Kế toán bán hàng & xác định kết quả bán hàng với việc nâng cao hiệu quả KD tại C.ty Sản xuất & kinh doanh xe máy

Kế toán bán hàng & xác định kết quả bán hàng với việc nâng cao hiệu quả KD tại C.ty Sản xuất & kinh doanh xe máy

Lời nói đầu 

Bất kỳ một hoạt động kinh doanh nào cũng đều đặt mục tiêu lợi nhuận là mụctiêu cao nhất.Muốn đạt đợc lợi nhuận cao trong nền kinh tế thị trờng thì việc chiếmlĩnh thị trờng phải là việc làm đầu tiên và quan trọng nhất Khách hàng chính là ngờiquyết định đến kết quả của quá trình kinh doanh do đó muốn kinh doanh đạt kết quảcao thì phải đặt việc thoả mãn nhu cầu của khách hàng lên hàng đầu

Hoạt động kinh doanh của ngân hàng là hoạt động kinh doanh tiền tệ, hoạtđộng này đợc tiến hành trên thị trờng cạnh tranh ngày càng gay gắt.Trớc đây, khicòn tồn tại nền kinh tế bao cấp hệ thống ngân hàng cha thực sự phát triển, quanhệ giữa ngân hàng và khách hàng diễn ra theo hớng khách hàng là ngời cần đếnngân hàng, cho nên họ phải tự tìm đến ngân hàng để sử dụng sản phẩm của ngânhàng, việc thoả mãn nhu cầu của khách hàng lúc này đối với ngân hàng khôngphải là việc cấp bách Ngày nay, khi mà nền kinh tế mở cửa và hoà nhập, mức độquốc tế hoá ngày càng cao của nền kinh tế đã làm cho môi trờng của thị trờngtiền tệ ngày càng cạnh tranh gay gắt Các ngân hàng đã bắt đầu quan tâm đếnviệc phải chăm sóc và lôi kéo khách hàng sử dụng dịch vụ của mình.Từ thực tếđó, việc thay đổi mô hình giao dịch đa cửa sang mô hình giao dịch một cửa đãdiễn ra ở hầu hết các ngân hàng nhằm giảm thiểu sự phiền hàđối với khách hàngvà thời gian giao dịch , cũng nh có điều kiện phục vụ khách hàng tốt hơn.

Khi áp dụng mô hình giao dịch mới, tất cả các ngân hàng đều gặp phảinhững khó khăn cả về khách quan cũng nh chủ quan Đứng về góc độ kế toán,việc xây dựng một mô hình kế toán cho phù hợp với mô hình giao dịch mới cũnglà vấn đề hết sức nan giải đối với những ngân hàng lần đầu tiên áp dụng mô hìnhgiao dịch mới này.Trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại chi nhánh ngân hàngnông nghiệp và phát triển nông thôn nam hà nội, có dịp đợc tìm hiểu về mô hìnhkế toán tại đây, cùng với việc tham khảo mô hình kế toán tại một số ngân hàngkhác, em cảm thấy rất tâm đắc với đề tài này.Tuy nhiên đây là đề tài khó đối vớisinh viên không phải là chuyên ngành quản trị kinh doanh hơn nữa, đề tài nàycũng ít có tài liệu tham khảo nên không khỏi mắc phải những khó khăn, chí làsai lầm Rất mong đợc sự phê bình, góp ý kiến của các thầy cô cũng nh nhữngngời quan tâm đến vấn đề này.

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô đã giúp đỡ em để hoàn thanh đợcđề tài này; Đặc biệt là giáo viên hớng dẫn:Cô Trịnh Hồng Hạnh và các anh chị

nh©n viªn phßng kÕ to¸n chi nh¸nh Ng©n hµng N«ng nghiÖp vµ ph¸t triÓn n«ngth«n Nam Hµ Néi.

Hµ Néi 4/2003.

Mô hình kế toán trong ngân hàng giao dịch kháchhàng một cửa

1 Sự cần thiết

1.1 Những u thế của giao dịch khách hàng một cửa trong ngân hàng

- Trong hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động ngân hàng nóiriêng, việc đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng luôn là yêu cầu hàng đầunhằm thu lợi nhuận cao nhất.Giai đoạn trớc đây,hệ thông ngân hàng trong nớc ápdụng phơng thức giao dịch đa cửa, phòng kế toán đợc tách rời khỏi phòng ngânquỹ, và không có nhiều sự phối hợp giữa các phòng ban nhằm giảm thiểu thờigian và các thủ tục giao dịch cho khách hàng.

- Hình thức giao dịch một cửa là hình thức giao dịch mà khách hàng có thểthực hiện dợc bất kì giao dịch nào của mình, tại bất kì quầy giao dịch nào ở ngânhàng

- Việc áp dụng hình thức giao dịch một cửa làm cho khách hàng hài lònghơn với sẩn phẩm,dịch vụ của ngân hàng, do đó làm tăng nhu cầu sử dụng sảnphẩm ngân hàng, thúc đẩy tính cạnh tranh trong toàn hệ thống.

- Hơn nữa,hình thức giao dịch khách hàng một cửa làm đơn giản hoá quytrình luân chuyển chứng từ trong hệ thống ngân hàng; làm giảm bớt sự cồngkềnh trong bộ máy do đó giảm thiêu chi phí hoạt động của ngân hàng.

1.2.Những thuận lợi và khó khăn trong việc áp dụng giao dịch kháchhàng một cửa.

