Hoàn thiện tổ chức kế toán NVL tại công ty TNHH sản xuất và thương mại Hữu Nghị (2008)

Hoàn thiện tổ chức kế toán NVL tại công ty TNHH sản xuất và thương mại Hữu Nghị (2008)

LỜI MỞ ĐẦU

Khi nền kinh tế chuyển sang cơ chế thị trờng và xu hớng sản xuất của cácdoanh nghiệp là hạch toán kinh tế độc lập và tự khẳng định sự vững chắc củamình, đẻ cùng đất nớc trên con đờng hội nhập tổ chức kinh tế thế giới WTO Vìthế một trong những mối quan tâm của doanh nghiệp hiện nay Để muốn duy trìvà phát triển sự cạnh tranh gay gắt trên thị trờng, sự bùng nổ của doanh nghiệpsản xuất, thì vấn đề cần thiết để đáp ứng và tồn tại đợc trên thơng trờng, ngàycàng khốc liệt, đó là vấn đề giảm chi phí, hạ giá thành sản xuất mà vẫn tạo ra đ-ợc những sản phẩm có chất lợng tốt, mẫu mã đẹp đợc thị trờng chấp nhận.

Trong doanh nghiệp sản xuất thì nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trongtoàn bộ sản phẩm của doanh nghiệp của doanh nghiệp Một biến động nhỏ vềnguyên vật liệu cũng làm ảnh hởng đến giá thành sản phẩm Do đó một trongnhững mối quan tâm và đặc biệt chú ý của doanh nghiệp là công tác tổ chức, ghichép phản ánh chi tiết, tổng hợp số liệt về tình hình thu mua, vận chuyển, nhập-xuất- tồn kho nguyên vật liệu, tính toán giá thành thực tế của vật liệu thu mua,tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật liệu cả về số lợng và chất lợng mặthàng

Xuất phát từ những lý luận, yêu cầu và thực tiễn đặt ra em chọn đề tài "Hoàn thiện tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH sản xuất và thơngmại Hữu Nghị" nhằm vận dụng lý thuyết để tìm hiểu lý luận thực tế kê toánnguyên vật liệu trong đơn vị sản xuất, từ đó tìm ra u nhợc điểm trong công tácquản lý công tác kế toán nguyên vật liệu Vì vậy để rút ra kinh nghiệm học tậpvà đề xuất một số ý kiến với mong muốn làm hoàn thiện hơn nữa tổ chức kế toánnguyên vật liệu ở công ty TNHH sản xuất và thơng mại Hữu Nghị.

Chuyờn đề thực tập tốt nghiệp ngoài phần mở đầu và kết luận gồm cú ba chương chớnh sau:

Phần I: Tổng quan về Cụng ty TNHH sản xuất và thơng mại Hữu NghịPhần II: Thực trạng cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu ở Cụng Ty TNHHsản xuất và thơng mại Hữu Nghị

Phần III: Hoàn thiện kế toỏn nguyờn vật liệu tại Cụng Ty TNHH sanxuất và thơng mại Hữu Nghị

Cú bề dày hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất sơn nước,cụng ty cú nhiều sản phẩm được nhiều người ưa chuộng , tớnh đến nay sảnphẩm sơn đó cú mặt hầu hết trờn thị trường cựng nhiều sản phẩm sơn khỏcnhưng sản phẩm sơn mang thương hiệu của cụng ty vẩn là sự lựa chọn của phầnđụng lượng khỏch hàng

Quỏ trỡnh hoạt động của cụng ty luụn trải qua nhiều thăng trầm và cúnhiều biến động Hoạt động sản xuất của cụng ty như sau :

Từ năm 1985 đến nay: đõy là giai đoạn khú khăn nhất của cỏc doanhnghiệp núi chung và của cụng ty Trường Sơn núi riờng trong nền kinh tế bướcvào giai đoạn của nền kinh tế thị trường Từ đú, đũi hỏi cụng ty phải cú bước điđỳng đắn chủ động và mạnh dạn hơn trong tỡnh hỡnh Nhà Nước chuyển đổi nềnkinh tế bao cấp sang nền kinh tế nhiều thành phần Chuyến sang cơ chế mới cũnnhiều bỡ ngỡ và bắt kịp được nhu cầu của thị trường cần một sản phẩm sơntrang trớ đẹp và rẻ, từ sản phẩm vụi ve thụng thường cụng ty đó năng động đẩymạnh học hỏi từ thị trường nước ngoài cụng nghệ sản xuất cũng như khả năngtiếp thu kiến thức từ cụng nghệ mới đó được cụng ty Trường Sơn ỏp dụng, độingũ nhõn viờn cũng được nõng cao học hỏi tay nghề từ những chuyờn gia cúnhiều kinh nghiệm về cụng nghệ mới, Cụng Ty TNHH sản xuất và thơng mại

H÷u NghÞ dần làm quen với nguyên tắc tự hoạt động tự trang trải tự tồn tại vàphát triển

Sự thay đổi của Nhà Nước trong thời kỳ mới gây ảnh hưởng không ít đếnviệc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của công ty Sản phẩm mới làm ra khôngtiêu thụ được thay vào đó là giá cả vật tư tăng vọt và khan hiếm việc đảm báochi phí cho công nhân viên bước vào giai đoạn khó khăn

Tuy khó vậy song công ty luôn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước.Công ty dùng hình thức gia công chế biến, liên doanh, liên kết tự tiêu thụ sảnphẩm, tự xây dựng đánh giá, tự tìm khách hàng có hiệu quả, có lãi để cạnh tranhtrên thị trường

Công ty tìm cách xâm nhập vào thị trường cạnh tranh với sản phẩm giá rẻcho đến sản phẩm sơn cao cấp có mặt trên thị trường, đẩy mạnh cho thị trườngtrong nước đến ngoại tỉnh mở rộng cho khắp thị trường trên cả nước

Tên đơn vị : Công ty TNHH s¶n xuÊt vµ th¬ng m¹i H÷u NghÞ Địa Điểm : 1006 Đường Láng- Hà Nội

1.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty

Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty được thể hiện bằngcác chỉ tiêu kế toán Cụ thể được thể hiện qua một số bảng sau:

Bảng 1: M T S CH TIÊU CH Y U V TÌNH HÌNH TH CỘT SỐ CHỈ TIÊU CHỦ YẾU VỀ TÌNH HÌNH THỰCỐ CHỈ TIÊU CHỦ YẾU VỀ TÌNH HÌNH THỰCỈ TIÊU CHỦ YẾU VỀ TÌNH HÌNH THỰCỦ YẾU VỀ TÌNH HÌNH THỰC ẾU VỀ TÌNH HÌNH THỰCỀ TÌNH HÌNH THỰCỰC

HI N K HO CH S N XU T KINH DOANHẾU VỀ TÌNH HÌNH THỰCẠCH SẢN XUẤT KINH DOANHẢN XUẤT KINH DOANHẤT KINH DOANH

Nhìn bảng bảng trên ta thấy hoạt động kinh doanh các sản phẩm chínhhiệu của Công ty tiêu thụ liên tục tăng, giá trị sản xuất công nghiệp tăng, thunhập tăng Những chỉ tiêu trên đã khẳng định phần nào sự thích nghi và pháttriển của Công ty trong nền kinh tế thị trường.

