I. Bản chất của hồ sơ kiểm toán
2. Thực tế công tác Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán tại AASC
2.2.3. Nội dung của hồ sơ kiểm toán tại AASC
Mô hình hồ sơ kiểm toán AASC đang sử dụng là mô hình hồ sơ kiểm toán chuẩn nhằm hớng tới mục tiêu phù hợp với Chuẩn mực thực hành kiểm toán quốc tế và Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam, tạo điều kiện cho việc kiểm tra soát xét, làm tài liệu cho đào tạo... và đáp ứng yêu cầu pháp lý về kiểm toán. Việc tiếp cận với hồ sơ kiểm toán AASC đợc thể hiện qua các vấn đề chính sau :
- Từng loại hồ sơ kiểm toán bao gồm những chỉ mục nào.
- Chỉ mục thể hiện những phần công việc nào trong toàn bộ cuộc kiểm toán. - Chỉ mục bao gồm những giấy tờ làm việc nào.
- Yêu cầu và mục đích đối với các loại giấy tờ làm việc có trong chỉ mục. - Việc liên kết các thông tin trên các giấy tờ làm việc nh thế nào.
2.2.3.1. Hồ sơ kiểm toán thờng trực.
Nội dung các chỉ mục tổng hợp của hồ sơ kiểm toán thờng trực :
Tên khách hàng : Mã khách hàng : Ký hiệu :
I Các thông tin tổng hợp
II Các thông tin liên quan đến luật pháp III Các tài liệu về thuế
IV Các thông tin về nhân sự
V Các thông tin về hệ thống kế toán VI Các thông tin về hợp đồng
VII Các thông tin về các thủ tục
Hồ sơ kiểm toán thờng trực AASC đợc xây dựng phù hợp với nội dung của Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230 bao gồm các thông tin dài hạn liên quan đến khách hàng và của hợp đồng kiểm toán dài hạn. Đây là phần thông tin đầu tiên mà kiểm toán bắt buộc phải thu thập để có những hiểu biết sơ bộ về tình hình khách hàng. Phần lớn các thông tin trong hồ sơ kiểm toán thờng trực là do khách hàng cung cấp. Đối với các khách hàng mới kiểm toán viên phải tiến hành thu thập toàn bộ các thông tin nói trên còn đối với các khách hàng thờng xuyên thì kiểm toán viên chỉ cần thu thập thêm các thông tin mới liên quan đến sự thay đổi trong công tác kinh doanh của công ty khách hàng trong năm kiểm toán đó để bổ sung thêm vào hồ sơ thờng trực. Chúng ta sẽ đi vào nghiên cứu từng chỉ mục chi tiết của các chỉ mục tổng hợp trong hồ sơ thờng trực.
Chỉ mục I: Các thông tin tổng hợp
I.1. Bảng kê đặc điểm khách hàng. I.2. Sơ đồ tổ chức chung
I.3. Ban giám đốc
1.4. Quá trình phát triển I.5. Các đối tác thờng xuyên I.6. Môi trờng kinh doanh
Nội dung của giấy tờ làm việc trong chỉ mục I tuỳ thuộc vào đặc thù khác nhau của từng khách hàng. Đây là những thông tin cơ bản nhất về khách hàng. Tìm hiểu về hoạt động kinh doanh của khách hàng là một phần rất quan trọng đối với việc lập kế hoạch kiểm toán cũng nh đối với toàn bộ quá trình kiểm toán. Qua việc tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng kiểm toán viên cần thu thập đầy đủ các thông tin giúp cho việc xác định những nhân tố ảnh hởng trọng yếu tới cuộc kiểm toán và báo cáo tài chính. Đối với các khách hàng thờng xuyên thì những thông tin về hoạt động kinh doanh của khách hàng đợc lấy từ hồ sơ kiểm toán thờng trực đợc lập từ những năm trớc và đợc cập nhật thêm. Đối với khách hàng mới thì kiểm toán viên phải tiến hành phỏng vấn, thu thập các văn bản pháp luật về hoạt động kinh doanh của khách hàng, quan sát... để thu thập đợc thông tin. Đây là khoản mục quan trọng mà kiểm toán viên phải lập trớc khi lên kế hoạch kiểm toán.
