Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty Dịch vụ tư vấn tài chính, kế toán và kiểm toán

Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty Dịch vụ tư vấn tài chính, kế toán và kiểm toán

lời mở đầu

Cơ chế thị trờng đã và đang mở ra một thời kỳ phát triển sôi động nhngcũng đầy rủi ro cho nền kinh tế Việt Nam Vì thế việc hình thành hệ thốngkiểm tra giám sát và cảnh báo tài chính đồng bộ và hiệu quả là rất cần thiết.Thực tế đã cho thấy rằng kể từ khi ra đời đến nay, kiểm toán nói chung vàkiểm toán độc lập nói riêng đã đóng một vai trò quan trọng trong việc làmlành mạnh nền tài chính quốc gia, hoàn thiện cơ chế quản lý tài chính Nhà n-ớc, thúc đẩy các doanh nghiệp phát triển Nh vậy có thể nói rằng kiểm toánđộc lập ra đời là một tất yếu khách quan của nền kinh tế thị trờng, trớc hết làvì lợi ích của bản thân doanh nghiệp, của các nhà đầu t trong và ngoài nớcđồng thời cũng là lợi ích và yêu cầu của Nhà nớc.

Trong bất kỳ một cuộc kiểm toán nào hồ sơ kiểm toán cũng đóng mộtvai trò quan trọng : Nó không chỉ chứa đựng những thông tin cần thiết làm căncứ đa ra ý kiến của kiểm toán viên mà còn là cơ sở pháp lý cho việc kiểm soátvà đánh giá chất lợng của cuộc kiểm toán, khẳng định với khách hàng về trìnhđộ chuyên môn nghiệp vụ cũng nh chất lợng của cuộc kiểm toán, từ đó làmtăng uy tín đối với khách hàng, mở rộng mạng lới khách hàng góp phần thúcđẩy sự phát triển của các công ty kiểm toán

Bên cạnh đó, hồ sơ kiểm toán còn đóng vai trò rất quan trọng trongcông tác tổ chức kiểm toán : Là căn cứ để lập kế hoạch kiểm toán cho nămsau, là cơ sở để giám sát và kiểm tra công việc do trợ lý kiểm toán tiến hành,phục vụ cho phân công và phối hợp kiểm toán, làm tài liệu phục vụ cho côngtác đào tạo

Nhận thức đợc tầm quan trọng của việc lập hồ sơ kiểm toán, cùng vớinhững kiến thức thực tế có đợc qua thời gian thực tập tại Công ty Dịch vụ tvấn tài chính, kế toán và kiểm toán ( AASC ) em đã chọn đề tài :

“Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chínhtại Công ty Dịch vụ t vấn tài chính, kế toán và kiểm toán”với mong muốn đi

sâu tìm hiểu thực tế công tác tổ chức hồ sơ kiểm toán tại Công ty cũng nh nêura một số ý kiến đóng góp vào việc vận dụng lý luận khoa học kiểm toán vàophân tích thực tế của vấn đề.

Luận văn gồm có 3 chơng :

Chơng I : Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống hồ sơ kiểm toán.Chơng II : Thực tế tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toánbáo cáo tài chính tại AASC.

Chơng III : Phơng hớng hoàn thiện tổ chức hệ thống hồ sơ kiểmtoán tại AASC.

Do giới hạn về thời gian và điều kiện thực tế còn nhiều hạn chế việc tiếpcận nghiên cứu đề tài mới chỉ dừng lại ở mức độ kết hợp giữa nghiên cứu lýluận với quan sát thực tiễn, phỏng vấn cho nên vấn đề cha đợc giải quyết cụthể Mong rằng nội dung này sẽ đợc đa ra bàn luận ở những bậc nghiên cứucao hơn

Em xin chân thành cảm ơn GS.TS Nguyễn Quang Quynh và các anh chịđang công tác tại phòng Kinh doanh tiếp thị Công ty Dịch vụ t vấn tài chínhkế toán và kiểm toán(AASC) đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành luận văn này.

Hà nội, tháng 6 năm 2002

Sinh viên thực hiện

Lê Thị Hoài Thanh

Chơng I : Những vấn đề lý luận cơ bản vềHệ thống hồ sơ kiểm toán.

I Bản chất của hồ sơ kiểm toán.

“ Kiểm toán là một quá trình do kiểm toán viên đủ năng lực và độc lậptiến hành nhằm thu thập bằng chứng về những thông tin có thể định lợng củamột tổ chức và đánh giá chúng nhằm thẩm định và báo cáo về mức độ phù hợpgiữa những thông tin đó với các chuẩn mực đã đợc thiết lập”(1,2) Từ đó chúngta có thể thấy rằng kiểm toán có hai chức năng cơ bản là xác minh và bày tỏ ýkiến về báo cáo tài chính của đơn vị kiểm toán Để có thể thực hiện đợc chứcnăng đó kiểm toán viên cần phải nắm đợc một lợng thông tin nhất định thôngqua quá trình thu thập và lu trữ Đồng thời công việc kiểm toán cũng cần đợcgiám sát và quản lý một cách chặt chẽ vì nó là cả một quy trình phức tạp, đợcphối hợp thực hiện bởi nhiều nhiều ngời và kết quả của nó có một vai trò rấtquan trọng đối với đơn vị khách hàng Xuất phát từ chính yêu cầu đó hồ sơkiểm toán đã ra đời đáp ứng yêu cầu quản lý cũng nh chức năng của kiểm toánnói chung và kiểm toán báo cáo tài chính nói riêng.

Khái niệm hồ sơ theo nghĩa thông thờng là : “ Tài liệu tổng hợp có liênquan với nhau về một ngời, một vấn đề hay một sự việc”(10, 603) ví dụ nh hồ sơcá nhân, hồ sơ vụ việc, Một hồ sơ đợc coi là hoàn thiện khi thông qua đóngời đọc có thể nắm đợc những thông tin liên quan đến đối tợng trong hồ sơđó Trên góc độ pháp lý “hồ sơ” cũng đợc sử dụng nh một công cụ bắt buộccủa quản lý : “ Hồ sơ là tập hợp những tài liệu, văn bản hành chính hay t phápđợc sắp xếp thành từng loại mục, từng vấn đề, từng vụ việc để xử lý thờngxuyên, hoặc để trình ra một cơ quan tài phán( hành chính, thơng mại, dânsự, ) hay để lu trữ ” (9, 327).

Trong lĩnh vực kiểm toán “ hồ sơ kiểm toán” là một thuật ngữ thôngdụng và hồ sơ kiểm toán đợc coi là một công cụ hữu hiệu phục vụ cho yêu cầuquản lý và chức năng xác minh của công việc kiểm toán.

Trớc hết, xét về mặt thực hiện chức năng chung của kiểm toán, kiểmtoán tài chính hớng tới việc xác minh, bày tỏ ý kiến trên cơ sở các bằng chứngkiểm toán Mà các bằng chứng kiểm toán đợc thu thập bằng nhiều phơng phápvà từ nhiều nguồn khác nhau Do đó, chúng cần đợc thể hiện thành các tài liệutheo những dạng nhất định và sắp xếp theo những nguyên tắc nhất định giúpkiểm toán viên lu trữ và dẫn chứng khi cần thiết để bảo vệ ý kiến của mình.Đồng thời quá trình làm việc của kiểm toán viên với những kế hoạch, chơngtrình kiểm toán, các thủ tục kiểm toán đã áp dụng, cũng cần đợc ghi chép d-

ới dạng tài liệu để phục vụ cho chính quá trình kiểm toán cũng nh làm cơ sởđể chứng minh việc kiểm toán đã đợc tiến hành theo đúng những Chuẩn mựcthực hành.

Tiếp đến, xét về mặt yêu cầu của quản lý ta thấy công việc kiểm toán ợc tiến hành bởi nhiều ngời trong một thời gian nhất định do vậy việc phâncông và phối hợp kiểm toán cũng nh việc giám sát công việc của chủ nhiệmkiểm toán phải đợc tiến hành một cách khoa học và chặt chẽ Thông qua hồ sơkiểm toán kiểm toán viên chính có thể đánh giá đợc tiến độ và tiếp tục điềuhành công việc Đồng thời, hồ sơ kiểm toán là hệ thống tài liệu căn bản đểgiúp cấp lãnh đạo công ty kiểm toán kiểm tra tính đầy đủ của những bằngchứng thích hợp làm cơ sở cho kết luận của kiểm toán viên Chính vì thế, cóthể kết luận rằng hồ sơ kiểm toán là một phần không thể thiếu đợc trong mỗicuộc kiểm toán thực hiện chức năng chung của kiểm toán cũng nh đáp ứng đ-ợc những yêu cầu về mặt quản lý đối với công việc kiểm toán.

đ-Hiện nay, có khá nhiều tài liệu đa ra khái niệm khác nhau về hồ sơkiểm toán nh :

“Hồ sơ kiểm toán là các dẫn chứng bằng tài liệu về quá trình làm việccủa kiểm toán viên, về các bằng chứng thu thập đợc để hỗ trợ quá trình kiểmtoán và làm cơ sở pháp lý cho ý kiến của kiểm toán viên trên các báo cáo kiểmtoán.” (1, 186)

Hay theo Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế : “ T liệu là sổ sách của kiểmtoán viên ghi chép về các thủ tục áp dụng, các cuộc khảo sát thực hiện, thôngtin thu đợc và kết luận thích hợp đạt đợc trong công tác kiểm toán Các t liệuphải bao gồm tất cả các thông tin mà kiểm toán viên cho là cần thiết để tiếnhành quá trình kiểm tra đầy đủ và cung cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán.”(3,49)

Dựa trên Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế cũng nh thực tế tại Việt NamBộ Tài chính đã ban hành Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230 quy định :“ Hồ sơ kiểm toán là tài liệu do kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sửdụng và lu trữ Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán đợc thể hiện trên giấy, trên phimảnh, phơng tiện tin học hay bất kỳ phơng tiện lu trữ nào khác theo quy địnhcủa pháp luật hiện hành”(2, 27).

Nh vậy, các khái niệm đều nêu lên đợc những nét chung nhất về bảnchất cũng nh những chức năng cơ bản của hồ sơ kiểm toán và đã có nhiều cốgắng hoàn thiện cho phù hợp với thực tế Qua đó chúng ta có thể định nghĩa:Hồ sơ kiểm toán chính là tập hợp tất cả các giấy tờ làm việc của kiểm toán

viên chứa đựng những thông tin mà kiểm toán viên thu thập đợc, những thủtục mà kiểm toán viên đã áp dụng và những kết luận mà kiểm toán viên đã đạtđợc trong quá trình kiểm toán để làm cơ sở cho việc quản lý công việc kiểmtoán cũng nh làm cơ sở để đa ra ý kiến của mình thực hiện chức năng “ xácminh và bày tỏ ý kiến” Yêu cầu chung đối với một hồ sơ kiểm toán là phảiđầy đủ và chi tiết sao cho một kiểm toán viên khác hoặc ngời kiểm tra, soátxét không tham gia vào quá trình kiểm toán khi đọc hồ sơ kiểm toán có thểhiểu đợc một cách dễ dàng Nhng mặt khác các khái niệm này cũng chỉ rarằng kiểm toán viên không thể và không phải thu thập mọi tài liệu liên quanđến cuộc kiểm toán mà chỉ thu thập và lu trữ những thông tin nào kiểm toánviên cho là cần thiết và có liên quan trực tiếp đến kết luận của kiểm toán viênmà thôi Nh vậy, hồ sơ kiểm toán chứa đựng tất cả các bằng chứng kiểm toánmà kiểm toán viên đã thu thập đợc để làm cơ sở cho các kết luận kiểm toán.Ngoài ra hồ sơ kiểm toán cũng lu trữ tất cả các ý kiến bằng văn bản mà kiểmtoán viên đa ra sau khi tiến hành cuộc kiểm toán

Cách thức tổ chức các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán đợc tiến hành tuỳthuộc vào quy định của mỗi công ty kiểm toán và quyết định của kiểm toánnhng phải bảo đảm tính “hệ thống” của một hồ sơ : các tài liệu phải đợc sắpxếp theo từng mục, từng vấn đề, từng vụ việc, thuận tiện cho việc lu trữ, bảoquản cũng nh việc tra cứu tài liệu trong hồ sơ đó Bởi cuộc kiểm toán khôngchỉ kết thúc ở việc đa ra báo cáo kiểm toán hay th quản lý mà hồ sơ kiểm toáncòn làm cơ sở cho việc kiểm tra soát xét và khi cần có thể còn là cơ sở pháp lýmà công ty kiểm toán đa ra để minh chứng cho công việc của mình Tuynhiên, chúng ta biết rằng hồ sơ kiểm toán và phơng pháp kiểm toán là hai vấnđề có liên quan chặt chẽ với nhau, cuộc kiểm toán đợc tiến hành bằng phơngpháp nào thì hồ sơ kiểm toán đợc tổ chức theo phơng pháp đó Hồ sơ kiểmtoán chịu sự chi phối trực tiếp của phơng pháp kiểm toán Hiện nay trên thếgiới phổ biến hai mô hình hồ sơ kiểm toán là mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âugắn liền với phơng pháp thủ công và mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ với đạidiện là mô hình hồ sơ kiểm toán AS/2 với phơng pháp lập tự động có hệ thốngtham chiếu Việc áp dụng mô hình hồ sơ kiểm toán nào là tuỳ thuộc vào điềukiện của từng công ty kiểm toán.

