Hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương với việc nâng cao hiệu quả sử dụng người lao động củai doanh nghiệp.pdf

Hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương với việc nâng cao hiệu quả sử dụng người lao động củai doanh nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU

Qua nghiên cứu, chúng ta đã nhận thấy trong quản lý kinh tế, quản lý con người là vấn đề cốt lõi nhất, cũng đồng thời là vấn đề kinh tế, phức tạp nhất Khai thác được những tiềm năng của nguồn lực con người chính là chìa khóa để mỗi doanh nghiệp đạt được thành công trong sản xuất kinh doanh Vì vậy, việc phân chia và kết hợp với lợi ích phải được xem xét, cân nhắc kỹ lưỡng Các lợi ích đó bao gồm: lợi ích cá nhân người lao động, lợi ích của ông chủ (hay của doanh nghiệp) và lợi ích xã hội Lợi ích vật chất của cá nhân người lao động được thể hiện ở thu nhập của người đó

Thu nhập và tiền lương đối với người lao động là hai phạm trù kinh tế khác nhau Tiền lương dùng để chỉ số tiền nhà nước trả cho người lao động trong khu vực nhà nước thông qua các thang, bảng lương và phụ cấp Để tạo ra động lực to lớn, giải phóng được sức sản xuất thì cần có quỹ tiền lương đủ lớn để chi trả cho người lao động Tuy nhiên, việc quản lý, phân phối quỹ tiền lương đó theo cách thức nào sao cho công bằng, hợp lý, đúng pháp luật, kích thích tinh thần hăng say làm việc và khả năng sáng tạo của mọi người lao động, phát huy tác dụng đòn bẩy kinh tế của tiền lương trong sản xuất, đồng thời đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi, lại là một vấn đề không đơn giản đối với các doanh nghiệp

Bưu điện Trung tâm 5 là đơn vị có nhiều đóng góp nỗ lực cho sự phát triển vượt bậc của ngành Bưu điện Ngay từ những ngày đầu thành lập, Bưu điện Trung tâm 5 đã tự khẳng định mình trên thương trường Công ty đã có những bước đi vững chắc, phát triển một cách toàn diện và nhanh chóng hội nhập vào mạng lưới thông tin quốc gia, quốc tế Những thành tựu của ngành Bưu điện nói chung và của quốc gia nói riêng đã góp phần to lớn vào công việc của xã hội hóa thông tin của đất nước

Là sinh viên lớp Kế toán – Kiểm toán Khoa Quản trị kinh doanh Trường Đại học Dân lập Đông đô, qua thời gian thực tập tại Bưu điện Trung tâm 5, tôi đã có điều kiện củng cố, tích lũy, làm sáng tỏ những kiến thức tiếp thu được trong

nhà trường về cách thức tổ chức, nội dung trình tự công tác trong các doanh nghiệp Đồng thời, quá trình thực tập tốt ngiệp đã giúp tôi có thêm những kiến

thức thực tế về lĩnh vực mà tôi mong muốn tìm hiểu kỹ hơn Đó là vấn đề “Hạch

toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương với việc nâng cao hiệu quả sử dụng người lao động tại doanh nghiệp.”

Nội dung bản Báo cáo thực tập tốt nghiệp này ngoài lời mở đầu và kết luận bao gồm 3 chương:

Chương I: Cơ sở lý luận về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo

lương trong các doanh nghiệp

Chương II: Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

tại Công ty Bưu điện Gia lâm Hà nội

Chương III: Phương hướng hoàn thiện hạch toán tiền lương với viếc nâng

cao hiệu quả sử dụng người lao động

Vì lĩnh vực nghiên cữu này còn mới mẻ đối với bản thân tôi cho nên bản báo cáo này không tránh khỏi những thiếu sót Tôi xin chân thành cảm ơn và rất mong nhận được sự chỉ bảo, hướng dẫn của các thầy cô giáo trong khoa

Nhân dịp này, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc của mình đối với sự hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình của Thày giáo và Bưu điện Trung tâm 5 đã tạo mọi điều kiện để tôi hoàn thành Chuyên đề tốt nghiệp này

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

I TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG

1 Khái niệm, nguồn gốc và bản chất của tiền lương

Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp đồng thời cũng là quá trình tiêu hao các yếu tố cơ bản (lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động) Trong đó lao động với tư cách là hoạt động chân tay và trí óc của con người sử dụng các tư liệu lao động nhằm tác động, biến đổi các đối tượng lao động thành các vật phẩm có ích phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của mình

Để đảm bảo tiến hành liên tục quá trình tái sản xuất trước hết cần phải bảo đảm tái sản xuất sức lao động, nghĩa là sức lao động mà con người bỏ ra phải được bồi hoàn dưới dạng thù lao lao động Tiền lương (tiền công) chính là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động Mặt khác tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích và tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ Về bản chất, tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động Nói cách khác, tiền lương chính là nhân tố thúc đẩy tăng năng xuất lao động