Chỉ mục II : Các thông tin về pháp luật
Giấy tờ làm việc trong chỉ mục này gồm :
Chỉ mục II : thông tin về pháp luật
1. Bản điều lệ hoạt động của công ty.
3. Bố cáo thành lập doanh nghiệp.
4. Biên bản họp Hội đồng quản trị, Ban lãnh đạo, Đại hội công nhân viên chức.
5. Nhật ký lãnh đạo.
6. Theo dõi thay đổi tiền lơng giá vốn. 7. Môi trờng pháp luật.
Yêu cầu của chỉ mục chi tiết này là kiểm toán viên phải nắm đợc những thông tin về pháp luật có ảnh hởng đến khách hàng cả những nhân tố nội bộ của bản thân khách hàng nh : Điều lệ hoạt động, Quy định của công ty, .. cho đến các nhân tố bên ngoài nh môi trờng pháp luật, những quy định riêng của nghành, những Chuẩn mực nghề nghiệp,...
Phần thông tin pháp luật cũng là một khoản mục quan trọng để kiểm toán có đợc những thông tin cơ bản về khách hàng phục vụ cho mục đích lập kế hoạch kiểm toán.
Chỉ mục III : Các tài liệu về thuế
Giấy tờ làm việc trong chỉ mục này gồm :
Chỉ mục III : tài liệu về thuế
III.1. Quyết toán thuế hàng năm III.2. Biên bản kiểm tra thuế
III.3. Các văn bản liên quan đến các yếu tố và đặc điểm riêng của doanh nghiệp trong tính thuế
Các thông tin trong chỉ mục chi tiết này giúp cho kiểm toán nắm đợc những quy định, chế độ thuế mà doanh nghiệp đang áp dụng
Chỉ mục IV : Các tài liệu về nhân sự :
Chỉ mục IV: các tài liệu về nhân sự
IV.1. Thoả ớc về lao động
IV.2. Các quyết định riêng trong hợp đồng lao động
IV.3. Các quy định trong Điều lệ, biên bản Đại hội công nhân viên chức, Hội đồng quản trị liên quan đến nhân sự
IV.4. Biên bản các cuộc kiểm tra trong doanh nghiệp
IV.5. Quy chế quản lý và sử dụng quỹ lơng, phân phối quỹ lơng
Yêu cầu và mục đích : Chỉ mục này yêu cầu phải thu thập đầy đủ các thông tin về nhân sự mang tính đặc thù của công ty giúp cho kiểm toán nắm đợc những thông tin về vấn đề lao động cũng nh các quy chế quy định về lơng và quỹ lơng của công ty khách hàng.
Chỉ mục V: Tìm hiểu về quy trình kế toán
Đây cũng là phần tìm hiểu quan trọng đợc kiểm toán viên tiến hành để tìm hiểu về hệ thống kế toán của doanh nghiệp phục vụ không chỉ cho việc lên kế hoạch kiểm toán mà còn cho cả công việc kiểm toán chi tiết sau này.Trong phần tìm hiểu hệ thống kế toán của khách hàng kiểm toán phải nắm đợc những thông tin về quy trình kế toán, phân tích khái quát các phần hành, tìm hiểu về việc sử dụng máy tính trong công tác kế toán của đơn vị.
Giấy tờ làm việc trong phần này bao gồm các nội dung sau :
Chỉ mục TT.V: tìm hiểu về quy trình kế toán
V.1. Tìm hiểu về hệ thống các báo cáo tài chính.
V.2. Chế độ kế toán đang áp dụng trong công ty khách hàng. V.3. Các nguyên tắc kế toán đang đợc áp dụng.
V.4. Hình thức sổ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng. V.5. Các tài liệu khác có liên quan.
Thông qua nhiều phơng pháp khác nhau nh phỏng vấn kế toán trởng, yêu cầu cung cấp các sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản, sơ đồ kế toán dùng trong hạch toán, xem xét việc hạch toán hàng ngày tại phòng kế toán... nhóm kiểm toán viên sẽ ghi chép thông tin về hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Những thông tin mà kiểm toán viên thu nhận và ghi chép gồm những thông tin nh nhân sự phòng kế toán, quy trình kế toán doanh nghiệp áp dụng, quy trình luân chuyển chứng từ, ph- ơng pháp đánh giá hàng tồn kho, mức độ vi tính hoá trong công tác kế toán...
