Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng & xác định kết quả bán hàng tại C.ty Gas - PETROLIMEX

Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng & xác định kết quả bán hàng tại C.ty Gas - PETROLIMEX

Lời nói đầu

Hạch toán kế toán giữ vai trò vô cùng quan trọng trong quản lý kinh doanh Hạch toán kế toán là công cụ hiệu lực nhất để quản lý các hoạt động tính toán và kiểm tra việc sử dụng tài chính, vật t, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong kinh doanh và tự chủ về tài chính của doanh nghiệp

Hoạt động kinh doanh thơng mại là hoạt động mua bán, bảo quản dự trữ, theo dõi vật t hàng hoá tức là hoạt động mua bán và xác định kết quả kinh doanh Do đó việc tổ chức đúng đắn, khoa học nghiệp vụ bán hàng có ý nghĩa quyết định đối với công tác kế toán tại các doanh nghiệp thơng mại giúp cho lãnh đạo xử lý nắm bắt đợc các thông tin cần thiết, từ đó có quyết định quản lý chính xác nhằm nâng cao hiệu quả quá trình kinh doanh.

Nhận thức đợc vai trò, tầm quan trọng của công tác kế toán bán hàng Trong toàn bộ công tác hạch toán kế toán của các doanh nghiệp kinh doanh th-ơng mại nói chung và công ty Gas- Petrolimex nói riêng, đợc trang bị kiến thức lý luận ở trờng và sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hớng dẫn GS - TS Lơng Trọng Yêm, cùng các cô chú trong phòng kế toán của công ty Gas- Petrolimex, sau một thời gian nghiên cứu từ thực tế của công ty em quyết định chọn để tài: "Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của công ty Gas- Petrolimex"

Hoạt động kinh tế cơ bản của doanh nghiệp kinh doanh thơng mại là bán hàng và xác định kết bán hàng nhằm nối liền sản xuất và tiêu dùng xã hội, trong đó bán là mục đích, mua là phơng tiện để đạt đợc mục đích Thông qua hoạt động bán hàng của doanh nghiệp kinh doanh thơng mại giúp cho các đơn vị sản xuất tiêu thụ hàng hoá nhanh chóng, thu hồi vốn và giảm đợc chi phí dự trữ, lu thông hàng hoá, lu chuyển hàng từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng nhanh hơn, đồng thời mua đợc yếu tố đầu vào thích hợp Tổ chức khoa học hợp lý kế toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng là điều kiện để quản lý chặt chẽ bảo đảm an toàn cho hàng hoá có ý nghĩa quyết định đối với chất lợng công tác kế toán và doanh nghiệp thơng mại.

*Kinh doanh thơng mại có một số đặc điểm chủ yếu sau:

Đặc điểm hoạt động: Hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thơng mại là lu

chuyển hàng hoá Lu chuyển hàng hoá là sự tổng hợp các hoạt động thuộc các quá trình mua bán trao đổi và dự trữ hàng hoá.

Đặc điểm về phơng thức lu chuyển hàng hoá: Lu chuyển hàng hoá trong kinh

doanh thơng mại có thể theo một hay trong 2 phơng thức là bán buôn và bán lẻ Bán buôn hàng hoá là bán hàng với khối lợng lớn cho mạng lới bán lẻ, cho ngời sản xuất, cho xuất nhập khẩu cha đến tay ngời tiêu dùng Bán lẻ hàng hoá là bán với khối lợng nhỏ hơn trực tiếp đến tay ngời tiêu dùng là khâu cuối cùng của quá trình vận động hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng.

Đặc điểm về tổ chức kinh doanh: Tổ chức kinh doanh thơng mại có thể theo

nhiều quy mô hình thái khác nhau nh tổ chức công ty bán buôn bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp, công ty môi giới, công ty xúc tiến thơng mại.

Đặc điểm về sự vận động của hàng hoá: Sự vận động của hàng hoá trong kinh

doanh thơng mại cũng không giống nhau tuỳ thuộc vào từng ngành hàng, nguồn hàng Do đó chi phí thu mua và thời gian l… u chuyển hàng hoá cũng khác nhau giữa các loại hàng.

1.2.Nội dung công tác kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại.

1.2.1 Một số khái niệm

1.2.1.1- Khái niệm chung về bán hàng

Tiêu thụ hàng hoá là giai đoạn cuối cùng trong quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp thơng mại để thực hiện giá trị hàng hoá, lao vụ, dịch vụ, doanh nghiệp phải cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng đợc khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán, quá trình này đợc gọi là quá trình tiêu thụ.

Về phơng diện xã hội: Bán hàng là khâu cốt yếu trong qúa trình lu thông hàng hoá, kích thích nhu cầu và luôn tạo ra nhu cầu mới Trong quá trình tiêu thu, ngời ta có thể dự đoán đợc nhu cầu xã hội nói chung hay nhu cầu của từng đoạn thị trờng nói riêng đối với từng loại sản phẩm Trên cơ sở đó, doanh nghiệp sẽ xây dựng đợc các kế hoạch phù hợp nhằm đạt đợc hiệu quả cao nhất.

1.2.1.2- Khái niệm doanh thu bán hàng.

Là toàn bộ số tiền bán sản phẩm hàng hoá , tiền cung cấp dịch vụ cho khách hàng, số tiền hàng đợc ghi trên hoá đơn bán hàng hoặc trên giấy tờ khác có liên quan đến việc bán hàng hoặc giá thoả thuận giữa ngòi mua và ngời bán.

Doanh thu bán hàng thuần: là toàn bộ số tiền thu đợc từ việc bán hàng sau khi đã trừ đi các khoản giảm giá hàng bán, hàng hoá bán bị trả lại, thuế tiêu thụ, thuế xuất khẩu.

1.2.1.3- Khái niệm về các khoản giảm trừ doanh thu.

Giảm giá hàng bán: Là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hoá đơn hay hợp động bán hàng đợc ngời bán hàng chấp thuận cho số hàng đã bán vì lý do hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, không đúng thời hạn, địa điểm nh trong hợp đồng.

Hàng bán bị trả lại: Là số lợng hàng hoá đã đợc coi là tiêu thụ nhng bị khách hàng trả lại do không tôn trong hợp đồng kinh tế nh đã ký kết nhng không

phù hợp yêu cầu, tiêu chuẩn quy cách kỹ thuật, hàng kém phẩm chất, không đúng chủng loại.

1.2.1.4- Giá vốn hàng bán:

Là trị giá vốn của sản phẩm vật t, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ Đối với sản phẩm, lao vụ, dịch vụ, tiêu thụ, giá vốn là giá thành sản xuất hay chi phí sản xuất Với vật t tiêu thụ, giá vốn là giá thực tế ghi sổ Còn với hàng hoá tiêu thụ, gía vốn bao gồm trị giá mua của hàng tiêu thụ cộng với chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ.

1.2.2- Phạm vi thời điểm xác định hàng hoá tiêu thụ.1.2.2.1- Phạm vi:

Hàng hoá đợc coi là tiêu thụ phải bảo đảm những điều kiện:

- Hàng hoá phải thông qua quá trình mua bán và thanh toán theo 1 phơng thức thanh toán nhất định.

- Hàng hoá phải đợc chuyển quyền sở hữu từ doanh nghiệp thơng mại sang bên mua và doanh nghiệp thơng mại đã thu đợc tiền hoặc đợc bên mua chấp nhận thanh toán.

- Hàng hoá bán ra phải thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp do doanh nghiệp mua vào hoặc gia công, chế biến hay nhận góp vốn, nhận cấp phát tặng thởng

*Ngoài ra trong một số trờng hợp sau cũng đợc coi là tiêu thụ- Hàng hoá xuất để đổi lấy hàng hoá khác.

- Hàng hoá xuất làm quà biếu tặng quảng cáo.

- Hàng hoá xuất để thanh toán tiền lơng, thởng cho công nhân viên

1.2.2.2- Thời điểm xác định hàng hoá tiêu thụ.

*Trờng hợp giao hàng trực tiếp cho khách hàng tại kho của doanh nghiệp hoặc vận chuyển hàng trực tiếp: thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm đại diện bên mua kí nhận đủ hàng thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ chủ hàng.*Trờng hợp giao hàng cho khách hàng tại kho của doanh nghiệp hoặc vận chuyển theo hình thức chuyển hàng: Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm thu đợc tiền của bên mua hoặc bên mua xác nhận đã nhận đợc hàng và chấp nhận thanh toán.

1.2.3- Các phơng thức bán hàng chủ yếu trong doanh nghiệp thơng mại.

Quá trình bán hàng ở doanh nghiệp thơng mại đợc thực hiện theo 2 hình thức bán buôn và bán lẻ Bán buôn là bán hàng cho các tổ chức bán lẻ hoặc các đơn vị xuất nhập khẩu để tiếp tục quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Bán lẻ là bán trực tiếp cho ngời tiêu dùng cuối cùng

1.2.3.1- Phơng thức bán buôn:

- Bán buôn hàng hoá qua kho: Bán buôn hàng hoá qua kho là phơng thức bán buôn hàng hoá mà trong đó hàng hoá phải đợc xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp Bán buôn hàng hoá qua kho có thể thực hiện dới hai hình thức:

+ Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này thì bên mua căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thơng mại để nhận hàng Doanh nghiệp thơng mại xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá đợc chấp nhận là tiêu thụ.( Xem Phụ lục 1 )

+ Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng : theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, doanh nghiệp thơng mại xuất kho hàng hoá dùng phơng tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài, chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc một địa điểm nào đó bên mua quy định trong hợp đồng Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thơng mại, chỉ khi nào bên mua kiểm lại, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới đợc coi là tiêu thụ, ngời bán mất quyền sở hữu về số hàng đã giao ( Xem Phụ lục 2 )

- Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo phơng thức bán buôn vận chuyển thẳng, hàng hoá bán cho bên mua đợc giao thẳng từ kho của bên cung cấp hoặc giao hàng thẳng từ nhà ga, bến cảng mà không qua kho của doanh nghiệp bán buôn trong phơng thức này đợc thực hiện bằng hai hình thức bán:

+ Bán vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Doanh nghiệp bán buôn vừa tiến hành thanh toán với bên cung cấp về mua hàng, đồng thời vừa tiến hàng thanh toán với bên mua về bán hàng, nghĩa là đồng thời phát sinh cả 2 nghiệp vụ mua hàng và bán hàng ở đơn vị bán buôn chứng từ bán hàng là hoá đơn bán hàng do đơn vị bán buôn lập Nếu hàng giao thẳng cho đơn vị bán buôn vận chuyển cho bên mua hàng bằng phơng tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài thì số hàng này vẫn thuộc quyền sở hữu của đơn vị bán buôn và chỉ chuyển quyền sở hữu khi bên mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán còn bên mua đến nhận hàng trực tiếp khi giao hàng xong số hàng này đợc coi là tiêu thụ.

+ Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Đây thực chất là hình thức môi giới trung gian trong quan hệ mua bán và hởng hoa hồng hoặc thủ tục do bên mua hoặc bên bán trả.

1.2.3.2-Phơng thức bán lẻ.( Xem Phụ lục 3 )

- Phơng thức bán hàng thu tiền trực tiếp:

Ngời bán hàng thu tiền trực tiếp của khách hàng mua hàng và trực tiếp giao hàng cho khách hàng ngời bán phải chịu trách nhiệm vật chất về số hàng đã nhận ra quầy hàng để bán lẻ để quản lý và ghi chép phản ánh số lợng hàng hoá nhận và đã bán, ngời bán hàng phải phản ánh số lợng hàng hoá, ghi chép hạch toán nghiệp vụ trên các thẻ quầy hàng ở quầy hàng thể quầy hàng đợc mở ra theo dõi cho từng loại mặt hàng để ghi chép sự biến động của hàng hoá từng ca, từng ngày.

- Phơng thức bán lẻ thu tiền tập trung:

Là phơng thức bán hàng mà nghiệp vụ giao hàng và thu tiền bán hàng tách rời nhau, ở quầy hàng có nhân viên thực hiện viết hoá đơn bán hàng, giao cho ngời mua hàng, đồng thời thu tiền bán hàng Ngời mua hàng mang hoá đơn bán hàng vừa nhận đến nhận hàng ở quầy hàng và trả hoá đơn cho ngời bán hàng cuối ngày hoặc cuối ca bán hàng, nhân viên viết hoá đơn và thu tiền bán hàng trong ngày kiểm tiền, làm giấy nộp tiền bán hàng Ngời bán hàng căn cứ vào số hàng đã giao theo hoá đơn đã nhận hoặc kiểm hàng hoá cuối ngày, cuối ca để xác định số hàng đã giao cho khách hàng và lập báo cáo bán hàng chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toán các nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa là giấy nộp tiền và báo cáo bán hàng.

- Bán hàng theo phơng thức gửi đại lý:

Bán hàng gửi đại lý, ký gửi là phơng thức mà bên chủ hàng ( gọi là bên giao đại lý) xuất hàng giao cho bên nhận đại lý, ký gửi để bán Bên nhận đại lý sẽ đợc hởng thù lao đại lý dới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá.

( Xem Phụ lục 4 )

- Phơng thức bán hàng trả góp:

Bán hàng trả góp là phơng thức bán hàng thu tiền nhiều lần Ngời mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua Số tiền còn lại ngời mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất đinh Thông thờng số tiền trả ở các kỳ tiếp theo bằng nhau trong đó bao gồm 1 phần doanh thu gốc và 1 phần lãi trả chậm (Xem phụ lục 5 )

Theo phơng thức trả góp, về mặt hạch toán khi giao hàng cho ngời mua hàng thì lợng hàng chuyển giao đợc coi là bán hàng về thực chất chỉ khi nào ng-ời mua thanh toán hết tiền hàng thì doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu về hàng hoá.

- Phơng thức bán hàng chờ chấp nhận ( Hợp đồng):

Theo phơng thức này căn cứ hợp đồng ký kết bên bán chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm ghi trong hợp đồng Khi đợc bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng chuyển giao thì số hàng đợc bên mua chấp nhận này mới đợc coi là bán hàng và bên bán mất quyền sở hữu về số hàng đó Thủ tục chứng từ sử dụng trong trờng hợp này là hoá đơn kiêm phiếu xuất kho đợc lập thành bốn liên: một liên lu lại cuống, một liên giao cho ngời mua giữ, một liên dùng để thanh toán, một liên thủ kho giữ.

1.2.4- Các phơng thức thanh toán:

Cùng với việc đa dạng phơng thức bán hàng thì các doanh nghiệp cũng áp dụng đa phơng thức thanh toán Việc thanh toán theo phơng thức nào là do 2 bên mua bán thoả thuận, lựa chọn sao cho phù hợp rồi ghi vào hợp đồng Phơng thức thanh toán thể hiện sự tín nhiệm giữa 2 bên, đồng thời nó cũng nói lên sự vận động giữa hàng hoá và tiền vốn, đảm bảo cho bên mua và bên bán cùng có lợi Tuỳ vào lợng hàng giao dịch, mối quan hệ giữa 2 bên và hình thức bán hàng mà 2 bên lựa chọn phơng thức thanh toán phù hợp, hiệu quả nhất.

Hiện nay các doanh nghiệp thờng áp dụng một số phơng thức thanh toán sau:

1.2.4.1- Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt:

Là hình thức thanh toán trực tiếp giữa ngời mua và ngời bán Khi nhận ợc hàng hoá vật t, lao vụ đã hoàn thành thì bên mua xuất tiền ở quỹ trả trực tiếp cho ngời bán hoặc ngời cung cấp lao vụ dịch vụ.

đ-1.2.4.2- Thanh toán không dùng tiền mặt:

Là hình thức thanh toán đợc thực hiện bằng cách chuyển từ tài khoản của doanh nghiẹp hoặc thanh toán bù trừ giữa các doanh nghiệp thông qua cơ quan trung gian là Ngân hàng.

• Thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm:+ Thanh toán bằng séc

+ Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu+ Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi+ Thanh toán bằng thẻ tín dụng+ Thanh toán điện tử

1.2.4.3 Thanh toán bằng nghiệp vụ ứng tr– ớc tiền hàng:

Nếu nh thanh toán trực tiếp và thanh toán qua ngân hàng ngời bán chỉ nhận đợc tiền khi chủ hàng hoá cho đơn vị mua thì ngợc lại, thanh toán bằng nghiệp vụ ứng trớc tiền hàng đơn vị bán sẽ nhận đợc tiền trớc khi xuất chủ hàng cho đơn vị mua Tuy nhiên số tiền ứng trớc này chỉ bằng 1/2 đến 1/3 giá trị hàng hoá xuất bán số tiền còn lại sẽ đợc thanh toán sau khi đơn vị bán cung ứng hàng.

1.2.5 Thời điểm ghi chép bán hàng.–

Trong các doanh nghiệp thơng mại, thời điểm ghi chép vào sổ sách kế toán về hàng hoá là thời điểm hàng hoá đợc xác định bán Thời điểm đó đợc quy định theo từng phơng thức, hình thức bán hàng sau.

+ Đối với phơng thức bán buôn, việc bán hàng có thể thanh toán ngay hoặc cha thì thời điểm đợc xác định là hàng bán là khi nhận đợc tiền của bên mua hoặc nhận đợc báo có của ngân hàng hoặc chấp nhận thanh toán của bên mua.

+ Đối với phơng thức bán lẻ thì việc chuyển quyền sử dụng hàng hoá đợc xác định ngay trên quầy vì vậy thời điểm ghi chép là ngay sau khi kế toán nhận đợc báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền.

1.3 Kế toán Bán hàng trong các doanh nghiệp th– ơng mại.

1.3.1- Yêu cầu và nhiệm vụ kế toán bán hàng

1.3.1.1 Yêu cầu của kế toán bán hàng.–

Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện bán hàng cho từng thời kỳ trong quá trình thực hiện kế hoạch cần căn cứ vào điều kiện cụ thể để có biện pháp kịp thời.

Quản lý chặt chẽ thờng xuyên số lợng và chất lợng thành phẩm đem bán, đảm bảo giá thành, giá bán đảm bảo chi phí giá thành hợp lý.

Nắm bắt theo dõi chặt chẽ từng phơng thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng loại thành phẩm đem bán cho từng khách hàng nh đôn đốc, thu hồi nhanh chóng tiền hàng tránh tình trạnh bị chiếm dụng vốn.

Tính toán xác định kết quả từng loại hoạt động và thực hiện nghiêm túc cơ chế phân phối lợi nhuận.

1.3.1.2 Nhiệm vụ kế toán bán hàng:–

Để tạo điều kiện cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho ngời quản lý ra đợc các quyết định hữu hiệu và đánh giá đợc chất lợng toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán bán hàng có các nhiệm vụ sau:

- Ghi chép phản ánh đầy đủ kịp thời khối lợng hàng hoá tiêu thụ ghi nhận doanh thu bán hàng và xác định chỉ tiêu liên quan khác của khối lợng hàng bán.

- Phân bổ chi phí mua hàng hợp lý cho số hàng đã bán và tồn cuối kỳ.- Lựa chọn phơng pháp và xác định đúng giá vốn hàng xuất bán để đảm bảo độ chính xác của chi tiêu lãi gộp hàng hoá.

- Xác định kết quả bán hàng thực hiện chế độ báo cáo hàng hoá và báo cáo bán hàng cung cấp kịp thời về tình hình tiêu thụ phục vụ cho lãnh đạo doanh nghiệp điều hành hoạt động kinh doanh thơng mại.

- Theo dõi và phản ánh kịp thời công nợ với khách hàng.

1.3.2- Chứng từ ghi chép ban đầu:

- Chứng từ bán hàng gồm:+ Hoá đơn bán hàng.+ Hoá đơn thuế GTGT

+ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho+ Bảng thanh toán tiền hàng đại lý.+ Thẻ quầy hàng

- Chứng từ kế toán về hàng tồn kho gồm:

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ+ Thẻ kho

+ Bản kiểm kê vật t sản phẩm hàng hoá - Chứng từ kế toán về tiền tệ gồm:

+ Phiếu thu+ Phiếu chi

+ Biên lai thu tiền+ Bảng kiểm kê quỹ

1.3.3 Kế toán tổng hợp bán hàng.–

1.3.3.1- Tài khoản sử dụng:

*Tài khoản 156 Hàng hoá:– Phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn kho hàng hoá kết cấu nội dung nh sau:

Bên Nợ: - Trị giá mua vào của hàng hoá theo hoá đơn mua vào.

- Trị giá hàng thuê gia công chế biến nhập kho.- Chi phí thu mua hàng

- Trị giá hàng hoá bị ngời mua trả lại, hàng phát hiện thừa- Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ đợc ghi nhận

Bên Có: - Trị giá thực tế của hàng tồn kho- Trị giá hàng hoá trả lại ngời bán- Chiết khấu giảm giá mua đợc hởng.

