Công tác lưu trữ tại bệnh viện k cơ sở tân triều, hà nội

Tr-ờng ĐạI HọC nội vụ hà nội KHOA VN TH - LƢU TRỮ BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA NGƢỜI HỌC CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K CƠ SỞ TÂN TRIỀU, HÀ NỘI Chủ nhiệm đề tài : Phạm Thị Thu Trinh Lớp : 1405LTHC Cán hƣớng dẫn : TS Chu Thị Hậu Hà Nội, 2018 MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG Chƣơng 1: CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K CƠ SỞ TÂN TRIỀU 1.1 Cơ sở lý luận công tác lƣu trữ 1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ 1.1.2 Nội dung công tác lưu trữ 1.2 Cơ sở pháp lý 1.3 Cơ sở thực tiễn 1.3.1 Lịch sử hình thành Bệnh viện K 1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bệnh viện K.10 Chƣơng 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K CƠ SỞ TÂN TRIỀU 15 2.1 Tài liệu lƣu trữ bảo quản Bệnh viện K sở Tân Triều… 15 2.1.1 Đặc điểm hồ sơ tài liệu Bệnh viện K sở Tân Triều 15 2.1.2 Giá trị hồ sơ bệnh án 17 2.1.3 Thành phần, nội dung tài liệu hành chính, hồ sơ bệnh án 20 2.1.4 Khối lượng tài liệu hành chính, hồ sơ bệnh án 24 2.2 Tổ chức công tác lƣu trữ 25 2.3 Hoạt động quản lý 26 2.3.1 Xây dựng, ban hành văn lưu trữ 26 2.3.2 Quản lý phông lưu trữ 27 2.3.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ hoạt động lưu trữ 27 2.3.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng hoạt động lưu trữ 28 2.3.5 Thanh tra, kiểm tra công tác lưu trữ 30 2.3.6 Hợp tác công tác lưu trữ 31 2.4 Hoạt động nghiệp vụ 31 2.4.1 Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tài liệu hành 31 2.4.2 Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ bệnh án 34 Chƣơng MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K CƠ SỞ TÂN TRIỀU 49 3.1 Nâng cao nhận thức cán bộ, viên chức 49 3.2 Thực nghiêm quy định Nhà nƣớc công tác lƣu trữ đồng thời kiện toàn hệ thống văn quy định, hƣớng dẫn công tác lƣu trữ Bệnh viện 50 3.3 Đầu tƣ kinh phí, xây dựng kho tàng 52 3.4 Tăng cƣờng nhân thực nghiệp vụ lƣu trữ 53 3.5 Thực nghiệp vụ lƣu trữ 53 3.6 Thực tra, kiểm tra công tác lƣu trữ 59 PHẦN KẾT LUẬN 61 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 62 PHỤ LỤC 63 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT NỘI DUNG VIẾT TẮT Hồ sơ bệnh án HSBA Ung thƣ K Công nghệ thông tin CNTT Khám chữa bệnh KCB Bảo hiểm y tế BHYT A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Bệnh viện đơn vị nghiệp y tế công lập, tổ chức quan nhà nƣớc có thẩm quyền thành lập quản lý theo quy định pháp luật, có tƣ cách pháp nhân, dấu, tài khoản tổ chức máy kế tốn Hàng năm, q trình hoạt động bệnh viện sản sinh khối lƣợng lớn loại tài liệu, hồ sơ bệnh án Tại điều 59 Luật Khám bệnh, chữa bệnh năm 2009 có ghi: “Hồ sơ bệnh án tài liệu ghi chép tình hình bệnh tật chế độ điều trị, có ý nghĩa quan trọng quản lý người bệnh, nghiên cứu khoa học, chứng từ tài pháp y” Hồ sơ bệnh án đóng vai trò quan trọng khám điều trị bệnh cho bệnh nhân, khơng cịn sở pháp lý cung cấp thông tin quan trọng cho quan bảo vệ pháp luật… Tuy nhiên, thực tế tồn hầu hết cán làm công tác lƣu trữ bệnh viện y, bác sĩ không đƣợc đào tạo chuyên môn nghiệp vụ lƣu trữ Do vậy, việc thu thập, xác định giá trị, chỉnh lý tài liệu hay bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu,… bệnh viện nhiều hạn chế Để đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội, sở y tế không nâng cao chuyên môn