Tổ chức bộ máy kế toán và phần hành kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long

Tổ chức bộ máy kế toán và phần hành kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long

Tất cả các doanh nghiệp dù hoạt động trong lĩnh vực, ngành nghềnào cũng cần phải có một bộ máy kế toán có năng lực và làm việc cóhiệu quả bởi kế toán chính là một công cụ hữu hiệu của doanh nghiệp.Bộ máy kế toán có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh,tính giá thành và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, phântích tình hình tài chính của doanh nghiệp Nhờ các thông tin tài chínhcủa bộ máy kế toán, ban giám đốc có thể thực hiện tốt công tác quản lýtài chính và có cơ sở để ra các quyết định kinh tế quan trọng Vì vậy,việc xây dựng một bộ máy kế toán hợp lí và hiệu quả có ý nghĩa vô cùngquan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.

Nhận thức tầm quan trọng của bộ máy kế toán và công tác kế toánđối với doanh nghiệp và đặc biệt, với tư cách là một sinh viên chuyênngành kế toán - kiểm toán, em nhận thấy việc học hỏi về thực tế kế toántrong các doanh nghiệp là một nhiệm vụ cấp thiết Vì vậy, em xin kiếntập tại Công ty Thuốc lá Thăng Long - một doanh nghiệp Nhà nước vềsản xuất thuốc lá.

Được sự hướng dẫn của tận tình của PGS.TS Nguyễn Thành Đôngvà thành viên phòng Kế toán – Tài chính Công ty Thuốc lá Thăng Long, em xinthực hiện Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long.

Ngoài lời mở đàu và kết luận, báo cáo kiến tập của em gồm 3 phầnchính:

Phần 1: Tổng quan về Công ty Thuốc lá Thăng Long.

Phần 2: Tổ chức bộ máy kế toán và phần hành kế toán tại Công tyThuốc lá Thăng Long.

Phần 3: Đánh giá thực trạng bộ máy kế toán và công tác kế toántại Công ty Thuốc lá Thăng Long

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Thuốc lá Thăng Long 1.1.1 Sự hình thành và phát triển của Công ty.

Công ty Thuốc lá Thăng Long, tiền thân là Nhà máy Thuốc láThăng Long, được thành lập vào ngày 6/1/1957, cách đây vừa tròn nửathế kỷ Trong quá trình 50 năm hình thành và phát triển, Công ty đã trảiqua nhiều biến động, trong dó có thể điểm một vài sự kiện chính sauđây:

- Ngày 18/6/1956, Cục Công nghiệp nhẹ ra quyết định thành lập Banchuẩn bị sản xuất thuốc lá và tiến hành sản xuất thử.

- Ngày 6/1/1957, bao thuốc lá đầu tiên mang nhãn hiệu Thăng Long xuấtxưởng và ngày này được lấy làm ngày thành lập Nhà máy Thuốc lá ThăngLong

- Năm 1960 đánh dấu sự chuyển biến về chất của nhà máy từ nửa cơ khíthành bán tự động, cơ cấu sản xuất được tổ chức hoàn chỉnh hơn

-Tháng 6/1981, Bộ Công nghiệp Thực phẩm ra quyết định thành lậpXí nghiệp Liên hiệp Thuốc lá I Nhà máy Thuốc lá Thăng Long trở thànhđơn vị trực thuộc của Xí nghiệp Liên hiệp Thuốc lá I.

- Ngày 5/4/1985, Hội đồng Bộ trưởng ra Nghị định 108/HĐBT vềviệc thành lập Liên hiệp các Xí nghiệp Thuốc lá Việt Nam trên cơ sởhợp nhất Xí nghiệp Liên hiệp Thuốc lá I và II.

- Ngày 29/4/1995, Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam được thành lậptheo Quyết định số 254/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ với mô hìnhTổng Công ty 91 Nhà máy Thuốc lá Thăng Long trở thành đơn vị thànhviên của Tổng Công ty thuộc khối sản xuất thuốc lá điếu.

- Ngày 9/12/2005, Thủ tướng Chính phủ ban hành quyết định số 327/2005/QĐ-TTg thành lập Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam theo mô hình công ty mẹ- con và quyết định số 318/2005/QĐ-TTg chuyển Nhà máy Thuốc lá ThăngLong thành Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Thuốc lá Thăng Long.Như vậy, có thể khẳng định 50 năm hình thành và phát triển của Côngty Thuốc lá Thăng Long là 50 năm của những nỗ lực không ngừng nghỉ,vượt qua mọi khó khăn và thách thức, hoàn thành tốt các chỉ tiêu do Nhànước giao cho, xứng đáng là cánh chim đầu đàn của ngành sản xuất thuốc láXHCN.

- Tên gọi đầy đủ : Công ty TNHH một thành viên Thuốc lá Thăng Long- Tên viết tắt : Công ty Thuốc lá Thăng Long

- Tên giao dịch : Thang Long Tobacom Company Limited (Vinataba)- Trụ sở chính : 235 đường Nguyễn Trãi, quận Thanh Xuân, Hà Nội.

- Vốn điều lệ : 152.764.000.000 đồng- Vốn chủ sở hữu : 173.825.000.000 đồng- Vốn cố định : 103.447.000.000 đồng- Vốn lưu động : 32.192.000.000 đồng

 Ngành nghề kinh doanh :

- Sản xuất và kinh doanh thuốc lá điếu

- Chế tạo, gia công, sửa chữa thiết bị chuyên ngành thuốc lá- Và các ngành nghề khác theo các quy định của pháp luật

 Các sản phẩm chính:

- Các loại thuốc lá điếu, thuốc lá sợi, cigar.

- Phụ tùng cơ khí, thiết bị máy móc chuyên ngành thuốc lá. Năng lực sản xuất: 583 triệu bao/năm

1.2.Đặc điểm hoạt động và tổ chức sản xuất kinh doanh của Công tyThuốc lá Thăng Long.

1.2.1 Cácsản phẩm chính và thị trường kinh doanh 1.2.1.1 Các sản phẩm thuốc lá chính của Công ty.

Trong nền kinh tế thị trường đầy năng động, để tăng cường khảnăng cạnh tranh và mở rộng thị trường tiêu thụ, Công ty Thuốc lá ThăngLong luôn cố gắng duy trì một cơ cấu sản phẩm hợp lý, theo đó, một mặtcho mở rộng sản xuất những sản phẩm có tính cạnh tranh cao, mặt khácngừng sản xuất những sản phẩm không phù hợp và cho ra đời những sảnphẩm mới có những đặc tính ưu việt hơn.

Hiện nay, Công ty có một cơ cấu sản phẩm đa dạng và phong phúgồm hơn 30 nhãn hiệu khác nhau Đặc biệt, các sản phẩm chính nhưVinataba, Hồng Hà, Sapa, Điện Biện… luôn giữ vai trò quan trọng trong cơcấu sản phẩm.

Cơ cấu sản phẩm thuốc lá năm 2006

Sản phẩm khác42%

Sapa11%

Biểu đồ 1.1 – Cơ cấu sản phẩm thuốc lá năm 2006

1.2.1.2 Thị trường kinh doanh

1.2.1.2.1 Môi trường kinh doanh

Bước vào thế kỉ mới, bên cạnh những thời cơ mới, Công ty Thuốclá Thăng Long cũng phải đối mặt với nhiều khó khăn lớn.