- Điều kiện thực tế mà các ngân hàng việt nam đang tồn tại đó là: Sự yếukém về khả năng ngiệp vụ cũng nh khả năng tiếp cận những thay đổi trong hệthống thông tin của một bộ phận khong nhỏ những nhân viên đã lớn tuổi, cácngân hàng cha tự xây dựng cho mình nhng phần mềm ứng dụng phù hợp vớiđIều kiện thực tế cuả mình cũng nh đáp ứng đơc những đòi hỏi của xã hội,hệthống thông tin cha đợc đầu t đúng mức về thiết bị,cơ sở dữ liệu,hệ điều hành,hệthống ứng dụng

- Điều kiện áp dụng hình thức giao dịch:

+ Đã đợc càI đặt hệ thống ứng dụng ngân hàng bán lẻ.

+ Cán bộ đã đợc đào tạo và vận hành thành thạo hệ thóng này.+ Có hệ thống máy chủ,hệ thống Backup đảm bảo an ninh dữ liệu.+ Có phơng án hỗ trợ Backup dữ liệu từ trung tâm Công nghệ thông tin.

+ Khi thay đổi sang hệ thống thiết bị ,cơ sở dữ liệu, hệ đIều hành,hệ thốngứng dụng,hệ thống mới phải đáp ứng việc khai thác hệ thống ứng dụng hiệnhành( tính mở của hệ thống)

- Những thuận lợi mà các ngân hàng Việt Nam đang có đó là sự trẻ hoáđội ngũ nhân viên với trình độ và khả năng thích nghi với các ứng dụng mớicao.Sự phát triển ngày càng cao của ngành Công nghệ thông tin nớc nhà Sự đadạng hoá các kênh thông tin cũng nh các loại hình thông tin trong và ngoài n-ớc.Hơn nữa, các ngân hàng Việt Nam cũng có thể áp dụng mô hình của các ngânhàng tiên tiến trên thế giới theo những phơng thức riêng của mình.

1.3.Vai trò của bộ phận kế toán trong việc triển khai mô hình giao dịchkhách hàng một cửa

Trong các mô hình giao dịch của Ngân hàng thì giao dịch viên cũngchính là kế toán viên Các giao dịch chỉ đợc phép xẩy ra đồng thời với việc cácbút toán đã đợc hạch toán

Bộ phận giao dịch viên là bộ phận nằm trong mô hình kế toán.

Khi thay đổi mô hình giao dịch: Đồng thời sẽ phải thay đổi mô hình kếtoán cho thích ứng với mô hình giao dịch mới.

Sự cần thiết của việc ngày càng hoàn chỉnh mô hình giao dịch khách hàngmột cửa đang đợc các Ngân hàng thơng mại đặt ra, đã làm cho việc xây dựngcho đợc một mô hình kế toán phù hợp với mô hình giao dịch này trở nên cấpthiết Thực chất xây dựng mô hình giao dịch khách hàng một cửa hoàn hảo là sựkế hợp giữa một nền tảng công nghệ thông tin tiên tiến và một hệ thống kế toánhiện đại, tơng thích với nền tảng công nghệ thông tin đó Cho nên, có thể nói hệthống kế toán là một trong hai bộ phận quan trọng nhất để có thể phát triển đợcmô hình giao dịch khách hàng một cửa.

Việc thiếu chặt chẽ trong việc bố trí các bộ phận hoặc rờm rà Trong việchoàn tất các thủ tục của bộ phận kế toán làm cho hạn chế giảm thiểu thời giangiao dịch với khách hàng bị hạn chế mà yêu cầu giảm thiểu thời gian giao dịch làyêu cầu hàng đầu trong quá trình hoàn thiện các hình thức giao dịch Hơn nữabất kỳ một tổ chức kinh doanh nào cũng cần đảm bảo rằng hệ thống kế toán củamình tơng thích với toàn bộ máy hoạt động và luôn luôn phải hoàn thiện nó.Kinh doanh trong Ngân hàng là kinh doanh tiền tệ Nên việc đảm bảo có một hệthống kế toán chặt chẽ và đạt hiệu quả cao là vô cùng cần thiết.

Hầu hết các Ngân hàng thơng mại ở Việt Nam đều đang trong bớc đầunhằm giảm thiểu thời gian giao dịch và các thủ tục giao dịch bằng việc triển khaimô hình giao dịch khách hàng một cửa Trong điều kiện đó cha có một Ngânhàng nào xây dựng đợc mô hình giao dịch mới này Tất cả các Ngân hàng đềuquan tâm đến việc tạo dựng cho mình một quy trình kinh doanh nói chung và tr-

ớc mắt là một mô hình kế toán phù hợp sao cho vừa gọn nhẹ, vừa đạt hiệu quảcao và đáp ứng nhanh nhất

Nhu cầu giao dịch của khách hàng

Trong một Ngân hàng luôn luôn tồn tại rất nhiều các bộ phận, phòng bancó chức năng riêng Tất cả các phòng ban đó phải có sự phối hợp với nhau để đạtđợc kết quả cuối cùng cao nhât.

