Báo cáo thực tập chuyên ngành lưu trữ học

Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP PHẦN 1: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ Lịch sử đơn vị chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ủy ban nhân dân phường Mỹ Hải: 1.1 Lịch sử đơn vị hình thành: Thực theo Nghị Định 08/NĐ-CP Chính phủ việc điều chỉnh lại địa giới hành xã - phường chia tách xã - phường để thành lập phường trực thuộc Thành phố Phan Rang – Tháp Chàm, phường Mỹ Hải chia tách từ phường Mỹ Bình, phường Mỹ Đơng vào ngày 01 tháng 04 năm 2008; Phường Mỹ Hải 01 Phường vùng ven Thành phố Phan Rang – Tháp Chàm, cách Trung tâm Thành phố khoảng 1,5 Km Hướng Đơng Tổng diện tích đất tự nhiên 274,62ha với tổng số dân là: 1.229 hộ/5.075 khẩu, phía Đơng giáp Biển Đơng, phía Tây giáp phường Tấn Tài, phía nam giáp phường Mỹ Đơng, phía Bắc giáp phường Mỹ Bình Tồn phường có 05 khu phố sau thành lập, phường Mỹ Hải tiếp tục củng cố, bổ sung hồn thiện máy hành từ phường đến khu phố vào hoạt động có hiệu 1.2 Chức Ủy ban nhân dân: Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu ra, quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành Nhà nước Chịu trách nhiệm lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động Uỷ ban nhân dân hoạt động quản lý nhà nước lĩnh vực kinh tế-xã hội, an ninh -quốc phòng phân cấp địa bàn phường Lãnh đạo phân công công tác Uỷ ban nhân dân như: Tổ chức đạo, thực sách, pháp luật quan nhà nước cấp trên, Nghị Hội đồng nhân dân Quyết định Uỷ ban nhân dân phường Áp dụng biện pháp cải tiến, quản lý điều hành máy hành phường để hoạt động có hiệu SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 1/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP Ngăn ngừa, đấu tranh chống tiêu cực cán công chức Nhà nước máy quyền địa phương Trực tiếp quản lý, đạo thực số nhiệm vụ theo quy định pháp luật Tổ chức quản lý, điều hành hoạt động trưởng, phó Ban quản lý khu phố, tổ dân phố theo quy định pháp luật Báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân cấp Uỷ ban nhân dân cấp Triệu tập chủ toạ họp uỷ ban nhân phường Thực việc bố trí sử dụng, khen thưởng, kỷ luật cán Đình bãi bỏ quy định trái pháp luật trưởng Ban quản lý khu phố tổ dân phố Có tư cách pháp pháp nhân có dấu tài khoản riêng 1.3 Nhiệm vụ quyền hạn: Ủy ban nhân thực việc quản lý Nhà nước địa phương lĩnh vực sau: +Trong lĩnh vực kinh tế: Ủy ban nhân phường có nhiệm vụ quyền hạn sau: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân phường thơng qua để trình Ủy ban nhân dân Thành phố Phan Rang – Tháp Chàm phê duyệt, tổ chức thực kế hoạch - Lập dự toán thu ngân sách Nhà nước địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình, dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết lập toán ngân sách điạ phương trình Hội đồng nhân dân xã định báo cáo Uỷ ban nhân dân, Phịng tài Thành phố Phan Rang - Tháp Chàm - Tổ chức thực ngân sách địa phương, phối hợp với quan Nhà nước cấp việc quản lý ngân sách Nhà nước điạ bàn báo cáo ngân sách Nhà nước theo quy định Pháp luật SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 2/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP - Quản lý sử dụng hợp lý, có hiệu quỹ đất để lại phụ vụ nhu cầu cơng ích điạ phương; xây dựng quản lý cơng trình cơng cộng, đường giao thông … Theo quy định cuả Pháp luật - Huy động đóng góp tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cơng trình kết cấu hạ tầng cuả phường nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý khoản đóng góp phải cơng khai, có kiểm tra, kiểm sốt bảo đảm sử dụng mục đích, chế độ theo quy định cuả Pháp luật + Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi tiểu thủ cơng nghiệp Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ quyền hạn sau: - Tổ chức hướng dẫn việc thực chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất hướng dẫn nông