2 Quỹ tiền lương và thành phần của quỹ tiền lương

Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương mà doanh nghiệp trả cho tất cả lao động thuộc doanh nghiệp quản lý Thành phần quỹ tiền lương bao gồm nhiều khoản như lượng thời gian (ngày, tháng, giờ), lương sản phẩm, phụ cấp (cấp bậc, khu vực, chức vụ…), tiền thưởng trong sản xuất Quỹ tiền lương (hay tiền công) bao gồm nhiều loại, tuy nhiên về mặt hạch toán có thể chia thành tiền lương lao động trực tiếp và tiền lương lao động gián tiếp, trong đó chi tiết theo tiền lương chính và tiền lương phụ

Tuy nhiên, trong thực tế vẫn áp dụng hình thức trả lương theo thời gian để trả cho đối tượng công nhân chưa xây dựng được định mức lao động cho công việc của họ, hoặc cho công việc sản xuất những sản phẩm yêu cầu độ chính xác cao

b Hình thức trả lương theo sản phẩm

Hình thức trả lương theo sản phẩm là hình thức trả lương theo khối lượng sản phẩm công việc đã hoàn thành trong tháng đảm bảo yêu cầu chất lượng và đơn giá tính cho một đơn vị sản phẩm

Số lượng sản phẩm làm ra do thống kê ghi chép Đơn giá tiền công phụ thuộc vào hai yếu tố: Cấp bậc công việc và định mức thời gian hoàn thành công việc đó

Trong giai đoạn hiện nay thì hình thức tiền lương sản phẩm đang là hình thức tiền lương chủ yếu được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp Để đảm bảo hình thức tiền lương này có hiệu quả cần 4 điều kiện sau:

Trả lương theo sản phẩm trực tiếp cá nhân:

Hình thức này được áp dụng rộng rãi đối với người trực tiếp sản xuất trong điều kiện quá trình lao động của họ mang tính chất độc lập tương đối Đơn giá xác định như sau:

ĐG = L/Q hoặc ĐG = L x T Trong đó: ĐG : Đơn giá sản phẩm

L : Lương theo cấp bậc ` Q : Mức sản lượng

T : Mức thời gian

Trả lương tính theo sản phẩm tập thể:

Là một hình thức tiền lương áp dụng cho những công việc nặng nhọc có định mức thời gian dài, cá nhân từng người không thể làm được hoặc làm được nhưng không thể đảm bảo tiến độ, đòi hỏi phải áp dụng lương sản phẩm tập thể

Khi áp dụng hình thức này cần phải đặc biệt chú ý tới cách chia lương sao cho đảm bảo công bằng hợp lý, phải chú ý tới tình hình thực tế của từng công nhân về sức khỏe, về sự cố gắng trong lao động

Trả lương theo sản phẩm gián tiếp:

Thường áp dụng để trả cho cán bộ quản lý và công nhân phục vụ Khi áp dụng hình thức này có hai tác dụng lớn:

Thắt chặt mối quan hệ giữa cán bộ quản lý, công nhân phục vụ với công nhân trực tiếp sản xuất và tạo điều kiện cho cán bộ quản lý phải quan tâm tới việc thúc đẩy sản xuất phát triển Để áp dụng nó, cần tiến hành qua hai bước:

Bước 1: Xác định đơn giá gián tiếp (ĐGGT)

ĐGGT = Sản lượng định mức bình quân của công nhân trực tiếp trong tháng

Lương cấp bậc tháng của gián tiếp

Bước 2: Tính lương sản phẩm gián tiếp (L)

L = Sản phẩm thực tế của công nhân sản xuất

x đơn giá gián tiếp

Lương theo sản phẩm lũy tiến:

Là một hình thức tiền lương sản phẩm nhưng dùng nhiều đơn giá khác nhau để trả cho công nhân tăng sản lượng ở mức độ khác nhau, theo nguyên tắc: Những sản phẩm trong định mức thì trả theo đơn giá chung thống nhất, còn những sản phẩm vượt định mức thì trả theo đơn giá lũy tiến (Đơn giá này lớn hơn đơn giá chung) Chế độ lương này chỉ áp dụng vào thời điểm nhu cầu của thị trường cần số lượng lớn sản phẩm

Song song với lương sản phẩm lũy tiến ta có lương sản phẩm lũy lùi Áp dụng với trường hợp nguy cơ thị trường bị thu hẹp, không có khả năng tiêu thụ sản phẩm sản xuất ra Áp dụng lương sản phẩm lũy lùi là để hạn chế sản xuất và kìm hãm nó

4 Nội dung hạch toán tiền lương

a Nhiệm vụ hạch toán tiền lương trong doanh nghiệp

Để đáp ứng được các yêu cầu quản lý, kế toán tiền lương trong các doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Ghi chép, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc… của người lao động để có căn cứ tính trả lương

