Bộ máy kế toán và phần hành kế toán tại công ty thuốc lá Thăng Long

Bộ máy kế toán và phần hành kế toán tại công ty thuốc lá Thăng Long

LỜI MỞ ĐẦU

Tất cả các doanh nghiệp dù hoạt động trong lĩnh vực, ngành nghề nào cũng cần phải có một bộ máy kế toán có năng lực và làm việc có hiệu quả bởi kế toán chính là một công cụ hữu hiệu của doanh nghiệp

Bộ máy kế toán có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính giá thành và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp Nhờ các thông tin tài chính của bộ máy kế toán, ban giám đốc có thể thực hiện tốt công tác quản lý tài chính và có cơ sở để ra các quyết định kinh tế quan trọng Vì vậy, việc xây dựng một bộ máy kế toán hợp lí và hiệu quả có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

Nhận thức tầm quan trọng của bộ máy kế toán và công tác kế toán đối với doanh nghiệp và đặc biệt, với tư cách là một sinh viên chuyên ngành kế toán - kiểm toán, em nhận thấy việc học hỏi về thực tế kế toán trong các doanh nghiệp là một nhiệm vụ cấp thiết Vì vậy, em xin kiến tập tại Công ty Thuốc lá Thăng Long - một doanh nghiệp Nhà nước về sản xuất thuốc lá

Được sự hướng dẫn của tận tình của PGS.TS Nguyễn Thành Đông

và thành viên phòng Kế toán – Tài chính Công ty Thuốc lá Thăng Long, em xin thực hiện Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long

Ngoài lời mở đàu và kết luận, báo cáo kiến tập của em gồm 3 phần chính:

Phần 1: Tổng quan về Công ty Thuốc lá Thăng Long

Phần 2: Tổ chức bộ máy kế toán và phần hành kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long

Phần 3: Đánh giá thực trạng bộ máy kế toán và công tác kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY

THUỐC LÁ THĂNG LONG1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Thuốc lá Thăng Long 1.1.1 Sự hình thành và phát triển của Công ty.

Công ty Thuốc lá Thăng Long, tiền thân là Nhà máy Thuốc lá Thăng Long, được thành lập vào ngày 6/1/1957, cách đây vừa tròn nửa thế kỷ Trong quá trình 50 năm hình thành và phát triển, Công ty đã trải qua nhiều biến động, trong dó có thể điểm một vài sự kiện chính sau đây:

- Ngày 18/6/1956, Cục Công nghiệp nhẹ ra quyết định thành lập Ban chuẩn bị sản xuất thuốc lá và tiến hành sản xuất thử

- Ngày 6/1/1957, bao thuốc lá đầu tiên mang nhãn hiệu Thăng Long xuất xưởng và ngày này được lấy làm ngày thành lập Nhà máy Thuốc lá Thăng Long

- Năm 1960 đánh dấu sự chuyển biến về chất của nhà máy từ nửa cơ khí thành bán tự động, cơ cấu sản xuất được tổ chức hoàn chỉnh hơn

-Tháng 6/1981, Bộ Công nghiệp Thực phẩm ra quyết định thành lập

Xí nghiệp Liên hiệp Thuốc lá I Nhà máy Thuốc lá Thăng Long trở thành đơn vị trực thuộc của Xí nghiệp Liên hiệp Thuốc lá I

- Ngày 5/4/1985, Hội đồng Bộ trưởng ra Nghị định 108/HĐBT về việc thành lập Liên hiệp các Xí nghiệp Thuốc lá Việt Nam trên cơ sở hợp nhất Xí nghiệp Liên hiệp Thuốc lá I và II

- Ngày 29/4/1995, Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 254/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ với mô hình Tổng Công ty 91 Nhà máy Thuốc lá Thăng Long trở thành đơn vị thành viên của Tổng Công ty thuộc khối sản xuất thuốc lá điếu

- Ngày 9/12/2005, Thủ tướng Chính phủ ban hành quyết định số 327/2005/QĐ-TTg thành lập Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam theo mô hình công ty mẹ - con và quyết định số 318/2005/QĐ-TTg chuyển Nhà máy Thuốc

lá Thăng Long thành Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Thuốc lá Thăng Long

Như vậy, có thể khẳng định 50 năm hình thành và phát triển của Công

ty Thuốc lá Thăng Long là 50 năm của những nỗ lực không ngừng nghỉ,

vượt qua mọi khó khăn và thách thức, hoàn thành tốt các chỉ tiêu do Nhà nước giao cho, xứng đáng là cánh chim đầu đàn của ngành sản xuất thuốc lá XHCN.

1.1.2 Giới thiệu chung về Công ty Thuốc lá Thăng Long.

- Tên gọi đầy đủ : Công ty TNHH một thành viên Thuốc lá Thăng Long

- Tên viết tắt : Công ty Thuốc lá Thăng Long

- Tên giao dịch : Thang Long Tobacom Company Limited (Vinataba)

- Trụ sở chính : 235 đường Nguyễn Trãi, quận Thanh Xuân, Hà Nội

- Sản xuất và kinh doanh thuốc lá điếu

- Chế tạo, gia công, sửa chữa thiết bị chuyên ngành thuốc lá

- Và các ngành nghề khác theo các quy định của pháp luật

 Các sản phẩm chính:

- Các loại thuốc lá điếu, thuốc lá sợi, cigar

- Phụ tùng cơ khí, thiết bị máy móc chuyên ngành thuốc lá

 Năng lực sản xuất: 583 triệu bao/năm

1.2 Đặc điểm hoạt động và tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty Thuốc lá Thăng Long.

1.2.1 Các sản phẩm chính và thị trường kinh doanh

1.2.1.1 Các sản phẩm thuốc lá chính của Công ty.

Trong nền kinh tế thị trường đầy năng động, để tăng cường khả năng cạnh tranh và mở rộng thị trường tiêu thụ, Công ty Thuốc lá Thăng Long luôn cố gắng duy trì một cơ cấu sản phẩm hợp lý, theo đó, một mặt cho mở rộng sản xuất những sản phẩm có tính cạnh tranh cao, mặt khác ngừng sản xuất những sản phẩm không phù hợp và cho ra đời những sản phẩm mới có những đặc tính ưu việt hơn

Hiện nay, Công ty có một cơ cấu sản phẩm đa dạng và phong phú gồm hơn 30 nhãn hiệu khác nhau Đặc biệt, các sản phẩm chính như

Vinataba, Hồng Hà, Sapa, Điện Biện… luôn giữ vai trò quan trọng trong cơ cấu sản phẩm.