Bảng 2: B NG SO S NH GI A TÌNH HÌNH TH C HI N SO V IẢN XUẤT KINH DOANHÁNH GIỮA TÌNH HÌNH THỰC HIỆN SO VỚIỮA TÌNH HÌNH THỰC HIỆN SO VỚIỰCỚI

K HO CH S N XU T KINH DOANH TẾU VỀ TÌNH HÌNH THỰCẠCH SẢN XUẤT KINH DOANHẢN XUẤT KINH DOANHẤT KINH DOANHỪ NĂM 2004 – 2006 ĂM 2004 – 2006 N M 2004 - 2006

* Mặt hàng sản xuất kinh doanh:

Các sản phẩm chủ yếu của công ty bao gồm:

+ Sản phẩm sơn dầu : Dùng cho ngoài trời, đảm bảo đúng với thời tiết củaViệt Nam ẩm mốc và nóng ẩm làm cho độ che phủ của tường trở nên bền đẹp

+ Sản phẩm sơn sắt: Dùng cho sản phẩm sơn trên bề mặt có độ bám dínhcao ,độ keo của sản phẩm là 20%.

+ Sản phẩm keo : Dùng để dán những sản phẩm tạo độ bám dính khá cao.+ Sản phẩm sơn dùng cho trong nhà: Bao gồm nhiều loại mỗi loại cónhững đặc tính khác nhau

Ngoài ra công ty còn sản xuất nhiều loại sản phẩm thùng nhựa 20L, 5Lvàthùng bằng sắt 5L phục vụ cho nhu cầu sản xuất sơn và xuất đi các tỉnh thànhtrong và ngoài nước Bên cạnh đó công ty còn sản xuất các loại vỏ hộp bằnggiấy để đóng hàng như hộp cát tông và in lên những thông số cần thiết

1.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty:

* Nguồn nhân lực công ty :

Đây là điều tất yếu hết sức quan trọng quyết định đến sự thành công haythất bại của công ty Chính vì thế, ngay từ khi thành lập Công ty không ngừngđầu tư phát triển nguồn nhân lực.

Hàng năm công ty vẫn tổ chức tuyển thêm công nhân viên từ nguồn caođẳng, đại học và trung học dạy nghề Đến nay công ty đã có 120 cán bộ côngnhân viên, điều quan trọng là tuổi đời của cán bộ công nhân viên trong công tycòn trẻ, nên đã không ngừng phát huy tính sáng tạo của tuổi trẻ.

Để phát huy tối ưu thế mạnh này nhờ công ty đã áp dụng chế độ tiền lươngthoả đáng Mỗi các bộ công nhân viên được giao nhiệm vụ cụ thể và trực tiếpchịu trách nhiệm trước công ty, người làm tốt sẽ có thưởng vào cuối tháng.Công ty cũng đã áp dụng chế độ khoán theo sản phẩm nên mọi công nhân trongcông ty đều tận tâm với công việc của mình.

Đầu tư cho đào tạo tăng cường chất xám cho cán bộ công nhân viên cũnglà một điều kiện quan trọng để công ty phát triển vững mạnh Công ty xác địnhđược rằng con người là nền tảng quan trọng vững chắc tạo nên sự thành côngcủa Công ty Tất cả 100% công nhân viên vào làm việc tại công ty đều đã đượcđào tạo cơ bản và thậm chí có người còn được học với chuyên môn cao.

* Cơ cấu tổ chức sản xuất.

Là sự tập hợp các bộ phận sản xuất chính, sản xuất phụ trợ và các bộ phậnphục vụ có tính chất sản xuất cùng với mối quan hệ giữa các bộ phận đó vớinhau trong quá trình sản xuất.

a Các bộ phận sản xuất chính:

Phân xưởng sản xuất gồm có: Dây chuyền sản xuất, máy tính đưa rathông số kỹ thuật hợp lý cho dây chuyền sản xuất vận hành, bộ phận lắp giáp,bộ phận kiểm tra thông số, bộ phận thiết kế, bộ phận vận hành máy

b Bộ phận sản xuất phụ gồm có:

Các loại mặt hàng phục vụ cho sản xuất sản phẩm, tận dụng từ nguyênliệu chế tạo sản phẩm đắt tiền đưa cho ra đời sản phẩm rẻ, các mặt hàng thùng,lon chứa sản phẩm, bìa cát tông, đai dập, tất cả sản phẩm phục vụ sơn để đưa rasản phẩm sơn thành sản phẩm trên thị trường.

Bộ phận sản xuất phụ trợ : Phân xưởng vận chuyển, kho bán thành phẩm,bộ phận kiểm tra KCS.

Sơ đồ 1: QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT SẢN PHẨMTẠI CÔNG TY TNHH TRƯỜNG SƠN

* Mô hình quản lý và tổ chức quản lý

Hiện nay Công ty TNHH s¶n xuÊt vµ th¬ng m¹i H÷u NghÞ quản lý theo 2cấp: cấp Công ty và cấp phân xưởng Cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu trựctuyến chức năng, kiểu quản lý hiện nay rất phù hợp với tình hình sản xuất kinhdoanh của Công ty Mỗi một phòng ban có một chức năng, một nhiệm vụ riêng.

NGUYÊN VẬT LIỆU

DÂY CHUYỀN SẢN XUẤT

NHẬP KHO BÁN THÀNH PHẨM

IN THÔNG SỐ

ĐÓNG KIỆN

THÀNH PHẨM

Giám đốc: là đại diện pháp nhân của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước

cơ quan quản lý cấp trên và pháp luật, điều hành hoạt động của doanh nghiệp.Giám đốc có quyền hành cao nhất trong doanh nghiệp.

Đồng chí giám đốc trực tiếp phụ trách:- Phòng tổ chức hành chính bảo vệ.- Trưởng ban thi đua khen thưởng.- Chủ tịch hội đồng kỷ luật.

- Chỉ huy trưởng lực lượng bảo vệ và anh ninh quốc phòng.