Có rất nhiều yếu tố ảnh hởng đến nội dung của hồ sơ kiểm toán nhng cóthể nêu lên một số điểm chủ yếu sau :

- Mục đích và nội dung của cuộc kiểm toán.- Hình thức báo cáo kiểm toán.

- Đặc điểm và tính phức tạp của hoạt động kinh doanh của kháchhàng.

- Bản chất và thực trạng của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nộibộ.

- Phơng pháp, kỹ thuật kiểm toán đợc sử dụng trong quá trình kiểmtoán.

- Nhu cầu về hớng dẫn, kiểm tra và soát xét những công việc do trợ lýkiểm toán và cộng tác viên thực hiện trong một số trờng hợp cụ thể.

Để có thể tổ chức một hệ thống hồ sơ kiểm toán bảo đảm cơ sở pháp lýcho ý kiến của kiểm toán viên và phục vụ tốt cho yêu cầu của quản lý thì hồsơ kiểm toán không chỉ cần phải đầy đủ và hợp lý về mặt nội dung mà cầnphải khoa học về mặt hình thức Một hồ sơ kiểm toán đợc sắp xếp có hệthống, có đề mục rõ ràng sẽ rất thuận tiện cho việc lu trữ bảo quản cũng nh tracứu tài liệu trong hồ sơ đó Đồng thời cũng bảo đảm cho công việc kiểm tra,soát xét có hiệu quả Chính vì vậy khi thiết lập hệ thống hồ sơ kiểm toán trongkiểm toán báo cáo tài chính các kiểm toán viên và công ty kiểm toán cần phảituân thủ một số yêu cầu chung về hồ sơ kiểm toán sau :

a Hồ sơ kiểm toán phải có đề mục rõ ràng :

Để nhận dạng, phân biệt dễ dàng cho từng cuộc kiểm toán, từng khoảnmục, nội dung đợc kiểm toán Đề mục thờng đợc đặt ở đầu hồ sơ kiểm toán,bao gồm những nội dung sau :

b Hồ sơ kiểm toán phải có đầy đủ chữ ký của kiểm toán viên :

Các kiểm toán viên thực hiện hồ sơ kiểm toán phải ký tên và ghi ngàytháng hoàn thành trên hồ sơ đó Trong trờng hợp hồ sơ đợc thực hiện bởi đơnvị đợc kiểm toán, kiểm toán viên vẫn cần phải ký vào sau khi đọc lại và kiểmtra các thông tin trong đó Để phân biệt, trong kiểm toán độc lập ngời ta ghichú “ Đợc chuẩn bị bởi khách hàng” trên các hồ sơ này.

Những ngời có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ kiểm toán nh kiểm toán viênchính, chủ nhiệm kiểm toán, khi kiểm tra xong cũng phải ghi ngày tháng và

ký tên vào hồ sơ kiểm toán Chữ ký của các kiểm toán viên trên hồ sơ kiểmtoán xác định trách nhiệm của họ đối với thông tin đợc ghi trên đó.

c Hồ sơ kiểm toán cần đợc sắp xếp khoa học :

Số lợng các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán của một cuộc kiểm toán ờng rất nhiều, vì thế chúng cần đợc đánh số một cách có hệ thống và khoa họcbảo đảm việc sử dụng và kiểm tra đợc dễ dàng Muốn vậy, các hồ sơ kiểmtoán phải đợc sắp xếp sao cho mỗi khoản mục trên báo cáo tài chính đều cóthể tra cứu ngợc về Bảng cân đối tài khoản, cũng nh về các hồ sơ kiểm toán cơsở và các tài liệu chứng minh khác.

Có nhiều cách sắp xếp và đánh số hồ sơ kiểm toán, cách đơn giản và ờng đợc áp dụng là Bảng cân đối tài khoản sẽ phản ánh tất cả các khoản mụctrên báo cáo tài chính Mỗi khoản mục sau đó đợc lập một Biểu chỉ đạo vàđánh số bằng một chữ cái hoặc một số Các Biểu liệt kê, phân tích chỉnh hợp,tính toán của tài khoản trong khoản mục đó đợc sắp xếp theo sau Biểu chỉđạo, và đánh số bằng cách thêm vào một con số sau số của Biểu chỉ đạo CácBiểu chi tiết hơn và tài liệu dẫn chứng cũng đánh số tơng tự.

th-Trên cơ sở những yêu cầu về hình thức nh vậy thì mỗi tổ chức kiểmtoán có thể thiết lập cho mình những mẫu hồ sơ riêng phù hợp với điều kiệncủa từng công ty sao cho : “Hồ sơ kiểm toán đợc lập theo mẫu biểu và quytrình do công ty kiểm toán quy định Kiểm toán viên đợc phép sử dụng cácmẫu biểu, giấy tờ làm việc, các bảng biểu phân tích và các tài liệu khác củakhách hàng, nhng phải bảo đảm rằng các tài liệu đó đã đợc lập một cách đúngđắn”(2).

Nh vậy không có một quy định chung cho hình thức của hồ sơ kiểmtoán mà việc lập và sắp xếp tuỳ theo điều kiện và yêu cầu của kiểm toán viênvà công ty kiểm toán sao cho phù hợp với từng khách hàng và từng hợp đồng.Việc sử dụng các tài liệu theo mẫu quy định ( bản câu hỏi, mẫu th, cấu trúc hồsơ mẫu, ) giúp cho kiểm toán viên nâng cao hiệu quả trong việc lập và kiểmtra hồ sơ, tạo điều kiện cho việc phân công công việc và kiểm tra chất lợngkiểm toán.

d Hồ sơ kiểm toán phải đợc chú thích đầy đủ về nguồn gốc dữ liệu,ký hiệu sử dụng,

- Về nguồn gốc dữ liệu, kiểm toán viên cần chú thích rõ chúng đợc lấytừ nguồn dữ liệu nào (sổ cái, nhật ký, hoá đơn ), nơi lu trữ tài liệu, bộ phậnhoặc ngời chịu trách nhiệm kiểm toán tài liệu ( nếu cần), cách hình thành sốliệu của đơn vị Chú thích này là cơ sở để truy cập dữ liệu khi cần thiết.

- Kiểm toán viên cũng cần chú thích về các công việc kiểm toán viênđã làm hoặc các kết quả đã đạt đợc, thí dụ đã đối chiếu với chứng từ gốc, đãđối chiếu với sổ cái, đã kiểm tra cộng dồn Vì sự thuận tiện của nó nên các kýhiệu đợc sử dụng rất rộng rãi bởi các kiểm toán viên Để không gây hiểu lầm,kiểm toán viên phải chú thích rõ về ý nghĩa của từng ký hiệu ở bên dới hồ sơkiểm toán.

- Ngoài ra kiểm toán viên cũng cần chú thích tóm tắt về những vấn đềmà ngời đọc có thể không rõ khi sử dụng hồ sơ kiểm toán.

e Hồ sơ kiểm toán phải đầy đủ, chính xác và thích hợp :

Hồ sơ kiểm toán không thể và không phải thu thập tất cả mọi tài liệu,thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán nhng phải bảo đảm đầy đủ cơ sở đểkiểm toán viên đa ra ý kiến của mình Một hồ sơ kiểm toán đợc coi là đầy đủkhi bao gồm các nội dung sau :

- Mọi thông tin quan trọng có liên quan đến mục tiêu của hồ sơ kiểmtoán trong sổ sách của đơn vị và trong tài liệu của kiểm toán viên.

- Thủ tục kiểm toán chọn mẫu và thủ tục kiểm toán đợc áp dụng.- Phạm vi áp dụng thủ tục đó.

- Sự phân biệt giữa những điều có thực và những điều mang tính chấtsuy đoán.

Hồ sơ kiểm toán phải đầy đủ và chi tiết sao cho kiểm toán viên kháchoặc ngời có trách nhiệm đọc sẽ hiểu đợc công việc kiểm toán và cơ sở ý kiếnkiểm toán.

Hồ sơ kiểm toán cần đợc chính xác, nghĩa là phải bảo đảm các kỹ thuậttính toán : cộng ngang, cộng dọc, khớp đúng với các số liệu ở các hồ sơ kiểmtoán khác

Nếu có những chênh lệch không trọng yếu, kiểm toán viên cần nêu rõtrong hồ sơ kiểm toán là đã nhận thấy những chênh lệch đó và cho rằng chúngkhông có ảnh hởng trọng yếu đến công việc kiểm toán.

Hồ sơ kiểm toán cần trình bày các thông tin phù hợp, nghĩa là các thôngtin có quan hệ đến mục đích của hồ sơ kiểm toán, hay mục đích kiểm toán.Những thông tin không cần thiết sẽ làm cho việc xem xét mất thời gian và khóhiểu, nên sau khi hoàn thành việc kiểm toán, kiểm toán viên cũng nên loại bỏkhỏi hồ sơ kiểm toán những tài liệu đó.

f Hồ sơ kiểm toán cần trình bày dễ hiểu và rõ ràng :

Hồ sơ kiểm toán cần đợc trình bày sáng sủa và dễ hiểu để một kiểmtoán viên khác không tham gia cuộc kiểm toán khi đọc có thể hiểu đợc dễdàng Cụ thể :

+ Việc sắp xếp nội dung và hình thức cần làm rõ những điều đã làm vàđã đạt đợc.

+ Ngôn ngữ sử dụng cần rõ ràng và dễ hiểu.

Hồ sơ kiểm toán nên viết trên một mặt giấy để tránh bị bỏ sót trong quátrình đọc.

Nội dung của hồ sơ kiểm toán :

Không có bất cứ một Chuẩn mực chung hay một quy định chung nào vềcách tổ chức các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán mà công việc này đợc tiếnhành khác nhau ở những đơn vị kiểm toán khác nhau tuỳ thuộc vào quy địnhcủa mỗi công ty kiểm toán và quyết định của kiểm toán viên Mặc dù vậy, hồsơ kiểm toán bao giờ cũng gồm 2 loại : Hồ sơ kiểm toán thờng trực và hồ sơkiểm toán hiện hành.

Hồ sơ kiểm toán th ờng trực (hồ sơ kiểm toán chung) : Là hồ sơ kiểm

toán chứa đựng những thông tin chung về khách hàng liên quan đến hai haynhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính của khách hàng Hồ sơ nàynhằm lu trữ những dữ kiện có tính chất lịch sử hoặc tính liên tục thích hợp vớiquá trình kiểm toán đợc quan tâm thờng xuyên qua nhiều kỳ.

