2.2.3.1.1- Nhập kho
- Nội dung : NVL nhập kho dù có hoá đơn hay cha có hóa đơn đều phải có giá nhập kho và lập thủ tục nhập kho ngay. Nghiêm cấm hiện tợng nhập khống và gửi nguyên vật liệu vào kho mà không làm thủ tục nhập kho kịp thời. Trờng hợp đã có hoá đơn nhng hàng cha về thì cũng cha đợc lập phiếu nhập kho.
- Chứng từ gốc để làm căn cứ lập phiếu nhập kho là : Hợp đồng, hóa đơn, tờ khai nhập khẩu (đối với hàng nhập khẩu), biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu.Và biên bản thí nghiệm (nếu có: Máy biến áp, rơ le).
- Trờng hợp NVL nhập kho nhng cha có hoá đơn thì , căn cứ vào hợp đồng và các biên bản kiểm nghiệm, thí nghiệm (nếu có), phòng Vật t tiến hành lập phiếu nhập kho, giá ghi trên phiếu nhập kho đợc ghi theo giá hợp đồng. Phiếu nhập kho này đợc lu riêng để theo dõi khi có hoá đơn chính thức sẽ đợc chuyển lại. Các phiếu nhập kho liên quan đến lô hàng này (nếu có) cũng đợc lu riêng.
- Nguyên vật liệu mua về nếu có chi phí vận chuyển, bốc dỡ thì phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
- Trờng nguyên vật liệu nhập xuất thẳng : NVL mua về đợc chuyển ngay đến bộ phận sử dụng (thờng mua đích danh cho một công trình nào đó) thì cũng phải làm đầy đủ thủ tục nhập xuất kho. Phụ trách bộ phận sử dụng phải cử ngời chịu trách nhiệm kiểm nhận, ký vào các phiếu nhập xuất. Phiếu nhập xuất sau khi ký phải đợc chuyển cho thủ kho vào thẻ kho và luân chuyển chứng từ theo quy định.
- Trờng hợpNVL xuất dùng không hết sẽ đợc giải quyết nh sau :
+ Cuối tháng, tại các bộ phận sử dụng nếu NVL còn thừa nhng vẫn còn dùng vào công trình khác trong tháng sau thì không cần phải nộp lại kho, nhng bộ phận sử dụng phải lập bảng kê chi tiết số NVL còn thừa cuối tháng và báo về
phòng TCKT của Công ty. Nếu số NVL đó đã đợc hạch toán vào chi phí thì kế toán căn cứ vào bảng kê số NVL thừa để hạch toán giảm chi phí.
+ Cuối năm các bộ phận phải kiểm kê và báo cáo số lợng tồn ở bộ phận đó về Công ty và làm thủ tục nhập kho (vẫn để tại bộ phận sử dụng)
+ Đối với NVL thừa vào ngày cuối tháng nhng không có nhu cầu sử dụng cho tháng sau, bộ phận sử dụng phải mang NVL về nhập kho và làm thủ tục nhập kho theo quy định. Khi nhập hoàn trả về kho phải xem xét chất lợng và khả năng sử dụng: Nếu đợc nh chính phẩm thì nhập trả về kho đã xuất NVL đó theo giá xuất cũ bằng giá nhập thừa, cụ thể phiếu xuất kho nào, công trình nào. Nếu NVL không còn nh chính phẩm thì Công ty phải tổ chức đánh giá lại, xác định nguyên nhân, trách nhiệm và xử lý theo quy định.
- Trờng hợp kiểm kê phát hiện NVL thừa thì phải có biên bản xác nhận của Hội đồng kiểm kê và quyết định xử lý kiểm kê của cấp có thẩm quyền.
+ Căn cứ biên bản xác nhận của hội đồng kiểm kê, phòng vật t lập phiếu nhập kho, phòng TCKT hạch toán tăng giá trị kho số nguyên vật liệu thừa.
+ Khi có quyết định xử lý kiểm kê NVL thừa của cấp có thẩm quyền, phòng TCKT hạch toán theo quyết định.
*) Trình tự luân chuyển chứng từ :
Định kỳ các bộ phận trong đơn vị phải lập kế hoạch sử dụng NVL. Khi lập kế hoạch đơn vị phải căn cứ vào nhiệm vụ đợc giao và định mức tiêu hao NVL để tính toán nhu cầu sử dụng và dự trữ NVL trong kỳ. Và cuối năm trình cho phòng kế hoạch của Công ty tập hợp lại, dà soát chỉnh duyệt kế hoạch (có Giám đốc ký). Sau đó, chuyển sang phòng vật t.
