263 Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty Dịch vụ tư vấn tài chính, kế toán và kiểm toán

263 Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty Dịch vụ tư vấn tài chính, kế toán và kiểm toán

Kiểm toán là hoạt động đem lại niềm tin cho những ngời quan tâm

đến tình hình tài chính của doanh nghiệp Trách nhiệm pháp lý cao đòi hỏikiểm toán viên và Công ty kiểm toán phải chú trọng đến chất lợng kiểmtoán Trong một cuộc kiểm toán thì Hồ sơ kiểm toán đóng vai trò rất quantrọng Nó không chỉ là phơng tiện lu giữ những bằng chứng, thông tin quantrọng giúp kiểm toán viên đa ra những kết luận mà còn là cơ sở pháp lý choviệc kiểm soát và đánh giá chất lợng cuộc kiểm toán đã tiến hành

Nhận thức đợc tầm quan trọng của việc lập hồ sơ kiểm toán, cùng vớinhững kiến thức thực tế có đợc qua thời gian thực tập tại Công ty Dịch vụ tvấn tài chính, kế toán và kiểm toán ( AASC ) em đã chọn đề tài :

“Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính

tại Công ty Dịch vụ t vấn tài chính, kế toán và kiểm toán” với mong muốn

tìm hiểu thực tế công tác tổ chức hồ sơ kiểm toán tại Công ty cũng nh nêu ramột số ý kiến đóng góp vào việc vận dụng lý luận khoa học kiểm toán vàophân tích thực tế của vấn đề

Luận văn gồm có 3 chơng :

Chơng I : Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống hồ sơ kiểm toán Chơng II : Thực tế tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại AASC.

Chơng III : Phơng hớng hoàn thiện tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán tại AASC.

Do giới hạn về thời gian và điều kiện thực tế còn nhiều hạn chế việc tiếpcận nghiên cứu đề tài mới chỉ dừng lại ở mức độ kết hợp giữa nghiên cứu lýluận với quan sát thực tiễn, phỏng vấn cho nên vấn đề cha đợc giải quyết cụthể Mong rằng nội dung này sẽ đợc đa ra bàn luận ở những bậc nghiên cứucao hơn

Em xin chân thành cảm ơn TS Ngô Trí Tuệ và các anh chị đang côngtác tại phòng Kiểm toán các ngành sản xuất vật chất tại Công ty Dịch vụ t vấn

tài chính kế toán và kiểm toán(AASC) đã tận tình giúp đỡ em hoàn thànhchuyên đề thực tập này.

Chơng I : Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ

thống hồ sơ kiểm toán.

I Bản chất của hồ sơ kiểm toán.

1.1 Khái niệm về hồ sơ kiểm toán.

Nh chúng ta đã biết kiểm toán có hai chức năng cơ bản là xác minh vàbày tỏ ý kiến về báo cáo tài chính của đơn vị kiểm toán Để có thể thực hiện đ-

ợc chức năng đó kiểm toán viên cần phải nắm đợc một lợng thông tin nhất

định thông qua quá trình thu thập và lu trữ Đồng thời công việc kiểm toáncũng cần đợc giám sát và quản lý một cách chặt chẽ vì nó là cả một quy trìnhphức tạp, đợc phối hợp thực hiện bởi nhiều nhiều ngời và kết quả của nó cómột vai trò rất quan trọng đối với đơn vị khách hàng Xuất phát từ chính yêucầu đó hồ sơ kiểm toán đã ra đời đáp ứng yêu cầu quản lý cũng nh chức năngcủa kiểm toán nói chung và kiểm toán báo cáo tài chính nói riêng

Hồ sơ là một khái niệm đợc sử dụng khá rộng rãi trong các lĩnh vực của

đời sống xã hội Về khía cạnh pháp lý, việc lập và lu trữ hồ sơ phải tuân theonhững nguyên tắc nhất định Tài liệu giảng dạy của Cục lu trữ quốc gia đa ra

định nghĩa: “Hồ sơ là một tập ( hoặc một ) văn bản có liên quan với nhau vềmột vấn đề, một sự việc hay một ngời, đợc hình thành trong quá trình giảiquyết công việc đó” Ví dụ nh hồ sơ cá nhân, hồ sơ vụ việc Các văn bản đavào hồ sơ phải đúng chức năng, phản ánh đúng nhiệm vụ của cơ quan lập hồsơ, phải hoàn chỉnh, đảm bảo giá trị pháp lý và có mối quan hệ mật thiết vớinhau

Một hồ sơ đợc coi là hoàn thiện khi thông qua đó ngời đọc có thể nắm

đợc những thông tin liên quan đến đối tợng trong hồ sơ đó Trên góc độ pháp

lý “hồ sơ” cũng đợc sử dụng nh một công cụ bắt buộc của quản lý

Trong lĩnh vực kiểm toán “ hồ sơ kiểm toán” là một thuật ngữ thôngdụng và hồ sơ kiểm toán đợc coi là một công cụ hữu hiệu phục vụ cho yêu cầuquản lý và chức năng xác minh của công việc kiểm toán

Trớc hết, xét về mặt thực hiện chức năng chung của kiểm toán, kiểmtoán tài chính hớng tới việc xác minh, bày tỏ ý kiến trên cơ sở các bằng chứngkiểm toán Mà các bằng chứng kiểm toán đợc thu thập bằng nhiều phơng pháp

và từ nhiều nguồn khác nhau Do đó, chúng cần đợc thể hiện thành các tài liệutheo những dạng nhất định và sắp xếp theo những nguyên tắc nhất định giúpkiểm toán viên lu trữ và dẫn chứng khi cần thiết để bảo vệ ý kiến của mình

Đồng thời quá trình làm việc của kiểm toán viên với những kế hoạch, chơngtrình kiểm toán, các thủ tục kiểm toán đã áp dụng, cũng cần đợc ghi chép d-

ới dạng tài liệu để phục vụ cho chính quá trình kiểm toán cũng nh làm cơ sở

để chứng minh việc kiểm toán đã đợc tiến hành theo đúng những Chuẩn mựcthực hành

Tiếp đến, xét về mặt yêu cầu của quản lý ta thấy công việc kiểm toán

đ-ợc tiến hành bởi nhiều ngời trong một thời gian nhất định do vậy việc phâncông và phối hợp kiểm toán cũng nh việc giám sát công việc của ban kiểmsoát phải đợc tiến hành một cách khoa học và chặt chẽ Thông qua hồ sơ kiểmtoán kiểm toán viên chính có thể đánh giá đợc tiến độ và tiếp tục điều hànhcông việc Đồng thời, hồ sơ kiểm toán là hệ thống tài liệu căn bản để giúp cấplãnh đạo công ty kiểm toán kiểm tra tính đầy đủ của những bằng chứng thíchhợp làm cơ sở cho kết luận của kiểm toán viên Chính vì thế, có thể kết luậnrằng hồ sơ kiểm toán là một phần không thể thiếu đợc trong mỗi cuộc kiểmtoán thực hiện chức năng chung của kiểm toán cũng nh đáp ứng đợc nhữngyêu cầu về mặt quản lý đối với công việc kiểm toán

Hiện nay, có khá nhiều tài liệu đa ra khái niệm khác nhau về hồ sơkiểm toán:

Theo những chuẩn mực và nguyên tắc chỉ đạo kiểm toán quốc tế Hồ sơkiểm toán: “Hồ sơ kiểm toán là các dẫn chứng bằng tài liệu về quá trình làmviệc của kiểm toán viên, về các bằng chứng thu thập đợc để hỗ trợ quá trìnhkiểm toán và làm cơ sở pháp lý cho ý kiến của kiểm toán viên trên các báo cáokiểm toán.”

Theo giáo trình kiểm toán của ALVIN.ARENS – JAMESK.LOEBBECKE Hồ sơ kiểm toán đợc định nghĩa qua khái niệm t liệu của kiểmtoán viên: “ T liệu là sổ sách của kiểm toán viên ghi chép về các thủ tục ápdụng, các cuộc khảo sát thực hiện, thông tin thu đợc và kết luận thích hợp đạt

đợc trong công tác kiểm toán Các t liệu phải bao gồm tất cả các thông tin màkiểm toán viên cho là cần thiết để tiến hành quá trình kiểm tra đầy đủ và cungcấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán.”

Dựa trên Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế cũng nh thực tế tại Việt Nam

Bộ Tài chính đã ban hành Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230 quy định :

“ Hồ sơ kiểm toán là tài liệu do kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sửdụng và lu trữ Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán đợc thể hiện trên giấy, trên phim

ảnh, phơng tiện tin học hay bất kỳ phơng tiện lu trữ nào khác theo quy địnhcủa pháp luật hiện hành”

Qua các khái niệm trên chúng ta có thể đa ra một định nghĩa khái quátnhất về hồ sơ kiểm toán: Hồ sơ kiểm toán chính là tập hợp tất cả các giấy tờlàm việc của kiểm toán viên chứa đựng những thông tin mà kiểm toán viên thuthập đợc, những thủ tục mà kiểm toán viên đã áp dụng và những kết luận màkiểm toán viên đã đạt đợc trong quá trình kiểm toán để làm cơ sở cho việcquản lý công việc kiểm toán cũng nh làm cơ sở để đa ra ý kiến của mình thựchiện chức năng “ xác minh và bày tỏ ý kiến” Hồ sơ kiểm toán phải bao gồmtất cả các thông tin mà kiểm toán viên cho là cần thiết để tiến hành quá trìnhkiểm tra đầy đủ và để cung cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán Hồ sơ kiểmtoán và bằng chứng kiểm toán có mối liên hệ chứa đựng chặt chẽ Hồ sơ kiểmtoán cất giữ bằng chứng kiểm toán, còn bằng chứng kiểm toán là một phầncủa Hồ sơ kiểm toán Vì vậy, phải có các bằng chứng kiểm toán đạt yêu cầu

về tính đầy đủ và tính giá trị đợc sắp xếp hợp lý cùng với các giấy tờ làm việccủa kiểm toán viên mới tạo nên một hồ sơ kiểm toán khoa học và mang tínhgiá trị đầy đủ

Nhng mặt khác các khái niệm này cũng chỉ ra rằng kiểm toán viênkhông thể và không phải thu thập mọi tài liệu liên quan đến cuộc kiểm toán

mà chỉ thu thập và lu trữ những thông tin nào kiểm toán viên cho là cần thiết

và có liên quan trực tiếp đến kết luận của kiểm toán viên mà thôi Ngoài ra hồsơ kiểm toán cũng lu trữ tất cả các ý kiến bằng văn bản mà kiểm toán viên đa

ra sau khi tiến hành cuộc kiểm toán

1.2.1 Cách thức tổ chức tài liệu trong hồ sơ kiểm toán.

1.2.1.1 Các mô hình hồ sơ kiểm toán.

Cách thức tổ chức các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán đợc tiến hành tuỳthuộc vào quy định của mỗi công ty kiểm toán và quyết định của kiểm toánnhng phải bảo đảm tính “hệ thống” của một hồ sơ : các tài liệu phải đợc sắpxếp theo từng mục, từng vấn đề, từng vụ việc thuận tiện cho việc lu trữ, bảoquản cũng nh việc tra cứu tài liệu trong hồ sơ đó Bởi cuộc kiểm toán khôngchỉ kết thúc ở việc đa ra báo cáo kiểm toán hay th quản lý mà hồ sơ kiểm toáncòn làm cơ sở cho việc kiểm tra soát xét và khi cần có thể còn là cơ sở pháp lý

mà công ty kiểm toán đa ra để minh chứng cho công việc của mình Tuynhiên, chúng ta biết rằng hồ sơ kiểm toán và phơng pháp kiểm toán là hai vấn

