Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Tài khoản kế toán sử dụng theo quy định của TCT Điện lực Việt Nam. Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty sử dụng một số tài khoản sau :
- TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu
TK 152 đợc mở các tài khoản cấp 2,3,4 sau: TK 1521 : Nhiên liệu
TK 15218 Nhiên liệu khác đợc mở chi tiết cho từng kho(VD : TK 15218F0 mở chi tiết cho kho 0)
TK 15222: Vật liệu phụ (chi tiết cho từng kho) TK 1523 : Phụ tùng thay thế
TK 15231: Công tơ (chi tiết từng kho) Phiếu xuất kho
Phiếu nhập kho Thẻ, sổ chi tiếtvật tư
Kho dữ liệu
tổng hợp Báo cáo nhập, xuất, tồn kho Báo cáo tổng Thẻ kho Phòng kế toán và thủ kho thực hiện Máy tự động xử lý
TK 15238: Phụ tùng khác (chi tiết từng kho) TK 1525: Phế liệu(chi tiết từng kho)
TK 1528 : Hàng Sida
TK 15281 : Hàng Sida thông tin TK 15282 : Hàng Sida giá thấp TK 15283 : Hàng Sida giá cao
TK 15284 : Hàng Sida dự án bàn thử công tơ TK 15285 : Hàng Sida viện trợ
TK 15286 : Hàng Sida trong nớc
Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản nh: TK 331 "phải trả ngời bán" đợc mã hoá chi tiết theo từng khách hàng.
TK 3363 "Vãng lai trong nội bộ Công ty"… 2.2.4.1- Tổ chức kế toán nhập nguyên vật liệu * Quy trình nhập liệu :
Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu nhập từ mua sắm mới, đối tác của Công ty có thể là các doanh nghiệp nhà nớc, t nhân trong và ngoài nớc. Việc mua sắm chủ yếu đợc thực hiện theo quy chế đấu thầu. Ngoài ra Công ty còn có các nguồn nhập khác nh nhập từ nguồn vốn vay ADB phục vụ cho dự án ADB, nhập từ xây dựng cơ bản phục vụ cho các công trình đầu t xây dựng cơ bản.
Hàng ngày, khi nhận đợc chứng từ là các phiếu nhập kho kế toán tiến hành kiểm tra, xác nhận và nhập dữ liệu từ chứng từ gốc vào chứng từ máy đã đ- ợc mã hóa, cài đặt sẵn trong chơng trình quản lý vật t nh sau : Để tiến hành nhập liệu vào máy kế toán vật t vào phần nghiệp vụ trên giao diện màn hình rồi chọn : "Nhập vật t"
- Trờng hợp nhập kho do mua sắm mới, thủ kho vào thẻ kho và chuyển cho kế toán nguyên vật liệu, kế toán tập hợp phiếu, kiểm tra và tiến hành nhập dữ liệu vào máy.
+ Nếu là vật t mới cha có trong danh điểm vật t thì kế toán phải tiến hành khai báo mới theo tuần tự mã kho, mã tài khoản, mã vật t, tên vật t.
+ Nếu là vật t đã có sẵn trong danh điểm vật t rồi thì kế toán chỉ cần thực hiện luôn việc nhập liệu trên chứng từ của máy.
Cụ thể từ phiếu nhập kho số 05/1 ngày 8 tháng 12 năm 2007 kế toán vật t nhập dữ liệu vào máy. Sau khi chọn " nhập mới" và nhấn "thêm" ở góc dới bên trái màn hình để nhập số liệu của chứng từ mới vào máy.
Kế toán thực hiện tuần tự các bớc sau:
+ Căn cứ vào số phiếu nhập kho ghi vào số chứng từ, và ngày tháng trên phiếu ghi vào ngày chứng từ.
+ Số ghi sổ, và ghi ngày tháng ghi sổ chính là ngày nhập chứng từ. + Ngời nhập : ghi tên ngời nhập vật t
+ Địa chỉ : + Đơn vị :99
+ Về khoản: diễn giải nhập mới vật t của đơn vị nào
+ Lý do : ấn enter chọn mã lý do máy tự động hiện ra lý do nhập là gì + Kho: vào đúng mã kho trên phiếu máysẽ tự động hiện ra tên kho + Khai báo TK có: 33111 038 máy tự động ra tên đơn vị cung cấp vật t. + Số hóa đơn, ngày hóa đơn, và thuế suất thuế GTGT đợc ghi đúng nh trên hoá đơn GTGT.