Biểu đồ 1.1 – Cơ cấu sản phẩm thuốc lá năm 2006

1.2.1.2 Thị trường kinh doanh

1.2.1.2.1 Môi trường kinh doanh

Bước vào thế kỉ mới, bên cạnh những thời cơ mới, Công ty Thuốc

lá Thăng Long cũng phải đối mặt với nhiều khó khăn lớn

 Sức ép cạnh tranh

Hiện nay, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nội bộ ngành sản xuất thuốc lá điếu hết sức quyết liệt Bên cạnh đó, tình trạng thuốc lá nhập lậu không được cải thiện, hàng giả, hàng nhái không giảm… càng gây khó khăn cho tình hình tiêu thụ sản phẩm của Công ty

 Sự hạn chế từ Nhà nước.

Thuốc lá là một trong những mặt hàng Nhà nước xác định không khuyến khích tiêu dùng và phải được kiểm soát chặt chẽ Quan điểm này được cụ thể hoá trong nhiều quy định của Chính phủ như Nghị định số 12/2000/NĐ-CP của Chính phủ về “Chính sách quốc gia về phòng chống tác hại của thuốc lá trong giai đoạn 2000-2010”; Quyết định 88/2007/QĐ-TTg về hạn mức sản lượng sản xuất, nhập khẩu cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thuốc lá

Ngoài ra, Nhà nước còn áp dụng tỉ lệ thuế tiêu thụ đặc biệt đối với các công ty trong ngành lên tới 65% cho sản phẩm Cigar và 55% cho các

sản phẩm thuốc lá khác Các quy định này gây khó khăn không nhỏ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

 Thị trường nội địa

Theo thống kê, sản lượng và doanh thu tiêu thụ của thị trường nội địa trong giai đoạn 2003-2005 như sau:

Bảng 1.1: Sản lượng, doanh thu nội địa giai đoạn 2003-2005

Hoạt động

Sản lượng Đơn vị : nghìn bao

Doanh thu Đơn vị: triệu đồng Năm

2003

Năm 2004

Năm 2005

Năm 2003

Năm 2004

Năm 2005

Bên cạnh đó, doanh thu hoạt động bán hàng ở các tỉnh cũng tăng nhanh, trong đó, doanh thu hoạt động ở miền Bắc và Trung vẫn tăng trưởng đều, nhưng ở miền Nam có xu hướng giảm Do đó, thị phần tiêu thụ ở các tỉnh qua 3 năm cũng thay đổi rõ rệt, thể hiện qua biểu đồ sau

Thị phần tiêu thụ:

Biểu đồ 1.2 -Thị trường, thị phần kinh doanh.

 Hoạt động xuất khẩu

Không chỉ chú trọng phát triển thị trường nội địa, Công ty Thuốc

lá Thăng Long luôn tìm kiếm thị trường mới trong khu vực và trên thế giới Trong giai đoạn 2003-2006, doanh thu hàng xuất khẩu gia tăng, ngày càng chiếm vị trí quan trọng trong tổng doanh thu của Công ty

(Nguồn: Phòng Tiêu thụ) Biểu đồ 1.3 – Doanh thu xuất khẩu và tiêu thụ nội địa

1.2.2 Nguồn lực và cơ cấu tài chính

1.2.2.1 Nguồn nhân lực

Theo số liệu phòng Tổ chức nhân sự, hiện tại, tổng số cán bộ, công nhân viên là 1.053 người, trong đó:

- Công nhân trực tiếp sản xuất kinh doanh : 857 người

- Cán bộ quản lý, nhân nghiệp vụ : 196 người

Về mặt trình độ chuyên môn, cán bộ, công nhân viên Nhà máy bao gồm

- Cán bộ có trình độ Cao đẳng, Đại học, trên Đại học: 158 người (chiếm 15%)

- Cán bộ có trình độ trung cấp : 41 người (chiếm 3,89%)

- Công nhân kĩ thuật bậc cao (từ bậc 4 trở lên) : 654 người (chiếm81,11%)

1.2.2.2 Máy móc, thiết bị và cơ sở hạ tầng:

Nhận thức được tầm quan trọng của cơ sở hạ tầng đối với quá trình sản xuất kinh doanh, ngay từ khi mới thành lập, Công ty Thuốc lá Thăng Long đã chú trọng xây dựng hệ thống dây chuyền sản xuất và thiết bị, bao gồm dây chuyền chế biến sợi thuốc lá, cuốn điếu, đóng bao…, đồng bộ, hiện đại

Bên cạnh đó, Công ty cũng đặc biệt quan tâm đến việc xây dựng

và bố trí các kho tàng, nhà xưởng, các công trình phụ trợ phù hợp với việc vận hành các công đoạn sản xuất, các máy móc, thiết bị trong dây chuyền công nghệ để phục vụ hữu hiệu cho hoạt động sản xuất.

1.2.2.3 Cơ cấu tài chính

Tại thời điểm ngày 31/12/2006, Công ty Thuốc lá Thăng Long có Bảng CĐKT như sau:

Bảng Cân đối kế toán

100.00

(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán)

Căn cứ vào các số liệu trên, ta có thể nhận thấy

- Về cơ cấu tài sản:

+ TSNH chiếm tới 62,93%, chủ yếu nàm trong hàng tồn kho 43,45% Điều này có thể lí giải trước hết là do đặc điểm của một doanh

nghiệp sản xuất Để tạo diều kiện cho quá trình sản xuất diến ra liên tục, cho kì sản xuất

Mặt khác, một đặc diểm dễ nhận thấy của quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty là sản phẩm tiêu thụ mạnh nhất trong giai đoạn từ tháng 10 đến tháng 2 năm sau, nên lượng thành phẩm và nguyên vật liệu trong kho cũng thường tăng so với các tháng khác trong năm

Bên cạnh đó, khoản Phải thu khách hàng cũng chiếm tỉ trọng tương đối cao Do Công ty muốn mở rộng thị trường và sản lượng tiêu thụ nên thực thi một số chính sách khuyến khích nhất định đối với các khách hàng lớn và quen thuộc như thực hiện bán chịu, Điều này làmgiảm tính thanh khoản của Công ty nên cần được xử lý và có hướng điều chỉnh cho hợp lí hơn

+ TSDH của Công ty chiếm tỉ lệ 37,07%, trong đó TSCĐ chiếm 36,87% Điều này hoàn toàn phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp sản xuất

- Về cơ cấu nguồn vốn: Các khoản nợ phải trả chỉ chiếm 23,74% trong đó chủ yếu là các nguồn ngắn hạn, không vay dài hạn trong kì Nguồn vốn chủ sở hữu chiếm 76,28%, chủ yếu là NVKD và các quỹ của Công ty

Với cơ cấu nguồn vốn như trên, Công ty có thể hoàn toàn đáp ứng các dự án đầu tư và mở rộng sản xuất bằng chính nguồn vốn của mình

1.2.3 Tổ chức sản xuất kinh doanh

1.2.3.1 Công nghệ sản xuất.

Quy trình chế biến và sản xuất thuốc lá gồm 4 công đoạn chủ yếu: Chuẩn bị nguyên liệu; chế biến sợi thuốc lá; cuốn điếu và đóng bao.