Hồ sơ kiểm toán thờng trực gồm những tài liệu sau :

- Các trích đoạn hoặc các bản sao những chứng từ có tầm quan trọngliên tục nh bản điều lệ công ty, các văn bản dới luật, các giao kèo trái khoánvà các hợp đồng Mỗi loại chứng từ này đều rất quan trọng với kiểm toán viêntrong nhiều năm khi chúng còn có hiệu lực.

- Các quá trình phân tích từ các năm trớc, các tài khoản có tính quantrọng liên tục đối với kiểm toán viên Những tài khoản này thờng bao gồm cáctài khoản nh nợ dài hạn, vốn cổ đông, tài sản cố định các thông tin này tronghồ sơ kiểm toán thờng trực giúp kiểm toán viên tập trung phân tích những biếnđộng của số d năm hiện hành trên cơ sở có xem xét lại kết quả của các lầnkiểm toán năm trớc.

- Thông tin có liên quan đến hiểu biết về cơ cấu kiểm soát nội bộ vàquá trình rủi ro kiểm soát Thông tin này bao gồm sơ đồ tổ chức, sơ đồ hoạtđộng, bảng câu hỏi và các thông tin khác về hệ thống kiểm soát nội bộ, gồmcả sự liệt kê các quá trình kiểm soát và các nhợc điểm trong hệ thống.

- Kết quả của các thể thức phân tích từ các cuộc kiểm toán năm trớc :Giúp kiểm toán viên quyết định có những biến động bất thờng trong các số dtài khoản của năm hiện hành hay không.

Hồ sơ kiểm toán hiện hành ( hồ sơ kiểm toán năm) : Là hồ sơ kiểm

toán chứa đựng những thông tin về khách hàng chỉ liên quan trực tiếp đếncuộc kiểm toán một năm tài chính Hồ sơ kiểm toán hiện hành bao gồm tất cảnhững t liệu mà kiểm toán viên sử dụng cho cuộc kiểm toán đang tiến hành.Các thông tin trong hồ sơ hiện hành gồm các loại thông tin chủ yếu sau :

- Bảng Cân đối tài khoản : Là bảng tổng hợp và cân đối số d các tài

khoản trên sổ cái của đầu năm và cuối kỳ kiểm toán, các điều chỉnh của kiểmtoán viên và số d sau khi điều chỉnh Trong thực tế, bảng cân đối tài khoản cókết cấu giống nh các khoản mục trên báo cáo tài chính Bảng cân đối tàikhoản là “xơng sống” của toàn bộ hồ sơ kiểm toán, là biểu số cơ bản để kiểmsoát và tổng hợp nên các hồ sơ chi tiết.

- Tờ tổng hợp ( hay còn đợc gọi là Biểu chỉ đạo) : Tờ tổng hợp đợc lập

riêng cho mỗi nhóm tài khoản, tiểu khoản mà tổng số của chúng đợc phản ánhtrên báo cáo tài chính nh một chỉ tiêu duy nhất Tờ tổng hợp còn đợc gọi làBiểu số phân nhóm hay Biểu số chỉ đạo dùng cho việc phân tích các khoảnmục trên báo cáo tài chính theo các tài khoản, tiểu khoản Nó là bớc trunggian giữa bảng cân đối tài khoản và các hồ sơ kiểm toán cơ sở ( Biểu phântích, Biểu số liệt kê ) và việc phân tích báo cáo tài chính sẽ đợc tiến hànhtheo các tờ tổng hợp này.

- Bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh : Trong quá trình kiểm toán,

kiểm toán viên sẽ phát hiện các sai sót trong số liệu kế toán của đơn vị, đối vớicác sai sót trọng yếu thì kiểm toán viên sẽ đa ra các bút toán điều chỉnh lạicho đúng Việc điều chỉnh này thờng phải đợc đa ra thảo luận và đợc sự đồngý của khách hàng Nếu khách hàng không đồng ý thì tuỳ thuộc vào mức độtrọng yếu mà kiểm toán viên có thể phát hành loại báo cáo kiểm toán thíchhợp.

Trong một số trờng hợp, sổ sách kế toán ghi chép đúng nhng việc thểhiện chúng trên báo cáo tài chính thì không chính xác Thí dụ : đơn vị thể hiệnsố d đã bù trừ giữa bên nợ và bên có của các tài khoản thanh toán lên trênbảng cân đối mà thực chất là phải phản ánh riêng số d nợ lên tài sản có và sốd có lên tài sản nợ, nghĩa là không đợc bù trừ cho nhau Trong trờng hợp này,kiểm toán viên không cần phải yêu cầu sửa lại sổ sách, mà chỉ điều chỉnh lại

báo cáo tài chính Các bút toán điều chỉnh này đợc tập hợp trên một bảng gọilà “Bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh lại khoản mục”.

- Các Bảng kê cơ sở : Phần lớn nhất của t liệu gồm những bảng kê chi

tiết đợc kiểm toán viên lập nhằm chứng minh cho số tiền đặc thù trên báo cáotài chính Có nhiều loại bảng kê đợc sử dụng và kiểm toán viên phải sử dụngđúng ở các khía cạnh khác nhau của cuộc kiểm toán để bảo đảm tính đầy đủcủa cuộc kiểm toán.

- Bảng phân tích : Bảng phân tích đợc thiết kế để phản ánh hoạt động

vào tài khoản trên Bảng cân đối tài sản trong suốt kỳ kiểm tra, có kết hợp vớicác số d đầu kỳ và cuối kỳ Loại bảng kê này thờng đợc dùng cho các tàikhoản nh chứng khoán, nợ phải thu, dự phòng, bất động sản, tài sản cố định,nợ dài hạn, vốn điều lệ Đặc điểm chung của các tài khoản này là ý nghĩa củahoạt động của tài khoản trong năm Trong hầu hết các trờng hợp, t liệu của cácbảng phân tích có đối chiếu tham khảo với các t liệu khác Bảng này dùng đểphân biệt mọi biến động tăng giảm của một tài sản trong kỳ kiểm toán theotừng nghiệp vụ, một số nghiệp vụ không trọng yếu có thể xếp chung mộtdòng Để lập biểu này, kiểm toán viên phải lấy số d ban đầu của tài khoản, sauđó điều tra và liệt kê từng nghiệp vụ bên nợ, bên có từ đó tính ra đ ợc số d cuốikỳ của tài khoản Nếu phát hiện đợc một sai lầm nào đó, sau khi trao đổi vớiđơn vị, kiểm toán viên sẽ ghi vào đó bút toán điều chỉnh để tính ra số d đúng.

- Bảng cân đối thử : Loại bảng kê này gồm chi tiết cấu thành các số d

cuối kỳ hoặc tài khoản trên Bảng cân đối tài sản hay Báo cáo kết quả hoạtđộng kinh doanh Bảng cân đối thử khác Bảng phân tích ở chỗ bảng này chỉgồm những khoản mục cấu thành số d cuối kỳ.

- Bảng lu chuyển tiền tệ : Một minh chứng cho một số tiền đặc biệt đợc

dùng để kết hợp số tiền ghi trên sổ sách của khách hàng với một nguồn thôngtin khác Bảng lu chuyển tiền tệ dùng để thuyết minh chi tiết về sự khác biệtgiữa số liệu thu từ các nguồn khác nhau.

- Khảo sát tính hợp lý : Gồm các thông tin có thể giúp kiểm toán viên

đánh giá số d của khách hàng có bao gồm sai số xét theo tình huống có tronghợp đồng hay không Thông thờng kiểm toán viên khảo sát phí tổn khấu hao,khoản dự phòng cho các loại thuế, dự phòng cho các khoản nghi ngờ bằng cáccuộc khảo sát tính hợp lý.

- Tổng hợp các thể thức : Là loại bảng kê tổng hợp các kết quả của một

cuộc kiểm toán đặc thù đã hoàn thành.

- Kiểm tra các chứng từ cơ sở : Số lợng các bảng kê theo mục đích đặc

biệt đợc thiết kế trình bày các khảo sát chi tiết đã hoàn thành nh quá trìnhkiểm tra các chứng từ trong các cuộc khảo sát nghiệp vụ Những bảng kê nàykhông trình bày số tổng cộng mà chúng chỉ làm bằng chứng cho các cuộckhảo sát đã hoàn thành và các kết quả tìm đợc Tuy vậy, các bảng kê phải nêurõ kết luận khẳng định hay phủ nhận về mục tiêu khảo sát.

- Bảng thông tin : Loại bảng kê này bao gồm thông tin với bằng chứng

kiểm toán Nó gồm những thông tin cho bảng khai thuế, dữ kiện cho các bảngcân đối thời gian và số giờ làm việc của khách hàng.

- Tài liệu chứng minh bên ngoài : Rất nhiều nội dung của các t liệu

gồm tài liệu bên ngoài đợc kiểm toán viên thu thập lại nh các th xác nhận, bảnsao hợp đồng của khách hàng Mặc dù không có ý nghĩa thực sự nh các bảngkê nhng những tài liệu này vẫn đợc đánh ký hiệu và lu giữ giống nh các bảngkê khác.

Trên cơ sở đó Bộ Tài chính đã ban hành Chuẩn mực Kiểm toán Việt

Nam ( VAS ) Số 230 quy định về nội dung của hồ sơ kiểm toán nh sau:

“Hồ sơ kiểm toán không thể và không phải thu thập tất cả mọi tài liệu,thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán Phạm vi và nội dung mỗi hồ sơ kiểmtoán đợc lập tuỳ thuộc vào sự đánh giá của kiểm toán viên Hồ sơ kiểm toánphải bảo đảm đầy đủ cơ sở cho kiểm toán viên đa ra ý kiến nhận xét của mìnhvà bảo đảm cho kiểm toán viên không tham gia vào cuộc kiểm toán và ngờikiểm tra soát xét hiểu chi tiết cuộc kiểm toán sau khi trao đổi với kiểm toánviên lập hồ sơ kiểm toán đó”(2).

Kiểm toán viên phải ghi chép và lu giữ trong hồ sơ kiểm toán của mìnhtất cả các tài liệu và thông tin liên quan đến :

- Kế hoạch kiểm toán.

- Nội dung, chơng trình và phạm vi các thủ tục kiểm toán đã đợc thựchiện.

- Kết quả các thủ tục đã thực hiện.

- Những kết luận mà kiểm toán viên rút ra từ những bằng chứng kiểmtoán thu thập đợc.

Đồng thời hồ sơ kiểm toán phải ghi lại tất cả những suy luận của kiểmtoán viên về những vấn đề cần xét đoán chuyên môn và các kết luận liên quan.Đối với những vấn đề khó xử lý về nguyên tắc hay khó xét đoán chuyên môn

ngoài việc đa ra kết luận kiểm toán viên còn phải lu giữ những thông tin cóthực, cần thiết đã thu thập đợc Hồ sơ kiểm toán phải lu giữ kết quả kiểm trasoát xét chất lợng kiểm toán của từng cấp có thẩm quyền theo quy định củacông ty kiểm toán.

Hồ sơ kiểm toán thờng đợc lập và lu trữ thành hai loại :  Hồ sơ kiểm toán chung

 Hồ sơ kiểm toán năm

Hồ sơ kiểm toán chung thờng gồm :

+ Tên và số hiệu hồ sơ ; ngày tháng lập và ngày tháng lu trữ ;+ Các thông tin chung về khách hàng :

 Các ghi chép hoặc bản sao các tài liệu pháp lý thoả thuận và biên bảnquan trọng : Quyết định thành lập, Điều lệ công ty, Giấy phép thành lập( Giấy phép đầu t, Hợp đồng liên doanh), Đăng ký kinh doanh, bố cáo, biênbản họp Hội đồng quản trị, họp Ban Giám đốc ( Tên, địa chỉ, chức năng vàphạm vi hoạt động, cơ cấu tổ chức )

 Các thông tin liên quan đến môi trờng kinh doanh, môi trờng phápluật có ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng ; quá trình pháttriển của khách hàng.