Phó giám đốc kinh doanh: chịu trách nhiệm trước giám đốc, trực tiếp chỉ

đạo khối kinh tế và nghiệp vụ gồm các phòng ban chức năng:

+ Chịu trách nhiệm chỉ đạo xây dựng kế hoạch năm kế hoạch dài hạn.+ Phụ trách công tác cung cấp vật tư, nguyên nhiên vật liệu và tiêu thụ sảnphẩm.

+ Chịu trách nhiệm công tác đối ngoại, giao dịch mở rộng thị trường, mởrộng sản xuất kinh doanh.

+ Chỉ đạo công tác thống kê - kế toán, hạch toán của Công ty.

Phó giám đốc kỹ thuật - sản xuất:

+ Chỉ đạo công tác tiến bộ kỹ thuật, nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiếnvà thiết kế sản phẩm mới.

Dưới quyền của giám đốc và phó giám đốc là các phòng ban.

- Phòng kế hoạch - thương mại: có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch ngắnhạn, dài hạn, điều hành sản xuất, ký các hợp đồng mua bán quản lý kho tàng,thống kê tổng hợp.

- Phòng tài vụ: có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh toàn bộ hoạt động củaCông ty, giám sát tình hình sử dụng vốn (vốn cố định, vốn lưu động), tình hìnhtài chính và các hoạt động khác.

- Phòng tổ chức hành chính bảo vệ.

- Phòng kỹ thuật- công nghệ: Nghiên cứu thiết kế các sản phẩm mới và cảitiến sản phẩm, xây dựng định mức vật tư, nguyên nhiên vật liệu và định mức laođộng cho sản phẩm mới, quản lý về chất lượng sản phẩm.

- Phân xưởng sản xuất trung tâm: có nhiệm vụ thực hiện và hoàn thành sảnphẩn thông qua các bước công nghệ.

- Ban kiến thiết cơ bản: có nhiệm vụ sửa chữa, thiết kế các công trình củaCông ty.

- Nhà khách có nhiệm vụ tiếp khách đến giao dịch với Công ty.- Cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm của Công ty.

Các bộ phận của Công ty đã tạo được mối quan hệ mật thiết luôn hỗ trợ chonhau giải quyết các vấn đề chồng chéo lên nhau, cùng nhau tạo ra hiệu quả tốttrong quá trình quản lý và sản xuất kinh doanh.

Sơ đồ 2: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH s¶n xuÊt vµ th¬ng m¹i h÷u nghÞ

Để phù hợp với tình hình, đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty cũng nhưnhiệm vụ của mình, mô hình bộ máy kế toán gồm 6 người và được phân côngnhững việc cụ thể sau:

- Kế toán trưởng đồng thời là kế toán sản xuất và giá thành: tổ chức điều

hành hệ thống kế toán, tham mưu cho giám đốc trong hoạt động sản xuất kinhdoanh Làm công tác tính giá và tổng hợp số liệu ghi sổ cái và lập các báo cáotài chính theo quy định của nhà nước.

- Kế toán thanh toán và kế toán tiền mặt, tiền gửi: có nhiệm vụ theo dõi

TK 331, theo dõi việc thu chi bằng tiền vào các bảng kê số 1, nhật ký chứng từsố 1.

- Kế toán tiền lương: theo dõi việc trả lương, BHXH, KPCĐ cho cán bộ

công nhân viên.

- Kế toỏn nguyờn vật liệu: theo dừi nguyờn vạt liệu nhập, xuất, tồn.

- Kế toỏn tiờu thụ: theo dừi TK131 (thanh toỏn với người mua) cuối thỏng

vào bảng kờ số 11 rồi chuyển cho kế toỏn tổng hợp vào sổ.

- Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt của Cụng ty, căn cứ vào cỏc chứng từ được

duyệt hợp lý, hợp lệ, hợp phỏp để tiến hành thu chi tiền mặt, ngõn phiếu phục vụsản xuất Ghi chộp thường xuyờn việc thu chi tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng.Thanh toỏn cỏc khoản bằng ngõn phiếu hoặc tiền mặt

Sơ đồ 3:

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CễNG TY TNHH hữunghị

1.1.4.2 Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sỏch, bỏo cỏo.

Trong những năm gần đõy, do đất nước chuyển mỡnh theo cơ chế thị trườngcú sự quản lý của nhà nước nờn rất nhiều lĩnh vực được thay đổi để thớch ứngvới tỡnh hỡnh mới,cơ cấu tài chớnh kế toỏn cũng đó cú những bước thay đổi biểuhiện ở sự ra đời của hệ thống kế toỏn mới ban hành theo quyết định số167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 và sửa đổi theo thông t số 23/2005/TT-BTCngày 30/03/2005 do bộ tài chớnh ban hành tuõn thủ cỏc tài khoản cấp 1; tàikhoản cấp 2 cho phự hợp với đăc điểm nghành

Xuất phỏt từ đặc điểm tổ chức kinh doanh, chế độ hiện hành của nhà nướccụng tỏc tổ chức kế toỏn của Cụng ty TNHH sản xuất và thơng mại Hữu Nghị cúnhững đặc điểm sau.

Kế toỏn thanh

toỏn Kế toỏn lương

Kế toỏn

NVL Kế toỏn tiờu thụ Thủ quỹ

Kế toỏn trưởng

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thườngxuyên.

- Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.- Niên độ kế toán bắt đầu ngày 01/01/N đến ngày 31/12/N.

- Xác định giá trị hàng tồn kho của Công ty theo giá đích danh, giá vốnhàng bán là giá trị thực tế dựa trên những chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuấttính vào giá thành sản phẩm.

- Đơn vị tiền tệ được sử dụng VNĐ Nếu có nghiệp vụ liên quan đến ngoạitệ thì được quy đổi VNĐ theo tỷ giá ngân hàng công bố tại thời điểm hạch toán.

a) Hình thức sổ kế toán:

Để thích ứng với điều kiện thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh, công tyáp dụng hình thức tổ chức kế toán là nhật ký chứng từ Tổ chức công tác kế toántheo hình thức tập trung Toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kếtoán tài chính của công ty Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán thủcông.

Nhật ký - Chứng từ

Thẻ và sổ kế toán chi tiết

Báo cáo tài chính

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc của các nghiệp vụ kinh tế phátsinh, lấy số liệu trực tiếp ghi vào bảng kê cuối tháng ghi thẻ và số kế toán có liênquan.