1.2.3.1.1 Chuẩn bị nguyên liệu

Đây là công đoạn đầu tiên của trong quy trình sản xuất thuốc lá và do

bộ phận kho đảm nhiệm Theo đó, những nguyên liệu cần thiết cho quá trình sản xuất sản phẩm sau khi được kiểm tra chất lượng được đem đi chế biến tại công đoạn thứ hai

1.2.3.1.2 Chế biến sợi thuốc lá

Nguyên liệu sau khi được tuyển chọn qua công đoạn đầu tiên,

được vận chuyển sang PX Sợi và tại đây, được sơ chế để tạo ra sợi thuốc

lá phục vụ cho công đoạn cuốn điếu tiếp theo.

Đầu tiên, nguyên liệu được đưa vào hấp chân không, rồi được đưa tới máy cắt ngọn Tại đây, cây thuốc lá được xử lý và phân tách thành ngọn và thân lá

Tiếp theo, ngọn lá được đưa đi làm ẩm, qua máy phun liệu và ủ tại

thùng chứa lá Ngọn lá sau khi được ủ đủ thời gian quy định được đưa

thái lá thành sợi lá và chuyển đi sấy khô.

Thân lá sau khi được phân tách, được đem đi làm ẩm và ủ sơ chế

Sau đó, thân lá được đem đi tách cuộng Một phần lá mảnh thu được theo băng tải đến phần ngọn lá được làm ẩm; phần cuộng thu được đem

đi làm ẩm lần 1 rồi đưa đi ủ tại thùng ủ cuộng và tiếp tục được làm ẩm lần 2 rồi đem đi thái sợi Sợi cuộng vừa tạo thành được gia liệu và làm trương nở; sau đó, được đem sấy khô và đưa tới máy phân li Tại đây,

những sợi cuộng đạt yêu cầu được chuyển tới thùng trữ sợi cuộng.

Sợi lá đã được sấy khô và sợi cuộng lấy từ thùng trữ sợi cuộng

cùng được đưa tới máy phối trộn và được trộn lẫn theo đúng tỷ lệ quy định Sau đó, sợi thuốc đã phối trộn, một phần được đưa qua máy phun

hương rồi đưa tới thùng trữ sợi, phần khác phục vụ sản xuất ra sản phẩm

không phun hương được đưa thẳng tới thùng trữ Từ đây, sợi thuốc lá

được đem đi đóng thùng Carton và bảo quản tại kho sợi

1.2.3.1.3 Cuốn điếu

Công đoạn này được thực hiện đồng thời tại hai PX Bao cứng và Bao mềm Theo đó, những thùng Carton chứa sợi thuốc lá được vận chuyển từ kho sợi tới hai PX và đem đi cuốn điếu Cuối công đoạn, những điếu thuốc lá hoàn chỉnh được tạo thành và chuyển tiếp cho cho hoạt động đóng bao diễn ra ngay tại hai PX này

1.2.3.1.4 Đóng bao

Những điếu thuốc lá sau khi được tạo thành được chuyển ngay sang dây chuyền đóng bao, đóng tút và đóng kiện Tuỳ từng PX mà sản phẩm thuốc lá được đóng là bao mềm hoặc bao cứng Những kiện thuốc lá đã được đóng gói hoàn chỉnh được vận chuyển tới kho thành phẩm và bảo quản

Chuẩn

bị NL Hấp

chân không

Bàn phối

và cắt ngọn

Tách cuộng

Làm

ẩm ngọn lá

Thái lá

Sấy

sợi

lá

Gia liệu

Ủ lá

Phân ly sợi cuộng

Phối trộn sợi lá sợi cuộng

Sấy sợi cuộng

Thùng trữ sợi cuộng

Phun hương

Thùng trữ sợi

Đóng thùng Carton

Cuốn điếu

Đóng tút

Đóng kiện

Kho thành phẩm

Đóng bao

Kh o sợi

Làm

ẩm cuộng lần 1

Thùng

ủ cuộng

Làm

ẩm cuộng lần 2

Thái cuộng

Gia liệu sợi

Trương nở sợi cuộng

Ép cuộng

Chú thích

: SP không phù

hợp đi xử lý : SP phù hợp

Lá mảnh

Cuộng chế biến

Lá ẩ m

Oriental

Làm ẩm thân lá

và ủ sơ chế tách cọng

1.2.3.2 Tổ chức sản xuất.

Hiện nay, Công ty Thuốc lá Thăng Long thực hiện bố trí sản xuất như sau:

- Công nhân PX Sợi duy trì hoạt động 24 giờ/ngày, chia thành 2 ca làm việc liên tục, số lượng ngày làm việc trong tuần không cố định tuỳ thuộc vào kế hoạch sản xuất của tuần đó, thông thường là 2-3 ngày trong tuần

- Công nhân 3 PX Bao cứng, Bao mềm và Cơ điện làm việc 5 ngày/tuần, ngày làm 8 tiếng; khi có hợp đồng đột xuất có thể làm việc ca 3 và ngày cuối tuần

- Các Phòng ban vẫn làm việc 5 ngày/tuần, ngày làm 8 tiếng, nghỉ thứ 7 và chủ nhật

1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý hành chính, kinh tế, kĩ thuật và tài chính tại Công ty Thuốc lá Thăng Long.

1.3.1 Chính sách quản lý.

Để đảm bảo tính chính xác, hiệu quả và kịp thời của hoạt động quản lý, Công ty Thuốc lá Thăng Long đã xây dựng hệ thống chính sách quản lý khá hoàn chỉnh bao gồm 3 nội dung chính là hệ thống quản lý chất lượng, các chính sách nhân lực và quản lý tài chính

1.3.1.1 Hệ thống quản lý chất lượng

Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty được xây dựng dựa trên yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000, trong đó quy định đầy đủ vể tất cả các vấn

đề liên quan trực tiếp đến chất lượng quá trình sản xuất kinh doanh như:

- Kiểm soát quá trình mua NVL, sản xuất, tiêu thụ

- Quản lý chất lượng NVL, sản phẩm công đoạn, thành phẩm…

- Kiểm soát quy trình công nghệ và thiết bị sản xuất

1.3.1.2 Chính sách nhân sự.

Nhận thức tầm quan trọng của yếu tố con người đối với quả trình sản xuất, Công ty Thuốc lá Thăng Long đặc biệt quan tâm đến việc xây dựng một đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ, tâm huyết với công việc, bố trí lao động phù hợp với trình độ và năng lực Vì vậy, một hệ thống chính sách nhân sự đã được xây dựng và thường xuyên được bổ sung, cải tiến cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của Công ty, bao gồm:

- Các quy định về công tác tuyển dụng, đào tạo, nâng cấp bậc

- Các chính sách về tiền lương, khen thưởng, BHXH, BHYT, lên lương.