đề có liên quan chặt chẽ với nhau, cuộc kiểm toán đợc tiến hành bằng phơngpháp nào thì hồ sơ kiểm toán đợc tổ chức theo phơng pháp đó Hồ sơ kiểmtoán chịu sự chi phối trực tiếp của phơng pháp kiểm toán

Hiện nay trên thế giới phổ biến hai mô hình hồ sơ kiểm toán là mô hình

hồ sơ kiểm toán Tây Âu và mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ

1.2.1.1.1 Mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu

Mô hình này gắn liền với phơng pháp thủ công, đa ra phơng pháp tổchức giấy tờ làm việc và cách đánh tham chiếu theo chữ cái La Tinh nh sau:

Bảng hệ thống tham chiếu mô hình Hồ sơ kiểm toán Tây Âu

18 Các tài khoản ngoài bảng U

Cột “có” hoặc “không” để kiểm toán viên tích vào tuỳ theo tài liệu đóhoặc không có trong Hồ sơ

Theo cách đánh tham chiếu trên, Hồ sơ làm việc đợc sắp xếp theo thứ tựcác mục của Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh của ViệtNam Các mục này sẽ đợc đánh theo thứ tự chữ cái

Riêng mục A bao gồm tất cả các phần kiểm tra chung ( đối chiếu giữabảng cân đối kế toán với sổ cái, đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chitiết) các báo cáo Mục này bao gồm các giấy tờ làm việc chủ yếu sau:

Nội dung mục A - Tổng hợp của Hồ sơ kiểm toán theo mô

6 Các ghi chú cho cuộc kiểm toán năm sau A20

7 Th giải trình của Ban giám đốc A22

8 Báo cáo tài chính trớc điều chỉnh A25

11 Bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh A 33

13 Các bút toán điều chỉnh chi tiết A 35

14 Kiểm tra số d đầu kỳ và các sự kiện phát

sinh sau ngày lập Báo cáo kiểm toán năm trớc A42

15 Các nghĩa vụ đối với các bên có liên quan A40

16 Các sự kiện phát sinh sau ngày khóa sổ A45

18 Phân tích soát xét Báo cáo tài chính trớc

 Kết cấu Hồ sơ cũng rất khoa học nên ngời sử dụng Hồ sơ có thể dễdàng đi từ giấy tờ làm việc chi tiết đến tổng hợp và ngợc lại.

 Khả năng xét đoán và hoạt động độc lập của kiểm toán viên đợc pháthuy tối đa

 Trong điều kiện ở Việt Nam hiện nay là phù hợp khi sử dụng môhình trên

Nhợc điểm:

 Tốn thời gian, công sức mà độ chính xác không cao

 Giấy tờ làm việc xong không có mối liên hệ chặt chẽ vì cha có sự liênkết theo “quan hệ ngang”

 Việc soát xét, giám sát kết quả trong bớc kiểm toán gặp nhiều khókhăn

 Bảo quản cần nơi an toàn, tốn kém mà nguy cơ thất lạc, h hỏng cao.Rủi ro kiểm toán cao đặc biệt là với những khách hàng lớn

1.2.1.1.2.Mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ (đại diện là mô hình Hồ sơ kiểmtoán AS/2 với phơng pháp lập tự động có hệ thống tham chiếu)

AS/2 là phơng pháp kiểm toán tiên tiến giúp kiểm toán viên giảm nhẹmột phần lao động, tránh đợc rủi ro nghề nghiệp trên cơ sở sự hiểu biết, nănglực và sự năng động của mỗi nhân viên

Phơng pháp AS/2 bao gồm: phơng pháp kiểm toán, hệ thống Hồ sơkiểm toán và phần mềm kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán AS/2 đợc sắp xếp theo một hệ thống chỉ mục thốngnhất gọi là “chỉ mục Hồ sơ kiểm toán” tơng tự nh danh mục hệ thống tàikhoản kế toán Chỉ mục Hồ sơ kiểm toán là danh mục các giấy tờ làm việc củakiểm toán viên đợc sắp xếp theo một trình tự sẵn và thống nhất Danh mục này

đợc chia thành các phần tơng ứng với các giai đoạn thực hiện cuộc kiểm toán,hoặc thể hiện các mục, tiểu mục của các phần hành đợc kiểm toán trên Báocáo tài chính

Nội dung của hệ thống chỉ mục tổng hợp nh sau:

Nội dung các chỉ mục tổng hợp của Hồ sơ kiểm toán

Chỉ mục Hồ sơ kiểm toán tổng hợp

1000 Lập kế hoạch kiểm toán

2000 Báo cáo

3000 Quản lý cuộc kiểm toán

4000 Hệ thống kiểm soát

5000 Kiểm tra chi tiết - tài sản

6000 Kiểm tra chi tiết - công nợ phải trả

7000 Kiểm tra chi tiết – vốn chủ sở hữu

8000 Kiểm tra chi tiết – báo cáo lãi lỗ

Hồ sơ đợc xây dựng bao gồm chỉ mục tổng hợp đợc đánh số từ 1000

đến 8000 Trong đó các chỉ mục từ 1000 đến 4000 chứa đựng những thông tinchủ yếu trong phần Hồ sơ thờng trực và Hồ sơ tổng hợp ( của Hồ sơ năm ).Những chỉ mục này bao gồm thông tin chung về khách hàng, về những phântích sơ bộ ban đầu, về kế hoạch kiểm toán, báo cáo kiểm toán Từ chỉ mục

5000 đến 8000 thuộc phần Hồ sơ làm việc chứa đựng những thông tin về kiểmtoán chi tiết các khoản mục trên Báo cáo tài chính Bao gồm các chỉ mục lớnnh: kiểm tra chi tiết tài sản, công nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, báo cáo lãi lỗ

Các giấy tờ làm việc cơ bản trong các chỉ mục của Hồ sơ kiểm toán AS/

2 đều sử dụng mẫu quy định nh trong Hồ sơ chuẩn Các giấy tờ làm việc này

có mẫu thống nhất trong phần mềm AS/2 đợc đánh số cụ thể theo từng chỉmục Trong thực hành kiểm toán, kiểm toán viên sử dụng những giấy tờ làmviệc này để hoàn thiện nên Hồ sơ kiểm toán Do đặc thù khác nhau của từngkhách hàng mà kiểm toán viên có thể có những thay đổi nhỏ về giấy tờ làmviệc cho phù hợp

Việc ghi chép giấy tờ làm việc của kiểm toán viên hầu hết đợc thực hiệnbằng máy vi tính với phần mềm AS/2 nên việc liên kết thông tin giữa các giấy

tờ làm việc trong Hồ sơ kiểm toán là rất chặt chẽ Việc liên kết giữa các giấy

tờ làm việc không chỉ đợc thực hiện theo “ quan hệ dọc ” mà chúng còn đợcliên kết chặt chẽ theo “ quan hệ ngang ” trong mỗi chỉ mục và giữa các chỉmục với nhau

Ưu, nhợc điểm của mô hình Hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ

 Mô hình này khắc phục đợc tất cả các nhợc điểm của mô hình kiểmtoán Tây Âu

 Mô hình này đợc vi tính hoá nên các giấy tờ làm việc đợc hình thànhnhanh chóng và chính xác, đợc sử dụng thống nhất Các công thức đợc vi tínhhoá nên giảm nhẹ công việc mà độ chính xác lại cao.

 Giấy tờ làm việc khi làm xong có mối liên kết chặt chẽ, tự động hoá

 Việc soát xét, giám sát kết quả trong bớc kiểm toán đơn giản hơn rấtnhiều

 Hồ sơ kiểm toán đợc lu trữ bằng cả hai cách là trên giấy tờ và trên đĩamềm nên đảm bảo độ an toàn cao, gọn nhẹ và thuận tiện cho tra cứu

 Rủi ro kiểm toán thấp hơn

1.2.1.2 Các yếu tố ảnh hởng đến nội dung hồ sơ kiểm toán.

Có rất nhiều yếu tố ảnh hởng đến nội dung của hồ sơ kiểm toán nhng cóthể nêu lên một số điểm chủ yếu sau :

- Mục đích và nội dung của cuộc kiểm toán

- Hình thức báo cáo kiểm toán

- Đặc điểm và tính phức tạp của hoạt động kinh doanh của kháchhàng

- Bản chất và thực trạng của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nộibộ

- Phơng pháp, kỹ thuật kiểm toán đợc sử dụng trong quá trình kiểmtoán

- Nhu cầu về hớng dẫn, kiểm tra và soát xét những công việc do trợ lýkiểm toán và cộng tác viên thực hiện trong một số trờng hợp cụ thể

1.2.1.3 Một số yêu cầu chung về hồ sơ kiểm toán.

Để có thể tổ chức một hệ thống hồ sơ kiểm toán bảo đảm cơ sở pháp lýcho ý kiến của kiểm toán viên và phục vụ tốt cho yêu cầu của quản lý thì hồsơ kiểm toán không chỉ cần phải đầy đủ và hợp lý về mặt nội dung mà cầnphải khoa học về mặt hình thức Hồ sơ kiểm toán có vai trò rất quan trọngtrong công việc kiểm toán từ khâu điều hành kiểm toán đến khâu giám sát,kiểm tra cũng nh tra cứu quy trình kiểm toán khi cần thiết Một hồ sơ kiểmtoán đợc sắp xếp có hệ thống, có đề mục rõ ràng sẽ rất thuận tiện cho việc lutrữ bảo quản cũng nh tra cứu tài liệu trong hồ sơ đó Đồng thời cũng bảo đảmcho công việc kiểm tra, soát xét có hiệu quả Chính vì vậy khi thiết lập hệthống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính các kiểm toán viên

và công ty kiểm toán cần phải tuân thủ một số yêu cầu chung về hồ sơ kiểmtoán sau :

a Hồ sơ kiểm toán phải có đề mục rõ ràng :

Để nhận dạng, phân biệt dễ dàng cho từng cuộc kiểm toán, từng khoảnmục, nội dung đợc kiểm toán Đề mục thờng đợc đặt ở đầu hồ sơ kiểm toán,bao gồm những nội dung sau :

- Tên đơn vị đợc kiểm toán

- Đối tợng kiểm toán: phản ánh tên tài khoản hoặc chỉ tiêu trên các t liệu đó

- Kì kiểm toán: ghi ngày kết thúc của niên độ kiểm toán

- Số hiệu Hồ sơ kiểm toán: ghi số hiệu để tiện việc tra cứu

- Ngày thực hiện

b Hồ sơ kiểm toán phải có đầy đủ chữ ký của kiểm toán viên :

Các kiểm toán viên thực hiện hồ sơ kiểm toán phải ký tên và ghi ngàytháng hoàn thành trên hồ sơ đó Trong trờng hợp hồ sơ đợc thực hiện bởi đơn

vị đợc kiểm toán, kiểm toán viên vẫn cần phải ký vào sau khi đọc lại và kiểmtra các thông tin trong đó Để phân biệt, trong kiểm toán độc lập ngời ta ghichú “ Đợc chuẩn bị bởi khách hàng” trên các hồ sơ này

Những ngời có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ kiểm toán nh kiểm toán viênchính, ban kiểm soát khi kiểm tra xong cũng phải ghi ngày tháng và ký tênvào hồ sơ kiểm toán Chữ ký của các kiểm toán viên trên hồ sơ kiểm toán xác