 Sức ép cạnh tranh

Hiện nay, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nội bộ ngànhsản xuất thuốc lá điếu hết sức quyết liệt Bên cạnh đó, tình trạng thuốc lánhập lậu không được cải thiện, hàng giả, hàng nhái không giảm… cànggây khó khăn cho tình hình tiêu thụ sản phẩm của Công ty

 Sự hạn chế từ Nhà nước.

Thuốc lá là một trong những mặt hàng Nhà nước xác định khôngkhuyến khích tiêu dùng và phải được kiểm soát chặt chẽ Quan điểm nàyđược cụ thể hoá trong nhiều quy định của Chính phủ như Nghị định số12/2000/NĐ-CP của Chính phủ về “Chính sách quốc gia về phòng chốngtác hại của thuốc lá trong giai đoạn 2000-2010”; Quyết định 88/2007/QĐ-TTg về hạn mức sản lượng sản xuất, nhập khẩu cho các doanh nghiệp sảnxuất kinh doanh thuốc lá

Ngoài ra, Nhà nước còn áp dụng tỉ lệ thuế tiêu thụ đặc biệt đối vớicác công ty trong ngành lên tới 65% cho sản phẩm Cigar và 55% cho cácsản phẩm thuốc lá khác Các quy định này gây khó khăn không nhỏ chohoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

1.2.1.2.2 Thị phần

Tuy gặp nhiều khó khăn về môi trường kinh doanh như sự hạn chế củaNhà nước, sự cạnh tranh gay gắt từ phía các đối thủ cạnh tranh, Công ty Thuốc

phẩm, vẫn giữ vững vị thế của mình và không ngừng mở rộng thị trường nộiđịa và xuất khẩu.

 Thị trường nội địa

Theo thống kê, sản lượng và doanh thu tiêu thụ của thị trường nộiđịa trong giai đoạn 2003-2005 như sau:

Bảng 1.1: Sản lượng, doanh thu nội địa giai đoạn 2003-2005

Hoạt động

Sản lượngĐơn vị : nghìn bao

Doanh thuĐơn vị: triệu đồngNăm

(Nguồn: Phòng Tiêu thụ)

Như vậy, qua ba năm, doanh số của Công ty luôn duy trì nhịp độ tăngtrưởng đều đặn, đặc biệt, doanh thu hoạt động bán nội bộ trong TổngCông ty năm 2005 tăng trưởng mạnh mẽ, chiếm tỷ trọng lớn trong Tổngdoanh thu trên thị trường nội địa của Công ty

Bên cạnh đó, doanh thu hoạt động bán hàng ở các tỉnh cũng tăngnhanh, trong đó, doanh thu hoạt động ở miền Bắc và Trung vẫn tăngtrưởng đều, nhưng ở miền Nam có xu hướng giảm Do đó, thị phần tiêuthụ ở các tỉnh qua 3 năm cũng thay đổi rõ rệt, thể hiện qua biểu đồ sau

Thị phần tiêu thụ:

Thị phần năm 2003

Thị phần năm 2004

Nam11%

Biểu đồ 1.2 -Thị trường, thị phần kinh doanh.

 Hoạt động xuất khẩu

Không chỉ chú trọng phát triển thị trường nội địa, Công ty Thuốclá Thăng Long luôn tìm kiếm thị trường mới trong khu vực và trên thếgiới Trong giai đoạn 2003-2006, doanh thu hàng xuất khẩu gia tăng,ngày càng chiếm vị trí quan trọng trong tổng doanh thu của Công ty.

Doanh thu xuất khẩu và tiêu thụ nội địa

Xuất khẩuTrong nước

(Nguồn: Phòng Tiêu thụ)

Thị phần năm 2005

Bắc 59%Trung

Nam6%

1.2.2 Nguồn lực và cơ cấu tài chính 1.2.2.1 Nguồn nhân lực

Theo số liệu phòng Tổ chức nhân sự, hiện tại, tổng số cán bộ,công nhân viên là 1.053 người, trong đó:

- Công nhân trực tiếp sản xuất kinh doanh : 857 người- Cán bộ quản lý, nhân nghiệp vụ : 196 người

Về mặt trình độ chuyên môn, cán bộ, công nhân viên Nhà máy bao gồm- Cán bộ có trình độ Cao đẳng, Đại học, trên Đại học: 158 người (chiếm15%)

- Cán bộ có trình độ trung cấp : 41 người (chiếm3,89%)

- Công nhân kĩ thuật bậc cao (từ bậc 4 trở lên) : 654 người(chiếm81,11%)

1.2.2.2 Máy móc, thiết bị và cơ sở hạ tầng:

Nhận thức được tầm quan trọng của cơ sở hạ tầng đối với quá trình sảnxuất kinh doanh, ngay từ khi mới thành lập, Công ty Thuốc lá Thăng Long đãchú trọng xây dựng hệ thống dây chuyền sản xuất và thiết bị, bao gồm dâychuyền chế biến sợi thuốc lá, cuốn điếu, đóng bao…, đồng bộ, hiện đại.

Bên cạnh đó, Công ty cũng đặc biệt quan tâm đến việc xây dựngvà bố trí các kho tàng, nhà xưởng, các công trình phụ trợ phù hợp vớiviệc vận hành các công đoạn sản xuất, các máy móc, thiết bị trong dâychuyền công nghệ để phục vụ hữu hiệu cho hoạt động sản xuất.

1.2.2.3 Cơ cấu tài chính

Tại thời điểm ngày 31/12/2006, Công ty Thuốc lá Thăng Long cóBảng CĐKT như sau:

Bảng Cân đối kế toán

Ngày 31/12/2006

Đơn vị: triệu đồng

Chỉ tiêu Giá trị Tỉ lệ(%)

Chỉ tiêu Giá trị Tỉ lệ(%)

62,93 I- Nợ phải trả110.783

23,74

2.Phải thuKH

43,45 4.Phải trả khác 16.841 3,61

II- TSDH172.950

37.07 II- NVCSH355.825

100,00 Tổng nguồnvốn

(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán)

Căn cứ vào các số liệu trên, ta có thể nhận thấy - Về cơ cấu tài sản:

+ TSNH chiếm tới 62,93%, chủ yếu nàm trong hàng tồn kho43,45% Điều này có thể lí giải trước hết là do đặc điểm của một doanhnghiệp sản xuất Để tạo diều kiện cho quá trình sản xuất diến ra liên tục,cho kì sản xuất

Mặt khác, một đặc diểm dễ nhận thấy của quá trình sản xuất kinhdoanh của Công ty là sản phẩm tiêu thụ mạnh nhất trong giai đoạn từtháng 10 đến tháng 2 năm sau, nên lượng thành phẩm và nguyên vật liệutrong kho cũng thường tăng so với các tháng khác trong năm.

