2.1.5.1. Sơ đồ bộ máy kế toán.
Công ty áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán *) Nội dung :
ở đơn vị chính có phòng kế toán trung tâm và ở các đơn vị phụ thuộc có phân cấp quản lý kinh tế tài chính cũng có tổ chức bộ máy kế toán riêng.
- ở phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ :
+ Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn vị chính. + Hớng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị thành viên.
+ Lập kế hoạch giao các chỉ tiêu tài chính cho các đơn vị trực thuộc Công ty.
+ Thu nhận, kiểm tra các Báo cáo kế toán của đơn vị phụ thuộc và lập Báo cáo kế toán chung toàn đơn vị.
- ở các đơn vị kế toán phụ thuộc:
+ Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn vị mình, định kỳ lập và gửi báo cáo kế toán về phòng kế toán trung tâm.
*) Mô hình tổ chức bộ máy kế toán đợc thể hiện qua sơ đồ 2.3 Kế toán trởng Phó phòng TCKT Phó phòng TCKT
Việc áp dụng hình thức kế toán này là xuất phát từ lĩnh vực hoạt động của đơn vị (kinh doanh điện năng và vận hành lới điện , xây lắp điện ) và xuất… phát từ quy mô cũng nh phạm vi hoạt động của Công ty (quy mô hoạt động lớn và phạm vi hoạt động rộng phân khắp thành phố Hà Nội), mức độ phân cấp quản lý, trình độ trang bị kỹ thuật tơng đối tốt cho công tác kế toán.
Vì vậy, mà nó đã phát huy đợc u điểm là đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất công tác kế toán của Công ty, dễ phân công công việc kế toán lại vừa giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát của kế toán đợc cụ thể hơn, tạo điều kiện tăng cờng hạch toán kinh doanh trong nội bộ các đơn vị phụ thuộc.
Tuy nhiên, bên cạnh đó một điều khó tránh khỏi đó là bộ máy nhân viên kế toán sẽ tơng đối nhiều.
Hiện nay, phòng kế toán có 24 ngời phụ trách chung là một kế toán trởng và có thêm 3 phó phòng kế toán, và 20 nhân viên kế toán. Trong đó :
+ Kế toán tr ởng : Là ngời đứng đầu phòng tài chính kế toán, có trách nhiệm tham mu giúp Giám đốc chỉ đạo, thực hiện công tác quản lý tài chính, công tác hạch toán kế toán và thống kê của Công ty ; chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về kết quả công việc của Phòng đợc giao; tổ chức bộ máy kế toán. KTT có quyền tham gia với các bộ phận liên quan lập quyết toán tài chính cho các công trình đợc duyệt .…
+ Phó phòng tài chính kế toán : Tham mu giúp việc cho KTT kiểm tra hoạt động tài chính, chỉ đạo, hớng dẫn, kiểm tra các chứng từ, ghi chép sổ sách, báo cáo kế toán đo các KTV thực hiện của các đơn vị trực thuộc.
+ Kế toán tiền gửi ngân hàng : Ghi chép các khoản thu, chi liên quan đến TGNH. Cuối tháng đối chiếu số d tài khoản TGNH với bảng sao kê do NH gửi ; lập báo cáo chi tiết tài khoản TGNH nộp cho kế toán tổng hợp.
+ Kế toán tiền mặt : Theo dõi các khoản thu chi liên quan đến tiền mặt, xác định và lập bảng kê khai nộp thuế.
+ Kế toán tiền l ơng, BHXH, BHYT, KPCĐ : tính lơng và theo dõi việc thanh toán lơng, tiền thởng, BHXH và các khoản thuộc về thu nhập của CBCNV…
+ Kế toán vật t :
/ Kế toán tổng hợp vật t, hàng hoá : Tổ chức hớng dẫn nghiệp vụ về quản lý hạch toán vật t hàng hoá cho kế toán chi tiết vật t. Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của từng mặt hàng cả về giá trị và hiện vật …
/ Kế toán chi tiết vật t, hàng hoá : Hàng ngày ghi giá vật t nhập, xuất luân chuyển nội bộ trong Công ty vào chứng từ nhập xuất, và nhập phiếu nhập xuất từ thẻ kho và nhập chứng từ vào máy…
+ Kế toán TSCĐ : Hạch toán tình hình tăng, giảm TSCĐ ; mọi tình hình biến động về tài sản đều đợc theo dõi trên thẻ TSCĐ. Xác định đúng đối tợng phân bổ, mức trích khấu hao TSCĐ. Cuối tháng lập bảng phân bổ khấu hao, báo cáo tăng giảm TSCĐ, bảng tổng hợp nguyên giá và toàn bộ hao mòn .…
+ Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành : Theo dõi sổ kế toán tổng hợp. Phụ trách khâu tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất. Cuối kỳ hạch toán lập báo cáo tài chính thông qua sự chỉ đạo của Kế toán trởng và trình Giám đốc phê duyệt.
