Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của tổng công ty truyền thông đa phương tiện

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Nguyễn Thị Thắm TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TỔNG CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC Hà Nội - 2020 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Nguyễn Thị Thắm TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TỔNG CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 60320301 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS Cam Anh Tuấn XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM LUẬN VĂN THẠC SĨ Chủ tịch hội đồng chấm luận văn Giáo viên hướng dẫn thạc sĩ khoa học PGS.TS Vũ Thị Phụng TS Cam Anh Tuấn Hà Nội - 2020 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu thực tế cá nhân tôi, thực hướng dẫn khoa học TS Cam Anh Tuấn Trong luận văn, thông tin tham khảo từ cơng trình nghiên cứu khác tác giả thích rõ nguồn Các số liệu, kết luận nghiên cứu trình bày luận văn trung thực chưa cơng bố hình thức Tơi xin chịu trách nhiệm cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày tháng năm 2020 HỌC VIÊN Nguyễn Thị Thắm MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Phương pháp nghiên cứu 10 Các nguồn tư liệu tham khảo 11 Đóng góp đề tài 11 Bố cục Đề tài gồm 03 phần 12 Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP 13 1.1 Cơ sở lý luận tổ chức quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp 13 1.1.1 Một số khái niệm 13 1.1.2 Nguyên tắc tổ chức quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp 15 1.1.3 Nội dung tổ chức quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp 18 1.1.4 Vai trị tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ doanh nghiệp 22 1.1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp 24 1.2 Quy định pháp lý tổ chức quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp 28 Tiểu kết chương 36 Chƣơng THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA TỔNG CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA PHƢƠNG TIỆN 37 2.1 Khái quát Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện 37 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 37 2.1.2.Chức 39 2.1.3.Nhiệm vụ 40 2.1.4 Cơ cấu tổ chức 40 2.2 Khái quát tài liệu lưu trữ Tổng công ty Truyền thơng đa phương tiện 42 2.3 Tình hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện 45 2.3.1 Phân cấp quản lý công tác lưu trữ 45 2.3.2 Tổ chức nhân thực công tác lưu trữ 46 2.3.3 Tổ chức xây dựng, ban hành phổ biến, hướng dẫn văn quy định công tác lưu trữ 48 2.3.4 Bố trí sở vật chất kinh phí phục vụ cơng tác lưu trữ 53 2.3.5 Tổ chức thực nghiệp vụ lưu trữ 54 2.3.6 Công tác thống kê lưu trữ 66 2.3.7 Kiểm tra, đánh giá tình hình thực nhiệm vụ cơng tác lưu trữ 67 2.4 Nhận xét 68 2.4.1 Ưu điểm 68 2.4.2 Hạn chế 69 Tiểu kết chương 73 Chƣơng GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY VTC 74 3.1 Nhóm giải pháp tổng thể 74 3.1.1 Nâng cao nhận thức Lãnh đạo, cán nhân viên quan công tác lưu trữ 74 3.1.2 Nâng cao trách nhiệm quan quản lý nhà nước, Lãnh đạo Tổng công ty VTC công tác lưu trữ 76 3.1.3 Nâng cao chất lượng công tác văn thư 79 3.2 Nhóm giải pháp cụ thể 79 3.2.1 Thành lập phận lưu trữ 79 3.2.2 Nâng cao chất lượng nhân làm công tác lưu trữ 80 3.2.3 Đầu tư sở hạ tầng sở vật chất cho công tác lưu trữ 81 3.2.4 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ… 82 3.2.5 Tăng cường công tác quản lý, theo dõi, tổng kết, đánh giá hiệu công tác lưu trữ 83 3.2.6 Nâng cao chất lượng tổ chức thực nghiệp vụ lưu trữ 84 Tiểu kết chương 88 KẾT LUẬN 89 TÀI LIỆU THAM KHẢO 90 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Tài liệu lưu trữ tài sản vô q giá dân tộc, chứa đựng thông tin khứ, ghi lại thông tin lao động nhân dân qua thời kỳ lịch sử khác nhau, kiện lịch sử công hiến to lớn anh hùng dân tộc, nhà khoa học, nhà nghiên cứu văn hóa tiếng Khối tài liệu nguồn thơng tin có tính xác cao