Nhằm hiểu rõhơn về lưu trữ hồ sơ tôi xin chọn đề tài: “Công tác lưu trữ tài liệu tại phòng Hànhchính bệnh viện Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM” làm đề tài khóa luận nhằmgóp phần hồn thiện
ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NHÂN LỰC Y TẾ THEO NHU CẦU XÃ HỘI _ Khóa luận tốt nghiệp THƯ KÝ Y KHOA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI PHỊNG HÀNH CHÍNH BỆNH VIỆN ĐẠI HỌC Y DƯỢC TPHCM Tên Học viên: Giáp Thị Ánh Đăng Người hướng dẫn: CN Nguyễn Thị Ngọc Diệu TP Hồ Chí Minh, tháng năm 2018 ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NHÂN LỰC Y TẾ THEO NHU CẦU XÃ HỘI _ Khóa luận tốt nghiệp THƯ KÝ Y KHOA khóa CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI PHỊNG HÀNH CHÍNH BỆNH VIỆN ĐẠI HỌC Y DƯỢC TPHCM Tên Học viên: Giáp Thị Ánh Đăng Người hướng dẫn: CN Nguyễn Thị Ngọc Diệu TP Hồ Chí Minh, tháng năm 2018 ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NHÂN LỰC Y TẾ THEO NHU CẦU XÃ HỘI Khóa luận tốt nghiệp THƯ KÝ Y KHOA KHĨA Tên Học viên: Giáp Thị Ánh Đăng CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI PHỊNG HÀNH CHÍNH BỆNH VIỆN ĐẠI HỌC Y DƯỢC TPHCM Đã Hội đồng xét duyệt đạt yêu cầu tốt nghiệp Người hướng dẫn : CN Nguyễn Thị Ngọc Diệu Chủ tịch Hội đồng : _ TP Hồ Chí Minh, tháng năm 2018 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành chuyên đề báo cáo thực tập trước hết em xin gửi đến quý Thầy, Cô giáo Trung tâm Đào tạo nhân lực y tế Đại học Y Dược TPHCM lời cảm ơn chân thành Em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh Đạo, anh chị phịng Hành Bệnh viện Đại học Y Dược tạo điều kiện thuận lợi cho em tìm hiểu thực tiễn suốt trình thực tập Bệnh viện Đặc biệt, em xin gởi đến Cô Nguyễn Thị Ngọc Diệu người tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hồn thành chun đề báo cáo thực tập lời cảm ơn sâu sắc Đồng thời trường tạo cho em có hội thực tập nơi mà em yêu thích, cho em bước đời sống thực tế để áp dụng kiến thức mà thầy cô giáo giảng dạy Qua công việc thực tập em nhận nhiều điều mẻ bổ ích để giúp ích việc học tập để giúp ích cho cơng việc sau thân Vì kiến thức thân cịn hạn chế, q trình thực tập, hồn thiện chun đề em khơng tránh khỏi sai sót, kính mong nhận ý kiến đóng góp từ Cô Quý Bệnh viện Cuối lời em xin kính chúc Q Thầy Cơ, anh, chị thật nhiều sức khỏe thành công sống MỤC LỤC I MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lưu trữ nghiệp vụ quan trọng thiếu hình thành phát triển đơn vị, quan hay tổ chức, có ý nghĩa quan trọng nghiệp vụ quản lý hành Là khâu nghiệp vụ giúp giữ gìn bảo quản thông tin lâu dài phục vụ thiết thực cho hoạt động lãnh đạo điều hành Đảng, Nhà nước nói chung quan, tổ chức nói riêng mặt hoạt động đời sống xã hội như: Kinh tế, văn hóa, trị, đối nội, đối ngoại Tài liệu lưu trữ thực có ý nghĩa đưa phục vụ, sử dụng tìm kiếm thơng tin cách xác, nhanh chóng hồn chỉnh Chỉ có tài liệu phát huy hết tác dụng công tác lưu trữ thật hiệu Thì máy hành phát triển ngày lên để đáp ứng nhu cầu ngày phát triển xã hội nói chung bệnh viện