+ Kế toán sửa chữa lớn TSCĐ : tập hợp chi phí SCL, theo dõi việc thanh quyết toán các công trình SCL tại các đơn vị trực thuộc.
+ Kế toán thuế và các khoản phải nộp Ngân sách : tính thuế đợc khấu trừ và thuế phải nộp, theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc.
+ Kế toán công nợ : Có nhiệm vụ theo dõi, xác nhận các khoản tạm ứng nội bộ và công nợ với khách hàng. Cuối tháng lập bảng kê chi tiết theo dõi tài khoản tạm ứng với bảng kê chi tiết theo dõi tài khoản thanh toán với nhà cung cấp.
+ Kế toán vốn và các quỹ : kiểm tra cấp phát vốn đầu t xây dựng và thẩm tra quyết toán vốn.
+ Thủ quỹ : Quản lý tiền mặt tại Công ty. Trên cơ sở chứng từ thu chi, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp để tiến hành thanh toán và vào sổ quỹ. Cuối ngày đối chiếu sổ tồn quỹ thực tế với kế toán tiền mặt.
Mỗi kế toán thực hiện từng phần việc cụ thể dới sự phân công của kế toán trởng. Trong quá trình thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình giữa các nhân viên trong bộ máy kế toán luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau với tất cả các phòng ban, bộ phận sản xuất kinh doanh trong Công ty. Cũng nh có những quyền hạn và chịu trách nhiệm riêng về phần việc của mình từ đó mà nâng cao trách nhiệm của mỗi ngời. Thể hiện công tác quản trị ngời dùng trong công tác kế toán của Phòng là khá tốt.
Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ kế toán
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định của TCT Điện lực Việt Nam thiết kế trên cơ sở Quyết định 15 ngày 20/03/2006 của Bộ trởng Bộ tài chính và các quyết định, thông t bổ sung khác. Ngoài ra do đặc thù kinh doanh ngành điện, Công ty còn sử dụng một số tài khoản của Tổng công ty mở thêm và các tài khoản do chính Công ty mở thêm (các tài khoản này TCT Điện lực Việt Nam và Công ty Điện lực Hà Nội đã đăng ký với Bộ tài chính và đã đợc chấp nhận):
VD: Tài khoản TCT mở thêm đợc sử dụng tại Công ty Điện lực Hà Nội TK 1362 " Vãng lai giữa TCT với các đơn vị trực thuộc TCT " TK 13621 " Tiền mua điện "
TK 13622 "Các quỹ"
TK 13623 : "Vốn khấu hao TSCĐ"
TK 13624 : "Vay dài hạn dùng cho XDCB" ………
TK 3362 : "Vãng lai giữa TCT với các đơn vị trực thuộc TCT" TK 33621: "Tiền mua điện"
TK 33622: "Các quỹ"
TK 33623: "Vốn khấu hao TSCĐ" TK 33626: "Thuế GTGT đợc khấu trừ" ………..
Tài khoản Công ty mở thêm :
TK 1363 : "Vãng lai trong nội bộ Công ty" TK 1364: "Vãng lai trong nội bộ đơn vị cơ sở" TK 3363 : "Vãng lai trong nội bộ công ty" TK 3364 : "Vãng lai trong nội bộ đơn vị cơ sở"
.. ………
Việc lựa chọn những tài khoản hợp lý sẽ xử lý và cung cấp thông tin kế toán đầy đủ, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý của Công ty. Hơn nữa Công ty áp dụng kế toán trên máy nên quy định đợc chi tiết nhiều hơn, theo đó có thể quản lý chặt chẽ hơn các đối tợng kinh tế tài chính.