+ Các tài liệu về thuế : Các văn bản, chế độ thuế riêng trong lĩnh vực

hoạt động của khách hàng đợc cơ quan thuế cho phép, các tài liệu về thực hiệnnghĩa vụ thuế hàng năm;

+ Các tài liệu về nhân sự : Các thoả ớc lao động, các quy định riêng của

khách hàng về nhân sự ; Quy định về quản lý và sử dụng quỹ lơng ;

+ Các tài liệu về kế toán :

 Văn bản chấp thuận chế độ kế toán đợc áp dụng

 Các nguyên tắc kế toán áp dụng : Phơng pháp xác định giá trị hàngtồn kho, phơng pháp tính dự phòng,

+ Các hợp đồng hoặc thoả thuận với bên thứ ba có hiệu lực trong thời

gian dài ( ít nhất là hai năm tài chính) : Hợp đồng kiểm toán, hợp đồng cho

thuê, hợp đồng bảo hiểm, thoả thuận vay

+ Các tài liệu khác : Hồ sơ kiểm toán nói chung đợc cập nhật hàng năm

khi có sự thay đổi liên quan đến các tài liệu đề cập trên đây.

Hồ sơ kiểm toán năm, thờng gồm :

+ Các thông tin về ngời lập, ngời kiểm tra (soát xét) hồ sơ kiểm toán :

 Họ tên kiểm toán viên, trợ lý kiểm toán viên thực hiện kiểm toán vàlập hồ sơ kiểm toán ;

 Họ tên ngời kiểm tra (soát xét), ngày tháng kiểm tra ; Họ tên ngời xét duyệt, ngày tháng xét duyệt.

+ Các văn bản về tài chính, kế toán, thuế, của cơ quan Nhà nớc và cấptrên liên quan đến năm tài chính.

+Báo cáo kiểm toán, th quản lý, báo cáo tài chính và các báo cáo khác, ( bản dự thảo và bản chính thức)

+ Hợp đồng kiểm toán, th hẹn kiểm toán, phụ lục hợp đồng ( nếu có) vàbản thanh lý hợp đồng

+ Những bằng chứng về kế hoạch chiến lợc, kế hoạch kiểm toán chitiết, chơng trình làm việc và những thay đổi của kế hoạch đó ;

+ Những bằng chứng về thay đổi hệ thống kế toán và hệ thống kiểmsoát nội bộ của khách hàng.

+ Những bằng chứng và kết luận trong việc đánh giá rủi ro tiềm tàng,rủi ro kiểm soát và những đánh giá khác ;

+ Những bằng chứng đánh giá của kiểm toán viên về những công việcvà kết luận của kiểm toán viên nội bộ ;

+ Các sự kiện phát sinh sau khi kết thúc niên độ;

+ Những ghi chép về nội dung, chơng trình và phạm vi của những thủtục kiểm toán đợc thực hiện và kết quả đạt đợc ;

+ Những phân tích của kiểm toán viên về các nghiệp vụ kinh tế phátsinh và số d các tài khoản ;

+ Những phân tích các tỷ lệ, xu hớng quan trọng đối với tình hình hoạtđộng của khách hàng ;

+ Những bằng chứng về việc kiểm tra và soát xét của kiểm toán viên vàngời có thẩm quyền với những công việc do kiểm toán viên, trợ lý kiểm toánviên hoặc chuyên gia khác thực hiện ;

+ Các chi tiết về những thủ tục kiểm toán mà kiểm toán viên khác thựchiện khi kiểm toán báo cáo tài chính của đơn vị cấp dới ;

+ Các th từ liên lạc với các kiểm toán viên khác, các chuyên gia khác vàcác bên hữu quan ;

+ Các văn bản hoặc những chú giải về những vấn đề đã trao đổi vớikhách hàng, kể cả các điều khoản của hợp đồng kiểm toán ;

+ Bản giải trình của Giám đốc ( hoặc ngời đứng đầu) đơn vị đợc kiểmtoán ;

+ Bản xác nhận do khách hàng hoặc ngời thứ ba gửi tới ;

+ Các kết luận của kiểm toán viên về những vấn đề trọng yếu của cuộckiểm toán, bao gồm cả những vấn đề bất thờng (nếu có) cùng với các thủ tụcmà kiểm toán viên đã thực hiện đề giải quyết các vấn đề đó.

Hồ sơ kiểm toán là một tài liệu đặc biệt quan trọng đối với hoạt độngkiểm toán nói chung và kiểm toán độc lập nói riêng Trong quy trình kiểmtoán, hồ sơ kiểm toán là một phần rất quan trọng đảm nhận nhiều chức năngkhác nhau Xuất hiện từ khâu lập kế hoạch cho đến khâu kết thúc kiểm toánhồ sơ kiểm toán là một tài liệu lu trữ bắt buộc, sử dụng nhiều năm sau ngàykết thúc kiểm toán Có thể khái quát các chức năng của hồ sơ kiểm toán theosơ đồ nh sau :

Sơ đồ số 1: Các chức năng cơ bản của hồ sơ kiểm toán

Cụ thể nội dung các chức năng của hồ sơ kiểm toán nh sau :

a Phục vụ cho việc phân công và phối hợp kiểm toán :

Công việc kiểm toán thờng đợc tiến hành bởi nhiều ngời trong một thờigian nhất định, do đó việc phân công và phối hợp làm việc là một yêu cầu cầnthiết Hồ sơ kiểm toán là một công cụ hữu hiệu cho mục đích này, biểu hiệnnh sau:

- Các kiểm toán viên chính sẽ căn cứ vào chơng trình kiểm toán để lậpra các hồ sơ kiểm toán cho mỗi công việc chi tiết, và giao cho các trợ lý kiểmtoán thực hiện Những công việc do các trợ lý kiểm toán tiến hành, và các kết

Các chức năng của hồ sơ kiểm toán

Phục vụ cho phân công và phối hợp kiểm toán

Làm cơ sở cho báo cáo kiểm

Làm tài liệu cho kỳ kiểm

toán sau

Làm cơ sở pháp lý cho công

việc kiểm

Làm tài liệu phục

vụ cho đào tạoLàm cơ

sở cho việc giám sát kiểm tra

công việc của các trợ lý

kiểm toán

quả thu đợc sẽ phản ánh trên hồ sơ kiểm toán Nh vậy, thông qua cách này,một kiểm toán viên chính sẽ giao việc và giám sát công việc của nhiều trợ lýkiểm toán.

- Hồ sơ kiểm toán cung cấp thông tin giữa các kiểm toán viên để phốihợp hoạt động Kết quả công việc của kiểm toán viên này có thể đợc sử dụngbởi các kiểm toán viên khác để tiếp tục công việc đó, hay thực hiện các côngviệc khác có liên quan.

- Mỗi hồ sơ kiểm toán đánh dấu một bớc công việc đợc hoàn thànhtrong quá trình kiểm toán Kiểm toán viên chính căn cứ số hồ sơ kiểm toán đãphát hành và số hồ sơ kiểm toán đã thu hồi để đánh giá tiến độ, và tiếp tụcđiều hành công việc.

- Mỗi hồ sơ kiểm toán là nơi lu trữ toàn bộ thông tin về một đối tợng.Trong quá trình kiểm toán, các thông tin đã thu thập sẽ đợc tiếp tục bổ sung,cập nhật vào hồ sơ kiểm toán của từng đối tợng có liên quan.

b Làm cơ sở cho việc giám sát và kiểm tra công việc của các trợ lýkiểm toán :

Việc xem xét và kiểm tra chất lợng công việc của các trợ lý kiểm toánđợc tiến hành trên các hồ sơ kiểm toán do họ thực hiện Việc xem xét và kiểmtra này đợc tiến hành từ thấp lên cao : Kiểm toán viên chính sẽ kiểm tra và yêucầu các trợ lý kiểm toán giải trình các nội dung trên hồ sơ kiểm toán củamình, sau đó các hồ sơ kiểm toán này sẽ tiếp tục đợc kiểm tra bởi các chủnhiệm, các chủ phần hùn Quá trình này bảo đảm chất lợng của hồ sơ kiểmtoán và công việc của trợ lý kiểm toán đợc giám sát đầy đủ Sau mỗi lần kiểmtra, ngời kiểm tra sẽ ký tên trên hồ sơ kiểm toán để xác nhận sự kiểm tra củamình.

c Làm cơ sở cho báo cáo kiểm toán :

Đây là chức năng rất quan trọng của hồ sơ kiểm toán vì mục đích cuốicùng của một cuộc kiểm toán là đa ra báo cáo kiểm toán thể hiện ý kiến củakiểm toán viên về tình hình tài chính của đơn vị khách hàng Hồ sơ kiểm toánchính là những dẫn chứng bằng tài liệu cho các bằng chứng kiểm toán, nhữngphân tích đánh giá của kiểm toán viên Vì thế hồ sơ kiểm toán chính là cơ sởđể các kiểm toán viên đa ra báo cáo kiểm toán và các kết luận kiểm toán saukhi tiến hành cuộc kiểm toán.

d Làm tài liệu cho kỳ kiểm toán sau :

Để tiến hành cuộc kiểm toán có kết quả tốt, chi phí thấp cần phải xâydựng một kế hoạch chiến lợc, kế hoạch chi tiết và dự toán sát với tình hìnhthực tế Nh vậy để giảm bớt công việc thu thập các tài liệu và nâng cao hiệuquả của công việc lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên sẽ sử dụng hồ sơkiểm toán kỳ trớc nh là nguồn thông tin phong phú cho việc lập kế hoạch vàcuộc kiểm toán kỳ sau, cụ thể là :

- Cho biết thời gian cần thiết để tiến hành công việc kiểm toán dựa vàothời gian thực tế của kỳ trớc.

- Cung cấp một cái nhìn thấu đáo về hệ thống kiểm soát nội bộ củađơn vị.

- Cho biết các vấn đề “ nổi cộm” cần đặc biệt quan tâm.

- Một số tài liệu, thông tin chỉ cần cập nhật, bổ sung là có thể sử dụngđợc cho kỳ sau.

- Làm mẫu cho các kiểm toán viên phụ thực hiện công việc dựa vào hồsơ kiểm toán kỳ trớc Nhờ đó, kiểm toán chính sẽ đỡ tốn thời gian hớng dẫn cụthể và chi tiết.

Tuy nhiên việc sử dụng hồ sơ kiểm toán của kỳ trớc đòi hỏi phải chú ýcác vấn đề nh sự thay đổi về các mặt hoạt động và hệ thống kiểm soát nội bộcủa đơn vị, khả năng nâng cao hiệu quả của công việc kiểm toán.

e Hồ sơ kiểm toán là cơ sở pháp lý cho công việc kiểm toán.

Kiểm toán viên, nhất là kiểm toán viên độc lập phải chứng minh đợcrằng công việc kiểm toán đã đợc tiến hành trên cơ sở tuân thủ các Chuẩn mựcKiểm toán hiện hành thông qua các hồ sơ kiểm toán Muốn vậy, hồ sơ kiểmtoán phải đầy đủ, rõ ràng và có tính thuyết phục, không đợc chứa đựng nhữngvấn đề không thể giải thích đợc, các lập luận thiếu vững chắc, các thay đổikhông giải thích đợc

f Làm tài liệu cho đào tạo.