Bên cạnh đó, khoản Phải thu khách hàng cũng chiếm tỉ trọng tươngđối cao Do Công ty muốn mở rộng thị trường và sản lượng tiêu thụ nênthực thi một số chính sách khuyến khích nhất định đối với các khách hànglớn và quen thuộc như thực hiện bán chịu, Điều này làmgiảm tính thanhkhoản của Công ty nên cần được xử lý và có hướng điều chỉnh cho hợp líhơn

+ TSDH của Công ty chiếm tỉ lệ 37,07%, trong đó TSCĐ chiếm36,87% Điều này hoàn toàn phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp sản

- Về cơ cấu nguồn vốn: Các khoản nợ phải trả chỉ chiếm 23,74%trong đó chủ yếu là các nguồn ngắn hạn, không vay dài hạn trong kì.Nguồn vốn chủ sở hữu chiếm 76,28%, chủ yếu là NVKD và các quỹ củaCông ty

Với cơ cấu nguồn vốn như trên, Công ty có thể hoàn toàn đáp ứngcác dự án đầu tư và mở rộng sản xuất bằng chính nguồn vốn của mình

1.2.3 Tổ chức sản xuất kinh doanh1.2.3.1 Công nghệ sản xuất.

Quy trình chế biến và sản xuất thuốc lá gồm 4 công đoạn chủ yếu:Chuẩn bị nguyên liệu; chế biến sợi thuốc lá; cuốn điếu và đóng bao.

1.2.3.1.1 Chuẩn bị nguyên liệu

Đây là công đoạn đầu tiên của trong quy trình sản xuất thuốc lá và dobộ phận kho đảm nhiệm Theo đó, những nguyên liệu cần thiết cho quá trìnhsản xuất sản phẩm sau khi được kiểm tra chất lượng được đem đi chế biến tạicông đoạn thứ hai.

1.2.3.1.2 Chế biến sợi thuốc lá

Nguyên liệu sau khi được tuyển chọn qua công đoạn đầu tiên,

được vận chuyển sang PX Sợi và tại đây, được sơ chế để tạo ra sợi thuốclá phục vụ cho công đoạn cuốn điếu tiếp theo.

Đầu tiên, nguyên liệu được đưa vào hấp chân không, rồi được đưa tớimáy cắt ngọn Tại đây, cây thuốc lá được xử lý và phân tách thành ngọn vàthân lá.

Tiếp theo, ngọn lá được đưa đi làm ẩm, qua máy phun liệu và ủ tại

thùng chứa lá Ngọn lá sau khi được ủ đủ thời gian quy định được đưa

thái lá thành sợi lá và chuyển đi sấy khô.

Thân lá sau khi được phân tách, được đem đi làm ẩm và ủ sơ chế.

Sau đó, thân lá được đem đi tách cuộng Một phần lá mảnh thu đượctheo băng tải đến phần ngọn lá được làm ẩm; phần cuộng thu được đemđi làm ẩm lần 1 rồi đưa đi ủ tại thùng ủ cuộng và tiếp tục được làm ẩmlần 2 rồi đem đi thái sợi Sợi cuộng vừa tạo thành được gia liệu và làmtrương nở; sau đó, được đem sấy khô và đưa tới máy phân li Tại đây,

những sợi cuộng đạt yêu cầu được chuyển tới thùng trữ sợi cuộng.

Sợi lá đã được sấy khô và sợi cuộng lấy từ thùng trữ sợi cuộng

định Sau đó, sợi thuốc đã phối trộn, một phần được đưa qua máy phun

hương rồi đưa tới thùng trữ sợi, phần khác phục vụ sản xuất ra sản phẩm

không phun hương được đưa thẳng tới thùng trữ Từ đây, sợi thuốc lá

được đem đi đóng thùng Carton và bảo quản tại kho sợi

1.2.3.1.3 Cuốn điếu

Công đoạn này được thực hiện đồng thời tại hai PX Bao cứng vàBao mềm Theo đó, những thùng Carton chứa sợi thuốc lá được vậnchuyển từ kho sợi tới hai PX và đem đi cuốn điếu Cuối công đoạn,những điếu thuốc lá hoàn chỉnh được tạo thành và chuyển tiếp cho chohoạt động đóng bao diễn ra ngay tại hai PX này.

1.2.3.1.4 Đóng bao

Những điếu thuốc lá sau khi được tạo thành được chuyển ngay sangdây chuyền đóng bao, đóng tút và đóng kiện Tuỳ từng PX mà sản phẩmthuốc lá được đóng là bao mềm hoặc bao cứng Những kiện thuốc lá đã đượcđóng gói hoàn chỉnh được vận chuyển tới kho thành phẩm và bảo quản

Chuẩn

chân không

Bàn phối và cắt ngọn

Tách cuộng

Làm ẩm ngọn lá

Thái lá

Sấy

sợi

láGia

Ủ lá

Phân ly sợi cuộngPhối

trộn sợi lá

sợi cuộng

Sấy sợi cuộng

Thùng trữ sợi cuộng

Phun hương

Thùng trữ sợi Đóng

thùng CartonCuốn

điếuĐóng

tútĐóng

kiện Kho

thành phẩ

Đóng bao

KhosợiLàm

ẩm cuộng lần 1

Thùngủ cuộng

Làm ẩm cuộng lần 2

Thái cuộng

Gia liệu sợi

Trương nở sợi cuộngÉp

Chú thích

: SP không phù hợp đi xử lý : SP phù hợp

Lá mảnhCuộng chế biến

Lá ẩm

Làm ẩm thân lá và ủ sơ chế tách cọngKh

oNL

1.2.3.2 Tổ chức sản xuất.

Hiện nay, Công ty Thuốc lá Thăng Long thực hiện bố trí sản xuất như sau:- Công nhân PX Sợi duy trì hoạt động 24 giờ/ngày, chia thành 2 ca làm việcliên tục, số lượng ngày làm việc trong tuần không cố định tuỳ thuộc vào kế hoạchsản xuất của tuần đó, thông thường là 2-3 ngày trong tuần.

- Công nhân 3 PX Bao cứng, Bao mềm và Cơ điện làm việc 5 ngày/tuần, ngàylàm 8 tiếng; khi có hợp đồng đột xuất có thể làm việc ca 3 và ngày cuối tuần.

- Các Phòng ban vẫn làm việc 5 ngày/tuần, ngày làm 8 tiếng, nghỉ thứ 7 vàchủ nhật.

1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý hành chính, kinh tế, kĩ thuật và tài chínhtại Công ty Thuốc lá Thăng Long.

1.3.1 Chính sách quản lý.

Để đảm bảo tính chính xác, hiệu quả và kịp thời của hoạt động quản lý,Công ty Thuốc lá Thăng Long đã xây dựng hệ thống chính sách quản lý khá hoànchỉnh bao gồm 3 nội dung chính là hệ thống quản lý chất lượng, các chính sáchnhân lực và quản lý tài chính.

1.3.1.1 Hệ thống quản lý chất lượng

Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty được xây dựng dựa trên yêucầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000, trong đó quy định đầy đủ vể tất cả các vấnđề liên quan trực tiếp đến chất lượng quá trình sản xuất kinh doanh như:

- Kiểm soát quá trình mua NVL, sản xuất, tiêu thụ.