- Trị giá hàng hoá bị thiếu hụt h hỏng mất mát- Kết chuyển giá trị hàng tồn kho đầu kỳSD bên Nợ: - Trị giá thựctế của hàng tồn kho cuối kỳ

- Chi phí thu mua hàng hoá tồn kho của hàng hoá đã bán cha đợc chấp nhận tiêu thụ, giao đại lý ký gửi.

TK 156 có 2 tài khoản cấp 2:

+ TK 1561 – Giá mua hàng hoá+ TK 1562 – Chi phí mua hàng hoá

*Tài khoản 157 Hàng gửi bán:– Phản ánh giá trị hàng gửi bán, ký gửi đại lý cha đợc chấp nhận TK này đợc mở chi tiết cho từng loại hàng, từng lần gửi hàng từ khi gửi đến khi chấp nhận thanh toán Kết cấu và nội dung tài khoản nh sau:

- Trị giá của hàng bán bị trả lại.

- Kết chuyển trị giá hàng hoá gửi bán tồn đầu kỳ

SD bên Nợ: - Trị giá hàng hoá gửi bán cha đợc khách hàng chấp nhận thanh toán.

*Tài khoản 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: – Tài khoản này dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế, cùng các khoản giảm trừ doanh thu Kết cấu và nội dung tài khoản này nh sau:

Bên Nợ:

- Khoản giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại.- Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp tính theo doanh thu bán hàng thực tế.

- Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ

Bên Có: - Phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ

TK 511 Cuối kỳ không có số d và chi tiết làm 4 tài khoản cấp hai dới đây:

+ TK 5111 “ Doanh thu bán hàng hoá”

+ TK 5112 “ Doanh thu bán các thành phẩm”+ TK 5113 “ Doanh thu cung ứng dịch vụ”+ TK 5114 “Doanh thu trợ cấp, trợ giá”

*Tài khoản 512 Doanh thu nội bộ:– TK này dùng để phản ánh doanh thu do bán hàng hoá , dịch vụ trong nội bộ, giữa các đơn vị thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 512 tơng tự nh TK 511 đã đợc đề cập ở trên

TK 512 cuối kỳ không có số d và gồm 3 TK cấp hai:+ TK 5121 “ Doanh thu bán hàng hoá”+ TK 5122 “ Doanh thu bán các thành phẩm:+ TK 5123 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ”

*Tài khoản 531 Hàng bán bị trả lại– : TK này dùng dể phản ánh doanh thu của số hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ, bị khách hàng trả lại do không đúng quy cách phẩm chất hoặc vị phạm hợp đồng kinh tế Kết cấu và nội dung của TK 531 nh sau:

Bên Nợ: Tập hợp doanh thu của hàng bán bị trả lại chấp nhận cho ngời mua

trong kỳ (Đã trả tiền cho ngời mua hoặc tính trừ vào nợ phải thu của khách hàng về hàng hóa, dịch vụ đã bán ra).

Bên Có: Kết chuyển số doanh thu của hàng bán bị trả lại TK 531 cuối kỳ không

có số d.

*TK 532 Giảm giá hàng bán:– TK này dùng để phản ánh khoản giảm giá cho khách hàng với giá thoả thuận Kết cấu và nội dung của TK nh sau:

Bên Nợ: các khoản giảm giá hàng bán đợc chấp nhận cho ngời mua

Bên Có: Kết chuyển giảm giá hàng bán sang TK doanh thu bán hàng, hoặc

doanh thu bán hàng nội bộ để xác định doanh thu thuần Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản có liên quan nh : TK 111; TK 112; TK 113 TK 532 cuối kỳ không có số d.

*TK 632 Giá vốn hàng bán:– TK này dùng để phản ánh trị giá vốn của thành phẩm hàng bán, dịch vụ bán trong kỳ Kết cấu và nội dung của TK 632 nh sau:

- Trờng hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên ( Xem phụ lục 6)

Bên Nợ: Trị giá vốn của thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp theo từng

hoá đơn.

Bên Có: Kết chuyển giá vốn của thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ hoàn thành đã

đợc xác định là tiêu thụ và bên Nợ TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh”TK 632 không có số d.

- Trờng hợp doanh nghiệp hạch toán theo phơng pháp kiểm kê định kỳ ( Xem phụ lục7 )

Bên Nợ: Trị giá vốn hàng hoá xuất bán trong kỳ.Bên Có:

- Kết chuyển vốn của hàng hoá đã gửi bán nhng cha đợc gọi là tiêu thụ.- Kết chuyển giá vốn của hàng hoá đã xuất bán vào bên nợ TK 911 “ xác định kết quả kinh doanh”

TK 632 không có số d

1.3.3.2 Các phơng pháp xác định giá vốn hàng bán.

Trị giá vốn hàng bán của hàng hoá xuất bán của doanh nghiệp thơng mại Chính là trị giá mua của hàng hoá xuất kho chi phí cho hàng phân bổ cho hàng hoá xuất kho trong kỳ Hàng hoá của các doanh nghiệp từ các nguồn khác nhau với giá nhập khác nhau, đợt nhập khác nhau Do vậy khi xác định giá vốn hàng xuất bán, kế toán có thể sử dụng nhiều phơng pháp tính khác nhau nhng phải căn cứ vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp để xác định phơng pháp tính giá vốn nào phù hợp với doanh nghiệp mình.

*Phơng pháp tính giá vốn thực tế đích danh: Theo phơng pháp này giá thực tế

của hàng hoá xuất kho đợc căn cứ vào giá thực tế nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lợng xuất kho từng lần.

*Phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân gia quyền)

=

Giá thực tế xuất kho= Số lợng hàng hoá xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân

*Phơng pháp giá thực tế nhập trớc xuất trớc ( FIFO)

Phơng pháp này giả định lô hàng nào nhập trớc sẽ xuất sử dụng trớc Do đó số lợng hàng hoá xuất kho thuộc lần nhập kho nào thì tính theo giá trị thực tế của hàng hoá tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế hàng hoá nhập kho thuộc các lần nhập sau.

*Phơng pháp giá thực tế nhập sau xuất trớc (LIFO).

Phơng pháp này giả định lô hàng nhập kho sau sẽ đợc sử dụng trớc Do vậy giá thực tế của hàng hoá tồn kho cuối kỳ là giá thực tế hàng hoá theo giá các lần nhập kho.

*Phơng pháp hệ số giá.

Phơng pháp này áp dụng cho các doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập xuất của sản phẩm, hàng hoá, cuối kỳ xác định hệ số giá để làm cơ sở tính giá thực tế sản phẩm hàng hóa xuất kho trong kỳ.

Trị giámuathực tế

Giá mua thực tế của

hàng hoá

SLHH xuất kho của từng hàng hoá xuất kho nhập kho theo từng lần nhập

Đơn giá thực tế bình quân

= x

1.3.3.3- Kế toán chi tiết bán hàng

Để theo dõi quá trình bán hàng, cần tổ chức có hệ thổng sổ chi tiết phù với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp Thông th-ờng ngời ta tổ chức hạch toán chi tiết bán hàng theo từng nhóm hàng, từng ngành hàng, từng cơ sở đại lý và theo dõi trên các sổ chi tiết nh: Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết số 3, sổ chi tiết thanh toán với ngời mua

* Các hình thức sổ kế toán áp dụng trong công tác kế toán.

Hình thức sổ kế toán: là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lợng sổ, kết hợp các loại sổ, mẫu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ để ghi chép, hệ thống hoá tổng hợp sổ liệu từ các chứng từ ban đầu, nhằm cung cấp các chỉ tiêu cần thiết cho công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý doanh nghiệp.

Một số hình thức sổ sách có thể áp dụng trong công tác kế toán doanh nghiệp nh:

- Hình thức sổ nhật ký sổ cái.- Hình thức chứng từ ghi sổ.- Hình thức sổ nhật ký chứng từ.

Giá thực tế của hàng hoá

trong kỳ

Trị giá hạch toán của hàng hoá xuất trong kỳ

Hệ số giá

Hệ số giá

Trị giá hàng hoá nhập trong kỳ theo giá mua thực tế

Trị giá hàng hoá nhập trong kỳ theo giá hạch toán

Trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ theo giá hạch toán

Trị giá hàng hoá đầu kỳ

theo giá mua thực tế +

+=

- Hình thức sổ nhật ký chung.

Mỗi hình thức tổ chức hệ thống sổ sách kế toán đều có những điều kiện áp dụng nhất định kèm theo, vì vậy ngời làm công tác kế toán phải căn cứ vào điều kiện và đặc điểm cụ thể của đơn vị mình để lựa chọn hình thức sổ kế toán cho phù hợp và ngày càng hoàn thiện hơn để sổ đơn giản về cấu trúc, đảm bảo cung cấp thông tin rõ ràng, đầy đủ, dễ thao tác và khả năng ứng dụng cao mang lại hiệu quả trong công việc.

(Phần định khoản chi tiết xem phụ lục)

Chơng II Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty gas petrolimex.A.Đặc điểm chung của công ty Gas Petrolimex.

I Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty gas

1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty Gas Petrolimex.

Tổng công ty xăng dầu Việt Nam là một trong ba đơn vị kinh doanh Gas đầu tiên của Việt Nam Thời gian chính thức cung cấp sản phẩm cho thị trờng là tháng 8/1993 Nhờ có những hớng đi đúng đắn, cơ sở vật chất, kỹ thuật của ngành không ngừng đợc mở rộng phát triển với uy tín của sản phẩm ngày càng gia tăng Lợng bán ra liên tục qua các năm từ 8000 tấn năm 1994 đến 16.000 tấn năm 1995 và một năm sau đó sản lợng bán đã tăng lên 24.000 tấn, chiếm trên 45% thị trờng nội địa Đến nay, Tổng công ty xăng dầu Việt nam là đơn vị duy nhất có hệ thống kho bể tiếp nhận đóng nạp trên cả 3 miền và kết quả là giá thành sản xuất giảm đáng kể do vận chuyển với cự ly ngắn.

Tuy nhiên, sau năm 1995 khi đã có sự cạnh tranh ngày càng gay gắt với sự tham gia của hơn 17 công ty vào thị trờng Gas lỏng Việt nam Thị trờng Gas lỏng giảm đáng kể từ 45% xuống 30% Nguyên nhân của tình hình này là sự không phù hợp xuất phát từ sự khác biệt giữa kinh doanh Gas lỏng và kinh doanh xăng dầu về mặt thị trờng và bảo hộ của Nhà nớc Tổng công ty xăng dầu Việt nam đợc Nhà nớc giao đảm nhận trên 60% nhu cầu cả nớc trong khi Gas lỏng không thuộc diện Nhà nớc quản lý về giá tham gia vào thị trờng cạnh tranh thực thụ.