Nhật ký chứng từ được ghi hàng ngày dựa trên số liệu của chứng từ gốc,cuối tháng chuyển sổ tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào nhật ký chứng từ.Căn cứ vào số liệu trên các bảng phân bổ, kế toán ghi vào nhật ký chứng từ liênquan Cuối tháng khoá sổ, cộng các số liệu trên các nhật ký chứng từ và ghi vàosổ cái Đối với các chứng từ liên quan đến sổ và thẻ kế toán chi tiết ghi trực tiếpvào các sổ, thẻ có liên quan Cuối tháng cộng sổ, thẻ kế toán và căn cứ vào đólập bảng cân đối tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái Số

liệu chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáotài chính.

b) Hệ thống tài khoản:

Hiện tại Công ty căn cứ vào chế độ kế toán được ban hành theo quyếtđịnh 167/2000/Q§-BTC ngµy 25/10/2000 do bộ tài chính ban hành tuân thủ cáctài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2 áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa để xâydựng hệ thống tài khoản sử dụng trong Công ty Cuối năm 2006, khi Quyết địnhsố 48 Công ty đang từng bước chuyển sang áp dụng chế độ kế toán mới vàocông tác kế toán Công ty quy định thống nhất sử dụng các tài khoản trong bảngcân đối kế toán Nội dung phản ánh của các tài khoản về cơ bản là tuân thủ theochế độ.

c) Chứng từ kế toán

Hệ thống chứng từ kế toán mà Công ty sử dụng bao gồm các chứng từ kếtoán do Bộ tài chính ban hành và chứng từ do Công ty in Với những nghiệp vụphát sinh đã được chế độ thể chế hoá thành chứng từ cụ thể thì Công ty sử dụngchứng từ bắt buộc do Bộ tài chính ban hành Còn lại một số nghiệp vụ khácmang tính chất quản lý nội bộ thì chứng từ sẽ do xí nghiệp tự thiết kế dựa trênnhững nội dung quy định bắt buộc trên chứng từ.

d) Báo cáo kế toán

Hệ thống báo cáo Công ty sử dụng bao gồm mẫu báo cáo do mẫu báo cáodo Bộ tài chính ban hành Bốn báo cáo tài chính cơ bản Công ty lập bao gồm:Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưuchuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính được lập theo đúng chế độ kế toánquy định Các báo cáo này được lập và gửi cuối quý và khi kết thúc niên độ kếtoán Cơ quan nhận báo cáo này gồm có: Cục thuế, Sở kế hoạch và đầu tư thànhphố Hà Nội, Ngân hàng giao dịch, Tổng cục thống kê

1.1.2 Đặc điểm nguyên liệu, vật liệu

- Chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm và cung cấp dịchvụ.

- Khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên liệu, vật liệu thay đổi hoàntoàn hình thái vật chất ban đầu và giá trị được chuyển toàn bộ, một lần vào chiphí sản xuất kinh doanh.

1.2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu

Xuất phát từ vai trò và đặc điểm của nguyên liệu, vật liệu trong quá trìnhsản xuất, nguyên liệu, vật liệu cần được theo dõi và quản lý chặt chẽ về các mặthiện vật và giá trị ở tất cả các khâu mua sắm, dự trữ và bảo quản sử dụng.

- ở khâu mua hàng đòi hỏi phải quản lý việc thực hiện kế hoạch mua hàngvề số lượng, khối lượng, chất lượng, quy cách, phẩm chất, chủng loại, giá muavà chi phí mua cũng như đảm bảo đúng tiến độ thời gian đáp ứng kịp thời nhucâầ của sản xuất, kinh doanh trong doanh nghiệp.

- ở khâu bảo quản phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ cácphương tiện đo lường cần thiết, tổ chức và kiêể tra việc thực hiện chế độ bảo

quản đối với từng loại nguyên liệu, vật liệu tránh hư hỏng, mất mát, đảm bảo antoàn tài sản.

- ở khâu sử dụng đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm, chấp hánh tốt cácđịnh mức, dự toán chi phí nhằm tiết kiệm chi phí nguyên liệu, vật liệu góp phầnquan trọng để hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập và tích luỹ cho đơn vị.

1.3 Nhiệm vụ của kế toán nguyên liệu, vật liệu.

Để phát huy vai trò, chức năng của kế toán trong công tác quản lý nguyênliệu, vật liệu trong doanh nghiệp, kế toán cần thực hiện tốt các nhiệm vụ cơ bảnsau:

- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời số lượng, khối lượng,phẩm chất, quy cách và giá trị thực tế của từng loại, từng thứ nguyên liệu, vậtliệu và công cụ, dụng cụ nhập, xuất và tồn kho.

- Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán, phương pháp tính giánguyên liệu, vật liệu nhập, xuất kho Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận, phòngban chấp hành các nguyên tắc, thủ tục nhập, xuất và thực hiện nghiêm chỉnh chếđộ chứng từ kế toán.

- Mở các loại sổ (thẻ) kế toán chi tiết theo từng thứ nguyên liệu, vật liệutheo đúng chế độ, phương pháp quy định.

- Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch mua hàng, tình hình dự trữ và sử dụngnguyên liệu, vật liệu theo dự toán, tiêu chuẩn, định mức chi phí và phát hiện cáctrường hợp vật tư ứ đọng hoặc bị thiếu hụt, tham ô, lãng phí, xác định nguyênnhân và biện pháp xử lý.

- Tham gia kiểm kê và đánh giá nguyên liệu, vật liệu theo chế độ quy địnhcủa nhà nước.

- Cung cấp thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu, vật liệuphục vụ công tác quản lý Định kỳ tiến hành phân tích tình hình mua hàng, bảoquản và sử dụng nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ.

2 Phân loại và đánh giá nguyên liệu, vật liệu.2.1 Phân loại nguyên liệu, vật liệu.

Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh sử dụng nhiều loại, thứnguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ có vai trò, chức năng và có các đặctính lý, hoá khác nhau Để tiến hành công tác quản lý và hạch toán nguyên liệu,vật liệu có hiệu quả thì cần phải phân loại nguyên liệu, vật liệu.

Phân loại nguyên liệu, vật liệu là căn cứ vào các tiêu thức nhất định đểchia nguyên liệu, vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp thành từng loại, từngnhóm, từng thứ.

* Căn cứ vào vai trò và chức năng của nguyên liệu, vật liệu trong quá trìnhsản xuất, kinh doanh, nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất kinhdoanh được chia thành các loại sau:

- Nguyên liệu, vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) làcác loại nguyên liệu, vật liệu, khi tham gia vào quá trình sản xuất cấu thành thựctế vật chất của sản phẩm.