dân chuyển đổi cấu kinh tế, trồng, vật nuôi sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung phòng trừ bệnh dịch trồng vật nuôi - Tổ chức việc xây dựng cơng trình thuỷ lợi nhỏ; thực việc tu bổ, bảo vệ đê điều; phòng chống khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời hành vi vi phạm pháp luật bảo vệ đê điều phường - Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước điạ bàn phường theo quy định cuả Pháp luật - Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác phát triển ngành, nghề truyền thống điạ phương tổ chức ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển ngành, nghề + Trong lĩnh vực xây dựng, GTVT, Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ quyền hạn sau: - Tổ chức thực việc xây dựng, tu sửa đường giao thông phường theo phân cấp - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà riêng lẻ điểm dân cư nông thôn theo quy định cuả Pháp luật, kiểm tra việc thực Pháp luật xây dựng xử lý vi phạm Pháp luật theo thẩm quyền Pháp luật quy định SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 3/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP - Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý hành vi xâm phạm đường giao thông cơng trình sở hạ tầng khác địa phương theo quy định Pháp luật - Huy động đóng góp tự nguyện cuả nhân dân để xây dựng đường giao thông xã theo quy định Pháp luật + Trong lĩnh vực giaó dục, y tế, xã hội, văn hoá TDTT Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ quyền hạn sau: - Thực kế hoạch phát triển nghiệp giáo dục địa phương; phối hợp với trường huy động trẻ em vào lớp độ tuổi; tổ chức thực lớp bổ túc văn hoá, thực xoá mù chữ cho người độ tuổi - Tổ chức xây dựng quản lý, kiểm tra hoạt động cuả Nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non điạ phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp Thành phố Phan Rang- Tháp Chàm quản lý Trường tiểu học, Trung học sở điạ bàn - Tổ chức thực chương trình y tế sở, dân số kế hoạch hố gia đình giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phịng, chống dịch bệnh - Xây dựng phong trào tổ chức hoạt động văn hoá, TDTT; tổ chức lễ hội cổ truyền, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hố danh lam thắng cảnh địa phương theo quy định Pháp luật - Thực sách, chế độ thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ, người gia đình có cơng với nước theo quy định cuả Pháp luật - Tổ chức hoạt động từ thiện, nhân đaọ; vận động nhân dân giúp đỡ gia đình khó khăn, người già đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tưạ; tổ chức hình thức ni dưỡng, chăm sóc đối tượng sách điạ phương theo quy định cuả Pháp luật - Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghỉa điạ điạ phương + Trong lĩnh vực quốc phòng, An ninh, trật tự, An toàn xã hội thi hành Pháp luật địa phương Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ quyền hạn sau: SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 4/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP - Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng Quốc phịng tồn dân, xây dựng làng xã chiến đấu khu vực phòng thủ địa phương - Thực công tác nghĩa vụ Quân tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ địa phương - Thực biện pháp bảo đảm An ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ ANTQ vững mạnh; thực biện pháp phòng ngừa chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác điạ phương - Quản lý hộ khẩu; quản lý việc lại người nước ngồi điạ phương + Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo, Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ quyền hạn sau: - Hướng dẫn bảo đảm thực sách dân tộc, sách tơn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tôn giáo nhân dân điạ phương theo quy định Pháp luật + Trong việc thi hành Pháp luật, Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ quyền hạn sau: - Tổ chức tuyên truyền, giáo dục Pháp luật; giải vi phạm Pháp luật tranh chấp nhỏ nhân dân theo quy định cuả Pháp luật - Tổ chức tiếp dân, giải khiếu nại, tố cáo kiến nghị cuả công dân theo thẩm quyền - Tổ chức thực phối hợp với quan chức việc thi hành án theo quy định Pháp luật; tổ chức thực định xử lý vi phạm hành theo quy định Pháp luật Bộ máy nhân Ủy ban nhân dân phường Mỹ Hải gồm có: • 01 Chủ tịch phụ trách đạo điều hành chung SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 5/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP • 01 Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh việc kinh tế chịu trách nhiệm đạo phận như: Địa – VSMT, Cơng thương – Giao thơng – Thủy lợi, Thú y – Nơng nghiệp • 01 Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực Văn hóa xã hội chịu trách nhiệm đạo phận như: Hội Chữ Thập đỏ, Văn hóa – LĐTBXH, VHTT –TDTT, Chính sách – Dân số - Gia đình – Trẻ em… • 01 Trưởng Cơng an phường • 01 Trưởng Chỉ huy quân phường 1.4.Cơ cấu tổ chức UBND phường Mỹ Hải CHỦ TỊCH UBND Phó Chủ Tịch phụ trách khối Kinh tế Văn Phòng Tổng hợp Văn Phòng Thốn g Kê VT LT Nhân viên Tạp vụ Quân Sự Tài - Kế Tốn Phó Chủ Tịch phụ trách khối VHVH Điạ Chính Điạ Chính GTTL XDVSMT SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 6/36 Tư Pháp Hộ tích Văn hố xã hội VH TT Hội DS CTĐ GĐTE GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP 2.Về công tác lưu trữ: 2.1.Tổ chức – cán lưu trữ quan: Quy mô tổ chức phận lưu trữ quan: Tại quan UBND phường Mỹ Hải khơng tổ chức phận lưu trữ phịng ban lưu trữ Ủy ban phân công cho cán bán chuyên trách chuyên ngành Thư ký văn phòng chuyên ngành Lưu trữ vừa phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ vừa kiêm nhiệm thủ quỹ Vì cơng tác Lưu trữ hồ sơ, tài liệu gặp nhiều khó khăn việc thu thập hồ sơ có giá trị chỉnh lý tài liệu hồ sơ giao nộp vào lưu trữ quan Số lượng cán phụ trách bố trí người Trình độ chun mơn lại không phù hợp với công tác Lưu trữ Vì khơng phải chun ngành Lưu trữ nên việc bố trí khơng phù hợp nên lực cịn hạn chế cơng tác Lưu trữ như: chỉnh lý tài liệu, thu thập bổ sung tài liệu 2.2 Các văn đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ Từ chia tách thành lập Ủy ban nhân dân phường Mỹ Hải Ủy ban áp dụng văn đạo cấp sau: Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn chỉnh lý tài liệu Công văn 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng năm 2009 Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội khóa XIII Luật Lưu trữ Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu tình hình phổ biến hoạt động quan, tổ chức Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 7/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP Ngồi ra, quan cịn ban hành văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ sau: Quyết định số 33/2012/QĐ-UBND ngày 24/01/2012 UBND phường ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ Báo cáo 79/UBND-BC ngày 16/05/2015 UBND phường việc báo cáo tình hình tồn đọng tài liệu quan Kế hoạch số 03/KH-UBND ngày 12/1/2016 việc ban hành danh mục hồ sơ UBND phường việc tiến hành lập danh mục hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Hiệu tác dụng văn này: văn hướng dẫn, đạo công tác văn thư, lưu trữ ban hành mang tính cấp thiết quan trọng hàng đầu trình hoạt động quan Những văn ban hành có nội dung đầy đủ, rị ràng, phản ánh xác tình hình thực tế thực khâu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ quan Thông qua văn hướng dẫn, đạo công tác văn thư, lưu trữ vừa nêu trên, cán bộ, cơng chức có sở pháp lý để áp dụng vào trình làm việc 2.3 Tình hình thực nội dung nghiệp vụ 2.3.1 Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ nhiệm vụ quan trọng công tác lưu trữ, cần phải thực thường xuyên, liên tục lưu trữ quan lưu trữ lịch sử Thu thập, bổ sung tài liệu có quan hệ đến hầu hết nghiệp