định trách nhiệm của họ đối với thông tin đợc ghi trên đó

c Hồ sơ kiểm toán cần đợc sắp xếp khoa học :

Số lợng các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán của một cuộc kiểm toán thờngrất nhiều, vì thế chúng cần đợc đánh số một cách có hệ thống và khoa học bảo

đảm việc sử dụng và kiểm tra đợc dễ dàng

Thông thờng, ngời ta sắp xếp bắt đầu từ những Hồ sơ, t liệu với thông tintổng quát nhất, nh: các Hồ sơ thờng xuyên, rồi đến cá Hồ sơ hiện hành và kếtthúc là báo cáo kiểm toán

Trong phần Hồ sơ hiện hành càn phải đợc sắp xếp sao cho mỗi khoảnmục trên báo cáo tài chính đều có thể tra cứu ngợc về bảng cân đối kết toáncũng nh các bảng biểu cơ sở hoặc tài liệu chứng minh

Thông thờng, biểu chỉ đạo của mỗi tài khoản hay khoản mục trên báocáo tài chính đợc kí hiệu (đánh số) bằng một chữ cái hoặc một số Các bảngliệt kê, phân tích, tính toán liên quan đến biểu chỉ đạo đó đợc xếp ngang saubiểu chỉ đạo và đợc đánh số bằng cách thêm vào sau kí hiệu của biểu chỉ đạomột con số Tơng tự nh thế, nếu có bảng biểu chi tiết hơn nữa, thì đợc xếp saubảng liệt kê, phân tích, tính toán và đợc đánh số bằng cách thêm số vào sau kíhiệu của các bảng liệt kê, phân tích, tính toán

Trên cơ sở những yêu cầu về hình thức nh vậy thì mỗi tổ chức kiểmtoán có thể thiết lập cho mình những mẫu hồ sơ riêng phù hợp với điều kiệncủa từng công ty sao cho hồ sơ kiểm toán đợc lập theo mẫu biểu và quy trình

do công ty kiểm toán quy định Kiểm toán viên đợc phép sử dụng các mẫubiểu, giấy tờ làm việc, các bảng biểu phân tích và các tài liệu khác của kháchhàng, nhng phải bảo đảm rằng các tài liệu đó đã đợc lập một cách đúng đắn

Nh vậy không có một quy định chung cho hình thức của hồ sơ kiểmtoán mà việc lập và sắp xếp tuỳ theo điều kiện và yêu cầu của kiểm toán viên

và công ty kiểm toán sao cho phù hợp với từng khách hàng và từng hợp đồng.Việc sử dụng các tài liệu theo mẫu quy định ( bản câu hỏi, mẫu th, cấu trúc hồsơ mẫu, ) giúp cho kiểm toán viên nâng cao hiệu quả trong việc lập và kiểmtra hồ sơ, tạo điều kiện cho việc phân công công việc và kiểm tra chất lợngkiểm toán

d Hồ sơ kiểm toán phải đợc chú thích đầy đủ về nguồn gốc dữ liệu, ký hiệu

sử dụng,

Về nguồn gốc dữ liệu, kiểm toán viên cần chú thích rõ chúng đợc lấy

từ nguồn dữ liệu nào (sổ cái, nhật ký, hoá đơn ), nơi lu trữ tài liệu, bộ phậnhoặc ngời chịu trách nhiệm kiểm toán tài liệu ( nếu cần), cách hình thành sốliệu của đơn vị Chú thích này là cơ sở để truy cập dữ liệu khi cần thiết

Kiểm toán viên cũng cần chú thích về các công việc kiểm toán viên đãlàm hoặc các kết quả đã đạt đợc, thí dụ đã đối chiếu với chứng từ gốc, đã đốichiếu với sổ cái, đã kiểm tra cộng dồn Vì sự thuận tiện của nó nên các kýhiệu đợc sử dụng rất rộng rãi bởi các kiểm toán viên Để không gây hiểu lầm,kiểm toán viên phải chú thích rõ về ý nghĩa của từng ký hiệu ở bên dới hồ sơkiểm toán

Ngoài ra kiểm toán viên cũng cần chú thích tóm tắt về những vấn đề

mà ngời đọc có thể không rõ khi sử dụng hồ sơ kiểm toán

e Hồ sơ kiểm toán phải đầy đủ, chính xác và thích hợp :

Hồ sơ kiểm toán phải bảo đảm đầy đủ cơ sở để kiểm toán viên đa ra ýkiến của mình Một hồ sơ kiểm toán đợc coi là đầy đủ khi bao gồm các nộidung sau :

- Mọi thông tin quan trọng có liên quan đến mục tiêu của hồ sơ kiểmtoán trong sổ sách của đơn vị và trong tài liệu của kiểm toán viên

- Thủ tục kiểm toán chọn mẫu và thủ tục kiểm toán đợc áp dụng

Hồ sơ kiểm toán cần đợc chính xác, nghĩa là phải bảo đảm các kỹ thuậttính toán : cộng ngang, cộng dọc, khớp đúng với các số liệu ở các hồ sơ kiểmtoán khác

Nếu có những chênh lệch không trọng yếu, kiểm toán viên cần nêu rõtrong hồ sơ kiểm toán là đã nhận thấy những chênh lệch đó và cho rằng chúngkhông có ảnh hởng trọng yếu đến công việc kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán cần trình bày các thông tin phù hợp, nghĩa là các thôngtin có quan hệ đến mục đích của hồ sơ kiểm toán, hay mục đích kiểm toán.Những thông tin không cần thiết sẽ làm cho việc xem xét mất thời gian và khóhiểu, nên sau khi hoàn thành việc kiểm toán, kiểm toán viên cũng nên loại bỏkhỏi hồ sơ kiểm toán những tài liệu đó

1.2.2 Nội dung của hồ sơ kiểm toán :

Nội dung của hồ sơ kiểm toán tiến hành khác nhau ở những đơn vị kiểmtoán khác nhau tuỳ thuộc vào quy định của mỗi công ty kiểm toán và quyết

định của kiểm toán viên Mặc dù vậy, hồ sơ kiểm toán bao giờ cũng gồm 2loại : Hồ sơ kiểm toán thờng trực và hồ sơ kiểm toán hiện hành

1.2.2.1 Hồ sơ kiểm toán thờng trực (hồ sơ kiểm toán chung)

Là hồ sơ kiểm toán chứa đựng những thông tin chung về khách hàng

liên quan đến hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính củakhách hàng Hồ sơ này nhằm lu trữ những dữ kiện có tính chất lịch sử hoặctính liên tục thích hợp với quá trình kiểm toán đợc quan tâm thờng xuyên quanhiều kỳ

Hồ sơ kiểm toán chung thờng gồm:

+ Tên và số hiệu hồ sơ ; ngày tháng lập và ngày tháng lu trữ ;

+ Các thông tin chung về khách hàng :

 Các ghi chép hoặc bản sao các tài liệu pháp lý thoả thuận và biên bảnquan trọng : Quyết định thành lập, Điều lệ công ty, Giấy phép thành lập( Giấy phép đầu t, Hợp đồng liên doanh), Đăng ký kinh doanh, bố cáo, biênbản họp Hội đồng quản trị, họp Ban Giám đốc ( Tên, địa chỉ, chức năng vàphạm vi hoạt động, cơ cấu tổ chức )

 Các thông tin liên quan đến môi trờng kinh doanh, môi trờng phápluật có ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng ; quá trình pháttriển của khách hàng

+ Các tài liệu về thuế : Các văn bản, chế độ thuế riêng trong lĩnh vực

hoạt động của khách hàng đợc cơ quan thuế cho phép, các tài liệu về thực hiệnnghĩa vụ thuế hàng năm;

+ Các tài liệu về nhân sự : Các thoả ớc lao động, các quy định riêng của

khách hàng về nhân sự ; Quy định về quản lý và sử dụng quỹ lơng ;

+ Các tài liệu về kế toán :

 Văn bản chấp thuận chế độ kế toán đợc áp dụng

 Các nguyên tắc kế toán áp dụng : Phơng pháp xác định giá trị hàngtồn kho, phơng pháp tính dự phòng,

+ Các hợp đồng hoặc thoả thuận với bên thứ ba có hiệu lực trong thời

gian dài ( ít nhất là hai năm tài chính) : Hợp đồng kiểm toán, hợp đồng cho

thuê, hợp đồng bảo hiểm, thoả thuận vay

+ Các tài liệu khác : Hồ sơ kiểm toán nói chung đợc cập nhật hàng năm

khi có sự thay đổi liên quan đến các tài liệu đề cập trên đây

1.2.2.2 Hồ sơ kiểm toán hiện hành (hồ sơ kiểm toán năm) :

Là hồ sơ kiểm toán chứa đựng những thông tin về khách hàng chỉ liênquan trực tiếp đến cuộc kiểm toán một năm tài chính Hồ sơ kiểm toán hiệnhành bao gồm tất cả những t liệu mà kiểm toán viên sử dụng cho cuộc kiểmtoán đang tiến hành Các thông tin trong hồ sơ hiện hành gồm các loại thôngtin chủ yếu sau

Hồ sơ kiểm toán năm thờng gồm :

+ Các thông tin về ngời lập, ngời kiểm tra (soát xét) hồ sơ kiểm toán :

 Họ tên kiểm toán viên, trợ lý kiểm toán viên thực hiện kiểm toán vàlập hồ sơ kiểm toán ;

 Họ tên ngời kiểm tra (soát xét), ngày tháng kiểm tra ;

 Họ tên ngời xét duyệt, ngày tháng xét duyệt

+ Các văn bản về tài chính, kế toán, thuế, của cơ quan Nhà nớc và cấptrên liên quan đến năm tài chính

+ Báo cáo kiểm toán, th quản lý, báo cáo tài chính và các báo cáokhác, ( bản dự thảo và bản chính thức)

+ Hợp đồng kiểm toán, th hẹn kiểm toán, phụ lục hợp đồng ( nếu có) vàbản thanh lý hợp đồng

+ Những bằng chứng về kế hoạch chiến lợc, kế hoạch kiểm toán chitiết, chơng trình làm việc và những thay đổi của kế hoạch đó ;

+ Những bằng chứng về thay đổi hệ thống kế toán và hệ thống kiểmsoát nội bộ của khách hàng

+ Những bằng chứng và kết luận trong việc đánh giá rủi ro tiềm tàng,rủi ro kiểm soát và những đánh giá khác ;

+ Những bằng chứng đánh giá của kiểm toán viên về những công việc

và kết luận của kiểm toán viên nội bộ ;

+ Các sự kiện phát sinh sau khi kết thúc niên độ;

+ Những ghi chép về nội dung, chơng trình và phạm vi của những thủtục kiểm toán đợc thực hiện và kết quả đạt đợc ;

+ Những phân tích của kiểm toán viên về các nghiệp vụ kinh tế phátsinh và số d các tài khoản ;

+ Những phân tích các tỷ lệ, xu hớng quan trọng đối với tình hình hoạt

động của khách hàng ;

+ Những bằng chứng về việc kiểm tra và soát xét của kiểm toán viên vàngời có thẩm quyền với những công việc do kiểm toán viên, trợ lý kiểm toánviên hoặc chuyên gia khác thực hiện ;

+ Các chi tiết về những thủ tục kiểm toán mà kiểm toán viên khác thựchiện khi kiểm toán báo cáo tài chính của đơn vị cấp dới ;

+ Các th từ liên lạc với các kiểm toán viên khác, các chuyên gia khác vàcác bên hữu quan ;

+ Các văn bản hoặc những chú giải về những vấn đề đã trao đổi vớikhách hàng, kể cả các điều khoản của hợp đồng kiểm toán ;

+ Bản giải trình của Giám đốc ( hoặc ngời đứng đầu) đơn vị đợc kiểmtoán ;

+ Bản xác nhận do khách hàng hoặc ngời thứ ba gửi tới ;

+ Các kết luận của kiểm toán viên về những vấn đề trọng yếu của cuộckiểm toán, bao gồm cả những vấn đề bất thờng (nếu có) cùng với các thủ tục

mà kiểm toán viên đã thực hiện đề giải quyết các vấn đề đó

1.2.2.3 ứng dụng của hồ sơ kiểm toán trong các giai đoạn của quy trình kiểm toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính.