+ ô số lợng: điền vào đúng số lợng trên phiếu nhập + Ô đơn giá: điền đơn giá
Máy sẽ tự động tính ra số tiền (kế toán sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu với số tiền trên phiếu nhập kho), và cũng tự động tính ra số thuế GTGT đợc khấu trừ, tổng tiền thanh toán. Sau khi nhập đủ dữ liệu thì kích chuột vào ô Lu, máy sẽ lu và truyền số liệu vào các sổ chi tiết, các bảng tổng hợp và sổ tổng hợp.
- Trờng hợp nhập vật t thừa: các vật t mới xuất ra công trình sử dụng không hết (nếu về nhập kho hoặc để lại bộ phận sử dụng) căn cứ vào phiếu báo số nguyên vật liệu còn thừa, phiếu nhập kho số 03/5 ngày 30/12/04 về việc nhập vật t thừa của Điện lực Ba Đình kế toán ghi: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ TK 15222F2: 990.990 Có TK 336313F: 990.990
Quy trình nhập từ chứng từ gốc vào máy tơng tự nh phần nhập do mua ngoài
Trờng hợp nguyên vật liệu thu hồi nhập kho: Các đơn vị quản lý vật t thiết bị làm thủ tục nhập lại kho Công ty. Đối với những nguyên vật liệu còn có thể sử dụng đợc nếu có nhu cầu sử dụng thì các đơn vị làm đơn đề nghị đợc Giám đốc ký duyệt, phải làm thủ tục nhập xuất thẳng qua kho của Công ty và
30/12/2007 30/12/2007
phải có biên bản đối chiếu vật t thu hồi đợc phòng vật t và phòng TCKT xác nhận về số lợng và giá trị nguyên vật liệu thu hồi.
Cụ thể căn cứ vào phiếu nhập kho số 03/5 ngày 29/12/07 về nhập vật t thu hồi từ ĐL Ba Đình: nhập 25 cáp ngầm M3*240, đơn giá 109.991 kế toán ghi
Nợ TK1525F4: 2.749.775
Có TK1363231: 2.749.775
- Nhập vật t từ xây dựng cơ bản: trong trờng hợp vật t của các công trình xây dựng cơ bản không dùng đến , mà một đơn vị bên sản xuất thiếu đang cần dùng đến thì đề nghị chuyển nhợng.
Cụ thể: căn cứ vào phiếu nhập kho số 05/18 ngày 27/12/07 về nhập vật t từ XDCB 19 công tơ 1 pha 10/40A- Thái lan, đơn giá 135.660 kê toán ghi
Nợ TK 15231F6: 2.577.540 Có TK 33883: 2.577.540
Kế toán nhập liệu cũng tơng tự nh các phần trên.
2.2.4.2- Tổ chức kế toán xuất nguyên vật liệu.
- Quy trình tính giá vốn thực tế vật liệu xuất kho Công ty áp dụng phơng pháp bình quân gia quyền tức thời để tính đơn giá xuất kho. Và đã cài đặt sẵn công thức tính trong máy. Vì vậy, mỗi lần xuất kho kế toán viên chỉ cần nhập số
27/12/2007 27/12/2007
lợng xuất máy sẽ tự động tính ra đơn giá xuất kho cho từng lần xuất theo công thức sau :
ĐGBQ
tức thời =
GTrị NVL tồn kho cuối ngày (hoặc cuối kỳ) trớc
chuyển sang
+
Tổng GTrị NVL mua vào đến thời điểm
xuất kho Slợng NVL tồn kho
cuối ngày(hoặc cuối kỳ) trớc chuyển sang
+
Tổng số lợng NVL mua vào đến thời điểm
*) Quy trình nhập liệu :
Hàng ngày, khi nhận đợc phiếu xuất kho do thủ kho chuyển lên, kế toán tập hợp lại theo từng đối tợng tập hợp chi phí, sau đó nhập phần số lợng vào máy tính và khoá sổ, máy sẽ tự tính gía trị thực tế nguên vật liệu xuất kho, theo công thức :
Giá vốn TT
NVL xuất kho = ĐGBQ xuất kho x Số lợng NVL xuất kho (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Công ty nhập nguyên vật liệu về chủ yếu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và vận hành lới điện, sửa chữa các thiết bị điện .(xuất dùng), ngo… ài ra còn có hoạt động xuất bán và xuất XDCB.
- Đối với nguyên vật liệu xuất dùng bao gồm: xuất cho vận hành, xuất cho công trình sửa chữa lớn, xuất cho các công trình đầu t xây dựng.