Mô hình giao dịch khách hàng một cửa đòi hỏi có sự gắn kết cao giữa cácbộ phận trong đó bộ phận kế toán là mắt sích quan trọng và đảm nhiệm vai tròcao nhất để hoàn thiện mối quan hệ giữa khách hàng và Ngân hàng

Hoàn thiện mô hình kế toán cũng đồng thời với việc nâng cao kỹ năngnghề nghiệp cho các kế toán viên trong Ngân hàng Để có thể thực hiện đợc tốtmô hình giao dịch khách hàng một cửa thì đội ngũ nhân viên kế toán phải có kỹnăng kế toán Ngân hàng thành thạo, đảm bảo có thể hạch toán đợc chính xác tấtcả các nghiệp vụ phát sinh một cách độc lập đồng thời cũng phải có kỹ năng vàtrách nhiệm cao vì bản chất của mô hình kế toán giao dịch khách hàng một cửalà việc chia rẽ thông tin đợc diễn ra ở mức độ cao thông qua hệ thống máy tính,trong đó, các kế toán viên không những phải biết tự tạo ra thông tin của mình đểhoà mạng mà còn phải biết sử dụng những thông tin có liên quan đợc bộ phânkhác tạo ra.

2 Nội dung của mô hình

2.1.Các khái niệm.

+ Giao dịch viên: là nhân viên tại quầy giao dịch, trực tiếp thực hiện cácgiao dịch với khách hàng Vd: lập phiếu chi và tiến hành thu chi tiền mặt tronghạn mức của mình;mở tài khoản và thực hiện các giao dịch trong phạm vi phátsinh của tài khoản đó…….

- Hạn mức thu chi tiền mặt của giao dịch viên: Là số tiền tối đa Giao dịchviên đợc phép thu, chi trong một giao dịch.Hạn mức thu chi này do Giám đốcChi nhánh quyết định phù hợp với tình hình chi nhánh và khả năng giao dịch củatừng Giao dịch viên.năng giao dịch của từng Giao dịch viên gồm có:Thông thạonghiệp vụ, khả năng ứng xử, khả năng thu và chi tiền mặt….Hạn mức thu, chi đ-ợc quy định chi tiết đối với từng loại ngoại tệ.

- Hạn mức tồn quỹ tiền mặt của Giao dịch viên:Là số tiền mặt tối đa đợcphép lu giữ trong két của mỗi Giao dịch viên trong ngày giao dịch.Hạn mức tồnquỹ đợc quy định chi tiết đối với từng loại ngoại tệ.

- Hạn mức kiểm soát giao dịch của kiểm soát viên:Là số tiền mặt tối đakiểm soát viên đợc phép phê duyệt cho quỹ chính dợc phép thực hiện giao dịchthu,chi.Trong trờng hợp số tiền thu,chi vợt quá hạn mức kiểm soát của kiểm soátviên,giao dịch sẽ đợc chuyển lên Giám đốc hoặc ngời đợc uỷ quyền giao

dịch Hạn mức kiểm soát do Giám đốc Chi nhánh quyết định phù hợp với tìnhhình chi nhánh và khả năng củatừng kiểm soát viên.Hạn mức đợc quy định chitiết đối với từng loại ngoại tệ.

- Thủ quỹ: Là cán bộ thực hiện thu, chi tiền mặt cho các giao dịch vợt quáhạn mức (thu, chi, tồn quy) của các Giao dịch viên hoặc các giao dịch Giao dịchviên không đợc phép thực hiện thu, chi trực tiếp với Khách hàng, các giao dịchtiếp quỹ hoặc các giao dịch nộp tiền về quỹ từ các Giao dịch viên.

- Quỹ chính: Là bộ phận quản lý quỹ của chi nhánh.Bộ phận quỹ hàngngày thực hiện ứng tiền hàng ngày, thu hồi tồn quỹ cuối ngày của mỗi Giao dịchviên.Thực hiện in nhật ký quỹ chung,đối chiếu, giải quyết thừa, thiếu quỹ củaquỹ chính cũng nh của mỗi Giao dịch viên.Thực hiện quy định về quản lý quỹtheo chế độ hiện hành.

- Thanh toán viên: Là cán bộ lập giấy báo thanh toán, thực hiện và xử lýcác giao dịch trong bộ phận sau quầy Thanh toán viên đợc phép thực hiện cácgiao dịch nhng không đợc trực tiếp thu, chi tiền mặt.

- Kiểm soát viên: là Cán bộ kiểm tra và duyệt giao dịch do các Giao dịchviên và các thanh toán viên đã thực hiện.

- Cán bộ quản lý tài khoản và kế toán nội bộ: Là cán bộ chịu trách nhiệmmở tài khoản hạch toán và quản lý toàn bộ hồ sơ gốc về tài khoản, chịu tráchnhiệm theo dõi, hạch toán các giao dịch nội bộ của Ngân hàng.

- Tiếp quỹ đầu ngày và trong ngày: Hàng ngày trớc giờ giao dịch, Giaodịch viên đợc phép ứng một lợng tiền dùng để giao dịch trong ngày Lợng tiềnmặt đợc ứng tối đa bằng hoặc nhỏ hơn hạn mức tồn quỹ đã quy định.Trong ngàygiao dịch, Giao dịch viên có thể xin tiếp quỹ thêm để đảm bảo giao dịch.

- Giao dịch viên nộp tiền về quỹ trong khi giao dịch và cuối phiên giaodịch :Trong ngày giao dịch khi số d tồn quỹ tại Giao dịch viên lớn hơn hạn mứctồn quỹ, Giao dịch viên phải nộp bớt tiền về quỹ chính mới đợc thực hiện giaodịch tiếp theo Cuối ngày Giao dịch viên phải nộp hết số tiền tồn quỹ vào quỹchính trớc khi thực hiện đối chiếu.

- Giao dịch trớc quầy: Tất cả công việc xử lý giao dịch của Giao dịch viênvà của bộ phận khách hàng trực tiếp với khách hàng.

- Xử lý sau quầy: Những công việc xử lý giao dịch không trực tiếp vớikhách hàng.