Sau khi thu nhận và ghi chép vào giấy tờ làm việc những thông tin đó từ khách hàng kiểm toán viên cũng cần ghi chép những đánh giá kết luận của mình về độ tin cậy của hệ thống kế toán vào giấy tờ làm việc. Riêng đối với chỉ mục chi tiết VII : Các thủ tục ( kiểm toán viên tự mình mô tả quá trình luân chuyển chứng từ) có thể có hoặc đợc nhập luôn vào chỉ mục V
Việc liên kết các giấy tờ làm việc trong chỉ mục V nh sau:
Sơ đồ liên kết giấy tờ làm việc trong chỉ mục TT.V
Chỉ mục VI: Hợp đồng
VI.1. Hợp đồng kiểm toán VI.2. Hợp đồng thuê
VI.3. Hợp đồng bảo hiểm VI.4. Hợp đồng tín dụng
Hệ thống các báo cáo tài
chính Chế độ, nguyên tắc kế toán, quy trình luân chuyển chứng từ Các vấn đề khác Tổng quan về hệ thống kế toán của doanh
Sau khi chấp nhận kiểm toán cho khách hàng, bộ phận th ký sẽ soạn thảo hợp đồng kiểm toán với những điều khoản cơ bản căn cứ vào luật định và chỉ mục kiểm toán hiện hành. Hồ sơ kiểm toán nhất thiết phải lu hợp đồng kiểm toán để làm cơ sở pháp lý cho cuộc kiểm toán. Ngoài hợp đồng kiểm toán hồ sơ kiểm toán phải lu trữ tất cả các hợp đồng khác có liên quan đến các quyền lợi và nghĩa vụ của khách hàng trong khi chúng còn có hiệu lực.
Tóm lại, thông qua hồ sơ kiểm toán thờng trực kiểm toán viên phải thu thập đợc các tài liệu về các vấn đề sau :
Những nhân tố nội bộ ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng:
- Cơ cấu tổ chức và chủ sở hữu: Kiểm toán viên sẽ đa ra cơ cấu tổ chức của Công ty và đặc điểm về chủ sở hữu.
- Các bên có liên quan : Gồm toàn bộ những bên có liên quan ảnh hởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của khách hàng.
- Mục tiêu kinh doanh của khách hàng
- Khái quát tình hình hoạt động của khách hàng
- Tài chính : Tìm hiểu về vốn, nguồn hình thành vốn lu động
- Chính sách kế toán : Tìm hiểu chính sách kế toán doanh nghiệp đang áp dụng để lập nên báo cáo tài chính cần kiểm toán.
- Lãnh đạo chủ chốt và nhân sự kế toán : Liệt kê về tên tuổi, chức vụ, nơi làm việc,..
- Một số vấn đề khác về nhân sự nếu có
- Tìm hiểu khái quát các loại thuế áp dụng của doanh nghiệp, tình hình nộp thuế
Những nhân tố bên ngoài ảnh hởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp :
Phần này sẽ ghi chép những đánh giá của kiểm toán viên đối với các nhân tố bên ngoài ảnh hởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Những nhân tố bên ngoài bao gồm : Những nhân tố ngành ( các nhân tố ảnh hởng tới hoạt động kinh
doanh trong ngành đặc thù), môi trờng kinh doanh chung, những điều luật và quy định có thể ảnh hởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Những vấn đề hành chính khác của khách hàng :
Bao gồm những thông tin về địa chỉ khách hàng, ngân hàng nơi khách hàng mở tài khoản, cố vấn pháp luật,...
Thông qua những hiểu biết và kết luận của kiểm toán viên khi tìm hiểu về khách hàng kiểm toán viên có thể đánh giá mức độ trọng yếu, mức độ rủi ro kiểm toán.
2.2.3.2. Hồ sơ kiểm toán năm :
Hồ sơ kiểm toán năm bao gồm những thông tin chung về việc thực hiện hợp đồng kiểm toán của năm đó. Đợc chia thành 2 phần : hồ sơ tổng hợp và hồ sơ làm việc.
A. Hồ sơ tổng hợp : Phần thông tin tổng hợp này chủ yếu là ghi chép của kiểm toán viên chứ không phải là tài liệu mà kiểm toán thu thập đợc. Hồ sơ kiểm toán tổng hợp gồm các chỉ mục sau :
Hồ sơ tổng hợp
Khách hàng: Mã khách hàng:
Ngày kết thúc niên độ
I. Báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính đã kiểm toán, th quản lý, soát xét ba cấp.
II. Tổng kết công việc kiểm toán của niên độ
III. Các sự kiện phát sinh khi phát hành báo cáo kiểm toán năm trớc IV. Bản ghi những sửa chữa của kiểm toán
V. Các điểm cần theo dõi, cha đợc trả lời, cha thoả mãn VI. Các sự kiện phát sinh sau niên độ
VII. Ngân sách kiểm toán và thời gian làm việc VIII. Các tài liệu khác
Hồ sơ kiểm toán này thực hiện chủ yếu bởi kiểm toán phụ trách nhóm. Hồ sơ này khác với hồ sơ thờng trực ở chỗ mặc dù cũng là những thông tin chung nh- ng lại là những thông tin chung của việc thực hiện hợp đồng kiểm toán của riêng năm đó, cho nên hàng năm kiểm toán viên phải mở một hồ sơ khác. Sau đây chúng ta sẽ đi vào nội dung cụ thể của từng chỉ mục trong hồ sơ tổng hợp.