Hồ sơ kiểm toán đợc lập và sử dụng từ trớc khi cuộc kiểm toán bắt đầu

và đợc bổ xung hoàn thiện dần từ quá trình lập kế hoạch, thực hiện kiểm toáncho đến kết thúc kiểm toán

* Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán

Nội dung chủ yếu của các giấy tờ làm việc đợc lập và sử dụng trong giai

đoạn này gồm: những thông tin thu thập đợc về khách hàng, những đánh giá,kết luận của kiểm toán viên về những vấn đề cần xác định và kế hoạch kiểmtoán của kiểm toán viên Đây là những thông tin cơ bản rất quan trọng quyết

định sự thành công hay thất bại của một cuộc kiểm toán

Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, khi cân nhắc xem nên tiếp tụcmột khách hàng cũ hay tiếp nhận một khách hàng mới thì kiểm toán viên phảithực hiện một công việc là liên lạc với kiểm toán viên tiền nhiệm hay xem xét

Hồ sơ kiểm toán của kiểm toán viên tiền nhiệm Xem xét Hồ sơ kiểm toán củacác kiểm toán viên trớc để có đợc những thông tin nh: tính liêm chính của Bangiám đốc Công ty khách hàng, những bất đồng của Ban giám đốc với kiểmtoán viên tiền nhiệm về các nguyên tắc kế toán, thủ tục kiểm toán… hoặc cácvấn đề quan trọng khác

Các Hồ sơ kiểm toán năm trớc thờng chứa đựng rất nhiều thông tin vềkhách hàng: về công việc kinh doanh, cơ cấu tổ chức và các đặc điểm hoạt

động khác Vì vậy qua việc kiểm tra Hồ sơ kiểm toán thờng xuyên của kháchhàng( bao gồm sơ đồ bộ máy, điều lệ Công ty, chính sách tài chính, kếtoán… ) kiểm toán viên sẽ tìm thấy những thông tin hữu ích về hoạt động kinhdoanh của khách hàng Đó là việc xác định xem các quyết định của nhà quản

lý có hợp lý hay không, việc hiểu đợc bản chất và sự biến động của các số liệutrên Báo cáo tài chính đã đợc kiểm toán

Kế hoạch chi tiết cho từng lĩnh vực, chơng trình kiểm toán đợc lập và lugiữ trong Hồ sơ kiểm toán Chơng trình kiểm toán đã thiết kế có thể thay đổitrong quá trình thực hiện Tuy nhiên những thay đổi này phải đợc ghi rõ trong

Hồ sơ kiểm toán Những tài liệu này cùng với những tài liệu về lập kế hoạch

tổng quát đợc lu giữ trong Hồ sơ thờng xuyên Đối với những khách hàngquen thuộc, Công ty kiểm toán chỉ cần cập nhật những thay đổi chứ khôngphải tiến hành lập mới các tài liệu nh đối với khách hàng mới.

* Giai đoạn thực hành kiểm toán

Thực hành kiểm toán bao gồm việc thực hiện và đánh giá các thủ tụckiểm soát và thủ tục kiểm tra chi tiết các số d và thủ tục phân tích Dựa vàonhững tài liệu đã lu về đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên đa

ra quyết định có thể dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng haykhông Nếu quyết định là có thì việc thu thập bằng chứng có thể chủ yếu quacác thủ tục kiểm soát và một số ít các thử nghiệm cơ bản (thủ tục phân tích vàthủ tục kiểm tra chi tiết) Nếu quyết định là không thì phải thực hiện các thửnghiệm cơ bản với số lợng lớn

Cần lu trữ vào Hồ sơ các tài liệu chủ yếu nh: tính chất, thời gian vàphạm vi của các biện pháp kiểm soát nội bộ và những phát hiện của kiểm toánviên Những phát hiện này lại đợc đem ra so sánh với những đánh giá ban đầutrong kế hoạch kiểm toán Nếu trùng khớp thì các thủ tục kiểm toán cơ bản sẽ

đợc thực hiện đúng theo kế hoạch.Trong trờng hợp ngợc lại có thể phải thay

đổi đánh giá trong phần lập kế hoạch và mở rộng phạm vi của các thủ tục cơbản

Việc thực hiện thủ tục cơ bản này đợc thể hiện trên các bảng tổng hợp,bảng tính toán, bảng phân tích các nghiệp vụ, các giấy tờ xác minh… Khi tiếnhành kiểm toán các khoản mục đã lựa chọn, kiểm toán viên phải đa ra các kếtluận của mình về từng khoản mục kèm theo các dẫn chứng cho các kết luận

đó trên giấy tờ làm việc Các giấy tờ này đợc tập hợp lại trong Hồ sơ kiểmtoán phục vụ cho việc ra quyết định của kiểm toán viên Phần lớn các tài liệutrong Hồ sơ kiểm toán đợc lập vào giai đoạn này Tất cả các bằng chứng cógiá trị và những ghi chép của kiểm toán viên phải đợc lu lại trên giấy tờ làmviệc, đảm bảo cho Hồ sơ kiểm toán đợc lập một cách đầy đủ, hợp lý và hợp lệ

* Giai đoạn kết thúc kiểm toán

Các tài liệu trong Hồ sơ kiểm toán chính là căn cứ để các kiểm toánviên đa ra các kết luận của mình Giai đoạn này bổ sung nốt những tài liệucuối cùng trong Hồ sơ, đó là Báo cáo kiểm toán và th quản lý (nếu có)

Ngời soát xét lại cuộc kiểm toán tiến hành đánh giá chất lợng cuộckiểm toán hoàn thành thông qua việc xem xét Hồ sơ kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán đợc lu giữ theo những quy định nghiêm ngặt Đây sẽ lànhững tài liệu dùng cho các cuộc kiểm toán sau và là bằng chứng pháp lý đểgiải quyết các sự kiện phát sinh sau ngày kiểm toán.

1.3 Các chức năng của hồ sơ kiểm toán.

Hồ sơ kiểm toán là một tài liệu đặc biệt quan trọng đối với hoạt độngkiểm toán nói chung và kiểm toán độc lập nói riêng Trong quy trình kiểmtoán, hồ sơ kiểm toán là một phần rất quan trọng đảm nhận nhiều chức năngkhác nhau Xuất hiện từ khâu lập kế hoạch cho đến khâu kết thúc kiểm toán

hồ sơ kiểm toán là một tài liệu lu trữ bắt buộc, sử dụng nhiều năm sau ngàykết thúc kiểm toán Có thể khái quát các chức năng của hồ sơ kiểm toán theosơ đồ nh sau :

Sơ đồ số 1: Các chức năng cơ bản của hồ sơ kiểm toán

Cụ thể nội dung các chức năng của hồ sơ kiểm toán nh sau :

a Phục vụ cho việc phân công và phối hợp kiểm toán :

Công việc kiểm toán thờng đợc tiến hành bởi nhiều ngời trong một thờigian nhất định, do đó việc phân công và phối hợp làm việc là một yêu cầu cầnthiết Hồ sơ kiểm toán là một công cụ hữu hiệu cho mục đích này, biểu hiện

nh sau:

- Các kiểm toán viên chính sẽ căn cứ vào chơng trình kiểm toán để lập

ra các hồ sơ kiểm toán cho mỗi công việc chi tiết, và giao cho các trợ lý kiểmtoán thực hiện Những công việc do các trợ lý kiểm toán tiến hành, và các kếtquả thu đợc sẽ phản ánh trên hồ sơ kiểm toán Nh vậy, thông qua cách này,

Làm tài liệu cho

kỳ kiểm toán sau

Làm cơ sở pháp

lý cho công việc kiểm toán

Làm tài liệu phục

vụ cho

đào tạo

Làm cơ

sở cho việc giám sát kiểm tra công việc của các trợ lý kiểm toán

một kiểm toán viên chính sẽ giao việc và giám sát công việc của nhiều trợ lýkiểm toán.

- Hồ sơ kiểm toán cung cấp thông tin giữa các kiểm toán viên để phốihợp hoạt động Kết quả công việc của kiểm toán viên này có thể đợc sử dụngbởi các kiểm toán viên khác để tiếp tục công việc đó, hay thực hiện các côngviệc khác có liên quan

- Mỗi hồ sơ kiểm toán đánh dấu một bớc công việc đợc hoàn thànhtrong quá trình kiểm toán Kiểm toán viên chính căn cứ số hồ sơ kiểm toán đãphát hành và số hồ sơ kiểm toán đã thu hồi để đánh giá tiến độ, và tiếp tục

điều hành công việc

- Mỗi hồ sơ kiểm toán là nơi lu trữ toàn bộ thông tin về một đối tợng.Trong quá trình kiểm toán, các thông tin đã thu thập sẽ đợc tiếp tục bổ sung,cập nhật vào hồ sơ kiểm toán của từng đối tợng có liên quan

b Làm cơ sở cho việc giám sát và kiểm tra công việc của các trợ lý kiểm toán :

Việc xem xét và kiểm tra chất lợng công việc của các trợ lý kiểm toán

đợc tiến hành trên các hồ sơ kiểm toán do họ thực hiện Việc xem xét và kiểmtra này đợc tiến hành từ thấp lên cao : Kiểm toán viên chính sẽ kiểm tra và yêucầu các trợ lý kiểm toán giải trình các nội dung trên hồ sơ kiểm toán củamình, sau đó các hồ sơ kiểm toán này sẽ tiếp tục đợc kiểm tra bởi các chủnhiệm, các chủ phần hùn Quá trình này bảo đảm chất lợng của hồ sơ kiểmtoán và công việc của trợ lý kiểm toán đợc giám sát đầy đủ Sau mỗi lần kiểmtra, ngời kiểm tra sẽ ký tên trên hồ sơ kiểm toán để xác nhận sự kiểm tra củamình

c Làm cơ sở cho báo cáo kiểm toán :

Đây là chức năng rất quan trọng của hồ sơ kiểm toán vì mục đích cuốicùng của một cuộc kiểm toán là đa ra báo cáo kiểm toán thể hiện ý kiến củakiểm toán viên về tình hình tài chính của đơn vị khách hàng Hồ sơ kiểm toánchính là những dẫn chứng bằng tài liệu cho các bằng chứng kiểm toán, nhữngphân tích đánh giá của kiểm toán viên Vì thế hồ sơ kiểm toán chính là cơ sở

để các kiểm toán viên đa ra báo cáo kiểm toán và các kết luận kiểm toán saukhi tiến hành cuộc kiểm toán

d Làm tài liệu cho kỳ kiểm toán sau :

Để tiến hành cuộc kiểm toán có kết quả tốt, chi phí thấp cần phải xâydựng một kế hoạch chiến lợc, kế hoạch chi tiết và dự toán sát với tình hình

thực tế Nh vậy để giảm bớt công việc thu thập các tài liệu và nâng cao hiệuquả của công việc lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên sẽ sử dụng hồ sơkiểm toán kỳ trớc nh là nguồn thông tin phong phú cho việc lập kế hoạch vàcuộc kiểm toán kỳ sau, cụ thể là :

- Cho biết thời gian cần thiết để tiến hành công việc kiểm toán dựa vàothời gian thực tế của kỳ trớc

- Cung cấp một cái nhìn thấu đáo về hệ thống kiểm soát nội bộ của

đơn vị

- Cho biết các vấn đề “ nổi cộm” cần đặc biệt quan tâm

- Một số tài liệu, thông tin chỉ cần cập nhật, bổ sung là có thể sử dụng

đợc cho kỳ sau

- Làm mẫu cho các kiểm toán viên phụ thực hiện công việc dựa vào hồsơ kiểm toán kỳ trớc Nhờ đó, kiểm toán chính sẽ đỡ tốn thời gian hớng dẫn cụthể và chi tiết

Tuy nhiên việc sử dụng hồ sơ kiểm toán của kỳ trớc đòi hỏi phải chú ýcác vấn đề nh sự thay đổi về các mặt hoạt động và hệ thống kiểm soát nội bộcủa đơn vị, khả năng nâng cao hiệu quả của công việc kiểm toán

e Hồ sơ kiểm toán là cơ sở pháp lý cho công việc kiểm toán.