Đứng trớc tình hình trên, ban lãnh đạo Tổng công ty xăng dầu Việt nam đã liên tục đổi mới hoạt động kinh doanh theo hớng nâng cao tính tự chủ ngành hàng phù hợp với đặc điểm kinh doanh Ngày 25/12/1998, trên cơ sở tờ trình của Tổng công ty xăng dầu, Bộ thơng mại đã ra quyết định số 1653 QĐ-BTM về việc thành lập công ty Gas Petrolimex với chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu Gas lỏng và các thiết bị phụ, bồn bể và hệ thống công nghệ của ngành hàng phục vụ cho nhu cầu xã hội Công ty chính thức đi vào hoạt động từ tháng 1/1999 với số vốn tự có trên 200 tỷ đồng.

Công ty Gas Petrolimex có trụ sở tại 775 đờng Giải Phóng quận Hai Bà Trng Hà nội và các chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ Ngoài ra, công ty còn có mạng lới phân phối rộng khắp các tỉnh thành phố và cả nớc qua hơn 40 công ty kinh doanh xăng dầu của Petrolimex và hệ thống các đại lý, tổng đại lý.

Để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng cho xã hội, công ty đã không ngừng mở rộng và nâng cao trình độ công nghệ của hệ thống cơ sở vật chất tại các vị trí điểm Đến cuối năm 1999 tổng sức chứa của công ty gas petrolimex đã đạt gần 3000 tấn, đợc bố trí tại Hà nội (120 tấn), Hải Phòng (1000 tấn), Đà nẵng (500 tấn), Nhà Bè (700 tấn), Cần Thơ (500 tấn) Trong thời gian sắp tới các kho Hải

Phòng và Nhà Bè đợc mở rộng và xây mới, tăng công suất đóng nạp Nhờ hệ thống cơ sở vật chất hiện đại, Công ty Gas Petrolimex đã và sẽ giành đợc lợi thế về giá bán, chất lợng, đáp ứng đợc tốc độ phát triển của thị trờng.

Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh

Đơn vị tính: VND

1 Tổng doanh thu 358.742.000.000 416.031.000.0002 Chi phí kinh doanh 68.637.000.000 69.743.000.000

4 Giá vốn hàng bán 285.360.000.000 340.697.000.0005 Lợi nhuận trớc thuế 5.113.000.000 3.640.000.0006 Lợi nhuận sau thuế 3.476.840.000 2.470.000.0007 Nộp Ngân sách 15.539.499.000 14.877.000.000

II Mô hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Công ty Gas Petrolimex:

1.1 Mô hình tổ chức:

Mô hình tổ chức của Công ty Gas Petrolimex phụ thuộc vào chức năng nhiệm vụ của đơn vị, phụ thuộc vào điều kiện khách hàng, khả năng và cơ chế kinh tế Trong cơ chế thị trờng, mô hình tổ chức bộ máy của Công ty đợc bố trí gọn nhẹ, các bộ phận chức năng hoạt động rất năng động hiệu quả Bộ máy của Công ty đợc bố trí theo cơ cấu chức năng Giám đốc là ngời chịu trách nhiệm cao nhất

Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty(Phụ lục 8)

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Gas Petrolimex:

Công ty Gas Petrolimex có chức năng kinh doanh, xuất nhập khẩu khí đốt hoá lỏng (LPG), các thiết bị bồn bể, và hệ thống công nghệ của ngành phục vụ cho nhu cầu xã hội.

Nhiệm vụ của Công ty Gas Petrolimex là:

−Đảm bảo đáp ứng nguồn hàng theo nhu cầu của các đơn vị.

−Chỉ đạo, tổ chức mạng lới kinh doanh phù hợp với nhu cầu thị trờng và định ớng phát triển của Công ty.

h-−Xây dựng chiến lợc ngành hàng, chỉ đạo thống nhất quản lý kinh doanh thông qua cơ chế định giá, điểm giao nhận hàng, phân công thị trờng, các định mức kinh tế kỹ thuật cớc vận chuyển tối đa.

−Chỉ đạo phối hợp với các đơn vị trong công tác đầu t liên quan đến việc xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho hoạt động kinh doanh ngành hàng tại các đơn vị.

1.3 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận trực thuộc Công ty Gas Petrolimex:

−Phòng Tổ chức hành chính:

Phòng Tổ chức hành chính là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mu giúp Giám đốc Công ty tổ chức thực hiện công tác: Tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh, bố trí, sắp xếp, quản lý sử dụng lao động, giải quyết các chính sách đối với ngời lao động, bảo vệ nội bộ, thanh tra kiểm tra, đảm bảo an ninhh trật tự, công tác an toàn PCCC, an toàn bảo hộ lao động, vệ sinh lao động, vệ sinh môi trờng, công tác hành chính quản trị cơ quan theo phân cấp quản lý của Công ty và Tổng công ty theo đúng pháp luật.

−Phòng Kinh doanh:

Phòng Kinh doanh là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mu, giúp Giám đốc tổ chức, quản lý, chỉ đạo, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty đảm bảo có hiệu quả và tuân thủ theo đúng quy định của ngành, quy định của pháp luật của Nhà nớc trên các lĩnh vực công tác sau:

+Xây dựng chiến lợc kinh doanh.+Phát triển thị trờng.

+Đảm bảo nguồn hàng.

−Phòng Kế toán tài chính:

Phòng Kế toán tài chính có chức năng tham mu cho Giám đốc tổ chức thực hiện và chỉ đạo hớng dẫn các đơn vị trực thuộc Công ty thực hiện đúng pháp lệnh kế toán thống kê hiện hành của nhà nớc Quản lý và sử dụng tài sản, vật t, hàng hoá, các nguồn vốn dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn Công ty đạt hiệu quả theo đúng quy định của Nhà nớc.

−Phòng Quản lý kỹ thuật:

Phòng Quản lý kỹ thuật có chức năng tham mu giúp cho Giám đốc Công ty tổ chức quản lý, chỉ đạo, điều hành các nhiệm vụ công tác thuộc lĩnh vực kỹ thuật, công nghệ, đầu t xây dựng cơ bản Thể hiện ở các mặt công tác sau:

+Hoạch định khai thác và phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ sản xuất kinh doanh.

+Công tác giao nhận kỹ thuật hàng hoá.

+Công tác kỹ thuật an toàn, PCCC, phòng chống bão lụt, vệ sinh môi trờng.

−Phòng Bán hàng và dịch vụ:

Phòng Bán hàng và dịch vụ có chức năng tham mu giúp Giám đốc tổ chức, quản lý, chỉ đạo, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh trực tiếp trên địa bàn đợc phân công đảm bảo kinh doanh có hiệu quả.

−Cửa hàng kinh doanh Gas:

Cửa hàng là một bộ phận của hệ thống bán hàng, đợc quản lý thống nhất trong hệ thống tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty, là nơi trực tiếp thực hiện nhịêm vụ bán hàng (Gas bình, bếp gas, phụ kiện) liên quan đến quá trình sử dụng Gas và các loại hàng hoá khác theo quy định của Công ty nhằm trực tiếp đáp ứng theo nhu cầu của ngời tiêu dùng.

−Kho Gas Đức Giang:

+Tổ chức, khai thác sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật và lao động ở kho đảm bảo kinh doanh có hiệu quả.

+Tổ chức tốt công tác điều độ vận tải đảm bảo khai thác hiệu quả nhất các ơng tiện vận tải.

ph-Tổ chức sắp xếp phân công lao động hợp lý trên cơ sở mô hình tổ chức định biên lao động của Công ty Phối hợp với các đơn vị trên địa bàn thực hiện phơng án bảo vệ môi trờng, an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ trong phạm vi quản lý kho.

II Tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán và sổ kế toán tại công ty gas- Petrolimex.

1 Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại công ty Gas- Petrolimex

Để đáp ứng yêu cầu tổ chức quản lý kinh tế tài chính của công ty, do đặc điểm tính chất hoạt động kinh doanh của công ty, quy mô hoạt động rộng khắp các chi nhánh, đại lý trực thuộc của công ty Gas - Petrolimex tại các thành phố lớn trong cả nớc Vì vậy phòng kế toán tài chính của công ty đợc xây dựng trên nguyên tắc chung, kết hợp với yêu cầu thực tế của công ty Công ty đã sử dụng hình thức kế toán nửa tập trung nửa phân tán.

Các kho, các cửa hàng trực thuộc văn phòng công ty trong các chi nhánh thực hiện hạch toán báo sổ là nơi tập trung các chứng từ gốc lập bảng kê định kỳ gửi về phòng kế toán của văn phòng công ty trong các chi nhánh, xí nghiệp để kiểm tra hạch toán Các chi nhánh, xí nghiệp hạch toán kinh tế phụ thuộc theo phân cấp của công ty Gas, có bảng tổng kết tài sản riêng phản ánh đầy đủ mọi

hoạt động sản xuất kinh doanh tại chi nhánh, xí nghiệp nhng cha đợc quyền phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ xí nghiệp Tại các chi nhánh, xí nghiệp có phòng kế toán thực hiện các công tác kết toán phát sinh, tại các đơn vị mình và định kỳ lập báo cáo gửi về phòng kế toán công ty để tập hợp số liệu

1.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán(Phụ lục 9)

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận.

Phòng kế toán công ty thực hiện công tác kế toán phát sinh tại văn phòng công ty bao gồm cả việc theo dõi hạch toán các nghiệp vụ phát sinh ở kho Đức Giang và hệ thống cửa hàng bán lẻ tại Hà Nội Đồng thời phòng kế toán công ty có nhiệm vụ kiểm tra báo cáo kế toán của các chi nhánh, xí nghiệp Tổng hợp báo cáo kế toán toàn công ty và tính ra lợi nhuận ròng, tiến hành phân chia lợi nhuận cho các chi nhánh, xí nghiệp để trích lập các quỹ Hiện nay phòng kế toán của công ty có 12 ngời, mỗi ngời đảm nhiệm một số phần hành kế toán cụ thể sau:

*Trởng phòng kế toán:

Chịu trách nhiệm chung trớc giám đốc về công tác tài chính kế toán toàn công ty, chịu trách nhiệm tổ chức hạch toán kế toán tại công ty theo chế độ hiện hành Chỉ đạo xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, thực hiện giao kế hoạch tài chính cho các đơn vị phụ thuộc Phối hợp tham gia kí kết hợp đồng kinh tế của công ty Tham gia xây dựng đơn giá hàng hoá, vật t, các định mức vật t, các định mức chi phí thuộc thẩm quyền công ty Phụ trách công tác thi đua khen th-ởng Tổ chức kiểm tra, xét duyệt các báo cáo kế toán thống kê, báo cáo quyết toán của đơn vị phụ thuộc.