Đối với trờng hợp các đơn vị cần sử dụng vật t cho các sự cố và vận hành đột xuất mà không có trong kế hoạch đã trình thì có thể làm tờ trình xin cấp vật t thiết bị cũng có đầy đủ chữ ký của Giám đốc, phòng kế hoạch, phòng vật t, và đơn vị đề nghị.
Căn cứ vào kế hoạch mua, phòng vật t lập kế hoạch mua và tiến hành ký hợp đồng mua bán (hoặc giao cho phòng đấu thầu tiến hành đấu thầu), ký hợp đồng mua bán vật t với đơn vị bán yêu cầu phải đảm bảo số lợng, chất lợng và
đúng tiến độ. Sau đó căn cứ vào hợp đồng, hoá đơn, gửi lên phòng tài chính kế toán đề nghị thanh toán tiền mua vật t.
Khi hàng về tiến hành kiểm tra hoá đơn bán hàng của ngời bán với hợp đồng kinh tế.
Biểu số 02:Trích Hoá đơn giá trị gia tăng
Hoá đơn Mẫu số : 01 GTKT-3LL
Giá trị gia tăng KH/2007N
Liên 2: Giao khách hàng Ngày 07 tháng 12 năm 2007 Số: 01208 Đơn vị bán hàng: Cty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội
Địa chỉ: 203 Nguyễn Huy Tởng Hà Nội Số tài khoản…………..
Điện thoại:………..Mã số thuế ………….. Họ tên ngời mua hàng:…………..
Đơn vị: Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội Địa chỉ: Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội Số tài khoản………..
Hình thức thanh toán: Trả chậm . Mã số thuế: 0100100657…
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
01 Cotton NT 32/1- Cthô Kg 1539,1 38.182 58.765.916
Cộng tiền hàng: 58.765.916
Thuế suất 10%. Tiền thuế GTGT: 5.876.591,6
Tổng cộng tiền thanh toán: 64.642.507,6
Số tiền bằng chữ: Sáu mơi bốn triệu, sáu trăm bốn hai nghìn, năm trăm linh bảy phẩy sáu đồng chẵn.
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Trớc khi nhập vật t phải tổ chức kiểm tra thông qua biên bản kiểm nghiệm về tính năng, chất lợng, kỹ thuật căn cứ vào hồ sơ dự thầu, mời thầu để đối chiếu kiểm tra chất lợng, thông qua biên bản kiểm nghiệm chất lợng của nhà sản xuất và biên bản thí nghiệm của đơn vị độc lập (nếu có). Nếu đảm bảo
các yêu cầu trên thì phòng vật t mới tiến hành lập và ký duyệt phiếu nhập kho theo mẫu quy định. Khi lập phiếu nhập kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu sau: STT, tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật t hàng nhập kho, đơn vị tính, số l- ợng nhập theo chứng
Phiếu nhập kho yêu cầu lập tối thiểu là 4 liên: 1 liên lu phòng vật t, 1 liên lu đơn vị nhập, 1 liên lu phòng tài chính kế toán, 1 liên lu cuống.
thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
VD: Trong kế hoạch vật t quý IV năm 2007 của Công ty Điện lực Hà Nội kế hoạch này đợc lập từ cuối năm 2006 và lập cho cả năm 2007, căn cứ vào hệ số dự toán và tiến độ thực hiện kế hoạch, phòng vật t lập kế hoạch mua NVL làm 2 bảng: 1 bảng để lu lại phòng vật t, 1 bảng lu ở phòng TCKT.
Phiếu nhập kho sau khi lập đợc chuyển đến thủ kho, thủ kho sẽ ghi số thực nhập, ngày tháng năm nhập và ký tên vào phiếu nhập, đồng thời thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho xác định số lợng tồn kho kế toán vật t sẽ đối chiếu và ký xác nhận khi nhận phiếu nhập kho. Sau khi đã nhập vật t, thủ kho chịu trách nhiệm giao phiếu nhập kho lại cho phòng vật t và phòng tài chính kế toán để ghi chép theo dõi và hạch toán.
Biểu số 04: Trích Phiếu nhập kho
Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội Mẫu 01 - VT
Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số
15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ tr ởng BTC)
Phiếu nhập kho
Ngày 07 tháng 12 năm 2007 Số : 576 Nợ: …………. Có: ………… Họ tên ngời giao hàng: Công Ty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội Theo: hoá đơn số 01208 . Ngày 07 tháng 12 năm 2007
Của: Công ty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội Nhập tại :kho NVL
STT
Tên nhãn hiệu, quy cách vật t, sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lợng Yêu cầu Thực nhập Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 01 Cotton NT 32/1- Cthô 0103038 Kg 1539,1 38.182 58.765.916 Cộng 1539,1 58.765.916
Tổng số tiền bằng chữ: Năm mơi tám triệu, bảy trăm năm mơi sáu nghìn, chín trăm mời sáu đồng chẵn.
Nhập, ngày 07 tháng 12 năm 2007 Thủ trởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.2.3.1.2- Xuất kho
* Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu.
Hàng tháng, hoặc hàng quý căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao và khả năng thực hiện, các bộ phận trong nội bộ đơn vị phải lập kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu. Kế hoạch này phải lập sát với thực tế và có trừ đi số nguyên vật liệu còn tồn đầu kỳ để trình thủ trởng đơn vị xét duyệt. Nếu đợc thì phòng vật t làm thủ tục cấp phát cho các đơn vị sử dụng. Trờng hợp xuất nguyên vật liệu để xử lý sự cố thì cũng phải đợc thủ trởng đơn vị phê duyệt để giải quyết khắc phục sự cố nhanh nhất, sau khi kết thúc sự cố đơn vị phải làm thủ tục cho đúng với quy định.
- Nguyên vật liệu xuất kho phải có thủ tục sau:
+ Trờng hợp cần thiết phải điều chỉnh do các nguyên nhân ghi chép sai sót, nhầm lẫn về danh điểm, đơn vị tính, giá cả thì trách nhiệm thuộc bộ phận… nào thì bộ phận đó phải điều chỉnh.
+ Nguyên vật liệu nhập kho theo đơn vị tính nào thì khi xuất kho phải bằng đơn vị tính đó.
- Các bộ phận có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu phải làm giấy đề nghị gửi cho phòng vật t. Nếu nguyên vật liệu nằm trong kế hoạch thì phải đợc thủ trởng đơn vị xét duyệt.
- Trờng hợp xuất nguyên vật liệu cho đầu t xây dựng, sửa chữa lớn ngoài các thủ tục trên còn phải căn cứ vào tiền lợng dự đoán và tiến độ thực hiện để lập phiếu xuất kho.
- Trờng hợp xuất bán nguyên vật liệu trong nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị thì thực hiện theo quy địn.
- Trờng hợp nhợng bán, cho vay ngoài thủ tục trên, giấy xin cấp nguyên vật liệu phải đợc thủ trởng đơn vị ký duyệt.
- Trờng hợp nguyên vật liệu phát hiện thừa trong kiểm kê, căn cứ vào biên bản của hội đồng kiểm kê và ý kiến giải quyết của thủ trởng đơn vị phòng vật t và phòng tài chính kế toán xử lý theo quy đinh.
* Trình tự luân chuyển chứng từ.
- Căn cứ vào kế hoạch đợc duyệt và giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu (hoặc tờ trình xin cấp nguyên vật liệu cho sự cố), phòng vật t sẽ tiến hành viết phiếu xuất kho nguyên vật liệu theo mẫu quy định. Khi lập phiếu xuất kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu sau: STT; tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t; mã số; ĐVT; số lợng; đơn giá; thành tiền; tài khoản hạch toán Phiếu xuất kho… cũng yêu cầu lập tối thiểu là 4 liên: 1 liên lu ở phòng vật t, 1 liên lu ở đơn vị nhận vật t, 1 liên lu ở phòng tài chính kế toán, 1 liên lu cuống.
Thủ tục xuất kho đợc khái quát nh sau :
Phiếu xuất kho sau khi đợc ký duyệt, chuyển cho thủ kho để thực hiện việc cấp phát. Căn cứ vào phiếu xuất kho , thủ kho giao vật t hàng hoá cho ngời
nhận, ghi số thực xuất, ngày tháng năm xuất, thủ kho và ngời nhận cùng ký tên vào phiếu xuất. Định kỳ thủ kho giao phiếu cho phòng Vật t và phòng Tài chính kế toán để ghi chép vào sổ sách và lập báo cáo vật t theo quy định. Kế toán vật t và thủ kho phải đối chiếu và ký xác nhận sau khi nhận phiếu xuất kho.