- Các quy định về việc luân chuyển cán bộ trong nội bộ Công ty…

Việc xây dựng hệ thống chính sách nhân sự rõ ràng, hợp lí đã góp phần không nhỏ trong công tác quản lý nhân lực và cổ vũ tinh thần người lao động trong Công ty

1.3.1.3 Chính sách quản lý tài chính

Ngay từ khi mới thành lập và đặc biệt trong cơ chế thị trường, Công ty Thuốc lá Thăng Long đã ý thức được tầm quan trọng của vốn đối với quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, Công ty đã xây dựng một

hệ thống chính sách tài chính quy định chặt chẽ về chính sách huy động vốn; quy trình đánh giá các phương án đầu tư mua sắm máy, công nghệ mới, các phương án XDCB với mục tiêu là tạo ra và làm tăng nguồn, đảm bảo việc thực hiện các chỉ tiêu tài chính của Công ty

1.3.2 Tổ chức bộ máy quản lý.

1.3.2.1 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý.

Bộ máy quản lý của Công ty Thuốc lá Thăng Long tổ chức theo mô hình chức năng, theo đó GĐ của Công ty trực tiếp làm việc với các phó GĐ, các trưởng phòng và quản đốc các PX; Các phó GĐ, các trưởng phòng, quản đốc chịu trách nhiệm trước GĐ về các công việc cụ thể được quy định trong

sổ tay chất lượng của Công ty và các công việc được GĐ giao phó

1.3.2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức.

Phòng Quản

lý chất lượng

Phòng Kế hoạch Vật tư

Phòng hành chính

Phòng

Tổ chức nhân sự

Phòng tài chính

kế toán

Phòng thị trường

Phòng tiêu thụ PGĐ kinh doanh

PX

Cơ điện

Ban Bảo vệ

Chủ tịch Công ty

Tổ sản xuất

Sơ đồ bộ máy quản lí

1.3.2.3 Chức năng và nhiệm vụ chính của các phòng ban

 Giám đốc

- Là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty.

- Là người đại diện theo pháp luật cuả Công ty

 Phó Giám đốc kĩ thuật

- Điều hành các công việc thuộc lĩnh vực kĩ thuật của Công ty, gồm: quản lý kĩ thuật hệ thống nhà xưởng, máy móc, thiết bị, hệ thống quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn, công nghệ sản xuất

- Là người đại diện chất lượng thay mặt GĐ điều hành công tác chất lượng toàn Công ty

 Phó Giám đốc kinh doanh: Giúp việc cho GĐ và chịu trách nhiệm

trước GĐ về các việc:

- Xây dựng chiến lược, chính sách, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm

- Xây dựng mạng lưới các nhà phân phối tiêu thụ sản phẩm khắp cả nước

- Duy trì và phát triển thị phần và thị trường kinh doanh

- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những quy định của Nhà nước

và Công ty trong công tác quản trị nhân sự, lao động tiền lương, tiền thưởng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động

- Lập các phương án tổ chức bộ máy quản lý sản xuất, phương án quy hoạch cán bộ, nhân sự trong toàn Công ty

- Xây dựng phương án phân phối tiền lương, tiền thưởng và các khoản thu nhập khác trong Công ty phù hợp với chế độ chính sách của Nhà nước

và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Thực hiện công tác BHXH, bảo hiểm thân thể cho CBCNV

 Phòng Kế hoạch vật tư

- Xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh ngắn, trung, dài hạn và kế hoạch sản xuất kinh doanh theo tháng, quý, năm

- Tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất.

- Tổ chức thực hiện thu mua nguyên liệu, vật tư, phụ liệu, chuẩn bị nguyên liệu, vật tư, phụ liệu sản xuất và công tác quản trị kho

 Phòng Tài chính- kế toán

- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và Nhà nước về việc thực hiện pháp luật và các quy định hiện hành về công tác tài chính, kế toán, thống kê

- Theo dõi, tổng hợp và phân tích kết quả SXKD của Công ty

- Tổ chức công tác hạch toán kế toán của Công ty theo đúng quy định của Nhà nước và Tổng Công ty thuốc lá Việt Nam, đảm bảo tính trung thực, chính xác, kịp thời của số liệu kế toán

 Phòng Kĩ thuật – Công nghệ

- Quản lý quy trình công nghệ sản xuất thuốc lá

- Xây dựng công thức phối chế cho các mác thuốc

- Xây dựng các tiêu chuẩn vật tư, phụ liệu và bán thành phẩm

 Phòng Kĩ thuật - Cơ điện

- Quản lý cơ điện

- Tham mưu cho GĐ về xây dựng đề án đầu tư thiết bị

 Phòng Quản lý chất lượng:

- Chịu trách nhiệm về công tác quản lý CLSP trên dây truyền sản xuất

- Kiểm tra chất lượng NVL nhập kho, sản phẩm công đoạn, thành phẩm trước khi xuất, nhập kho

- Xây dựng các quy định, phương pháp kiểm tra nguyên liệu, vật tư, phụ liệu, bán thành phẩm và thành phẩm

 Phòng Thị trường:

- Nghiên cứu thị trường, thu thập và xử lý thông tin thị trường Xây dựng chiến lược kinh doanh và các chương trình Marketing

- Giới thiệu và bán sản phẩm mới

- Cùng phòng Tiêu thụ: Tham mưu cho GĐ về công tác tiêu thụ sản phẩm, lựa chọn và theo dõi hoạt động của nhà phân phối Tiếp nhận và bổ sung các thông tin về khách hàng, xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng

 Phòng Tiêu thụ

- Chịu trách nhiệm trước GĐ về công tác tiêu thụ sản phẩm

- Lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm tháng, quí, năm trình GĐ phê duyệt

và đánh giá nhà phân phối theo định kì

- Tổ chức tiêu thụ sản phẩm

 Các Phân xưởng:

- Căn cứ nhiệm vụ, kế hoạch sản xuất tháng, quý, năm của Công ty, tổ chức và quản lý các hoạt động sản xuất: lao động, tiền lương, vật tư, sản phẩm, thiết bị,…theo quy định, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ, kế hoạch được giao

- Lập các sổ theo dõi, báo cáo định kì về tình hình sản xuất

1.3.2.4 Mối liên hệ giữa các phòng ban và phân xưởng.

Tuy từng phòng ban và PX của Công ty hướng đến những mục tiêu cụ thể khác nhau nhưng xét đến cùng, chúng đều hướng tới mục tiêu chung của toàn Công ty, đó là đảm bảo tính ổn định, hiệu quả và hiệu năng của hoạt động SXKD, tạo điều kiện tối đa hoá lợi nhuận Vì vậy, trong suốt quá trình SXKD, các phòng ban và PX luôn tác động qua lại lẫn nhau, giúp đỡ nhau cùng phát triển Sự tác động này được thể hiện như sau:

- Khối phòng ban có trách nhiệm giúp đỡ GĐ trong việc điều hành, hỗ trợ, giám sát quá trình sản xuất và trực tiếp thực hiện công tác tiêu thụ sản phẩm Các hoạt động này tác động trực tiếp tới hoạt động sản xuất do các PX đảm nhiệm

- Các PX có trách nhiệm sản xuất ra sản phẩm - nguồn tạo thu nhập chủ yếu của Công ty, đảm bảo tính hoạt động liên tục của Công ty nói chung và các phòng ban nói riêng Mặt khác, chính thực tế trong quá trình sản xuất lại tác động ngược lại hoạt động của các phòng ban, đòi hỏi sự kiểm tra, giám sát trong suốt quá trình và có sự điều chỉnh kịp thời khi cần thiết

Như vậy, có thể khẳng định giữa các phòng ban và PX trong Công ty luôn tồn tại mối liên hệ mật thiết, tác động lẫn nhau và hỗ trợ nhau trong việc hoàn thành nhiệm vụ riêng và cùng hướng tới mục tiêu chung

PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

VÀ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

THUỐC LÁ THĂNG LONG.