Bên nợ:

- Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương của công nhân viên

- Tiền lương, tiền công và các khoản đã trả cho công nhân viên

- Kết chuyển tiền lương công nhân, viên chức chưa lĩnh

Bên có:

- Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho các công nhân viên chức

Dư Nợ (Nếu có): Số trả thừa cho công nhân viên chức

Dư Có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho các công nhân viên chức

c Trình tự và phương pháp hạch toán

Trình tự:

Để thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động Hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập “Bảng thanh toán tiền lương” cho từng tổ, đội, phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả để tính lương cho từng người Trên bảng tính lương cần ghi rõ từng khoản tiền lương (lương sản phẩm, lương thời gian), các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh Khoản thanh toán về trợ cấp BHXH cũng được lập tương tự Sau khi kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận và ký, Giám đốc duyệt thì “Bảng thanh toán tiền lương và BHXH” sẽ được làm căn

cứ để thanh toán lương và BHXH cho người lao động Thông thường tại các doanh nghiệp, việc thanh toán lương và các khoản khác cho người lao động được chia làm 2 kỳ: Kỳ 1 tạm ứng còn kỳ 2 sẽ nhận số còn lại sau khi đã trừ các khoản khấu trừ và thu nhập Các khoản thanh toán BHXH, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng với các chứng từ và báo cáo thu chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra, ghi sổ

Phương pháp hạch toán:

- Hàng tháng tính ra tổng số tiền lương và các khoản phụ cấp mang tính chất tiền lương phải trả cho công nhân viên (Bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp khu vực, chức vụ, tiền ăn giữa ca, tiền thưởng…) và phân bổ cho các đối tượng sử dụng, kế toán ghi:

Nợ TK 622 (chi tiết đối tượng): Phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ

Nợ TK 627 (6271_Chi tiết cho phân xưởng): Phải trả nhân viên quản lý phân xưởng

Nợ TK 641 (6411): Phải trả cho nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm, lao vị, dịch vụ

Nợ TK 642 (6421): Phải trả cho bộ phận nhân công quản lý doanh nghiệp Có TK 334: Tổng số thù lao lao động phải trả

- Khi tính ra tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản:

Nợ TK 622 (Hoặc TK 335) Nợ TK 641, 642, 627

Có TK 334

- Thanh toán thù lao (Tiền công, tiền lương):

Việc thanh toán thù lao cho người lao động được khái quát bằng sơ đồ đối ứng tài khoản chủ yếu sau:

Quỹ KPCĐ dùng để tài trợ cho hoạt động công đoàn các cấp

Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều phải theo dõi việc hình thành các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ và việc hạch toán sử dụng các quỹ đó Các quỹ trên được trích lập theo tỷ lệ quy định, nó được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và có một tỷ lệ phần trăm đóng góp của người lao động

TK 111, 112

TK 335

TK 4311, 4312

TK 3383 TK 3388

Khấu trừ các khoản v o TL của CNV

TL phải trả CNV

TL nghỉ phép thực tế phải trả CNV

Trích trước TL nghỉ phép của CNSX

Tiền thưởng thi đua, trợ cấp khó khăn phải trả CNV Chi trả TL, thưởng, BHXH,

các khoản khác của CNV

BHXH phải trả CNV

Chi trả TL cho người đi vắng

TK 3383, 3384, 333, 138, 141 TK 334 TK 622, 627, 641, 642

TL của người đi vắng chưa về

b Sự hình thành và sử dụng quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ

Quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp (Chức vụ, khu vực, thâm liên…) của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích BHXH là 20%, trong đó 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp Quỹ BHXH được chi tiêu cho các trường hợp người lao động ốm đau, tai nạn, hưu trí… Quỹ này do cơ quan BHXH quản lý

Quỹ BHYT được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám, chữa bệnh, viện phí… cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ Quỹ này được hình thành bằng trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng Tỷ lệ trích BHYT hiện hành là 3%, trong đó 2% tính vào chi phí kinh doanh, 1% trừ vào thu nhập của người lao động Còn phải trích theo một tỷ lệ quy định với tổng số quỹ tiền, tiền công và phụ cấp đắt đỏ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp đặc biệt, phụ cấp độc hại, phụ cấp thâm niên… thực tế phải trả cho người lao động, kể cả lao động hợp đồng tính vào chi phí kinh doanh để hình thành KPCĐ Tỷ lệ KPCĐ theo chế độ hiện hành là 2%

c Nội dung hạch toán

Để thanh toán các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán phải lập “Bảng thanh toán tiền lương cho từng tổ đội, phân xưởng và các phòng ban” căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người Trên bảng tính lương cần ghi rõ các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số lương người lao động còn được lĩnh Khoản thanh toán về trợ cấp BHXH cũng được lập tương tự Sau khi kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận và ký rồi trình lên Giám đốc, nếu Giám đốc duyệt thì “Bảng thanh toán tiền lương và BHXH” sẽ được làm căn cứ để thanh toán tiền lương và BHXH cho người lao động