- Vật liệu phụ là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quátrình sản xuất không cấu thành thực tế của sản phẩm, nhưng có vai trò nhất địnhvà cần thiết cho quá trình sản xuất Ví dụ: Thuốc nhuộm, sơn, vecni

Căn cứ vào công dụng, vật liệu phụ được chia thành các nhóm:+ Nhóm vật liệu làm tăng chất lượng nguyên liệu, vật liệu chính.+ Nhóm vật liệu làm tăng chất lượng sản phẩm

+ Nhóm vật liệu đảm bảo điều kiện cho quá trình sản xuất.

- Nhiên liệu là loại vật liệu phụ trong quá trình sản xuất có tác dụng cungcấp nhiệt lượng Nhiên liệu có thể tồn tại ở các thể rắn, thể lỏng hoặc thể khí.

- Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết, phụ tùng máy móc, thiết bị được dựtrữ để sử dụng cho việc sửa chữa, thay thế các bộ phận của TSCĐ hữu hình.

- Vật liệu và thiết bị XDCB là các loại vật liệu và thiết bị dùng cho côngtác xây dựng cơ bản để hình thành TSCĐ như bê tông đúc sẵn, panel, dầm, kỳ,kèo

- Vật liệu khác bao gồm các loại vật liệu chưa được phản ánh ở các loạivật liệu trên.

2.2 Sổ danh điểm nguyên liệu, vật liệu.

Đầu năm kế toán, phòng kế toán cần lập sổ danh điểm nguyên liệu, vậtliệu để liệt kê toàn bộ các loại nhóm, thứ nguyên liệu, vật liệu sử dụng trongdoanh nghiệp Danh điểm nguyên liệu, vật liệu là mã số bằng hệ thống các chữsố thập phân (có thể kết hợp các chữ cái) để quy định cho từng thứ nguyên liệu,vâậ liệu Khi lập danh điểm cần phải đảm bảo khoa học và hợp lý, đáp ứng yêucầu dễ nhớ và dễ ghi, tránh nhầm lẫn, trùng lặp.

Sổ danh điểm nguyên liệu, vật liệu có thể lập theo mẫu sau:Sổ danh đi m nguyên li u, v t li uểm nguyên liệu, vật liệuệu, vật liệuật liệuệu, vật liệu

Danh điểm

Tên nhãn hiệu quy cách VL Đơn vị

tính Giá HT Ghi chúLoại Nhóm Thứ

1521 Nguyên liệu, vật liệu chính

Vật liệu chính A KgVật liệu chính B KgVật liệu chính C Kg

Cộng nhóm 01Nhóm kim loại đen

Cộng loại 1521

Tổng cộng nguyên liệu, vật liệu

2.3 Đánh giá nguyên liệu, vật liệu

Đánh giá nguyên liệu, vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trịcủa chúng theo những nguyên tắc nhất định Về nguyên tắc kế toán hàng tồn kho(trong đó bao gồm cả nguyên liệu, vật liệu) phải được ghi nhận theo nguyên tắcgiá gốc Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thìphải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.

2.3.1.Đánh giá nguyên liệu, vật liệu theo nguyên tắc giá gốc.

Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chiphí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm vàtrạng thái hiện tại.

Nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồnkhác nhau, nên nội dung các yếu tố cấu thành giá gốc của nguyên liệu, vật liệuđược xác định theo từng trường hợp nhập, xuất.

* Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu nhập kho.

- Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu thuê ngoài gia công chế biến nhập kho,được tính theo công thức sau:

= + +

- Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu nhận góp liên doanh, vốn cổ phần hoặcthu hồi vốn góp được ghi nhận theo giá trị được các bên tham gia góp vốn liêndoanh thống nhất đánh giá chấp nhận.

- Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu nhận biếu, tặng = +

- Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu được cấp:= +

- Giá gốc cùa phế liệu thu hồi là giá ước tính theo giá trị thuần có thể thựchiện.

* Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu xuất kho.

Do giá gốc của nguyên liệu, vật liệu nhập kho từ các nguồn nhập khácnhau như đã trình bày ở trên, để tính giá gốc hàng xuất kho, kế toán có thể sửdụng một trong các phương pháp tính giá trị hàng tồn kho sau:

- Phương pháp tính theo giá đích danh: Giá trị thực tế của nguyên liệu, vậtliệu xuất kho tính theo giá thực tế của từng lô hàng nhập áp dụng đối với doanhnghiệp sử dụng ít thứ nguyên liệu, vật liệu có giá trị lớn và có thể nhận diệnđược.

- Phương pháp bình quân gia quyền: Giá trị của loại hàng tồn kho đượctính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị

từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ (bình quân giá quyềncuối kỳ) Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi lôhàng về, phụ thuộc vào tình hình doanh nghiệp (bình quân gia quyền sau mỗi lầnnhập).

= x

Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính một trong các phương án sau:Phương án 1: Tính theo giá bình quân gia quyền cuối kỳ (còn gọi là giábình quân gia quềyn toàn bộ luân chuyển trong kỳ)

- Phương pháp nhập sau, xuất trước: Trong phương pháp này áp dụng dựatrên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuấttrước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuấttrước đó Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá củalô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giácủa hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tínhtheo giá của hàng nhập kho ở thời điêể cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.

- Phương pháp nhập sau, xuất trước: Trong phương pháp này áp dụng dựatrên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuấttrước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất

trước đó Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá củalô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giácủa hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gâầ đầu kỳ còn tồn kho.

2.3.2 Đánh giá nguyên liệu, vật liệu theo giá hạch toán.

Đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, sản xuất nhiều mặt hàngthường sử dụng nhiều loại, nhóm, thứ nguyên liệu, vật liệu hoạt động nhập xuấtnguyên liệu, vật liệu diễn ra thường xuyên, liên tục nếu áp dụng nguyên tắc tínhtheo giá gốc (giá trị thực tế) thì rất phức tạp, khó đảm bảo yêu cầu kịp thời củakế toán Doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống giá hạch toán để ghi chép hàngngày trên phiếu nhập, phiếu xuất và ghi sổ kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu.

Giá hạch toán là giá do kế toán của doanh nghiệp tự xây dựng, có thể làgiá kế hoạch, hoặc giá trị thuần có thể thực hiện được trên thị trường Giá hạchtoán được sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp và được sử dụng tươngđối ổn định, lâu dài Trường hợp có sự biến động lớn về giá cả doanh nghiệp câầxây dựng lại hệ thống giá hạch toán.

Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu phải tuân thủ nguyên tắc tính theogiá trị thực tế Cuối tháng kế toán phải xác định hệ số chênh lệch giữa giá trịthực tế và giá trị hạch toán của từng thứ (nhóm hoặc loại) nguyên liệu, vật liệuđể điều chỉnh giá hạch toán của từng loại nguyên liệu, vật liệu được tính theocông thức sau:

hàng và biên bản kiểm nghiệm giao cho thủ kho làm thủ tục nhập kho Thủ khosau khi cân, đong, đo, đếm sẽ ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập và dử dụngđể phản ánh số lượng nhập và tồn của từng thứ vật tư và thẻ kho, trường hợpphát hiện thừa, thiếu, sai quy cách phẩm chất, thủ kho phải báo cho bộ phậncung ứng biết và cùng người giao lập biên bản Hàng ngày hoặc dịnh kỳ thủ khochuyển giao phiếu nhập cho kế toán vật tư làm căn cứ để ghi sổ kế toán.

2.1 Các vấn đ ề chung về kế toán

2.3 Đ ặc điểm vật liệu và phân loại vật liệu.

2.1.1 Đặc điểm của nguyên vật liệu.

Với số lượng sản phẩm đa dạng phong phú với nhiều chủng loại khác nhau,thì Công ty cần phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau như vôi, sơn,bột màu, nhựa, bìa, sắt thép, dầu, phụ gia, keo, bột hoá học nếu các loại nguyênvật liệu trên không được bảo quản tốt, không xây dựng nhà kho thì sẽ làm chovật liệu trên han, gỉ, ẩm mốc mất tính năng sử dụng gây khó khăn trong quátrình sản xuất sản phẩm.

a Đặc điểm công tác thu mua nguyên vật liệu ở Công Ty TNHH s¶nxuÊt vµ th¬ng m¹i H÷u NghÞ

* Công tác thu mua nguyên vật liệu

Ở Công ty, kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được xây dựng dựa trên kếhoạch sản xuất (do phòng kế hoạch lập) đồng thời dựa trên định mức tiêu haovật liệu cho từng loại sản phẩm Do vậy hàng tháng, quý căn cứ vào khả năngsản xuất của Công ty giữa thu mua vật tư phục vụ kịp thời cho sản xuất

Nguồn cung cấp vật tư: Vật tư phục vụ cho công tác sản xuất của Công tychủ yếu là ở trong nước phần còn lại phải nhập ở nước ngoài Đây là điều kiệnkhá thuận lợi cho công tác thu mua vật liệu Bởi nơi thu mua sẽ ảnh hưởng đếngiá cả thu mua nguyên vật liệu, từ đó sẽ ảnh hưởng đến chi phí sản xuất, giáthành, thu nhập và lợi nhuận Những ảnh hưởng trên có quan hệ tỷ lệ nghịch vớinhau, nếu nơi cung cấp nguyên vật liệu của Công ty ở xa ngoài những chi phíchung như nhà kho, bến bãi Công ty còn phải trả khoản chi phí vận chuyển, nếuở gần thì chi phí vận chuyển thấp, giá thành của sản phẩm thấp, sản phẩm đượckhách hàng tin dùng được nhiều lợi nhuận và thu nhập bình quân đầu người cao,tạo nhiều công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên Còn nếu chi phí vậnchuyển, cộng các chi phí liên quan cao thì nó sẽ đội giá thành của sản phẩm lên,sản phẩm không đủ sức cạnh tranh với thị trường về giá cả thì dẫn đến tình trạngsản phẩm của Công ty sản xuất ra không được khách hàng tin dùng, dẫn đến lợinhuận giảm và thu nhập bình quân người/tháng giảm xuống Do đó vấn đề muasản phẩm ở đâu và như thế nào đó cũng là vấn đề cần quan tâm ở Công ty.

Các đơn vị thường xuyên cung cấp vật liệu cho Công ty:+ Công ty Thanh Phụng ( bột màu)

+ Công ty Cao Sơn ( Sắt, thép )+ Công ty 4 Oranges (động cơ)

+ Công ty cổ phần công nghiệp Đông Á

+ Công ty cổ phần xây lắp và Sản xuất cơ khí Phú Cường

Với những khách hàng thường xuyên có ký các hợp đồng mua bán, Công tychủ yếu áp dụng theo phương thức mua hàng trả chậm, đôi khi mua theo phươngthức trả tiền ngay.

Theo quy định của Công ty, khi mua nguyên vật liệu yêu cầu cần phải cóhoá đơn GTGT do bộ tài chính phát hành kèm theo, trong ít trường hợp mua củacá nhân không có hoá đơn đỏ thì người bán phải viết giấy biên nhận ghi rõ loạivật liệu mua về số lượng, đơn giá, thành tiền.

b) Đặc điểm hệ thống kho tàng

Nếu như khâu thu mua ảnh hưởng đến số lượng sản phẩm được sản xuất ra,nguồn cung cấp vật tư ảnh hưởng đến giá thành, lợi nhuận thì nhân tố kho tàngcũng tác động đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất ra Chính vì vậy, tổchức hệ thống kho tàng để bảo quản vật tư là điều kiện cần thiết và không thểthiếu được ở bất kỳ doanh nghiệp nào Ở Công ty H÷u NghÞ có 2 kho phục vụtrực tiếp cho sản xuất là:

+ Kho thương phẩm+ Kho bán thành phẩm

+ Kho thứ 3 là kho thành phẩm tức là sau khi mọi công đoạn thì sản phẩmđược đóng kiện và phân loại ở kho thành phẩm Mỗi loại vật liệu đều được sắpxếp 1 cách khoa học hợp lý.

c) Hệ thống định mức.

Để đạt được mục tiêu là chi phí đầu vào là thấp nhất cho sản phẩm thì côngtác quản lý vật liệu chặc chẽ và có hiệu quả là rất cần thiết đối với các doanhnghiệp Ở từng Công ty thì công tác quản lý khác nhau Còn đối với Công TyTNHH s¶n xuÊt vµ th¬ng m¹i H÷u NghÞ thì ở phòng kỹ thuật có nhiệm vụnghiên cứu và xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng loại sơn.