vụ công tác lưu trữ Làm tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu làm hồn chỉnh thành phần tài liệu phơng lưu trữ, từ tạo điều kiện tốt cho việc tổ chức khai thác, sử dụng góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Nguồn tài liệu tài liệu thu thập, bổ sung vào lưu trữ quan gồm: tài liệu từ ban ngành đoàn thể, tài liệu phận chuyên môn quan chủ yếu công văn đi, công văn đến, văn đạo cấp hình thành trình hoạt động HĐND, UBND, tổ chức trị -xã hội, hội đồn thể quan SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 8/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP cách đầy đủ đưa vào bảo quản kho nhằm tránh tình trạng mát, hư hỏng tài liệu Trong q trình thực tập UBND phường, tơi thấy cán làm công tác lưu trữ chưa thực việc tiến hành thu thập hồ sơ quan, nhiều nguyên nhân cán cán bán chuyên trách làm công tác văn thư, bên cạnh phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, nên việc tiến hành thu thập bổ sung tài liệu từ phòng ban theo quy định chưa tiến hành theo quy định, bên cạnh khơng đao tạo chuyên môn nghiệp vụ công tác lưu trữ nên gặp khó khăn việc xác định giá trị tài liệu để đưa vào lưu trữ Những tài liệu thu thập nhiều dạng khác như: tài liệu văn thư xếp theo vấn đề tài liệu vào cho vào cặp ba dây; tài liệu rời lẻ kẹp vào bìa hồ sơ mỏng; tài liệu chưa xếp theo ngày, tháng, năm…tình trạng tài liệu thu thập tốt chủ yếu tài liệu giấy Những tài liệu thu thập, bổ sung phần lớn tài liệu chưa chỉnh lý, gây khó khăn lớn khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ 2.3.2 Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ Phân loại tài liệu lưu trữ vào đặc trưng phổ biến tài liệu để phân chia chúng khối, nhóm, đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhằm mục đích quản lý sử dụng có hiệu tài liệu Thơng thường để phân loại tài liệu phông lưu trữ quan người ta áp dụng bốn phương án sau: Phương án “cơ cấu tổ chức - thời gian”: áp dụng tài liệu đơn vị hình thành phơng có cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ đơn vị, phận tương đối rõ ràng, ổn định; Phương án “thời gian - cấu tổ chức”: áp dụng tài liệu đơn vị hình thành phơng có cấu tổ chức hay thay đổi; Phương án “mặt hoạt động - thời gian”: áp dụng tài liệu đơn vị hình thành phơng có cấu tổ chức hay thay đổi có chức năng, nhiệm vụ tương đối ổn định; 4272838 SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 9/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP Phương án “thời gian - mặt hoạt động”: áp dụng tài liệu đơn vị hình thành phơng có cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ hay thay đổi, không rõ ràng tài liệu đơn vị hình thành phơng hoạt động theo nhiệm kỳ; Phương án phân loại tài liệu Phông lưu trữ UBND phường áp dụng “Thời gian – Cơ cấu tổ chức” Đây phương án phân loại tài liệu thích hợp với đặc trưng phơng lưu trữ lịch sử đơn vị hình thành phơng UBND phường Phương án phân loại tài liệu bảo đảm phản ánh xác lịch sử hoạt động đơn vị hình thành phơng, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản khai thác, sử dụng người cần khai thác sử dụng tài liệu Trong thời gian thực tập UBND phường, thấy trình phân loại tài liệu thực tương đối tốt, nhiên số tài liệu chưa phân loại tốt cụ thể sau: - Tài liệu năm trước lẫn lộn năm với - Chưa phân loại theo tên văn - Tài liệu xếp chung không vấn đề - Tài liệu chưa phân theo tên quan ban hành văn - Tài liệu trùng thừa, khơng có giá trị chưa loại để tiêu hủy 2.3.