Với những ngời mới bắt đầu bớc vào nghề kiểm toán thì hồ sơ kiểmtoán những năm trớc đợc coi là tài liệu đào tạo rất quan trọng kết hợp với sự h-ớng dẫn của những kiểm toán viên có kinh nghiệm Hồ sơ kiểm toán là nhữngtài liệu thực tế nhất mà ngời cộng sự mới bớc vào nghề cần phải tiếp cận đểlàm quen dần với công tác kiểm toán

Trên cơ sở những yêu cầu cả về mặt nội dung và hình thức của hồ sơkiểm toán Bộ Tài chính đã đa ra những quy định chung về tính bí mật, an

toàn, lu trữ và sở hữu hồ sơ kiểm toán trong Chuẩn mực Kiểm toán Việt NamSố 230 nh sau :

Tính bí mật, an toàn :

Hồ sơ kiểm toán lu trữ toàn bộ những tài liệu về hoạt động tài chính củakhách hàng vì vậy nó cần đợc giữ bí mật và an toàn Và “kiểm toán viên vàcông ty kiểm toán có trách nhiệm phải giữ bí mật và bảo đảm an toàn hồ sơkiểm toán”(2).

Lu trữ hồ sơ kiểm toán :

Cũng theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230 : “Kiểm toán viênvà công ty kiểm toán phải lu trữ hồ sơ kiểm toán để bảo đảm cho yêu cầu vềmặt nghiệp vụ và pháp lý Hồ sơ kiểm toán phải đợc lu trữ trong một thời gianđủ để đáp ứng yêu cầu hành nghề và phù hợp với quy định chung của phápluật về bảo quản lu trữ hồ sơ, tài liệu do Nhà nớc quy định riêng cho tổ chứcnghề nghiệp và từng công ty kiểm toán”(2).

Việc tổ chức “lu trữ” và “sắp xếp” nh thế nào là do các công ty kiểmtoán tự bố trí theo quy định riêng của công ty nhng phải bảo đảm rằng : “Hồsơ kiểm toán đợc sắp xếp lu trữ một cách thuận lợi, khoa học theo một trật tựdễ lấy dễ tra cứu và đợc lu giữ quản lý tập trung tại nơi lu giữ hồ sơ của côngty Trờng hợp công ty kiểm toán có các chi nhánh, hồ sơ kiểm toán đợc lu tạinơi đóng dấu báo cáo kiểm toán.”(2)

Sở hữu hồ sơ kiểm toán :

Hồ sơ kiểm toán thuộc quyền sở hữu và là tài sản của công ty kiểmtoán Khách hàng hay bên thứ ba có quyền xem xét, sử dụng một phần hoặctoàn bộ tài liệu này khi đợc sự đồng ý của Giám đốc ( hoặc ngời đứng đầu)công ty kiểm toán hoặc theo quy định của Nhà nớc và tổ chức nghề nghiệp.

Kiểm toán viên đợc phép cung cấp một phần hoặc toàn bộ tài liệu chokhách hàng tuỳ từng trờng hợp cụ thể do công ty kiểm toán quyết định Trongmọi trờng hợp, tài liệu làm việc của kiểm toán viên không thể thay thế chứngtừ kế toán, báo cáo tài chính của khách hàng.

Trong trờng hợp có từ hai công ty kiểm toán trở lên cùng thực hiện mộtcuộc kiểm toán thì hồ sơ kiểm toán đợc lập theo sự phân công công việc củatừng bên Để tạo thành các bộ hồ sơ hoàn chỉnh làm cơ sở soát xét, phát hànhbáo cáo kiểm toán và lu trữ hồ sơ, khi chuẩn bị kết thúc cuộc kiểm toán, mỗibên phải phô tô cho nhau các hồ sơ thuộc phần công việc của công ty mình.Nh vậy, khi có hai hay nhiều công ty kiểm toán cùng tiến hành một cuộc kiểmtoán thì hồ sơ kiểm toán là thuộc sở hữu chung của các công ty kiểm toán đó,

mỗi công ty có một hồ sơ kiểm toán hoàn chỉnh về cuộc kiểm toán và đợc lutại mỗi công ty.

Chơng II : thực tế tổ chức hệ thống hồ sơkiểm toán trong kiểm toán báo cáo tàichính tại Công ty dịch vụ t vấn tài chính

kế toán và kiểm toán (AASC )

I Đặc điểm chung của Công ty dịch vụ t vấn tàichính kế toán và kiểm toán (AASC)

1 Lịch sử hình thành và phát triển của AASC

Công ty Dịch vụ t vấn tài chính, kế toán và kiểm toán (AASC) là mộttrong những tổ chức hợp pháp đầu tiên và lớn nhất của Việt Nam hoạt độngtrong lĩnh vực kiểm toán, kế toán và t vấn tài chính Công ty đợc thành lậptheo Quyết định số 164 TC/ QĐ/TCCB ngày 13 tháng 05 năm 1991 của Bộ

Tài chính Khi mới thành lập Công ty có tên là “Công ty Dịch vụ kếtoán”(ASC) và chỉ cung cấp duy nhất dịch vụ kế toán Sau đó, đợc phép của

Bộ Tài chính Công ty đợc bổ sung thêm dịch vụ kiểm toán và đổi tên thành

“Công ty Dịch vụ t vấn tài chính, kế toán và kiểm toán” (AASC) theo Quyết

định số 639 TC/QĐ/TCCB của Bộ Tài chính và đó trở thành tên giao dịchchính thức của Công ty từ năm 1993 đến nay.

Ngày 29 tháng 4 năm 1993 Công ty đợc Trọng tài kinh tế Hà nội cấpGiấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh số 109157 Ngày 14 tháng 9 năm 2001vừa qua Công ty đã kỷ niệm 10 năm thành lập và đón nhận Huân chơng laođộng hạng Ba do Chủ tịch nớc trao tặng.

Công ty có trụ sở chính đặt tại số 1 Lê Phụng Hiểu - Hoàn Kiếm - HàNội.

ĐT : 8268681 - 8262775Fax : 84 - 4 - 8253973

Trải qua hơn 10 năm hoạt động, ngoài trụ sở chính Công ty đã có thêm4 chi nhánh và 1 văn phòng đại diện ở khắp các miền trên cả nớc :

- Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh đặt tại số 29 Võ Thị Sáu Quận 1 Thành phố Hồ Chí Minh

Chi nhánh Quảng Ninh đặt tại cột 8 - Phờng Hồng Hà - Thành phốHạ Long

- Chi nhánh Thanh Hoá đặt tại 25 Phan Chu Trinh - Phờng ĐiệnBiên - Thành phố Thanh Hoá

- Chi nhánh Vũng Tàu đặt tại số 42 Đờng Thống Nhất - Thành phốVũng Tàu

- Văn phòng đại diện tại Hải Phòng đặt tại 22 Trần Phú - Thành phốHải Phòng

Với số vốn ban đầu chỉ là 200 triệu đồng do Bộ Tài chính cấp đến nayCông ty đã có hệ thống cơ sở vật chất đạt trên 10 tỷ đồng với các trang thiếtbị hiện đại Doanh thu năm 2001 vừa qua đạt khoảng 19,2 tỷ đồng nộp Ngânsách 4 tỷ đồng/ năm, thu nhập cá nhân bình quân đầu ngời đạt 2,5 triệu/ ng-ời/tháng.

2 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty :

Công ty Dịch vụ t vấn tài chính, kế toán và kiểm toán là một doanhnghiệp Nhà nớc trực thuộc Bộ Tài chính nên Công ty hoạt động dới sự chỉ đạotrực tiếp của Bộ Tài chính Đồng thời, là một trong những công ty lớn nhất tạiViệt Nam hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ tài chính kế toán và kiểm toán nênCông ty phải tuân thủ các chế độ cũng nh các Chuẩn mực nghề nghiệp Vì vậyviệc tổ chức bộ máy quản lý của Công ty có nhiều nét đặc thù AASC phânchia các phòng ban theo chức năng, mỗi phòng ban chịu trách nhiệm về mộtlĩnh vực riêng : Kiểm toán dự án, kiểm toán quyết toán các công trình xâydựng cơ bản, cùng hoạt động theo kế hoạch chung của Công ty.

Tuy nhiên, do tính chất nghề nghiệp và đặc điểm của từng loại hìnhdịch vụ mà Công ty cung cấp nên các phòng ban đợc tổ chức một cách linhhoạt để kịp thời hỗ trợ lẫn nhau đáp ứng một cách tốt nhất mọi yêu cầu củakhách hàng Ví dụ đối với dịch vụ kiểm toán là loại hình dịch vụ chủ yếuchiếm khoảng 75% doanh thu của Công ty : Công ty không phân chia lĩnh vựckhách hàng cho từng phòng ban mà tất cả các phòng nghiệp vụ của Công tyđều có thể cung cấp dịch vụ này cho khách hàng thuộc tất cả các loại hìnhdoanh nghiệp với chất lợng cao Chỉ trừ phòng Kiểm toán báo cáo quyết toáncác công trình xây dựng cơ bản ( gọi tắt là phòng Kiểm toán XDCB) là hoạtđộng chuyên sâu trong lĩnh vực kiểm toán báo cáo quyết toán các công trìnhxây dựng cơ bản vì đây là một lĩnh vực phức tạp có liên quan nhiều đến kiếnthức chuyên môn của ngành xây dựng đòi hỏi phải có những “chuyên gia”trong lĩnh vực này

Là một doanh nghiệp nhỏ nhng khách hàng của Công ty lại phân bốtrên phạm vi cả nớc và do đặc điểm của nghề nghiệp là phải thực hiện tại đơnvị khách hàng vì vậy việc tổ chức bộ máy quản lý cuả Công ty phải rất khoahọc để đáp ứng một cách tốt nhất mọi nhu cầu của khách hàng Ngoài trụ sở

chính tại số 1 Lê Phụng Hiểu Công ty còn có 4 chi nhánh và 1 văn phòng đạidiện ở khắp mọi miền trên toàn quốc Bộ máy quản lý của Công ty đợc tổ chứcnh sau :

Sơ đồ số 2 (trang 25)

Ban Giám đốc gồm có :

Giám đốc Ngô Đức Đoàn Phó Giám đốc 1: Lê Đăng Khoa

Phó Giám đốc 2 : Nguyễn Thanh TùngPhó Giám đốc 3 : Tạ Quang Tạo

Phòng Hành chính tổng hợp : Chịu trách nhiệm quản lý công văn đi,

đến, ra các quyết định về công tác tổ chức của Công ty, nghiên cứu sắp xếp đềđạt cán bộ, Ngoài ra phòng hành chính tổng hợp còn đảm nhiệm nhiều côngviệc khác : phối hợp với phòng kế toán để tổ chức tiền lơng cho cán bộ côngnhân viên, tổ chức đội lái xe, bảo vệ, cung cấp sổ sách mẫu biểu,

Các phòng nghiệp vụ :

Hiện nay AASC có 5 phòng nghiệp vụ là : phòng Kiểm toán các ngànhthơng mại dịch vụ, phòng Kiểm toán quyết toán các công trình XDCB, phòngKinh doanh tiếp thị, phòng Kiểm toán các dự án, phòng T vấn và Bồi dỡngnghiệp vụ Tuy nhiên sự phân chia này chỉ mang tính chất tơng đối vì cácphòng nghiệp vụ đều có nhiệm vụ cung cấp các dịch vụ chuyên môn theo chỉtiêu mà Công ty giao, bao gồm cả dịch vụ kế toán, kiểm toán và t vấn tàichính Ngoài ra, mỗi phòng còn thực hiện các chức năng riêng nh :

Phòng Kinh doanh tiếp thị : Bên cạnh dịch vụ kiểm toán, kế toán và t

vấn tài chính phòng còn đảm nhiệm các hoạt động tiếp thị của Công ty (Hệthống th chào hàng, các phơng thức quảng cáo cho các loại hình dịch vụ củaCông ty)

Phòng T vấn và Bồi dỡng nghiệp vụ : Ngoài các dịch vụ chung phòng

còn đảm nhiệm chức năng t vấn và bồi dỡng nghiệp vụ cho các đối tợng trongvà ngoài công ty.