2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long.

2.1.1 Mô hình bộ máy kế toán.

Bộ máy kế toán của Công ty Thuốc lá Thăng Long được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung Phòng kế toán của Công ty thực hiện toàn

bộ công tác kế toán từ thu nhận chứng từ, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của Công ty Các PX không hạch toán riêng

2.1.2 Tổ chức nhân sự trong bộ máy kế toán

2.1.2.1.Sơ đồ bộ máy kế toán

Sơ đồ 2.1- Bộ máy kế toán tập trung

2.1.2.2 Trách nhiệm và quyền hạn các thành viên phòng Tài chính - Kế toán

Phòng Tài chính-Kế toán bao gồm 9 thành viên: Trưởng phòng, Phó phòng, 6 kế toán viên và 1 thủ quỹ, trong đó trách nhiệm và quyền hạn các thành viên được quy định như sau:

hoạt động khác của nhà máy có liên quan tới công tác tài chính của nhà máy.

- Tổ chức công tác kế toán, thống kê trong nhà máy phù hợp với chế

độ quản lí của nhà nước

- Kế toán tổng hợp, vốn kinh doanh, các quỹ xí nghiệp

- Tổ chức công tác kiểm kê định kì theo quy định

- Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, giám sát phần nghiệp vụ đối với cán bộ thống kê, kế toán các đơn vị trong nhà máy

2.1.2.2.2 Phó phòng:

- Giúp việc cho trưởng phòng, thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc khi trưởng phòng đi vắng

- Trực tiếp làm các phần việc:

+ Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành

+ Kế toán tiêu thụ, xác định kết quả kinh doanh,

+ Kế toán các khoản thanh toán với ngân sách nhà nước

+ Kế toán khoản kinh phí trích nộp cho tổng công ty

2.1.2.2.3 Kế toán vật liệu sản xuất, thanh toán các khoản tạm ứng.

- Theo dõi tình hình nhâp-xuât-tồn kho các loại vật liệu trong nhà máy

- Thực hiện việc kiểm kê định kì theo quy định của nhà nước

- Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi thanh toán các khoản tạm ứng

- Theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng

2.1.2.2.4 Kế toán tiền mặt và các khoản phải thu, phải trả khác.

- Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi lập phiếu thu, chi

- Cùng với thủ quỹ kiểm tra đối chiếu số dư tồn quỹ sổ sách và thực tế

- Theo dõi chi tiết các khoản phải thu, phải trả khác

2.1.2.2.5 Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, Thành phẩm và TSCĐ.

- Theo dõi tài sản cố định, giá trị hao mòn, giá trị còn lại của đối tượng

sử dụng Thực hiện việc kiểm kê đánh giá lại tài sản cố định theo quy định

- Thanh toán tiền lương, thưởng, các khoản phụ cấp cho các đơn vị và thanh toán BHXH, BHYT cho người lao động theo quy định

- Theo dõi việc trích lập và sử dụng quỹ lương của nhà máy

- Thanh toán các khoản thu, chi của công đoàn

- Theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho thành phẩm về mặt số lượng.

- Thực hiện việc kiểm kê kho thành phẩm hàng tháng

2.1.2.2.6 Kế toán thanh toán với người mua và kế toán nguyên liệu chính.

- Theo dõi chi tiết từng khách hàng mua về số lượng hàng, giá trị tiền hàng cũng như thời gian thanh toán và công nợ của từng khách hàng

- Theo dõi các hợp đồng thế chấp, bảo lãnh, các giấy tờ có giá trị như tiền để thực hiện mua hàng thanh toán chậm của các khách hàng

- Kiểm tra các khoản thanh toán (nếu có) cho khách hàng

- Theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho nguyên liệu và thực hiện kiểm

kê theo quyết định

2.1.2.2.7 Kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán vật tư cơ khí và vật liệu xây dựng.

- Giao dịch với ngân hàng về các khoản thanh toán qua ngân hàng của nhà máy làm các thủ tục cho vay ngân hàng và theo dõi trả nợ tiền vay

- Theo dõi nhâp - xuất - tồn kho vật liệu xây dựng, các loại vật tư cơ khí

2.1.2.2.8 Kế toán thanh toán với người bán, kế toán xây dựng cơ bản.

- Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ trước khi thanh toán

- Theo dõi các khoản công nợ với người bán

- Kiểm tra các dự toán, thanh quyết toán các công trình và các hạng mục công trình về xây dựng cơ bản đảm bảo nguyên tắc thủ tục, trình tự

về xây dựng cơ bản theo đúng quy định của nhà nước

2.1.2.2.9 Thủ quỹ.

- Chịu trách nhiệm trong công tác thu, chi tiền mặt và tồn quỹ của nhà máy

- Thực hiện việc kiểm kê đột xuất hoặc định kì theo quy định

- Quản lí các hồ sơ gốc của tài sản thế chấp, bảo lãnh, các giấy tờ có giá trị như tiền (kì phiếu, tín phiếu, sổ tiết kiệm ) và các khoản kí quỹ bằng vàng của các hợp đồng thế chấp bảo lãnh mua hàng thanh toán chậm của các khách hàng

2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán chung tại Công ty Thuốc lá Thăng Long.