- Quản lý chất lượng NVL, sản phẩm công đoạn, thành phẩm…- Kiểm soát quy trình công nghệ và thiết bị sản xuất

1.3.1.2 Chính sách nhân sự.

Nhận thức tầm quan trọng của yếu tố con người đối với quả trình sản xuất,Công ty Thuốc lá Thăng Long đặc biệt quan tâm đến việc xây dựng một đội ngũcán bộ công nhân viên có trình độ, tâm huyết với công việc, bố trí lao động phù hợpvới trình độ và năng lực Vì vậy, một hệ thống chính sách nhân sự đã được xâydựng và thường xuyên được bổ sung, cải tiến cho phù hợp với từng giai đoạn pháttriển của Công ty, bao gồm:

- Các quy định về công tác tuyển dụng, đào tạo, nâng cấp bậc.

- Các chính sách về tiền lương, khen thưởng, BHXH, BHYT, lên lương.- Các quy định về việc luân chuyển cán bộ trong nội bộ Công ty…

Việc xây dựng hệ thống chính sách nhân sự rõ ràng, hợp lí đã góp phầnkhông nhỏ trong công tác quản lý nhân lực và cổ vũ tinh thần người lao độngtrong Công ty.

1.3.1.3 Chính sách quản lý tài chính

Ngay từ khi mới thành lập và đặc biệt trong cơ chế thị trường, Công tyThuốc lá Thăng Long đã ý thức được tầm quan trọng của vốn đối với quátrình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, Công ty đã xây dựng mộthệ thống chính sách tài chính quy định chặt chẽ về chính sách huy động vốn;quy trình đánh giá các phương án đầu tư mua sắm máy, công nghệ mới, cácphương án XDCB với mục tiêu là tạo ra và làm tăng nguồn, đảm bảo việcthực hiện các chỉ tiêu tài chính của Công ty.

1.3.2 Tổ chức bộ máy quản lý.

1.3.2.1 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý.

Bộ máy quản lý của Công ty Thuốc lá Thăng Long tổ chức theo môhình chức năng, theo đó GĐ của Công ty trực tiếp làm việc với các phó GĐ,các trưởng phòng và quản đốc các PX; Các phó GĐ, các trưởng phòng, quảnđốc chịu trách nhiệm trước GĐ về các công việc cụ thể được quy định trongsổ tay chất lượng của Công ty và các công việc được GĐ giao phó

1.3.2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức.

Giám đốc

Phòng Kĩ thuật

cơ điện

PGĐ kĩ thuật

Phòng kĩ thuật công nghệ

Phòng Quản lý chất

Phòng Kếhoạch Vật tư

Phòng hành chínhPhòng

Tổ chức nhân

sựPhòng

tài chính

kế toán

Phòng thị trường

Phòng tiêu thụ PGĐ kinh doanh

Kho NL Kho cơ khí

Kho vật liệu

Nhà

nghỉ Trạm y tế

Nhà ăn

PX Cơ điện Ban Bảo vệChủ tịch Công ty

Tổ sản xuất.

Sơ đồ bộ máy quản lí

1.3.2.3 Chức năng và nhiệm vụ chính của các phòng ban

 Giám đốc

- Là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty.

- Là người đại diện theo pháp luật cuả Công ty  Phó Giám đốc kĩ thuật

- Điều hành các công việc thuộc lĩnh vực kĩ thuật của Công ty, gồm:quản lý kĩ thuật hệ thống nhà xưởng, máy móc, thiết bị, hệ thống quytrình, quy phạm, tiêu chuẩn, công nghệ sản xuất.

- Là người đại diện chất lượng thay mặt GĐ điều hành công tác chấtlượng toàn Công ty.

 Phó Giám đốc kinh doanh: Giúp việc cho GĐ và chịu trách

nhiệm trước GĐ về các việc:

- Xây dựng chiến lược, chính sách, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm.- Xây dựng mạng lưới các nhà phân phối tiêu thụ sản phẩm khắp cả nước.- Duy trì và phát triển thị phần và thị trường kinh doanh

- Lập các phương án tổ chức bộ máy quản lý sản xuất, phương án quyhoạch cán bộ, nhân sự trong toàn Công ty.

- Xây dựng phương án phân phối tiền lương, tiền thưởng và các khoảnthu nhập khác trong Công ty phù hợp với chế độ chính sách của Nhà nướcvà hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

- Thực hiện công tác BHXH, bảo hiểm thân thể cho CBCNV. Phòng Kế hoạch vật tư

- Xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh ngắn, trung, dài hạn và kếhoạch sản xuất kinh doanh theo tháng, quý, năm.

- Tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất.

- Tổ chức thực hiện thu mua nguyên liệu, vật tư, phụ liệu, chuẩn bịnguyên liệu, vật tư, phụ liệu sản xuất và công tác quản trị kho.

 Phòng Tài chính- kế toán

- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và Nhà nước về việc thựchiện pháp luật và các quy định hiện hành về công tác tài chính, kế toán, thốngkê.

- Theo dõi, tổng hợp và phân tích kết quả SXKD của Công ty

- Tổ chức công tác hạch toán kế toán của Công ty theo đúng quy địnhcủa Nhà nước và Tổng Công ty thuốc lá Việt Nam, đảm bảo tính trungthực, chính xác, kịp thời của số liệu kế toán.

- Quản lý cơ điện

- Tham mưu cho GĐ về xây dựng đề án đầu tư thiết bị. Phòng Quản lý chất lượng:

- Chịu trách nhiệm về công tác quản lý CLSP trên dây truyền sản xuất.- Kiểm tra chất lượng NVL nhập kho, sản phẩm công đoạn, thànhphẩm trước khi xuất, nhập kho.

- Xây dựng các quy định, phương pháp kiểm tra nguyên liệu, vật tư,phụ liệu, bán thành phẩm và thành phẩm.

 Phòng Thị trường:

- Nghiên cứu thị trường, thu thập và xử lý thông tin thị trường Xâydựng chiến lược kinh doanh và các chương trình Marketing.

- Giới thiệu và bán sản phẩm mới.

- Cùng phòng Tiêu thụ: Tham mưu cho GĐ về công tác tiêu thụ sản phẩm,lựa chọn và theo dõi hoạt động của nhà phân phối Tiếp nhận và bổ sung cácthông tin về khách hàng, xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

 Phòng Tiêu thụ

- Chịu trách nhiệm trước GĐ về công tác tiêu thụ sản phẩm.

- Lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm tháng, quí, năm trình GĐ phê duyệtvà đánh giá nhà phân phối theo định kì.

- Tổ chức tiêu thụ sản phẩm. Các Phân xưởng:

- Căn cứ nhiệm vụ, kế hoạch sản xuất tháng, quý, năm của Công ty, tổchức và quản lý các hoạt động sản xuất: lao động, tiền lương, vật tư, sảnphẩm, thiết bị,…theo quy định, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ, kế hoạchđược giao.

- Lập các sổ theo dõi, báo cáo định kì về tình hình sản xuất.