Tài khoản hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ là TK 338 (Phải trả và nộp khác): Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, doanh thu của khách hàng… Nội dung của tài khoản này như sau:

Bên Nợ:

- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ

- Các khoản đã chi về KPCĐ

- Xử lý giá trị tài sản thừa

- Kết chuyển doanh thu nhận trước vào doanh thu bán hàng tương ứng từng kỳ

Bên Có:

- Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định

- Các khoản đã trả, đã nộp hay đã thu hộ

- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý

- Số đã trả, đã nộp lớn hơn số phải trả, phải nộp hoàn lại

Dư Nợ (Nếu có): Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán Dư Có: Số tiền còn phải trả, phải nộp và già trị tài sản thừa chờ xử lý Việc hạch toán các khoản trích theo lương được thể hiện bằng sơ đồ đối ứng tài khoản sau:

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN BHXH, BHYT, KPCĐ

TK 111,112 TK 3382 ữ 3384

TK 334

TK 334

Khấu trừ các khoản v o TL của CNV

Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính chi phí SXKD theo quy định Chi tiêu KPCĐ tại doanh

nghiệp

Trích BHXH, BHYT, KPCĐ trừ v o TL của người lao động Chi trả BHXH

cho người lao động

BHXH phải trả cho CNV

TK 662, 627, 641,642

Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên: Theo quy định, sau khi đóng BHXH, BHYT, KPCĐ và thuế thu nhập cá nhân, tổng số các khoản khấu trừ không được vượt quá 30% số còn lại

III HẠCH TOÁN CÁC KHOẢN THU NHẬP KHÁC CỦA NGƯỜI LAO

ĐỘNG

Ngoài chế độ tiền lương, các doanh nghiệp còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh Tiền thưởng bao gồm tiền thưởng thi đua (lấy từ quỹ khen thưởng) và thưởng trong sản xuất kinh doanh (Thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng tiết kiệm vật tư, sáng kiến ) Ngoài ra các doanh nghiệp còn xây dựng chế độ trợ cấp cho người lao động có hoàn cảnh khó khăn, sinh đẻ, ốm đau…

Khi tính ra tiền thưởng thi đua chi từ quỹ khen thưởng, trợ cấp khó khăn chi từ quỹ phúc lợi phải trả công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản:

Nợ TK 4311 (Thưởng thi đua) Nợ TK 4312 (Trợ cấp khó khăn) Có TK 334

Khi thanh toán tiền thưởng và trợ cấp khó khăn cho công nhân viên kế toán ghi sổ theo định khoản:

Nợ TK 334

Có TK 111, 112

BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Tiền thân của Bưu điện Trung tâm 5 là Bưu điện Huyện Gia lâm là doanh nghiệp Nhà nước, có tên giao dịch là GIALAM POST OFFICE, trụ sở dặt tại 147 Ngô Gia Tự - Đức Giang – Gia Lâm – Hà Nội, được thành lập theo quyết định số 4361/ QĐ - TCCB ngày 18 tháng 12 năm 1996 của Tổng Giám đốc Tổng Công ty Bưu chính - Viễn thông Việt Nam Bưu điện Gia lâm có nhiệm vụ quản lý, vận hành, khai thác và phát triển mạng lưới Bưu chính – Viễn thông trên địa bàn, để phục vụ và kinh doanh, đáp ứng đầy đủ, kịp thời mọi yêu cầu thông tin liên lạc phục vụ sự chỉ đạo của cấp ủy Đảng, chính quyền, các cơ quan, ban ngành và nhu cầu sử dụng của nhân dân trên địa bàn cũng như toàn Thành phố

Gia lâm là một Huyện ven đô ở cửa ngõ phía Bắc Thủ đô, địa bàn tương đối rộng, những năm qua có tốc độ đô thị hóa nhanh, các khu công nghiệp mới ra đời, sự phát triển Kinh tế – Xã hội và mức sống nhân dân chưa đồng đều giữa các vùng Chính vì vậy yêu cầu mạng lưới Bưu chính – Viễn thông không ngừng phát triển, đòi hỏi công tác quản lý, sản xuất, trình độ của lãnh đạo toàn thể CBCNV Bưu điện Huyện Gia lâm cũng phải được nâng lên để theo kịp và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ mà Bưu điện thành phố giao Những năm qua dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Đảng ủy và Giám Đốc BĐHN, sự giúp đỡ tạo điều kiện có hiệu quả của Huyện ủy, Hội đồng nhân dân, các ban ngành trên địa bàn Huyện và BĐHN, tập thể CBCNV Bưu điện Huyện Gia lâm đã đoàn kết phấn đấu xây dựng đơn vị trở thành một trong những đơn vị vững mạnh toàn diện, nhiều năm dẫn đầu trong khối các Huyện, hoàn thành xuất sắc mọi chỉ tiêu kế hoạch được giao Ngay từ