Kiểm toán viên, nhất là kiểm toán viên độc lập phải chứng minh đợcrằng công việc kiểm toán đã đợc tiến hành trên cơ sở tuân thủ các Chuẩn mựcKiểm toán hiện hành thông qua các hồ sơ kiểm toán Muốn vậy, hồ sơ kiểmtoán phải đầy đủ, rõ ràng và có tính thuyết phục, không đợc chứa đựng nhữngvấn đề không thể giải thích đợc, các lập luận thiếu vững chắc, các thay đổikhông giải thích đợc

f Làm tài liệu cho đào tạo.

Với những ngời mới bắt đầu bớc vào nghề kiểm toán thì hồ sơ kiểmtoán những năm trớc đợc coi là tài liệu đào tạo rất quan trọng kết hợp với sự h-ớng dẫn của những kiểm toán viên có kinh nghiệm Hồ sơ kiểm toán là nhữngtài liệu thực tế nhất mà ngời cộng sự mới bớc vào nghề cần phải tiếp cận đểlàm quen dần với công tác kiểm toán

1.4 Những quy định chung về hồ sơ kiểm toán trong Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230.

Trên cơ sở những yêu cầu cả về mặt nội dung và hình thức của hồ sơkiểm toán Bộ Tài chính đã đa ra những quy định chung về tính bí mật, antoàn, lu trữ và sở hữu hồ sơ kiểm toán trong chuẩn mực số 230 nh sau:

Tính bí mật, an toàn :

Hồ sơ kiểm toán là toàn bộ tài liệu liên quan đến cuộc kiểm toán đã thựchiện, là cơ sở cho kết luận và báo cáo kiểm toán, do vậy cần bảo quản và lu trữtheo qui định Kiểm toán viên và Công ty kiểm toán phải giữ bí mật và đảmbảo an toàn cho Hồ sơ kiểm toán

Kiểm toán viên phải bảo quản Hồ sơ kiểm toán theo nguyên tắc bảo mậtcủa t liệu Kiểm toán viên không đợc tiết lộ bất cứ thông tin nào thu đợc trongkhi kiểm toán tại đơn vị cho đối tợng khác ngoài đơn vị khi cha có sự đồng ýcủa đơn vị

Trong quá trình kiểm tra, kiểm toán viên thu đợc một số lợng thông tin

đáng kể có bản chất bảo mật VD nh các chiến dịch quảng cáo, số liệu về chiphí sản phẩm, số liệu của lơng các viên chức nếu các thông tin này bị tiết lộ

ra ngoài hoặc cho các nhân viên của các Công ty – những ngời không đợcphép sử dụng cá thong tin đó – thì hậu quả sẽ rất xấu

Thờng thì t liệu có thể đợc cung cấp cho những ai đợc khách hàng chophép Tuy vậy, nếu các t liệu đó đợc toà án yêu cầu hoặc dợc dùng nh mộtphần của chơng trình kiểm tra chất lợng tự nguyện với các Công ty kiểm toánkhác thì sẽ không cần đến sự cho phép của khách hàng

Lu trữ hồ sơ kiểm toán :

Cũng theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230: Kiểm toán viên vàcông ty kiểm toán phải lu trữ hồ sơ kiểm toán để bảo đảm cho yêu cầu về mặtnghiệp vụ và pháp lý Hồ sơ kiểm toán phải đợc lu trữ trong một thời gian đủ

để đáp ứng yêu cầu hành nghề và phù hợp với quy định chung của pháp luật

về bảo quản lu trữ hồ sơ, tài liệu do Nhà nớc quy định riêng cho tổ chức nghềnghiệp và từng công ty kiểm toán

Việc tổ chức lu tr và sắp xếp nh thế nào là do các công ty kiểm toán tự

bố trí theo quy định riêng của công ty nhng phải bảo đảm rằng hồ sơ kiểmtoán đợc sắp xếp lu trữ một cách thuận lợi, khoa học theo một trật tự dễ lấy dễtra cứu và đợc lu giữ quản lý tập trung tại nơi lu giữ hồ sơ của công ty Trờnghợp công ty kiểm toán có các chi nhánh, hồ sơ kiểm toán đợc lu tại nơi đóngdấu báo cáo kiểm toán

* Việc lu trữ hồ sơ kiểm toán đợc thực hiện dựa trên những nguyên tắc chủyếu sau:

- Nắm vững những thao tác nghiệp vụ lu trữ đã đợc qui định để tổ chứcphân loại Hồ sơ kiểm toán, sắp xếp Hồ sơ kiểm toán theo đơn vị thực hiệnkiểm toán, theo trật tự thời gian, theo tính chất Xây dựng công cụ tra cứu, tủsắt bảo quản Hồ sơ kiểm toán, tổ chức giới thiệu và hớng dẫn việc sử dụng Hồ sơ kiểm toán, công bố Hồ sơ kiểm toán đang lu trữ theo qui định của pháp luật.

- Xuất phát từ hoạt động hực tiễn, hàng năm tiến hành đánh giá, rút kinhnghiệm xây dựng cơ sở lý luận khoa học về công tác lu trữ Hồ sơ kiểm toán

- Hình thành hệ thống công tác lu trữ Hồ sơ kiểm toán, có sự chỉ đạothống nhất, chặt chẽ về nội dung và trình tự lu trữ Hồ sơ kiểm toán Sự quản lý

và chỉ đạo đợc chế định bằng những văn bản pháp luật

- Hồ sơ kiểm toán đợc nhìn nhận đánh giá và những tài liệu cần phải đợcquản lí lu trữ theo chế độ hiện hành của Nhà nớc Hò sơ kiểm toán phản ánhtính cơ mật, tính khoa học và tính chuyên môn nghiệp vụ

Chính vì lẽ đó, công tác lu trữ hố sơ kiểm toán phải đợc quản lí theonguyên tắc: “Tập trung thống nhất”

Sở hữu hồ sơ kiểm toán :

Hồ sơ kiểm toán thuộc quyền sở hữu và là tài sản của công ty kiểmtoán Khách hàng hay bên thứ ba có quyền xem xét, sử dụng một phần hoặctoàn bộ tài liệu này khi đợc sự đồng ý của Giám đốc ( hoặc ngời đứng đầu)công ty kiểm toán hoặc theo quy định của Nhà nớc và tổ chức nghề nghiệp

Kiểm toán viên đợc phép cung cấp một phần hoặc toàn bộ tài liệu chokhách hàng tuỳ từng trờng hợp cụ thể do công ty kiểm toán quyết định Trongmọi trờng hợp, tài liệu làm việc của kiểm toán viên không thể thay thế chứng

từ kế toán, báo cáo tài chính của khách hàng

Trong trờng hợp có từ hai công ty kiểm toán trở lên cùng thực hiện mộtcuộc kiểm toán thì hồ sơ kiểm toán đợc lập theo sự phân công công việc củatừng bên Để tạo thành các bộ hồ sơ hoàn chỉnh làm cơ sở soát xét, phát hànhbáo cáo kiểm toán và lu trữ hồ sơ, khi chuẩn bị kết thúc cuộc kiểm toán, mỗibên phải phô tô cho nhau các hồ sơ thuộc phần công việc của công ty mình

Nh vậy, khi có hai hay nhiều công ty kiểm toán cùng tiến hành một cuộc kiểmtoán thì hồ sơ kiểm toán là thuộc sở hữu chung của các công ty kiểm toán đó,mỗi công ty có một hồ sơ kiểm toán hoàn chỉnh về cuộc kiểm toán và đợc lutại mỗi công ty

Chơng II : thực tế tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty dịch vụ t vấn tài chính kế toán và

kiểm toán (AASC )

1 Tổng quan về công ty.

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của AASC

Căn cứ nghị định số 196 HĐBT ngày 11/12/1989 của Hội đồng Bộ trởng quy

định chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn quản lý Nhà nớc của các Bộ

Căn cứ nghị định số 155 – HĐBT ngày 15/10/1988 của Hội đồng Bộtrởng quy định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Bộ Tài chính Theo đề nghị của các đồng chí Vụ trởng Vụ tổ chức cán bộ, Vụ trởng

Vụ chế độ kế toán và kiểm tra kế toán

Bộ trởng bộ tài chính đã quyết định số 164 TC/QĐ/TCCB (ngày 13tháng

5 năm 1991) thành lập Công ty dịch vụ kế toán trực thuộc Bộ Tài chính để làmcác dịch vụ về kế toán đối với các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinhtế…

Sau một thời gian hoạt động, để đáp ứng và cùng hoà nhập với sự pháttriển của nền kinh tế thị trờng Bộ trởng Bộ Tài chính đã ra Quyết định số

238 TC/TCCB (ngày 27 thánh 4 năm 1993) và 639 TC/TCCB (ngày 14 tháng

9 năm 1993) bổ sung nhiệm vụ kiểm toán và đổi tên Công ty dịch vụ kế toánthành: Công ty dịch vụ t vấn tài chính kế toán và kiểm toán; tên giao dịchquốc tế là AUDITING AND ACCOUNTING FINANCIALCONSULTANCE SERVICE COPANY (gọi tắt là AASC) Trụ sở chính đợc

đặt tại số1 Lê Phụng Hiểu – Hoàn Kiếm – Hà Nội với số vốn kinh doanh229.107.173 đồng

AASC là một trong bốn công ty kiểm toán Việt Nam cùng với 4 công tykiểm toán quốc tế hoạt động tại Việt Nam đợc phép tham gia kiểm toán các

dự án tài trợ bởi các tổ chức Quốc tế nh Ngân hàng thế giới (WB), Ngân hàngphát triển Châu á (ADB) và các tổ chức khác AASC còn nằm trong danh sáchchọn lọc đợc tham gia dự thầu hầu hết các dự án tài trợ bởi các tổ chức ChínhPhủ và phi Chính Phủ