2.1.5.2 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty
Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Đặc trng của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều đ- ợc ghi vào sổ nhật ký trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo thứ tự thời gian phát sinh và định khoản nghiệp vụ đó, sau đó máy tự động chuyển ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
2.1.5.3 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty :
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ
Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty đợc khái quát nh sau:
Hầu hết các sổ kế toán đều đợc ghi hàng ngày vì khi các chứng từ đợc nhập vào thì máy sẽ tự động vào các sổ kế toán liên quan. Hệ thống sổ sách , bảng biểu, báo cáo quản trị, báo cáo kế toán đợc thiết lập trên máy về cơ bản đều dựa trên những mẫu sổ đã đợc quy định sẵn.
Việc áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung trong điều kiện ứng dụng máy vi tính, cũng nh trong điều kiện lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty là phù hợp. Dễ dàng cho việc lập trình mà vẫn phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Phòng Tài chính kế toán Công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng ACS Solfware thiết kế riêng cho Công ty Điện lực Hà Nội. Gần nh toàn bộ công việc ghi sổ, tổng hợp và lập báo cáo kế toán đều đợc thực hiện tự động trên máy.
Việc áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán đã làm giảm hẳn khối lợng công việc nh : ghi sổ kế toán, kết chuyển tính giá thành; rút ngắn thời gian tổng hợp và lập các báo cáo kế toán. Cho phép tìm kiếm số liệu kế toán đa dạng, nhanh chóng, chính xác và cần thiết với tốc độ nhanh cho các đối tợng sử dụng thông tin đặc biệt là công việc quản trị doanh nghiệp và phân tích tài chính. Nâng cao hiệu suất công tác kế toán.
Tuy nhiên máy tính và phơng tiện kỹ thuật tin học chỉ là phơng tiện trợ giúp kế toán viên trong việc tính toán, xử lý và cung cấp thông tin kế toán. ứng dụng công nghệ tin học trong công tác kế toán là cần thiết xong không thể thay thế hoàn toàn con ngời. Sử dụng và điều khiển máy tính vẫn là con ngời, những nhân viên kế toán có chuyên môn nghiệp vụ. Họ vẫn phải thực hiện đợc các công việc sau : Phân loại, bổ sung thông tin chi tiết vào chứng từ gốc. Nhập dữ vào chứng từ trên máy vẫn phải dựa trên các chứng từ hợp lý, hợp lệ. Các kế toán viên chỉ phải nhập số liệu và định khoản một nghiệp vụ kinh tế phát sinh đối với các tài khoản chi tiết ở bậc sau cùng (sổ chi tiết), sau đó máy sẽ tự động cập nhật nghiệp vụ đó vào các tài khoản cấp cao hơn và vào tài khoản tổng hợp (sổ cái). Còn kế toán tổng hợp sẽ cập nhật trực tiếp trên tài khoản tổng hợp (sổ cái) ở phần dành riêng cho kế toán tổng hợp. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp lệnh cho máy tổng hợp số liệu và đối chiếu với các phần hành kế toán. Kế toán phải
phân tích số liệu trên các sổ, các báo cáo kế toán để có thể đa ra các quyết định phù hợp.
VD: Nhận đợc phiếu nhập kho ngày 8/12/2007 nhập kho công tơ 1 pha 220V 10-40A, số lợng 440 cái, đơn giá nhập: 105.000đ/cái; thuế suất T.GTGT 5% cha trả tiền ngời bán là công ty Thiết bị đo điện. Kế toán nguyên vật liệu sẽ ghi vào TK Nợ là TK 15231F6 Công tơ kho 6, TK Có là TK 33111, TK phản ánh thuế GTGT đợc khấu trừ là TK 13311. Kế toán nguyên vật liệu chỉ cần nhập số lợng, đơn giá và % thuế suất sau đó máy sẽ tự động tính ra tổng số tiền thanh toán là 48.510.000đvà số thuế GTGT đợc khấu trừ là 2.310.000đ. Sau khi cập nhật trên TK 15231F6, máy sẽ tự động cập nhật lần lợt vào các TK cấp cao hơn TK 15231-Công tơ, rồi đến TK 1523-Phụ tùng và cuối cùng đến TK 152- nguyên vật liệu. Cuối kỳ, sổ cái TK152 sẽ đợc dùng để đối chiếu với các bảng kê nhập-xuất-tồn và các sổ chi tiết.