+ Xuất cho công trình sửa chữa lớn
Cụ thể từ phiếu xuất kho số 49 ngày 31/12/07 về việc xuất vật t cho XN cơ điện Đông Anh 12/04 dùng cho công trình sửa chữa lớn với giá trị vật t là 8.460.000
Nợ TK 241312: 8.460.000 Có TK 152: 8.460.000
+ Xuất cho các công trình đầu t xây dựng
Cụ thể từ phiếu xuất kho số 213 ngày 27/12/07 về việc xuất 300 Công tơ 1FA 220V 10-40A cho ĐL Đông Anh
Nợ TK 336332 (Nguồn vốn KHCB): 31.500.000 Có TK 152 : 31.500.000
+ Xuất vận hành
Cụ thể từ phiếu xuất kho số 006488 ngày 16/12/2007 xuất vật t cho ĐL Ba Đình 300 công tơ 1 FA 220V 10-40A. Kế toán sẽ định khoản trên máy theo định khoản sau:
Nợ TK 336313F: 31.500.000
Có TK 15231F6: 31.500.000
Kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy theo quy trình nhập liệu sau : Trên giao diện màn hình nền, kế toán vào phần nghiệp vụ xuất vật t chọn nghiệp vụ "xuất dùng"
Khi phiếu xuất vật t hiện ra, nhấn nút Thêm để nhập chứng từ mới với quy trình nhập liệu nh sau:
+ Nhập số chứng từ, và ngày chứng từ đúng với số và ngày trên phiếu xuất kho, và vào số ghi sổ, ngày ghi sổ chính là ngày nhập liệu.
+ Ngời nhận ; địa chỉ của bộ phận sử dụng vật t ; Đơn vị (chỉ cần đánh mã đơn vị máy sẽ tự động hiện ra tên đơn vị sử dụng vật t)
+ Về khoản :
+ Lý do : cũng chỉ cần nhập mã lý do máy sẽ tự động ra tên lý do xuất vật t là gì
+ Công trình : cũng chỉ cần đánh mã tên công trình + Kho : mã kho máy sẽ tự động ra tên kho
+ Khai báo tài khoản nợ, rồi khai báo mã vật t máy sẽ tự động ra tên vật t
+ Khai báo TK có với lợng xuất kho, máy sẽ tự tính ra đơn giá và thành tiền.
Sau khi nhập xong, nhấn vào nút L u để lu số liệu vào máy.
Cụ thể từ phiếu xuất kho số 006488 ngày 16/12/2007 xuất vật t cho ĐL Ba Đình : 300 công tơ 1 FA 220V 10-40A kế toán định khoản trên máy nh sau:
Nợ TK 336313F: 31.500.000
Có TK 15231F6: 31.500.000
- Đối với nghiệp vụ xuất bán: Kế toán phản ánh 2 bút toán giá vốn và doanh thu. Cụ thể từ phiếu xuất kho số 2/12/04 ngày 29/12/2007 về việc xuất bán 75 cái TI hạ thế 300/5, đơn giá 812.446/cái cho xí nghiệp sứ thuỷ tinh cách điện. Kế toán nhập chứng từ vào máy theo định khoản:
- Bút toán giá vốn: Nợ TK 91148: 60.933.450
Có TK 1528226: 60.933.450 - Đồng thời có bút toán doanh thu:
08/12/2007 08/12/2007
Nợ TK 1314: 60.933.450 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có TK 5155: 60.933.450
Công ty hạch toán bút toán giá vốn nh trờng hợp trên theo em là cha thật sự phù hợp khi sử dụng TK 911"xác định kết quả" mà cần phải sử dụng TK632 "giá vốn hàng bán" sẽ phản ánh đúng bút toán giá vốn.
- Xuất vật t cho XDCB
Cụ thể từ phiếu xuất kho số 210 ngày 27/12/2007 về việc xuất 6 cái công tơ 1 pha 10/40A-Thái lan, với đơn giá xuất do máy tự động tính là 135.660/cái cho XDCB. Kế toán định khoản trên máy theo định khoản sau:
Nợ TK 33883: 813.960
Có TK 15231F6: 813.960
Nh vậy : trong điều kiện ứng dụng máy vi tính, mặc dù có rất nhiều chủng loại nguyên vật liệu khác nhau, nhng việc công ty áp dụng phơng pháp tính trị giá xuất thực tế vật t theo phơng pháp bình quân gia quyền tức thời là rất phù hợp. Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, mà khối lợng công việc không tăng lên (do tính đơn giá xuất tự động trên máy).