Phòng Kiểm toán dự án : Phụ trách kiểm toán các dự án ngoài ra vẫn có

thể thực hiện các cuộc kiểm toán cho các khách hàng là doanh nghiệp trừ lĩnhvực kiểm toán báo cáo quyết toán công trình xây dựng cơ bản.

Phòng Kiểm toán báo cáo quyết toán công trình xây dựng cơ bản (Còn

gọi là phòng Kiểm toán xây dựng cơ bản): Chuyên sâu kiểm toán báo cáo

quyết toán công trình xây dựng cơ bản Năm 2001 thị phần của Công ty vềcông tác kiểm toán các công trình xây dựng cơ bản chiếm tới 55%.

Phòng Kiểm toán các ngành thơng mại, dịch vụ : Thực hiện các cuộc

kiểm toán cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thơng mại và dịchvụ.

Ngoài các phòng nghiệp vụ và phòng Hành chính tổng hợp Công ty còncó :

Ban Đào tạo : Chịu trách nhiệm tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới.

Đồng thời, Ban đào tạo chịu trách nhiệm nghiên cứu và ban hành những tàiliệu đào tạo mới cho nhân viên toàn Công ty

Bộ phận Kế toán : Có nhiệm vụ bổ sung, sửa đổi Qui chế tài chính hiện

hành của Công ty, đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, nâng cao sức cạnh tranhcủa Công ty, rà soát các kế hoạch kinh doanh, xây dựng chi tiết kế hoạch thuchi tài chính, chủ động phối hợp các phòng nghiệp vụ đôn đốc khách hàngthanh toán phát hành công văn đòi nợ, đề xuất biện pháp giải quyết các vớngmắc về thu chi cho Ban Giám đốc.

Một số dịch vụ mà AASC đã và đang cung cấp cho khách hàng với chấtlợng cao:

- Hớng dẫn áp dụng chế độ kế toán tài chính.

- Xây dựng các mô hình tổ chức bộ máy tổ chức công tác kế toán.- Mở, ghi sổ kế toán và lập các báo cáo tài chính

- T vấn về giá tài sản

- Soạn thảo các phơng án đầu t.

- T vấn cổ phần hoá, sáp nhập và giải thể doanh nghiệp.

4 Đào tạo :

- Tổ chức các khoá học bồi dỡng kế toán trởng, bồi dỡng nghiệp vụ kếtoán, kiểm toán nội bộ, quản trị doanh nghiệp ứng dụng tin học trong công táckế toán.

- Hớng dẫn sử dụng và cung cấp phần mềm cho công tác quản lý và kếtoán doanh nghiệp và các đơn vị hành chính sự nghiệp.

- Cung cấp các văn bản pháp quy các thông tin kinh tế tài chính sổsách, biểu mẫu, chứng từ

- Hỗ trợ tuyển dụng nhân viên.

5 Các loại dịch vụ khác:

Ngoài các loại hình dịch vụ chủ yếu trên AASC còn cung cấp một sốloại hình dịch vụ khác nh : Hớng dẫn về pháp luật, quản lý kinh tế, cung cấpcác dịch vụ môi giới đầu t, tài trợ thơng mại,

Ngày nay, AASC đã có quan hệ hợp tác với nhiều công ty kế toán vàkiểm toán lớn nh : Enrst & Young, KPMG, PWC, là những công ty có nhiềukinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán kiểm toán cũng nh t vấn tài chính để cùngphối hợp thực hiện các dự án kiểm toán có quy mô lớn Thí dụ nh AASC –KPMG cùng phối hợp thực hiện dự án kiểm toán 3 doanh nghiệp ngành Thuỷsản đầu năm 2001 vừa qua Đồng thời Công ty cũng có mối quan hệ chặt chẽvới các trờng Đại học nh : Đại học KTQD, Đại học TCKT,

Với đội ngũ trên 250 nhân viên đã tốt nghiệp đại học và trên đại học đ ợc đào tạo có hệ thống ở trong và ngoài nớc, đợc trang bị những kỹ năng vàkiến thức mới nhất nhằm đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng Qua hơn 10năm hoạt động Công ty đã có trên 1000 khách hàng thờng xuyên hoạt độngtrong tất cả các lĩnh vực của nền kinh tế quốc dân nh : Ngân hàng, Bảo hiểm,Dầu khí, Năng lợng, Bu chính viễn thông, Công nghiệp, Xây dựng, Thuỷ lợi,Thơng mại thuộc tất cả các loại hình kinh doanh :

-Khách hàng là :

- Doanh nghiệp Nhà nớc chiếm 35%.

- Doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài, hoạt động hợp tác kinh doanhchiếm 25%.

- Các cơ quan Nhà nớc, đơn vị hành chính sự nghiệp, các tổ chức xãhội trong và ngoài nớc chiếm 10%.

- Các doanh nghiệp t nhân và các công ty cổ phần chiếm 10%.- Các dự án XDCB chiếm 20%.

Tháng 8 năm 2001 đợc sự tín nhiệm của các tổ chức tài chính tiền tệcác cơ quan Nhà nớc và các tổ chức kinh tế xã hội trong cả nớc AASC đãtrúng thầu cung cấp dịch vụ kiểm toán cho 2 dự án lớn : Dự án hỗ trợ y tếquốc gia và Dự án giao thông nông thôn Đây chính là bớc tiến rất thành côngcủa AASC khẳng định Công ty có đủ sức tham gia vào việc cạnh tranh với cáctổ chức kiểm toán quốc tế hoạt động tại Việt Nam.

Mục tiêu hoạt động của AASC là nhằm giúp các doanh nghiệp có vốnđầu t nớc ngoài, các doanh nghiệp của Việt Nam, các tổ chức xã hội, các cơquan đoàn thể và các tổ chức quốc tế hoạt động tại Việt Nam nắm bắt và thựchiện đúng các quy định pháp lý của Nhà nớc Việt Nam, nâng cao chất lợng vàtính trung thực của công tác kế toán, giúp cho chủ doanh nghiệp, thành viênHội đồng quản trị và Ban lãnh đạo doanh nghiệp có những thông tin tin cậy đểlàm tốt công tác quản lý kinh tế tài chính, tránh đợc rủi ro và đạt hiệu quả cao

trong kinh doanh.Với phơng châm hoạt động : độc lập, trung thực, kết quả vàbảo mật tuân thủ mọi quy định luật pháp tài chính, kế toán, kiểm toán cũng

nh các Chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp.

Một số điểm nổi bật của AASC đợc khách hàng ủng hộ và lựa chọntrong thời gian qua :

- Sự hiện diện tích cực và vững chắc của AASC với các kỹ năngchuyên môn có chất lợng cao.

- Kinh nghiệm rà soát tài chính và tái cơ cấu doanh nghiệp trên quy môlớn.

- Kiến thức sâu sắc về các doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam.- Đội ngũ cán bộ có trình độ và năng lực.

- Sự thành công trong nâng cao chất lợng công tác tài chính, kế toán đãđợc chứng minh qua thực tế.

- Khả năng lắng nghe ý kiến của khách hàng để có thể cung cấp cácdịch vụ có chất lợng cao, đáp ứng đợc các nhu cầu và tạo thêm giá trị cho cáchoạt động kinh doanh của khách hàng.

3 Một số đặc điểm lớn của Công ty có ảnh hởng đến côngtác tổ chức hồ sơ kiểm toán :

AASC là một doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc Bộ Tài chính hoạt độngtheo luật doanh nghiệp và chịu sự quản lý trực tiếp của Bộ Tài chính Vì vậytoàn bộ hệ thống sổ sách, tài liệu, mẫu biểu mà Công ty đang sử dụng đềutuân thủ theo quy định chung của Bộ Tài chính Mô hình hồ sơ kiểm toán vàchơng trình kiểm toán mà Công ty đang áp dụng đợc xây dựng phù hợp vớiquy định của Bộ Tài chính và phù hợp với điều kiện của Công ty.

Cùng với VACO, AASC là một trong 2 doanh nghiệp Nhà nớc trựcthuộc Bộ Tài chính đợc thành lập năm 1991 hoạt động trong lĩnh vực kế toán,tài chính và kiểm toán Nhng ban đầu theo chỉ thị của Chủ tịch Hội đồng Bộtrởng nay là Thủ tớng Chính phủ thì VACO là công ty hoạt động chuyên sâutrong lĩnh vực kiểm toán còn AASC chịu trách nhiệm về lĩnh vực kế toán và tvấn tài chính Cho đến năm 1993 Công ty mới đợc phép bổ sung thêm lĩnh vực

kiểm toán và đợc đổi tên thành “ Công ty Dịch vụ t vấn tài chính kế toán vàkiểm toán” Do vậy, mặc dù kiểm toán độc lập du nhập vào Việt Nam từ rất

sớm và phát huy tác dụng ngày càng mạnh mẽ nhng mãi cho đến những nămgần đây thì kiểm toán mới trở thành lĩnh vực hoạt động chủ yếu và đem lại tỷtrọng doanh thu lớn nhất cho AASC

Sự phát triển của nền kinh tế thị trờng dới sự quản lý của Nhà nớc theođịnh hớng xã hội chủ nghĩa làm cho nền kinh tế Việt Nam đang ngày càng lớnmạnh vì thế kiểm toán nói chung và kiểm toán độc lập nói riêng đang trởthành một loại hình dịch vụ không thể thiếu đợc Mặc dù hoạt động trong lĩnhvực kiểm toán muộn hơn so với VACO và cũng không có đợc những trangthiết bị với công nghệ hiện đại nhất nh nhữngcông ty kiểm toán 100% vốn đầut nớc ngoài (PWC, AA, ) song AASC đã cố gắng hết sức khẳng định đợc vịthế của mình Với đội ngũ nhân viên đợc đào tạo có hệ thống, giàu kinhnghiệm hệ thống trang thiết bị hiện đại Công ty đã và đang cố gắng nâng caochất lợng các loại dịch vụ đáp ứng một cách tốt nhất mọi nhu cầu của kháchhàng.

Hiện nay loại hình dịch vụ kiểm toán đang là lĩnh vực hoạt động chủyếu đem lại 75% doanh thu cho Công ty hàng năm, đồng thời hiện nay Côngty đã có hơn 1000 khách hàng thờng xuyên và hàng năm có thêm những

khách hàng mới Tuy nhiên Công ty vẫn gặp rất nhiều khó khăn vì khởi đầumuộn hơn, hệ thống cơ sở vật chất còn nghèo nàn nên Công ty cha có điềukiện để đa vào áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật đặc biệt là côngnghệ thông tin mới nhất vào thực tế công việc

Trong việc tổ chức hồ sơ kiểm toán cũng vậy, do cha có đầy đủ điềukiện về tài chính cũng nh về nhân lực nên hiện nay Công ty vẫn đang áp dụngmô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu Kỹ thuật lập và tổ chức hồ sơ kiểm toánhoàn toàn thủ công gắn liền với công nghệ kiểm toán thủ công cha có sự canthiệp sâu của công nghệ tin học cho nên công việc kiểm toán từ việc ghi chép,tính toán, phân tích chủ yếu đợc thực hiện trên giấy tờ không thông qua mộtphơng tiện trung gian nào và hoàn toàn dựa vào kinh nghiệm, năng lực củakiểm toán viên Mặc dù Công ty đã cố gắng trang bị hệ thống máy vi tính hiệnđại song sự trợ giúp của công nghệ thông tin mới chỉ là phần nào còn hầu hếtcác công việc từ lập đến lu trữ hồ sơ đều đợc thực hiện một cách thủ công Hồsơ kiểm toán chỉ đợc lu trữ dới hình thức vật chất duy nhất là trên giấy tờ.