*Phó phòng kế toán:

Chịu trách nhiệm trớc trởng phòng và ban giám đốc về các phần việc đợc giao Phối hợp thực hiện việc xây dựng kế hoạch tài chính của toàn công ty, giao kế hoạch tài chính cho các dơn vị Trực tiếp chỉ đạo và tổng hợp quyết toán toàn công ty Phụ trách công tác kiểm tra các đơn vị Trực tiếp kiểm tra và quyết toán các công trình xây dựng cơ bản, hớng dẫn chế độ hạch toán trong toàn công ty Giải quyết các công việc khi kế toán trởng đi vắng.

*Kế toán tổng hợp văn phòng:

Tổng hợp quyết toán kế hoạch khối văn phòng công ty, tổng hợp kiểm kê toàn công ty, tổng hợp các nhật ký chứng từ, sổ cái tiến hành xác định kết quả kinh doanh, lập bảng tổng kết tài sản của công ty; trực tiếp giải quyết thủ tục thanh lý nhợng bán TSCĐ, hàng hoá kém phẩm chất, ứ đọng, chậm luân chuyển trong toàn công ty; quản lý vỏ bao bì Gas; kế toán nguồn vốn kinh doanh.

*Kế toán mua hàng:

Chịu trách nhiệm về kế hoạch khối lợng và chất lợng hàng hoá mua vào; lập bảng kê hàng hoá mua vào, giá mua, theo dõi và phối hợp với kế toán bán

hàng để đề ra phơng án mua hàng đáp ứng nhu cầu về hàng hoá, đảm bảo dự trữ hàng tồn kho hợp lý.

*Kế toán tiêu thụ hàng hoá và kho hàng:

Trực tiếp theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá và kho hàng của toàn công ty Chịu trách nhiệm về hàng tồn kho, giá vốn, lập bảng kê xuất bán đối với các tổng đại lý thành viên trớc ngày 5 hàng tháng.

*Kế toán công nợ nội bộ và bán hàng:

Chịu trách nhiệm trớc lãnh đạo về công nợ bán hàng đối với khách hàng ngoài ngành, nợ khối trực tiếp trong văn phòng công ty, công nợ bán hàng của các loại hàng; tập hợp quyết toán giá thành sản xuất phụ, trực tiếp quyết toán chi phí đối với cửa hàng, xây dựng các quy chế quản lý cửa hàng phù hợp với thực tế, đôn đốc đối chiếu công nợ nội bộ trong đó gồm công nợ nội bộ công ty (Văn phòng công ty và các chi nhánh, công ty vối tổng công ty), công nợ cửa hàng; theo dõi tiến độ nộp và kiểm tra thuế GTGT, thuế nhập khẩu hoàn thành NKCT trớc ngày 5 hàng tháng.

*Kế toán ngân hàng và thanh toán:

Cân đối tiền gửi ngân hàng, cân đối kế hoạch mua ngoại tệ, theo dõi tiền vay, tiền gửi ngân hàng, làm thủ tục vay Ngân hàng đúng hạn Đối chiếu với kế toán kho hàng, kế toán bán hàng lập kế hoạch thanh toán đảm bảo đủ vốn để thanh toán tiền hàng Phối hợp với thủ quỹ cân đối tiền mặt để thu chi có kế hoạch.

*Kế toán thuế và chi phí:

Có nhiệm vụ kiểm tra tính pháp lý của các chứng từ đầu vào đầu ra của các khoản thuế khấu trừ: Kiểm tra số lợng các loại hoá đơn phát hành và chịu trách nhiệm kê khai các khoản thuế theo chức năng quy định trớc ngày 7 hàng tháng; Tập hợp chi phí và kiểm soát chi phí kinh doanh, các định mức, điều khoản của công ty Hoàn thành các NKCT trớc ngày 5 hàng tháng.

*Kế toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội:

Phòng tổ chức theo dõi và quyết toán chi phí tiền lơng theo qui định Phòng kế toán nhận quyết toán từ phòng tổ chức tiến hành tính lơng, BHXH, BHYT Hoàn thành NKCT trớc ngày 5 hàng tháng.

*Kế toán vật liệu, tài sản cố định, công cụ dụng cụ:

Theo dõi tình hình biến động tài sản của toàn công ty Hàng tháng lập bảng trích khấu hao tài sản cố định, trực tiếp tham gia thanh lý nhợng bán tài sản cố định của văn phòng công ty Phân tích hiệu quả sử dụng tài sản cố định để tham mu cho công ty trong việc sử dụng tài sản cố định Lập bảng phân bổ công cụ, dụng cụ.

*Thủ quỹ:

Quản lý và bảo quản tiền mặt tại quỹ Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, chi và các chứng từ gốc hợp lệ để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.

2.Hình thức sổ kế toán

2.1.Hình thức sổ kế toán:

Công ty Gas - Petrolimex có chi nhánh, các kho và đại lý ở nhiều tỉnh thành phố khác nhau, phân tán xa nhau Thêm vào đó đặc điểm kinh doanh rất đa dạng, quy mô kinh doanh lớn, nghiệp vụ kinh doanh phát sinh nhiều Vì vậy công ty đã chọn hình thức sổ NKCT ban hành theo QĐ/1141/TC/CĐKT ngày1/11/95 của Bộ Tài chính Hệ thống sổ sách kế toán của hình thức NKCT đ-ợc xây dựng có cải biên cho phù hợp với việc áp dụng kế toán máy.

Tại phòng kế toán các chi nhánh, xí nghiệp thực hiện các nghiệp vụ kế toán phát sinh hàng tháng lập và giữ báo cáo tiêu thụ về phong kinh doanh công ty trớc 5 ngày tháng sau Hàng quý tiến hành lập và gửi báo cáo quyết toán của đơn vị về phòng kế toán của công ty để tổng hợp.

2.2.Trình tự ghi sổ:

Căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ, số liệu đợc nhập vào máy tính, sau đó máy sẽ tự động định khoản và vào các sổ chứng từ kế toán, vào các sổ chi tiết phù hợp, bảng kê có liên quan kế toán có nhiệm vụ kiểm tra các bút toán cho máy hạch toán xem có chính xác không trên cơ sở đièu chính sự khớp đúng giữa các chứng từ gốc Cuối kỳ kế toán tiến hành kiểm tra sự đúng số liệu tổng hợp giữa các sổ chi tiết, sổ tổng hợp bảng kê do máy đa ra và tiến hành bút toán điều chỉnh, các bút toán kết chuyển vào sổ NKCT để tiến hành xác định kết quả kinh doanh Số liệu trên NKCT sẽ đợc kế toán tổng hợp dùng bút toán kết chuyển vào số cái Số liệu của sổ cái các TK do máy đa ra sẽ đợc dùng để lập báo cáo kế toán.

Sơ đồ trình tự ghi số kế toán hình thức NKCT tại cộng ty Gas - Petrolimex (Phụ lục 10)

2.3 Chế độ kế toán

- Công ty tiến hành quyết toán theo quý (3 tháng, 6 tháng, 9 tháng, 12 tháng), hàng tháng chỉ lập báo cáo nhanh phục vụ công tác quản lý Báo cáo nhanh hàng hoá tồn kho, báo cáo nhanh sản lợng bán ra, báo cáo nhanh các chi tiêu tài chính.

- Công ty áp dụng giá hạch toán thống nhất trong toàn công ty để hạch toán hàng tồn kho Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

- Công ty hạch toán GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

b.Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

I Tổ chức kế toán bán hàng1.Phơng thức bán hàng:

Trong môi trờng cạnh tranh gay gắt với các công ty khác kinh doanh cùng ngành hàng Công ty đã chọn cho mình những phơng thức bán hàng phù

hợp với một mạng lới tiêu thụ rộng khắp cả nớc hoạt động rất hiệu quả Nhờ đó, thị trờng tiêu thụ của công ty ngày càng đợc mở rộng với tổng sản lợng bán ra ngày càng tăng Công ty có các phơng thức bán hàng sau:

1.1.1.Bán buôn qua kho chi nhánh xí nghiệp

Phù hợp với những hợp đồng có nhu cầu lớn Vì hình thức công ty có kho “thủ tục” tại các chi nhánh hàng nhập vào bao nhiêu thì xuất ra bấy nhiêu nên l-ợng tồn kho luôn bằng không Chi nhánh, xí nghiệp viết hoá đơn giao hàng cho công ty nhng thực tế hàng vẫn nằm tại kho của chi nhánh, xí nghiệp chỉ xuất qua kho “thủ tục” Công việc này đợc cài đặt chơng trình và đợc vi tính hoá toàn bộ Công ty chủ yếu bán hàng theo phơng thức này.

1.1.2.Bán buôn cho khách hàng ngay tại cảng nhập

Khi có khách hàng mua hàng, công ty lập hoá đơn GTGT gồm 3 liên Hàng hoá sau khi nhập khẩu sẽ đợc vận chuyển thẳng tới địa điểm khách hàng yêu cầu mà không qua kho chi nhánh tại cảng đầu mối Chi nhánh viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để giao cho văn phòng công ty theo giá mua nhng thực tế hàng không nhập kho mà giao thẳng cho khách hàng.

1.2 Phơng thức bán điều động nội bộ ngành

Khi xuất hàng phòng bán hàng, dịch vụ viết hoá đơn GTGT làm 3 liên giao cho kho làm thủ tục xuất hàng Sau khi giao hàng tại kho của tổng đại lý, thủ kho cùng ngời nhận hàng ký xác nhận cả 03 liên giao khách hàng 2 liên, giữ lại một liên để lập bảng kê Định kỳ 5 ngày gửi bảng kê và các chứng từ liên quan về phòng bán hàng, dịch vụ và lu lại liên 1, chuyển cho kế toán tiêu thụ liên 3 cùng bảng kê để kiểm tra việc hạch toán trên máy.

1.3 Phơng thức bán điều động nội bộ công ty( Mã 6A)

Quá trình giao hàng và làm thủ tục khi giao hàng cũng giống nh phơng pháp trên (phơng pháp điều động nội bộ ngành) Phơng pháp này nhằm đảm bảo đủ và cân đối nguồn hàng trong toàn công ty, nhằm đáp ứng nhu cầu mua hàng của khách hàng.