Sau khi nhập đầy đủ hết dữ liệu trên các chứng từ nhập, xuất vào máy, kế toán khóa sổ tổng hợp. Trong chơng trình này kế toán quản lý vật t và kế toán là tách rời. Vì vậy, kế toán tổng hợp vật t là ngời có trách nhiệm kết nối từ kho lên phòng kế toán, điều này sẽ dẫn đến công việc kế toán nhiều hơn. Vì nếu có sự nối kết với nhau thì sẽ nâng cao tính tự động hoá của chơng trình kế toán hơn. Trên phòng kế toán, kế toán vật t chỉ hạch toán số tổng đối với các Điện lực và chỉ hạch toán chi tiết đối với các đơn vị bên ngoài.
Khoá sổ tổng hợp : Hàng tháng, sau khi kiểm tra đối chiếu và khớp xong toàn bộ số liệu trên tất cả các khâu nghiệp vụ chức năng, kế toán tổng hợp vật t sẽ tiến hành khoá sổ tổng hợp. Điều này có ý nghĩa khá quan trọng ( để không một ngời nào có thể thay đổi số liệu trên toàn bộ chứng từ của tháng, trên tất cả các khâu chức năng, không thêm không bớt đợc một chứng từ nào).
Khi kế toán tổng hợp tiến hành thao tác khoá sổ tổng hợp, các bút toán kết chuyển ứng với những bút toán thực sẽ đợc tự động phát sinh và lu trữ dựa
trên những khai báo sẵn có. Chứng năng phát sinh tự động đó gọi là kết chuyển tự động.
* Các sổ kế toán tổng hợp
+ Nhật ký bảng kê tài khoản 152 (Biểu 08): dùng để phản ánh số d đầu, cuối kỳ và số phát sinh trong kỳ của TK 152 tơng ứng với các TK liên quan. Tuy nhiên nó không thể hiện đợc việc phát sinh các nghiệp vụ theo trình tự thời gian, cũng nh không thể hiện đợc từng nghiệp vụ phát sinh. Mà nó chỉ ghi nhận đợc tổng số phát sinh của các TK đối ứng. Vì vậy, nó không thể hiện đợc đặc tr- ng cơ bản của hình thức sổ kế toán mà Công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung.
+ Sổ chi tiết ngời bán
+ Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ + Nhật ký mua hàng
+ Nhật ký chung
+ Sổ cái TK 152 (Biểu 09): Dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ theo tài khoản.
Chơng 3
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
điện lực thành phố hà nội
3.1- Nhận xét, đánh giá chung về tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Điện lực Hà Nội. nguyên vật liệu tại Công ty Điện lực Hà Nội.
Cung ứng vật t là một trong những công tác quan trọng hàng đầu có ảnh hởng trực tiếp dến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Hơn nữa trớc những yêu cầu ngày càng cao của việc cung cấp điện : về sự an toàn, sự ổn định của hệ thống, giảm tổn thất, đảm bảo chất lợng điện năng thì vai trò của vật t ngày càng trở nên quan trọng hơn. Đòi hỏi vật t cung cấp cho lới điện vận hành phải có chất lợng tốt hơn, công nghệ hiện đại hơn, chủng loại đa dạng hơn, số lợng theo đó cũng nhiều hơn để phục vụ cho nhu cầu ngày càng cao và nhiều của công tác đầu t xây dựng, cải tạo lới điện. Do đó, việc tăng cờng quản lý vật liệu và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu là một vấn đề quan trọng góp phần tiết kiệm chi phí, hạ giá thành.
Qua thời gian thực tập tại Công ty Điện lực Hà Nội, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn công tác kế toán với sự hớng dẫn của các cán bộ trong phòng kế toán em thấy công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng ở Công ty ĐL Hà Nội có những u điểm nổi bật sau:
Thứ nhất Việc áp dụng chế độ hạch toán, ghi chép ban đầu: Kế toán luôn phản ánh một cách chính xác, kịp thời và đầy đủ mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ vào hệ thống sổ sách kế toán theo đúng chế độ hiện hành. Trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý và chặt chẽ. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi sổ trên cơ sở các chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ. Đồng thời với việc thực hiện trên máy còn đợc ghi sổ ở ngoài để đề phòng khi máy có sự cố. Vì
thế, công tác kế toán đảm bảo phản ánh trung thực và chính xác tình hình tài chính Công ty
Thứ hai: Việc tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán rất phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong điều kiện phạm vi hoạt động phân tán khắp địa bàn thành phố, và quy mô