Thủ tục lập và luân chuyển chứng từ ở Công ty đợc tổ chức chặt chẽ giữa các bộ phận, đảm bảo quá trình nhập-xuất thuận lợi đúng quy định. Song mặc dù phòng Kế hoạch đã xây dựng đợc định mức sử dụng vật t nhng Công ty không sử dụng "Phiếu xuất kho vật t theo hạn mức" mà khi có yêu cầu về vật t lập phiếu cho xuất vật t ngay. Việc quản lý nh vậy có thể dẫn đến sử dụng lãng phí vật t mà kế toán không kiểm soát đợc.
Biểu số 06: Trích phiếu xuất kho
Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội Mẫu 02 - VT
Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số
15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ tr ởng BTC)
Phiếu xuất kho
Nợ : …… Có : …… Đơn vị sử dụng: Nguyễn Thị Vân – D1
Lý do xuất: để sản xuất Kho xuất: Kho NVL
STT Tên nhãn hiệu, quy cách
vật t, sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lợng Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4
01 Sợi Cotton NT32/1-Cthô 0103038 Kg 988,97
Cộng 988,97
Xuất, ngày 10 tháng 12 năm 2007 Ngời lập phiếu Ngời nhận hàng Thủ kho Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.3.2- Phơng pháp hạch toán chi tiết
Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty đợc tiến hành đồng thời tại phòng kế toán và kho. Phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đợc sử dụng là phơng pháp ghi thẻ song song rất phù hợp trong điều kiện ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán.
*) ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lợng. Mỗi thứ loại nguyên vật liệu đợc theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc ghi chép kiểm tra đối chiếu số liệu và đợc quản lý tốt hơn.
Khi nhận đợc các chứng từ kế toán về nhập, xuất kho nguyên vật liệu thủ kho thực hiện kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn kho trên thẻ kho. Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã phân loại theo từng thứ nguyên vật liệu cho phòng kế toán. Mỗi thẻ kho đợc mở một số tờ sổ tuỳ theo khối lợng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho.
Khi nhận thẻ kho cùng phiếu nhập, phiếu xuất của thủ kho chuyển cho kế toán nguyên vật liệu. Nhân viên của phòng kế toán tại kho tiến hành kiểm tra số nhập, xuất tồn. Sau đó tập hợp phiếu nhập, phiếu xuất phân loại phiếu nhập theo nguồn nhập, còn phiếu xuất theo từng công trình và nhập dữ liệu vào máy tính, ghi chép số liệu vào phiếu nhập kho và khai báo tài khoản chi tiết có bậc chi tiết sau cùng (bậc n) để máy vào sổ, sau đó máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu ở các tài khoản có bậc chi tiết trớc nó (bậc n-1).
Sau khi nhập cho từng chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, máy tự động chạy theo chơng trình, cho phép kết xuất in ra:
+ Bảng kê chi tiết nhập vật t mua ngoài (Biểu 1): đợc mở chi tiết theo từng kho. Dùng để phản ánh tình hình nhập vật t mua ngoài của các đơn vị khách hàng về cả chỉ tiêu số lợng, đơn giá, thành tiền và tài khoản hạch toán Nợ, Có một cách chi tiết.
+ Sổ chi tiết đối chiếu nhập vật t (Biểu 2) đợc mở chi tiết cho từng đơn vị cũng dùng để theo dõi tình hình nhập vật t từ các nguồn khác nhau theo các đối tợng có liên quan.
+ Bảng tổng hợp nhập vật t toàn Công ty (Biểu 3) đợc mở để theo dõi số tổng cộng của từng đơn vị đối với từng mã tài khoản chi tiết của vật t.
+ Bảng kê chi tiết xuất vật t (Biểu 4) đợc mở chi tiết theo từng kho để theo dõi tình hình xuất vật t cho các đơn vị theo mục đích sử dụng cả chỉ tiêu số lợng, đơn giá, thành tiền. Vì vậy, bảng kê chi tiết xuất vật t của Công ty mở ra này có thể thay thế cho Bảng phân bổ nguyên vật liệu. Là bảng dùng để phản