nghiệp vụ khám, chữa bệnh mà phải quan tâm đến vấn đề có liên quan nhƣ cơng tác quản lý, cơng tác lƣu trữ Chính chúng tơi chọn đề tài nghiên cứu: “Công tác lưu trữ bệnh viện K, sở Tân Triều, Hà Nội” Tổng quan tình hình nghiên cứu Nghiên cứu cơng tác lƣu trữ bệnh viện đề tài mẻ Qua tìm hiểu chúng tơi nhận thấy số lƣợng cơng trình nghiên cứu liên quan đến vấn đề chƣa nhiều Tiêu biểu có số viết, đề tài nhƣ: viết tác giả Nguyễn Minh Phƣơng: “Một số ý kiến lưu trữ hồ sơ bệnh án bệnh viện”, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam số 6/2003; tác giả Vũ Thị Phụng với viết: “Tài liệu lưu trữ ngành Y – dược việc sử dụng chúng vào thực tiễn”, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam số 2/1992; hay đề tài khóa luận Nguyễn Thị Mơ: “Cơng tác tổ chức, khai thác sử dụng hồ sơ bệnh án số bệnh viện cấp Trung ương địa bàn thành phố Hà Nội”, Trƣờng đại học khoa học xã hội nhân văn Tuy nhiên viết, đề tài chủ yếu mang tính đơn lẻ, khái quát mà sâu vào đánh giá, đƣa giải pháp nâng cao hiệu công tác lƣu trữ bệnh viện Vì vậy, để giúp độc giả hiểu rõ ý nghĩa, tầm quan trọng công tác lƣu trữ bệnh viện cần phải nghiên cứu sâu vấn đề Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài nghiên cứu khoa học hƣớng tới ba mục tiêu sau đây: - Một là, làm rõ sở lý luận, sở pháp lý công tác lƣu trữ bệnh viện nay, đồng thời tìm hiểu sở thực tiễn bệnh viện K (cơ sở Tân Triều) - Hai là, đánh giá đƣợc thực trạng công tác lƣu trữ bệnh viện K (cơ sở Tân Triều) - Ba là, nêu đƣợc ƣu điểm, hạn chế đƣa giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lƣu trữ bệnh viện K (cơ sở Tân Triều) Để thực mục tiêu trên, đề tài nghiên cứu khoa học đặt giải nhiệm vụ sau: - Giới thiệu tổng quan sở lý luận, sở pháp lý sở thực tiễn bệnh viện - Tìm hiểu thực trạng hoạt động quản lý, hoạt động nghiệp vụ công tác lƣu trữ bệnh viện K (cơ sở Tân Triều) - Đánh giá tình hình thực cơng tác lƣu trữ bệnh viện K (cơ sở Tân Triều) - Nghiên cứu, đề xuất số giải pháp nhằm đẩy mạnh, nâng cao hiệu công tác lƣu trữ Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu - Đối tƣợng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu công tác lƣu trữ bệnh viện K (cơ sở Tân Triều) Chủ yếu hồ sơ bệnh án - Phạm vi nghiên cứu: + Thời gian nghiên cứu: Từ năm 2012 đến + Không gian nghiên cứu: Bệnh viện K (cơ sở Tân Triều) Phƣơng pháp nghiên cứu Trong đề tài nghiên cứu mình, chúng tơi sử dụng phƣơng pháp luận Chủ nghĩa Mac – Lenin nhƣ phƣơng pháp chủ đạo xuyên suốt, bên cạnh đề tài chúng tơi áp dụng số số phƣơng pháp cụ thể nhƣ sau: - Phƣơng pháp mơ tả, trình bày đặc điểm, cấu tạo hồ sơ bệnh án - Phƣơng pháp khảo sát thực tế, vấn trực tiếp nghiệp vụ công tác lƣu trữ tài liệu hành chính, hồ sơ bệnh án để từ đƣa nhận xét, đánh giá, làm rõ vấn đề nghiên cứu - Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp, thống kê, mơ tả…các ƣu điểm, hạn chế q trình phân tích số liệu thực trạng cơng tác lƣu trữ Bệnh viện K, sở Tân Triều, Hà Nội Giả thuyết khoa học Bệnh viện nói chung Bệnh viện K nói riêng q trình hoạt động tạo nhiều loại hình tài liệu có giá trị lƣu trữ vĩnh viễn lâu dài với khối lƣợng ngày lớn Nếu công tác quản lý thực quy trình nghiệp vụ công tác lƣu trữ đƣợc lãnh đạo quan tâm, tạo điều kiện thuận lợi, nhiều đề án, đề tài nghiên cứu khoa học đƣợc thực chắn việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản an toàn tổ chức khai