- Chứng từ gốc: Là chứng từ làm căn cứ pháp lý chứng minh một nghiệpvụ kinh tế phát sinh và hoàn thành Chứng từ gốc đợc lập ngay khi nghiệp vụkinh tế phát sinh và hoành thành.

- Chứng từ ghi sổ: Là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chínhphát sinh vào sổ kế toán Chứng từ ghi sổ đợc lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặcchứng gốc kiêm chứng từ ghi sổ.

- Chứng từ gốc kiêm chứng từ ghi sổ: Là chứng từ vừa thực hiện chức năngchứng từ gốc và chức năng của chứng từ ghi sổ.Chứng từ gốc kiêm chứng từ ghisổ đợc lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh,hoàn thành và hạch toán vào sổkế toán.

- Chứng từ đIện tử:Đợc áp dụng theo các quyết định :số 308/QDD-NH2ngày 16/09/1997 do Thống đốc Ngân hàng Nhà nớc ban hành về việc”Ban hànhquy chế về lập ,sử dụng,kiểm soát ,xử lý,bảo quản và lu trữ chứng từ điện tử củangân hàng và Tổ chức tín dụng”.Số 44/2002/QDDTTg ngày 21/03/2002 của Thủtớng chính phủ về việc”Sử dụng chứng từ đIện tử làm chứng từ kế toán để hạchtoán và thanh toán vốn của các Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán”.

+ Khu vực sau quầy xử lý các nghiệp vụ trong nội bộ ngân hàng, bao gồmcác bộ phận:

Bộ phận kiểm soát.Bộ phận thanh toán.

Bộ phận quản lý tài khoản và kế toán nội bộ

2.3 Quy trình luân chuyển chứng từ.

- Chứng từ là một trong những chứng minh pháp lý quan trọng nhất trongcác mối quan hệ kinh tế, trong ngân hàng thì yêu cầu có một quy trình luânchuyển chứng từ hợp lý là yêu cầu sống còn nhằm duy trì lâu dài và hợp phápcác quan hệ tín dụng và các quan hệ kinh tế khác.Chứng từ sau khi đã đ ợc hạchtoán phải đợc lu giữ ít nhất 30 năm.

- Quy trình luân chuyển chứng từ sẽ đợc quy định trong mối quan hệ giữamỗi bộ phận với các bộ phận khác trong ngân hàng.Cụ thể là:

2.3.1 Quan hệ giữa bộ phận Giao dịch viên với bộ phận khác:

2.3.1.1 Với bộ phận quản lý thông tin khách hàng:

- Bộ phận khách hàng hoàn tất việc nhập mới hoặc sửa đổi thông tin kháchhàng ,cán bộ thuộc bộ phận Quản lý hồ sơ thông tin khách hàng thực hiện luânchuyển chứng từ nh sau:

- Lu 01 bộ hồ sơ gốc tại bộ phận quản lý hồ sơ thông tin khách hàng( hồsơ khách hàng, hồ sơ mở tài khoản, mẫu dấu, chữ ký)

Mở tài khoản thích hợp cho khách hàng.

Trả lại 01 bộ hồ sơ gốc cho khách hàng( hồ sơ khách hàng,hồ sơ mở tàikhoản, mẫu dấu, chữ ký)

In và cấp thẻ giao dịch cho khách hàng.

Thông tin khách hàng, thông tin về chữ kí và tài khoản sau khi đã đăng kýtrên hệ thống máy tính là thông tin chung cho các bộ phận khác có liên quantham chiếu và giải quyết các nghiệp vụ phát sinh.Bộ phận giao dịch sử dụngthông tin khách hàng và thông tin tàI khoản để thực hiện các giao dịch với kháchhàng

Tài khoản Séc (cheque):Tài khoản này đợc áp dụng cho giao dịch tại quầy.Tài khoản bù trừ chéo( Cros Clearing Account):Tài khoản trung gian tạmthời sử dụng trong việc tiếp quỹ và thanh toán giữa các giao dịch viên cho từnggiao dịch viên.Cuối ngày số d của tài khoản này bằng không.Doanh số phát sinhcủa tài khoản này không đợc thể hiện trên bảng cân đối tài khoản.

Tổng số d tiền mặt tại chi nhánh sẽ bằng tổng tồn quỹ của các giao dịchviên cộng với quỹ chính.Hàng ngày giao dịch viên đợc tiếp quỹ giao dịch tronghạn mức cho phép từ quỹ chính.trong trờng hợp số tiền thực tế tại quỹ của giaodịch viên lớn hơn( hoặc nhỏ hơn ) hạn mức tồn quỹ quy định,giao dịch viên phảinộp số tiền lớn hơn hạn mức quy định và đợc tiếp quỹ với số tiền nhỏ hơn haybằng với số tiền chênh lệch giữa tồn quỹ thực tế với hạn mức quy định Cuốingày giao dịch viên thực hiện nộp,đối chiếu và xử lí thừa thiếu quỹ.

Nộp chứng từ giao dịch: Cuối ngày,giao dịch viên in nhật kí chứng từ,sắpxếp chứng từ theo thứ tự mã số chứng từ giao dịch và đối chiếu với nhật kí quỹ.

Kí trên nhật kí chứng từ và chuyển toàn bộ chứng từ giao dịch kèm theo nhật kíchứng từ cho bộ phạan kiểm soát.