nói riêng Trong thời gian học tập Trung tâm đào tạo nhân lực y tế - Đại học Y Dược TPHCM Thầy Cô tạo điều kiện cho tơi học tập phịng Hành Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM Đây hội giúp cho rèn luyện áp dụng kiến thức học vào thực tế, giúp tơi có nhìn tổng quan cơng tác lưu trữ Từ giúp tơi nhận thấy thuận lợi khó khăn làm cơng tác lưu trữ môi trường đa dạng phong phú Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM Trong khoảng thời gian thực tập thu thập tài liệu ghi nhận khó khăn thuận lợi mà người làm công tác lưu trữ phải đối mặt Nhằm hiểu rõ lưu trữ hồ sơ xin chọn đề tài: “Cơng tác lưu trữ tài liệu phịng Hành bệnh viện Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM” làm đề tài khóa luận nhằm góp phần hồn thiện công tác lưu trữ Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM Mục đích nghiên cứu Lý tơi chọn đề tài để thấy rõ tầm quan trọng đồng thời giúp người hiểu rõ cơng tác lưu trữ nói chung Bệnh viện Đại học Y Dược nói riêng Và từ đưa biện pháp khắc phục mặt khó khăn phát triển hết mức lợi vốn có Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài là: phịng Hành Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM Phạm vi thời gian: Tài liệu năm 2016-2018 II GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ BỆNH VIỆN ĐẠI HỌC Y DƯỢC TPHCM Tổng quan Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM Với 24 năm hình thành phát triển, Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM địa chăm sóc sức khỏe uy tín hàng triệu người bệnh Bệnh viện ln nỗ lực phát huy giá trị cốt lõi bền vững, là: - Tiên phong điều trị người bệnh, nghiên cứu khoa học, đào tạo quản trị; - Thấu hiểu nỗi đau thể xác lẫn tinh thần người bệnh để đưa giải pháp điều trị tối ưu; - Giữ vững chuẩn mực người Thầy giáo – Thầy thuốc, gương sáng để hệ tiếp nối noi theo; - Quản lý chất lượng, đảm bảo an toàn cho người bệnh nhân viên y tế Ngày 20/10/1994 Bộ Y tế ký Quyết định thành lập phòng khám đa khoa Đại học Y Dược TPHCM có giường lưu, sau ngày 18/10/2000 phịng khám phát triển thành Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM theo Quyết định số 3639/200/QĐ-BYT ngày 18/10/2000 Bộ Y tế đột phá năm 2006 Bệnh viện khởi cơng xây dựng tồn nhà 15 tầng đến năm 2013 tòa nhà dược đưa vào hoạt động đáp ứng số lượng người bệnh đến khám ngoại trú điều trị nội trú bệnh viện Bệnh viện có sở, trụ sở 215 Hồng Bàng, P11, Q5, TPHCM Mỗi năm, Bệnh viện tiếp nhận trung bình triệu lượt người khám ngoại trú (khoảng 7.000 người khám/ngày), điều trị nội trú 55.000 người, phẫu thuật khoảng 30.000 trường hợp Là Bệnh viện trường Đại học tầm nhìn đạt chuẩn quốc tế, Bệnh viện phấn đấu nâng cao chất lượng chuyên môn chất lượng dịch vụ, đáp ứng mong đợi người dân nước Mục tiêu xây dựng hệ thống trung tâm chuyên khoa sâu đạt chuẩn quốc tế, áp dụng kỹ thuật đại khám điều trị Từ hiểu biết chuyên sâu nhiều chuyên ngành, Bệnh viện xây dựng đơn vị phối hợp lúc nhiều chuyên ngành để can thiệp bệnh lý, gia tăng hiệu điều trị đa mô thức Bên cạnh đó, Bệnh viện trở