thác, sử dụng phát huy tối đa giá trị hồ sơ tài liệu nói chung, hồ sơ bệnh án nói riêng đáp ứng cho nhu cầu xã hội Chính việc nghiên cứu nâng cao công tác lƣu trữ bệnh viện vô cần thiết Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Tài liệu, hồ sơ bệnh án có điểm khác biệt so với loại hồ sơ khác mang ý nghĩa riêng biệt Điều quan trọng, hồ sơ bệnh án sản phẩm trình khám điều trị bệnh ngƣời Vì việc nghiên cứu nâng cao công tác lƣu trữ bệnh viện vô cần thiết Đề tài tài liệu có giá trị tham khảo cho cá nhân, đơn vị muốn tìm hiểu cơng tác lƣu trữ bệnh viện để từ làm hồn thiện cơng tác lƣu trữ bệnh viện nói riêng, cơng tác lƣu trữ nói chung Chính vậy, chúng tơi mạnh dạn bƣớc đầu dự thảo đƣợc "Quy chế công tác lưu trữ Bệnh viện K " "Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Bệnh viện K"- coi đóng góp đề tài nghiên cứuNếu đƣợc Hội đồng khoa học Nhà trƣờng thông qua Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục nghiên cứu gồm chƣơng nhƣ sau: Chương 1: Cơ sở khoa học công tác lưu trữ Bệnh viện K (cơ sở Tân Triều) Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ Bệnh viện K (cơ sở Tân Triều) Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ Bệnh viện K (cơ sở Tân Triều) B PHẦN NỘI DUNG Chƣơng CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K CƠ SỞ TÂN TRIỀU 1.1 Cơ sở lý luận công tác lƣu trữ 1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ - Theo Khoản 3, Điều 2, Luật Lƣu trữ năm 2011: “Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ” Tài liệu lƣu trữ bao gồm gốc, chính; trƣờng hợp khơng cịn gốc, đƣợc thay hợp pháp - Theo Khoản 4, Điều 2, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 01/3/2013 Chính phủ việc quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lƣu trữ: “Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ tài liệu kỹ thuật, nghiệp vụ hình thành trình giải công việc để phục vụ cho hoạt động chuyên môn nghiệp vụ hàng ngày quan, tổ chức.” - Theo Khoản 10, Điều 2, Luật Lƣu trữ năm 2011: “Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân” - Hồ sơ bệnh án đƣợc hình thành từ trình khám điều trị bệnh, việc khám điều trị bệnh cho bệnh nhân nhiều chức danh bệnh viện tạo thành Định nghĩa hồ sơ bệnh án Theo Luật khám bệnh, chữa bệnh số 40/2009/QH12 điều 59 có quy định: “Hồ sơ bệnh án tài liệu y học, y tế pháp lý; người bệnh có hồ sơ bệnh án lần khám bệnh, chữa bệnh sở khám bệnh, chữa bệnh” Hồ sơ bệnh án kho chứa thông tin bệnh nhân Những thơng tin đƣợc chun gia y tế đƣa sau trình tiếp xúc trực tiếp gián tiếp với ngƣời bệnh Theo truyền thống, bệnh án đƣợc viết giấy sử dụng để lƣu trữ liệu bệnh nhân Một hồ sơ bệnh án đƣợc coi phần hệ thống thông tin bệnh viện – quản lý chức hành nhƣ lâm sàng - Công tác lƣu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nƣớc bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân 1.1.2 Nội dung công tác lưu trữ 1.1.2.1 Hoạt động quản lý a Tổ chức máy nhân làm công tác lưu trữ Trong quan, tổ chức, để thực hiệu nhiệm vụ có tính dài hạn cần phải có phận chun trách làm cơng tác Bộ phận chuyên trách có nhiệm vụ tham mƣu, tƣ vấn cho lãnh đạo thực công việc nhƣ: xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn lĩnh vực chuyên môn; thực nghiệp vụ chuyên môn; đề xuất giải pháp thực thời gian tới Công tác lƣu trữ mặt hoạt động bản, nhiệm vụ quan trọng tất quan, tổ chức Vì vậy, để thực tốt công tác lƣu