1.3.2.4 Mối liên hệ giữa các phòng ban và phân xưởng.

Tuy từng phòng ban và PX của Công ty hướng đến những mục tiêu cụthể khác nhau nhưng xét đến cùng, chúng đều hướng tới mục tiêu chung củatoàn Công ty, đó là đảm bảo tính ổn định, hiệu quả và hiệu năng của hoạt độngSXKD, tạo điều kiện tối đa hoá lợi nhuận Vì vậy, trong suốt quá trình SXKD,các phòng ban và PX luôn tác động qua lại lẫn nhau, giúp đỡ nhau cùng pháttriển Sự tác động này được thể hiện như sau:

- Khối phòng ban có trách nhiệm giúp đỡ GĐ trong việc điều hành, hỗtrợ, giám sát quá trình sản xuất và trực tiếp thực hiện công tác tiêu thụ sảnphẩm Các hoạt động này tác động trực tiếp tới hoạt động sản xuất do các PXđảm nhiệm.

- Các PX có trách nhiệm sản xuất ra sản phẩm - nguồn tạo thu nhập chủyếu của Công ty, đảm bảo tính hoạt động liên tục của Công ty nói chung vàcác phòng ban nói riêng Mặt khác, chính thực tế trong quá trình sản xuất lạitác động ngược lại hoạt động của các phòng ban, đòi hỏi sự kiểm tra, giám sáttrong suốt quá trình và có sự điều chỉnh kịp thời khi cần thiết

Như vậy, có thể khẳng định giữa các phòng ban và PX trong Công tyluôn tồn tại mối liên hệ mật thiết, tác động lẫn nhau và hỗ trợ nhau trong việchoàn thành nhiệm vụ riêng và cùng hướng tới mục tiêu chung.

PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

THUỐC LÁ THĂNG LONG.

2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long.2.1.1 Mô hình bộ máy kế toán.

Bộ máy kế toán của Công ty Thuốc lá Thăng Long được tổ chứctheo mô hình kế toán tập trung Phòng kế toán của Công ty thực hiện toànbộ công tác kế toán từ thu nhận chứng từ, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệthống báo cáo phân tích và tổng hợp của Công ty Các PX không hạchtoán riêng

2.1.2 Tổ chức nhân sự trong bộ máy kế toán2.1.2.1.Sơ đồ bộ máy kế toán

Sơ đồ 2.1- Bộ máy kế toán tập trung

2.1.2.2 Trách nhiệm và quyền hạn các thành viên phòng Tài chính - Kếtoán

Phòng Tài chính-Kế toán bao gồm 9 thành viên: Trưởng phòng,Phó phòng, 6 kế toán viên và 1 thủ quỹ, trong đó trách nhiệm và quyềnhạn các thành viên được quy định như sau:

Doanh thu, Thuế

Trưởng phòng - Kế toán Tổng hợp

hoạt động khác của nhà máy có liên quan tới công tác tài chính của nhà máy.- Tổ chức công tác kế toán, thống kê trong nhà máy phù hợp với chếđộ quản lí của nhà nước.

- Kế toán tổng hợp, vốn kinh doanh, các quỹ xí nghiệp.- Tổ chức công tác kiểm kê định kì theo quy định.

- Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, giám sát phần nghiệp vụ đối với cán bộthống kê, kế toán các đơn vị trong nhà máy.

2.1.2.2.3 Kế toán vật liệu sản xuất, thanh toán các khoản tạm ứng.

- Theo dõi tình hình nhâp-xuât-tồn kho các loại vật liệu trong nhà máy - Thực hiện việc kiểm kê định kì theo quy định của nhà nước.

- Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi thanh toán cáckhoản tạm ứng.

- Theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng.

2.1.2.2.4 Kế toán tiền mặt và các khoản phải thu, phải trả khác.

- Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi lập phiếu thu, chi.- Cùng với thủ quỹ kiểm tra đối chiếu số dư tồn quỹ sổ sách và thực tế.- Theo dõi chi tiết các khoản phải thu, phải trả khác.

2.1.2.2.5 Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, Thành phẩm và TSCĐ.

- Theo dõi tài sản cố định, giá trị hao mòn, giá trị còn lại của đối tượngsử dụng Thực hiện việc kiểm kê đánh giá lại tài sản cố định theo quyđịnh.

- Thanh toán tiền lương, thưởng, các khoản phụ cấp cho các đơn vị vàthanh toán BHXH, BHYT cho người lao động theo quy định.

- Theo dõi việc trích lập và sử dụng quỹ lương của nhà máy.- Thanh toán các khoản thu, chi của công đoàn

- Theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho thành phẩm về mặt số lượng.- Thực hiện việc kiểm kê kho thành phẩm hàng tháng.

2.1.2.2.6 Kế toán thanh toán với người mua và kế toán nguyên liệu chính.

- Theo dõi chi tiết từng khách hàng mua về số lượng hàng, giá trị tiềnhàng cũng như thời gian thanh toán và công nợ của từng khách hàng.

- Theo dõi các hợp đồng thế chấp, bảo lãnh, các giấy tờ có giá trị nhưtiền để thực hiện mua hàng thanh toán chậm của các khách hàng.

- Kiểm tra các khoản thanh toán (nếu có) cho khách hàng

- Theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho nguyên liệu và thực hiện kiểmkê theo quyết định.

2.1.2.2.7 Kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán vật tư cơ khí và vật liệu xâydựng.

- Giao dịch với ngân hàng về các khoản thanh toán qua ngân hàng củanhà máy làm các thủ tục cho vay ngân hàng và theo dõi trả nợ tiền vay.

- Theo dõi nhâp - xuất - tồn kho vật liệu xây dựng, các loại vật tư cơ khí.

2.1.2.2.8 Kế toán thanh toán với người bán, kế toán xây dựng cơ bản.

- Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ trước khi thanh toán.- Theo dõi các khoản công nợ với người bán.

- Kiểm tra các dự toán, thanh quyết toán các công trình và các hạngmục công trình về xây dựng cơ bản đảm bảo nguyên tắc thủ tục, trình tựvề xây dựng cơ bản theo đúng quy định của nhà nước.

2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán chung tại Công ty Thuốc láThăng Long.

2.2.1 Luật và chế độ kế toán áp dụng tại Công ty.

Công ty Thuốc lá Thăng Long thực hiện công tác hạch toán kế toántheo Luật Kế toán Việt Nam và áp dụng Chế độ kế toán theo quyết định15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006.

Công ty áp dụng một số chính sách kế toán sau:

- Phương pháp hạch toán ngoại tệ : bình quân cả kì dự trữ.- Phương pháp quản lí hàng tồn kho : kê khai thường xuyên.- Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho : bình quân cả kì dữ trữ.- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : phương pháp đường thẳng.

2.2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long.2.2.2.1 Hệ thống chứng từ kế toán

Trên cơ sở danh mục chứng từ được ban hành theo quyết định15/2006/QĐ-BTC, Công ty Thuốc lá Thăng Long đã xây dựng cho mìnhhệ thống chứng từ theo đúng 5 chỉ tiêu: Lao động - tiền lương, Hàng tồnkho, Bán hàng, Tiền tệ và TSCĐ Trong đó, biểu mẫu các chứng từ củaCông ty, về cơ bản, đều tuân theo biểu mẫu chứng từ chuẩn của Quyếtđịnh 15, nhưng một số chi tiết trong bản chứng từ đã được thiết kế lại chophù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty.