thành mơi trường đào tạo nhân tài cho ngành Y tế Ngoài đào tạo chuyên môn, Bệnh viện tập trung xây dựng mơ hình quản lý đại, tiến tới chuyển giao mơ hình quản lý tới bệnh viện có nhu cầu BỆNH VIỆN ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP HCM 215 Hồng Bàng - P.11 - Quận Điện thoại: 8554269 - Fax: 9506126 Email: bvdaihochcm.vnn.vn Website: www.bvdaihoc.com.vn Bệnh viện có 03 Cơ sở: + + + Cơ sở : 215 Hồng Bàng - Phường 11 - Quận Cơ sở : 201 Nguyễn Chí Thanh - Phường 12 - Quận Cơ sở : 221B Hoàng Văn Thụ - Phường - Quận Phú Nhuận Sơ đồ tổ chức phịng Hành Bệnh viện Đại học Y dược (Sinh viên tự vẽ theo tổ chức phòng) Ban Giám đốc Trưởng phòng Đỗ Hồng Cơng Phó Tr Phịng Ngyễn Thị Ngọc Diệu Tổ Văn phòng Tổ Xe Tổ Thư ký Tổ Đaấu thầu Tổ Pháp chế III NỘI DUNG Khái niệm chức 1.1 Lưu trữ Cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng hoạt động quan, tổ chức Mỗi quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm q trình hoạt động sản sinh văn bản, giấy tờ văn bản, giấy tờ có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Đây văn gốc, văn chính, xác nhận việc xảy văn có giá trị pháp lý cao Do đó, quan, tổ chức thành lập cơng tác văn thư, lưu trữ hình thành để đảm bảo thơng tin văn phục vụ kịp thời cho lãnh đạo, quản lý điều hành công việc; cho việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức - Lưu trữ giữ lại loại văn bản, hồ sơ quan, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết bao gồm tài liệu quản lý hành chính, tài liệu kỹ thuật, tài liệu phim ảnh, ghi âm, tài liệu văn học nghệ thuật, chuyên môn, tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ v.v VD: Tại phịng Hành tài liệu lưu trữ Quyết định, công văn, hồ sơ, hợp đồng… - Chức năng: có tác dụng nghiên cứu lịch sử quan, phản ánh kinh nghiệm, thành tựu, nguồn tư liệu xây dựng phòng truyền thống Làm hồ sơ, tổng kết, xây dựng chương trình kế hoạch thực nhiệm vụ, có tác dụng bảo mật, phịng gian Giúp bệnh viện quản lý hành tài liệu lưu trữ phạm vi toàn bệnh viện 1.2 Khái niệm hồ sơ lặp hồ sơ Hồ sơ tập bao gồm toàn văn bản, giấy tờ, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có thể loại, tác giả Căn vào đặc điểm văn hồ sơ hình thành văn đó, người ta phân chia hồ sơ thành loại: - Hồ sơ vụ việc - Hồ sơ nguyên tắc - Hồ sơ nhân Lập hồ sơ trình thu thập văn bản, tài liệu có liên quan đến vấn đề, việc, đối tượng, … xác định văn có liên quan để đưa vào tập Tài liệu hồ sơ phải thủ tục → Lập hồ sơ khâu tác nghiệp cuối của công tác văn thư, đồng thời tiền đề cho công tác lưu trữ, lập hồ sơ giúp xếp văn bản, giấy tờ cách khoa học, lập hồ sơ giúp phân loại, quản lý tồn cơng việc phịng Hành nhằm đáp ứng nhu cầu ngày phát triển số lượng giấy tờ tài liệu ngày nhiều bệnh viện 10 Tiến trình quản trị hồ sơ phịng Hành Muốn quản trị hồ sơ phải thực bước sau đây: + Tiếp nhận hồ sơ có đơn vị, phận toàn tổ chức (trừ đơn + + + + + vị thuộc tổ chức quản trị độc lập) Phân loại hồ sơ cần lưu trữ Tên lịch trình lưu trữ Chọn phương thức lưu trữ Lưu chuyển hồ sơ Hủy bỏ hồ sơ a Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu từ phận, đơn vị: Trong trình làm việc, loại giấy tờ, tài liệu hình thành Trong đó, có nhiều giấy tờ, tài liệu có nhiều nội dung Để tiết kiệm phịng Hành đưa quy định việc nhân phân bố hồ sơ, tài liệu, văn bản, Vào tháng 12 hàng năm Văn thư thu xếp, sàn lọc sơ thiết lập hồ sơ phịng Hành Những văn bản, tài liệu, hồ sơ (đã thiết lập) từ đơn vị sau đóng dấu văn thư giữ lại có chữ ký sống để lưu trữ phịng Hành b Phân loại hồ sơ cần lưu trữ Phân loại hồ sơ cần lưu trữ phân chia tài liệu thành khối, nhóm, đơn vị bảo quản cụ thể vào đặc trưng chung chúng nhằm tổ chức cách khoa học sử dụng có hiệu tài liệu - Hồ sơ tối cần thiết: hồ sơ cần thiết cho tồn bệnh viện Đó hồ sơ khơng thể thay được, bao gồm: Bản tài liệu liên quan đến pháp nhân, quyền sở hữu, quyền chiếm giữ, hợp đồng, quyền, Các hồ sơ lưu trữ tủ chống lửa (tủ sắt) VD: Quyết định thành lập Bệnh viện Bộ Y Tế 11 - Hồ sơ quan trọng: hồ sơ thay lại tốn Đó hồ sơ quan trọng tài như: Hồ sơ thuế, hồ sơ tài sản công, hồ sơ sở hữu nhà đất, Các hồ sơ phải lưu trữ tủ chống lửa (tủ sắt) - Hồ sơ thường sử dụng: hồ sơ thay tái được, bao gồm: hợp đồng, thỏa thuận,quyết định thành lập, công văn gửi đơn vị, định việc, văn lưu hành nội bộ, Các hồ sơ không cần phải đựng tủ chống lửa việc nhân lại khơng khó khăn số lượng nhiều phịng Hành c Lên lịch lưu trữ Lên lịch lưu trữ làm bảng thời biểu cho biết cần thời gian lâu giữ lại hồ sơ lưu trữ hồ sơ sử dụng hay họat động, cần thời gian để giữ lại hồ sơ lưu lại hồ sơ khơng cịn họat động - Hồ sơ sử dụng hay họat động hồ sơ tiến hành mà nhân viên cần tham khảo thường xuyên VD: Quy định kiểm sốt nhiễm khuẩn phịng mổ - Hồ sơ khơng cịn họat động hồ sơ hình thành từ sáu tháng đến năm mà nhân viên thỉnh thỏang tham khảo Tùy theo qui định Nhà nước mà xác định thời hạn lưu trữ hồ sơ Thông thường cần lưu lại lâu dài hồ sơ sau: Quyết định ban hành Quy chế, quy định, Hợp đồng, giấy tờ tài sản, hồ sơ thuế, giấy phép khám chữa bệnh, d Chọn phương thức lưu trữ Sau phân loại biết chắn văn (được phép) lưu trữ văn ghi ký hiệu lưu theo hệ thống xác lập Một 12 số phương thức lưu trữ thông dụng như: lưu theo thứ tự chữ cái, theo số, kết hợp chữ số (mã số), theo đề tài chủng loại, theo địa danh, theo trình tự thời gian, Tuy nhiên, phương thức có ưu nhược điểm riêng, vậy, bệnh viện chọn kết hợp nhiều phương pháp để đảm bảo chất lượng lưu trữ việc tìm kiếm thơng tin dễ dàng xác Hồ sơ tổng hợp phịng Hành phân theo chủng loại thành năm loại (quyết định, cơng văn đi, cơng văn đến, hợp đồng giấy tờ quan trọng như: quy chế, quy định) từ chia nhỏ kết hợp nhiều hình thức: − Địa danh (quyết định sở 2,3) − Nội dung: + Quyết định: định thành lập, định dược, định vật tư y tế tiêu hao, định phê duyệt danh mục thầu kết lựa chọn nhà thầu, định việc, định bổ nhiệm, định cử nhân viên công tác, học, định điều động viên chức… + Hợp đồng: Hợp đồng dịch vụ, hợp đồng khám sức khỏe theo yêu cầu, hợp đồng vật tư y tế tiêu hao hóa chất sát khuẩn, + Quy định: Quy định hành