Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở tỉnh quảng bình

Tuy nhiên, một số cơ quan, tổ chức ở tỉnh cũng như UBND cấp huyện thuô ̣c tỉnh chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ; đội ngũ công ch

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-  -

HỒ ANH CHUYÊN

NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG

CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở TỈNH QUẢNG BÌNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ

Hà Nội - 2015

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-  -

HỒ ANH CHUYÊN

NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG

CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở TỈNH QUẢNG BÌNH

Chuyên ngành: Lưu trữ

Mã số : 60 32 24

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ

Cán bộ hướng dẫn khoa học: PGS Vương Đình Quyền

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học và sử dụng một số thông tin trong các văn bản của cơ quan Nhà nước, song có chú thích cụ thể Công trình nghiên cứu này chưa được tác giả nào công bố

Tác giả

Hồ Anh Chuyên

MỤC LỤC

Mục lục

Danh mục các ký hiệu, các chữ viết tắt

PHẦN MỞ ĐẦU 1

PHẦN NỘI DUNG CHÍNH 11

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ 11

1.1 Những vấn đề chung về quản lý nhà nước 11

1.1.1 Khái niệm về quản lý 11

1.1.2 Khái niệm, đặc điểm, chức năng và tổ chức bộ máy về quản lý nhà nước.14 1.2 Quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ 17

1.2.1 Khái niệm 17

1.2.2 Nguyên tắc, yêu cầu của quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ 18

1.2.3 Tiêu chí đánh giá hiệu quả quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ 24

1.2.4 Tổ chức bộ máy quản lý công tác lưu trữ ở cấp tỉnh 26

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở TỈNH QUẢNG BÌNH 32

2.1 Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật về lưu trữ 32

2.1.1 Tuyên truyền, phổ biến và triển khai các văn bản pháp luật về lưu trữ 32

2.1.2 Xây dựng, ban hành văn bản quản lý chỉ đạo công tác lưu trữ và hướng dẫn nghiệp vụ 34

2.2 Công tác xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ 37

2.2.1 Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch phát triển lưu trữ 37

2.2.2 Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch công tác lưu trữ 38

2.3 Công tác quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ 42

2.3.1 Quản lý công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 42

2.3.2 Quản lý công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 46

2.3.3 Quản lý công tác bảo quản tài liệu 48

2.3.4 Về quản lý công tác khai thác và sử dụng tài liệu 50

2.4 Thống kê nhà nước về lưu trữ 51

2.5 Công tác tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong hoạt động lưu trữ 54

2.5.1 Công tác tổ chức, chỉ đạo nghiên cứu khoa học về lưu trữ 54

2.5.2 Tổ chức, chỉ đạo ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ 55

2.6 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ và thi đua khen thưởng trong công tác lưu trữ 57

2.6.1 Tình hình cán bộ lưu trữ 57

2.6.2 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ 63

2.6.3 Thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ 69

2.7 Kiểm tra trong công tác lưu trữ 70

2.8 Phối hợp quản lý nhà nước về lưu trữ 73

CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở TỈNH QUẢNG BÌNH 76

3.1 Nhận xét và đánh giá về quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở tỉnh Quảng Bình 76

3.1.1 Ưu điểm 76

3.1.2 Hạn chế 77

3.1.3 Nguyên nhân 78

3.2 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở tỉnh Quảng Bình 83

3.2.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý và văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ 83

3.2.2 Kiện toàn tổ chức bộ máy của Chi cục Văn thư - Lưu trữ và ổn định

tổ chức lưu trữ cấp huyện 86

3.2.3 Nâng cao chất lượng, bổ sung số lượng đội ngũ cán bộ và trang bị kiến thức cần thiết về công tác lưu trữ cho lãnh đạo 89

3.2.4 Tăng cường vai trò của cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ từ trung ương đến địa phương 93

3.2.5 Đầu tư kinh phí cho lưu trữ địa phương 98

3.2.6 Định kỳ tổ chức tổng kết hoạt động văn thư, lưu trữ và thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ 100

3.2.7 Thực hiện các công trình nghiên cứu khoa học về lưu trữ 102

3.2.8 Đẩy mạnh xã hội hóa các hoạt động lưu trữ 102

KẾT LUẬN 105

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 107

PHẦN PHỤ LỤC 119

DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT

02 HĐND - UBND Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Mục đích, ý nghĩa của đề tài

Trong những năm qua , cùng với hoạt động công tác lưu trữ cả nước , công tác lưu trữ nói chung và quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ nói riêng ở tỉnh Quảng Bình đã có nhiều chuyển biến tích cực, từng bước đi vào nền nếp, ổn định, góp phần quan trọng trong việc xây dựng, nâng cao uy tín và chất lượng hoạt động của ngành lưu trữ, phục vụ có hiệu quả yêu cầu chỉ đạo, điều hành phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Tuy nhiên, một số cơ quan, tổ chức ở tỉnh cũng như UBND cấp huyện thuô ̣c tỉnh chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ; đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ thiếu về số lượng và chưa đáp ứng yêu cầu về chuyên môn, nghiệp vụ; cơ sở vật chất, trang thiết bị và kinh phí đầu tư cho công tác lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn; việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ còn hạn chế; công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện đầy đủ; tài liệu lưu trữ còn phân tán, tồn đọng ở dạng rời lẻ, tích đống, chưa được sắp xếp, chỉnh lý hoàn chỉnh; việc tra tìm, khai thác tài liệu lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu; chế độ thông tin, báo cáo về công tác lưu trữ chưa nghiêm túc, kịp thời… Nguyên nhân của thực trạng trên, suy cho cùng xuất phát từ công tác quản lý kém hiệu quả, từ việc xây dựng và ban hành văn bản quản lý đến tổ chức tuyên truyền, chỉ đạo thực hiện, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ và thiếu sự thống nhất trong quản lý tài liệu lưu trữ Cho đến nay, mặc

dù nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quan trọng về công tác lưu trữ, trong đó bao gồm quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở địa phương, tạo cơ sở pháp lý để địa phương tổ chức, chỉ đạo, quản lý hiệu quả công tác lưu trữ Nhưng trên thực tế, hoạt động quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ cấp tỉnh trong đó có tỉnh Quảng Bình vẫn còn nhiều bất cập Vì thế, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở tỉnh Quảng Bình nói riêng, cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong

cả nước nói chung là một việc làm cần thiết

Với mong muốn nghiên cứu, phân tích thực trạng và đề xuất các giải pháp nhằm giúp cơ quan chức năng, các cấp lãnh đạo địa phương nâng cao hiê ̣u quả quản

lý nh à nước trong công t ác lưu trữ ở tỉnh Quảng Bình , chúng tôi quyết định lựa

chọn vấn đề “Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở tỉnh

Quảng Bình” làm đề tài luâ ̣n văn thạc sĩ của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Khi thực hiê ̣n đề tài này, chúng tôi hướng đến ba mục tiêu cơ bản:

- Phân tích đươ ̣c đă ̣c điểm cơ bản của quản lý nhà nước và nô ̣i dung , ý nghĩa của quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở tỉnh Quảng Bình để khẳng định vai trò quan trọng của quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ của tỉnh;

- Phản ánh thực trạng quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ, đồng thời đưa

ra nhận xét, đánh giá về ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở tỉnh Quảng Bình để làm cơ sở xây dựng các giải pháp liên quan;

- Đề xuất một số giải pháp cơ bản để nâng cao hiê ̣u quả quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở tỉnh Quảng Bình

3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng nghiên cứu

- Những vấn đề lý luận về quản lý nhà nước và quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ (làm rõ nội dung của quản lý nhà nước và quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ);

- Thực tra ̣ng tổ chức, hoạt động quản lý nhà nước tr ong công tác lưu trữ ở tỉnh Quảng Bình;

- Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở tỉnh Quảng Bình

* Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu của đề tài được xác định như sau:

Với khuôn khổ của một luận văn cao học, do điều kiện và khả năng có hạn, nên tác giả chủ yếu nghiên cứu về quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở cấp tỉnh Còn quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở cấp huyện và cấp xã tuy có đề cập, nhưng chỉ ở mức độ nhất định Mặt khác cũng chỉ tiến hành nghiên cứu vấn đề

quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ các cơ quan, tổ chức thuộc nhà nước chứ không nghiên cứu về quản lý nhà nước đối với lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

Về thời gian nghiên cứu đề tài “Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong

công tác lưu trữ ở tỉnh Quảng Bình” bắt đầu từ năm 2008 - tính từ thời điểm Chính

phủ ban hành Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 quy định tổ chức các

cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Thông

tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện cho đến nay

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định là:

- Nghiên cứ u lý luâ ̣n v ề quản lý nhà nước và quản lý nhà n ước trong công tác lưu trữ Phân tích nguyên tắc, yêu cầu của quản lý nhà nước tron g công tác lưu trữ nói chung và công tác lưu trữ tỉnh Quảng Bình nói riêng;

- Nghiên cứ u thực trạng, ưu điểm và hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế

về quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở tỉnh t rong thời gian qua của tỉnh Quảng Bình;

- Nghiên cứ u đề xuất các giải p háp nhằm nâng cao hiệu của quản lý n hà nước trong công tác lưu trữ ở tỉnh Quảng Bình

5 Lịch sử nghiên cứu

Quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ không phải là hướng đề tài nghiên cứu mới Qua nghiên cứu các nguồn tài liệu, chúng tôi nhận thấy vấn đề này đã được nhiều người nghiên cứu với nhiều hình thức: giáo trình, đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, bài viết, báo cáo khoa học Cụ thể là:

Các giáo trình, sách chuyên khảo về lưu trữ, như: Lý luận và thư ̣c tiễn công

Quyền - Nguyễn Văn Thâm, xuất bản năm 1990; Lưu trữ Viê ̣t Nam - Những chặng

đường phát triển của các tác giả Nguyễn Văn Thâm và Nghiêm Kỳ Hồng, xuất bản

năm 2006; Lịch sử Lưu trữ Việt Nam của nhóm tác giả PGS Vương Đình Quyền ,

GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm , TS Nghiêm Kỳ Hồng , TS Đào Thi ̣ Diến , xuất bản năm 2010 Nội dung của các ấn phẩm khoa học này đều có đề cập đến lý luận và thực tiễn về quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ Cụ thể:

Trong cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”, nhóm tác giả đã phân tích

các vấn đề lý luận và thực tiễn về công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ, phông lưu trữ; các nghiệp vụ lưu trữ như xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu, tổ chức công cụ tra cứu khoa học và bảo quản tài liệu…đặc biệt các tác giả cũng đã dành trọn chương 9 và chương 10 để phân tích những nội dung của quản lý công tác lưu trữ gồm hệ thống tổ chức ngành lưu trữ Việt Nam, tổ chức chỉ đạo của các cơ quan lưu trữ, công tác thanh tra, lập kế hoạch và thống kê lưu trữ, chế độ thông tin báo cáo, tổ chức lao động khoa học và nghiên cứu khoa học trong cơ quan lưu trữ

Trong “Lưu trữ Việt Nam - Những chặng đường phát triển”, dưới góc độ sử

học, các tác giả đã trình bày một cách có hệ thống các giai đoạn phát triển của lưu trữ Việt Nam từ trước Cách mạng tháng 8 và dưới chế độ mới từ Cách mạng tháng

8 đến 2005; nêu bật những quan điểm, chủ trương cơ bản của Đảng và Nhà nước ta đối với công tác lưu trữ; làm rõ thành tựu cũng như những bài học kinh nghiệm của lưu trữ nước ta trong 60 năm dưới chính quyền cách mạng Đặc biệt, trong công trình nghiên cứu này, các tác giả đã dành một phần tương đối thỏa đáng để nêu lên những phương hướng, nhiệm vụ, giải pháp quan trọng nhằm phát triển lưu trữ nước

ta trong thời gian tới

“Lịch sử lưu trữ Việt Nam” là công trình đầu tiên giới thiệu một cách tương

đối, toàn diện và có hệ thống về toàn bộ tiến trình Lịch sử lưu trữ Việt Nam trong mấy trăm năm qua từ thời phong kiến đến thời thuộc Pháp, từ năm 1945 đến 2010, giới thiệu về tổ chức, quản lý và tình hình thực hiện công tác lưu trữ của các thời kỳ này, đặc biệt các tác giả cũng đã dành một phần để đúc kết bài học kinh nghiệm từ quá khứ và một số vấn đề phát triển lưu trữ Việt Nam trong giai đoạn tới

Đề tài khoa học cấp ngành do tác giả Vương Đình Quyền chủ nhiệm năm

1990: “Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức màng lưới các kho lưu trữ ở Việt

Nam” Đề tài đã khái quát được thực trạng các kho lưu trữ ở trung ương và địa

phương, các kho lưu trữ chuyên ngành nghiên cứu cơ sở lý luận về tổ chức mạng lưới kho lưu trữ ở Việt Nam để từ đó xác định các đặc trưng và yếu tố cần vận dụng

để tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương

Đề tài khoa học cấp ngành của TS Dương Văn Khảm chủ trì năm 2001: “Cơ

sở khoa học để tổ chứ c quản lý nhà nước về công tác lưu trữ” Nô ̣i dung của đề tài

là khảo sát thực trạng tổ chức quản lý nhà nước về lưu trữ ở Viê ̣t Nam và mô ̣t số nước trong khu vực Đông Nam Á và trên th ế giới từ năm 1945 đến 1999; nghiên cứu cơ sở khoa ho ̣c để xác đi ̣nh cơ chế quản lý thống nhất công tác lưu trữ ở Vi ệt Nam; đề xuất hệ thống cơ quan quản lý lưu trữ , mạng lưới các kho lưu trữ , đội ngũ cán bộ , công chứ c ngành lưu trữ ở Viê ̣t Nam ; đề xuất cơ chế quản lý thống nhất công tác lưu trữ và hê ̣ thống văn bản quy pha ̣m pháp luâ ̣t về lưu trữ Đề tài này cũng đã đưa ra những biê ̣n pháp làm cơ sở để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, nhưng pha ̣m vi nghiên cứu của đề tài này mang tính vĩ mô

Các bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành như bài viết “Lại bàn về Quản lý

nhà nước công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương” của tác giả Trần Việt Hà (Tạp

chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5/2006), “Một số ý kiến về Quản lý nhà nước

trong công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương” của tác giả Ngân Hà (Tạp chí Văn

thư Lưu trữ Việt Nam, số 2/2007) và bài viết “Thống nhất quản lý nhà nước công

tác văn thư, lưu trữ nhìn từ góc độ các quy định pháp lý và thực tiễn” của tác giả

Trần Quốc Thắng (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 9/2007), Các bài viết trên chủ yếu đề cập đến việc hoàn thiện cơ quan quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ ở địa phương chứ chưa đi sâu đề cập đến thực trạng công tác quản lý nhà nước về lưu

trữ ở địa phương Bên cạnh đó còn có bài viết “Quản lý nhà nước về công tác lưu

trữ tại các tỉnh , thành phố trực thuộc trung ương hiện nay” của tác giả Nguyễn

Mạnh Cường đăng trên tạp chí tổ chức nhà nước số 8/2010, bài viết đã nêu lên thực trạng cũng như đề xuất một số giải pháp về quản lý nhà nước ở địa phương nhưng cũng chỉ mang tính khái quát

Những vấn đề liên quan đến quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ cũng là chủ đề của các luâ ̣n văn tha ̣c sĩ chuyên ngành Lưu trữ ho ̣c và Tư liê ̣u ho ̣c như:

- “Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước” của Trần Thanh Tùng năm

2003 Luận văn nghiên cứu tổng quan về hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước trong giai đoạn này, đồng thời phân tích tính tất yếu phải hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước và các nguyên tắc, yêu cầu đặt ra cho việc hoàn thiện; trên cơ sở thực trạng của hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước, luận văn đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước;

- “Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ” của

Triệu Văn Cường năm 2004 Luận văn nghiên cứu lý luận, phương pháp luận xây dựng hệ thống văn bản quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ; sự cần thiết xây dựng hệ thống văn bản quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ; trên cơ sở nghiên cứu thực trạng

hệ thống văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ ở nước ta từ năm 1945 đến 2004, luận văn

đề xuất các biện pháp hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và các biện pháp thúc đẩy việc hoàn thiện;

- “Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố

Hà Nội” của Phạm Thị Diệu Linh năm 2009 Luận văn đã nghiên cứu về công tác

lưu trữ ở cấp huyê ̣n của thành phố Hà Nội, phân tích thực trạng cũng như đề xuất giải pháp về quản lý công tác lưu trữ nói chung trong đó có đề cập đến nội dung quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở cấp huyê ̣n thuộc thành phố Hà Nội;

- “Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh”

của Trần Văn Quang năm 2014 Ở luận văn này tác giả đã dành toàn bộ chương 2

và chương 3 để phân tích thực trạng và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả trong việc tổ chức và quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện

Có thể nói, những đề tài nói trên chưa có đề tài nào đi sâu nghiên cứu về quản

lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở một địa phương cụ thể Tuy nhiên những đề tài này đã có những nghiên cứu bước đầu về cơ sở khoa ho ̣c và thực tế để nâng cao hiê ̣u quả công tác lưu trữ nói chung và quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ nói riêng đối với các địa phương Vì vậy, trong khi thực hiện đề tài của mình, chúng tôi

có kế thừa và phát triển một số giải pháp đã được đề cập đến trong các nghiên cứu này của các tác giả như: giải pháp hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong luận văn của tác giả Triệu Văn Cường; giải pháp bổ sung số lượng, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ và tăng cường vai trò của các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ từ trung ương đến địa phương trong luận văn của tác giả Phạm Thị Diệu Linh

Bên cạnh đó , các giáo trình về công tác lưu trữ cũng chỉ đi sâu về lý luận mà chưa có sự vận dụng hay tiếp cận tình hình thực tế quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở một đi ̣a phương cụ thể…

Nhìn chung, đến nay chưa có một giáo trình hay tác phẩm chuyên đề nào đi sâu nghiên cứu về quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ của một cấp hành chính

cụ thể Cho nên, có thể nói đề tài: “Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong công

tác lưu trữ ở tỉnh Quảng Bình” là một đề tài nghiên cứu có mục tiêu rõ ràng, cụ thể

khác với các đề tài đã thực hiện trước đó Tuy vậy vẫn có thể kế thừa được những kiến thức lý luận và thực tiễn của các tác phẩm, đề tài nghiên cứu trước đó ở một mức độ nhất định

Xin lưu ý thêm: Đồng thời thực hiện với luận văn này còn có một luận văn với

chủ đề gần giống nhau, chỉ khác đối tượng nghiên cứu:“Đổi mới quản lý nhà nước

về công tác lưu trữ tại tỉnh Bắc Giang” của Hoàng Thị Duyên Chúng tôi và tác giả

của luận văn nói trên được phép cùng triển khai thực hiện nghiên cứu về quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở một tỉnh cụ thể bắt đầu là năm 2012 Đề tài của tác giả Hoàng Thị Duyên hoàn thành sớm hơn so với đề tài mà chúng tôi thực hiện

Về nội dung nghiên cứu, chúng tôi đều tập trung phân tích thực trạng quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở từng địa phương nhưng thực trạng này ở mỗi tỉnh không giống nhau nên cách nhìn nhận, nghiên cứu và đặt vấn đề cũng như đề xuất các giải pháp cũng khác nhau

6 Tài liệu tham khảo

Nguồn tư liệu tham khảo chính bao gồm:

- Các giáo trình , sách chuyên khảo về lịch sử tổ chức các cơ quan nhà nước, quản lý hành chính nhà nước, lịch sử ngành lưu trữ và công tác lưu trữ như: Lịch sử nhà nước và Pháp luật Việt Nam của PGS TS Vũ Thị Phụng, xuất bản năm 1997; Giáo trình quản lý hành chính Nhà nước của Học viện Hành chính Quốc gia ; Văn bản quản lý nhà nước và công tác công văn giấy tờ thời phong kiến Việt Nam của PGS Vương Đình Quyền, xuất bản năm 2002; Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của các tác giả Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm ; Lưu trữ Viê ̣t Nam - những chă ̣ng đường phát triển của tác giả GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm và TS Nghiêm Kỳ Hồng ; Lịch sử Lưu trữ Viê ̣t Nam của nhóm tác giả PGS Vương Đình Quyền - GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm , TS Nghiêm Kỳ Hồng, TS Đào Thi ̣ Diến, xuất bản năm 2010

- Những văn bản của Nhà nước quy định về công tác văn thư, lưu trữ;

- Những văn bản của UBND tỉnh Quảng Bình quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh; Sở Nội vụ; Trung tâm lưu trữ tỉnh; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh từ năm 1998 đến nay

- Các công trình nghiên cứu, luận văn tha ̣c sĩ chuyên ngành lưu trữ , các kỷ yếu

hô ̣i thảo khoa ho ̣c, các bài viết trên tâ ̣p san, tạp chí của ngành lưu trữ;

- Các tư liệu, số liệu, báo cáo, văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Quảng Bình thu thập được qua khảo sát thực tế Có thể nói đây là nguồn tài liệu tham khảo quan trọng nhất đối với luận văn này

- Các thông tin liên quan từ các Website

7 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp sau:

- Phương pháp luận về nhận thức khoa học Mác - Lênin Sử dụng phương pháp này để phân tích lý luận chung trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin gắn với các nguyên tắc, phương pháp của lưu trữ học

- Phương pháp phân tích , tổng hợp nhằm tìm ra những ưu điểm để phát huy , phát triển và đưa ra những hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế về quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ

- Phương pháp khảo sát thực tế được tiến hành bằng cách khảo sát trực tiếp tình hình quản lý công tác lưu trữ ta ̣i cơ quan thực hiê ̣n chức năng quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở tỉnh để nắm được tình hình quản lý và thực hiện ở địa phương; phương pháp phân tích chức năng được sử du ̣ng để phân tích năng lực quản lý của cơ quan , đơn vi ̣ trên cơ sở đối chiếu với viê ̣c thực hiê ̣n các nhiê ̣m vu ̣ đươ ̣c giao

- Phương pháp phỏng vấn, được thực hiện đối với hầu hết các đơn vị làm nhiệm vụ tham mưu quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở tỉnh Quảng Bình (đối tượng phỏng vấn gồm lãnh đạo Sở Nội vụ, lãnh đạo Chi cu ̣c Văn thư - Lưu trữ và công chức, viên chức cơ quan; lãnh đạo Phòng Nội vụ các huyện , thị xã, thành phố

và công chức, viên chức phụ trách quản lý công tác văn thư, lưu trữ huyện) Việc phỏng vấn sẽ tạo điều kiện nắm bắt , trao đổi cụ thể từng nô ̣i dung trong quá trình thực hiê ̣n quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ta ̣i các đơn vi ̣

- Các phương pháp logic, tổng hợp và thống kê được sử du ̣ng xuyên suốt trong quá trình thực hiện luận văn để tổng hợp , so sánh, đối chiếu nhằm tìm ra những số liê ̣u đúng thực tế cũng như phát hiê ̣n những vấn đề hoă ̣c nô ̣i dung cần được phân tích khoa học và giải quyết

8 Đóng góp của đề tài

Sản phẩm tạo ra là một công trình nghiên cứu khoa học nhằm ứng dụng hiệu quả vào thực tiễn Quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở tỉnh Quảng Bình Ngoài ra, công trình nghiên cứu này có thể làm tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên chuyên ngành văn thư - lưu trữ chưa có điều kiện tiếp cận với thực tế

9 Bố cục của luận văn

Luận văn của chúng tôi gồm 3 phần:

- Phần mở đầu: giới thiệu chung về đề tài và luận văn trong đó mô tả những cơ sở

để triển khai đề tài và khẳng định tính nghiêm túc của tác giả trong quá trình thực hiện

- Phần nội dung chính gồm 3 chương:

Chương 1: Những vấn đề chung về quản lý nhà nước và quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ

Nội dung của chương 1 giới thiệu khái quát về quản lý nhà nước và quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ, nguyên tắc, yêu cầu của công tác này nhằ m khẳng đi ̣nh vai trò quan tro ̣ng của quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ nói riêng và vai trò của công tác lưu trữ nói chung đối với hoạt động quản lý nhà nước ở tỉnh Quảng Bình

Chương 2: Thực tra ̣ng quản lý nhà nước trong công tác lư u trữ ở tỉnh Quảng Bình

Trong chương này chúng tôi sẽ đi sâu vào phân tích thực trạng quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở tỉnh Quảng Bình trong đó phân tích nội dung các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ và thực tiễn hoa ̣t động của công tác này ở tỉnh

Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiê ̣u quả quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở tỉnh Quảng Bình

Trên cơ sở chương 1 và chương 2, nội dung của chương 3 sẽ đưa ra những nhận xét về ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của vấn đề và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiê ̣u quả quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở tỉnh Quảng Bình

- Phần 3: Kết luận

Phần này là sự tổng kết của tác giả về quá trình thực hiện và kết quả triển khai

đề tài, vừa đề xuất một số nội dung có liên quan đến đề tài cần được nghiên cứu trong các công trình tiếp theo

Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả cũng nhận được sự đồng tình ủng

hộ và sự giúp đỡ của lãnh đạo Sở Nội vụ, lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ và Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố; thầy, cô Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng và những góp ý của các đồng nghiệp Đặc biệt là sự giúp đỡ, hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của PGS.NGƯT Vương Đình Quyền Qua đây cho phép tác giả gửi lời cảm ơn chân thành, sâu sắc đế sự giúp đỡ quý báu đó

Mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng do những hạn chế từ phía chủ quan và khách quan, nên trong quá trình thực hiện đề tài, luận văn chắc chắn không tránh khỏi những sơ suất, thiếu sót Tác giả luận văn rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các nhà nghiên cứu, độc giả để luận văn được hoàn thiện hơn

PHẦN NỘI DUNG CHÍNH CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1.1 Những vấn đề chung về quản lý nhà nước

1.1.1 Khái niệm về qua ̉ n lý

Theo tiếng Anh, thuật ngữ “Management” [109] vừa có nghĩa quản lý, vừa có nghĩa quản trị, nhưng hiện nay được dùng chủ yếu với nghĩa là quản trị Ngoài ra tiếng Anh còn dùng một thuật ngữ khác nữa là “Administration” [109] với nghĩa là quản lý (hành chính, chính quyền), vừa có nghĩa quản trị (kinh doanh)

Trong thực tế, thuật ngữ “quản lý” và “quản trị” được dùng trong những hoàn cảnh khác nhau, nhưng về cơ bản hai từ này đều có bản chất giống nhau Khi dùng theo thói quen, chúng ta coi thuật ngữ “quản lý” gắn liền với quản lý nhà nước, quản lý xã hội tức là quản lý ở tầm vĩ mô, còn thuật ngữ “quản trị” được dùng ở phạm vi nhỏ hơn đối với một tổ chức, một doanh nghiệp

Xét trên phương diện nghĩa của từ, quản lý thường được hiểu là chủ trì hay phụ trách một công việc nào đó Xuất phát từ những góc độ nghiên cứu khác nhau,

có những giải thích về thuật ngữ quản lý như sau:

- "Quản lý là thuật ngữ chỉ hoạt động có ý thức của con người nhằm sắp xếp tổ chức, chỉ huy, điều hành, hướng dẫn, kiểm tra các quá trình xã hội và hoạt động của con người để hướng chúng phát triển phù hợp với quy luật xã hội, đạt được mục tiêu xác định theo ý chí của nhà quản lý với chi phí thấp nhất" - Định nghĩa của Viện Nghiên cứu Hành chính trong cuốn “Thuật ngữ hành chính” [108, tr 136]

- "Quản lý là sự tác động có ý thức để chỉ huy, điều hành, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để hướng tới mục đích, đúng ý chí

và phù hợp với quy luật khách quan" - Định nghĩa của Học viện Hành chính Quốc gia trong “Giáo trình Quản lý Hành chính Nhà nước” [32, tr 61]

Còn trong cuốn từ điển “1200 Thuật ngữ pháp lý Việt Nam” thì “quản lý” được giải thích: "Quản lý là điều khiển, chỉ đạo một hệ thống hay một quá trình, căn

vận động theo ý muốn của người quản lý nhằm đạt được những mục đích đã định

trước" [24, tr 258]

Có thể thấy, các định nghĩa trên đều thống nhất quan điểm cho rằng quản lý xuất hiện do nhu cầu của con người, gắn liền với quá trình phân công và phối hợp trong lao động của con người Quản lý được xem là quá trình tổ chức và điều khiển các hoạt động theo những yêu cầu nhất định, đó là sự kết hợp giữa tri thức và lao động trên phương diện điều hành Dưới góc độ chính trị: quản lý được hiểu là hành chính, là cai trị; nhưng dưới góc độ xã hội: quản lý là điều hành, điều khiển, chỉ huy Dù dưới góc độ nào đi chăng nữa, quản lý vẫn phải dựa trên những cơ sở, nguyên tắc đã được định sẵn và nhằm đạt được hiệu quả của việc quản lý, tức là mục đích của quản lý Dưới đây là giải thích khái quát trong “Giáo trình Luật Hành chính Việt Nam” của Đại học Luật Hà Nội:

"- Quản lý là sự tác động có mục đích của các chủ thể quản lý đối với các đối tượng quản lý

- Quản lý xuất hiện ở bất kỳ nơi nào, lúc nào nếu ở nơi đó và lúc đó có hoạt động chung của con người

- Mục đích và nhiệm vụ của quản lý là điều khiển, chỉ đạo hoạt động chung của con người, phối hợp các hoạt động riêng lẻ của từng cá nhân tạo thành một hoạt động chung thống nhất của cả tập thể và hướng hoạt động chung đó theo những phương hướng thống nhất nhằm đạt được mục tiêu đã định trước

- Quản lý được thực hiện bằng tổ chức và quyền uy

Có tổ chức thì mới phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ của những người tham gia hoạt động chung Có quyền uy thì mới bảo đảm

sự phục tùng của cá nhân đối với tổ chức Quyền uy là phương tiện quan trọng để chủ thể quản lý điều khiển, chỉ đạo cũng như bắt buộc các đối tượng quản lý thực

hiện các yêu cầu, mệnh lệnh của mình.'' [23, tr 11]

1.1.2 Khái niệm, đặc điểm, chức năng và tổ chức bộ máy về quản lý nhà nước

 Khái niệm quản lý nhà nước

Có nhiều định nghĩa về quản lý nhà nước, trong Cuốn “Giáo trình Quản lý hành chính nhà nước” của Học viện Hành chính Quốc gia định nghĩa: “Quản lý nhà nước

là sự tác động có tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực nhà nước đối với các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để duy trì và phát triển các mối quan

hệ xã hội và trật tự pháp luật nhằm thực hiện những chức năng và nhiệm vụ của nhà

nước trong công cuộc xây dựng CNXH và bảo vệ tổ quốc XHCN” [32, tr 407]

Còn “Giáo trình Luật Hành chính Việt nam” của Đại học Luật Hà Nội, các tác

giả đã đưa ra định nghĩa về quản lý nhà nước như sau: "Quản lý nhà nước là sự tác

động của các chủ thể mang quyền lực nhà nước, chủ yếu bằng pháp luật, tới các đối tượng quản lý nhằm thực hiện các chức năng đối nội và đối ngoại của nhà nước" [23, tr 11 - 12]

Theo chúng tôi, trong hai định nghĩa về quản lý nhà nước nói trên, thì định nghĩa của Học viện Hành chính Quốc gia đầy đủ và cụ thể hơn

Như vậy, quản lý nhà nước là một dạng quản lý xã hội đặc biệt, xuất hiện và tồn tại cùng với sự xuất hiện và tồn tại của nhà nước Quản lý nhà nước là hoạt động mang tính chất quyền lực nhà nước, được sử dụng quyền lực nhà nước để điều chỉnh các quan hệ xã hội Quản lý nhà nước được xem là một hoạt động thuộc chức năng của nhà nước trong quản lý xã hội và có thể xem là hoạt động chức năng đặc biệt Trong thực tế quản lý nhà nước được hiểu theo hai nghĩa

Theo nghĩa rộng, "quản lý nhà nước là hoạt động của toàn bộ bộ máy nhà nước

từ cơ quan quyền lực nhà nước: Quốc hội và Hội đồng nhân dân các cấp; các cơ quan hành chính nhà nước: Chính phủ, các bộ, Ủy ban hành chính các cấp; cơ quan

kiểm sát" [48] Theo nghĩa này, quản lý nhà nước bao gồm toàn bộ hoạt động của

bộ máy nhà nước, tức là toàn bộ các hoạt động từ ban hành các văn bản luật, các văn bản mang tính luật đến việc chỉ đạo trực tiếp hoạt động của đối tượng bị quản lý

và vấn đề tư pháp đối với đối tượng quản lý cần thiết của Nhà nước Nói cách khác, quản lý nhà nước bao gồm từ hoạt động lập pháp, hoạt động hành pháp, đến hoạt động tư pháp

Theo nghĩa hẹp, "quản lý nhà nước là hoạt động của riêng hệ thống cơ quan hành chính nhà nước (quản lý hành chính nhà nước): Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các cấp, các sở, phòng, ban chuyên môn của UBND" [48] Theo nghĩa này, quản lý nhà nước chỉ bao gồm hoạt động hành pháp, đây là một hình thức hoạt động của Nhà nước được thực hiện trước hết

và chủ yếu bởi các cơ quan hành chính nhà nước, có nội dung là bảo đảm sự chấp hành luật, pháp lệnh, nghị quyết của các cơ quan quyền lực nhà nước, nhằm tổ chức

và chỉ đạo một cách trực tiếp và thường xuyên công cuộc xây dựng kinh tế, văn hóa

- xã hội và hành chính - chính trị

Căn cứ vào các khái niệm trên và qua phân tích, có thể khái quát rằng: Quản lý nhà nước chính là hoạt động thực thi quyền lực nhà nước của các cơ quan trong bộ máy nhà nước bằng cách sử dụng pháp luật và chính sách mang tính cưỡng chế để điều chỉnh hành vi của tất cả mọi cá nhân và tổ chức trong xã hội, trên tất cả các mặt của đời sống xã hội nhằm mục tiêu phục vụ lợi ích chung của nhân dân, duy trì

sự ổn định và phát triển của xã hội theo một định hướng thống nhất của nhà nước

quan hệ “quyền uy” và “sự phục tùng”