2.2.2.2 Hệ thống tài khoản kế toán

Dựa trên hệ thống tài khoản ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC,Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam đã xây dựng hệ thống tài khoản áp dụngchung cho tất cả các Công ty thành viên Trên cơ sở đó, Công ty Thuốc láThăng Long đã lựa chọn và sử dụng những tài khoản phù hợp với điều kiệnvà các phương pháp kế toán đã lựa chọn (chi tiết tại phụ lục 2).

 Loại 1: Tài sản ngắn hạn.

Công ty sử dụng đầy đủ các tài khoản loại 1 được quyết định 15/2006/QĐ-BTC trừ tài khoản 158 “Hàng hoá kho bảo thuế” Các tài khoản khác đềuđược chi tiết thành tài khoản cấp 2 theo quy định của Bộ và Tổng Công tyThuốc lá Việt Nam để phù hợp với yêu cầu quản lý tại Công ty

Đặc biệt, do đặc điểm của Công ty là doanh nghiệp sản xuất và cóhệ thống khách hàng rộng lớn nên hạng mục Phải thu và Hàng tồn kho vôcùng phong phú và phức tạp.Vì vậy, các tài khoản thuộc 2 hạng mục nàyđều được chi tiết đến tài khoản cấp 3 để tiện theo dõi và xử lý khi có sựkiện bất thường xảy ra.

 Loại 2:Tài sản dài hạn.

Công ty sử dụng đầy đủ các tài khoản loại 2 đã quy định theo quy địnhcủa Bộ Tài chính Bên cạnh đó, do đòi hỏi của công tác quản lý, tài khoản Hao

mòn TSCĐ, các tài khoản Đầu tư và XDCB đều được chi tiết hoá đến tàikhoản cấp 3.

 Loại 4: Vốn chủ sở hữu

Nhìn chung, các tài khoản loại 4 theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTCđều đựơc sử dụng tại Công ty Ngoài ra, các tài khoản đòi hỏi sự theo dõiđặc biệt đều được Công ty chi tiết hoá thành tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3,như tài khoản “Lợi nhuận chưa phân phối” và “Nguồn kinh phí sự nghiệp”.

 Loại 5: Doanh thu

Nhận thức được tầm quan trọng của doanh thu đối với doanh nhiệp vànhiệm vụ phải theo dõi chặt chẽ các tài khoản thuộc loại này, Công ty đãxây dựng các tài khoản Doanh thu chi tiết theo hoạt động phát sinh doanhthu.

 Loại 6: Chi phí sản xuất kinh doanh.

Chi phí là yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp, quyết định mức giá thành, giá bán sản phẩm cũng như cácchỉ tiêu lợi nhuận trước thuế, mức thuế phải nộp và lợi nhuận sau thuế.

Đánh giá đúng vai trò đó, các tài khoản Chi phí và Giá vốn của Côngty đều được chi tiết theo hoạt động phát sinh chi phí, tạo điều kiện thuậnlợi cho công tác quản lý chi phí tại Công ty

 Loại 9: Xác định kết quả kinh doanh

Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” được chi tiết thành 3tài khoản cấp 2 là:

- Tài khoản 9111 “Xác định kết quả SXKD”- Tài khoản 9112 “Kết quả hoạt động tài chính”- Tài khoản 9113 “Kết quả hoạt động khác”.

Từ các tài khoản cấp 2 này, Công ty tiếp tục chi tiết thành các tàikhoản cấp 3 theo hoạt động phát sinh lợi nhuận hoặc lỗ

 Loại 0: Các tài khoản ngoài bảng

Các tài khoản ngoại bàng của Công ty đều đầy đủ so với các tàikhoản quy định trong quy định 15/2006/QĐ-BTc.

Tóm lại, hệ thống tài khoản của Công ty Thuốc lá Thăng Long mộtmặt tuân thủ đúng hệ thống tài khoản quy định trong Quyết định số15/2006/QĐ-BTC và của Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam, mặt khác đãđược chi tiết một cách cụ thể theo yêu cầu quản lý của Công ty, phục vụđắc lực cho công tác hạch toán nói riêng và công tác quản lý doanhnghiệp nói chung.

2.2.2.3 Hình thức kế toán và hệ thống sổ sách kế toán.

2.2.2.3.1 Hình thức kế toán áp dụng:

Công ty Thuốc lá Thăng Long áp dụng hình thức kế toán máy sử dụng phầnmềm kế toán do Công ty tự thiết kế dựa trên hình thức Nhật kí-Chứng từ.

2.2.2.3.2 Hệ thống sổ sách kế toán cuả Công ty.

Công ty sử dụng các loại sổ sách kế toán sau:

- Sổ Nhật kí - chứng từ: Trong 10 sổ Nhật kí được quy định cho hìnhthức Nhật kí -chứng từ, Công ty Thuốc lá Thăng Long sử dụng 8 Nhật kí,không sử dụng Nhật kí số 3 và số 6, trong đó Nhật kí số 1 và 2 được kếthợp với bảng kê số 1 và số 2 trong một mẫu sổ.

- Sổ kê: Công ty sử dụng 9 bảng kê, không sử dụng bảng kê số 10, trong đó:+ Bảng kê số 1 và 2 được kết hợp với các Nhật kí số 1 và 2.

+ Bảng kê số 3 kết hợp với bảng phân bổ nguyên vật liệu

+ Các bảng kê còn lại có mẫu như mẫu sổ ban hành theo quy định15/2006/QĐ-BTC.

- Bảng phân bổ: Ngoài bảng phân bổ NVL lập kết hợp với bảng kê

số 3, Công ty dùng các bảng phân bổ khác là:

+ Bảng tính và phân bổ tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương.+ Bảng tính và phân bổ khấu hao sửa chữa lớn TSCĐ

+ Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung

- Sổ chi tiết: Để tạo điều kiện cho quá trình vào sổ kế toán, từng phầnhành kế toán lại có các sổ chi tiết cụ thể

- Sổ cái: tất cả các tài khoản của Công ty đều được mở sổ cái Mẫu sổđược thống nhất cho mọi tài khoản.

(Chi tiết xin xem tại phụ lục 3: Danh mục sổ sách kế toán)

Về cơ bản, các sổ sách kế toán của Công ty đều tuân theo mẫu sổban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.Bên cạnh đó, bộ phận kếtoán của Công ty đã có những điều chỉnh nhất định về mầu sổ để phù hợpvà tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình hạch toán kế toán cụ thể tại Côngty Sự điều chỉnh này được thực hiện theo hướng chi tiết hoá các chỉ tiêutrong mẫu sổ hoặc kết hợp các sổ sách liên quan đến một đối tượng để cócái nhìn tổng hợp hơn về đối tượng đó.

2.2.2.4 Hệ thống báo cáo tài chính.

Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty Thuốc lá Thăng Long bao gồm:  Các báo cáo kế toán định kì theo quy định của Nhà nước

Việc lập và gửi báo cáo thực hiện theo quyết định số BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính gồm:

15/2006/QĐ-Biểu số B01-DN: “Bảng Cân đối kế toán”

Biểu số B02-DN: “Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh”Biểu số B03-DN: “Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ”

Biểu số B09-DN: “Thuyết minh báo cáo tài chính”

 Các báo cáo định kì theo quy định của Tổng Công ty.