Báo cáo chứng từ trắng tồn kho 2.3.1.3 Với các bộ phận khác

+ Với bộ phận thanh toán:Quan hệ giữa bộ phận ngân quỹ với bộ phậnthanh toán phát sinh trong trờng hợp phải sử lí nghiệp vụ chuyển tiền đi.Sau khithực hiện xong phần giao dịch của mình,giao dịch viên chuyển chứng từ cho bộphận thanh toán.bộ phận thanh toán sẽ căn cứ vào các yêu cầu của khách hàngdo các giao dịch viên chuyển vào để xủ lí các vấn đề còn lại.

+ Với bộ phận quản lí tài khoản:

- Cuối ngày giao dịch,Giao dịch viên tiến hành việc in đối chiếu nhật kýchứng từ và nhật ký quỹ vơí chứng từ gốc đảm bảo sự khớp đúng giữa chứng từgốc với các giao dịch đã thực hiện và đảm bảo sự khớp đúng về tiền mặt tồn quỹ.Đồng thời tiến hành in tài nhật ký chứng từ của khoản nội bộ do mình thực hiện.

- Chuyển toàn bộ nhật ký chứng từ, nhật ký quỹ,giấy báo nợ, báo có, nhậtký chứng từ của tài khoản nội bộ( Đối với các tài khoản tiết kiệm, kỳ phiếu)…cho bộ phận quản lý tài khoản.

2.3.2 Quan hệ giữa bộ phận thủ quỹ với các bộ phận khác.

2.3.2.1 Quan hệ với giao dịch viên và bộ phận thanh toán viên.

- Tiếp nhận chứng từ và thực hiện tiếp quỹ,nhận tiền nộp vào quỹ với cácgiao dịch viên.

- Tiếp nhận chứng từ và các giao dịch thu chi tiền mặt vợt hạn mức do cácgiao dịch viên và các thanh toán viên thực hiện chuyển xang để thực hiện thanhtoán thu chi.

2.3.2.2 Quan hệ với bộ phận quản lí tài khoản.

- Cuối ngày giao dịch ,các thủ quỹ giao dịch in nhật kí quỹ và sổ quỹ đẻđảm bảo sự khớp đúng chính xác của các giao dịch thu chi và tiền mặt tồn quỹcủa quỹ mình.Đồng thời chuyển nhật kí quỹ và chứng từ gốc cho bộ phận quản lítàI khoản để bộ phận quản lí tài khoản đóng nhật kí chứng từ.

2.3.3 Bộ phận quản lý tài khoản.

2.3.3.1.Quan hệ với bộ phận quản lí hồ sơ thông tin khách hàng.

- Tiếp nhận và lu vào hồ sơ tài khoản yêu cầu mở sổ tài khoản (Đối với tàikhoản tiền gửi không kì hạn).

- Cung cấp thông tin cho bộ phận quản lí hồ sơ thông tin khách hàngnhững thông tin cần thiết khác mà bộ phận này không đủ thông tin để cung cấpcho khách hàng.

- Chuyển sổ tài khoản kèm giấy báo nợ,báo có, phiếu trả lãi của các kháchhàng nhận, giấy xác nhận số d tài khoản,báo cáo về thông tin khách hàng ra bộphận quản lý hồ sơ thông tin khách hàng để trả khách hàng.

2.3.3.2 Với các bộ phận khác+ Quan hệ với bộ phận tín dụng.

- Tiếp nhận,kiểm tra và xác nhận kịp thời chính xác các thông tin về hồ sơvay do bộ phận tín dụng chuyển sang.Yêu cầu bộ phận tín dụng điều chỉnh nếucó sai sót.

- Trả lại hồ sơ vay cho bộ phận tín dụng.

+ Quan hệ với bộ phận giao dịch viên,các thủ quỹ và bộ phận thanh toán.- Tiếp nhận từ các giao dịch viên,các thủ quỹ,các thanh toán viên bảngnhật ký chứng từ,nhật ký quỹ, giấy báo nợ, giấy báo có, nhật ký chứng từ của tàikhoản nội bộ, bảng thông tin tài khoản( đối với các tài khoản tiết kiệm,kỳ phiếu)để thực hiện chấm sổ tài khoản, đối chiếu và lu trữ theo chức năng nhiệm vụ củamình.

- Yêu cầu các bộ phận liên quan đIều chinh giao dịch khi có sai sót

2.4 Chức năng của từng bộ phận trong hệ thống.

Để có thể thực hiện một cách trơn chu mô hình giao dịch khách hàng mộtcửa,việc quy định một cách minh bạch chức năng của từng bộ phận,từng cá nhântrong hệ thống là yêu cầu cần thiết.Điều đó giúp cho các công việc đợc tiến hànhkhông dẫn tới sự chồng chéo , đồng thời cũng xác định đợc một cách rõ ràngnhiệm vụ của từng bộ phận trong hệ thống.

2.4.1 Bộ phận tr ớc quầy

2.4.1.1 Bộ phận giao dịch.+ Giao dịch viên:

Đăng kí sổ tài khoản khách hàng.

Tiếp nhận và xử lý toàn bộ các yêu cầu giao dịch của khách hàng vềchuyển khoản và tiền mặt.

Đổi tiền.

Chi trả chuyển tiền đến tại quầy.

Thực hiện tiếp, nộp và đIều chuyển quỹ.

Kiểm tra và ký xác nhận trên nhật ký chứng từ cuối ngày, nhật ký quỹ.+ Kiểm soát viên

Kiểm soát và duyệt các giao dịch do giao dịch viên thực hiện với nhữnggiao dịch tiền mặt vợt hạn mức.

Thực hiện kiểm tra, đối chiếu các thông tin của giao dịch viên và thủ quỹgiao dịch

Kiểm tra và kí xác nhận trên nhật kí chứng từ cuối ngày và nhậy kí quỹdo các giao dịch viên thực hiện.

- Tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu thay đổi thông tin về khách hàng vàtài khoản khách hàng: tên khách hàng , địa chỉ, mẫu dấu, mẫu chữ kí…

- Tiếp nhận và trả lời các thông tin về khách hàng và tài khoản kháchhàng:Số d tài khoản,hoạt động trên tài khoản…;Trả sao kê,sổ tài khoản ,giấy báonợ, báo có cho khách hàng; t vấn về dịch vụ ngân hàng, giải đáp thắc mắc, hớngdẫn quy trình , thủ tục ngân hàng.

- Đối chiếu và quản lí các báo cáo về hồ sơ thông tin khách hàng do bộphận mình quản lí

2.4.2.Khu vực sau quầy.

2.4.2.1 Bộ phận thanh toán.Thanh toán viên

- Xử lí, hạch toán phần còn lại của các giao dịch chuyển tiền đi trong n ớcdo các bộ phận khác chuyển đến, chủ yếu là bộ phận giao dịch viên, đồng thờixử lí ,hạch toán các các khoản chuyển tiền đến trong nớc

- Tạo th nhờ thu, thanh toán báo có nhờ thu Tạo thông tin và quản lí cácgiao dịch tự đông nh: Giao dịch tự động trả lơng, A FT- Chuyển tiền tự động,Đầu t tự động…Kiểm tra và kí xác nhận trên nhật kí chứng từ cuối ngày, Nhậtký điện đi- đến, Nhật ký giao dịch tự động…In nhật ký chứng từ các giao dịchnội bộ.

- Quản lí các báo cáo thuộc phần việc của mình.Kiểm soát viên:

- Kiểm soát và duyệt các giao dịch do bộ phận thanh toán thực hiện saukhi giao dịch viên chuyển đến.

- Kiểm tra, ký duyệt điện và các bút toán thuộc chức năng chuyển tiềnthực hiện trên hệ thống.

- Kiểm tra, ký duyệt Nhật kí giao dịch tự động; Kiểm tra, ký xác nhận trênnhật ký chứng từ cuối ngày, Nhật ký điện đi - đến, Nhật ký giao dịch tự động.

2.4.2.2.Bộ phận” Quản lý tài khoản và Giao dịch nội bộ”.- Quản lý và giám sát toàn bộ tài khoản nội bộ của chi nhánh.

- Mở tài khoản nội bộ thuộc phạm vi quản lý theo các tài khoản tổng hợpđã đợc ban giám đóc ban hành.

- Quản lý các tài khoản tiền gửi không kì hạn,có kỳ hạn của chi nhánh tạitrung ơng và các tổ chức tín dụng khác, tài khoản chi tiêu nội bộ, tài khoản liênquan đến tình hình tài chính của chi nhánh.

- Thực hiện in, xử lý các chứng từ giao dịch nội bộ.

- Tiếp nhận và phân loại chứng từ , Nhật ký chứng từ….do các Giao dịchviên và thanh toán viên thực hiện.

- In và phân loại các báo cáo, giấy báo nợ báo có của các giao dịch tựđộng phát sinh.

- Tiếp nhận và phân loại chứng từ, nhật ký chứng từ… do các giao dịchviên và thanh toán viên thực hiện.

- Chấm, đối chiếu toàn bộ tài khoản nội bộ.Chuyển kết quả (bao gồm cácsổ tài khoản,báo có báo nợ…) cho bộ phận quản lý thông tin khách hàng để trảkhách.

- Chấm và lu tất cả chứng từ, nhật kí chứng từ, nhật ký quỹ của các giaodịch viên, thanh toán viên và thủ quỹ phát sinh chuyển giao.

- Thực hiện điều chỉnh các thông tin tài khoản khi có sai sót hoặc hớngdẫn các giao dịch viên giao dịch khi phát sinh sai sót.

- In, kiểm tra và xác nhận tính chính xác của các báo cáo trả lãi của cáckhoản tiền gửi của khách hàng trớc khi trả cho khách.

- Kiểm soát, đối chiếu số liệu các tài khoản tiền vay,các báo cáo nợ gốc,nợlãi do bộ phận tĩn dụng chuyển sang, nếu phát hiện sai sót thi trả lại để bộ phậntín dụng điều chỉnh.

- Quản lý, thực hiện nghiệp vụ điều chuyển vốn, tài sản giữa chi nhánh vớitrung ơng.

- Quản lý tài chính, tài sản, công cụ lao động của chi nhánh.- Thực hiện chế độ báo cáo kế toán, thống kê.

2.5.Quy trình thực hiện công việc.

2.5.1.Tiếp quỹ giao dịch đầu ngày và phân phối giao dịch và nộp quỹ cuốingày

- Bộ phận kế toán kiểm soát thực hiện vận hành hệ thống và mở sổ đầu ngày.

- Giao dịch viên đợc tiếp quỹ trong phạm vi hạn mức cho phép từ quỹchính.Giao dịch viên viết giấy đề nghị tiếp quỹ dùng làm chứng từ gốc, chuyểnbộ phận kiểm soát làm thủ tục tiếp quỹ đầu ngày.

- Kiểm soát viên thực hiện kiểm soát và phê duyệt kiểm soát chuyển choquỹ chính.