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Xác định giá trị tài liệu dựa nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn định để nghiên cứu quy định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu hình thành hoạt động quan theo giá trị chúng mặt như: trị, kinh tế, văn hố, khoa học giá trị khác, từ lựa chọn để bổ sung tài liệu có giá trị cho Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Qua khảo sát tình hình thực tế Uỷ ban nhân dân phường Mỹ Hải việc xác định giá trị tài liệu thực theo nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn sau: - Xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo nguyên tắc trị, lịch sử, toàn diện - tổng hợp Xác định giá trị tài liệu thực theo phương pháp hệ thống, phân tích tổng hợp SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 10/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành - Lớp: Lưu trữ học – QTVP Xác định giá trị tài liệu phải vào tiêu chuẩn như: • Nội dung tài liệu • Vị trí quan, tổ chức, cá nhân hình thành nên tài liệu • Ý nghĩa kiện, thời gian địa điểm hình thành nên tài liệu; • Mức độ tồn vẹn Phơng lưu trữ • Hình thức tài liệu; • Tình trạng vật lý tài liệu Về công tác xác định thời hạn bảo quản tài liệu cán thực theo quy định Nhà nước công tác lưu trữ Xác định thời hạn bảo quản tài liệu có ý nghĩa quan trọng, là: Tiết kiệm chi phí bảo quản tài liệu (kho tàng, trang thiết bị, điện…); khắc phục tình trạng tài liệu tích đống tiêu hủy tài liệu tùy tiện; quản lý tài liệu chặt chẽ, kiểm soát thông tin tài liệu, tạo điều kiện cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả; thuận lợi cho việc lựa chọn tài liệu có giá trị để nộp lưu vào lưu trữ quan lưu trữ lịch sử… Thời hạn bảo quản tài liệu UBND phường chia làm hai nhóm là: Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu đường lối, chủ trương, sách Đảng Nhà nước Tài liệu kỳ họp Hội đồng nhân dân, UBND tháng, năm, kỳ họp bất thường Tài liệu bảo quản có thời hạn tài liệu không thuộc trường hợp quy định xác định thời hạn bảo quản 70 năm Những tài liệu hết giá trị loại để tiêu hủy tài liệu giá trị thơng tin, trùng lặp hết thời hạn bảo quản theo quy định không cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử như: giấy mời họp, tài liệu trùng thừa Tài liệu UBND phường có thời hạn bảo quản chủ yếu 70 năm (5 năm, 10 năm, 20 năm, 70 năm…) Hội đồng xác định giá trị tài liệu: Hội đồng xác định gái trị tài liệu thành lập để tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp lưu trữ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ quan để giao nộp vào lưu trữ lịch sử loại tài liệu hết giá trị Hội đồng xác định giá trị tài liệu người đứng đầu quan, tổ chức định thành lập Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu UBND phường bao gồm: SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 11/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành - Lớp: Lưu trữ học – QTVP Chủ tịch UBND phường - Chủ tịch Hội đồng Văn phòng – Tổng hợp - Thư ký Hội đồng Cán văn thư lưu trữ - Ủy viên Hội đồng Bộ phận có tài liệu – Thành viên Hội đồng Hội đồng xác định giá trị tài liệu làm việc với nhau, sau thành viên Hội đồng xem xét văn quy định mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản Đối với danh mục tài liệu hết giá trị cần kiểm tra thực tế tài liệu trước định Sau làm tờ trình gửi phịng Nội vụ xin ý kiến việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị kèm theo bảng danh mục tài liệu xác định la hết giá trị Sau có ý kiến đồng ý Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố, UBND phường tiến hành tiêu hủy khối tài liệu Qua khảo sát tình hình thực công tác xác định giá trị tài liệu UBND phường tơi nhận thấy việc xác định gía trị tài liệu UBND phường chưa theo quy định Nhà nước cụ thể sau: Việc xác định giá trị tài liệu để định thời hạn bảo quản cho tài liệu phần lớn mang tính chủ quan người làm công tác văn thư Số lượng tài liệu quan, phận chuyên môn, Mặt trận đồn thể chưa xác định giá trị cịn nhiều, chất thành đống gây khó khăn đến việc chỉnh lý tài liệu sau Việc tài liệu để lại phịng chun mơn cịn nhiều chưa tiến hành thu thập để đưa vào lưu trữ quan 2.3.4 Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ a) Thống kê tài liệu Thống kê tài liệu lưu trữ xác