ghi vào TK Nợ là TK 15231F6 Công tơ kho 6, TK Có là TK 33111, TK phản ánh thuế GTGT đợc khấu trừ là TK 13311. Kế toán nguyên vật liệu chỉ cần nhập số lợng, đơn giá và % thuế suất sau đó máy sẽ tự động tính ra tổng số tiền thanh toán là 48.510.000đvà số thuế GTGT đợc khấu trừ là 2.310.000đ. Sau khi cập nhật trên TK 15231F6, máy sẽ tự động cập nhật lần lợt vào các TK cấp cao hơn TK 15231-Công tơ, rồi đến TK 1523-Phụ tùng và cuối cùng đến TK 152- nguyên vật liệu. Cuối kỳ, sổ cái TK152 sẽ đợc dùng để đối chiếu với các bảng kê nhập-xuất-tồn và các sổ chi tiết.
Tuy thực hiện kế toán trên máy nhng các số liệu đều phải đợc in ra sổ sách hàng tháng. Những sổ sách này phải có đầy đủ chữ ký của kế toán phần hành, đợc Kế toán trởng và thủ trởng đơn vị xem xét, ký duyệt.
Hiện nay, để phục vụ nhu cầu quản lý Công ty quy định cho các đơn vị thành viên đều phải mở sổ, ghi chép, quản lý, lu giữ và bảo quản đúng chế độ
2.2- Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Điện lực TP Hà Nội. Công ty Điện lực TP Hà Nội.
2.2.1- Các đối tợng cần quản lý có liên quan đến việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu. nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu trong công ty có rất nhiều chủng loại, phong phú, biến động thờng xuyên. Để tăng cờng tính tự động hoá của chơng trình và làm giảm bớt sự cồng kềnh của hệ thống tài khoản. Các loại đối tợng đợc phân biệt với nhau bởi mã đối tợng.
- Vật t - Kho
- Nguồn cung cấp.
Các loại nguyên vật liệu có một vài đặc điểm giống nhau thì đợc nhóm lại với nhau và chúng có những đặc điểm riêng để phân biệt với các nhóm nguyên vật liệu khác. Loại nguyên vật liệu đợc dùng để đặc trng cho các đối t- ợng có cùng bản chất. Các loại nguyên vật liệu đợc phân biệt với nhau bởi mã loại đối tợng.
Nguyên vật liệu của công ty có nhiều chủng loại đa dạng. Vì vậy, yêu cầu đặt ra là để quản l ý và hạch toán tốt nguyên vật liệu, Công ty đã xây dựng đợc hệ thống danh mục nguyên vật liệu chi tiết đến từng danh điểm. Việc xây dựng căn cứ vào từng nhóm vật t
+ Loại 1: Nhiên liệu, khí, hoá chất : xăng , dầu + Loại 2: Kim khí
+ Loại 3: Vật liệu điện tử bán dẫn + Loại 4: Vật liệu khác
+ Loại 5: Phụ tùng
Căn cứ vào danh mục vật t đã đợc xây dựng, bộ mã vật t của Công ty cũng đợc chia làm các loại vật t tơng ứng:
Mã vật t Tên vật t ĐVT
51612101 ác quy 12V 100A Cái
00011264 MBA 1000KVA 22/6/04(ABB) Cái
00012 Thiết bị báo tín hiệu trung tâm MBA Cái 00016 Máy hiện sóng mã hiệu CS5455-Nhật Bộ
00018 Hợp bộ đo lờng 1 pha A-V-W Bộ
00001 Giá đỡ cáp Cái
000017 Máy ép cốt thủy lực cần tay 10 hãm
ép Cái
87305400 Công tơ 1 FA 220V 10-40A …………
Mỗi loại vật t lại có tính chất khác nhau, đơn vị tính khác nhau do đó, để quản lý tốt Công ty đã sử dụng nhiều kho, mỗi kho đợc sử dụng để quản lý một nhóm nguyên vật liệu có tính chất giống nhau. Để quản lý tốt các kho cũng đợc tiến hành mã hoá theo mã kho. Các kho đợc mã hoá theo các số tự nhiên từ 1 đến 9, và theo chữ cái in hoa từ A, B đến Q. …
Trên cơ sở danh mục vật t đợc xây dựng và gắn với mã kho quản lý công ty xây dựng đợc danh mục tài khoản kế toán nh sau: mã đối tợng và mã loại đối tợng đợc đa thêm vào phía sau mã tài khoản để mở rộng phạm vi và tính năng động của hệ thống tài khoản áp dụng cho doanh nghiệp (trích bảng kê tài khoản).
Bảng kê tài khoản
Mã TK Tên tài khoản
1521 Nhiên liệu
15218 Nhiên liệu khác
15218F0 Nhiên liệu kho 0 15218F1 Nhiên liệu kho 1
.. ……… 1525 Phế liệu 1525F7 Phế liệu kho 7 .. … (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngoài ra để thuận tiện cho việc nhập liệu, chơng trình kế toán còn tiến hành mã hoá các đơn vị, công trình sử dụng vật t cũng nh mã hóa lý do nhập xuất.
Việc khai báo các mã vật t, công trình đ… ợc tiến hành vào một lần đầu tiên khi bắt đầu sử dụng chơng trình phần mềm hoặc khi có một loại nguyên vật liệu mới phát sinh mà cha có sẵn trong danh mục, thì kế toán lại tiến hành khai báo bổ sung thêm vào hệ thống danh mục đó.
Tóm lại: mã hoá các đối tợng quản lý giúp cho việc nhận diện thông tin
không nhầm lẫn trong quá trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhất là trong hệ thống xử lý thông tin tự động; cho phép sử dụng những ký hiệu ngắn gọn để mô tả thông tin, làm tăng tốc độ nhập liệu và xử lý thông tin, đồng thời mã hoá giúp nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối tợng mang thuộc tính chung, do đó tìm kiếm thông tin nhanh chóng.