Quản lý nhà nước mang tính tổ chức và điều chỉnh Tổ chức ở đây được hiểu như một khoa học về việc thiết lập những mối quan hệ giữa con người với con người nhằm thực hiện quá trình quản lý xã hội Tính điều chỉnh được hiểu là nhà nước dựa vào các công cụ pháp luật để buộc đối tượng bị quản lý phải thực hiện theo quy luật xã hội khách quan nhằm đạt được sự cân bằng trong xã hội

Quản lý nhà nước mang tính khoa học, tính kế hoạch Đặc trưng này đỏi hỏi nhà nước phải tổ chức các hoạt động quản lý của mình lên đối tượng quản lý phải

có một chương trình nhất quán, cụ thể và theo những kế hoạch được vạch ra từ trước trên cơ sở nghiên cứu một cách khoa học

Quản lý nhà nước là những tác động mang tính liên tục và ổn định lên các quá trình xã hội và hệ thống các hành vi xã hội Cùng với sự vận động biến đổi của đối tượng quản lý, hoạt động quản lý nhà nước phải diễn ra thường xuyên, liên tục, không bị gián đoạn Các quyết định của nhà nước phải có tính ổn định, không được thay đổi quá nhanh Việc ổn định các quyết định của nhà nước giúp cho các chủ thể quản lý có điều kiện kiện toàn hoạt động của mình và hệ thống hành vi xã hội được ổn định

 Chức năng của quản lý nhà nước

Quản lý nhà nước bao gồm 3 chức năng:

Chức năng lập pháp: là việc ban hành và sửa đổi Hiến pháp và luật, tức là xây

dựng các quy tắc pháp lý cơ bản để điều chỉnh tất cả các mối quan hệ xã hội theo định hướng thống nhất của nhà nước Chức năng lập pháp do các cơ quan lập pháp thực hiện

Chức năng hành pháp: chức năng này hay còn gọi là thực thi pháp luật, tức là

chấp hành luật và tổ chức quản lý, điều hành các mặt của đời sống xã hội theo pháp luật Chức năng này do cơ quan hành pháp thực hiện, bao gồm cơ quan hành pháp trung ương và hệ thống cơ quan hành pháp ở địa phương

Chức năng tư pháp: thực hiện bảo vệ pháp luật, chức năng này do cơ quan tư

pháp thực hiện

 Hệ thống cơ quan quản lý nhà nước

Hệ thống cơ quan quản lý Nhà nước bao gồm Chính phủ, các Bộ và cơ quan ngang Bộ, các cơ quan trực thuộc Chính phủ, các chính quyền địa phương Chính phủ là cơ quan chấp hành của Quốc hội, cơ quan hành chính Nhà nước cao nhất của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

- Quản lý nhà nước ở trung ương (nghĩa hẹp) gồm có Chính phủ, các bộ và cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ

- Quản lý nhà nước ở các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương bao gồm Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố và các cơ quan chuyên môn giúp việc cho Ủy ban nhân dân (sở, ban, ngành)

“Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên; UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn; UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở.” [41, Điều 2]

Nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được quy định cụ thể tại Điều 82 đến Điều 96 của Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003 gồm các lĩnh vực: kinh tế; nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp; thuỷ lợi và đất đai; công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; giao thông vận tải; xây dựng, quản lý và phát triển đô thị; thương mại, dịch vụ và du lịch; giáo dục và đào tạo; văn hoá, thông tin, thể dục thể thao; y tế và xã hội; khoa học, công nghệ; tài nguyên và môi trường; quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội; chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo; thi hành pháp luật; xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính [41, Điều 82-96]

- Các sở, ban, ngành là các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có chức năng tham mưu giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo

sự uỷ quyền của UBND tỉnh và theo quy định của pháp luật; góp phần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác từ trung ương đến cơ sở [41, Điều 126]

- Quản lý nhà nước ở các quận, huyện gồm Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị

xã và các cơ quan chuyên môn giúp việc cho Ủy ban nhân dân (các phòng chuyên môn) UBND cấp huyện chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về các lĩnh vực được

quy định cụ thể tại Điều 97 đến Điều 110 của Luật Tổ chức HĐND và UBND năm

2003

- Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn (sau đây gọi tắt là cấp xã) chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về các lĩnh vực theo quy định tại mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân số 11/2003/QH11 của Quốc hội Cấp xã, phường, thị trấn không có cơ quan chuyên môn, song có chức danh chuyên môn sau đây tham mưu UBND cấp xã Quản lý nhà nước về các lĩnh vực trên địa bàn xã: Trưởng Công an, Chỉ huy trưởng Quân sự, Văn phòng - Thống kê, Địa chính - Xây dựng, Tài chính - Kế toán, Tư pháp - Hộ tịch, Văn hóa - Xã hội

1.2 Quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ

Căn cứ nội dung phân tích về khái niệm quản lý nhà nước đã đề cập ở mục 1.1.2 và nghĩa của quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ đã nêu trên, chúng tôi đưa ra nhận thức của mình về khái niệm Quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ như sau: Quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ chính là hoạt động thực thi quyền lực nhà nước của các cơ quan có thẩm quyền trong bộ máy nhà nước bằng cách sử dụng pháp luật và chính sách lưu trữ để theo dõi, điều hành, kiểm tra các hoạt động lưu trữ của Nhà nước nhằm đưa công tác lưu trữ phát triển

Nội dung quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ được quy định tại Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, bao gồm:

“- Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy định, kế hoạch phát triển lưu trữ;

- Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ;

- Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia;

- Thống kê Nhà nước về lưu trữ;

- Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ về lưu trữ;

- Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ trong hoạt động lưu trữ;

- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức văn thư, lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ;

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật

về lưu trữ;

- Hợp tác quốc tế về lưu trữ.” [43, Điều 25]

Quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ không nằm ngoài hệ thống quản lý hành chính nhà nước nói chung, quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ là điều kiện đảm bảo cho công tác lưu trữ phát triển Để quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ có chất lượng, hiệu quả cần đảm bảo nguyên tắc, yêu cầu của quản lý nhà nước đối với công tác này

1.2.2 Nguyên tắc, yêu cầu của quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ

1) Nguyên tắc

Nguyên tắc được hiểu là “những quy định, phép tắc, tiêu chuẩn làm cơ sở, chỗ

dựa để xem xét, làm việc” [110, tr 1217] Theo định nghĩa này, nguyên tắc quản lý

nhà nước trong công tác lưu trữ được hiểu là những luận điểm cơ bản chỉ đạo việc lựa chọn nội dung, phương pháp, cách thức quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra

Cũng giống như xác định bất kỳ một hệ thống nguyên tắc nào, nguyên tắc quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ phải được hình thành trên cơ sở các quy luật khách quan, các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đối với công tác lưu trữ nói chung và quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ nói riêng

- Nguyên tắc thứ nhất, nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất trong công tác

lưu trữ

Theo quan điểm của nhiều quốc gia trong đó có Việt Nam, tài liệu lưu trữ được xem là tài sản chung của toàn dân, vì vậy cần được nhà nước quản lý tập trung

thống nhất, đây cũng chính là nguyên tắc cơ bản và quan trọng nhất đối với quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ Nguyên tắc này được thể hiện cụ thể như sau:

+ Quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ

Quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ thể hiện ở chỗ, tài liệu phông lưu trữ nhà nước do cơ quan của nhà nước thống nhất quản lý Tài liệu phông lưu trữ nhà nước được đăng ký, thống kê và bảo quản trong mạng lưới các trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương Quản lý tập trung thống nhất tài liệu phông lưu trữ nhà nước không có nghĩa là tập trung bảo quản ở một nơi Tài liệu Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (thuộc Bộ Nội vụ) quản lý và được tập trung bảo quản bởi hệ thống trung tâm lưu trữ, phòng lưu trữ như: ở trung ương có các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; cấp bộ, ngành có phòng Văn thư - Lưu trữ; ở địa phương có Lưu trữ lịch sử tỉnh và các Lưu trữ hiện hành Toàn bộ tài liệu lưu trữ của các cơ quan thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam cho dù được bảo quản ở lưu trữ lịch sử hay lưu trữ hiện hành đều chịu sự quản

lý thống nhất của Nhà nước

+ Quản lý thống nhất về tổ chức và nghiệp vụ lưu trữ

Thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất có nghĩa là việc quản lý được thể hiện trên cách thức tổ chức, bao gồm một hệ thống các cơ quan lưu trữ từ trung ương đến địa phương: các cơ quan quản lý ngành lưu trữ, mạng lưới các kho

và các trung tâm lưu trữ, đảm bảo sự phân cấp thẩm quyền giữa các cơ quan quản lý nhằm quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ

Hệ thống các cơ quan quản lý ngành lưu trữ ở Việt Nam bao gồm: Đứng đầu là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước giúp Bộ Nội vụ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định của pháp luật Cơ quan, bộ phận phụ trách công tác lưu trữ ở các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ được tổ chức thống nhất theo các văn bản hướng dẫn của Nhà nước Theo quy định tại Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan

ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp, Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ có chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho

Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc Theo Thông

tư này, hiện nay ở tất cả các Bộ, ngành đều có Phòng Văn thư - Lưu trữ Tại địa phương, ở cấp tỉnh có Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ, ở cấp huyện có Phòng Nội vụ trực thuộc UBND huyện Sau khi ban hành Luật Lưu trữ năm 2011 và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông

tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Theo tinh thần của Thông tư này, ở cấp tỉnh thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ để làm nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ của tỉnh và các hoạt động sự nghiệp lưu trữ Sau khi Thông tư số 15/2014/TT-BNV có hiệu lực, đã có một số tỉnh thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch

sử tỉnh như Đồng Tháp, Đà Nẵng, Khánh Hòa, Phú Yên

Như vậy, hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ cũng như hệ thống các phòng kho, trung tâm để bảo quản tài liệu lưu trữ đã

được tổ chức thống nhất trong cả nước

Quản lý tập trung thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ cũng có nghĩa là Nhà nước phải ban hành hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản khác hướng dẫn, chỉ đạo công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, đơn vị địa phương trên phạm

vi cả nước Chính vì vậy, các nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu; tổ chức công

cụ tra cứu khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia và lưu trữ các cơ quan

từ trung ương đến địa phương đều thực hiện theo hướng dẫn, chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và các cơ quan chuyên môn trên cơ sở quy định của các văn bản nói trên

Quán triệt nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, đòi hỏi công tác quản lý nhà nước về lưu trữ phải hoàn thiện trên nhiều mặt, từ việc xây dựng hệ thống văn bản pháp luật đến xây dựng tổ chức của ngành; từ việc tập trung tài liệu lưu trữ đến thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ nhằm đảm bảo tính thống nhất trong hoạt động quản lý của ngành với mục đích thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được giao, phát huy đồng bộ và kết hợp chặt chẽ sức mạnh của các cơ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương

- Nguyên tắc thứ hai, quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ phải được đảm bảo bằng pháp luật

Nếu như quản lý tập trung thống nhất được coi là nguyên tắc đặc thù, cơ bản trong quản lý công tác lưu trữ thì bên cạnh đó một nguyên tắc khác được coi là tất yếu, đương nhiên đối với công tác quản lý nhà nước ở mọi lĩnh vực trong đó có công tác lưu trữ, đó chính là hoạt động quản lý nhà nước của các lĩnh vực nói trên đều phải thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật Pháp luật tuy không phải

là phương tiện duy nhất, nhưng là công cụ rất quan trọng để đảm bảo cho hoạt động quản lý nhà nước đạt hiệu quả cao

Thực hiện nguyên tắc này đòi hỏi hoạt động quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ phải được thực hiện trong khuôn khổ của pháp luật với hệ thống luật pháp hoàn chỉnh, theo những quy định về địa vị pháp lý, quy mô và thẩm quyền của nó Nghĩa là cơ quan thực hiện chức năng quản lý không được thực hiện hoạt động quản lý vượt quá thẩm quyền được giao, đồng thời cũng không được buông lỏng lĩnh vực thuộc thẩm quyền Mặt khác, khi cơ quan phạm phải sai lầm hoặc vi phạm pháp luật thì phải chịu trách nhiệm trước những sai lầm đó, nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường hoặc bị xử lý về hành chính hoặc bị truy tố trước pháp luật

Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ trên cơ sở nguyên tắc trên nhằm đảm bảo tính pháp lý và cơ chế hoạt động phối hợp của các cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ từ trung ương đến địa phương thông qua một công cụ pháp lý quan trọng đó là luật pháp

cụ thể để đảm bảo sự phân công phân cấp trong quản lý một cách hiệu quả từ trung ương đến địa phương

- Phải có một đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn, được đào tạo bài bản và

có phẩm chất chính trị tốt Ví dụ: Các cán bộ làm nhiệm vụ tham mưu chỉ đạo,

hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh phải là người nắm vững các kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ mới có thể tham mưu ban hành văn bản quản lý hiệu quả và hướng dẫn thực hiện tốt nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức trên địa bàn

Nếu như không có cán bộ có năng lực để định hướng, chỉ đạo công tác quản lý; không có cán bộ chuyên môn tham mưu xây dựng văn bản chỉ đạo, hướng dẫn

và triển khai văn bản; không có cán bộ có trình độ chuyên môn tham mưu quản lý nghiệp vụ, thanh tra, kiểm tra và cán bộ làm công tác này không có phẩm chất chính trị tốt, đạo đức nghề nghiệp thì không thể đạt được mục đích đưa công tác quản lý phát triển Vì vậy muốn quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ đạt được hiệu quả cao, nhất thiết cần phải quan tâm đến công tác tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ đáp ứng được yêu cầu

1.2.3 Tiêu chí đánh giá hiệu quả quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ

Hiệu quả quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ được nói đến như một công

cụ đảm bảo chất lượng phát triển của ngành lưu trữ Không thể phủ nhận rằng nâng

cao hiệu quả quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ nói riêng và công tác lưu trữ

nói chung sẽ góp phần quan trọng trong việc ổn định chính trị, phát triển kinh tế - xã

hội của đất nước

Trên cơ sở các nội dung của quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ, chúng tôi

nghiên cứu và đưa ra 6 tiêu chí cơ bản để đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý của

công tác này như sau:

1) Tiêu chí hiệu quả hoạt động của tổ chức bộ máy và cán bộ lưu trữ

Hiệu quả hoạt động của cơ quan quản lý nhà nước là kết quả cuối cùng của

mục đích quản lý xã hội Nếu hệ thống cơ quan quản lý không ổn định thì tất yếu sẽ

hoạt động không hiệu quả, tạo nên sự trì trệ, ách tắc trong quản lý Bên cạnh đó,

tính hiệu quả hay không trong mọi hoạt động của một cơ quan, tổ chức đều bị chi

phối bởi yếu tố con người Xét cho cùng, bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải

ổn định bộ máy và nhân sự để đảm bảo hiệu quả hoạt động quản lý

Vì vậy, quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ muốn hoạt động hiệu quả, cần

phải ổn định tổ chức bộ máy, đồng thời đội ngũ cán bộ tham mưu quản lý nhà nước

và cán bộ làm văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức cần đáp ứng yêu cầu về trình

độ chuyên môn, nghiệp vụ cũng như đảm bảo số lượng

2) Tiêu chí hiệu quả công tác ban hành văn bản quản lý lưu trữ

Có thể nói đây là tiêu chí cơ bản để đánh giá hiệu quả quản lý nhà nước nói

chung và quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ nói riêng, bởi trong hoạt động

quản lý nhà nước, văn bản có vai trò đặc biệt quan trọng, là phương tiện cung cấp

thông tin để ra quyết định, chuyển tải nội dung quản lý; là căn cứ cho công tác kiểm

tra hoạt động của bộ máy quản lý, đồng thời là công cụ xây dựng hệ thống pháp

luật Tổ chức và hoạt động công tác lưu trữ sẽ được thực hiện một cách khoa học và

có hiệu quả nếu như hệ thống văn bản quản lý và hướng dẫn về công tác lưu trữ

được hoàn thiện, có nghĩa là hệ thống văn bản này được xây dựng, ban hành đảm

bảo tính hợp pháp, hợp lý, đầy đủ, đồng bộ và áp dụng có hiệu quả

3) Tiêu chí hiệu quả công tác thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ; thi đua khen thưởng, xử lý vi phạm pháp luật trong công tác lưu trữ