trữ quan, tổ chức cần có phận chuyên trách làm công tác lƣu trữ Bộ phận lƣu trữ quan có trách nhiệm tƣ vấn, tham mƣu cho lãnh đạo quan việc: - Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn công tác lƣu trữ - Soạn thảo văn đạo nghiệp vụ lƣu trữ quan - Thực nghiệp vụ lƣu trữ cụ thể nhƣ: tƣ vấn cho lãnh đạo việc đầu tƣ trang thiết bị, kho tàng cho việc bảo quản tài liệu lƣu trữ; làm Phụ lục 4: Dự thảo “Thời hạn bảo quản tài liệu hành chính, hồ sơ bệnh án” cho bệnh viện K  Bảng thời hạn bảo quản khối tài liệu hành STT TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU THBQ Tài liệu tổng hợp Tập văn gửi chung đến quan - Chủ trƣơng, đƣờng lối Đảng pháp luật Nhà nƣớc (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực thi hành - Gửi để biết (đổi tên quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ ký …) năm Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định/hƣớng dẫn vấn đề chung ngành y tế, bệnh viện Vĩnh viễn Hồ sơ kỷ niệm ngày lễ lớn, kiện quan trọng bệnh viện chủ trì tổ chức Vĩnh viễn Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác ngành, bệnh viện - Tổng kết năm - Sơ kết tháng, quý, tháng Vĩnh viễn năm Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm - Của Bộ Y tế - Của đơn vị, khoa, phòng chức năng, trung tâm 10 năm 10 năm Kế hoạch, báo cáo công tác quý, tháng, tháng - Của Bộ Y tế - Của đơn vị, khoa, phòng chức năng, trung tâm năm năm Kế hoạch, báo cáo tháng, tuần - Của Bộ Y tế - Của đơn vị, khoa, phòng chức năng, trung tâm năm năm Kế hoạch, báo cáo công tác đột xuất 10 năm Hồ sơ tổ chức thực chủ trƣơng, đƣờng lối Đảng pháp luật Nhà nƣớc Vĩnh viễn 10 Hồ sơ tổ chức thực chế độ/quy định/hƣớng dẫn vấn đề chung ngành, bệnh viện Vĩnh viễn 11 Hồ sơ ứng dụng ISO ngành, bệnh viện Vĩnh viễn 12 Tài liệu công tác thông tin, tuyên truyền bệnh viện - Văn đạo, chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo năm - Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi Vĩnh viễn 10 năm 13 Tài liệu hoạt động Lãnh đạo (báo cáo, thuyết trình/giải trình, trả lời chất vấn Quốc hội, phát biểu kiện lớn …) 14 Tập thông báo ý kiến, kết luận họp 10 năm 15 Sổ ghi biên họp giao ban, sổ tay công tác lãnh đạo bệnh viện 10 năm 16 Tập công văn trao đổi vấn đề chung 10 năm 17 Tài liệu kế hoạch Tập văn kế hoạch gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 18 19 Hồ sơ xây dựng kế hoạch báo cáo thực kế hoạch ngành, bệnh viện - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Kế hoạch báo cáo thực kế hoạch đơn vị trực thuộc - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Vĩnh viễn Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn 20 năm năm Vĩnh viễn 20 năm năm 20 21 22 23 Hồ sơ đạo, kiểm tra việc thực kế hoạch Kế hoạch báo cáo thực kế hoạch đối tƣợng thuộc phạm vi quản lý kế hoạch - Hàng năm - Quý, tháng, tháng Công văn trao đổi công tác kế hoạch Tài liệu tổ chức, cán Tập văn công tác tổ chức, cán gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 20 năm Vĩnh viễn năm 10 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành 24 Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế độ/quy định, hƣớng dẫn tổ chức, cán Vĩnh viễn 25 Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng 26 Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức Vĩnh viễn 27 Hồ sơ việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn bệnh viện đơn vị trực thuộc Vĩnh