2.2.1 Luật và chế độ kế toán áp dụng tại Công ty.

Công ty Thuốc lá Thăng Long thực hiện công tác hạch toán kế toán theo Luật Kế toán Việt Nam và áp dụng Chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006

Công ty áp dụng một số chính sách kế toán sau:

- Phương pháp hạch toán ngoại tệ : bình quân cả kì dự trữ

- Phương pháp quản lí hàng tồn kho : kê khai thường xuyên

- Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho : bình quân cả kì dữ trữ

- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : phương pháp đường thẳng

2.2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long 2.2.2.1 Hệ thống chứng từ kế toán

Trên cơ sở danh mục chứng từ được ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC, Công ty Thuốc lá Thăng Long đã xây dựng cho mình

hệ thống chứng từ theo đúng 5 chỉ tiêu: Lao động - tiền lương, Hàng tồn kho, Bán hàng, Tiền tệ và TSCĐ Trong đó, biểu mẫu các chứng từ của Công ty, về cơ bản, đều tuân theo biểu mẫu chứng từ chuẩn của Quyết định 15, nhưng một số chi tiết trong bản chứng từ đã được thiết kế lại cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty

2.2.2.2 Hệ thống tài khoản kế toán

Dựa trên hệ thống tài khoản ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC, Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam đã xây dựng hệ thống tài khoản áp dụng chung cho tất cả các Công ty thành viên Trên cơ sở đó, Công ty Thuốc lá Thăng Long đã lựa chọn và sử dụng những tài khoản phù hợp với điều kiện

và các phương pháp kế toán đã lựa chọn (chi tiết tại phụ lục 2)

 Loại 1: Tài sản ngắn hạn.

Công ty sử dụng đầy đủ các tài khoản loại 1 được quyết định 15/2006/QĐ-BTC trừ tài khoản 158 “Hàng hoá kho bảo thuế” Các tài khoản khác đều được chi tiết thành tài khoản cấp 2 theo quy định của Bộ và Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam để phù hợp với yêu cầu quản lý tại Công ty

Đặc biệt, do đặc điểm của Công ty là doanh nghiệp sản xuất và có

hệ thống khách hàng rộng lớn nên hạng mục Phải thu và Hàng tồn kho vô cùng phong phú và phức tạp.Vì vậy, các tài khoản thuộc 2 hạng mục này đều được chi tiết đến tài khoản cấp 3 để tiện theo dõi và xử lý khi có sự kiện bất thường xảy ra

 Loại 2: Tài sản dài hạn.

Công ty sử dụng đầy đủ các tài khoản loại 2 đã quy định theo quy định của Bộ Tài chính Bên cạnh đó, do đòi hỏi của công tác quản lý, tài khoản Hao

mòn TSCĐ, các tài khoản Đầu tư và XDCB đều được chi tiết hoá đến tài khoản cấp 3.

 Loại 3: Nợ phải trả

Trong các tài khoản loại 3 quy định trong Quyết định BTC, Công ty không sử dụng các tài khoản sau:

15/2006/QĐ Tài khoản 343 “Trái phiếu phát hành”

- Tài khoản 352 “Dự phòng phải trả”

Các tài khoản khác đều được chi tiết thành tài khoản cấp 2 theo quy định Một số tài khoản được chi tiết thêm tài khoản cấp 2 và cấp 3 để thuận tiện cho công tác quản lý như các tài khoản 311, 315, 331, 338, 341, 342…

 Loại 4: Vốn chủ sở hữu

Nhìn chung, các tài khoản loại 4 theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC đều đựơc sử dụng tại Công ty Ngoài ra, các tài khoản đòi hỏi sự theo dõi đặc biệt đều được Công ty chi tiết hoá thành tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3, như tài khoản “Lợi nhuận chưa phân phối” và “Nguồn kinh phí sự nghiệp”

 Loại 5: Doanh thu

Nhận thức được tầm quan trọng của doanh thu đối với doanh nhiệp và nhiệm vụ phải theo dõi chặt chẽ các tài khoản thuộc loại này, Công ty đã xây dựng các tài khoản Doanh thu chi tiết theo hoạt động phát sinh doanh thu

 Loại 6: Chi phí sản xuất kinh doanh.

Chi phí là yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, quyết định mức giá thành, giá bán sản phẩm cũng như các chỉ tiêu lợi nhuận trước thuế, mức thuế phải nộp và lợi nhuận sau thuế.Đánh giá đúng vai trò đó, các tài khoản Chi phí và Giá vốn của Công

ty đều được chi tiết theo hoạt động phát sinh chi phí, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý chi phí tại Công ty

 Loại 9: Xác định kết quả kinh doanh

Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2 là:

- Tài khoản 9111 “Xác định kết quả SXKD”

- Tài khoản 9112 “Kết quả hoạt động tài chính”

- Tài khoản 9113 “Kết quả hoạt động khác”

Từ các tài khoản cấp 2 này, Công ty tiếp tục chi tiết thành các tài khoản cấp 3 theo hoạt động phát sinh lợi nhuận hoặc lỗ

 Loại 0: Các tài khoản ngoài bảng

Các tài khoản ngoại bàng của Công ty đều đầy đủ so với các tài khoản quy định trong quy định 15/2006/QĐ-BTc

Tóm lại, hệ thống tài khoản của Công ty Thuốc lá Thăng Long một mặt tuân thủ đúng hệ thống tài khoản quy định trong Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC và của Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam, mặt khác đã được chi tiết một cách cụ thể theo yêu cầu quản lý của Công ty, phục vụ đắc lực cho công tác hạch toán nói riêng và công tác quản lý doanh nghiệp nói chung

2.2.2.3 Hình thức kế toán và hệ thống sổ sách kế toán.

2.2.2.3.1 Hình thức kế toán áp dụng:

Công ty Thuốc lá Thăng Long áp dụng hình thức kế toán máy sử dụng phần mềm kế toán do Công ty tự thiết kế dựa trên hình thức Nhật kí-Chứng từ

2.2.2.3.2 Hệ thống sổ sách kế toán cuả Công ty.

Công ty sử dụng các loại sổ sách kế toán sau:

- Sổ Nhật kí - chứng từ: Trong 10 sổ Nhật kí được quy định cho hình thức Nhật kí -chứng từ, Công ty Thuốc lá Thăng Long sử dụng 8 Nhật kí, không sử dụng Nhật kí số 3 và số 6, trong đó Nhật kí số 1 và 2 được kết hợp với bảng kê số 1 và số 2 trong một mẫu sổ

- Sổ kê: Công ty sử dụng 9 bảng kê, không sử dụng bảng kê số 10, trong đó:+ Bảng kê số 1 và 2 được kết hợp với các Nhật kí số 1 và 2

+ Bảng kê số 3 kết hợp với bảng phân bổ nguyên vật liệu

+ Các bảng kê còn lại có mẫu như mẫu sổ ban hành theo quy định 15/2006/QĐ-BTC

- Bảng phân bổ: Ngoài bảng phân bổ NVL lập kết hợp với bảng kê

số 3, Công ty dùng các bảng phân bổ khác là:

+ Bảng tính và phân bổ tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương.+ Bảng tính và phân bổ khấu hao sửa chữa lớn TSCĐ

+ Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung

- Sổ chi tiết: Để tạo điều kiện cho quá trình vào sổ kế toán, từng phần hành kế toán lại có các sổ chi tiết cụ thể

- Sổ cái: tất cả các tài khoản của Công ty đều được mở sổ cái Mẫu sổ được thống nhất cho mọi tài khoản

(Chi tiết xin xem tại phụ lục 3: Danh mục sổ sách kế toán)