gốc, tài liệu có giá trị Do người sử dụng chúng vào nhiều mục đích khác nhau, đem lại nhiều giá trị hoạt động người Tài liệu lưu trữ kho tàng thông tin đáng tin cậy, có giá trị sử liệu cao, ngày tổ chức, cá nhân khai thác sử dụng công cụ thiếu việc xây dựng, triển khai sách quản lý, nghiên cứu hay đời sống cá nhân Trong kỷ XXI, tài liệu lưu trữ khẳng định vai trị, vị trí để góp phần xây dựng, bảo vệ đất nước, phát triển kinh tế xã hội, xây dựng quốc gia tiên tiến, đậm đà sắc dân tộc Cũng lí mà ngày Đảng, Nhà nước quan chun mơn có liên quan ngày có quan tâm, đạo, hướng dẫn quản lý nhà nước việc thực hoạt động lưu trữ nhằm mục đích phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ mục đích Nhà nước xã hội Thực chủ trương, sách đổi Đảng Nhà nước, từ năm 1986, loại hình doanh nghiệp thuộc thành phần kinh tế khác thành lập vào hoạt động gồm có: Doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, công ty cổ phần, công ty TNHH, công ty hợp danh, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi Sự tồn hoạt động có hiệu loại hình doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp nhà nước góp phần tạo nguồn lực thiết yếu vốn, công nghệ… tiền đề vững cho kinh tế Việt Nam hòa nhập thị trường quốc tế vốn sôi động, đầy tiềm nhiều thử thách Cùng với trình hoạt động sản xuất kinh doanh hình thành khối lượng lớn tài liệu văn mang tính đặc thù doanh nghiệp với tư cách tổ chức kinh tế, hoạt động ngành nghề, lĩnh vực khác nhau.Khối tài liệu mà doanh nghiệp sản sinh khơng lớn số lượng mà cịn đa dạng loại hình, phong phú mặt nội dung hình thức, có giá trị thực tiễn cao nên cần tổ chức quản lý tốt để khai thác sử dụng phục vụ cho sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Về lâu dài, nguồn tài liệu có giá trị phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử đất nước nhiều góc độ Xuất phát từ vị trí ý nghĩa to lớn tài liệu lưu trữ doanh nghiệp nhà nước, vấn đề tất yếu đặt cần phải tổ chức quản lý tốt công tác lưu trữ tổ chức khoa học khối tài liệu đó, nhằm bảo quản an toàn tổ chức khai thác sử dụng chúng có hiệu quả, phục vụ tốt cho nhu cầu quản lý, nhu cầu kinh doanh nhu cầu đáng khác xã hội Tổng cơng ty Truyền thông đa phương tiện (sau gọi tắt Tổng công ty VTC) Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên hoạt động theo mơ hình Công ty mẹ - Công ty thuộc Bộ Thông tin Truyền thông Trong nhiều năm qua, Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện doanh nghiệp bước đầu có nhiều thành tựu công tác lưu trữ Tuy nhiên, công tác tổ chức quản lý bộc lộ hạn chế khó tránh khỏi công tác như: Chưa ban hành hệ thống văn hồn chỉnh cơng tác lưu trữ, đơn vị công tác lưu trữ chưa quan tâm mức mà coi cơng việc vụ đơn thuần; chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác lưu trữ; cán lưu trữ chưa đào tạo kiến thức chun mơn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi nghiệp đổi công tác lưu trữ; chưa tiến hành đánh giá công tác lưu trữ cách thường xuyên… Từ đó, dẫn tới hậu khơng thể tránh khỏi tài liệu bị thất lạc, mát, hư hỏng việc phục vụ khai thác tài liệu không đạt hiệu cao Tài liệu lưu trữ ngày thể vai trò tầm quan trọng chúng mặt đời sống xã hội Tuy nhiên bảo quản tài liệu lưu trữ để giữ gìn tài liệu, giảm phá hủy mơi trường khó khăn quan Lưu trữ Lịch sử quan Lưu trữ hành nói chung Tổng cơng ty VTC nói riêng Vì vậy, tơi chọn đề tài “Tổ chức quản lý công tác lƣu trữ Tổng công ty Truyền thông đa phƣơng tiện” làm luận văn Thơng qua luận văn này, tơi hy vọng cấp lãnh đạo, quản lý Tổng công ty VTC hiểu quan tâm đến công tác lưu trữ quan nhiều nhằm hồn thiện công tác lưu trữ Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện nói riêng, hướng tới nghiệp lưu trữ nói chung Mục tiêu nghiên cứu Luận văn hướng tới hai mục tiêu chính: Thứ nhất: Phân tích đánh giá thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ Tổng công ty VTC; Thứ hai: Đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức quản