định thành phần, số lượng tài liệu theo đơn vị thống kê quy định thể loại sổ sách thống kê Thống kê tài liệu lưu trữ để nắm số lượng tài liệu có, thành phần chất lượng tài liệu, cố định việc tổ chức xếp tài liệu kho lưu trữ theo phương án phân loại, phương án hệ thống hóa tài liệu bảo đảm khả tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi Việc thống kê tài liệu quan thống kê dựa khối tài liệu lưu cặp ba dây Chưa có cơng cụ thống kê xây dựng để thống kê khối tài liệu SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 12/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP Theo quy định công tác lưu trữ phải có loại sổ sách, cơng cụ thống kê bao gồm: Sổ nhập tài liệu; Sổ xuất tài liệu;Danh sách phông (sổ thống kê phông); Phiếu phông; Mục lục hồ sơ; Mục lục văn bản; Biên bàn giao tài liệu; Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu; Hồ sơ tiêu hủy tài liệu; Báo cáo thống kê định kỳ; Sổ đăng ký mục lục hồ sơ…… Tại ủy ban chưa xây dựng việc b) Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ trình nghiên cứu áp dụng biện pháp khoa học kĩ thuật nhằm đảm bảo an toàn kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ Để bảo quản tài liệu an toàn kéo dài tuổi thọ, UBND phường xây dựng kho lưu trữ với diện tích khoảng 20m, trang bị trang thiết bị như: bình khí oxi để đề phịng cháy nổ Các vật dụng chuyên dùng như: kệ, giá đựng tài liệu, hộp đựng tài liệu trang bị đầy đủ UBND phường thường xuyên kiểm tra chế độ bảo quản cho tất khối tài liệu kho lưu trữ tổ chức phòng chống mối mọt, côn trùng, nấm mốc kho cán thực tốt Sắp xếp tài liệu kho lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho việc nắm số lượng, chất lượng bảo quản tài liệu tốt kho giúp cho việc tra cứu lấy tài liệu kho nhanh chóng, dễ dàng Sắp xếp hồ sơ hộp theo trật tự đánh công tác chỉnh lý Sắp xếp từ xuống dưới, từ trái qua phải lý thuyết mà em học từ năm nhỏ đến năm lớn dần Vệ sinh kho thường xuyên: Lau chùi, quét dọn kệ giá Duy trì nhiện độ, độ ẩm ánh sáng, phịng chống mối mọt, trùng nấm mốc Nhìn chung, công tác bảo quản tài liệu UBND phường thực hoàn chỉnh, theo quy định Nhà nước 2.3.5 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Theo lý thuyết học việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trử phải thực theo hình thức sau: - Phục vụ sử dụng tài liệu phịng đọc; - Cơng bố giới thiệu tài liệu phương tiện thông tin đại chúng; SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 13/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu 4272838 Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP - Biên soạn xuất sách; - Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu; - Thông báo nội dung tài liệu lưu trữ; - Cung cấp chứng thực lưu trữ; - Làm phim tuyên truyền giới thiệu công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ… Trong hình thức kể trên, UBND phường khơng thực việc tổ chức sử dụng tài liệu theo hình thức kể trên, việc phục vụ sử dụng tài liệu tiến hành cán cần mượn cung cấp tài liệu cán văn thư người tìm cung cấp cho người mượn hình thức photo lại văn cất giữ lại gốc Đối tượng phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là: Cán bộ, công chức quan công dân đến liên hệ với phận chuyên môn 2.3.6 Ứng dụng tin học công tác lưu trữ: Ứng dụng tin học công tác lưu trữ sử dụng cơng cụ tra cứu, tìm kiếm tài liệu cách đại sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu nhằm trang bị cách tốt việc tra cứu tài liệu dể dàng nhanh chóng Như trang bị mã số hóa cho phơng văn bản, sử dụng thẻ tra tìm tài liệu cách khoa học Vì UBND phường không tiến hành việc chỉnh lý tài liệu, hồ sơ cịn tình trạng rời lẻ, bó gói, chất đống nên việc mã số cho phông không tiến hành Nguồn kinh phí địa phương cịn hạn hẹp nên việc trang bị, sử dụng ứng dụng tin học công tác lưu trữ không khả quan, khơng áp dụng địa phương 2.4 Tình hình