6.1. Kế toán chi tiết hàng hoá
Công ty Gas - Petrolimex hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo thẻ song song. Theo phơng pháp này ở kho theo dõi về mặt số lợng còn ở phòng kế toán theo dõi cả về số lợng và giá trị hàng hoá.
+ ở kho: hàng ngày căn cứ và chứng từ nhập xuất nhận đợc thủ kho tiến hành xuất theo số lợng ghi trên hoá đơn, ghi nhận số lợng thực nhập căn cứ vào số lợng nhập xuất thực kho ghi vào các cột tơng ứng trên thẻ kho theo thứ tự thời gian.
+ Tại phòng kế toán: Căn cứ vào chứng từ nhập xuất mà thủ kho gửi lên, phòng kinh doanh sẽ nhập vào máy theo thứ tự thời gian nghiệp vụ phát sinh. Trên máy đã cài sẵn các sổ cần thiết và mã hàng hoá. Khi nhập chứng từ phòng kinh doanh sẽ khai báo mã hàng hóa cho máy và nhập số chứng từ, ngày, tháng, nội dung, số lợng. Khi đó máy sẽ tự động gán mã hàng hoá sẵn có , cuối tháng cộng tổng số N-X-T. Sau khi vào chứng từ song, định kỳ gửi lên phòng kế toán để nhập đơn giá hạch toán cho từng mặt hàng.
Căn cứ vào phiếu xuất kho và phiếu nhập kho, thu kho tiến hành ghi thẻ kho, định kỳ chuyển lên phòng kế toán để phòng kế toán theo dõi giá trị hàng nhập xuất, đồng thời cũng căn cứ và thẻ kho do thủ khi chuyển lên, kế toán theo dõi trên sổ chứng từ kế toán nhập hàng và sổ chứng từ kế toán xuất hàng.
6.2. kế toán chi tiết nghiệp vụ kế toán bán hàng
6.2.1. Kế toán theo phơng thức bán buôn trực tiếp
•Bán buôn qua kho công ty
Theo phơng thức bán buôn trực tiếp, căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi định khoản phản ánh doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán.
BT1: Phản ánh doanh thu bán hàng.
Tổng công ty xăng dầu thống nhất toàn nghành là toàn bộ quá trình thanh toán của khách hàng đều đợc theo dõi qua TK 131. Do đó, cách hạch toán doanh thu bán hàng sẽ nh sau: (Doanh thu của hàng bán ra là giá bán không có thuế GTGT)
Nợ TK 13113 (Mã khách hàng): tổng giá thanh toán
Có TK 511131, 51132 : Doanh thu hàng bán ra= Đơn giá * Số lợng Có TK 33311: thuế GTGT đầu ra
BT 2: Phản ánh giá vốn hàng bán.
Nợ TK 632131,632132: giá vốn bếp Gas, phụ kiện
Có TK 1561311,156231: Gas, bếp phụ kiện theo giá hạch toán
Ngoài ra, kế toán còn phải phản ánh vào sổ chi tiết giá vốn (TK 632131,632132), sổ chi tiết doanh thu cho TK 1561311,156231...
- Khi khách hàng thanh toán tiền hàng
Nợ TK 111,112: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 13112: phải thu khách hàng
Ví dụ 1: Ngày 01/10/2002 văn phòng công ty xuất bán cho ty thơng mại dịch vụ Sao Đỏ qua kho văn phòng công ty (Kho Đức Giang) mặt hàng Gas hoá lỏng bình 48 với số lợng 14.400 kg giá HT 4800đ/kg; giá bán: 6750đ/kg.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT: BT1: Phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 13112: 106920.000 Có TK 51131: 97.200.000 Có TK 33319.720.000 BT2: Phản ánh giá vốn hàng bán. Nợ TK 632131 : 64.800.000 Có TK 1561311 : 64800.00
Ngày 10/10 công ty nhận đợc hàng giấy báo có của Ngân hàng, kế toán vào bảng kê số 2
Nợ TK 1121 : 106.920.000
Có TK 13112 : 106.920.000
Nghiệp vụ bán hàng và thanh toán tiền hàng kết thúc
* Bán buôn qua kho chi nhánh, xí nghiệp.
BT1: Phản ánh doanh thu bán hàng cho khách hàng Nợ TK 13112,13113 : tổng giá thanh toán.
Có TK 51131,51132 : doanh thu bán hàng Có TK 3331 : thuế GTGT đầu ra
BT2: Phản ánh giá vốn.
Nợ TK 632131,632131: Giá vốn
Nợ TK 133 : thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu bán với giá con hơn giá hạch toán).
Có TK 3361 : phải trả nộ bộ.
Cuối kỳ tiến hành đối chiếu công nợ với các chi nhánh xí nghiệp.