lý công tác lưu trữ Tổng công ty VTC Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục tiêu trên, luận văn có nhiệm vụ sau: - Khái quát lịch sử, chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Tổng công ty VTC; - Tìm hiểu thành phần ý nghĩa tài liệu hình thành hoạt động Tổng cơng ty VTC; - Hệ thống hóa vấn đề lý luận tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ; - Khảo sát, phân tích thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ việc thực nghiệp vụ lưu trữ Tổng công ty VTC; - Căn vào lưu trữ học đánh giá thực trạng hoạt động tổ chức quản lý công tác lưu trữ Tổng công ty VTC; - Nghiên cứu giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ Tổng công ty VTC Đối tƣợng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu Thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ Tổng công ty VTC 4.2 Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi nội dung Nội dung tổ chức quản lý công tác lưu trữ bao gồm: Tổ chức phận quản lý công tác lưu trữ; Tuyển dụng bố trí cán làm cơng tác lưu trữ; Ban hành văn đạo công tác lưu trữ; Tổ chức thực nghiệp vụ lưu trữ; Thực thống kê công tác lưu trữ kiểm tra, đánh giá tình hình thực cơng tác lưu trữ - Phạm vi không gian, thời gian Đề tài nghiên cứu phạm vi Cơ quan Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện từ năm 2016 đến Năm 2016 năm Tổng cơng ty thức thành lập phận thực nhiệm vụ quản lý thực nghiệp vụ lưu trữ Trước đó, Tổng cơng ty khơng có phận hay nhân thực cơng tác Do vậy, tác giả lấy mốc thời gian khảo sát đề tài từ năm 2016 đến Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác lưu trữ doanh nghiệp vấn đề nghiên cứu mới, đặc biệt thời kỳ đổi với đời nhiều loại hình doanh nghiệp đóng góp to lớn mà doanh nghiệp mang lại vận động phát triển kinh tế Việt Nam Nghiên cứu giúp hiểu rõ tình hình quản lý cơng tác lưu trữ việc quản lý tài liệu lưu trữ có giá trị, mang tính đặc thù tổ chức kinh tế để từ có hình thức khai thác thông tin hiệu quả, phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức hoạt động doanh nghiệp Tổ chức quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp hướng nghiên cứu nhiều độc giả quan tâm Trước có nhiều Luận văn sau đại học đề cập đến vấn đề song khía cạnh hay nội dung công tác lưu trữ Chẳng hạn, đề cập đến tình hình tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ doanh nghiệp giữ vai trò chủ đạo kinh tế Việt Nam có đề tài Luận văn Thạc sĩ: ”Tổ chức quản lý công tác lưu trữ Tổng công ty 91” tác giả Nguyễn Thị Kim Bình Luận văn khơng sâu nghiên cứu giải pháp nghiệp vụ cụ thể công tác lưu trữ Tổng công ty 91 mà tập trung nghiên cứu mặt công tác lưu trữ doanh nghiệp này, bao gồm công tác đạo PHỤ LỤC 17 HÌNH ẢNH TÀI LIỆU LƢU TRỮ CHƢA CHỈNH LÝ TẠI KHO LƢU TRỮ TỔNG CÔNG TY VTC TÁC GIẢ CHỤP ẢNH CHỤP NGÀY 18/6/2019 97 PHỤ LỤC 17 HÌNH ẢNH TÀI LIỆU LƢU TRỮ CHƢA CHỈNH LÝ TẠI KHO LƢU TRỮ TỔNG CÔNG TY VTC ẢNH CHỤP NGÀY 18/6/2019 98 PHỤ LỤC 17 HÌNH ẢNH TÀI LIỆU LƢU TRỮ CHƢA CHỈNH LÝ TẠI KHO LƢU TRỮ TỔNG CÔNG TY VTC ẢNH CHỤP NGÀY 18/6/2019 99 PHỤ LỤC 18 HÌNH ẢNH TLLT ĐÃ CHỈNH LÝ TẠI KHO LƢU TRỮ TỔNG CÔNG TY VTC TÁC GIẢ CHỤP ẢNH CHỤP NGÀY 18/6/2019 100 PHỤ LỤC 18 HÌNH ẢNH TLLT ĐÃ CHỈNH LÝ TẠI KHO LƢU TRỮ TỔNG CÔNG TY VTC TÁC GIẢ CHỤP ẢNH CHỤP NGÀY 18/6/2019 101 ... TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA TỔNG CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA PHƢƠNG TIỆN 2.1 Khái quát Tổng công ty Truyền thông đa phƣơng tiện Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện (sau gọi tắt Tổng. .. dung tổ chức quản lý công tác lưu trữ bao gồm: Tổ chức phận quản lý công tác lưu trữ; Tuyển dụng bố trí cán làm cơng tác lưu trữ; Ban hành văn đạo công tác lưu trữ; Tổ chức thực nghiệp vụ lưu trữ; ... thực trạng tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ việc thực nghiệp vụ lưu trữ Tổng công ty VTC; - Căn vào lưu trữ học đánh giá thực trạng hoạt động tổ chức quản lý công tác lưu trữ Tổng công ty VTC; -