Ngoài các báo cáo theo quy định Bộ Tài chính, Bộ quản lý chuyênngành yêu cầu Công ty phải báo cáo một số chỉ tiêu cho Tổng Công tytheo biểu mẫu:

Biểu số B01-TCKT “Báo cáo thu lãi lỗ từng mặt hàng”

Biểu số B02-TCKT “Báo cáo giá thành đơn vị sản phẩm chủ yếu”Biểu số B03-TCKT “Báo cáo tình hình công nợ”

Biểu số B04-TCKT “Báo cáo tình hình thực đầu tư XDCB”

Biểu số B05-TCKT “Báo cáo thanh toán với Tổng Công ty”Biểu số B06-TCKT“Báo cáo tăng, giảm TSCĐ và NVKD”

Biểu số B07-TCKT “Báo cáo nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu”Biểu số B08-TCKT “Báo cáo quỹ đầu tư vùng nguyên liệu”

Biểu số B09-TCKT “Báo cáo thu chi tiền tệ”

2.2.2.5 Các thủ tục kiểm soát nội bộ áp dụng trong các phần hành kếtoán.

Để đảm bảo tính chính xác và kịp thời các thông tin kế toán và tàichính, Công ty và phòng kế toán quy định các thủ tục kiểm soát áp dụngcho các phần hành kế toán bao gồm:

- Kiểm tra tính đầy đủ hợp lệ, hợp pháp và chính xác của các chứng từkế toán trước khi vào sổ, đảm bảo các chứng từ phải có đầy đủ chữ kí củacác bên liên quan và người phê duyệt chứng từ theo quy định của Bộ Tàichính và của Công ty.

- Công tác kiểm kê được thực hiện cuối mỗi tháng theo đúng quy địnhcủa Nhà nước và Công ty.

- Công tác đối chiếu giữa các sổ sách kế toán một mặt được thực hiệntự động theo phần mềm kế toán, mặt khác vẫn được thực hiện bằng trêngiấy giữa các kế toán viên theo tuần và tháng, phát hiện kịp thời các sai

sót và tiến hành điều chỉnh theo quy định của Bộ Tài chính

- Kế toán trưởng thực hiện kiểm tra, giám sát công việc của các nhânviên trong phòng, kịp thồi phát hiện sai sót và xử lý theo đúng quy địnhkế toán.

2.3 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong các phần hành kế toánchủ yếu tại Công ty Thuốc lá Thăng Long.

2.3.1 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong phần hành tiền mặt2.3.1.1 Các chứng từ kế toán

Trong phần hành tiền mặt, Công ty sử dụng các chứng từ kế toán sau:- Phiếu thu, phiếu chi

- Biên lai thu tiền

- Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND)

2.3.1.2 Tài khoản kế toán

Để ghi nhận các nghiệp vụ kế toán liên quan đến hoạt động thanh

toán, kế toán tiền mặt sử dụng TK 111 TK 111 có 3 tài khoản cấp 2:- 1111: “Tiền Việt Nam”.

- Sổ chi tiết: Bảng kê chi tiết thu tiền; Bảng kê chi tiết chi tiền; Sổ quỹ- Sổ cái: sổ cái TK 111.

2.3.1.4 Trình tự vào sổ của kế toán tiền mặt.

Hàng ngày, kế toán tiền mặt có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lí,hợp pháp và tính chính xác của các phiếu thu, chi trong ngày Căn cứ vàocác chứng từ đã được kiểm tra, kế toán viên nhập số liệu vào máy Theoquy trình của phần mềm lập trình sẵn, các số liệu này sẽ tự động nhập vàoNhập kí và bảng kê số 1 và các nhật kí, bảng kê có liên quan Đồng thời,số liệu cũng nhập vào các bảng kê chi tiết của phần hành bao gồm: Bảngkê thu tiền và Bảng kê chi tiền

Cuối mỗi tuần, kế toán viên cho in và đối chiếu các bảng kê chi tiếtthu, chi tiền trong tuần với sổ quỹ của thủ quỹ Nếu phát sinh chênh lệch,kế toán tiền mặt phải nhanh chóng xác minh lí do và báo cáo với kế toántrưởng để tiến hành điều chỉnh.

Cuối mỗi tháng, kế toán viên in Nhật kí và bảng kê số 1 và đốichiếu với các bảng kê chi tiết thu, chi tiền trong tháng và bảng kiểm kêquỹ Nếu không có chênh lệch, kế toán tiền mặt nộp Bảng Nhật kí vàbảng kê số 1 cho kế toán tổng hợp.Các chỉ tiêu phát sinh Nợ và Có tựđộng nhập vào Sổ cái tài khoản 111 Kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tralần cuối, khoá sổ và số dư TK 111 sẽ tự động nhập vào chỉ tiêu tiền mặttrên Bảng Cân đối kế toán.

Sơ đồ2.2- Quy trình phần hành kế toán tiền mặt

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

2.3.2 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong phần hành nguyên vật liệu.2.3.2.1 Chứng từ kế toán

Các chứng từ sử dụng trong phần hành này gồm có:- Hoá đơn mua nguyên vật liệu.

- Phiếu nhập kho, xuất kho - Phiếu báo vật tư còn lại.

2.3.2.2 Tài khoản kế toán.

Để hạch toán nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, bộmáy kế toán sử dụng TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” Tài khoản này được chitiết thành 6 tài khoản cấp 2 và tiếp tục đựoc chi tiết hóa đến cấp 3 để tạo điều

Sổ quỹ(Thủ quỹ)

Nhật kí và bảng kêsố 1

Bảng kê thu, chi tiền

Báo cáo kế toánPhiếu thu, phiếu chi và các

chứng từ khác

Sổ cái TK111

kiện thuận lợi cho quá trình quản lý (Chi tiết được thể hiện trong phụ lục 2 )

+ Bảng kê chi tiết và bảng tổng hợp nhập nguyên vật liệu+ Bảng kê chi tiết và bảng tổng hợp xuất nguyên vật liệu+ Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu

- Sổ cái: sổ cái TK 152

2.3.2.4 Kế toán nguyên vật liệu và quy trình vào sổ.

Hàng ngày kế toán nguyên vật liệu có trách nhiệm kiểm tra cácphiếu nhập, xuất kho phát sinh trong ngày Căn cứ trên các chứng từ đãđược kiểm tra tính chính xác và hợp pháp, kế toán nguyên vật liệu nhậpdữ liệu về số lượng và đơn giá NVL nhập trong ngày, còn NVL xuất chỉnhập về số lượng xuất Các dữ liệu này được tự động nhập vào 5 bảng kêgồm các bảng kê chi tiết và tổng hợp nhập, xuất và bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn NVL theo từng nhóm và chi tiết cho từng loại

Đầu thàng sau, căn cứ vào giá trị NVL tồn đầu kì và nhập trong kì,kế toán NVL xác định đơn giá xuất trong tháng dựa trên phương phápbình quân cả kì dự trữ và phần mềm sẽ tự động tính ra giá trị NVL xuấthàng ngày và nhập vào các bảng kê chi tiết, tổng hợp nhập, xuất, tồnNVL Đồng thời các dữ liệu về tình hình nhập, xuất, tồn cũng tự nhập vàobảng kê số 3, bảng kê số 4 và Nhật kí chứng từ số 7 theo các chỉ tiêu cụthể

Sau khi đối chiếu các chỉ tiêu nhập, xuất, tồn trong các sổ chi tiếtvà bảng kê số 3 với thẻ kho của thủ kho và biên bản kiểm kê kho, kế toánNVL in bảng kê số 3 và nộp cho kế toán tổng hợp.