Với sơn dầu cần những nguyên vật liệu gì, sơn sắt hay sơn gỗ sơn chống phèn,ngoài trời, sơn nước, sơn bóng, bóng nhẹ, sản phẩm sơn chùi rửa được để sảnxuất những loại sơn đó thì cần những nguyên vật liệu gì Khi biết được nhữngđịnh mức của từng loại sơn thì phòng vật tư sẽ viết phiếu xuất kho dựa trênnhiệm vụ kế hoạch sản xuất mà Công ty giao cho từng phân xưởng, để sản xuấttừng loại máy với những chi tiết của nó.

d) Quy chế bảo vệ và chế độ trách nhiệm vật chất

Nói đến công tác quản lý vật tư thì không thể nói đến vai trò của thủ kho.Bởi thủ kho ngoài nhiệm vụ quản lý và bảo quản tốt nguyên vật liệu có khôngkho, còn phải cập nhật sổ sách hàng ngày, theo dõi số hiện có và tình hình nhậpxuất nguyên vật liệu ở trong kho về mặt số lượng, hàng ngày ghi chép vào thẻkho (mẫu 06VT), khi hết báo cho phòng kế hoạch, vật tư đi mua Trường hợpthủ kho ghi thiếu so với kiểm kê thì phải bổ sung thẻ kho, còn trong trường hợpthủ kho không đảm bảo số lượng vật liệu khi kiểm kê mà có thể bị mất hoặc thấtlạc, thì phải chịu bồi thường vật chất tuỳ thuộc mức độ.

Đối với người công nhân:

+ Khi nhận chi tiết thành phẩm hoặc bán thành phẩm để xắp xếp hoặc phânloại sản phẳm phải sơ bộ kiểm tra chất lượng, quy cách (nứt vỡ, không đạt yêucầu kỹ thuật Sau khi nhận xong phải có trách nhiệm bảo quản giữ gìn nếu xảyra mất mát hư hỏng ở khâu nào thì khâu đó chịu trách nhiệm.

+ Sản phẩm làm xong phải đưa vào nơi quy định, cuối ca làm việc khôngđể chi tiết bừa bãi mà phải xếp lại gọn gàng hoặc để vào trong kho.

2.1.2 Phân loại vật liệu ở Công ty H÷u NghÞ

Hiện nay Công ty sản xuất sản phẩm chính phục vụ cho ngành kinh tế quốcdân bao gồm các cơ sở hạ tầng cơ sở trang trí nội thất cho các công trình quốcgia với sản lượng cung cấp cho thị trường hàng năm từ 160-180 nghìn sản phẩm.Ngoài các sản phẩm chính Công ty còn sản xuất các sản phẩm phục vụ nhu cầuthị hiếu của người tiêu dùng là chọn màu sắc cho phong phú cho ngôi nhà cũngnhư công trình của mình đó là nhưng quyển catalo kiểu dáng sơn phụ thuộc chotừng ngôi nhà Để đáp ứng cho số lượng sản phẩm lớn như hiện nay thì khối

lượng nguyên vật liệu cần để sản xuất là rất lớn và chủng loại vật liệu đa dạngvà nhiều nhóm khác nhau Mỗi chủng loại có vai trò công dụng khác nhau,muốn quản lý tốt được vật liệu và hạch toán chính xác vật liệu thì phải tiến hànhphân loại nguyên vật liệu một cách khoa học và hợp lý Ở Công ty H÷u NghÞnguyên vật liệu sử dụng trong Công ty được chia thành 10 nhóm:

+ Vật liệu chính kim loại: thép, tôn, sắt, bột màu,hoá chất

+ Vật liệu phụ: dầu mỡ, nhãn mác, phụ tùng thay thế, bìa cát tông, phụ gia+ Dây đai các loại

+ Vật liệu điện: cầu dao, bóng đèn, dây điện+ Nhiên liệu: ô xi, đất đèn, than

+ Dụng cụ cắt gọt: dao tay, dao máy, dao dũa, mũi khoan+ Quy chế: giấy , mực

+ Hoá chất: dụng cụ hoá chất, phấn, bột tan+ Vỏ thùng nhựa các loại, nhựa tổng hợp

+ Các vật liệu khác: giẻ lau, khoá, thúng, bảo hộ lao động, dụng cụ

2.2 Đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty H÷u NghÞ

Công ty TNHH s¶n xuÊt vµ th¬ng m¹i H÷u NghÞ là doanh nghiệp sản xuấtvới quy mô rộng nên việc nhập xuất nguyên vật liệu diễn ra một cách thườngxuyên, liên tục đối với từng thứ, từng loại Nguyên vật liệu ở Công ty được hìnhthành từ mua ngoài, kế toán của Công ty đã sử dụng giá thực tế để hạch toán chitiết và tổng hợp tình hình nhập - xuất kho nguyên vật liệu.

a) Giá thực tế vật tư nhập kho

Công ty TNHH s¶n xuÊt vµ th¬ng m¹i H÷u NghÞ thường xuyên mua nguyênvật liệu với số lượng lớn, mà Công ty lạị không có đội xe vận chuyển nên khivật liệu được mua về nhập kho Công ty không phải trả khoản chi phí vậnchuyển bởi giá ghi trên hoá đơn của người bán là giá đã bao gồm cả chi phí vậnchuyển.

b) Giá thực tế vật liệu xuất kho

Để việc tính giá dễ dàng và đơn giản, kế toán ở công ty TNHH s¶n xuÊt vµth¬ng m¹i H÷u NghÞ sử dụng cách tính giá thực tế vật liệu xuất kho bằng

phương pháp giá thực tế đích danh tức là trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệuxuất kho để sản xuất sản phẩm chính là giá mua vào của nguyên vật liệu đó.

2.3 Phương thức hạch toán tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu.

Việc phản ánh chính xác kịp thời tình hình nhập – xuất - tồn kho nguyênvật liệu là công việc rất quan trọng đòi hỏi người thủ kho phải cẩn thận, chínhxác để không làm ngừng trệ sản xuất vì thiếu vật liệu.

Hàng ngày thủ kho phải ghi và phản ánh những nguyên vật liệu đã xuất nhập trên thẻ kho

-Các chứng từ kế toán được sử dụng để theo dõi tình hình nhập xuất nguyênvật liệu gồm:

- Phiếu nhập kho (số 01 - VT)- Phiếu xuất kho (số 02 - VT)- Thẻ kho (số 06 - VT)

Kế toán chi tiết hình tình nhập - xuất kho nguyên vật liệu.

Với số lượng nguyên vật liệu nhập - xuất hàng ngày là rất lớn, do đó khôngthể chờ đến cuối tháng thủ kho mới ghi vào thẻ kho mà phải ghi từng ngày đểbiết số lượng nguyên vật liệu tồn cuối ngày là bao nhiêu, để không ảnh hưởngđến tiến độ sản xuất kế toán chi tiết vật liệu ở công ty TNHH s¶n xuÊt vµ th¬ngm¹i H÷u NghÞ sử dụng theo phương pháp thẻ song song.

a) Thủ tục nhập kho

Tại Công Ty TNHH s¶n xuÊt vµ th¬ng m¹i H÷u NghÞ chỉ xảy ra trường hợpvật liệu nhập kho do mua ngoài Vật liệu chuyển về phải kèm theo hoá đơn muahàng.

b) Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất do phòng kế hoach vật tư gửi xuống, quảnđốc phân xưởng lên kế hoạch sản xuất và giao việc cho từng bộ phận trực thuộcđể tiến hành sản xuất cho đúng tiến độ.