chính, quy định chun mơn → Tất lưu riêng tập hồ sơ theo năm riêng lẻ e Lưu chuyển hồ sơ Vì khoảng trống dành cho văn phịng có giới hạn, nên hồ sơ khơng cịn họat động nên lưu chuyển vào tủ hồ sơ khơng cịn họat động Nên kiểm tra lại thường xuyên xem hồ sơ cần hủy bỏ hồ sơ nên lưu trữ vào kho hồ sơ khơng cịn họat động - Có hai phương pháp lưu chuyển hồ sơ: + Phương pháp lưu chuyển vĩnh viễn: hồ sơ thông thường lưu phịng Hành 03 năm sau vận chuyển xuồng kho lưu trữ, hợp đồng vật tư y tế, hợp đồng Dược gôm lại chỗ vận chuyển xuống kho lưu trữ theo quý + Phương pháp lưu chuyển theo định kỳ: hồ sơ thông thường chưa đến thời hạn 03 năm lưu tủ hồ sơ khơng cịn hoạt động phịng Hành 13 VD: Hồ sơ năm 2016 đến lưu giữ phịng hành nhiên đưa vào khu vực khơng cịn hoạt động (trên ngăn tủ cao nhất) f Hủy bỏ hồ sơ Tại phịng Hành Chính Bệnh viện Đại học y Dược TPHCM hồ sơ đến niên hạn lưu trữ cần phải lập thành danh mục phải lập biên việc hủy bỏ Tình hình hồ sơ phịng hành Với quy mơ rơng lớn kỹ thuật đạt nhì nước khối lượng hồ sơ, giấy tờ Bệnh viện Đại học Y Dược lớn Và với chiều hướng ngày lên khối lượng hồ sơ khơng dừng lại số mà cịn ngày tăng cao Hiện số lượng hồ sơ đạt mức tối đa so với khơng gian phịng Hành thời gian văn thư Điều khiến hiệu công việc người Văn thư bị hạn chế ùng ứ hồ sơ Trong lúc hồ sơ ùng ứ bàn chờ phân loại lưu trữ làm thất lạc hồ sơ bệnh viện Mỗi năm số lượng hồ sơ loại thường gấp đơi năm cần đưa phương pháp lưu trữ thích hợp để vừa tiết kiệm chi phí, thời gian, nhân cơng, khơng gian lưu trữ Tổng kết tình hình khối lượng hồ sơ năm 2016 là: - Quyết định Công văn Văn đến Hợp đồng : : : : 400 1000 số 1000 số 1000 số số Tổng kết tình hình khối lượng hồ sơ năm 2017 là: - Quyết định Công văn Công văn đến Hợp đồng : : : : 600 2000 số 2000 số 2000 số số Tổng kết tình hình khối lượng hồ sơ năm 2018 đến thời điểm (tháng 8/2018) là: - Quyết định : 2000 số 14 - Công văn - Công văn đến - Hợp đồng : : 2000 số : 2000 số 1000 số Tổng số lượng bìa hồ sơ sử dụng khoảng 105 (loại bìa xanh 7cm) Hình III.1 Ảnh minh họa Lưu trữ hồ sơ phòng Hành 4.1 Phân loại hồ sơ Nếu để chồng chất, lẫn lộn loại hồ sơ mà không phân loại việc lẫn, thất lạc khơng tìm thấy hồ sơ điều dễ dàng gặp phải Cần phải phân loại loại hồ sơ: - Phân loại theo chủ đề: Nếu loại hồ sơ bạn nên phân chia theo chủ đề chi tiết để dễ quản lý tìm kiếm: + Quyết định: Quyết định Dược, Quyết định sở, định vật tư y tế tiêu hao,… + Quy định: quy định Hành chính, Quy định chun mơn… + Hợp đồng: HĐ vật tư y tế, HĐ dược, HĐ Khám sức khỏe theo yêu cầu… - Phân loại theo tính chất: Phân loại riêng Quyết định, công văn, Quy định, Quy trình… 15 4.2 Sắp xếp hồ sơ Sắp xếp hồ sơ khoa học giúp tìm kiếm cần cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian Phịng Hành Bệnh viên Đại học Y Dược TPHCM chọn cách xếp theo thời gian thứ tự, sử dụng giấy ghi thời gian diễn ra, xếp theo thứ tự từ trước đến sau để tìm kiếm cách nhanh 4.3 Lưu trữ hồ sơ − Hồ sơ lưu trữ tập trung vào vị trí định để cần tiếm kiếm nhanh chóng tiết kiệm thời