viễn 28 Hồ sơ việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể bệnh viện đơn vị trực thuộc Vĩnh viễn 29 Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức Vĩnh viễn 30 Hồ sơ xây dựng thực tiêu biên chế Vĩnh viễn 31 Báo cáo thống kê danh sách, số lƣợng, chất lƣợng cán Vĩnh viễn 32 33 Hồ sơ quy hoạch cán Hồ sơ việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán Vĩnh viễn 20 năm năm 20 năm 70 năm 34 35 36 Hồ sơ việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm - Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển - Hồ sơ dự thi, thi, tài liệu tổ chức thi Hồ sơ kỷ luật cán Hồ sơ giải chế độ (hƣu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội …) 20 năm năm 70 năm 70 năm 37 Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức 38 39 Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dƣỡng cán ngành, bệnh viện 70 năm Vĩnh viễn 40 41 42 43 Hồ sơ tổ chức lớp bồi dƣỡng cán Hồ sơ công tác bảo vệ trị nội Hồ sơ hoạt động Ban Vì tiến phụ nữ Cơng văn trao đổi công tác tổ chức, cán Tài liệu lao động, tiền lƣơng Kế hoạch, báo cáo công tác lao động, tiền lƣơng - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng 10 năm 20 năm 10 năm 10 năm 44 Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm 45 4.1 Tài liệu lao động Tập văn lao động gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 46 Hồ sơ xây dựng, ban hành định mức lao động ngành báo cáo thực Vĩnh viễn 47 Hồ sơ xây dựng chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao động ngành Vĩnh viễn 48 Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động hàng năm ngành, quan Vĩnh viễn Đến văn hết hiệu lực thi hành 49 Hồ sơ vụ tai nạn lao động - Nghiêm trọng - Không nghiêm trọng 50 Hợp đồng lao động vụ việc 51 Công văn trao đổi công tác lao động Vĩnh viễn 20 năm năm sau chấm dứt Hợp đồng 10 năm 4.2 Tài liệu tiền lương 52 Tập văn tiền lƣơng gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực thi hành 53 Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lƣơng ngành báo cáo thực Vĩnh viễn 54 Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp ngành báo cáo thực Vĩnh viễn 55 Hồ sơ nâng lƣơng cán bộ, công chức, viên chức 20 năm 56 Công văn trao đổi tiền lƣơng 10 năm Tài liệu tài chính, kế tốn 57 Tập văn tài chính, kế toán gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 58 Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định tài chính, kế tốn Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Kế hoạch, báo cáo cơng tác tài chính, kế tốn - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng năm 59 Hồ sơ ngân sách nhà nƣớc hàng năm quan đơn vị trực thuộc 60 Kế hoạch, báo cáo tài tốn - Hàng năm - Tháng, quý, tháng, tháng 61 Hồ sơ xây dựng chế độ/quy định giá 62 Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, tốn cơng nợ 63 Hồ sơ, tài liệu việc chuyển nhƣợng, bàn giao, lý tài sản cố định - Nhà đất Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 20 năm - Tài sản khác 64 Hồ sơ kiểm tra, tra tài quan đơn vị trực thuộc - Vụ việc nghiêm trọng Vĩnh viễn 10 năm - Vụ việc khác 65 Sổ sách kế toán - Sổ tổng hợp 20 năm - Sổ chi tiết 10 năm 66 Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài 10 năm 67 Chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài năm 68 Công văn trao đổi công tác tài chính, kế tốn 10 năm Tài liệu hợp tác quốc tế 69 Tập văn hợp tác quốc tế gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực thi hành 70 Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế quan chủ trì Vĩnh viễn 71 Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Vĩnh viễn 20 năm năm 72 Hồ sơ xây dựng chƣơng trình, dự án hợp tác quốc tế ngành, quan Vĩnh viễn 73 Hồ sơ việc thiết lập quan hệ hợp tác với quan, tổ chức nƣớc Vĩnh viễn 74 Hồ sơ gia nhập thành viên hiệp hội, tổ chức quốc tế Vĩnh viễn 75 Hồ sơ việc tham gia hoạt động hiệp hội, tổ chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát, thống kê …) Vĩnh viễn 76 Hồ sơ niên liễm, đóng góp cho hiệp hội, tổ chức quốc tế Vĩnh viễn 77 Hồ sơ đoàn - Ký kết hợp tác - Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát … Vĩnh viễn 20 năm Hồ sơ đoàn vào - Ký kết hợp tác - Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát … Vĩnh viễn 20 năm Thƣ, điện, thiếp chúc mừng quan, tổ chức nƣớc - Quan trọng - Thông thƣờng Vĩnh viễn 20 năm 78 79 80 Công văn trao đổi công tác hợp tác quốc tế 10 năm Tài liệu tra giải khiếu nại, tố cáo 81 Tập văn tra giải khiếu nại, tố cáo gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực thi hành 82 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hƣớng dẫn tra giải khiếu nại, tố cáo Vĩnh viễn 83 Kế hoạch, báo cáo công tác tra giải khiếu nại, tố cáo Vĩnh viễn - Dài hạn, hàng năm 20 năm - tháng, tháng năm - Quý, tháng 84 85 Báo cáo cơng tác phịng chống tham nhũng - Hàng năm 20 năm - Tháng, quý, sáu tháng năm Hồ sơ tra vụ việc - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác 86 - Vụ việc khác 88 15 năm Hồ sơ giải vụ việc khiếu nại, tố cáo - Vụ việc nghiêm trọng 87 Vĩnh viễn Vĩnh viễn 15 năm Tài liệu hoạt động tổ chức Thanh tra - Báo cáo năm Vĩnh viễn - Tài liệu khác năm Công văn trao đổi công tác tra, giải khiếu nại, tố cáo 10 năm Tài liệu thi đua, khen thƣởng 89 Tập văn thi đua, khen thƣởng gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực thi hành 90 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hƣớng dẫn thi đua, khen thƣởng Vĩnh viễn 91 Hồ sơ hội nghị thi đua quan chủ trì tổ chức 92 Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thƣởng - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng năm 93 Hồ sơ tổ chức thực phong trào thi đua kỷ niệm 10 năm 94 Hồ sơ khen thƣởng cho tập thể, cá nhân - Các hình thức khen thƣởng Chủ tịch Nƣớc Thủ tƣớng Chính phủ Vĩnh viễn - Các hình thức khen thƣởng Bộ trƣởng, Thủ trƣởng quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh tƣơng đƣơng 20 năm - Các hình thức khen thƣởng ngƣời đứng đầu quan, tổ chức 10 năm 95 Hồ sơ khen thƣởng ngƣời nƣớc 96 Công văn trao đổi công tác thi đua, khen thƣởng Vĩnh viễn 10 năm Tài liệu hành chính, quản trị cơng sở 9.1 Tài liệu hành chính, văn thư, lưu trữ 97 Tập văn cơng tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực thi hành 98 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hƣớng dẫn công tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ Vĩnh viễn 99 Hồ sơ hội nghị cơng tác hành văn phịng, văn thƣ, lƣu trữ quan tổ chức 10 năm 100 Kế hoạch, báo cáo cơng tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ - Năm, nhiều năm Vĩnh viễn - Quý, tháng 10 năm 101 Hồ sơ thực cải cách hành 20 năm 102 Hồ sơ lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nƣớc ngành,bệnh viện Vĩnh viễn 103 Hồ sơ kiểm tra, hƣớng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thƣ, lƣu