Chỉ mục I: Các báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính đã kiểm toán, th quản lý.
Gồm các giấy tờ làm việc sau :
I.1. Báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính đã kiểm toán
I.2. Th quản lý
I.3. Các báo cáo tài chính dự thảo ...
Trong phần này hồ sơ kiểm toán bố trí cả ba giấy tờ tổng hợp : Báo cáo tài chính đã kiểm toán , báo cáo kiểm toán, th quản lý. Đây là những bằng chứng quan trọng nhất thể hiện cuộc kiểm toán đã đợc thực hiện và các kết quả thu đợc sau khi thực hiện cuộc kiểm toán.
Báo cáo kiểm toán là khâu cuối cùng trong quá trình thực hiện cuộc kiểm toán. Khi kết thúc cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính, kiểm toán viên phải lập báo cáo kiểm toán về báo cáo tài chính trình bày ý kiến của kiểm toán viên về tính trung thực, hợp lý xét trên khía cạnh trọng yếu của các thông tin định lợng và sự trình bày các thông tin định lợng này trên Báo cáo tài chính do khách hàng đã lập. Theo quy định mang tính phổ biến của một quốc gia hoặc của Uỷ ban về Chuẩn mực Kiểm toán (IAPC) của Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC) thì báo cáo kiểm toán về Báo cáo tài chính đợc quy định viết dới dạng văn bản và phải tuân thủ các quy định cả về mặt nội dung và hình thức.
Việc đa ra th quản lý cũng là một phần trong quá trình kiểm toán của công ty kiểm toán, công ty có thể đa ra th quản lý hoặc không tuỳ thuộc vào yêu cầu dịch vụ từ phía khách hàng, nhng nói chung các cuộc kiểm toán đều đa ra th quản
lý và lời khuyên giúp khách hàng hoàn thiện hơn công tác quản lý hoạt động cũng nh các vấn đề tài chính kế toán còn tồn tại ở doanh nghiệp. Việc đa ra th quản lý đợc lu trong hồ sơ này còn làm tài liệu để kiểm toán viên tiến hành đối chiếu ở cuộc kiểm toán năm sau xem khách hàng đã có những thay đổi nh thế nào trớc lời khuyên của công ty.
Chỉ mục II : Tổng kết công việc kiểm toán của niên độ
II.1. Lập bảng tổng hợp từ các bút toán điều chỉnh từ các phần hành
+ Thảo luận với đơn vị kiểm toán và đa ra các bút toán điều chỉnh
+Đa ra các ý kiến ngoại trừ (trong trờng hợp không đa ra bút toán điều chỉnh)
+ Lập lại các chỉ tiêu điều chỉnh trên Báo cáo tài chính.
II.2. Kiểm tra lại, nhận xét
Mục đích của việc tổng kết công việc, kiểm tra lại là nhằm xem xét các khoản mục (chỉ tiêu) trên Báo cáo tài chính có đợc phản ánh đúng, tuân thủ theo các chuẩn mực kế toán, nguyên tắc chung hay không xét trên khía cạnh trọng yếu. Kiểm toán viên chính xem xét việc đa ra ý kiến của trợ lý kiểm toán có hợp lý hay không, các thủ tục kiểm toán thực hiện đã phù hợp cha và có thể thực hiện các thủ tục bổ sung.
Toàn bộ công việc do kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán tiến hành sẽ đợc ban kiểm soát chất lợng và Ban Giám đốc kiểm tra lại để xác định:
- Công việc có đợc thực hiện theo kế hoạch, chơng trình kiểm toán hay không.
- Công việc đợc thực hiện và thu đợc đã đợc lu giữ đầy đủ đầy đủ vào hồ sơ kiểm toán hay không.
- Tất cảc những vấn đề quan trọng đã đợc giải quyết hoặc đã đợc phản ánh trong kết luận kiểm toán cha.
- Những mục tiêu của thủ tục kiểm toãn đã đạt đợc hay cha.
- Các kết luận kiểm toán đa ra trong quá trình kiểm toán có nhất quán với