đầu năm 2003, toàn thể CBCNV Bưu điện Huyện Gia lâm đã phát huy hết mọi khả năng, với tinh thần thi đua lao động sáng tạo, quyết tâm phấn đấu hoàn thành tốt kế hoạch trên giao Trình độ chuyên môn của CBCNV tính đến 31/12/2003, 100% đã được đào tạo qua các trường chuyên ngành: Có 57% trình độ Cao đẳng_Đại học, 7% trình độ trung cấp, 36% đều đã qua các trường đào tạo chuyên ngành

+ Nhận rõ chức năng nhiệm vụ của đơn vị, bám sát chủ trương định hướng của ngành và BĐHN, lấy phục vụ tốt làm trọng tâm, tạo động lực cho sản xuất kinh doanh phát triển Tranh thủ cao nhất, có hiệu quả sự lãnh đạo của BĐHN và Huyện trong đầu tư phát triển mạng lưới Những năm qua Bưu điện Huyện Gia lâm đã:

+ Chú trọng đổi mới tổ chức sản xuất, bố trí hợp lý lao động, đổi mới phong cách phục vụ, tổ chức vận động cán bộ công nhân viên thực hiện tốt chỉ thị số 27/CT-ĐU của Đảng ủy Bưu điện Hà Nội

+ đẩy mạnh tiếp thị, tìm hiểu nắm bắt nhu cầu thị trường, đề ra chương trình phát triển mạng lưới để vừa phục vụ tốt vừa kinh doanh đạt hiệu quả cao

+ Thường xuyên duy trì, củng cố sự đoàn kết nhất trí trong tập thể lãnh đạo đơn vị, đề cao vai trò cá nhân, phát huy dân chủ, công khai làm rõ trách nhiệm và quyền lợi của mọi người

+ Hợp lý hóa dây chuyền, tổ chức sản xuất hợp lý, giảm trung gian, không ngừng nâng cao chất lượng mạng thông tin, cải tạo mạng đi dôi với phát triển

+ Quan tâm bồi dưỡng nâng cao trình độ đội ngũ và tăng cường các biện pháp kiểm tra để phát hiện sai sót, có biện pháp uốn nắn kịp thời nên giữ vững chất lượng thông tin và chất lượng các khâu nghiệp vụ

Cùng với đà phát triển của đất nước vào ngày 01/03/2004 Bưu điện Huyện Gia lâm đổi tên thành Bưu điện Trung tâm 5 theo quyết định của Tổng Giám đốc Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam, Giám đốc Bưu điện Hà Nội (BĐHN) và có tên giao dịch là THE CENTER POST OFFICE 5

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

Tại Việt Nam, Bưu điện được coi là một ngành cung cấp dịch vụ cơ sở hạ tầng kinh tế xã hội phục vụ chính sách phát triển của Đảng và nhà nước trong việc thực hiện đường lối chiến lược và sách lược về Kinh tế, Chính trị, Văn hóa, Xã hội, An ninh - Quốc phòng Do vậy, Bưu chính Viễn thông của ta mang tính chất vừa kinh doanh vừa phục vụ

Bưu điện Trung tâm 5 được Nhà nước mà trực tiếp là BĐHN quản lý nên bộ máy quản lý và sản xuất kinh doanh của công ty do BĐHN tổ chức và quản lý.cụ thể sơ đồ bộ máy quản lý và kinh doanh của Công ty như sau:

Giám đốc:

- Phụ trách chung

- Trực tiếp chỉ đạo các công tác sau: + Công tác tài chính, kế toán, kiểm toán + Công tác kế hoạch đầu tư, xây dựng cơ bản + Công tác quản lý khối Bưu chính

Phó Giám đốc:

- Công tác TCCB – LĐTL

- Công tác kỹ thuật, các nghiệp vụ về Bưu chính và Phát hành Báo chí

- Công tác an toàn lao động
Các phòng ban chức năng:

Bộ phận sản xuất kinh doanh trực tiếp:

- Khai thác Đức giang, Gia lâm, Yên viên, Trâu quỳ

- Vận chuyển Bưu chính

3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

Bộ máy kế toán của công ty Bưu điện Trung tâm 5 hình thành và phát triển cùng với sự ra đời và phát triển của công ty Bộ máy này được tổ chức gọn nhẹ, phù hợp với cơ cấu tổ chức và hoạt động của công ty Do đặc điểm là một đơn vị trực thuộc Bưu điện TP Hà Nội và ngành Bưu chính Viễn thông Việt Nam lên