Dựa vào lệnh sản xuất tổ trưởng các tổ phân công công việc và tiến hànhnhận vật tư để sản xuất Và thủ kho cũng căn cứ vào lệnh sản xuất để vật tư chocác tổ.

c) Nhiệm vụ cụ thể ở kho và bộ phận kế toán

Ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho theo mẫu số 06 - VT để ghi chép tình hìnhnhập – xuất- tồn hàng ngày, với mỗi loại vật tư thì có thẻ kho riêng, trong từngnhóm vật liệu lại có những vật liệu chi tiết và tất cả những vật liệu chi tiết đóđều được ghi ở từng thẻ kho, sau đó nó được tập hợp lại thành một nhóm.

Cách ghi thẻ kho: khi có chứng từ nhập hoặc xuất vật tư, thủ kho kiểm tra

tính hợp lệ của chứng từ tức là phải có chữ ký của những người có liên quan nhưphụ trách cung tiêu, người nhận, người giao hàng, thủ kho…, sau khi nhữngchứng từ này được coi là hợp lệ chúng sẽ được thủ kho tập hợp vào thẻ kho Thẻkho ghi tình hình nhập - xuất vật liệu theo trình tự thời gian, sau mỗi nghiệp vụthủ kho lại tính số tồn kho ngay trên thẻ kho Và thủ kho phải thường xuyênkiểm tra số lượng thực tế ở trong kho để dễ dàng phát hiện ra những trường hợpsai sót.

Ở bộ phận kế toán: kế toán vật tư sử dụng sổ chi tiết nguyên vật liệu để

theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu hàng ngày, với mỗi loạinguyên vật liệu khác nhau thì có sổ chi tiết riêng.

Cách ghi vào sổ chi tiết vật liệu cũng giống như vào thẻ kho, chỉ khác mộtđiều thẻ kho do thủ kho ghi, còn sổ chi tiết vật liệu do kế toán vật liệu ghi, căncứ vào phiếu nhập - xuất hàng ngày kế toán vật liệu có sổ ghi chi tiết sau.

2.4 Kế toán tổng hợp tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu ở Công TyTNHH s¶n xuÊt vµ th ¬ng m¹i H÷u NghÞ

* Tài khoản sử dụng

TK 152- Nguyên liệu vật liệu

TK 1521: Nguyên liệu vật liệu chínhTK 1522: Nguyên vật liệu phụ

* Trình tự hạch toán:

Đặc thù là doanh nghiệp sản xuất với số lượng nguyên vật liệu phục vụtrong quá trình sản xuất là rất lớn và nhu cầu cung cấp nguyên vật liệu là liêntục Do đó kế toán vật tư của Công ty đã tổng hợp nguyên vật liệu theo phươngpháp kê khai thường xuyên Để cập nhật tình hình nhập - xuất kho nguyên vậtliệu một cách thường xuyên liên tục

Kế toán tình hình tăng nguyên vật liệu:

Căn cứ vào phiếu nhập kho số 52 ngày 7/10/2007 chưa trả tiền mua 1.397kg Bột đơn giá 4.672 đ/kg của Công ty Thanh Phụng Thuế GTGT 5% Kế toánphản ánh:

Nợ TK 152: 6.509.654 (VNĐ)

Nợ TK 133: 325.483 (VNĐ)Có TK 331: 6.835.137 (VNĐ)

Kế toán tình hình giảm nguyên vật liệu

Căn cứ vào phiếu xuất kho số 101 ngày 9/10/2007 xuất cho anh Hoàngthuộc bộ phận sản xuất thuộc lần nhập ngày 7/10/2007 kế toán phản ánh:

Nợ TK 621: 2.142.900Có TK 152: 2.142.900 Sổ sách sử dụng

Đối với các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến tiền mặt và cáckhoản phải trả người bán kế toán sử dụng sổ sau.

+ Tiền mặt: Sổ chi tiết tiền mặt, nhật ký chứng từ số 1

+ Phải trả người bán: Sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán, nhật kýchứng từ số 5.

Số liệu ở số chi tiết TK 111, sổ chi tiết TK 331, nhật ký chứng từ số 1, số 5chính là số liệu có được ở bảng kê nhập nguyên vật liệu.

Tập hợp số liệu ở bảng phân bổ nguyên vật liệu chính là số liệu ở bảng kêxuất nguyên vật liệu

Từ số liệu ở nhật ký chứng từ số 1 và 5 và bảng kê phân bổ nguyên vật liệuta vào bảng kê số 3

Cách ghi vào bảng kê nhập nguyên vật liệu căn cứ vào các phiếu nhập khotrong tháng, kế toán vật tư tiến hành lập bảng kê nguyên vật liệu sau đó ghi nợTK 152 và có các TK liên quan.

HOÁ ĐƠN Mẫu số

Liên 2 (giao cho khách hàng)

Ngày 07 tháng 10 năm 2007043573

Đơn vị bán hàng: Công ty Thanh Phụng Địa chỉ: 444 Đội cấn – Ba đình – Hà nội

Mã số thuế:0100507883-1

Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Xuân Ngọc

Đơn Vị: Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Hữu Nghị Địa chỉ: 1006 Đờng Láng – Hà Nội

Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số thuế:0101644674

STT Tên hàng hoá,dịch vụ

Đơn vịtính

Kế toán trởng(Ký, họ tên)

Thủ trởng đơn vị(Ký, họ tên)

Căn cứ vào hoá đơn số 043573 ngày 7/10/2007 thủ kho tiến hành kiểm travà vào phiếu nhập kho

Nợ TK 152: 6.509.654 Nợ TK 133: 325.483 Có TK 331: 6.835.137

Họ tên người giao hàng: Công ty Thanh Phụng (Theo hợp đồng số 314

ngày 4/10/2007)

Theo hoá đơn số 009508 ngày 06 tháng 10 năm 2007 của Công ty Thanh Phụng

Nhập tại kho: V t li uật liệuệu, vật liệu

Số lượng

Người giaohàng(ký, họ tên)

Thủ kho(ký, họ tên)

Kế toántrưởng(ký, họ tên)

Thủ trưởng(ký, họ tên)

Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các lọai vật liệu có ở trong kho một cáchkhoa học, hợp lý, đảm bảo yêu cầu bảo quản từng thứ, từng loại vật liệu thuậntiện cho công việc theo dõi số liệu hiện có và công tác nhập - xuất vật liệu.