trữ 20 năm 104 Báo cáo thống kê văn thƣ, lƣu trữ tài liệu lƣu trữ 20 năm 105 Hồ sơ tổ chức thực hoạt động nghiệp vụ lƣu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng …) 20 năm 106 Hồ sơ quản lý sử dụng dấu 20 năm 107 Tập lƣu, sổ đăng ký văn quan - Văn quy phạm pháp luật Vĩnh viễn - Chỉ thị, định, quy định, quy chế, hƣớng dẫn Vĩnh viễn - Văn khác 50 năm 108 Sổ đăng ký văn đến 20 năm 109 Công văn trao đổi hành chính, văn thƣ, lƣu trữ 10 năm 9.2 Tài liệu quản trị công sở 111 Tập văn công tác quản trị công sở gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực thi hành 112 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, quy chế công tác quản trị công sở Vĩnh viễn 113 Hồ sơ hội nghị công chức, viên chức 20 năm 114 115 Hồ sơ tổ chức thực nếp sống văn hóa cơng sở Hồ sơ cơng tác quốc phịng tồn dân, dân quân tự vệ quan 10 năm 10 năm 116 Hồ sơ phòng chống cháy, nổ, thiên tai … bệnh viện 10 năm 117 118 Hồ sơ công tác bảo vệ trụ sở bệnh viện Hồ sơ sử dụng, vận hành ôtô, máy móc, thiết bị bệnh viện 10 năm Theo tuổi thọ thiết bị 119 120 121 Sổ sách cấp phát đồ dùng, văn phịng phẩm Hồ sơ cơng tác y tế bệnh viện Công văn trao đổi công tác quản trị công sở năm 10 năm 10 năm 122 10 Tài liệu tổ chức Đảng Đoàn thể quan 10.1 Tài liệu tổ chức Đảng Tập văn đạo, hƣớng dẫn tổ chức Đảng cấp gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 123 Hồ sơ Đại hội 124 Chƣơng trình, kế hoạch báo cáo cơng tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm 125 Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thị, nghị Trung ƣơng cấp ủy Đảng Vĩnh viễn 126 Hồ sơ thành lập/ sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng Vĩnh viễn 127 128 129 130 131 Hồ sơ tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng Hồ sơ hoạt động kiểm tra, giám sát Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức sở Đảng, Đảng viên Hồ sơ đảng viên Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản) 10 năm 20 năm 70 năm 70 năm 20 năm 132 133 Công văn trao đổi công tác Đảng 10.2 Tài liệu tổ chức Cơng đồn Tập văn đạo, hƣớng dẫn tổ chức Cơng đồn cấp gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 10 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành 134 Hồ sơ Đại hội Vĩnh viễn 135 Chƣơng trình, kế hoạch báo cáo cơng tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng Vĩnh viễn 10 năm 136 Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thực nghị tổ chức Cơng đồn Vĩnh viễn 137 Tài liệu tổ chức, nhân hoạt động tổ chức Cơng đồn Vĩnh viễn 138 Hồ sơ hội nghị cán bộ, công chức, viên chức hàng năm quan 20 năm 139 140 Sổ sách Công văn trao đổi cơng tác Cơng đồn 10.3 Tài liệu tổ chức Đoàn Thanh niên Tập văn đạo, hƣớng dẫn tổ chức Đoàn cấp gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 20 năm 10 năm 141 142 Hồ sơ Đại hội 143 Chƣơng trình, kế hoạch báo cáo công tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng 144 Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thực nghị Đảng, Nhà nƣớc, Đoàn Thanh niên Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 145 Tài liệu tổ chức, nhân hoạt động Đoàn Thanh niên quan 20 năm 146 Sổ sách 20 năm 147 Công văn trao đổi công tác Đoàn 10 năm  Bảng thời hạn bảo quản khối tài liệu chun mơn TT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản I Nhóm 01 Tài liệu khám bệnh, chữa bệnh phục hồi chức Hồ sơ kiểm tra, hƣớng dẫn công