Về cơ bản, các sổ sách kế toán của Công ty đều tuân theo mẫu sổ ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.Bên cạnh đó, bộ phận kế toán của Công ty đã có những điều chỉnh nhất định về mầu sổ để phù hợp

và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình hạch toán kế toán cụ thể tại Công

ty Sự điều chỉnh này được thực hiện theo hướng chi tiết hoá các chỉ tiêu trong mẫu sổ hoặc kết hợp các sổ sách liên quan đến một đối tượng để có cái nhìn tổng hợp hơn về đối tượng đó

2.2.2.4 Hệ thống báo cáo tài chính.

Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty Thuốc lá Thăng Long bao gồm:

 Các báo cáo kế toán định kì theo quy định của Nhà nước

Việc lập và gửi báo cáo thực hiện theo quyết định số BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính gồm:

15/2006/QĐ-Biểu số B01-DN: “Bảng Cân đối kế toán”

Biểu số B02-DN: “Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh”

Biểu số B03-DN: “Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ”

Biểu số B09-DN: “Thuyết minh báo cáo tài chính”

 Các báo cáo định kì theo quy định của Tổng Công ty.

Ngoài các báo cáo theo quy định Bộ Tài chính, Bộ quản lý chuyên ngành yêu cầu Công ty phải báo cáo một số chỉ tiêu cho Tổng Công ty theo biểu mẫu:

Biểu số B01-TCKT “Báo cáo thu lãi lỗ từng mặt hàng”

Biểu số B02-TCKT “Báo cáo giá thành đơn vị sản phẩm chủ yếu”Biểu số B03-TCKT “Báo cáo tình hình công nợ”

Biểu số B04-TCKT “Báo cáo tình hình thực đầu tư XDCB”

Biểu số B05-TCKT “Báo cáo thanh toán với Tổng Công ty”

Biểu số B06-TCKT“Báo cáo tăng, giảm TSCĐ và NVKD”

Biểu số B07-TCKT “Báo cáo nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu”Biểu số B08-TCKT “Báo cáo quỹ đầu tư vùng nguyên liệu”

Biểu số B09-TCKT “Báo cáo thu chi tiền tệ”

2.2.2.5 Các thủ tục kiểm soát nội bộ áp dụng trong các phần hành kế toán.

Để đảm bảo tính chính xác và kịp thời các thông tin kế toán và tài chính, Công ty và phòng kế toán quy định các thủ tục kiểm soát áp dụng cho các phần hành kế toán bao gồm:

- Kiểm tra tính đầy đủ hợp lệ, hợp pháp và chính xác của các chứng từ

kế toán trước khi vào sổ, đảm bảo các chứng từ phải có đầy đủ chữ kí của các bên liên quan và người phê duyệt chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính và của Công ty

- Công tác kiểm kê được thực hiện cuối mỗi tháng theo đúng quy định của Nhà nước và Công ty

- Công tác đối chiếu giữa các sổ sách kế toán một mặt được thực hiện

tự động theo phần mềm kế toán, mặt khác vẫn được thực hiện bằng trên giấy giữa các kế toán viên theo tuần và tháng, phát hiện kịp thời các sai

sót và tiến hành điều chỉnh theo quy định của Bộ Tài chính

- Kế toán trưởng thực hiện kiểm tra, giám sát công việc của các nhân viên trong phòng, kịp thồi phát hiện sai sót và xử lý theo đúng quy định

Trong phần hành tiền mặt, Công ty sử dụng các chứng từ kế toán sau:

- Phiếu thu, phiếu chi

- Biên lai thu tiền

- Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND)

2.3.1.2 Tài khoản kế toán

Để ghi nhận các nghiệp vụ kế toán liên quan đến hoạt động thanh

toán, kế toán tiền mặt sử dụng TK 111 TK 111 có 3 tài khoản cấp 2:

- 1111: “Tiền Việt Nam”

2.3.1.4 Trình tự vào sổ của kế toán tiền mặt.

Hàng ngày, kế toán tiền mặt có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lí, hợp pháp và tính chính xác của các phiếu thu, chi trong ngày Căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra, kế toán viên nhập số liệu vào máy Theo quy trình của phần mềm lập trình sẵn, các số liệu này sẽ tự động nhập vào Nhập kí và bảng kê số 1 và các nhật kí, bảng kê có liên quan Đồng thời,

số liệu cũng nhập vào các bảng kê chi tiết của phần hành bao gồm: Bảng

kê thu tiền và Bảng kê chi tiền

Cuối mỗi tuần, kế toán viên cho in và đối chiếu các bảng kê chi tiết thu, chi tiền trong tuần với sổ quỹ của thủ quỹ Nếu phát sinh chênh lệch,

kế toán tiền mặt phải nhanh chóng xác minh lí do và báo cáo với kế toán trưởng để tiến hành điều chỉnh

Cuối mỗi tháng, kế toán viên in Nhật kí và bảng kê số 1 và đối chiếu với các bảng kê chi tiết thu, chi tiền trong tháng và bảng kiểm kê quỹ Nếu không có chênh lệch, kế toán tiền mặt nộp Bảng Nhật kí và bảng kê số 1 cho kế toán tổng hợp.Các chỉ tiêu phát sinh Nợ và Có tự động nhập vào Sổ cái tài khoản 111 Kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra lần cuối, khoá sổ và số dư TK 111 sẽ tự động nhập vào chỉ tiêu tiền mặt trên Bảng Cân đối kế toán

Sơ đồ2.2- Quy trình phần hành kế toán tiền mặt

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

2.3.2 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong phần hành nguyên vật liệu 2.3.2.1 Chứng từ kế toán

Các chứng từ sử dụng trong phần hành này gồm có:

- Hoá đơn mua nguyên vật liệu

- Phiếu nhập kho, xuất kho

- Phiếu báo vật tư còn lại

2.3.2.2 Tài khoản kế toán.

Để hạch toán nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, bộ máy kế toán sử dụng TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” Tài khoản này được chi

Sổ quỹ(Thủ quỹ)

Nhật kí và bảng kê

số 1

Bảng kê thu, chi tiền

Báo cáo kế toán

Phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ khác

Sổ cái TK 111

tiết thành 6 tài khoản cấp 2 và tiếp tục đựoc chi tiết hóa đến cấp 3 để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình quản lý (Chi tiết được thể hiện trong phụ lục 2 )

+ Bảng kê chi tiết và bảng tổng hợp nhập nguyên vật liệu

+ Bảng kê chi tiết và bảng tổng hợp xuất nguyên vật liệu

+ Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu

- Sổ cái: sổ cái TK 152

2.3.2.4 Kế toán nguyên vật liệu và quy trình vào sổ.

Hàng ngày kế toán nguyên vật liệu có trách nhiệm kiểm tra các phiếu nhập, xuất kho phát sinh trong ngày Căn cứ trên các chứng từ đã được kiểm tra tính chính xác và hợp pháp, kế toán nguyên vật liệu nhập

dữ liệu về số lượng và đơn giá NVL nhập trong ngày, còn NVL xuất chỉ nhập về số lượng xuất Các dữ liệu này được tự động nhập vào 5 bảng kê gồm các bảng kê chi tiết và tổng hợp nhập, xuất và bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn NVL theo từng nhóm và chi tiết cho từng loại