1.4 Phơng thức bán qua đại lý, tổng đại lý ( Mã 5B)

Theo quy định của công ty Gas - Petrolimex , các đơn vị ngoài Tổng công ty có thể làm tổng đại lý, đại lý bao tiêu hàng hoá với công ty và các đơn vị trực thuộc (Chi nhánh xí nghiệp) theo phân cấp quản lý của công ty Do đó, khi giao hàng xong, hàng hóa đợc xác định là tiêu thụ, các đại lý phải thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán ngay lô hàng vừa đợc nhận Căn cứ vào nhu cầu và khả năng tiêu thụ các đại lý lập đơn hàng gửi văn phòng công ty Về phần vận chuyển, công ty Gas chỉ vận chuyển đơn hàng lớn hơn 15 bình/ chuyến Các đại lý ngoài địa bàn Hà Nội thì phải đủ chuyến.

Về thủ tục giao hàng ( nh phơng thức bán mã 6A)

1.5 Phơng thức bán lẻ (Mã 54)

Hàng hoá của công ty trực tiếp đến tận tay ngời tiêu dùng thông qua các cửa hàng bán lẻ của công ty Khi bán hàng, trờng hợp khách hàng không lấy hoá đơn GTGT, nhân viên bán hàng sẽ viết hoá đơn GTGT sau khi xuất hàng thành 3 liên, giao cho khách hàng liên 2 Còn khách hàng không lấy hoá đơn cuối ngày hoặc định kỳ nhân viên bán hàng sẽ viết hoá đơn GTGT làm 2 liên cho số hàng đã xuất bán và ghi vào bảng kê bán hàng Cửa hàng lu liên 1, định kỳ 5 ngày gửi bảng kê bán hàng, báo cáo bán hàng, hoá đơn GTGT về phòng bán hàng dịch vụ cập nhật số liệu vào máy tính, sau đó gửi cho kế toán tiêu thụ để kiểm tra việc hạch toán.

1.6 Phơng thức bán hàng chuyển khẩu

Theo phơng thức này, công ty sẽ là trung tâm thanh toán giữa bên bán và bên mua do không có đủ điều kiện để nhập khẩu Gas Hiện nay khách hàng của công ty là Campuchia, đồng thời công ty ký hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp Do lô hàng đợc vận chuyển thẳng từ nhà cung cấp đến ngời mua , nên lô hàng đợc theo dõi ở TK151- hàng đang đi trên đờng Thời hạn thanh toán đợc quy định rõ trong hợp đồng: Khách hàng mua chuyển khẩu phải thanh toán sau 15 ngày kể từ ngày nhận hàng; Công ty Gas - Petrolimex phải thanh toán cho nhà cung cấp sau 30 ngày kể từ khi bên mua nhận đợc hàng Kế toán tại văn phòng công ty sau khi nhận đầy đủ các chứng từ liên quan nh: Hợp đồng mua hàng, hợp đồng bán hàng, các hoá đơn giao hàng giữa ngời mua và nhà cung cấp, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng mới tiến hành hạch toán.

2 Phơng pháp tính giá vốn xuất kho.

Công ty sử dụng giá hạch toán để tính giá vốn hàng xuất kho Trong kỳ, hạch toán giá vốn hàng háo tiêu thụ theo công thức

Giá vốn hàng Lượng hàng hoá Giá hạch toán

Khi nhập kho hàng hoá kế toán phản ánh mua hàng hoá thông qua tài khoản giá hạch toán của hàng hoá đó và tài khoản chênh lệch giữa giá thực tế – giá hạch toán Cuối kỳ kế toán tiến hành chuyển hết phần chênh lệch giá vào TK 632.

3 Chính sách giá cả

Để thu hút khách hàng công ty có chính sách giá cả hết sức linh hoạt Giá bán đợc tính trên cơ sở thị giá hàng hóa mua vào, điều chính theo giá thị trờng đồng thời phụ thuộc vào mối quan hệ giữa khách hàng với công ty.

+ Giá bán trực tiếp của công ty báo gồm giá bán buôn, bán lẻ cho các hàng bán lẻ, đại lý, tổng đại lý khách hàng ngoài ngành do công ty quy định và đợc thay đổi phù hợp với thị trờng.

+ Giá bán nội bộ: đợc sử dụng trong phơng thức bán điều động nội bộ công ty do công ty Gas quy định và đợc ổn định trong quý, năm nhằm ổn định giá thị trờng.

+ Giá giao (giá bán) cho các công ty thành viên làm đại lý đợc thay đổi tuỳ theo giá nhập và giá cả thị trờng Giá giao này luôn thấp hơn tối thiểu 3% so với giá giao cho các khách hàng ngoài tổng công ty.

+ Giá bán của các tổng đại lý thành viên: các tổng đại lý thành viên tự quyết định giá bán theo giá thị trờng đảm bảo bù đắp chi phí và lợi nhuận.

4.Hệ thống tài khoản áp dụng vào kế toán nghiệp vu bán hàng và xác định kết quả bán hàng.

+ TK 1111: Tiền mặt Việt Nam

+ TK 1112: Tiền gửi ngân hàng+ TK 1122: Tiền gửi ngoại tệ+ TK 131 : Phải thu khách hàng

+ TK 13111: Phải thu các cửa hàng trực thuộc+ TK 13112: Phải thu của khách hàng đại lý+ TK 13118: Phải thu của khách hàng

* TK 156: Hàng hoá

+ TK 1561311: Gas hoá lỏng tồn kho theo giá hạch toán

+ TK 1561312: Chênh lệch giá hạch toán và giá vốn Gas hoá lỏng+ TK 1561321: Bêp Gas, phụ kiện tồn kho theo giá hạch toán

+ TK 1561322: Chênh lệch giá hạch toán và giá vốn bếp và phụ kiện

* TK 336 : Phải trả nội bộ

+ TK 33621: Phải trả nội bộ công ty về hàng hoá+ TK 336211 Phải trả nội bộ công ty về hàng hoá- Gas+ TK 336212: Phải trả nội bộ công ty về bếp và phụ kiện

* TK511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

+ TK51131: Doanh thu bán hàng trực tiếp+ TK51132: Doanh thu bán Bếp, phụ kiện

+ TK51133: Doanh thu bán hàng chuyển khẩu+ TK512: Doanh thu bán hàng nội bộ

+ TK51231: Doanh thu bán Gas nội bộ công ty+ TK51232: Doanh thu bán phụ kiện nội bộ công ty

* TK 632: Giá vốn hàng bán

+ TK 632131: Giá vốn Gas

+ TK 632132: Giá vốn bếp và phụ kiện+ TK 632138: Giá vốn Gas chuyển khẩu+ TK 641: Chi phí nghiệp vụ kinh doanh

* TK 911: Xác định kết quả kinh doanh

+ TK 91113: Xác định kết quả kinh doanh-KDTM Gas, phụ kiện

5 Chứng từ, tàI khoản, sổ sách kế toán và quy trình kế toán trên máy nghiệp vụ bán hàng.

5.1 Chứng từ, sổ sách phục vụ công tác kế toán bán hàng

Các chứng từ sử dụng trong kế toán tạicông ty Gas - Petrolimex là hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu thu, giấy báo có và đợc coi là chứng từ gốc.

Các sổ kế toán nghiệp bán hàng đợc thiết kế sẵn trên máy gồm có:

+ Sổ chứng từ kế toán: đợc mở chi tiết theo từng tài khoản, số lợng đợc cập nhật hàng ngày nh sổ chứng từ kế toán tài TK 156,1312; TK 156,1321; TK 131,111;TK 51131 và các sổ chứng từ kế toán nhập xuất hàng ngày.

+ Bản chi tiết phát sinh công nợ: bảng kê chi tiết phát sinh công nợ với khách hàng đại lý, tổng đại lý, các cửa hàng trực thuộc

+ Sổ chi tiết tài khoản: để ghi các chi phí phát sinh theo tình tự thời gian+ Bảng kê N-X-T: theo dõi tình hình biến động của hàng hoá

+ Bảng kê: đợc mở để ghi đối ứng với các NKCT ghi nợ các tài khoản đối ứng vào các NKCT.

+ Nhật ký chứng từ sổ sách: ghi có các TK 511,632,156+ Sổ cái: mở chi tiết cho từng TK

5.2 Trình tự kế toán trên máy nghiệp vụ bán hàng

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, phòng bán hàng dịch vụ tiến hành viết hoá đơn GTGT, đồng thời nhập vào máy theo mẫu “ hoá đơn bán hàng” máy sẽ hiện ra dòng chữ “ hoá đơn đã đợc định khoản” Sau đó thông tin đợc máy tự động nhập vào sổ chi tiết hàng nhập theo tên hách hàng đã đợc mã hoá Sau đó thông tin tự nhập vào sổ chi tiết hàng nhập theo từng loại hàng hoá, sổ chi tiết phát sinh công nợ, sổ chi tiết doanh thu bán hàng và bảng kê nh bảng kê N-X-T, bảng kê chi tiết phát sinh công nợ Định kỳ khi nhận đợc hoá đơn do phòng bán hàng chuyển sang, kế toán tiêu thụ có nhiệm vụ kiểm tra các bút toán do máy hạch toán, trên cơ sở đối chiếu sự khớp đúng với các chứng từ gốc Cuối kỳ, kế toán tiêu thụ thu tiền hàng kiểm tra sự chính xác của số liệu tổng hợp Do máy đa ra ở các sổ liên quan, tiến hành các bút toán điều chỉnh, bút toán kết

chuyển để đa lên số liệu vào NKCT số 8 số liệu tổng hợp trên NKCT sẽ đợc kế toán tổng hợp dùng bút toán kết chuyển về sổ cái TK liên quan để tiến hành xác định kết quả tiêu thụ.

6 kế toán tiêu thụ hàng hoá6.1 Kế toán chi tiết hàng hoá

Công ty Gas - Petrolimex hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo thẻ song song Theo phơng pháp này ở kho theo dõi về mặt số lợng còn ở phòng kế toán theo dõi cả về số lợng và giá trị hàng hoá.

+ ở kho: hàng ngày căn cứ và chứng từ nhập xuất nhận đợc thủ kho tiến hành xuất theo số lợng ghi trên hoá đơn, ghi nhận số lợng thực nhập căn cứ vào số lợng nhập xuất thực kho ghi vào các cột tơng ứng trên thẻ kho theo thứ tự thời gian.

+ Tại phòng kế toán: Căn cứ vào chứng từ nhập xuất mà thủ kho gửi lên, phòng kinh doanh sẽ nhập vào máy theo thứ tự thời gian nghiệp vụ phát sinh Trên máy đã cài sẵn các sổ cần thiết và mã hàng hoá Khi nhập chứng từ phòng kinh doanh sẽ khai báo mã hàng hóa cho máy và nhập số chứng từ, ngày, tháng, nội dung, số lợng Khi đó máy sẽ tự động gán mã hàng hoá sẵn có , cuối tháng cộng tổng số N-X-T Sau khi vào chứng từ song, định kỳ gửi lên phòng kế toán để nhập đơn giá hạch toán cho từng mặt hàng.