- Căn cứ vào giấy đề nghị tiếp quỹ đã đợc phê duyệt, Quỹ chính in phiếuchi tiền phù hợp với số lợng tiền mặt đã đợc phê duyệt, yêu cầu giao dịch viên kínhận trên phiếu chi tiền, thực hiện tiếp quỹ cho giao dịch viên.Chuyển cho giaodịch viên 01 liên phiếu chi tiền làm chứng từ giao dịch trong ngày và lu trữ ,quản lý giấy đề nghị tiếp quỹ và phiếu chi tiền.

- Khi khách hàng đến giao dịch với ngân hàng,khách hàng sẽ đợc hớngdẫn quan hệ theo quy trình sau:

Giao dịch lần đầu tiên: Khách hàng lần đầu tiên đến giao dịch với ngânhàng sẽ đợc bộ phận khách hàng trực tiếp giải quyết Khách hàng sẽ đợc giớithiệu về hoạt động ngân hàng , các sản phẩm cũng nh dịch vụ của ngân hàng , tvấn cho khách hàng về những giao dịch mà khách hàng sẽ sử dụng Giải quyếtcông việc nếu khách hàng yêu cầu mở tàI khoản.

Giao dịch tiền gửi,trả nợ tiền vay…nếu khách hàng giao dịch tiền gửi haytiền vay…khách hàng sẽ đợc hớng dẫn giao dịch thông qua hệ thống phân phốigiao dịch Khách hàng có thể chọn bất cứ giao dịch viên nào.

Giao dịch tín dụng: Khách hàng sẽ đợc giải quyết mọi yêu cầu về tiền vaytại bộ phận tín dụng của chi nhánh sau khi khách hàng hoàn tất việc đăng kíthông tin khách hàng và phân loại khách hàng tại bộ phận khách hàng.

Giao dịch về thông tin ngân hàng: Tất cả các thông tin do khách hàng yêucầu đều đợc bộ phận khách hàng giải quyết.

Nộp quỹ cuối ngày: Cuối ngày, giao dịch viên thực hiện nộp, đối chiếu vàxử lí thừa, thiếu quỹ.

Nộp tiền về quỹ chính: Giao dịch viên thực hiện nộp toàn bộ tiền tồn quỹcuối ngày về quỹ chính.Tồn quỹ cuối ngày của giao dịch viên bằng không.

Đối chiếu xử lí thừa, thiếu quỹ:Sau khio giao dịch viên kiểm đếm, giaonhận số tiền tồn quỹ xong, quỹ chính in nhật kí quỹ của giao dịch vien, đối chiếuvới số tiền thực nộp của giao dịch viên.Thừa, thiếu quỹ sau khi đã sâu khi đã đóichiếu phải xác đinh đúng nguyên nhân và đợc xử lí theo chế độ về quản lí quỹ.

2.5.2.Giao dịch tiền mặt trong ngày.

Nộp và tiếp quỹ của giao dịch viên:

dịch viên chuyển tới, quỹ chính thực hiện nhận tiền từ giao dịch viên, nhậpthông tin nộp tiền trên máy tính, in hai liên giấy thu tiền,kí xác nhận đã thu tiềnvà trả lại một liên cho giao dịch viên đồng thời lu giữ, quản lí giấy nộp tiền vàbảng kê giấy nộp tiền.

Trờng hợp số tiền thực tế tồn quỹ nhỏ hơn hạn mức tồn quỹ: Khi có nhucầu phải chi tiền cho khách hàng nhng quỹ của giao dịch viên không đủ, giaodịch viên thực hiện tiếp quỹ từ quỹ chính.Quy trình tiếp quỹ này tơng tự nh quytrình tiếp quỹ đầu ngày.

Giao dịch thu, chi tiền mặt với khách hàng:Trong trờng hợp khách hàngyêu cầu rút, gửi, trả nợ trong hạn mức giao dịch đợc phép giao dịch viên thựchiện giao dịch theo trình tự:

Hớng dẫn khách hàng liệt kê số tiền cần nộp trên bảng kê nộp tiền,lậpbảng kê các loại tiền trong trờng hợp chi tiền cho khách hàng Vận hành modulthích hợp với yêu cầu giao dịch.

Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, tính rõ ràng, trung thực của các yếu tố trênchứng từ do khách hàng lập.Kiểm soát tính chính xác của các số liệu trên chứng từ

Kiểm soát chữ ký của khách hàng trên chứng từ có phù hợp với chữ ký đãđợc lu giữ trên máy tính.Đồng thời hạch toán:

+ Nếu chi tiền cho khách hàng:

Nợ tài khoản tiền mặt tại quỹ: Số tiền thực tế đã chi.

Có tài khoản tiền gửi thích hợp của khách hàng: Số tiền thực tế đã chi.

+ Nếu thu tiền của khách hàng:

Nợ tài khoản tiền mặt tại quỹ: Số tiền thực tế đã thu

Có tài khoản tiền gửi thích hợp của khách hàng:số tiền thực tế đã thu.

Nhập dữ liệu thu, chi vào máy tính, In phiếu thu, chi tiền và hớng dẫnkhách hàng kiểm tra chứng tiền đã in ( Số tiền bằng chữ, bằng số, họ và tên ngờinhận hoặc gửi Trong trờng hợp số tiền thực tế tại quỹ của giao dịch viên lớn hơnhạn mức tồn quỹ quy định: Giao dịch viên liệt kê số lợng, loại tiền vào bảng kênộp quỹ, chuyển cùng với số tiền phải nộp cho quỹ chính Căn cứ vào bảng kênộp tiền và số tiền giao

Hớng dẫn khách hàng kí và ghi rõ họ tên trên phiếu thu, chi tiền.

Chi tiền cho khách hàng và hớng dẫn khách hàng kiểm tra tiền trớc khi rakhỏi quầy.