trang thiết bị sử dụng công tác lưu trữ Để có phát triển kinh tế đất nước ta nay, công nghệ thông tin yếu tố góp phần khơng nhỏ cho phát triển vượt bậc Do đó, nhiều quan Nhà nước mạnh tay đầu tư trang thiết bị tiến tiến, phục vụ công việc ngày quan UBND phường giống quan nhà nước khác áp dụng tiến khoa học thông tin để quản lý, giải quyết, thu thập tài liệu công tác lưu trữ quan Nâng cấp sở hạ tầng thông tin việc cung cấp đồng máy vi tính mới, đại cho tất phận, phận văn thư, lưu trữ, văn phòng… UBND phường cung cấp đầy đủ máy tính phục vụ cho cơng việc hàng ngày phịng Hầu hết cơng nghệ thơng tin phục vụ công việc như: Soạn thảo, SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 14/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP cập nhật thông tin, gửi mail, vào sổ văn đến, văn đi, cài đặt phần mềm quản lý văn đi, đến phần mềm TDOFFIC Và đáp ứng mục tiêu quan hành chính: quản lý, đạo, điều hành; tổ chức thực hiện; giám sát, đánh giá việc thực Hiện văn thư quan bố trí trang thiết bị máy photocopy, máy in, máy vi tính, cặp ba dây, tủ đựng hồ sơ giấy tờ, loại gim, kẹp giấy… Số lượng trang thiết bị phục vụ công tác văn thư – văn phịng UBND phường - Máy tính: 03 - Máy photo: 01 - Máy Fax: 01 - Điện thoại bàn: 01 - Máy in: 01 Chất lượng: Các trang thiết bị UBND phường tương đối đầy đủ, hoạt động tốt, phục vụ hiệu trình làm việc cán bộ, cơng chức viên chức quan 2.5 Nhận xét, đánh giá * Ưu điểm: Tải FULL (File word 36 trang): bit.ly/3o1SFAa Dự phịng: fb.com/TaiHo123doc.net Đối với cơng tác thu thập bổ sung tài liệu: Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ bao gồm nội dung sau: Xác định quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập bổ sung vào lưu trữ quan lưu trữ quốc gia Xác định thành phần nội dung tài liệu có giá trị cần lưu trữ lưu trữ hành chuyển giao vào lưu trữ lịch sử sau thời gian lưu trữ hành Phân định nguồn tài liệu cần nộp lưu vào kho lưu trữ quốc gia từ trung ương đến địa phương theo quy định pháp luật cho phù hợp Tổ chức thư thập tài liệu vào lưu trữ quan lưu trữ quốc gia theo quy định SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 15/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP Tại quan cán phụ trách chuyên môn trình làm việc mình, lưu trữ hồ sơ theo trình tự cơng việc giải vào tập dây Theo quy định cán bộ, cơng chức quan phải có trách nhiệm lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên đến việc vào hồ sơ Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác ngành, công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp Tài liệu lưu trữ quan chủ yếu tài liệu hành hình thành trình làm việc quan 2.Về phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ Các phận chun mơn quan, q trình gải công việc tiến hành phân loại tài liệu theo lĩnh vực mà lãnh đạo phân công, xếp tài liệu theo tập văn kẹp tập dây Sau công việc kết thúc, cuối năm ngành tự lưu theo năm lưu phận để tiếp tục hồn thiện giải cơng việc cịn dang dở chưa hồn thành Tài liệu xếp riêng biệt phân loại trình làm việc dù chưa chỉnh lý Trong trình tài liệu thu về, tài liệu xếp riêng biệt, trình phân loại hồ sơ tơn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải cơng việc Cơng tác xác định giá trị tài liệu: Về xác định giá trị tài liệu để bảo quản lại nộp vào lưu trữ cán chuyên môn trình lưu hồ sơ dựa vào bảng thời hạn bảo quản tài liệu để xác định nhóm tài liệu chun mơn phải bảo quản lưu lại năm, 10 năm…hay vĩnh viễn Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ: Công tác thống kê, bảo quản tài liệu trình làm việc cán quan tâm bảo quản chặt chẽ tài liệu SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 16/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP Tài liệu xếp gọn gàng, bảo quản cặp dây bảo quản tủ đựng hồ sơ lưu giữ phịng chun mơn Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Tài liệu