gian xác − Bên ngồi ngăn tủ có ghi loại hồ sơ thời gian phát hành giúp thuận lợi cho trình tìm kiếm − Ghi ngồi bìa hồ sơ hồ sơ loại sau phân loại − Tập trung thành cụm riêng lẻ bật giúp định hướng tìm kiếm xác − Nhập vào phần mềm điều hành nội hành giúp lưu trữ hồ sơ, tiết kiệm thời gian tiềm kiếm xác 4.4 Cơng cụ lưu trữ hồ sơ Có nhiều công cụ lưu trữ hồ sơ nay, hồ sơ xếp tùy theo loại Hiện nay, công cụ sử dụng phịng Hành chình là: - Hồ sơ để kệ: loại hồ sơ phổ biến phòng Hành chính, sử dụng để lưu trữ khoản 95% hồ sơ phịng - Hồ sơ để đứng: sử dụng loại thường chiếm diện tích khơng thể chồng lên - Tủ hồ sơ di động: nhân viên có 03 ngăn tủ chỗ ngồi mình, sử dụng để lưu trữ tạm thời hồ sơ quan trọng dùng làm tủ đựng dấu, đồ cá nhân 16 4.5 Phương pháp lưu trữ Mặc dù có nhiều loại hướng dẫn thủ tục tiêu chuẩn để quản trị hồ sơ, nhiên phịng Hành Bệnh viên Đại học Y Dược TPHCM thay đổi tiêu chuẩn cho phù hợp với mục tiêu nhu cầu a Hồ sơ lưu trữ theo số Thường áp dụng cho hồ sơ loại hóa đơn, thơng báo, định, hợp đồng, công văn xuất phát từ đơn vị, lưu theo thứ tự phát sinh Phịng Hành có danh mục mã số sử dụng cho văn sử dụng cho toàn bệnh viện văn phát hành ngồi giúp cho việc lưu trữ tìm kiếm dễ dàng - Ưu điểm: + + Cho phép mở rộng vô hạn Cho phép bảo mật cần thiết - Nhược điểm: Tốn thời gian công sức để tạo mục hồ sơ b Hồ sơ lưu trữ kết hợp chữ số (mã số) Phổ biến hai cách cho phép nhận dạng hai tham số lúc Các thư viện, cơng ty có nhiều hồ sơ thường hay dùng hệ thống Chữ - Số có ký hiệu qui ước sẵn VD: 01/QĐ-BVĐHYD 01/BVĐHYD-HC - Ưu điểm: Khắc phục nhược điểm phương pháp - Nhược điểm: tốn nhiều thời gian công sức hệ thống bệnh viện ngày càn phát triển c Hồ sơ lưu trữ theo đề tài (chủng loại) Tài liệu xếp theo chủ đề định trước Sau đó, chủ đề phân thành nhóm nhỏ Cách thường dùng kết hợp với cách lưu tên chữ, số nêu trên, thuận tiện cho việc tham khảo chéo 17 VD: Quyết định phân thành: dược, thành lập, việc, vật tư y tế tiêu hao… - Ưu điểm: + Thuận lợi cho việc mở rộng hữu ích chủ đề xác định rõ + ràng Việc tìm kiếm dễ dàng quen thuộc với đề tài - Nhược điểm: + Có đề tài địi hỏi thư mục phức tạp, địi hỏi phải thiết + lập đầy đủ phân loại thích hợp, tham chiếu qua lại phức tạp Tạo hồ sơ lớn chứa nhiều mục có nhiều chủ đề liên quan d Hồ sơ lưu trữ theo địa danh Cách dùng dùng cho lưu trữ hồ sơ thuộc sở bệnh viện - Ưu điểm: + Đơn giản, dễ hiểu cho việc quản lý sở trực thuộc bệnh viện Dễ + + truy tìm biết địa điểm Người sử dụng dễ quen thuộc với khu vực địa lý có liên quan Cho phép nhiều người truy nhập hồ sơ lúc mà không gây trở ngại - Nhược điểm: + Đòi hỏi người sử dụng phải am hiểu định khu vực địa lý có liên + quan, đặc biệt có số nơi chốn tương tự Cần thư mục hỗ trợ e Hồ sơ lưu trữ theo trình tự thời gian Được dùng kết hợp với cách lưu trữ để phân chia cách rõ ràng lành mạch hồ sơ theo năm giúp lưu trữ cách dễ dàng - Ưu điểm: cho phép dễ dàng cập nhật tiến độ công việc - Nhược điểm: có tác dụng tốt phối hợp với phương pháp phân loại khác 18 VD: Áp dụng tất