Đầu thàng sau, căn cứ vào giá trị NVL tồn đầu kì và nhập trong kì,

kế toán NVL xác định đơn giá xuất trong tháng dựa trên phương pháp bình quân cả kì dự trữ và phần mềm sẽ tự động tính ra giá trị NVL xuất hàng ngày và nhập vào các bảng kê chi tiết, tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL Đồng thời các dữ liệu về tình hình nhập, xuất, tồn cũng tự nhập vào bảng kê số 3, bảng kê số 4 và Nhật kí chứng từ số 7 theo các chỉ tiêu cụ thể

Sau khi đối chiếu các chỉ tiêu nhập, xuất, tồn trong các sổ chi tiết

và bảng kê số 3 với thẻ kho của thủ kho và biên bản kiểm kê kho, kế toán NVL in bảng kê số 3 và nộp cho kế toán tổng hợp

Kế toán tổng hợp, sau khi kiểm tra tính chính xác của số liệu, nhập

số liệu vào Sổ cái TK 152và phần mềm chuyển tiếp dữ liệu để hình thành chỉ tiêu NVL trên Bảng Cân đối kế toán

Sơ đồ2.3 - Quy trình phần hành kế toán nguyên vật liệu

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

2.3.3 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong phần hành tiền lương

và các khoản trích theo lương.

2.3.3.1 Các chứng từ kế toán

Trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán lập

và sử dụng các chững từ kế toán sau để làm căn cứ vào sổ kế toán:

- Bảng chấm công

- Bảng thanh toán tiền lương

- Bảng thanh toán tiền thưởng

- Phiếu chi, phiếu thu

- Giấy phép nghỉ ốm được hưởng lương

2.3.3.2 Các tài khoản kế toán

Bảng kê và phân

Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

Báo cáo kế toán

Sổ cái TK 152

Nhật kí chứng từ

số 7

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn

Để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến lương và các khoản trích theo lương, kế toán phần hành sử dụng các tài khoản kế toán sau:

- TK 334 “Phải trả người lao động” TK 334 có 4 tiểu khoàn cấp 2: 3341,

3342, 3343 và 3348

- TK 3335 “Thuế thu nhập cá nhân”

- 3 tài khoản cấp 2 của TK 338:

+ 3382 “Kinh phí công đoàn”

+ 3383 “Bảo hiểm xã hội”

+ 3384 “Bảo hiểm y tế”

2.3.3.3 Hệ thống sổ kế toán

- Nhật kí - chứng từ: Nhật kí số 7, Nhật kí và bảng kê số 1 và 2

- Bảng kê: Bảng kê số 4, số 5

- Các bảng kê chi tiết:

+ Bảng kê tài khoản 334, 3382, 3383, 3384, 3335

+ Bảng tính lương theo doanh thu

+ Bảng kê trích nộp các khoản theo lương cho Nhà nước

+ Bảng kê chi lương thực tế

- Bảng phân bổ lương và các khoản phụ cấp theo lương

Vào ngày cuối tháng, thống kê các PX nộp cho kế toán lương bảng thanh toán lương của tháng và thưởng (nếu có) Kế toán lương nhập số liệu, xác định số lương thực tế phải chi trả trong tháng và lập phiếu chi Phần mềm

kế toán tự động tính phần tính vào chi phí của các khoản trích theo lương Số liệu về lương thực tế và các khoản trích theo lương tính vào chi phí được tự động chuyển vào Bảng kê TK 334, 3382, 3383, 3384, 3335; Bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương

Đồng thời, căn cứ vào Bảng thanh toán lương vào bảng kê, kế toán lập

phiếu thu các khoản BHXH và BHYT khấu trừ vào lương và khoản tạm nộp

thuế thu nhập cá nhân Số liệu trên phiếu thu được nhập vào Bảng kê TK 334,

3382, 3383, 3384, 3335

Bên cạnh đó, kế toán lương xác định số lương phải giao cho các PX

sau khi trừ khoản tạm ứng lương và các khoản khấu trừ vào lương khỏi số

lượng phải trả và giao cho các PX Đồng thời, kế toán lương nộp các khoản

trích theo lương cho Nhà nước theo quy định, lập phiếu chi và lập Bảng kê

nộp các khoản trích theo lương cho Nhà nước

Sau khi hoàn thành công tác hạch toán lương và các khoản trích theo

lương, kế toán lương nộp bảng phân bổ cho kế toán tổng hợp Kế toán tổng

hợp nhập số liệu vào Sổ cái các TK 334,338, 333 Phần mềm sẽ chuyển số

liệu sang chỉ tiêu Phải trả người lao động và Các khoản phải nộp cho Nhà

nước trên bảng Cân đối kế toán

Sơ đồ2.4 - Quy trình phần hành lương và các khoản trích theo lương

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương

Bảng kê TK 334, , Bảng chi lương thực

tế

Báo cáo kế toán

Sổ cái TK 334, 338,333

Nhật kí số 7, Bảng kê số 4

Bảng thanh toán lương, thưởng, Phiếu chi, phiếu thu Nhật kí và bảng kê

số 1 và 2

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

2.3.4 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong phần hành phải trả người bán

2.3.4.2 Các tài khoản kế toán

Kế toán phải trả sử dụng tài khoản 331 “Phải trả người bán” để hạch toán các khoản phải trả Tài khoản 331 có 3 tài khoản cấp 2 và được chi tiết hoá thành các tài khoản cấp 3 ( chi tiết theo phụ lục 2)

2.3.4.4 Trình tự vào sổ trong phần hành phải trả

Khi mua hàng mà Công ty không phải thanh toán ngay do quy định trong hợp đồng, kế toán phải trả căn cứ vào hoá đơn mua hàng, bản kiểm nghiệm chất lượng NVL, biên bản giao nhận hàng, phiếu nhập kho, nhập

số liệu vào máy Phần mềm kế toán được lập trình sẽ chuyển số liệu đến

sổ chi tiết mở cho từng người bán

Khi Công ty thanh toán cho người bán, kế toán viên dựa trên phiếu chi, nhập số liệu vào máy Các số liệu tự động chuyêtn vào sổ chi tiết người bán

Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu trong tháng, tính số dư tài khoản

331 chi tiết từng người bán trong các sổ chi tiết và số dư tổng hợp của tài khoản 331 được chuyển vào Nhật kí chứng từ số 5 Kế toán phải trả cho in và nộp Nhật kí cho kế toán trưởng