Căn cứ vào phiếu xuất kho và phiếu nhập kho, thu kho tiến hành ghi thẻ kho, định kỳ chuyển lên phòng kế toán để phòng kế toán theo dõi giá trị hàng nhập xuất, đồng thời cũng căn cứ và thẻ kho do thủ khi chuyển lên, kế toán theo dõi trên sổ chứng từ kế toán nhập hàng và sổ chứng từ kế toán xuất hàng.

6.2 kế toán chi tiết nghiệp vụ kế toán bán hàng

6.2.1 Kế toán theo phơng thức bán buôn trực tiếp

•Bán buôn qua kho công ty

Theo phơng thức bán buôn trực tiếp, căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi định khoản phản ánh doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán.

BT1: Phản ánh doanh thu bán hàng.

Tổng công ty xăng dầu thống nhất toàn nghành là toàn bộ quá trình thanh toán của khách hàng đều đợc theo dõi qua TK 131 Do đó, cách hạch toán doanh thu bán hàng sẽ nh sau: (Doanh thu của hàng bán ra là giá bán không có thuế GTGT)

Nợ TK 13113 (Mã khách hàng): tổng giá thanh toán

Có TK 511131, 51132 : Doanh thu hàng bán ra= Đơn giá * Số lợngCó TK 33311: thuế GTGT đầu ra

BT 2: Phản ánh giá vốn hàng bán.

Nợ TK 632131,632132: giá vốn bếp Gas, phụ kiện

Có TK 1561311,156231: Gas, bếp phụ kiện theo giá hạch toán

Ngoài ra, kế toán còn phải phản ánh vào sổ chi tiết giá vốn (TK 632131,632132), sổ chi tiết doanh thu cho TK 1561311,156231

- Khi khách hàng thanh toán tiền hàng

Nợ TK 111,112: tiền mặt, tiền gửi ngân hàngCó TK 13112: phải thu khách hàng

Ví dụ 1: Ngày 01/10/2002 văn phòng công ty xuất bán cho ty thơng mại dịch vụ

Sao Đỏ qua kho văn phòng công ty (Kho Đức Giang) mặt hàng Gas hoá lỏng bình 48 với số lợng 14.400 kg giá HT 4800đ/kg; giá bán: 6750đ/kg.

Căn cứ vào hoá đơn GTGT:BT1: Phản ánh doanh thu bán hàng

Nợ TK 13112: 106920.000Có TK 51131: 97.200.000Có TK 33319.720.000BT2: Phản ánh giá vốn hàng bán.

Nợ TK 632131 : 64.800.000Có TK 1561311 : 64800.00

Ngày 10/10 công ty nhận đợc hàng giấy báo có của Ngân hàng, kế toán vào bảng kê số 2

Nợ TK 1121 : 106.920.000

Có TK 13112 : 106.920.000

Nghiệp vụ bán hàng và thanh toán tiền hàng kết thúc

* Bán buôn qua kho chi nhánh, xí nghiệp

BT1: Phản ánh doanh thu bán hàng cho khách hàng Nợ TK 13112,13113 : tổng giá thanh toán.

Có TK 51131,51132 : doanh thu bán hàngCó TK 3331 : thuế GTGT đầu ra

Cuối kỳ tiến hành đối chiếu công nợ với các chi nhánh xí nghiệp.

Ví dụ 2: Ngày 13/10/2002 công ty bán buôn qua kho chi nhánh Gas Hải Phòng

cho kho kia vận chuyển nội bộ Căn cứ vào phiếu này công ty Gas - Petrolimex viết hoá đơn GTGT

Căn cứ vào hóa đơn giá trị GTGT và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kế toán ghi:

BT1: Phản ánh doanh thu

Nợ TK 13112 : 35.640.000

Có TK 511131: 32.400.000Có TK 3331: 3240.000

BT2: Phản ánh giá vốn

Nợ TK 632131 : 21.600.000

Có TK 336211: 21.600.000

Từ hoá đơn GTGT kế toán vào sổ chi tiết phát sinh công nợ, sổ chi tiết doanh thu nh phơng thức bán buôn qua kho công ty

* Bán buôn cho khách ngay tại cảng nhập

Phơng thức này hạch toán giống nh trờng hợp bán buôn qua kho chi nhánh, xí nghiệp Trên thực tế hàng hoá xuất cho khách hàng tại cảng nhập không qua kho, trên cơ sở hạch toán toàn bộ hàng hoá vẫn nhập kho "thủ tục"

6.2.2 Kế toán theo phơng thức bán điều động nội bộ ngành.(mã53)

Ví dụ 3: Ngày 14 /10/2002 văn phòng công ty bán cho công ty xăng dầu Thái

2400 kg Gas hoá lỏng - bình 12 kg giá 6500 đ/ kg.1300kg gas hoá lỏng bình 13 kg giá 6500đ/kg Kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT kiểm tra bút toán BT1: Phản ánh doanh thu

Nợ TK 13118: 26.455.000

Có TK 511131: 24.050.000Có TK 3331: 2.405.000BT2: Phản ánh giá vốn hàng bán

Nợ TK 632131: 16.650.000

Có TK 156131: 16.650.000

Kế toán vào sổ chi tiết phát sinh công nợ cho khách hàng là công ty xăng dầu TN vào sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết giá vốn giống nh phơng thức bán buôn qua kho văn phòng công ty

6.2.3 Kế toán theo phơng thức bán điều động nội bộ công ty ( mã 6A)* Xuất bán nội bộ công ty.

Ví dụ 4: Ngày 17/10/2002 văn phòng công ty xuất bán cho CN Gas Hải Phòng

50.000kg gas hoá lỏng giá là 5800đ/ kg

Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán kiểm tra định khoản BT1: Phản ánh doanh thu

Nợ TK 33621: 319.000.000

Có TK 511131: 2 90.000.000Có TK 3331 : 29.000.000BT 2 : Phản ánh giá vốn:

Nợ TK : 225.000.0000

Có TK 1561311: 225.000.000

Kế toán vào sổ chi tiết doanh thu TK 512131 ( mẫu nh sổ chi tiết TK 5111310 ), sổ chi tiết giá vốn và sổ chi tiết phát sinh công nợ cho CN Gas Hải Phòng.

* Xuất dùng nội bộ.

Đơn vị vận chuyển : công ty Gas - Petrolimex Mã số xe 29K-6829

Đối với nghiệp vụ xuất dùng nội bộ sẽ đợc hạch toán vào chi phí nghiệp vụ kinh doanh trong kỳ Căn cứ vào hoá đơn GTGT (theo giá bán buôn), kế toán ghi:

Có TK 156 : giá hạch toán hàng xuất

6.2.4 phơng thức bán qua đại lý , tổng đại lý( 5B)

Công ty bán ra theo phơng thức" mua đứt bán đoạn" nên khi hàng bán ra đợc xác định là tiêu thụ

Ví dụ 5: Ngày 18/10/2002 văn phòng công ty bán 1200kg gas bình cho tổng đại

lý Quang Vinh với giá 6500 đ/ kg Phòng kinh doanh lập hóa đơn GTGT Kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT kiểm tra định khoản

BT1: P hản ánh doanh thuNợ TK 13112: 8580.000

Có TK 511131: 7.800.000Có TK 3331: 780.000BT2: Giá vốn hàng bán

BT1: Phản ánh doanh thu bán hàng:

Nợ TK 133111 (Mã CH) : tổng giá thanh toánCó TK511131,511132: doanh thu bán hàng Có TK 33311: thuế đầu ra

BT2: Phản ánh giá vốn hàng bán

Nợ TK 632131, 632132: giá vốn Gas phụ kiện, bếp gasCó TK: 1561311,1561321: Gas, bếp Gas., phụ kiện

Kế toán công nợ trực tiếp lập " Phiếu thu" tổng số tiền của cửa hàng và ghi Nợ TK 1111: tiền mặt

Có TK 13111: phải thu của cửa hàng trực thuộc

Việc ghi sổ chi tiết công nợ của cửa hàng, sổ chi tiết giá vốn vào doanh thu thực hiện tơng tự nh phơng thức bán buôn trực tiếp.

Ví dụ 6: Ngày 18/10/2002 kế toán nhận bảng kê bán lẻ gas, bếp gas, phụ kiện

do cửa hàng số 3 chuyển sang từ ngày 1/10 đến ngày 05/10/2002 kèm theo các hoá đơn GTGT do phòng bán hàng chuyển sang.

Kế toán công nợ vào sổ chi tiết phát sinh công nợ số 03, sổ chi tiết TK 511151, sổ chi tiết giá vốn (mẫu nh sổ chi tiết đã trình bày trong phơng thức bán buôn trực tiếp)…

6.2.6 Kế toán theo phơng thức chuyển khẩu

Căn cứ vào hoá đơn giao hàng giữa nhà cung cấp và khách hàng mua theo phơng thức chuyển khẩu với công ty kế toán kiểm tra định khoản

BT1: Phản ánh doanh thu chuyển khẩu Nợ TK 13118: tổng số tiền thanh toánNợ (có) TK 413: chênh lệch tỷ giá

Có TK 511133: doanh thu bán chuyển khẩu theo tỷ giá thực tếBT2: Xác định giá vốn hàng chuyển khẩu

Nợ TK 15131: hàng mua đang đi đờngNợ ( Có) TK 413: chênh lệch tỷ giá

Có TK 33313: phải trả nhà cung cấpBT3 : Kết chuyển giá vốn hàng chuyển khẩu

Nợ TK 632138: giá vốn hàng chuyển khẩuCó TK 15131: hàng mua đi đờng

Ví dụ 7: Tháng 11/2002 công ty Gas - Petrolimex bán chuyển khẩu cho công ty

Mittapheap (Campuchia) 220.000kg Gas hoá lỏng phía nhà cung cấp là công ty Unique (TL) Ngày 15/12 nhận đợc giấy báo có của ngân hàng việc công ty Mittapheap thanh toán với số tiền là 77.320$ với tỷ giá thực tế ngày nhận tiền là 15300 ngày 25/12/2002 nhận giấy báo nợ của ngân hàng về việc trả nợ cho công ty Unique 75140$ tỷ giá thực tế trong ngày là 15300 tỷ giá hạch toán là 15250 BT1: Phản ánh giá trị mua hàng

Nợ TK 15131: 75140 x 15300 =1.149.642.000Có TK 331: 75140 x 152500 =114.588.500Có TK 413: 7514 x 50 =3.757.000

BT2: Phản ánh doanh thu

Nợ TK 13118 : 77.320 x 15250 =1.179.130.000Nợ TK 413 : 77320 x 50 =3.866.000

Có TK 511133 : 77320 x 15300 = 1.182.996.000

BT3: Kết chuyển giá vốn hàng bán chuyển khẩu Nợ TK 632131: 1.149.642.000

Có TK 15131: 1.149.642.000BT4: Trả tiền cho ngời bán.