Kế toán tổng hợp, sau khi kiểm tra tính chính xác của số liệu, nhậpsố liệu vào Sổ cái TK 152và phần mềm chuyển tiếp dữ liệu để hình thànhchỉ tiêu NVL trên Bảng Cân đối kế toán.

Sơ đồ2.3 - Quy trình phần hành kế toán nguyên vật liệu

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

2.3.3 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong phần hành tiền lươngvà các khoản trích theo lương.

- Giấy phép nghỉ ốm được hưởng lương.

2.3.3.2 Các tài khoản kế toán

Để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến lương và cáckhoản trích theo lương, kế toán phần hành sử dụng các tài khoản kế toán sau:

Bảng kê và phân

nhập, xuất Phiếu nhập kho,

phiếu xuất kho

Báo cáo kế toán Sổ cái TK

152Nhật kí chứng từ

số 7

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn

- TK 334 “Phải trả người lao động” TK 334 có 4 tiểu khoàn cấp 2: 3341,3342, 3343 và 3348.

- TK 3335 “Thuế thu nhập cá nhân”- 3 tài khoản cấp 2 của TK 338:

+ 3382 “Kinh phí công đoàn”+ 3383 “Bảo hiểm xã hội”+ 3384 “Bảo hiểm y tế”

2.3.3.3 Hệ thống sổ kế toán

- Nhật kí - chứng từ: Nhật kí số 7, Nhật kí và bảng kê số 1 và 2- Bảng kê: Bảng kê số 4, số 5

- Các bảng kê chi tiết:

+ Bảng kê tài khoản 334, 3382, 3383, 3384, 3335+ Bảng tính lương theo doanh thu

+ Bảng kê trích nộp các khoản theo lương cho Nhà nước.+ Bảng kê chi lương thực tế

- Bảng phân bổ lương và các khoản phụ cấp theo lương.- Sổ cái TK 334, 338, 333

2.3.3.4 Trình tự vào sổ trong phần hành lương và các khoản trích theolương

Ngày 20 của tháng, kế toán lương tính lương tạm ứng cho CBCNV,trích quỹ lương cơ bản, xuất tiền cho thống kê các PX và lập phiếu chi chokhoản chi tạm ứng lương Căn cứ vào phiếu chi, kế toán nhập số liệu vàoBảng kê TK 334, 3382, 3383, 3384, 3335 và Bảng kê chi lương thực tế

Vào ngày cuối tháng, thống kê các PX nộp cho kế toán lương bảngthanh toán lương của tháng và thưởng (nếu có) Kế toán lương nhập số liệu,xác định số lương thực tế phải chi trả trong tháng và lập phiếu chi Phần mềmkế toán tự động tính phần tính vào chi phí của các khoản trích theo lương Sốliệu về lương thực tế và các khoản trích theo lương tính vào chi phí được tựđộng chuyển vào Bảng kê TK 334, 3382, 3383, 3384, 3335; Bảng phân bổlương và các khoản trích theo lương

Đồng thời, căn cứ vào Bảng thanh toán lương vào bảng kê, kế toán lậpphiếu thu các khoản BHXH và BHYT khấu trừ vào lương và khoản tạm nộpthuế thu nhập cá nhân Số liệu trên phiếu thu được nhập vào Bảng kê TK 334,

3382, 3383, 3384, 3335

Bên cạnh đó, kế toán lương xác định số lương phải giao cho các PXsau khi trừ khoản tạm ứng lương và các khoản khấu trừ vào lương khỏi sốlượng phải trả và giao cho các PX Đồng thời, kế toán lương nộp các khoảntrích theo lương cho Nhà nước theo quy định, lập phiếu chi và lập Bảng kênộp các khoản trích theo lương cho Nhà nước

Sau khi hoàn thành công tác hạch toán lương và các khoản trích theolương, kế toán lương nộp bảng phân bổ cho kế toán tổng hợp Kế toán tổnghợp nhập số liệu vào Sổ cái các TK 334,338, 333 Phần mềm sẽ chuyển sốliệu sang chỉ tiêu Phải trả người lao động và Các khoản phải nộp cho Nhànước trên bảng Cân đối kế toán

Sơ đồ2.4 - Quy trình phần hành lương và các khoản trích theo lương

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

Bảng phân bổ lương và cáckhoản trích theo lương

Bảng kê TK 334, ,Bảng chi lương

thực tế

Báo cáo kế toánSổ cái TK334, 338,333Nhật kí số 7, Bảng kê số 4 Bảng thanh toán

lương, thưởng, Phiếu chi, phiếu thuNhật kí và bảng kê

số 1 và 2

2.3.4 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong phần hành phải trảngười bán

2.3.4.2 Các tài khoản kế toán

Kế toán phải trả sử dụng tài khoản 331 “Phải trả người bán” đểhạch toán các khoản phải trả Tài khoản 331 có 3 tài khoản cấp 2 và đượcchi tiết hoá thành các tài khoản cấp 3 ( chi tiết theo phụ lục 2)

2.3.4.3 Hệ thống sổ kế toán

- Nhật kí - chứng từ: Nhật kí số 5, Nhật kí và bảng kê số 1 và 2- Bảng kê: Bảng kê số 3

- Sổ chi tiết: sổ chi tiết theo đối tượng người bán- Sổ cái TK 331

2.3.4.4 Trình tự vào sổ trong phần hành phải trả

Khi mua hàng mà Công ty không phải thanh toán ngay do quy địnhtrong hợp đồng, kế toán phải trả căn cứ vào hoá đơn mua hàng, bản kiểmnghiệm chất lượng NVL, biên bản giao nhận hàng, phiếu nhập kho, nhậpsố liệu vào máy Phần mềm kế toán được lập trình sẽ chuyển số liệu đếnsổ chi tiết mở cho từng người bán.

Khi Công ty thanh toán cho người bán, kế toán viên dựa trên phiếu chi,nhập số liệu vào máy Các số liệu tự động chuyêtn vào sổ chi tiết người bán.

Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu trong tháng, tính số dư tài khoản331 chi tiết từng người bán trong các sổ chi tiết và số dư tổng hợp của tàikhoản 331 được chuyển vào Nhật kí chứng từ số 5 Kế toán phải trả cho in vànộp Nhật kí cho kế toán trưởng.

Kế toán trưởng, căn cứ vào các phiếu chi và Nhật kí số 5, tiền hành vàosổ cai TK 331 Số dư của tài khoản tự động hình thành chỉ tiêu Phải trả người