Lu chứng từ chi ( thu) tiền đối chiếu và chuyển giao cho bộ phận kiểmsoát cuối ngày.Mọi thắc mắc, yêu cầu giải đáp giao dịch viên hớng dẫn kháchhàng ra bộ phận khách hàng để giải quyết.

Trong trờng hợp thu, chi vợt hạn mức cho phép:Giao dịch viên thực hiệnchuyển chứng từ yêu cầu phê duyệt nghiệp vụ cho bộ phận kiểm soát hoặc bộphận cao hơn đợc phân công trong chức năng.Kiểm soát viên kiểm soát chứng từvà xác nhận chứng từ hợp lệ, phê duyệt nghiệp vụ phát sinh.

Kiểm soát viên chuyển chứng từ cho bộ phận thủ quỹ.Giao dịch viên hớngdẫn khách hàng tới quỹ chính để nhận hay nộp tiền hoặc thực hiện giao dịch vớikhách hàng khi có sự đIều chuyển tiền từ quỹ chính trong trờng hợp chi tiềnhoặc có sự phê duyệt thu tiền từ bộ phận kiểm soát.

2.5.3.Đăng kí khách hàng mới và t vấn cho khách hàng.

Đăng ký khách hàng mới: Khách hàng mới là khách hàng cha đăng ký mãsố khách hàng tại ngân hàng Khi khách hàng có nhu cầu vay tiền, mở tài khoảntiền gửi tại ngân hàng….khách hàng thực hiện việc đăng kí khách hàng tại quầy”Quản lý và thông tin khách hàng”.Bộ phận khách hàng thực hiện các giao dịchtại quầy: Hớng dẫn khách hàng lập bộ hồ sơ cá nhân, hồ sơ mở tài khoản,đăng kímẫu chữ ký khách hàng, mẫu dấu đối với khách hàng là doanh nghiệp.Sau đóthực hiện các công việc sau:

Giới thiệu, cung cấp thông tin, t vấn cho khách hàng về các quy trình, thủtục của ngân hàng.

Hớng đãn khách hàng lập và đIền đầy đủ các thông tin trên các mẫu cầnthiết.Nhập thông tin khách hàng vào hệ thống máy tính nếu khách hàng yêu cầugiao dịch ngay.

Đảm bảo một khách hàng chỉ có một mã số duy nhất,để làm đợc điều đó,trớc khi nhập thông tin khách hàng bộ phận khách hàng kiểm tra xem kháchhàng đã có mã số hay cha bằng cách tìm kiếm khách hàng theo mã số hay theotên của khách hàng Đăng ký chữ kí khách hàng vào máy tính ( scan) trong trờnghợp khách hàng yêu cầu gửi tiền và hoạt động ngay.

Thực hiện thủ tục mở và phê duyệt mở tài khoản Đăng kí số hiệu tàikhoản giao dịch phù hợp cho khách hàng Lu 01 bộ hồ sơ gốc tại bộ phận quản líthông tin khách hàng ( hồ sơ khách hàng , hồ sơ mở tài khoản, mẫu dấu, mẫuchữ kí ).In thẻ giao dịch cấp cho khách hàng.

Cuối ngày, bộ phận giao dịch khách hàng thực hiện đăng kí mẫu dấu, mẫuchữ kí , các thông tin khác của các khách hàng mới mà trong ngày cha đợc đăngkí, kiểm tra ,đối chiếu dấu, chữ kí của khách hàng trên các chứng từ do bộ phậngiao dịch viên chuyển tới.

Chuyển hồ sơ mở tàI khoản quan trọng khác (ATM, Credit, Debit ) chobộ phần liên quan giải quyết.

Bộ phận khách hàng có thẻ yêu cầu bộ phận Quản lí thông tin khách hàngcung cấp các thông tin khách hàng cần thiết khác mà bộ phận quản lí hồ sơkhách hàng không đủ thông tin cần thiết để cung cấp cho khách hàng.

Cung cấp thông tin, t vấn, giải đáp thắc mắc cho khách hàng.

Bộ phận khách hàng thực hiện các nhiệm vụ cung cấp các thông tin chokhách hàng nh thông tin vè tài chính, thông tin về các loại giấy báo nợ, giấy báocó th thông báo nhận tiền….Do bộ phận quản lí tài khoản chuyển ra.Các thôngtin về tài chính phải luôn đợc cập nhật trên máy tính để mỗi khách hàng có thểbiết đợc thông tin về số d của mình một cách chính xác và kịp thời nhất.Bộ phậnkhách hàng tiếp nhận hồ sơ thông tin khách hàng mới mở và báo cáo thay đổithông tin khách hàng để đối chiếu với yêu cầu của khách hàng.

Hớng dẫn khách hàng về các chính sách của ngân hàng, các sản phẩm,dịch vụ mà ngân hàng cung cấp, giới thiệu cách thức sử dụng các sản phẩm, dịchvụ còn mới lạ đối với khách hàng nh các loại thẻ rút tiền tự động, thẻ tín dụng,thông báo về các loại lãi suất tiền gửi, lãi suất tiền vay, lãi suất của các loại kỳphiếu, trái phiếu do ngân hàng phát hành.

Bộ phận khách hàng cũng có nhiệm vụ trả lời các yêu cầu, khiếu nại củakhách hàng.

2.5.4.Khách hàng tiền gửi.

Khi khách hàng có nhu câu gửi tiền tiền hoặc rút tiền ra từ tài khoảntiền gửi đã mở tại ngân hàng, khách hàng trực tiếp làm việc với giao dịch