Ví dụ 2: Ngày 13/10/2002 công ty bán buôn qua kho chi nhánh Gas Hải Phòng cho kho kia vận chuyển nội bộ. Căn cứ vào phiếu này công ty Gas - Petrolimex viết hoá đơn GTGT.
Căn cứ vào hóa đơn giá trị GTGT và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kế toán ghi: BT1: Phản ánh doanh thu Nợ TK 13112 : 35.640.000 Có TK 511131: 32.400.000 Có TK 3331: 3240.000 BT2: Phản ánh giá vốn Nợ TK 632131 : 21.600.000
Có TK 336211: 21.600.000
Từ hoá đơn GTGT kế toán vào sổ chi tiết phát sinh công nợ, sổ chi tiết doanh thu nh phơng thức bán buôn qua kho công ty
* Bán buôn cho khách ngay tại cảng nhập
Phơng thức này hạch toán giống nh trờng hợp bán buôn qua kho chi nhánh, xí nghiệp. Trên thực tế hàng hoá xuất cho khách hàng tại cảng nhập không qua kho, trên cơ sở hạch toán toàn bộ hàng hoá vẫn nhập kho "thủ tục"
6.2.2 Kế toán theo phơng thức bán điều động nội bộ ngành.(mã53)
Ví dụ 3: Ngày 14 /10/2002 văn phòng công ty bán cho công ty xăng dầu Thái Nguyên:
2400 kg Gas hoá lỏng - bình 12 kg giá 6500 đ/ kg. 1300kg gas hoá lỏng bình 13 kg giá 6500đ/kg . Kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT kiểm tra bút toán BT1: Phản ánh doanh thu Nợ TK 13118: 26.455.000 Có TK 511131: 24.050.000 Có TK 3331: 2.405.000 BT2: Phản ánh giá vốn hàng bán Nợ TK 632131: 16.650.000 Có TK 156131: 16.650.000
Kế toán vào sổ chi tiết phát sinh công nợ cho khách hàng là công ty xăng dầu TN vào sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết giá vốn giống nh phơng thức bán buôn qua kho văn phòng công ty
6.2.3. Kế toán theo phơng thức bán điều động nội bộ công ty ( mã 6A)* Xuất bán nội bộ công ty. * Xuất bán nội bộ công ty.
Ví dụ 4: Ngày 17/10/2002 văn phòng công ty xuất bán cho CN Gas Hải Phòng 50.000kg gas hoá lỏng giá là 5800đ/ kg.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán kiểm tra định khoản BT1: Phản ánh doanh thu Nợ TK 33621: 319.000.000 Có TK 511131: 2 90.000.000 Có TK 3331 : 29.000.000 BT 2 : Phản ánh giá vốn: Nợ TK : 225.000.0000 Có TK 1561311: 225.000.000
Kế toán vào sổ chi tiết doanh thu TK 512131 ( mẫu nh sổ chi tiết TK 5111310 ), sổ chi tiết giá vốn và sổ chi tiết phát sinh công nợ cho CN Gas Hải Phòng.
Đối với nghiệp vụ xuất dùng nội bộ sẽ đợc hạch toán vào chi phí nghiệp vụ kinh doanh trong kỳ. Căn cứ vào hoá đơn GTGT (theo giá bán buôn), kế toán ghi:
BT1: Phản ánh doanh thu
Nợ TK 641: tổng chi phí
Có TK 512: giá bán cha có thuế BT 2 : Phản ánh thuế GTGT
Nợ TK 1331: thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ Có TK 3331: thuế GTGT đầu ra
BT3 : Phản ánh giá vốn
Nợ TK 632: giá vốn hàng xuất
Có TK 156 : giá hạch toán hàng xuất
6.2.4. phơng thức bán qua đại lý , tổng đại lý( 5B)
Công ty bán ra theo phơng thức" mua đứt bán đoạn" nên khi hàng bán ra đợc xác định là tiêu thụ
Ví dụ 5: Ngày 18/10/2002 văn phòng công ty bán 1200kg gas bình cho tổng đại lý Quang Vinh với giá 6500 đ/ kg. Phòng kinh doanh lập hóa đơn GTGT. Kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT kiểm tra định khoản
BT1: P hản ánh doanh thu Nợ TK 13112: 8580.000 Có TK 511131: 7.800.000 Có TK 3331: 780.000 BT2: Giá vốn hàng bán Nợ TK 632131: 5400.000 Có TK 1561311: 5400.000
Ngày 18/10 tổng đại lý Quang Vinh đến nộp tiền hàng Nợ TK 1111: 8580000
Có TK 13112: 8580000
Kế toán tiến hành vào sổ chi tiết phát sinh công nợ cho khách hàng tổng đại lý Quang Vinh sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết giá vốn.