Về đội ngũ công nhân viên

Để có thể đáp ứng đợc yêu cầu của khách hàng thuộc mọi thành phầnkinh tế và đảm bảo chất lợng dịch vụ cung cấp, vấn đề trình độ và kinhnghiệm đội ngũ nhân viên cần đợc coi trọng đúng mức Chính vì vậy, công tyrất chú trọng, quan tâm đến công tác tuyển dụng, đào tạo, bồi dỡng và nângcao nghiệp vụ cho các cán bộ công nhân viên Đội ngũ nhân viên trong công

ty ngày càng tăng về số lợng cũng nh chất lợng Từ 8 nhân viên ngày đầuthành lập đến nay, sau 14 năm phát triển, công ty có hơn 300 cán bộ, trong đó

có 105 kiểm toán viên đợc cấp chứng chỉ kiểm toán viên cấp Nhà nớc cùngvới 25 tiến sĩ, thạc sĩ và cán bộ đang theo học cao học, ACCA và hàng trămcộng tác viên bao gồm các giáo s tiến sĩ, chuyên gia đầu ngành với kihnnghiệp chuyên môn dầy dạn Đội ngũ nhân viên của AASC đợc đào tạo đạihọc và trên đại học chuyên ngành tài chính ngân hàng, kế toán và kiểm toán ởtrong nớc và ở nớc ngoài, thờng xuyên đợc trang bị và tiếp cận với những kỹnăng và kiến thức mới nhất qua các chơng trình đào tạo và bồi dỡng chuyênmôn nghiệp vụ kiểm toán, tài chính kế toán, thuế, chuẩn mực kế toán, kiểmtoán

Nộp ngân sách Nhà nớc 2.901 2.890 3.111 Biểu đồ thể hiện kết qủa kinh doanh của công ty qua các năm:

0 5 10 15 20 25 30 35

1992 1994 1996 1998 2000 2002 2003 2004

Nhằm mục tiêu xây dựng và phát triển Công ty có vị trí là một trong cácCông ty hàng đầu của Việt Nam trong lĩnh vực kiểm toán và t vấn tài chính kếtoán, chiếm dữ đợc thị phần hoạt động, cung cấp đợc các dịch vụ kiểm toán,dịch vụ t vấn đạt chất lợng cao nhất, phơng hớng nhiệm vụ của Công ty giai

đoạn 2001 –2005 có các nội dung chính nh sau:

- Bám sát chiến lợc phát triển kinh tế xã hội từ năm 2001 đến 2010, chiếnlợc tài chính tiền tệ Việt Nam giai đoạn 2001 – 2010, mở rộng đa dạng hoácác loại hình dịch vụ tài chính, kế toán, kiểm toán, t vấn thuế…

- Phát triển khách hàng là doanh nghiệp nhà nớc, các Công ty nhà nớc

91, các Công ty nhà nớc độc lập, các ban quản lý dự án công trình đầu t xâydựng cơ bản có vốn đầu t trong nớc và vốn đầu t nớc ngoài

- Chủ động trong phát triển các khách hàng là các dự án do các tổ chứctài chính tiền tệ tài trợ cho Việt Nam, các khách hàng theo yêu cầu của thị tr-ờng chứng khoán

- Tăng cờng đào tạo, bồi dỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ,trau dồi đạo đức nghề nghiệp cho các kiểm toán viên và cán bộ của Công ty

- Mở rộng quan hệ hợp tác với các Công ty kiểm toán và t vấn nớc ngoài

đang hoạt động tại Việt Nam và khu vực trong việc đấu thầu và thực hiện cungcấp dịch vụ kế toán, kiểm toán và t vấn cho các dự án, các chơng trình lớn vềkinh tế – xã hội

Đầu t xây dựng mở rộng cơ sở vật chất làm việc, mua sắm nâng cấp trang thiết

bị thông tin, thiết bị văn phòng phục vụ điều kiện làm việc thật tốt cho cáckiểm toán viên, nhân viên và chuyên gia của Công ty tại văn phòng Hà Nội vàcác chi nhánh ở các tỉnh thành

1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.

AASC là một trong hai tổ chức đầu tiên và lớn nhất của Việt Nam hoạt

động độc lập trong lĩnh vực dịch vụ về kế toán, kiểm toán và t vấn tài chính,thuế

AASC cũng là Công ty kiểm toán đầu tiên đợc Chủ tịch nớc tặng thởngHuân chơng lao động Công ty hiện nay có hơn 300 nhân viên, cộng tác viên.Mục tiêu hoạt động của AASC là góp phần giúp các doanh nghiệp trongnớc và các doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài, các tổ chức quốc tế hoạt

động tại Việt Nam nắm bắt và tận dụng hợp lý các điều kiện thiên nhiên, xãhội của Việt Nam để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệuquả cao, nắm bắt và vận dụng kịp thời các phơng pháp quản lý, các quy trìnhcông nghệ tiên tiến để đạt hiệu quả tối u trong hoạt động của mình

Công ty đã và đang cung cấp các dịch vụ sau:

- Đầo tạo và hổ trợ tuyển dụng

- Giám định tài chính, kế toán

Trong đó dịch vụ kiểm toán là một trong các hoạt động truyền thống và

có thế mạnh của Công ty Qua hơn 10 năm hoạt động, dịch vụ này đã đợchoàn thiện và phát triển về phạm vi và chất lợng, đáp ứng yêu cầu ngày càngcao của khách hàng và tiến trình hội nhập quốc tế

Công ty AASC luôn đảm bảo chất lợng dịch vụ của Công ty trong mọilĩnh vực Phơng châm dịch vụ của AASC là làm theo yêu cầu của khách hàngchứ không phải những dịch vụ gì mình đang có Tại AASC các nhân viên củaCông ty hiểu vai trò của kiểm toán viên trong hoạt động của mình đó là: độclập, trung thực, khách quan và bảo mật, tuân thủ các quy định của nhà nớcViệt Nam cũng nh các chuẩn mực của kiểm toán quốc tế đợc chấp nhậnchung Bên cạnh đó Công ty AASC luôn nhận thức đặt lợi ích hợp pháp củakhách hàng lên hàng đầu

Sù am hiÓu s©u s¾c vµ kinh nghiÖm thùc tiÔn vÒ qu¶n lý tµi chÝnh, kÕto¸n, kiÓm to¸n, thuÕ gióp C«ng ty phôc vô víi chÊt lîng tèt nhÊt bÊt kú dÞch

vô chuyªn ngµnh nµo mµ kh¸ch hµng yªu cÇu

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Giám đốc công ty

Chi nhánh

TP Hồ Chí Minh

Chi nhánh Vũng Tàu

Chi nhánh Quảng Ninh

Phòng

t vấn Phòng

kiểm toán các dự

án

Phòng kiểm toán các ngành SXVC

Phòng

đào tạo

Phòng kiểm toán các ngành

TM &

DV

Phòng kiểm soát chất l ợng

Phòng công nghệ thông tin

Phòng kiểm toán XDCB Phòng hành

chính tổng hợp Phòng kế toán tài chính

đốc Công ty do Bộ trởng Bộ Tài chính bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng, kỷ

luật Nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc đợc quy định cụ thể trong Điều 16

-Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty.

Các phó Giám đốc có nhiệm vụ t vấn cho Giám đốc trong việc điều hànhhoạt động của Công ty cũng nh tham gia điều hành trực tiếp một số lĩnh vực hoạt

động theo sự phân công, uỷ quyền của Giám đốc

Phó giám đốc thứ nhất: đảm nhiệm mảng kiểm toán xây dựng cơ bản, trựctiếp phụ trách quản lý chi nhánh Thanh Hoá và các phòng nghiệp vụ: Phòngkiểm toán dự án, phòng t vấn và kiểm toán

Phó giám đốc thứ hai: Là ngời quản lý mảng kiểm toán báo cáo tài chính,

đồng thời trực tiếp chỉ đạo hoạt động của chi nhánh Hải Phòng và các phòngnghiệp vụ: Phòng kiểm toán thơng mại dịch vụ, phòng kiểm toán các ngành sảnxuất vật chất, phòng đào tạo

Phó giám đốc thứ 3: Là ngời chịu trách nhiệm khu vực phía Nam, gồm 2chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh và Vũng Tàu, đồng thời giữ chức cụ giám

trong Công ty, đảm nhận việc lên kế hoạch hàng tháng về lao động, tiền lơng, lập

kế hoạch mua sắm đồ dùng văn phòng, thiết bị phục vụ hoạt động kinh doanhcủa Công ty và công tác quản trị doanh nghiệp, quản lý công văn đợc đa đếnhoặc gửi đi từ Công ty, sắp xếp và đề bạt cán bộ…

Về mặt tổ chức, phòng Hành chính tổng hợp bao gồm:Trởng phòng, cácphó phòng và các nhân viên hoạt động trong các bộ phận trong phòng PhòngHành chính tổng hợp bao gồm các bộ phận hoạt động theo chức năng sau đây:

Tổ bảo vệ Tổ lái xe, Tổ bán hàng, Bộ phận phiên dịch, Bộ phận tập vụ

Báo cáo tài chính của Công ty do phòng tài chính kế toán lập và đợc tínhtheo đồng Việt Nam phù hợp với các quy định hiện hành của chế độ kế toán ViệtNam.

Niên độ kế toán của Công ty: từ 01/01 đến 31/12 năm dơng lịch

Hệ thống kế toán áp dụng theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theoquyết định số 1141/TC- CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính

Phòng tài chính kế toán của Công ty có 4 ngời:

- Kế toán trởng : Kiêm mảng kế hoạch và tài chính

- Kế toán tổng hợp: Đảm nhận hạch toán lơng và các khoản theo lơng

- Kế toán viên: Chi tiết vào BHXH, TSCĐ (tài sản cố định tại Công ty… khấu háo theo phơng pháp đờng thẳng)

- Thủ quỹ: Theo dõi các khoản về qũy, theo dõi các chi nhánh và công táctiếp thị

Nhìn chung, công tác kế toán của Công ty có cả tập trung và phân tán Ghi

sổ kế toán theo hình thức chứng từ nghi sổ

Các phòng nghiệp vụ

Hiện nay, Công ty có một hệ thống 5 Phòng nghiệp vụ thực hiện các hợp

đồng dịch vụ cho khách hàng Các Phòng nghiệp vụ đợc tổ chức theo mô hìnhgồm có: Trởng phòng, các phó phòng, các Kiểm toán viên, các Kỹ thuật viên,các Trợ lý kiểm toán Trởng phòng là ngời chịu trách nhiệm trớc Ban Giám đốc

về hoạt động của phòng

Công ty có năm phòng nghiệp vụ đợc phân chia theo mảng nghiệp vụchuyên trách, bao gồm 6 phòng nghiệp vụ: Phòng kiểm toán các ngành thơngmại và dịch vụ, phòng kiểm toán các ngành sản xuất vật chất, phòng kiểm toánxây dựng cơ bản, phòng kiểm soát chất lợng, phòng kiểm toán các dự án, phòng

t vấn bồi dỡng nghiệp vụ Tuy nhiên sự phân chia này chỉ mang tính chất tơng

đối vì các phòng nghiệp vụ đều có nhiệm vụ cung cấp các dịch vụ chuyên môntheo chỉ tiêu mà Công ty giao, bao gồm cả dịch vụ kế toán, kiểm toán và t vấn tàichính Ngoài ra, mỗi phòng còn thực hiện các chức năng riêng nh :

Phòng kiểm toán các ngành sản xuất vật chất : Bên cạnh dịch vụ kiểm toán,

kế toán và t vấn tài chính phòng còn đảm nhiệm các hoạt động tiếp thị của Công

ty (Hệ thống th chào hàng, các phơng thức quảng cáo cho các loại hình dịch vụcủa Công ty)