Khai thác Đức giang

Khai thác Gia lâm

Khai thác Yên viên

Khai thác Châu quỳ

Vận chuyển Bưu chính GIÁM ĐỐC

Phòng TC-

HC

Phòng Bảo

vệ

Phòng TC-

KT Phòng

PTTB

TC-Phòng K.Soát Phòng

T.Hợp Phòng

NV BC-P.GIÁM ĐỐC

Phòng Tài chính – Kế toán của Công ty có chức năng giúp Giám đốc chỉ đạo và thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính theo quy định của Nhà nước, tổ chức thu thập và xử lý thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý Thúc đẩy việc thực hiện tốt chế độ hạch toán kế toán, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và thực hiện đầy đủ các chế độ báo cáo theo quy định Sau đây là sơ đồ bộ máy kế toán của Bưu điện Trung tâm 5:

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Kế toán trưởng

Thủ quỹ Kế toán

Thanh toán

Kế toán Tổng

hợp Kế

toán Vật tư

Kế toán của các đơn vị trực thuộc

Kế toán Ngân h ng Kế toán

H ng hóa

Trong bộ máy kế toán ở Công ty, Kế toán trưởng là người đứng đầu, chịu trách nhiệm chung về công tác kế toán tài chính của Công ty Phân công công việc cụ thể trong phòng Kế toán Tài chính như sau:

- Kế toán thanh toán: Làm nhiệm vụ viết phiếu thu chi, theo dõi thanh toán và phụ trách các tài khoản (111, 331, 141, 138…)

- Kế toán hàng hóa: Theo dõi việc mua bán hàng hóa của Công ty, phụ trách các tài khoản (156,157…)

- Kế toán vật tư: Theo dõi tình hình nhập xuất vật tư, phân bổ vật tư, phụ trách các tài khoản (152, 153…)

- Kế toán ngân hàng: phụ trách tài khoản 112

- Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt, lập báo cáo quỹ hàng ngày

- Kế toán tổng hợp: Tổng hợp toàn bộ về mặt vật liệu, giá thành, tài sản cố định, lập các báo biểu kế toán, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh vào cuối quý…

Các phần hành kế toán của Công ty tuy nhiệm vụ khác nhau nhưng giữa các bộ phận có sự liên kết chặt chẽ, mật thiết trong phạm vi chức năng và quyền hạn

của mình

V THỰC TRẠNG LAO ĐỘNG, PHÂN PHỐI TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY

1 Các loại lao động trong công ty

Lao động trong công ty có tính chuyên môn hóa rất cao Mỗi loại lao động đảm nhiệm một lĩnh vực dịch vụ riêng biệt, ngoài bộ máy quản lý và các phòng ban chức năng Công ty Bưu điện Trung tâm 5 có các loại lao động sau:

Các chuyên viên, kỹ sư, kỹ thuật viên phụ trách các vấn đề về kỹ thuật của công ty

Nhân viên vận chuyển, nhân viên thu cước, nhân viên bảo vệ, nhân viên lao công tạp vụ…

2 Hình thức lương hiện nay ở công ty

Như đã trình bày ở phần trước, Công ty Bưu điện Trung tâm 5 là đơn vị trực thuộc Bưu điện TP Hà Nội và tuân thủ quy định hạch toán toàn ngành của ngành Bưu chính Quỹ tiền lương của Công ty được xác định căn cứ vào các yếu tố: Mức độ thực hiện doanh thu trong tháng, đơn giá tiền lương Đơn giá tiền lương của Công ty được cơ quan quản lý cấp trên là Bưu điện TP Hà Nội tính toán Công thức xác định quỹ lương của Công ty như sau:

Quỹ lương thực hiện năm = Đơn giá tiền lương x Doanh thu thực hiện

Ví dụ: Trong năm 2000, đơn giá tiền lương của công ty là 41đ/1000đ doanh thu

Nghĩa là: với doanh thu thực hiện trong năm 42 tỷ, chất lượng loại I ta có thể tính toán quỹ lương tối đa của công ty trong năm là: 42tỷ x 41/1000 = 1,722tỷ đồng

3 Thực trạng phân phối tiền lương tại Công ty trong 3 năm gần đây

Để phân tích tình hình phân phối tiền lương của Công ty ta có thể xem xét

các số liệu sau:

Quỹ lương thực hiện trong các năm: 2001, 2002, 2003

Năm Doanh thu thực hiện (Tỷ đồng)

Quỹ lương thực hiện (Tỷ đồng)

Đơn giá tiền lương thực hiện (/ 1000đ

doanh thu)

Mức lương trung bình thực

Nhìn vào bảng số liệu cho ta thấy đơn giá tiền lương (Tính trên 1000đ doanh thu) liên tục giảm từ năm 2001 đến 2003, mặc dù doanh thu liên tục tăng điều đó không tạo động lực để CBCNV trong toàn bộ Công ty tìm mọi cách để nâng cao doanh thu, vượt kế hoạch ở mức cao hơn