II Thực tế công tác Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểmtoán tại AASC :

Là một công ty kiểm toán, nhận thức đợc vai trò của hồ sơ kiểm toánđối với việc thực hiện chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến cũng nh đáp ứngyêu cầu quản lý đối với mỗi cuộc kiểm toán AASC cũng rất chú trọng việc tổchức hệ thống hồ sơ kiểm toán Trên cơ sở những Chuẩn mực thực hành vànhững quy định của Bộ Tài chính, Công ty đã tổ chức một hệ thống hồ sơkiểm toán phù hợp với điều kiện thực tế của mình gọi là hệ thống hồ sơ chuẩnAASC

Tuy nhiên, hồ sơ kiểm toán luôn gắn liền với phơng pháp kiểm toán,nên những u nhợc điểm của phơng pháp kiểm toán có ảnh hởng trực tiếp đếnnội dung cũng nh cách thức tổ chức hồ sơ kiểm toán Tại AASC cũng vậy, môhình hồ sơ kiểm toán mà Công ty đang áp dụng là mô hình hồ sơ kiểm toánTây Âu gắn liền với công nghệ kiểm toán thủ công có sửa đổi theo Chuẩn mựcKiểm toán Việt Nam số 230 và những điều kiện thực tế của Công ty Việchình thành tất cả các giấy tờ làm việc của mô hình hồ sơ này hoàn toàn thủcông không thông qua bất cứ một phơng tiện trung gian nào và phụ thuộc rấtnhiều vào sự đánh giá, xét đoán nghề nghiệp của các kiểm toán viên Đồng

thời việc kiểm tra, soát xét đối với hồ sơ kiểm toán cũng đợc tiến hành mộtcách thủ công, các kiểm toán viên chính, các chủ phần hùn chỉ có thể thựchiện công việc này thông qua việc đọc lại hồ sơ sau khi hồ sơ kiểm toán đãhoàn thành Chính những đặc điểm này đã tạo nên những u nhợc điểm riêngcho mô hình hồ sơ kiểm toán của AASC Sau đây chúng ta sẽ đi vào tìm hiểuchi tiết hơn về mô hình hồ sơ kiểm toán này.

1 Mục đích và nguyên tắc soát xét giấy tờ làm việc của hồ sơ kiểmtoán tại AASC :

Hồ sơ kiểm toán tại AASC đợc thiết lập để đáp ứng yêu cầu của một hồsơ nói chung và một hồ sơ kiểm toán nói riêng : Quản lý công việc kiểm toáncũng nh phục vụ chức năng của công việc kiểm toán Cụ thể :

- Lu trữ những bằng chứng thu đợc trong quá trình thực hiện kiểm toánvà làm cơ sở cho việc đa ra ý kiến của kiểm toán viên.

- Trợ giúp cho việc lập kế hoạch và thực hiện quản lý công việc kiểmtoán.

- Trợ giúp cho việc kiểm tra, soát xét và đánh giá chất lợng công việckiểm toán.

- Trợ giúp cho việc xử lý các phát sinh sau cuộc kiểm toán.

Một nguyên tắc quan trọng đối với việc lập hồ sơ kiểm toán đó là hồ sơkiểm toán cần đợc kiểm tra soát xét bởi những ngời có thẩm quyền Mục đíchcủa việc kiểm tra soát xét hồ sơ kiểm toán là để bảo đảm rằng các bớc côngviệc đã đợc lập kế hoạch và thực hiện theo đúng kế hoạch đó bảo đảm chất l-ợng công việc kiểm toán Việc kiểm tra soát xét đợc thực hiện bởi kiểm toánviên chính và ngời quản lý kiểm toán cụ thể nh sau :

Kiểm toán viên chính:

Việc kiểm tra và soát xét của kiểm toán viên chính đợc thực hiện trongsuốt quá trình kiểm toán Tuy nhiên, kiểm toán viên chính bắt buộc phải thựchiện soát xét chính thức hồ sơ kiểm toán trớc khi chuyển cho chủ nhiệm kiểmtoán soát xét.

Mục đích của việc soát xét hồ sơ là để bảo đảm rằng các trợ lý kiểmtoán viên đã thực hiện đúng, hợp lý các bớc kiểm toán và các công việc đợcgiao, và chơng trình kiểm toán đã hoàn thành đầy đủ và đã đợc ghi chép đầyđủ.

ời quản lý kiểm toán :

Mục đích soát xét của ngời quản lý kiểm toán là để đánh giá tất cả cácbằng chứng kiểm toán thu thập đợc qua các cuộc kiểm toán để có thể đa ra ýkiến kiểm toán tơng ứng và các báo cáo khác đợc phát hành kèm theo( báocáo về hệ thống kiểm soát nội bộ, ) Soát xét của chủ nhiệm kiểm toán phảibảo đảm đợc rằng từ khâu lập kế hoạch chơng trình kiểm toán đến các bớckiểm toán đều đã đợc thực hiện đầy đủ và đã đợc ghi chép đầy đủ trong hồ sơkiểm toán sau đó mới đợc chuyển qua Ban Giám đốc.

Chủ nhiệm kiểm toán phải bảo đảm rằng tất cả giấy tờ làm việc củakiểm toán viên và trợ lý trong hồ sơ kiểm toán đã đợc anh ta tự soát xét hoặckiểm toán viên chính soát xét, tối thiểu thì phải soát xét tất cả các tờ tổng hợpcủa từng khoản mục trên báo cáo tài chính, kết luận của kiểm toán viên đốivới từng phần hành, chơng trình kiểm toán đối với từng phần hành đã đợc thựchiện, các công việc do kiểm toán viên chính thực hiện mà cha đợc soát xét.Sau đó chủ nhiệm kiểm toán sẽ xét đoán và quyết định xem phải đi sâu vàosoát xét những tờ chi tiết dựa trên tính trọng yếu, đánh giá rủi ro và kinhnghiệm làm việc của các kiểm toán viên và trợ lý cuộc kiểm toán đó.

Trong thời gian chủ nhiệm kiểm toán đi vắng, chủ nhiệm kiểm toán sẽgiao cho một kiểm toán viên có kinh nghiệm phụ trách việc soát xét thaymình.

Trong quá trình soát xét, mỗi ngời đều phải ghi chú vào một tờ giấy làmviệc riêng và ghi ra những câu hỏi cần đợc xử lý Việc đa ra những câu hỏinày chỉ giới hạn ở những vấn đề quan trọng.

- Nhân viên kiểm soát chất lợng phải bảo đảm rằng tất cả các câu hỏiđa ra trong các giấy tờ ghi chú soát xét đều đã đợc trả lời và các bớc kiểm toánthêm đã đợc thực hiện để thu thập đủ bằng chứng.

- Các phần hành kiểm toán liên quan phải đợc cập nhật sau khi trả lờicác câu hỏi xét trên đó đã thực hiện thêm các bớc kiểm toán cần thiết và đa ramột kết luận.

- Sau khi các câu hỏi đã đợc trả lời đầy đủ, các tờ ghi chú này vẫn đợclu trong hồ sơ kiểm toán.

- Ngời soát xét cần phải phân tích các thông tin tài chính trên báo cáotài chính giai đoạn cuối cùng của cuộc kiểm toán Kiểm toán viên chính thựchiện soát xét khi lập báo cáo kiểm toán, chủ nhiệm kiểm toán sẽ xem xét kếtquả phân tích soát xét của kiểm toán viên chính.

2 Phân loại hồ sơ kiểm toán tại AASC :

Các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán đợc sắp xếp theo trình tự thời gian vàđợc sử dụng chung Hồ sơ kiểm toán tại AASC đợc tổ chức thành 2 loại :

1 Hồ sơ thờng trực :

Gồm các thông tin tổng hợp về khách hàng, môi trờng kinh doanh, tàiliệu thuế, tài liệu kế toán đợc tổ chức phù hợp với Chuẩn mực Kiểm toán ViệtNam (VAS) số 230 Hồ sơ thờng trực gồm các thông tin sau :

1.1.Các thông tin nêu trong phần thông tin tổng hợp :

- Bảng kê đặc điểm khách hàng : Gồm những thông tin sơ bộ về kháchhàng nh ngành nghề kinh doanh, những đặc điểm chung về khách hàng,

- Sơ đồ tổ chức, Ban giám đốc : Những thông tin này có thể do kháchhàng cung cấp hoặc do các kiểm toán viên tự tìm hiểu qua phỏng vấn Bangiám đốc Công ty và tự thiết kế lại một sơ đồ minh hoạ cho bộ máy tổ chứccủa công ty khách hàng.

- Quá trình phát triển : Bao gồm các thông tin cơ bản về quá trình pháttriển của khách hàng với các mốc thời gian quan trọng đánh dấu những bớcphát triển cũng nh thay đổi trong quá hoạt động kinh doanh của đơn vị kháchhàng.

- Các đối tác thờng xuyên : Ngân hàng, cơ quan thuế

1.2.Các thông tin về môi trờng pháp luật :

Những thông tin về môi trờng pháp luật của Công ty thờng là do kháchhàng cung cấp từ khi bắt đầu đặt quan hệ khách thể - chủ thể kiểm toán

- Điều lệ hoạt động của Công ty

- Giấy phép thành lập, đăng ký kinh doanh.- Bố cáo thành lập doanh nghiệp

- Biên bản họp đại hội đồng, hội đồng quản trị, ban lãnh đạo hoặc biênbản đại hội công nhân viên chức.

- Nhật ký lãnh đạo

- Ngành nghề kinh doanh.

- Theo dõi thay đổi tiền lơng, giá vốn - Môi trờng pháp luật.

1.3 Tài liệu về thuế :

- Quyết toán thuế hàng năm.

- Biên bản kiểm tra thuế.

- Các văn bản liên quan đến yếu tố thuế và đặc điểm riêng của doanhnghiệp trong tính thuế.

- Báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính,

- Chế độ kế toán đang áp dụng tại doanh nghiệp - Hình thức sổ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.

1.6 Hợp đồng kiểm toán ( Thời hạn trên 1 năm)

Nếu là hợp đồng kiểm toán có thời hạn dới 1 năm sẽ đợc lu ở hồ sơnăm Phần này nằm ngoài phần thông tin để phân biệt với những tài liệu phápluật liên quan đến doanh nghiệp Phần này bao gồm các hợp đồng dài hạn củadoanh nghiệp có ảnh hởng lên báo cáo tài chính và các cam kết của doanhnghiệp cho phép kiểm tra một số chi phí của từng năm căn cứ vào các hợpđồng ban đầu.

- Hợp đồng kiểm toán.- Hợp đồng thuê.- Hợp đồng bảo hiểm - Các hợp đồng khác.

1.7 Các thủ tục( Các kiểm toán viên tự tìm hiểu và mô tả quá trìnhluân chuyển chứng từ):

- Tổ chức chung ( hệ thống kiểm soát nội bộ, quy trình quản lý, )- Tài sản cố định.

- Kho.

- Nghiệp vụ bán hàng.- Nghiệp vụ mua hàng.- Nghiệp vụ quỹ.

- Nhân sự

Khi thực hiện kiểm toán cho khách hàng bao giờ các kiểm toán viêncũng mang theo hồ sơ kiểm toán chung.

2 Hồ sơ kiểm toán năm :

Hồ sơ kiểm toán năm là hồ sơ chứa đựng các thông tin về khách hàngchỉ liên quan đến cuộc kiểm toán một năm tài chính Hồ sơ kiểm toán năm tạiAASC đợc tổ chức giống nh những quy định của Chuẩn mực Kiểm toán số230 nhng lại đợc chia thành 2 loại hồ sơ là hồ sơ tổng hợp và hồ sơ làm việcđể quản lý một cách dễ dàng hơn Hồ sơ kiểm toán năm đợc thiết lập trong vàsau khi tiến hành cuộc kiểm toán cho năm tài chính hiện hành.

II.1 Hồ sơ tổng hợp

Gồm những thông tin chung liên quan đến việc thực hiện hợp đồngkiểm toán của năm hiện hành Hồ sơ kiểm toán này chủ yếu đợc thực hiện bởicác kiểm toán viên phụ trách nhóm Hồ sơ này khác với hồ sơ thờng trực ở chỗmặc dù cũng là những thông tin chung nhng là những thông tin chung củariêng năm đó nên mỗi năm kiểm toán viên vẫn phải mở một hồ sơ khác Nộidung của hồ sơ kiểm toán tổng hợp bao gồm :

II.1.1 Báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính đã kiểm toán, th quản lý ợc lu cả bản gốc và bản sửa.