Nợ TK 331: 1.145.885.000

Có TK 1122: 1.145.885.000BT5: Thu nợ ngời mua

Nợ TK 1122 : 1.179.130.000Có TK 131: 1.179.130.000

6.3 Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá.

- Căn cứ vào sổ chi tiết phát sinh công nợ kế toán vào bảng kê 11 số liệu trên bảng 11( cho TK 13111, 13112,13118 dùng để vào NKCT số 8

- Căn cứ vào sổ chi tiết giá vốn TK 632131,632132,632138 (phần ghi có) ghi vào nhật ký chứng từ số 8.

- Căn cứ vào bảng kê giá vốn để ghi có TK 156

- Căn cứ vào sổ chi tiết TK 512131, 512132(ghi có) vào nhật ký chứng từ số 8.

II Kế toán chi phí bán hàng và xác định kết quả bán hàng.1 Kế toán chi phí bán hàng:

Tổng công ty xăng dầu đã đợc Bộ Tài Chính chấp thuận từ ngày 01/01/1996 việc hạch toán các nội dung chi phí mua hàng và chi phí doanh nghiệp toàn ngành đợc quy định là chi phí nghiệp vụ kinh doanh và đợc hạch toán trên TK 641 - Chi phí bán hàng Do đó về phần hạch toán chi phí, Công ty không sử dụng TK 642.

Chi phí nghiệp vụ kinh doanh bao gồm:- Chi phí nhân công.

- Chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng.

- Chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí sửa chữa TSCĐ.- Chi phí bảo quản

- Chi phí vận chuyển- Chi phí hao hụt hàng hoá- Chi phí quảng cáo tiếp thị- Chi phí dịch vụ mua ngoài

- Chi phí văn phòng và các chi phí khác

Ví dụ 8: Ngày 10/11/2002 kế toán nhận đợc hoá đơn thanh toán tiền quảng cáo

trên tạp chí tài chính trị giá: 784300 kế toán thanh toán lập phiếu chi và làm thủ tục trả tiền Căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi sổ chi tiết chi phí nghiệp vụ kinh doanh.

Nợ TK 641 : 7.130.000Nợ TK 133: 713.000

Có TK 111(1) : 7.843.000

Từ sổ chi tiết, lấy phát sinh có tài khoản để và nhật ký chứng từ Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 8 và các nhật ký chứng từ khác có liên quan Kế toán vào sổ cái TK 641.

2 kế toán xác định kết quả bán hàng tại công ty Gas - Petrolimex

Kết quả bán hàng thể hiện qua chỉ tiêu lãi (lỗ) về tiêu thụ hàng hoá Đây là bút toán đợc tiến hành vào cuối quý Kế toán căn cứ vào số liệu chi tiết và tổng hợp để xác định kết quả bán hàng nh sau:

Công ty không sử dụng TK 532- giảm giá hàng bán mà công ty dùng hình thức giảm giá ngay trên hoá đơn Công ty đặt ra mức giá theo sản lợng mua của khách hàng, càng mua nhiều với số lợng lớn thì giá càng thấp Sản phẩm của công ty yêu cầu về kiểm tra kỹ thuật rất chặt chẽ trớc khi giao hàng nên các tr-ờng hợp hàng bán bị trả lại là không phát sinh Không có các khoản giảm trừ Doanh thu bán hàng cũng chính là doanh thu thuần.

Cuối quý kế toán tiêu thụ xác định kết quả tiêu thụ cho từng nhóm hàng, sau đó tổng hợp lại để tính ra kết quả của toàn bộ hoạt động tiêu thụ hàng hoá.

- Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 8 để kết chuyển doanh thu - Căn cứ vào sổ chi tiết giá vốn để kết chuyển giá vốn hàng bán

- Căn cứ vào sổ chi tiết chi phí nghiệp vụ kinh doanh kết chuyển chi phí bán hàng

Lãi (lỗ)về bán

Chí phí nghiệp vụ kinh doanhDoanh

thu thuầnhàng bánGiá vốn

1 Nhận xét về hoạt động kinh doanh

Công ty Gas - Petrolimex chính thức ra đời và đi vào hoạt động từ năm 1999 trong nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc Để đứng vững trong nền kinh tế đầy biến động cùng với sự cạnh tranh vô cùng mãnh mẽ của các hãng có tên tuổi trên thế giới đã thâm nhập vào thị trờng Việt Nam nh Sell, BP, Tolal, ELF Công ty đã không ngừng cải tiến, đổi mới, tiếp cận với những tiến bộ khoa học – kỹ thuật và ứng dụng vào trong kinh doanh và trong quản lý.

Cùng với sự chỉ đạo, hỗ trợ của tổng công ty xăng dầu Việt Nam về vốn kinh doanh cộng với sự năng động, linh hoạt của tập thể cán bộ công nhân viên, công ty đã đạt đợc một số thành tựu lớn trong kinh doanh nh: Doanh thu tiêu thụ tăng lên đáng kể, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nớc, thu nhập của công nhân viên tăng lên đáng kể Công ty đã xây dựng đợc mạng lới tiêu thụ rộng khắp cả nớc với 4 chi nhánh là Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ, TP Hồ Chí Minh và thành công lớn nhất là doanh nghiệp kinh doanh LPG chiếm thị phần lớn nhất trong cả nớc.

2 Về công tác kế toán

Công tác tài chính kế toán của công ty đã phản ánh và cung cấp thông tin một cách đầy đủ, kịp thời về tình hình kinh doanh, tình hình tổ chức của công ty đồng thời công ty cũng đã cố gắng và tiến bộ trong việc vận dụng chế độ kế toán phù hợp với yêu cầu điều kiện kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Đặc biệt công ty đã áp dụng kế toán máy vi tính giúp cho hoạt động của kết toán đạt đợc hiệu quả cao Việc áp dụng kế toán máy giúp cho việc lu chuyển chứng từ hoạt động nhanh và sổ sách kế toán có liên quan diễn ra nhanh chóng các báo cáo tài chính đợc lập sẵn trong máy phục vụ đáp ứng đầy đủ và kịp thời, đúng định kỳ.

Hơn nữa, công ty còn tổ chức một bộ máy kế toán khá toàn diện với đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ cao, đồng đều, có kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm Việc phân công công tác rõ ràng, cụ thể cho từng nhân viên đã góp phần đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ, giúp cho công tác kế toán diễn ra một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời và phản ánh đúng các chỉ tiêu tài chính.

Công ty Gas - Petrolimex đã tuân thủ đúng hệ thống TK kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141CĐKT/ TC ngày 01/11/1995 của Bộ tài

chính và các thông t hớng dẫn bổ sung Công ty đã sử dụng có chọn lọc các tài khoản phù hợp với đặc điểm của công ty Những TK cấp 1 đã định sẵn trên cơ sở đó công ty mở thêm những TK chi tiết cấp 2, 3, để thuận tiện cho việc hạch toán tơng ứng với đặc thù của công ty.

Hệ thống chứng từ công ty áp dụng theo đúng qui định của Bộ tài chính Ngoài ra công ty còn có một số chứng từ kế toán đặc thù riêng của công ty để thuận tiện cho việc quản lý khoa học và thống nhất trong toàn công ty cũng nhtrong ngành.

Công ty hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phơng pháp thẻ song song Phơng pháp này có u điểm là đơn giản nhng lại theo dõi trùng lặp giữa thủ kho và kế toán.

Bên cạnh những vấn đề làm đợc, công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả kinh doanh vẫn còn tồn tại một số vấn đề hạn chế đòi hỏi phải đa ra giải pháp cụ thể, có tính thực tế cao nhằm khác phục và hoàn thiện hơn nữa để kế toán ngày càng thực hiện tố chức năng nhiệm vụ vốn có của minh, phục vụ cho yêu cầu quản lý hiện nay.

II Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty Gas Petrolimex.–

1 Về luân chuyển chứng từ: Đơn vị lập đầy đủ các chứng từ ban đầu

theo quy định, các chứng từ do công ty phát hành có đầy đủ các thông tin cần thiết phục vụ công tác kiểm tra và ghi sổ kế toán Tuy nhiên đối với từng trờng hợp cụ thể việc luân chuyển chứng từ vẫn còn những bất cập:

Trờng hợp bán hàng qua kho công ty và kho chi nhánh xí nghiệp trực thuộc chứng từ luân chuyển lòng vòng, thiếu chặt chẽ về mặt pháp lý bởi chứng từ đợc lập trớc khi ngời mua nhận đợc hàng Giả thiết nếu có sự thay đổi về hàng hoá ghi trong hợp đồng thì rất khó xử lý số liệu vì tất cả đã đợc nhập vào máy và muốn huỷ bỏ số liệu này kế toán phải lập hoá đơn GTGT khác dẫn đến lãng phí hoá đơn GTGT Trờng hợp bán luôn qua kho chi nhánh, xí nghiệp hóa đơn luân chuyển lòng vòng không cần thiết Chi nhánh, xí nghiệp viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển một bộ gửi cho văn phòng công ty đễ xuất chuyển sang kho thủ tục của văn phòng công ty theo giá nội bộ Văn phòng công ty viết hoá đơn GTGT cho khách hàng gửi cho chi nhánh, XN để làm căn cứ cho chi nhánh, XN xuất hàng cho khách Hàng hoá xuất cho khách hàng trên chứng từ là xuất từ kho thủ tục văn phòng công ty nhng trên thực tế là vừa nằm trong kho chi nhánh, XN Cùng nội dung kinh tế mà phải mất hai lần luân chuyển chứng từ.

Trong trờng hợp này, công ty chỉ cần lập hoá đơn GTGT làm 4 liên: 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên giao cho chi nhánh, XN là cơ sở báo nợ cho văn phòng công ty, 1 liên lu sổ gốc, 1 liên dùng để hạch toán Điều này có thể phù hợp bởi thực tế hàng ở kho chi nhánh, XN hay kho công ty thì vẫn là hàng thuộc sở hữu toàn công ty.