Việc thanh toán lương hàng tháng cho CNV được tiến hành thành 3 kỳ: 2 kỳ tạm ứng vào các ngày 05 và 15 hàng tháng, kỳ quyết toán vào ngày cuối tháng Do đặc thù SXKD và hạch toán của Công ty và nhằm đảm bảo mức thu nhập tương đối ổn định cho CNV Hàng tháng, kế toán lương căn cứ vào chất lượng công tác của các đơn vị phân bổ quỹ lương cho các đơn vị từ tổng quỹ lương tháng tạm tính của Công ty

Tổng quỹ lương tháng (tạm tính)

= Lương bình quân đầu người (tạm tính)

x Số CB-CNV được trả lương trong tháng

Mức lương bình quân đầu người của mỗi tháng được tạm tính dựa trên cơ sở mức độ hoàn thành doanh thu của tháng trước đó, có nghĩa là doanh thu của tháng 2 sẽ được dùng làm căn cứ để tính lương tháng 3 Cần nhấn mạnh mức lương bình quân đầu người hàng tháng chỉ là tạm tính vì chỉ đến thời điểm cuối năm, sau khi khóa sổ kế toán và Bưu điện TP Hà Nội duyệt báo cáo doanh thu thực hiện của Công ty thì Công ty mới có số liệu quỹ lương năm chính xác Từ đó, kế toán lương mới có cơ sở quyết toán lương năm Nếu trong năm chưa chia hết quỹ lương thì sẽ chia bổ sung lương khoán cho CNV trong Công ty

VI HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 1 Hạch toán tiền lương

Hach toán tiền lương chính sách

Vào ngày đầu tiên của tháng các đơn vị thuộc Công ty hoàn thành bảng chấm công của tháng trước, tập hợp các chứng từ hưởng lương BHXH và gửi tới bộ phận kế toán để kiểm tra đối chiếu Trên cơ sở các chứng từ lao động tiền lương, kế toán sẽ tính toán lương chính sách cho các đơn vị theo quy định và nguyên tắc sau:

Căn cứ vào hệ số lương cấp bậc đã được duyệt tính:

- Phụ cấp trách nhiệm: Cách tính trả phụ cấp:

Mức phụ cấp 1 tháng = Mức lương tối thiểu * Hệ số phụ cấp theo quy định

- Phụ cấp làm đêm: Tính theo công thức:

Phụ cấp = Tiền lương cấp bậc hoặc chức vụ (Kể cả PC chức vụ)

x Số giờ làm đêm

x 30% (Hoặc 40%)

Các chế độ phụ cấp khác như phụ cấp độc hại, phụ cấp thâm niên ngành thực hiện theo mức quy định của ngành Bưu điện: Có 4 mức (Hệ số: 0,1- 0,2- 0,3-0,4) so với mức lương tối thiểu

Công ty Bưu điện Trung tâm 5 áp dụng chương trình tính lương trên máy vi tính Kế toán lương cập nhật số liệu, những thay đổi về bậc lương, hệ số phụ cấp, những biến động về nhân sự (Nếu có) và in ra bảng tổng hợp thanh toán lương chính sách

Sau đây là cách hạch toán lương chính sách tại một bộ phận cụ thể trong công ty Bưu điện Trung tâm 5:

Ví dụ: Chị Lương Thị Liêu Chức danh: Thủ trưởng đơn vị Hệ số: 2,3

Lương cấp bậc = Hệ số lương cấp bậc x 290.000 = 2,3 x 290.000 = 667.000

Lương sx = 667.000/26 x 25 = 641.346 đ Phụ cấp thâm liên = 290.000 x 0,1 = 29.000 Tổng lương chính sách = Lương sx + Phụ cấp

= 29000 + 641.346 = 673.046 đ

Sau khi các đơn vị thanh toán tiền lương chính sách, kế toán ghi sổ chi tiết

TK 3341101 như sau: (Xem bảng 1_Phần phụ lục)

Hạch toán tiền lương khoán

Quỹ lương khoán của Công ty cũng như các đơn vị khác:

Σ Quỹ lương khoán của Cty = Σ Quỹ lương khoán - Σ Quỹ lương chính sách

Căn cứ để phân bổ lương khoán cho các đơn vị gồm: Nội quy lương khoán, Σ Hệ số lương khoán theo chức danh của CBCNV trong đơn vị, hệ số chất lượng

(Chất lượng loại I: Hệ số 1,2 Chất lượng loại II: Hệ số 1,1 Chất lượng loại III: Hệ số 1)