đ-Đây là phần quan trọng nhất vì mục đích của mỗi cuộc kiểm toán là đara báo cáo kiểm toán, th quản lý về tình tình tài chính của công ty khách hàng.

II.1.2 Tổng kết công tác của niên độ

Tổng kết công tác của niên độ Kiểm tra lại và nhận xét

II.1.3 Chiến lợc kiểm toán :

- Chiến lợc kiểm toán : Bao gồm đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ,phân tích tỷ suất, đánh giá độ rủi ro.

- Kế hoạch kiểm toán: Chi tiết các công việc cần thực hiện để tiếnhành tốt cuộc kiểm toán.

- Lịch trình kiểm toán : Thời gian thực hiện, ai thực hiện, thực hiệntrong thời gian bao lâu,

- Việc phối hợp với các kiểm toán viên khác của công ty khách hàng.

II.1.4 Các sự kiện phát sinh sau ngày phát hành báo cáo kiểm toán

năm trớc( Có thể có hoặc không) :

Các phát sinh sau ngày phát hành báo cáo kiểm toán của năm trớc cóảnh hởng lớn đến báo cáo tài chính của năm nay.

II.1.5 Bảng tổng hợp những sửa chữa của kế toán :

Ghi những sai sót về số tiền, hạch toán bao gồm cả số tiền đã đợc sửa vàcha đợc sửa, những sai sót về số tài khoản trong suốt quá trình kiểm toán Cácsai sót này có thể là một căn cứ để đa ra ý kiến chấp nhận từng phần trong báocáo kiểm toán.

II.1.6 Các điểm cần theo dõi, các điểm cha đợc trả lời.

Các điểm cần theo dõi là các u, nhợc điểm đợc phát hiện ra trong quátrình kiểm toán cha đợc giải quyết nhng không ảnh hởng tới ý kiến nêu trongbáo cáo và cần đợc theo dõi trong năm sau Chơng trình kiểm toán của nămsau phải đa những vấn đề này vào.

Các điểm cha đợc trả lời là những điểm còn cha có lời giải đáp của nămđó Đó là những điểm mà chừng nào cha có câu trả lời thì cha cho phép hìnhthành nên các ý kiến và soạn thảo báo cáo kiểm toán, hay ít nhất sẽ kéo theoviệc đa ra ý kiến chấp nhận từng phần hoặc từ chối đa ra ý kiến nếu nh điểmnày cha đợc giải quyết trong niên độ đang kiểm toán Danh sách này liệt kê tấtcả các điểm khác nhau đợc phát hiện trong suốt quá trình kiểm toán.

Ngoài ra, kiểm toán viên cũng cần phải liệt kê những yêu cầu cha đợcthoả mãn Ví dụ : Yêu cầu khách hàng gửi th xác nhận nợ nhng khách hàngcha làm => Cần phải xem xét có ảnh hởng trọng yếu đến báo cáo tài chínhhay không.

II.1.7 Các sự kiện phát sinh sau niên độ kế toán nhng trớc ngày pháthành báo cáo kiểm toán.

II.1.8 Phí kiểm toán và thời gian làm việc : Đa ra ngân sách kiểm toán

dự kiến và ngân sách thực giúp cho việc lập kế hoạch năm sau.

II.1.9 Các tài liệu khác

Th của lãnh đạo doanh nghiệp khẳng định đã cung cấp đầy đủ các tàiliệu cần thiết cho các kiểm toán viên.

- Các th trao đổi với : Khách hàng, kiểm toán viên, cơ quan thuế, - Các tài liệu khác : Giải trình lãnh đạo của các đơn vị đợc kiểm

toán.

Phần hồ sơ tổng hợp chủ yếu là ghi chép của kiểm toán viên không phảilà tài liệu mà họ thu thập đợc.

II.2 Hồ sơ làm việc

Lu lại quá trình làm việc ( thực hiện kiểm toán đối với công ty kháchhàng) phải có giấy làm việc trong đó có phần tham chiếu Hồ sơ làm việcchính là các thủ tục kiểm toán đã đợc thực hiện để thu thập bằng chứng làm cơsở cho báo cáo kiểm toán Hồ sơ làm việc lu lại toàn bộ các giấy tờ làm việccủa kiểm toán viên đối với từng chu trình kinh doanh của khách hàng trong đócó phần tham chiếu Gồm có các trang chi tiết, trang tổng hợp, trang chơngtrình làm việc về các nội dung:

- Các vấn đề chung của kiểm toán các chu trình kinh doanh- Các vấn đề chung về khách hàng

- Kiểm toán tiền mặt - Kiểm toán công nợ - Kiểm toán thuế

- Kiểm toán tài sản cố định-

3 Nội dung của hồ sơ kiểm toán tại AASC

Mô hình hồ sơ kiểm toán AASC đang sử dụng là mô hình hồ sơ kiểmtoán chuẩn nhằm hớng tới mục tiêu phù hợp với Chuẩn mực thực hành kiểmtoán quốc tế và Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam, tạo điều kiện cho việc kiểmtra soát xét, làm tài liệu cho đào tạo, và đáp ứng yêu cầu pháp lý về kiểmtoán Việc tiếp cận với hồ sơ kiểm toán AASC đợc thể hiện qua các vấn đềchính sau :

- Từng loại hồ sơ kiểm toán bao gồm những chỉ mục nào

- Chỉ mục thể hiện những phần công việc nào trong toàn bộ cuộc kiểmtoán.

- Chỉ mục bao gồm những giấy tờ làm việc nào.

- Yêu cầu và mục đích đối với các loại giấy tờ làm việc có trong chỉmục.

- Việc liên kết các thông tin trên các giấy tờ làm việc nh thế nào.

3.1.

3.2 Hồ sơ kiểm toán thờng trực:

Nội dung các chỉ mục tổng hợp của hồ sơ kiểm toán th ờng trực :

Tên khách hàng : Mã khách hàng :Ký hiệu :

TT.VIICác thông tin về các thủ tục

Hồ sơ kiểm toán thờng trực AASC đợc xây dựng phù hợp với nội dungcủa Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230 bao gồm các thông tin dài hạnliên quan đến khách hàng và của hợp đồng kiểm toán dài hạn Đây là phầnthông tin đầu tiên mà kiểm toán bắt buộc phải thu thập để có những hiểu biếtsơ bộ về tình hình khách hàng Phần lớn các thông tin trong hồ sơ kiểm toánthờng trực là do khách hàng cung cấp Đối với các khách hàng mới kiểm toánviên phải tiến hành thu thập toàn bộ các thông tin nói trên còn đối với cáckhách hàng thờng xuyên thì kiểm toán viên chỉ cần thu thập thêm các thôngtin mới liên quan đến sự thay đổi trong công tác kinh doanh của công ty kháchhàng trong năm kiểm toán đó để bổ sung thêm vào hồ sơ thờng trực Chúng tasẽ đi vào nghiên cứu từng chỉ mục chi tiết của các chỉ mục tổng hợp trong hồsơ thờng trực.

3.1.1 Chỉ mục TT.I :

Chỉ mục TT.I: Các thông tin tổng hợp

TT.I.1 Bảng kê đặc điểm khách hàng.TT.I.2 Sơ đồ tổ chức chung

TT.I.3 Ban giám đốc

TT.I.4 Quá trình phát triểnTT.I.5 Các đối tác thờng xuyênTT.I.6 Môi trờng kinh doanh

Nội dung của giấy tờ làm việc trong chỉ mục TT.I tuỳ thuộc vào đặc thùkhác nhau của từng khách hàng Đây là những thông tin cơ bản nhất về kháchhàng Tìm hiểu về hoạt động kinh doanh của khách hàng là một phần rất quantrọng đối với việc lập kế hoạch kiểm toán cũng nh đối với toàn bộ quá trìnhkiểm toán Qua việc tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng kiểm toánviên cần thu thập đầy đủ các thông tin giúp cho việc xác định những nhân tốảnh hởng trọng yếu tới cuộc kiểm toán và báo cáo tài chính Đối với các kháchhàng thờng xuyên thì những thông tin về hoạt động kinh doanh của kháchhàng đợc lấy từ hồ sơ kiểm toán thờng trực đợc lập từ những năm trớc và đợccập nhật thêm Đối với khách hàng mới thì kiểm toán viên phải tiến hànhphỏng vấn, thu thập các văn bản pháp luật về hoạt động kinh doanh của kháchhàng, quan sát, để thu thập đợc thông tin Đây là khoản mục quan trọng màkiểm toán viên phải lập trớc khi lên kế hoạch kiểm toán.

3.1.2 Chỉ mục TT.II : Các thông tin về pháp luật

Giấy tờ làm việc trong chỉ mục này gồm :

Chỉ mục TT.II : thông tin về pháp luật

TT.II.1 Bản điều lệ hoạt động của công ty.

TT.II.2 Giấy phép thành lập, Đăng ký kinh doanh.TT.II.3 Bố cáo thành lập doanh nghiệp.

TT.II.4 Biên bản họp Hội đồng quản trị, Ban lãnh đạo, Đại hội côngnhân viên chức.

đến các nhân tố bên ngoài nh môi trờng pháp luật, những quy định riêng củanghành, những Chuẩn mực nghề nghiệp,

Phần thông tin pháp luật cũng là một khoản mục quan trọng để kiểmtoán có đợc những thông tin cơ bản về khách hàng phục vụ cho mục đích lậpkế hoạch kiểm toán.

3.1.3 Chỉ mục TT.III : Các tài liệu về thuế

Giấy tờ làm việc trong chỉ mục này gồm :

Chỉ mục TT.III : tài liệu về thuế

TT.III.1 Quyết toán thuế hàng nămTT.III.2 Biên bản kiểm tra thuế

TT.III.3 Các văn bản liên quan đến các yếu tố và đặc điểmriêng của doanh nghiệp trong tính thuế

Các thông tin trong chỉ mục chi tiết này giúp cho kiểm toán nắm đợcnhững quy định, chế độ thuế mà doanh nghiệp đang áp dụng

3.1.4 Chỉ mục TT.IV : Các tài liệu về nhân sự :

Giấy tờ làm việc của chỉ mục này gồm :

Chỉ mục TT.IV: các tài liệu về nhân sự

TT.IV.1 Thoả ớc về lao động

TT.IV.2 Các quyết định riêng trong hợp đồng lao động

TT.IV.3 Các quy định trong Điều lệ, biên bản Đại hội công nhânviên chức, Hội đồng quản trị liên quan đến nhân sự

TT.IV.4 Biên bản các cuộc kiểm tra trong doanh nghiệp

TT.IV.5 Quy chế quản lý và sử dụng quỹ lơng, phân phối quỹ lơng

Yêu cầu và mục đích : Chỉ mục này yêu cầu phải thu thập đầy đủ cácthông tin về nhân sự mang tính đặc thù của công ty giúp cho kiểm toán nắm đ-ợc những thông tin về vấn đề lao động cũng nh các quy chế quy định về lơngvà quỹ lơng của công ty khách hàng.

3.1.5 Chỉ mục TT.V: Tìm hiểu về quy trình kế toán

Đây cũng là phần tìm hiểu quan trọng đợc kiểm toán viên tiến hành đểtìm hiểu về hệ thống kế toán của doanh nghiệp phục vụ không chỉ cho việc lênkế hoạch kiểm toán mà còn cho cả công việc kiểm toán chi tiết sau này.Trongphần tìm hiểu hệ thống kế toán của khách hàng kiểm toán phải nắm đợcnhững thông tin về quy trình kế toán, phân tích khái quát các phần hành, tìmhiểu về việc sử dụng máy tính trong công tác kế toán của đơn vị