tác chuyên môn Vĩnh viễn Hồ sơ xây dựng danh mục phân loại phẫu thuật thủ thuật Vĩnh viễn Hồ sơ xây dựng quy trình kỹ thuật bệnh viện Vĩnh viễn Hồ sơ đạo, điều hành cơng tác sử dụng thuốc an tồn, hợp Vĩnh viễn lý hiệu trình điều trị Hồ sơ xây dựng phác đồ điều trị khoa lâm sàng, cận lâm sàng 50 năm Hồ sơ theo dõi đầu tƣ ngƣời nƣớc vào công tác khám chữa bệnh 50 năm Hồ sơ đạo, hƣớng dẫn tổ chức thực kiểm tra việc sử dụng thuốc hợp lý, an toàn hiệu khám bệnh, chữa bệnh, công tác kê đơn sử dụng thuốc, cơng tác kiểm sốt phòng, chống kháng thuốc 30 năm Hồ sơ đạo, hƣớng dẫn tổ chức thực kiểm tra giám sát thực hành dƣợc lâm sàng; tƣ vấn, thông tin sử dụng thuốc cảnh giác dƣợc sở khám bệnh, chữa bệnh 30 năm Hồ sơ tiếp nhận mẫu bệnh phẩm 20 năm 10 Hồ sơ quản lý chất lƣợng bệnh viện 20 năm 11 Sổ sách, cấp phát vật tƣ, phiếu xuất, nhập thuốc 20 năm Hồ sơ bệnh án đối với: 12 - Ngƣời bệnh tử vong; 20 năm - Ngƣời bệnh tâm thần; 20 năm - Tai nạn lao động, tai nạn sinh hoạt; 15 năm - Nội trú, ngoại trú thông thƣờng 10 năm 13 Phiếu khảo sát hài lòng ngƣời bệnh, nhân viên y tế năm 14 Hồ sơ khám Giám định y khoa 70 năm Nhóm 02 Tài liệu Dƣợc 15 Hồ sơ xây dựng tiêu chí chất lƣợng thuốc danh mục Vĩnh viễn thuốc dự trữ quốc gia 16 Báo cáo đánh giá thực đề án chiến lƣợc, đề án quy hoạch phát triển ngành Dƣợc Vĩnh viễn 17 Hồ sơ hƣớng dẫn triển khai quy định thử thuốc lâm sàng Vĩnh viễn 18 Hồ sơ hƣớng dẫn triển khai quy định công tác kinh doanh dƣợc, hành nghề dƣợc Vĩnh viễn 19 Hồ sơ xây dựng danh mục thuốc thiết yếu, danh mục Vĩnh viễn thuốc không kê đơn, danh mục thuốc bảo hiểm y tế chi trả 20 Hồ sơ cung ứng, bảo quản, cấp phát sử dụng thuốc 70 năm 21 Hồ sơ cấp mới, cấp lại chứng hành nghề Dƣợc 50 năm 22 Hồ sơ sản xuất, pha chế thuốc sở khám bệnh, chữa bệnh 50 năm 23 24 Hồ sơ thử thuốc lâm sàng, thử tƣơng đƣơng sinh học thuốc Hồ sơ đạo, triển khai nhiệm vụ: - Bảo đảm cung ứng thuốc cho bệnh viện; - Quản lý giá thuốc chất lƣợng thuốc cung ứng cho bệnh viện, bao gồm nhà thuốc bệnh viện, pha chế thuốc theo đơn; - Hƣớng dẫn thực nguyên tắc, tiêu chuẩn thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP); - Thống kê tổng hợp số liệu liên quan đến cung ứng thuốc 50 năm 20 năm 20 năm 20 năm 20 năm 25 Hồ sơ đấu thầu thuốc bệnh viện dự án thuộc Bộ Y tế 20 năm 26 Hồ sơ cấp giấy phép nhập thuốc, vacxin, sinh phẩm y tế Nhóm 03 Tài liệu trang thiết bị y tế 27 Hồ sơ ban hành danh mục trang thiết bị thiết yếu cho bệnh viện 10 năm Vĩnh viễn 28 29 30 Hồ sơ theo dõi dự án chất thải y tế Hồ sơ cấp, đình chỉ, thu hồi giấy đăng ký lƣu hành sản phẩm trang thiết bị y tế sản xuất nƣớc, giấy phép nhập trang thiết bị y tế Hồ sơ thẩm định nội dung chuyên môn đăng ký trang thiết bị y tế theo quy định pháp luật Vĩnh viễn 20 năm 10 năm ... trữ Bệnh viện K (cơ sở Tân Triều) B PHẦN NỘI DUNG Chƣơng CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K CƠ SỞ TÂN TRIỀU 1.1 Cơ sở lý luận công tác lƣu trữ 1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ. .. 1: Cơ sở khoa học công tác lưu trữ Bệnh viện K (cơ sở Tân Triều) Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ Bệnh viện K (cơ sở Tân Triều) Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ. .. B PHẦN NỘI DUNG Chƣơng 1: CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K CƠ SỞ TÂN TRIỀU 1.1 Cơ sở lý luận công tác lƣu trữ 1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