Sở dĩ, công tác thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ; thi đua khen thưởng,

xử lý vi phạm pháp luật trong công tác lưu trữ được xem là một trong những tiêu chí đánh giá hiệu quả quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ bởi hướng dẫn nghiệp

vụ, kiểm tra, thanh tra là ba nội dung quan trọng của hoạt động quản lý và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Thông qua công tác hướng dẫn nghiệp vụ giúp cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ triển khai và thực hiện tốt các quy định pháp luật và quá trình giải quyết công việc Cùng với hoạt động hướng dẫn nghiệp

vụ, hoạt động thanh tra, kiểm tra sẽ giúp cho cơ quan có thẩm quyền đánh giá được tình hình thực hiện các quy định về công tác lưu trữ, đánh giá được những tác động của văn bản khi triển khai, áp dụng trong thực tế, qua đó góp phần giúp cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả hoạt động của công tác này Trong khi đó, thi đua, khen thưởng và xử lý vi phạm pháp luật trong công tác lưu trữ cũng là nội dung quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong công tác này Làm tốt công tác thi đua sẽ là động lực thúc đẩy mọi

cá nhân và tập thể tích cực hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, nhiệt tình tham gia các hoạt động có liên quan Bên cạnh đó, xử lý nghiêm, triệt để các vi phạm pháp luật trong công tác lưu trữ đúng mục đích, đúng nội dung, là biện pháp đảm bảo quản lý nhà nước về lưu trữ đạt hiệu quả cao, là công cụ để bảo vệ và tăng cường hiệu lực quản lý nhà nước

4) Tiêu chí hiệu quả hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

Thực tiễn công tác lưu trữ chỉ ra rằng muốn quản lý hiệu quả công tác lưu trữ

về mặt nhà nước thì cần phải thực hiện nghiệp vụ lưu trữ một cách có chất lượng, tiêu chí này mang tính quyết định đối với hiệu quả quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ, bởi hiệu quả của các hoạt động nghiệp vụ như thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử và lưu trữ cơ quan; chỉnh lý tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ

và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu là kết quả phản ánh rõ nét nhất tính hiệu quả hay không hiệu quả của các nội dung quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ từ công tác tổ chức bộ máy và cán bộ lưu trữ đến công tác ban hành văn bản quản lý lưu trữ, quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ đến công tác thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ; thi đua khen thưởng, xử lý vi phạm pháp luật trong công tác lưu trữ…

5) Tiêu chí hiệu quả ứng dụng khoa học, công nghệ trong lưu trữ

Khoa học - công nghệ là một lĩnh vực vô cùng quan trọng và cần thiết cho sự phát triển của đất nước, là sự thể hiện, đồng hành gắn bó giữa lý luận, lý thuyết và thực tiễn, thực hành, giữa nghiên cứu và ứng dụng thực tế Đó là một lĩnh vực mà

có mối liên hệ mật thiết và bổ trợ cho sự phát triển của các lĩnh vực khác trong đó

có lưu trữ Các sản phẩm của khoa học công nghệ được ứng dụng hiệu quả sẽ góp phần nâng cao công tác quản lý Chính vì vậy, đây được xem là một trong những tiêu chí đánh giá hiệu quả quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ Hiệu quả ứng dụng khoa học, công nghệ trong lưu trữ được thể hiện cụ thể bởi các nội dung như: công trình nghiên cứu khoa học được triển khai thực hiện và áp dụng vào thực tiễn hiệu quả cao; ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động lưu trữ bởi các phần mềm quản lý khoa học nhằm thay thế các phương pháp thủ công, truyền thống nâng cao chất lượng công tác

6) Tiêu chí hiệu quả thực hiện các chế độ thông tin, báo cáo thống kê, định

kỳ trong công tác lưu trữ

Trong mọi chế độ nhà nước, để kiểm tra theo dõi tình hình thực hiện các nhiệm vụ của mình, cũng như để đáp ứng các yêu cầu chuẩn bị cho thời gian tới, mọi Nhà nước bao giờ cũng cần đến công tác thống kê Chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ trong công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng bởi hệ thống các chỉ tiêu thống kê được xác lập trong công tác lưu trữ sẽ là một trong những căn

cứ rất cơ bản để đáp ứng các yêu cầu của công tác quy hoạch, kế hoạch, điều hành

và quản lý cho cả hệ thống ngành lưu trữ Vì vậy, việc thực hiện nghiêm túc và không ngừng nâng cao chất lượng chế độ thông tin, báo cáo thống kê, định kỳ cũng

là một tiêu chí để đánh giá hiệu quả quản lý nhà nước nói chung và quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ nói riêng

1.2.4 Tổ chức bộ máy quản lý công tác lưu trữ ở cấp tỉnh

1) Quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở cấp tỉnh qua các giai đoạn

Dưới thời phong kiến và thời Pháp thuộc, nước ta chưa xác lập tổ chức lưu trữ

ở cấp tỉnh, huyện mà chủ yếu quy định về chế độ lưu trữ đối với những loại văn bản, sổ sách quan trọng của địa phương Cho đến năm 1963, Nghị định số 142-CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ mới bắt đầu xác định chức năng, nhiệm vụ cho lưu trữ tỉnh, tuy nhiên chỉ dừng lại ở nhiệm vụ bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của địa phương chứ chưa đề cập đến quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ Chẳng hạn, trong thời gian này, công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ của tỉnh Quảng Bình được giao cho bộ phận văn thư, lưu trữ thuộc phòng Hành chính - Quản trị giúp Văn phòng Ủy ban hành chính tỉnh thực hiện nhiệm vụ bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của địa phương

Ngày 24/01/1998, Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCB hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp (gọi tắt là Thông tư số 40/1998/TT-TCCB), Thông tư số 40/1998/TT-TCCB quy định tổ chức lưu trữ ở địa phương khá rõ ràng từ cấp tỉnh đến xã, phường, thị trấn Thực hiện Thông tư nói trên, ở các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong đó có tỉnh Quảng Bình đã thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng Uỷ ban Nhân dân tỉnh và quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức và biên chế của trung tâm Trung tâm Lưu trữ có chức năng giúp Chánh Văn phòng và giúp Uỷ ban Nhân dân tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi tỉnh

Năm 2005, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng

02 năm 2005 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của bộ phận phụ trách văn thư lưu trữ tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp (gọi tắt là Thông tư số 21/2005/TT-BNV) Theo Thông tư

này, Tổ chức lưu trữ tại UBND các cấp lại có sự thay đổi đó là thành lập Phòng Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Trung tâm Lưu trữ tỉnh có chức năng của lưu trữ lịch sử; là đơn vị sự nghiệp có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản theo quy định của Pháp luật Tuy nhiên, sau đó không lâu, Nghị định số 136/2005/NĐ-CP ngày 08/11/2005 của Chính phủ về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi tắt là Nghị định số 136/2005/NĐ-CP) không quy định Phòng Văn thư - Lưu trữ trong cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh

Do việc quy định chồng chéo, không thống nhất của một số văn bản quy phạm pháp luật nên công tác quản lý văn thư, lưu trữ nói chung và quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ nói riêng ở tỉnh trong thời gian này gặp phải những khó khăn, vướng mắc, vì Trung tâm Lưu trữ được quy định là đơn vị sự nghiệp (theo Thông tư

số 21/2005/TT-BNV) lại thực hiện cả nhiệm vụ quản lý nhà nước, trong khi đó Bộ Nội vụ không ban hành thêm một văn bản nào để hướng dẫn giải quyết vướng mắc nói trên

Thực hiện Nghị quyết Hội nghị lần thứ 5 Ban chấp hành Trung ương Đảng, Khoá X, năm 2007 về đổi mới và nâng cao năng lực của hệ thống chính trị, trong đó xác định cơ quan quản lý nhà nước từ trung ương đến địa phương thực hiện quản lý

đa ngành, đa lĩnh vực nhằm tổ chức tinh gọn, hợp lý, hiệu quả tổ chức bộ máy Ngày 04 tháng 02 năm 2008, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 13/2008/NĐ-CP quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi tắt là Nghị định số 13/2008/NĐ-CP); Nghị định số 14/2008/NĐ-

CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh (gọi tắt là Nghị định số 13/2008/NĐ-CP) Theo hai văn bản này, chức năng quản lý về công tác văn thư lưu trữ được chuyển từ Văn phòng UBND tỉnh, huyện về Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ

Để cụ thể hóa quy định tại hai Nghị định nói trên, ngày 04 tháng 6 năm 2008

Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 04/2008/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh và Phòng Nội

vụ cấp huyện Theo Thông tư 04/2008/TT-BNV, trong Sở Nội vụ thành lập Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và tiếp nhận Trung tâm Lưu trữ tỉnh (trên cơ sở tiếp nhận nguyên trạng từ Văn phòng UBND tỉnh) Như vậy, từ đây công tác quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh đã thay đổi đơn vị chủ quản

Với mục đích đưa nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và lưu trữ lịch sử về một mối do một tổ chức chịu trách nhiệm quản lý thống nhất, năm 2010,

Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp (sau đây gọi là Thông tư số 02/2010/TT-BNV) Thực hiện Thông tư nói trên, tỉnh Quảng Bình đã thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ với Trung tâm Lưu trữ tỉnh và hoạt động cho đến nay

Căn cứ Quyết định số 16/2010/QĐ-UBND ngày 15/12/2010 của UBND tỉnh Quảng Bình về việc thành lập và ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Quảng Bình Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ được quy định như sau:

+ Chức năng

Chi cục Văn thư - Lưu trữ (sau đây gọi là Chi cục) là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ (sau đây gọi là Giám đốc Sở) tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và quản lý trực tiếp tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật

Chi cục chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội

vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ

Chi cục có tư cách pháp nhân, con dấu, có tài khoản riêng, có trụ sở đặt tại thành phố Đồng Hới, tỉnh Quảng Bình, kinh phí hoạt động của Chi cục do ngân sách nhà nước cấp theo quy định pháp luật

+ Nhiệm vụ, quyền hạn

Chi cục Văn thư - Lưu trữ giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ:

* Về quản lý nhà nước: Tham mưu cho Giám đốc Sở trình Uỷ ban nhân dân

tỉnh ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự

án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ; giúp Giám đốc Sở hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ; tham mưu cho Giám đốc Sở thẩm định, trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt

“Danh mục tài liệu hết giá trị” của Lưu trữ lịch sử của tỉnh và “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”; thẩm định, trình Giám đốc Sở phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; phối hợp với các Phòng liên quan của Sở Nội vụ tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ; tham mưu giúp Giám đốc Sở tổ chức kiểm tra chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị theo quy định; thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ; thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về công tác văn thư, lưu trữ

* Về thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh: Giúp giám đốc Sở Nội

vụ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp; thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh; phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; bảo vệ, bảo quản tài liệu tại lưu trữ lịch sử tỉnh; tu bổ phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ; xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ; thực hiện một

số dịch vụ công về lưu trữ; quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất, vật tư, tài sản

và kinh phí theo quy định của pháp luật và theo quy định phân cấp quản lý của Sở Nội vụ và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ quy định

+ Cơ cấu Tổ chức

* Lãnh đạo Chi cục: Chi cục Văn thư - Lưu trữ có Chi cục trưởng và 02 Phó

Chi cục trưởng; Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chi cục Phó Chi cục trưởng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công; việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng thực hiện theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh

* Cơ cấu tổ chức: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Bình gồm có 04

phòng (Phòng Hành chính - Tổng hợp; Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ; Phòng Thu thập - Chỉnh lý; Phòng bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu (bao gồm Kho Lưu trữ) [98]

- Ở cấp huyện

Quảng Bình gồm 08/08 huyện, thị xã, thành phố (sau đây gọi tắt là huyện) Nhiệm vụ quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở huyện được UBND các huyện giao cho Phòng Nội vụ tham mưu thực hiện căn cứ theo quy định tại Thông tư số 02/2010/TT-BNV và quyết định của UBND các huyện về việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ thuộc UBND nhân dân huyện Theo đó, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nội vụ các huyện về quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ được quy định như sau:

Phòng Nội vụ các huyện bố trí công chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện với các nhiệm vụ: Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã; thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật; tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ

- Ở cấp xã

Theo quy định tại Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội

vụ Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã có nhiệm vụ “tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã, bảo đảm

sự thống nhất quản lý theo lĩnh vực chuyên môn” [5, Điều 5] Nhiệm vụ này sau đó cũng đã được xác định giao cho công chức văn phòng thống kê đảm nhiệm theo quy định tại điểm c, khoản 2, điều 5 của Thông tư số 06/2012/TT-BNV ngày 30/10/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về chức trách, tiêu chuẩn cụ thể, nhiệm vụ và tuyển dụng công chức xã, phường, thị trấn [7]

Tiểu kết chương 1: Thông qua việc phân tích các khái niệm, nguyên tắc, yêu

cầu của quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ và tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của cơ quan quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở tỉnh Quảng Bình chúng ta có

cơ sở để đi sâu nghiên cứu thực trạng các nội dung của quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở tỉnh Quảng Bình để từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá mang tính khách quan về thực trạng công tác này ở địa phương, những kết quả đã đạt được và những hạn chế, yếu kém còn tồn tại xuất phát từ các nguyên nhân khác nhau, nhằm

đề xuất các giải pháp mang tính khả thi góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà

nước trong công tác lưu trữ ở tỉnh Quảng Bình

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở TỈNH QUẢNG BÌNH

2.1 Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật về lưu trữ

2.1.1 Tuyên truyền, phổ biến và triển khai các văn bản pháp luật về lưu trữ

Trước năm 2008, nhiệm vụ tham mưu giúp UBND tỉnh quản lý công tác lưu trữ thuộc Văn phòng UBND tỉnh Để triển khai các văn bản quy định về công tác lưu trữ đến các cơ quan, tổ chức và các huyện, thành phố, ngoài việc đăng thông tin trên Đài phát thanh, báo địa phương, tỉnh đã thực hiện sao gửi các văn bản như Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP, Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg đến các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và UBND các huyện, thành phố Các hình thức tuyên truyền trong giai đoạn này chưa phong phú, việc tuyên truyền chủ yếu chỉ dừng lại ở hình thức sao gửi văn bản đến các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và UBND các huyện

Kể từ khi nhiệm vụ quản lý công tác lưu trữ được chuyển giao sang Sở Nội vụ, cùng với điều kiện kinh tế - xã hội phát triển, các kênh thông tin, truyền thông đa dạng hơn thì hình thức tuyên truyền, phổ biến pháp luật lưu trữ cũng phong phú hơn

Đặc biệt, ngày 11/11/2011, Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã biểu quyết thông qua Luật Lưu trữ Ngay sau khi Luật lưu trữ được ban hành và có hiệu lực thi hành, tỉnh đã tổ chức hội nghị triển khai Luật Lưu trữ (ngày 29/8/2012), thành phần tham gia hội nghị gồm lãnh đạo, cán bộ lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và UBND các huyện Việc triển khai, phổ biến, quán triệt nội dung Luật Lưu trữ còn được thực hiện bằng các hình thức như sao gửi văn bản đến các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và UBND các huyện, thành phố; tuyên truyền trên thông tin đại chúng như Đài Phát thanh - Truyền hình tỉnh, báo địa phương, trang thông tin điện tử của tỉnh Mặt khác, để đảm bảo Luật Lưu trữ được triển khai đồng

bộ, thống nhất trên địa bàn, tỉnh Quảng Bình cũng đã ban hành kế hoạch triển khai

Luật Lưu trữ và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ Trong đó nhấn mạnh trách nhiệm của Sở Nội vụ trong việc chủ trì tham mưu và trách nhiệm phối hợp của các

cơ quan, tổ chức có liên quan như Sở Tư pháp, Sở Thông tin và Truyền thông, Đài Phát thanh và Truyền hình Quảng Bình, Báo Quảng Bình và Thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố [100] Các Thông tư của

Bộ Nội vụ, văn bản hướng dẫn của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước cũng được phổ biến kịp thời bằng các công văn triển khai thực hiện gửi các cơ quan, đơn vị địa phương, và thông qua việc lồng ghép trong các lớp tập huấn nghiệp vụ công tác lưu trữ của tỉnh hàng năm

Trên cơ sở chỉ đạo, hướng dẫn của UBND tỉnh và Sở Nội vụ, các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh đã căn cứ tình hình thực tế ở cơ quan mình để áp dụng các hình thức tuyên truyền văn bản lưu trữ, như tiếp tục sao văn bản gửi các phòng, ban, đơn vị trực thuộc, đăng tải thông tin trên trang thông tin điện tử của cơ quan, phổ biến trong các cuộc họp giao ban hàng tháng Qua đó, lãnh đạo, trưởng, phó phòng, chuyên viên, nhân viên của các sở, ban, ngành đã được cập nhật các quy định của pháp luật hiện hành thường xuyên hơn Nhiều cơ quan, tổ chức đã thực hiện tốt công tác này, tiêu biểu như Cục Hải Quan tỉnh, Bảo hiểm xã hội tỉnh, Sở Tư pháp,

Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng UBND tỉnh, Sở Giao thông - Vận tải, Sở Tài nguyên - Môi trường, Sở Giáo dục và Đào tạo Tuy nhiên, bên cạnh đó cũng có một số cơ quan ít hoặc thậm chí không thực hiện tuyên truyền, phổ biến nội dung các văn bản rộng rãi trong toàn đơn vị Sau khi nhận được văn bản triển khai của tỉnh, lãnh đạo các cơ quan này thường chỉ đạo chuyển văn bản đến phòng Tổ chức - Hành chính để lưu và không triển khai thực hiện Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động quản lý, điều hành cũng như chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức

Riêng đối với các huyện, thành phố, công tác tuyên truyền, phổ biến thực hiện văn bản pháp luật trong đó có văn bản lưu trữ được quan tâm kịp thời, nhiều huyện

đã chủ động xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện các văn bản lưu trữ cũng như