cán khai thác cách có hiệu sử dụng bảo quản tốt Trong trình mượn tài liệu phải cho phép lãnh đạo, * Khuyết điểm: Đối với công tác thu thập bổ sung tài liệu: Tài liệu trình thu thập bị thất lạc số tài liệu năm trước không bổ sung vào kịp thời Nhiều phận cịn chủ quan cơng tác thu thập tài liệu để bổ sung tài liệu cho việc lập hồ sơ cơng việc Nên hồ sơ nhiều lúc cịn thiếu sót khơng bổ sung kịp thời đầy đủ Tài liệu thu cịn tình trạng bó gói , lưu tạm thời tập dây Tải FULL (File word 36 trang): bit.ly/3o1SFAa Dự phịng: fb.com/TaiHo123doc.net Vẫn cịn tình trạng tồn chưa thu dứt điểm toàn tài liệu đến hạn giao nộp từ nguồn nộp lưu Tình trạng tài liệu giữ lại phòng làm việc cán nhiều Nhiều tài liệu chưa thu thập, phân loại nằm rải rác phịng ban gây khó khăn cho việc thống kê số lượng hồ số tài liệu nộp lưu 2.Về phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ: Chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành hoạt động nghiệp vụ thường xuyên cán lưu trữ Tuy nhiên, hoạt động nghiệp vụ ngày trở nên khó khăn khối lượng tài liệu nộp vào lưu trữ hàng năm ngày tăng, đặc biệt tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hành dạng tài liệu bó gói Việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu chưa triển khai nên số lượng hồ sơ, tài liệu cịn tồn đọng nhiều gây khó khăn việc kiểm tra tài liệu SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 17/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP Việc phân loại tài liệu đơn vị yếu, nhiều tài liệu hết giá trị, trùng thừa gộp chung với tài liệu có giá trị, điều dẫn đến tốn nhiều thời gian, công sức q trình chỉnh lý tài liệu sau Cơng tác xác định giá trị tài liệu: Công tác xác định giá trị tài liệu quan chưa tiến hành nghiệp vụ dừng lại mức mức: vĩnh viển, lâu dài tạm thời Trong đó, việc bảo quản với thời hạn lâu dài chưa quy định năm cho hồ sơ, tạm thời năm loại bỏ hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời Ngồi q trình lưu trữ hồ sơ tài liệu, số tài liệu giá trị, bao hàm, trùng thừa, hết giá trị để thống kê lập danh mục đề nghị Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh thẩm tra cho ý kiến tiêu hủy theo quy định điều 12 Nghị định 111/2004/NĐ-CP Chính phủ Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ: Tài liệu chưa chỉnh lý hàng năm lên tới hàng trăm mét giá, điều kiện trụ sở quan chật hẹp nên diện tích kho lưu trữ quan cịn khiêm tốn Tình trạng dẫn đến tài liệu xếp chưa chuẩn (khoảng cách giá, số lượng hộp) Kinh phí cho việc chỉnh lý tài liệu khơng có, dẫn đến việc tình trạng tài liệu chưa chỉnh lý tồn đọng nhiều Kho lưu trữ UBND phường xây vào năm 2012 nên thiếu nhiều trang thiết bị cần thiết bảo quản tài liệu (thiếu máy điều hịa, máy hút ẩm…) Cơng tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Hạn chế công tác sử dụng tài liệu lưu trữ phần lớn tài liệu lưu trữ quan chưa lập sở liệu để quản lý tra tìm, cơng cụ tra cứu chủ yếu mục lục hồ sơ Nguồn tài liệu lưu trữ chưa phong phú, chủ yếu tài liệu hành chưa khai thác triệt để, chưa phát huy hết giá trị, vai trò tầm quan trọng tài liệu lưu trữ quan, tổ chức, toàn xã hội * Kiến nghị giải pháp: SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 18/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu 4272838 ... Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP 2.Về công tác lưu trữ: 2.1.Tổ chức – cán lưu trữ quan: Quy mô tổ chức phận lưu trữ quan: Tại quan UBND phường Mỹ Hải không tổ chức phận lưu. .. 4272838 Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP - Biên soạn xuất sách; - Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu; - Thông báo nội dung tài liệu lưu trữ; - Cung cấp chứng thực lưu trữ; ... thập tài liệu vào lưu trữ quan lưu trữ quốc gia theo quy định SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 15/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP Tại