Phòng T vấn và Bồi dỡng nghiệp vụ : Ngoài các dịch vụ chung phòng còn

đảm nhiệm chức năng t vấn và bồi dỡng nghiệp vụ cho các đối tợng trong vàngoài công ty

Phòng Kiểm toán dự án : Phụ trách kiểm toán các dự án ngoài ra vẫn có thể

thực hiện các cuộc kiểm toán cho các khách hàng là doanh nghiệp trừ lĩnh vựckiểm toán báo cáo quyết toán công trình xây dựng cơ bản

Phòng Kiểm toán báo cáo quyết toán công trình xây dựng cơ bản (Còn gọi

là phòng Kiểm toán xây dựng cơ bản): Chuyên sâu kiểm toán báo cáo quyết toáncông trình xây dựng cơ bản Năm 2001 thị phần của Công ty về công tác kiểmtoán các công trình xây dựng cơ bản chiếm tới 55%

Phòng Kiểm toán các ngành thơng mại, dịch vụ : Thực hiện các cuộc kiểm

toán cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thơng mại và dịch vụ

1.3 Một số đặc điểm lớn của Công ty có ảnh hởng đến công tác tổ chức hồ sơ kiểm toán.

AASC là một doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc Bộ Tài chính hoạt độngtheo luật doanh nghiệp và chịu sự quản lý trực tiếp của Bộ Tài chính Vì vậy toàn

bộ hệ thống sổ sách, tài liệu, mẫu biểu mà Công ty đang sử dụng đều tuân thủtheo quy định chung của Bộ Tài chính Mô hình hồ sơ kiểm toán và chơng trìnhkiểm toán mà Công ty đang áp dụng đợc xây dựng phù hợp với quy định của BộTài chính và phù hợp với điều kiện của Công ty

Cùng với VACO, AASC là một trong 2 doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc

Bộ Tài chính đợc thành lập năm 1991 hoạt động trong lĩnh vực kế toán, tài chính

và kiểm toán Nhng ban đầu theo chỉ thị của Chủ tịch Hội đồng Bộ trởng nay làThủ tớng Chính phủ thì VACO là công ty hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vựckiểm toán còn AASC chịu trách nhiệm về lĩnh vực kế toán và t vấn tài chính.Cho đến năm 1993 Công ty mới đợc phép bổ sung thêm lĩnh vực kiểm toán và đ-

ợc đổi tên thành “ Công ty Dịch vụ t vấn tài chính kế toán và kiểm toán” Do

vậy, mặc dù kiểm toán độc lập du nhập vào Việt Nam từ rất sớm và phát huy tácdụng ngày càng mạnh mẽ nhng mãi cho đến những năm gần đây thì kiểm toánmới trở thành lĩnh vực hoạt động chủ yếu và đem lại tỷ trọng doanh thu lớn nhấtcho AASC

Sự phát triển của nền kinh tế thị trờng dới sự quản lý của Nhà nớc theo

định hớng xã hội chủ nghĩa làm cho nền kinh tế Việt Nam đang ngày càng lớnmạnh vì thế kiểm toán nói chung và kiểm toán độc lập nói riêng đang trở thànhmột loại hình dịch vụ không thể thiếu đợc Mặc dù hoạt động trong lĩnh vựckiểm toán muộn hơn so với VACO và cũng không có đợc những trang thiết bịvới công nghệ hiện đại nhất nh nhữngcông ty kiểm toán 100% vốn đầu t nớcngoài (PWC, AA, ) song AASC đã cố gắng hết sức khẳng định đợc vị thế củamình Với đội ngũ nhân viên đợc đào tạo có hệ thống, giàu kinh nghiệm hệthống trang thiết bị hiện đại Công ty đã và đang cố gắng nâng cao chất lợng cácloại dịch vụ đáp ứng một cách tốt nhất mọi nhu cầu của khách hàng

Hiện nay loại hình dịch vụ kiểm toán đang là lĩnh vực hoạt động chủ yếu

đem lại 75% doanh thu cho Công ty hàng năm, đồng thời hiện nay Công ty đã cóhơn 1000 khách hàng thờng xuyên và hàng năm có thêm những khách hàng mới.Tuy nhiên Công ty vẫn gặp rất nhiều khó khăn vì khởi đầu muộn hơn, hệ thốngcơ sở vật chất còn nghèo nàn nên Công ty cha có điều kiện để đa vào áp dụngnhững thành tựu khoa học kỹ thuật đặc biệt là công nghệ thông tin mới nhất vàothực tế công việc

Trong việc tổ chức hồ sơ kiểm toán cũng vậy, do cha có đầy đủ điều kiện

về tài chính cũng nh về nhân lực nên hiện nay Công ty vẫn đang áp dụng môhình hồ sơ kiểm toán Tây Âu Kỹ thuật lập và tổ chức hồ sơ kiểm toán hoàn toànthủ công gắn liền với công nghệ kiểm toán thủ công cha có sự can thiệp sâu củacông nghệ tin học cho nên công việc kiểm toán từ việc ghi chép, tính toán, phântích chủ yếu đợc thực hiện trên giấy tờ không thông qua một phơng tiện trunggian nào và hoàn toàn dựa vào kinh nghiệm, năng lực của kiểm toán viên Mặc

dù Công ty đã cố gắng trang bị hệ thống máy vi tính hiện đại song sự trợ giúpcủa công nghệ thông tin mới chỉ là phần nào còn hầu hết các công việc từ lập

đến lu trữ hồ sơ đều đợc thực hiện một cách thủ công Hồ sơ kiểm toán chỉ đợc

l-u trữ dới hình thức vật chất dl-uy nhất là trên giấy tờ

2 Thực tế công tác Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán tại AASC.

Là một công ty kiểm toán, nhận thức đợc vai trò của hồ sơ kiểm toán đốivới việc thực hiện chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến cũng nh đáp ứng yêu cầuquản lý đối với mỗi cuộc kiểm toán AASC cũng rất chú trọng việc tổ chức hệthống hồ sơ kiểm toán Trên cơ sở những Chuẩn mực thực hành và những quy

định của Bộ Tài chính, Công ty đã tổ chức một hệ thống hồ sơ kiểm toán phùhợp với điều kiện thực tế của mình gọi là hệ thống hồ sơ chuẩn AASC

Tuy nhiên, hồ sơ kiểm toán luôn gắn liền với phơng pháp kiểm toán, nênnhững u nhợc điểm của phơng pháp kiểm toán có ảnh hởng trực tiếp đến nộidung cũng nh cách thức tổ chức hồ sơ kiểm toán Tại AASC cũng vậy, mô hình

hồ sơ kiểm toán mà Công ty đang áp dụng là mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu

gắn liền với công nghệ kiểm toán thủ công có sửa đổi theo Chuẩn mực Kiểmtoán Việt Nam số 230 và những điều kiện thực tế của Công ty Việc hình thànhtất cả các giấy tờ làm việc của mô hình hồ sơ này hoàn toàn thủ công khôngthông qua bất cứ một phơng tiện trung gian nào và phụ thuộc rất nhiều vào sự

đánh giá, xét đoán nghề nghiệp của các kiểm toán viên Đồng thời việc kiểm tra,soát xét đối với hồ sơ kiểm toán cũng đợc tiến hành một cách thủ công, ban kiểmsoát và ban lãnh đạo chỉ có thể thực hiện công việc này thông qua việc đọc lại hồsơ sau khi hồ sơ kiểm toán đã hoàn thành Chính những đặc điểm này đã tạo nênnhững u nhợc điểm riêng cho mô hình hồ sơ kiểm toán của AASC Sau đâychúng ta sẽ đi vào tìm hiểu chi tiết hơn về mô hình hồ sơ kiểm toán này

2.1 Mục đích và nguyên tắc soát xét giấy tờ làm việc của hồ sơ kiểm toán tại AASC.

Hồ sơ kiểm toán tại AASC đợc thiết lập để đáp ứng yêu cầu của một hồ sơnói chung và một hồ sơ kiểm toán nói riêng : Quản lý công việc kiểm toán cũng

nh phục vụ chức năng của công việc kiểm toán Cụ thể :

- Lu trữ những bằng chứng thu đợc trong quá trình thực hiện kiểm toán

và làm cơ sở cho việc đa ra ý kiến của kiểm toán viên

- Trợ giúp cho việc lập kế hoạch và thực hiện quản lý công việc kiểmtoán trong kỳ tiếp theo

- Trợ giúp cho việc kiểm tra, soát xét và đánh giá chất lợng công việckiểm toán

- Trợ giúp cho việc xử lý các phát sinh sau cuộc kiểm toán

Một nguyên tắc quan trọng đối với việc lập hồ sơ kiểm toán đó là hồ sơkiểm toán cần đợc kiểm tra soát xét bởi những ngời có thẩm quyền Mục đíchcủa việc kiểm tra soát xét hồ sơ kiểm toán là để bảo đảm rằng các bớc công việc

đã đợc lập kế hoạch và thực hiện theo đúng kế hoạch đó bảo đảm chất lợng côngviệc kiểm toán Việc kiểm tra soát xét đợc thực hiện bởi kiểm toán viên chính,ban kiểm soát và Ban Giám đốc cụ thể nh sau :

Kiểm toán viên chính:

Việc kiểm tra và soát xét của kiểm toán viên chính đợc thực hiện trongsuốt quá trình kiểm toán Tuy nhiên, kiểm toán viên chính bắt buộc phải thựchiện soát xét chính thức hồ sơ kiểm toán trớc khi chuyển cho ban kiểm soát soátxét

Mục đích của việc soát xét hồ sơ là để bảo đảm rằng các trợ lý kiểm toánviên đã thực hiện đúng, hợp lý các bớc kiểm toán và các công việc đợc giao, vàchơng trình kiểm toán đã hoàn thành đầy đủ và đã đợc ghi chép đầy đủ

Ban kiểm soát :

Mục đích soát xét của ban kiểm soát là để có thể đa ra ý kiến kiểm toán vàbáo cáo kiểm toán thích hợp thông qua việc đánh giá tất cả các bằng chứng kiểmtoán thu thập đợc qua các cuộc kiểm toán Soát xét của ban kiểm soát phải bảo

đảm đợc rằng từ khâu lập kế hoạch chơng trình kiểm toán đến các bớc kiểm toán

đều đã đợc thực hiện đầy đủ và đã đợc ghi chép đầy đủ trong hồ sơ kiểm toánsau đó mới đợc chuyển qua Ban Giám đốc

Ban kiểm soát phải bảo đảm rằng tất cả giấy tờ làm việc của kiểm toánviên và trợ lý trong hồ sơ kiểm toán đã đợc anh ta tự soát xét hoặc kiểm toánviên chính soát xét, tối thiểu thì phải soát xét tất cả các tờ tổng hợp của từngkhoản mục trên báo cáo tài chính, kết luận của kiểm toán viên đối với từng phầnhành, chơng trình kiểm toán đối với từng phần hành đã đợc thực hiện, các côngviệc do kiểm toán viên chính thực hiện mà cha đợc soát xét Sau đó ban kiểmsoát sẽ xét đoán và quyết định xem phải đi sâu vào soát xét những tờ chi tiết dựatrên tính trọng yếu, đánh giá rủi ro và kinh nghiệm làm việc của các kiểm toánviên và trợ lý cuộc kiểm toán đó

Trong thời gian ban kiểm soát đi vắng, ban kiểm soát sẽ giao cho mộtkiểm toán viên có kinh nghiệm phụ trách việc soát xét thay mình

Trong quá trình soát xét, mỗi ngời đều phải ghi chú vào một tờ giấy làmviệc riêng và ghi ra những câu hỏi cần đợc xử lý Việc đa ra những câu hỏi nàychỉ giới hạn ở những vấn đề quan trọng

- Nhân viên kiểm soát chất lợng phải bảo đảm rằng tất cả các câu hỏi đa

ra trong các giấy tờ ghi chú soát xét đều đã đợc trả lời và các bớc kiểm toán thêm

đã đợc thực hiện để thu thập đủ bằng chứng

- Các phần hành kiểm toán liên quan phải đợc cập nhật sau khi trả lời cáccâu hỏi xét trên đó đã thực hiện thêm các bớc kiểm toán cần thiết và đa ra mộtkết luận

- Sau khi các câu hỏi đã đợc trả lời đầy đủ, các tờ ghi chú này vẫn đợc lutrong hồ sơ kiểm toán.