6.2.5. kế toán theo phơng thức bán lẻ:
Theo quy định, định kỳ 5 ngày các cửa hàng phải lập "Bảng bán lẻ" hàng hoá và các chứng từ liên quan gửi về văn phòng công ty. Khi nhận đợc các hóa đơn GTGT cùng bảng kê bán lẻ hàng hóa và các chứng từ liên quan gửi về văn phòng công ty, khi nhận đợc hoá đơn GTGT cùng bảng kê bán lẻ của các cửa hàng gửi về các kế toán ghi:
BT1: Phản ánh doanh thu bán hàng:
Nợ TK 133111 (Mã CH) : tổng giá thanh toán Có TK511131,511132: doanh thu bán hàng Có TK 33311: thuế đầu ra
Nợ TK 632131, 632132: giá vốn Gas. phụ kiện, bếp gas Có TK: 1561311,1561321: Gas, bếp Gas., phụ kiện
Kế toán công nợ trực tiếp lập " Phiếu thu" tổng số tiền của cửa hàng và ghi Nợ TK 1111: tiền mặt
Có TK 13111: phải thu của cửa hàng trực thuộc
Việc ghi sổ chi tiết công nợ của cửa hàng, sổ chi tiết giá vốn vào doanh thu thực hiện tơng tự nh phơng thức bán buôn trực tiếp.
Ví dụ 6: Ngày 18/10/2002 kế toán nhận bảng kê bán lẻ gas, bếp gas, phụ kiện do cửa hàng số 3 chuyển sang từ ngày 1/10 đến ngày 05/10/2002 kèm theo các hoá đơn GTGT do phòng bán hàng chuyển sang.
Kế toán công nợ vào sổ chi tiết phát sinh công nợ số 03, sổ chi tiết TK 511151, sổ chi tiết giá vốn (mẫu nh sổ chi tiết đã trình bày trong phơng thức bán buôn trực tiếp)…
6.2.6. Kế toán theo phơng thức chuyển khẩu
Căn cứ vào hoá đơn giao hàng giữa nhà cung cấp và khách hàng mua theo phơng thức chuyển khẩu với công ty kế toán kiểm tra định khoản
BT1: Phản ánh doanh thu chuyển khẩu Nợ TK 13118: tổng số tiền thanh toán Nợ (có) TK 413: chênh lệch tỷ giá
Có TK 511133: doanh thu bán chuyển khẩu theo tỷ giá thực tế BT2: Xác định giá vốn hàng chuyển khẩu
Nợ TK 15131: hàng mua đang đi đờng Nợ ( Có) TK 413: chênh lệch tỷ giá
Có TK 33313: phải trả nhà cung cấp BT3 : Kết chuyển giá vốn hàng chuyển khẩu
Nợ TK 632138: giá vốn hàng chuyển khẩu Có TK 15131: hàng mua đi đờng
Ví dụ 7: Tháng 11/2002 công ty Gas - Petrolimex bán chuyển khẩu cho công ty Mittapheap (Campuchia) 220.000kg Gas hoá lỏng phía nhà cung cấp là công ty Unique (TL). Ngày 15/12 nhận đợc giấy báo có của ngân hàng việc công ty Mittapheap thanh toán với số tiền là 77.320$ với tỷ giá thực tế ngày nhận tiền là 15300 ngày 25/12/2002 nhận giấy báo nợ của ngân hàng về việc trả nợ cho công ty Unique 75140$ tỷ giá thực tế trong ngày là 15300 tỷ giá hạch toán là 15250 . BT1: Phản ánh giá trị mua hàng Nợ TK 15131: 75140 x 15300 =1.149.642.000 Có TK 331: 75140 x 152500 =114.588.500 Có TK 413: 7514 x 50 =3.757.000 BT2: Phản ánh doanh thu Nợ TK 13118 : 77.320 x 15250 =1.179.130.000 Nợ TK 413 : 77320 x 50 =3.866.000 Có TK 511133 : 77320 x 15300 = 1.182.996.000
BT3: Kết chuyển giá vốn hàng bán chuyển khẩu Nợ TK 632131: 1.149.642.000
Có TK 15131: 1.149.642.000 BT4: Trả tiền cho ngời bán.
Nợ TK 331: 1.145.885.000
Có TK 1122: 1.145.885.000 BT5: Thu nợ ngời mua
Nợ TK 1122 : 1.179.130.000 Có TK 131: 1.179.130.000
6.3. Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá.
- Căn cứ vào sổ chi tiết phát sinh công nợ kế toán vào bảng kê 11 số liệu trên bảng 11( cho TK 13111, 13112,13118 dùng để vào NKCT số 8
- Căn cứ vào sổ chi tiết giá vốn TK 632131,632132,632138 (phần ghi có) ghi vào nhật ký chứng từ số 8.
- Căn cứ vào bảng kê giá vốn để ghi có TK 156
- Căn cứ vào sổ chi tiết TK 512131, 512132(ghi có) vào nhật ký chứng từ số 8.