Tuy thực hiện kế toán trên máy nhng các số liệu đều phải đợc in ra sổ sách hàng tháng. Những sổ sách này phải có đầy đủ chữ ký của kế toán phần hành, đợc Kế toán trởng và thủ trởng đơn vị xem xét, ký duyệt.
Hiện nay, để phục vụ nhu cầu quản lý Công ty quy định cho các đơn vị thành viên đều phải mở sổ, ghi chép, quản lý, lu giữ và bảo quản đúng chế độ
2.2- Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Điện lực TP Hà Nội. Công ty Điện lực TP Hà Nội.
2.2.1- Các đối tợng cần quản lý có liên quan đến việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu. nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu trong công ty có rất nhiều chủng loại, phong phú, biến động thờng xuyên. Để tăng cờng tính tự động hoá của chơng trình và làm giảm bớt sự cồng kềnh của hệ thống tài khoản. Các loại đối tợng đợc phân biệt với nhau bởi mã đối tợng.
- Vật t - Kho
- Nguồn cung cấp.
Các loại nguyên vật liệu có một vài đặc điểm giống nhau thì đợc nhóm lại với nhau và chúng có những đặc điểm riêng để phân biệt với các nhóm nguyên vật liệu khác. Loại nguyên vật liệu đợc dùng để đặc trng cho các đối t- ợng có cùng bản chất. Các loại nguyên vật liệu đợc phân biệt với nhau bởi mã loại đối tợng.
Nguyên vật liệu của công ty có nhiều chủng loại đa dạng. Vì vậy, yêu cầu đặt ra là để quản l ý và hạch toán tốt nguyên vật liệu, Công ty đã xây dựng đợc hệ thống danh mục nguyên vật liệu chi tiết đến từng danh điểm. Việc xây dựng căn cứ vào từng nhóm vật t
+ Loại 1: Nhiên liệu, khí, hoá chất : xăng , dầu + Loại 2: Kim khí
+ Loại 3: Vật liệu điện tử bán dẫn + Loại 4: Vật liệu khác
+ Loại 5: Phụ tùng
Căn cứ vào danh mục vật t đã đợc xây dựng, bộ mã vật t của Công ty cũng đợc chia làm các loại vật t tơng ứng:
Mã vật t Tên vật t ĐVT
51612101 ác quy 12V 100A Cái
00011264 MBA 1000KVA 22/6/04(ABB) Cái
00012 Thiết bị báo tín hiệu trung tâm MBA Cái 00016 Máy hiện sóng mã hiệu CS5455-Nhật Bộ
00018 Hợp bộ đo lờng 1 pha A-V-W Bộ
00001 Giá đỡ cáp Cái
000017 Máy ép cốt thủy lực cần tay 10 hãm
ép Cái
87305400 Công tơ 1 FA 220V 10-40A …………
Mỗi loại vật t lại có tính chất khác nhau, đơn vị tính khác nhau do đó, để quản lý tốt Công ty đã sử dụng nhiều kho, mỗi kho đợc sử dụng để quản lý một nhóm nguyên vật liệu có tính chất giống nhau. Để quản lý tốt các kho cũng đợc tiến hành mã hoá theo mã kho. Các kho đợc mã hoá theo các số tự nhiên từ 1 đến 9, và theo chữ cái in hoa từ A, B đến Q. …
Trên cơ sở danh mục vật t đợc xây dựng và gắn với mã kho quản lý công ty xây dựng đợc danh mục tài khoản kế toán nh sau: mã đối tợng và mã loại đối tợng đợc đa thêm vào phía sau mã tài khoản để mở rộng phạm vi và tính năng động của hệ thống tài khoản áp dụng cho doanh nghiệp (trích bảng kê tài khoản).
Bảng kê tài khoản
Mã TK Tên tài khoản
1521 Nhiên liệu
15218 Nhiên liệu khác
15218F0 Nhiên liệu kho 0 15218F1 Nhiên liệu kho 1
.. ……… 1525 Phế liệu 1525F7 Phế liệu kho 7 .. …
Ngoài ra để thuận tiện cho việc nhập liệu, chơng trình kế toán còn tiến