- Ngời soát xét cần phải phân tích các thông tin tài chính trên báo cáo tàichính giai đoạn cuối cùng của cuộc kiểm toán Kiểm toán viên chính thực hiệnsoát xét khi lập báo cáo kiểm toán, ban kiểm soát sẽ xem xét kết quả phân tíchsoát xét của kiểm toán viên chính

Ban Giám đốc.

Sau khi Hồ sơ kiểm toán đợc ban kiểm soát soát xét, sẽ đợc chuyển quaban Giám đốc để soát xét lại, nhằm đảm bảo tính chặt chẽ trong quá trình kiểmsoát chất lợng của công ty kiểm toán

2.2 Phân loại hồ sơ kiểm toán tại AASC.

Các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán đợc sắp xếp theo trình tự thời gian và

đ-ợc sử dụng chung Hồ sơ kiểm toán tại AASC đđ-ợc tổ chức thành 2 loại :

2.2.1 Hồ sơ thờng trực.

Gồm các thông tin tổng hợp về khách hàng, môi trờng kinh doanh, tài liệuthuế, tài liệu kế toán đợc tổ chức phù hợp với Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam(VAS) số 230 Hồ sơ thờng trực gồm các thông tin sau :

2.2.1.1 Các thông tin nêu trong phần thông tin tổng hợp.

- Bảng kê đặc điểm khách hàng : Gồm những thông tin sơ bộ về kháchhàng nh ngành nghề kinh doanh, những đặc điểm chung về khách hàng,

- Sơ đồ tổ chức, Ban giám đốc : Những thông tin này có thể do kháchhàng cung cấp hoặc do các kiểm toán viên tự tìm hiểu qua phỏng vấn Ban giám

đốc Công ty và tự thiết kế lại một sơ đồ minh hoạ cho bộ máy tổ chức của công

ty khách hàng

- Quá trình phát triển : Bao gồm các thông tin cơ bản về quá trình phát triểncủa khách hàng với các mốc thời gian quan trọng đánh dấu những bớc phát triểncũng nh thay đổi trong quá hoạt động kinh doanh của đơn vị khách hàng

- Các đối tác thờng xuyên : Ngân hàng, cơ quan thuế

2.2.1.2 Các thông tin về môi trờng pháp luật.

Những thông tin về môi trờng pháp luật của Công ty thờng là do kháchhàng cung cấp từ khi bắt đầu đặt quan hệ khách thể - chủ thể kiểm toán

- Điều lệ hoạt động của Công ty

- Giấy phép thành lập, đăng ký kinh doanh.

- Bố cáo thành lập doanh nghiệp

- Biên bản họp đại hội đồng, hội đồng quản trị, ban lãnh đạo hoặc biênbản đại hội công nhân viên chức

- Nhật ký lãnh đạo

- Ngành nghề kinh doanh

- Theo dõi thay đổi tiền lơng, giá vốn

- Môi trờng pháp luật

2.2.1.3 Tài liệu về thuế.

- Quyết toán thuế hàng năm

- Biên bản kiểm tra thuế

- Các văn bản liên quan đến yếu tố thuế và đặc điểm riêng của doanhnghiệp trong tính thuế

2.2.1.4 Tài liệu về nhân sự.

- Thoả ớc về lao động

- Các quy định riêng trong hợp đồng lao động

- Các quy định trong điều lệ

2.2.1.5 Thông tin về kế toán.

- Báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính

- Chế độ kế toán đang áp dụng tại doanh nghiệp

- Hình thức sổ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng

2.2.1.6 Hợp đồng kiểm toán.

Nếu là hợp đồng kiểm toán có thời hạn dới 1 năm sẽ đợc lu ở hồ sơ năm.Phần này nằm ngoài phần thông tin để phân biệt với những tài liệu pháp luật liênquan đến doanh nghiệp Phần này bao gồm các hợp đồng dài hạn của doanhnghiệp có ảnh hởng lên báo cáo tài chính và các cam kết của doanh nghiệp chophép kiểm tra một số chi phí của từng năm căn cứ vào các hợp đồng ban đầu

- Hợp đồng kiểm toán

- Hợp đồng thuê

- Nghiệp vụ mua hàng.

- Nghiệp vụ quỹ

đợc tổ chức giống nh những quy định của Chuẩn mực Kiểm toán số 230 nhng lại

đợc chia thành 2 loại hồ sơ là hồ sơ tổng hợp và hồ sơ làm việc để quản lý mộtcách dễ dàng hơn Hồ sơ kiểm toán năm đợc thiết lập trong và sau khi tiến hànhcuộc kiểm toán cho năm tài chính hiện hành

2.2.2.1 Hồ sơ tổng hợp

Gồm những thông tin chung liên quan đến việc thực hiện hợp đồng kiểmtoán của năm hiện hành Hồ sơ kiểm toán này chủ yếu đợc thực hiện bởi cáckiểm toán viên phụ trách nhóm Hồ sơ này khác với hồ sơ thờng trực ở chỗ mặc

dù cũng là những thông tin chung nhng là những thông tin chung của riêng năm

đó nên mỗi năm kiểm toán viên vẫn phải mở một hồ sơ khác Nội dung của hồ sơkiểm toán tổng hợp bao gồm :

Báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính đã kiểm toán, th quản lý đợc lu cả bản gốc và bản sửa.

Đây là phần quan trọng nhất vì mục đích của mỗi cuộc kiểm toán là đa rabáo cáo kiểm toán, th quản lý về tình tình tài chính của công ty khách hàng

Tổng kết công tác của niên độ

Tổng kết công tác của niên độ

Kiểm tra lại và nhận xét

Chiến lợc kiểm toán :

- Chiến lợc kiểm toán : Bao gồm đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ,phân tích tỷ suất, đánh giá độ rủi ro

- Kế hoạch kiểm toán: Chi tiết các công việc cần thực hiện để tiến hànhtốt cuộc kiểm toán

- Lịch trình kiểm toán : Thời gian thực hiện, ai thực hiện, thực hiện trongthời gian bao lâu,

- Việc phối hợp với các kiểm toán viên khác của công ty khách hàng

Các sự kiện phát sinh sau ngày phát hành báo cáo kiểm toán năm trớc (Có thể có hoặc không):

Các phát sinh sau ngày phát hành báo cáo kiểm toán của năm trớc có ảnhhởng lớn đến báo cáo tài chính của năm nay

Bảng tổng hợp những sửa chữa của kế toán :

Ghi những sai sót về số tiền, hạch toán bao gồm cả số tiền đã đợc sửa vàcha đợc sửa, những sai sót về số tài khoản trong suốt quá trình kiểm toán Cácsai sót này có thể là một căn cứ để đa ra ý kiến chấp nhận từng phần trong báocáo kiểm toán

Các điểm cần theo dõi, các điểm cha đợc trả lời.

Các điểm cần theo dõi là các u, nhợc điểm đợc phát hiện ra trong quá trìnhkiểm toán cha đợc giải quyết nhng không ảnh hởng tới ý kiến nêu trong báo cáo

và cần đợc theo dõi trong năm sau Chơng trình kiểm toán của năm sau phải đanhững vấn đề này vào

Các điểm cha đợc trả lời là những điểm còn cha có lời giải đáp của năm

đó Đó là những điểm mà chừng nào cha có câu trả lời thì cha cho phép hìnhthành nên các ý kiến và soạn thảo báo cáo kiểm toán, hay ít nhất sẽ kéo theo việc

đa ra ý kiến chấp nhận từng phần hoặc từ chối đa ra ý kiến nếu nh điểm này cha

đợc giải quyết trong niên độ đang kiểm toán Danh sách này liệt kê tất cả các

điểm khác nhau đợc phát hiện trong suốt quá trình kiểm toán

Ngoài ra, kiểm toán viên cũng cần phải liệt kê những yêu cầu cha đợc thoảmãn Ví dụ : Yêu cầu khách hàng gửi th xác nhận nợ nhng khách hàng cha làm =>Cần phải xem xét có ảnh hởng trọng yếu đến báo cáo tài chính hay không

Các sự kiện phát sinh sau niên độ kế toán nhng trớc ngày phát hành báo cáo kiểm toán.

Phí kiểm toán và thời gian làm việc : Đa ra ngân sách kiểm toán dự kiến

và ngân sách thực giúp cho việc lập kế hoạch năm sau

Các tài liệu khác

Bản giải trình của lãnh đạo doanh nghiệp khẳng định đã cung cấp đầy đủ,chính xác các tài liệu cần thiết cho các kiểm toán viên

- Các th trao đổi với : Khách hàng, kiểm toán viên, cơ quan thuế,

- Các tài liệu khác : Giải trình lãnh đạo của các đơn vị đợc kiểm toán.Phần hồ sơ tổng hợp chủ yếu là ghi chép của kiểm toán viên không phải làtài liệu mà họ thu thập đợc

2.2.2.2 Hồ sơ làm việc

Lu lại quá trình làm việc (thực hiện kiểm toán đối với công ty khách hàng)phải có giấy làm việc trong đó có phần tham chiếu Hồ sơ làm việc chính là cácthủ tục kiểm toán đã đợc thực hiện để thu thập bằng chứng làm cơ sở cho báocáo kiểm toán Hồ sơ làm việc lu lại toàn bộ các giấy tờ làm việc của kiểm toánviên đối với từng chu trình kinh doanh của khách hàng trong đó có phần thamchiếu Gồm có các trang chi tiết, trang tổng hợp, trang chơng trình làm việc vềcác nội dung:

- Các vấn đề chung của kiểm toán các chu trình kinh doanh

- Các vấn đề chung về khách hàng

- Kiểm toán tiền mặt

- Kiểm toán công nợ

- Kiểm toán thuế

- Kiểm toán tài sản cố định

-

2.2.3 Nội dung của hồ sơ kiểm toán tại AASC

Mô hình hồ sơ kiểm toán AASC đang sử dụng là mô hình hồ sơ kiểm toánchuẩn nhằm hớng tới mục tiêu phù hợp với Chuẩn mực thực hành kiểm toánquốc tế và Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam, tạo điều kiện cho việc kiểm tra soátxét, làm tài liệu cho đào tạo và đáp ứng yêu cầu pháp lý về kiểm toán Việctiếp cận với hồ sơ kiểm toán AASC đợc thể hiện qua các vấn đề chính sau :

- Từng loại hồ sơ kiểm toán bao gồm những chỉ mục nào

- Chỉ mục thể hiện những phần công việc nào trong toàn bộ cuộc kiểm toán

- Chỉ mục bao gồm những giấy tờ làm việc nào