- Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn chi nhánh Nam Hà Nội là một trong Những chi nhánh áp dụng triệt để nhất giao dịch khách hàng một cửa trong hệ thống Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam. Phòng kế toán và Ngân quỹ của Ngân hàng đợc bố trí theo quy trình khá phù hợp với điều kiện thực tế về lợng khách hàng cũng nh cơ sở vật chất và đội ngũ nhân viên của Ngân hàng.
4.1. Bộ phận tr ớc quầy
4.1.1. Bộ phận giao dịch viên
- Tại Ngân hàng, hệ thống quầy giao dịch đợc bố trí ở tầng I với 5 quầy giao dịch. Khi khách hàng đến giao dịch, khách hàng có thể đến bất cứ cửa giao dịch nào để yêu cầu giao dịch viên đáp ứng nhu cầu giao dịch của mình. Tuy nhiên, các quầy giao dịch ở đây đã đợc mặc định chức năng riêng theo từng khu vực. Có ba quầy giao dịch thực hiện chức năng giao dịch với khách hàng là cá nhân, các khách hàng là cá nhân có thể yêu cầu các giao dịch viên ở khu vực này thực hiện bất kỳ một giao dịch nào cho mình mà không cần phải làm thủ tục với bất kỳ một bộ phận nào khác khi đã đăng ký khách hàng. Các giao dịch với doanh nghiệp đợc thực hiện ở hai quầy giao dịch còn lại.
- Do đặc thù của hệ thống Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn nói chung, các giao dịch của khách hàng tại chi nhánh chủ yếu là tiền gửi tiết kiệm, vay vốn mở tài khoản để thanh toán hoặc nhận lơng đối với cá nhân, các tài khoản tiền gửi, tiền vay đối với doanh nghiệp. Trong đó các hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt là nghiệp vụ phát triển nhất.
Nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ ít đợc chú trọng. Tuy nhiên tại đây xuất hiện nhiều tài khoản tiền gửi bằng ngoại tệ của khách hàng.
Hạn mức giao dịch của các giao dịch viên phụ thuộc vào mức độ thông thạo các nghiệp vụ trong ngân hàng. Tại đây, hạn mức giao dịch đợc quy định đối với các giao dịch viên từ 50-300tr đồng.
4.1.2. Bộ phận ngân quỹ
- Bộ phận ngân quỹ của Ngân hàng có 8 nhân viên, thực hiện kiểm đếm, đóng bó và lu kho tiền khi tiền đợc chuyển từ bộ phận giao dịch tới. Bộ phận này cũng có trách nhiệm thực hiện các giao dịch tiếp quỹ và nộp tiền với giao dịch viên và thực hiện chế độ quỹ theo chế đọ hiện hành.
4.1.3. Bộ phận khách hàng
Bộ phận này do một nhân viên của Ngân hàng đảm nhận, thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ: mở tài khoản cho khách hàng, tiếp nhận và mở hồ sơ khách hàng mới. Quản lý tất cả các hồ sơ thông tin về khách hàng, mẫy chữ ký, mẫu dầu, thu thập thông tin về tài chính và các thông tin có liên quan đến khách hàng để có thể cung cấp cho các bộ phận khác và cung cấp cho khách hàng những thông tin cần thiết.
Nhân viên phụ trách bộ phận khách hàng là ngời đã có kinh nghiệm làm việc khá lâu trong Ngân hàng, thông thạo tất cả các nghiệp vụ của Ngân hàng. Tại đây các sổ tài khoản phụ của khách hàng đợc kiểm soát và trả lại cho khách hàng sau khi đã đợc các bộ phận khác in ra và chuyển tới.
Bộ phận khách hàng bắt buộc phải trang bị máy Scan để lu giữ chữ ký, dầu của khách hàng nhằm thông tin cho các bộ phận khác.
Tuy nhiên trong cơ cấu phòng kế toán thì bộ phạn khách hàng chỉ đợc bố trí một nhân viên là cha hợp lý bởi vì tại đây có rất nhiều công việc phát sinh, trực tiếp liên quan đến khách hàng. Trong khi chỉ có một nhân viên dễ dẫn tới gây phiền hà và mất thời gian cho khách hàng khi họ có nhu cầu mở tài khoản, lấy sổ phụ hoặc hỏi các thông tin về tài chính.
4.2. Bộ phận sau quầy
4.2.1. Bộ phận thanh toán
- Bộ phận thanh toán đợc bố trí phía sau các quầy giao dịch. Tại đây có ba nhân viên thanh toán và bộ phận kiểm soát.
Kiểm soát viên tại Ngân hàng chính là kế toán trởng và phó phòng kế toán. Các giao dịch tiền mặt hoặc không dùng tiền mặt đều đợc kiểm soát chặt chẽ trớc khi hạch toán một cách chính thức.
Các thanh toán viên nhận chứng từ thanh toán đã đợc hạch toán bởi các giao dịch viên và tiến hành. Bộ phận thanh toán viên sẽ đợc nối mạng với n hau theo một quy trình riêng. Một giao dịch chuyển tiền chỉ đợc thực hiện khi đã có sự thống nhất về hạch toán giữa cả ba nhân viên thanh toán qua phó phòng kế toán kiểm soát.
Bộ phận kiểm soát cũng thực hiện các công việc nh: ký duyệt nhật ký giao dịch tự động, kiểm tra, ký xác nhận trên nhật ký chứng từ cuối ngày.
4.2.2. Bộ phận giao dịch nội bộ
Do một nhân viên kế toán đảm nhận. Nhân viên này có trách nhiệm thực hiện hạch toán các giao dịch nội bộ, chấm đối chiếu các tài khoản nội bộ.
- Thực hiện hạch toán các bút toán về tài sản của Ngân hàng, thực hiện nghiệp vụ điều chuyển vốn, tài sản giữa chi nhánh với trung ơng.
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kế.
Bộ phận kiểm soát viên gồm trởng phòng và phó phòng kế toán thực hiện kiểm soát tất cả các nghiệp vụ do bộ phận giao dịch viên và thanh toán viên thực hiện. Tại chi nhánh ngân hàng Nam Hà Nội hạn mức kiểm soát của các kiểm soát viên là 5 tỷ đồng, nếu vợt hạn mức trên giao dịch phải thông qua sự kiểm soát của giám đốc chi nhánh.
Một tồn tại của chi nhánh ngân hàng là cha áp dụng nghiệp vụ mua bán ngoại tệ với khách hàng. Khách hàng muốn gứi USD Hoặc các loại ngoại tệ khác phải thực hiện mua bán tại các ngân hàng khác để gửi vào tài khoản của mình.
Chơng III