phương pháp nêu Bệnh viện Đại học Y Dược hình thành hệ thống lưu trữ chuyên nghiệp 4.6 Phương tiện thiết bị lưu trữ - Phương tiện giấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở (khơng cửa), tủ kệ an tồn - Phương tiện điện tử: phần mềm quản lý hành nội - Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ dẫn, nhãn ngăn kéo hồ sơ, bìa kẹp ‘out’ - Dùng tủ hồ sơ có nhiều ngăn: Với tủ có nhiều ngăn phù hợp với kích thước nhiều loại hồ sơ khác Mỗi ngăn dán giấy bên phân chia theo loại hồ sơ để dễ dàng quản lý tìm kiếm - Dùng tủ hồ sơ treo tường: Vì khơng gian hạn chế nên Trưởng phòng định dùng tủ hồ sơ treo tường vừa tiết kiệm không gian, giá thành khơng q đắt mà giải nhiều hồ sơ cần lưu trữ số lượng lớn hồ sơ khoảng không gian hẹp lại gọn gàn gàng, ngăn nắp - Sử dụng mẩu giấy ghi chú: Giấy note loại giấy không phép thiếu người làm hành văn phịng Mỗi loại giấy có kích thước màu sắc khác nhau, dùng cho loại hồ sơ ghi khác Giúp công việc hoàn thánh cách tốt hơn, giúp phân biết dễ dàng loại hồ sơ Lưu trữ kết hợp với Công nghệ thông tin Do nhu cầu ngày phát triển đất nước sở y tế không ngần ngại cải tiến, số bước cải tiến áp dụng cơng nghệ thơng tin vào văn phịng Trong khơng thiếu phần mềm quản lý lưu trữ văn Các phần mềm áp dụng cho Bệnh viện trang Web nội (Webnoibo.local.umc.edu.vn), nhiên Bệnh viện tích cực cải tiến đổi 19 nhầm phục vụ nhu cầu quản lý lưu trữ văn ngày tốt Hiện bệnh viện chạy thử phần mềm Vi-office ( Một phần mềm sử dụng rộng rãi mạn lưới Y tế) Để vai trị cơng nghệ thơng tin phát huy hết tác dụng cần tăng cường tập huấn thông qua lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT Lợi ích việc kết hợp Cơng nghệ thông tin vào Lưu trữ: - Hệ thống mạng Lan, kết nối quan sở ban ngành liên quan hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn sử dụng trang Web quan đơn vị liên quan - Giúp tìm kiếm Văn cách nhanh chóng xác - Đáp ứng nhu cầu công việc - Tiết kiệm không gian, chi phí lưu trữ IV KẾT LUẬN Ưu điểm - Tài liệu lưu trữ rõ ràng ngăn nắp, không bị thất lạc - Khi cần tìm tìm kiếm nhanh, thơng tin xác - Tài liệu quan trọng cất giữ cẩn thận không bị hư hỏng, thất lạc - Phân loại hồ sơ rõ ràng, dễ hiểu Nhược điểm - Khối lượng giấy tờ, tài liệu ngày nhiều văn thư chưa kịp lưu dẫn đến thất lạc, - Do khối lượng hồ sơ ngày nhiều không không gian đáp ứng nhu cầu nên bìa hồ sơ phải đống nhiều giấy dễ làm cho tài liệu bị hư hỏng, giá trị Đóng góp ý kiến 20 Sử dụng bìa hồ sơ đứng để phân loại ban đầu (phân loại cách sơ văn theo nhóm lớn) loại giấy tờ (hợp đồng, định, công văn) sau tiếp nhận mà chưa kịp lưu để tránh thất lạc, tiết kiệm thời gian phân loại lúc sau Sử dụng phẩn mềm chuyển văn nội cách Scan văn gốc gửi đơn vị nội (trong trường hợp giấy không cần thiết) để tiết kiệm giấy tiết kiệm không gian lưu trữ V TÀI KIỆU THAM KHẢO - Các trang web: + + + + + + chinhphu.vn sonoivubinhphuoc.gov.vn moj.gov.vn giaiphapdaotaovnnp.edu.vn kynang.edu.vn 123doc.org - Tài liệu giảng dạy môn Quản trị văn phòng lớp TKYK.K5 thầy Đặng Kim Long 21