Cũng nh cónhững quyền hạn và chịu trách nhiệm riêng về phần việc của mình từ đó mànâng cao trách nhiệm của mỗi ngời Thể hiện công tác quản trị ngời dùngtrong công tác kế toán của Phòng là khá tốt.

Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ kế toán

Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định của TCT Điện lựcViệt Nam thiết kế trên cơ sở Quyết định 15 ngày 20/03/2006 của Bộ trởng Bộtài chính và các quyết định, thông t bổ sung khác Ngoài ra do đặc thù kinh

doanh ngành điện, Công ty còn sử dụng một số tài khoản của Tổng công tymở thêm và các tài khoản do chính Công ty mở thêm (các tài khoản này TCTĐiện lực Việt Nam và Công ty Điện lực Hà Nội đã đăng ký với Bộ tài chính vàđã đợc chấp nhận) :

VD : Tài khoản TCT mở thêm đợc sử dụng tại Công ty Điện lực Hà Nội TK 1362 " Vãng lai giữa TCT với các đơn vị trực thuộc TCT " TK 13621 " Tiền mua điện "

Tài khoản Công ty mở thêm :

TK 1363 : "Vãng lai trong nội bộ Công ty" TK 1364: "Vãng lai trong nội bộ đơn vị cơ sở" TK 3363 : "Vãng lai trong nội bộ công ty" TK 3364 : "Vãng lai trong nội bộ đơn vị cơ sở"

… trong doanh nghiệp xây dựng cơ… trong doanh nghiệp xây dựng cơ… trong doanh nghiệp xây dựng cơ… trong doanh nghiệp xây dựng cơ… trong doanh nghiệp xây dựng cơ… trong doanh nghiệp xây dựng cơ… trong doanh nghiệp xây dựng cơ… trong doanh nghiệp xây dựng cơ… trong doanh nghiệp xây dựng cơ… trong doanh nghiệp xây dựng cơ

Việc lựa chọn những tài khoản hợp lý sẽ xử lý và cung cấp thông tin kếtoán đầy đủ, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý của Công ty Hơn nữa Công tyáp dụng kế toán trên máy nên quy định đợc chi tiết nhiều hơn, theo đó có thểquản lý chặt chẽ hơn các đối tợng kinh tế tài chính.

2.1.5.2 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty

Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung.Đặc trng của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinhđều đợc ghi vào sổ nhật ký trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo thứ tự thời gianphát sinh và định khoản nghiệp vụ đó, sau đó máy tự động chuyển ghi sổ cáitheo từng nghiệp vụ phát sinh.

2.1.5.3 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty :

Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTCNgày 20/03/2006 của Bộ

Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty đợc khái quát nh sau:

Hầu hết các sổ kế toán đều đợc ghi hàng ngày vì khi các chứng từ đợcnhập vào thì máy sẽ tự động vào các sổ kế toán liên quan Hệ thống sổ sách ,bảng biểu, báo cáo quản trị, báo cáo kế toán đợc thiết lập trên máy về cơ bảnđều dựa trên những mẫu sổ đã đợc quy định sẵn

Việc áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung trong điều kiện ứngdụng máy vi tính, cũng nh trong điều kiện lĩnh vực hoạt động kinh doanh củaCông ty là phù hợp Dễ dàng cho việc lập trình mà vẫn phản ánh đầy đủ cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Phòng Tài chính kế toán Công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toánchuyên dụng ACS Solfware thiết kế riêng cho Công ty Điện lực Hà Nội Gầnnh toàn bộ công việc ghi sổ, tổng hợp và lập báo cáo kế toán đều đợc thựchiện tự động trên máy.

Việc áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán đã làm giảm hẳnkhối lợng công việc nh : ghi sổ kế toán, kết chuyển tính giá thành ; rút ngắnthời gian tổng hợp và lập các báo cáo kế toán Cho phép tìm kiếm số liệu kếtoán đa dạng, nhanh chóng, chính xác và cần thiết với tốc độ nhanh cho cácđối tợng sử dụng thông tin đặc biệt là công việc quản trị doanh nghiệp và phântích tài chính Nâng cao hiệu suất công tác kế toán.

19/04/2007