Σ Quỹ lương khoán của

đơn vị

= Σ Quỹ lương khoán của Công ty x Σ Hệ số lương khoán phân phối của đơn vị

Σ Hệ số lương khoán theo chức danh

x Hệ số chất lượng

NỘI QUY LƯƠNG KHOÁN

PHẦN I: QUY ĐINH ĐỐI VỚI CÁC TẬP THỂ, ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC BƯU ĐIỆN HÀ NỘI:

Nguồn để trả lương bao gồm:

- Quỹ lương của đơn vị trực thuộc BĐHN giao

- Kết quả sản xuất kinh doanh khác

Phân cấp sử dụng quỹ tiền lương:

- Căn cứ vào quỹ lương kế hoạch được Tổng công ty giao sau khi đã để lại 5% lập quỹ lương dự phòng, Giám đốc Bưu điện TP Hà Nội giao quyền cho các đơn vị quỹ tiền lương kế hoạch trên cơ sở các yếu tố sau:

+ Kế hoạch doanh thu của các đơn vị được Giám đốc giao + Lao động định biên

+ Các hệ số lương (Lương cấp bậc và các khoản phụ cấp lương)

- Quỹ lương dự phòng phải được phân bổ trước khi quyết toán năm tài chính

- Quỹ tiền lương kế hoạch các đơn vị được giao tương ứng với tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch là 100% và bảo đảm chất lượng tốt Nếu không hoàn thành kế hoạch và không đảm bảo chất lượng phải giảm trừ theo quy định của BĐHN

- Quỹ tiền lương gồm 2 phần:

+ Phần lương chính sách: Được trả căn cứ vào thời gian công tác, hệ số lương cấp bậc, các khoản phụ cấp và lương Bưu chính xã (Nếu có)

+ Phần lương khoán: Chỉ sử dụng vào trả lương khoán cho CBCNV và không được sử dụng vào bất kỳ mục đích nào

Cách phân phối lương khoán:

- Quỹ tiền lương khoán là quỹ tiên lương thực hiện sau khi đã trừ phần lương chính sách Phần lương khoán được trả cho các đơn vị theo chỉ tiêu:

+ Doanh thu hoặc khối lượng nhiệm vụ được giao + Tổng hệ số chức danh của đơn vị

+ Chỉ tiêu chất lượng công tác

- Giám đốc giao quyền cho Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc xem xét tùy thuộc chất lượng của từng đơn vị mà quyết định giao kế hoạch quỹ lương cho các đơn vị cấp dưới và xây dựng công khai 1 bản quy đinh về chấm điểm chất lượng công tác cho tổ

PHẦN II: PHÂN PHỐI THU NHẬP CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG:

Các chỉ tiêu khoán cá nhân:

- Hệ số chức danh cá nhân

- Điểm năng suất

- Chất lượng công tác

Cách tính lương khoán cá nhân:

Lương khoán cá nhân = Quỹ lương khoán tổ/ Tổng hệ số khoán cá nhân x Hệ số khoán cá nhân

Hệ số khoán cá nhân = Hệ số chức danh x Điểm năng suất chất lượng x % Hệ số chất lượng

Thu nhập của cá nhân trong tháng

= Lương chính sách

+ Tiền lương khoán

+ Các khoản thu nhập từ sx khác

- Các khoản phải nộp theo quy định

PHẦN III: TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

Thành lập hội đồng phân phối lương khoán:

- BĐHN có Hội đồng phân phối lương khoán gồm:

Phân công trách nhiệm và chế độ làm việc:

- Phân công trách nhiệm:

+ Lãnh đạo các đơn vị phải xem xét và xác định hệ số chức danh cho từng cá nhân thuộc đơn vị mình căn cứ vào chức danh, nhiệm vụ công việc của mỗi người

+ Các chức năng của từng đơn vị quản lý BĐHN cung cấp đầy đủ số liệu chấm điểm cho Tổ thường trực Hội đồng đúng thời gian và lịch quy định theo biểu thống nhất của từng loại nghiệp vụ

+ Các đơn vị trực thuộc phải tự gửi bảng chấm điểm các chỉ tiêu yêu cầu để thường trực tập hợp, theo dõi, đối soát với bảng chấm điểm của các chức năng và lập bảng tổng hợp trình Hội đồng

- Chế độ làm việc của Hội đồng:

+ Tập trung, dân chủ, Chủ tịch Hội đồng là người quyết định và chịu trách nhiệm

+ Hàng tháng, nhóm thường trực tổng hợp số liệu và dự thảo quyết định xếp loại chất lượng cho các đơn vị

+ Sau khi có quyết định, nếu có gì chưa rõ thì các đơn vị có quyền khiếu nại để Hội đồng xem xét điều chỉnh vào tháng sau (Nếu có)

Quy đinh thời gian làm việc của Hội đồng:

- Hàng tháng, từ ngày 26 đến ngày 30 các đơn vị sản xuất và chức năng báo cáo số liệu cho tổ thường trực Hội đồng lương khoán