II. Thực tế công tác Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán tại AASC :
3.2.Hồ sơ kiểm toán thờng trực:
3. Nội dung của hồ sơ kiểm toán tại AASC
3.2.Hồ sơ kiểm toán thờng trực:
Nội dung các chỉ mục tổng hợp của hồ sơ kiểm toán th ờng trực :
Tên khách hàng : Mã khách hàng : Ký hiệu :
TT.I Các thông tin tổng hợp
TT.II Các thông tin liên quan đến luật pháp TT.III Các tài liệu về thuế
TT.IV Các thông tin về nhân sự
TT.V Các thông tin về hệ thống kế toán TT.VI Các thông tin về hợp đồng
TT.VII Các thông tin về các thủ tục
Hồ sơ kiểm toán thờng trực AASC đợc xây dựng phù hợp với nội dung của Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230 bao gồm các thông tin dài hạn liên quan đến khách hàng và của hợp đồng kiểm toán dài hạn. Đây là phần thông tin đầu tiên mà kiểm toán bắt buộc phải thu thập để có những hiểu biết sơ bộ về tình hình khách hàng. Phần lớn các thông tin trong hồ sơ kiểm toán thờng trực là do khách hàng cung cấp. Đối với các khách hàng mới kiểm toán viên phải tiến hành thu thập toàn bộ các thông tin nói trên còn đối với các khách hàng th- ờng xuyên thì kiểm toán viên chỉ cần thu thập thêm các thông tin mới liên quan đến sự thay đổi trong công tác kinh doanh của công ty khách hàng trong năm kiểm toán đó để bổ sung thêm vào hồ sơ thờng trực. Chúng ta sẽ đi vào nghiên cứu từng chỉ mục chi tiết của các chỉ mục tổng hợp trong hồ sơ thờng trực.
3.1.1. Chỉ mục TT.I :
Chỉ mục TT.I: Các thông tin tổng hợp
TT.I.2. Sơ đồ tổ chức chung TT.I.3. Ban giám đốc
TT.I.4. Quá trình phát triển TT.I.5. Các đối tác thờng xuyên TT.I.6. Môi trờng kinh doanh
Nội dung của giấy tờ làm việc trong chỉ mục TT.I tuỳ thuộc vào đặc thù khác nhau của từng khách hàng. Đây là những thông tin cơ bản nhất về khách hàng. Tìm hiểu về hoạt động kinh doanh của khách hàng là một phần rất quan trọng đối với việc lập kế hoạch kiểm toán cũng nh đối với toàn bộ quá trình kiểm toán. Qua việc tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng kiểm toán viên cần thu thập đầy đủ các thông tin giúp cho việc xác định những nhân tố ảnh hởng trọng yếu tới cuộc kiểm toán và báo cáo tài chính. Đối với các khách hàng thờng xuyên thì những thông tin về hoạt động kinh doanh của khách hàng đợc lấy từ hồ sơ kiểm toán thờng trực đợc lập từ những năm trớc và đợc cập nhật thêm. Đối với khách hàng mới thì kiểm toán viên phải tiến hành phỏng vấn, thu thập các văn bản pháp luật về hoạt động kinh doanh của khách hàng, quan sát,... để thu thập đợc thông tin. Đây là khoản mục quan trọng mà kiểm toán viên phải lập trớc khi lên kế hoạch kiểm toán.
3.1.2. Chỉ mục TT.II : Các thông tin về pháp luật
Chỉ mục TT.II : thông tin về pháp luật
TT.II.1. Bản điều lệ hoạt động của công ty.
TT.II.2. Giấy phép thành lập, Đăng ký kinh doanh. TT.II.3. Bố cáo thành lập doanh nghiệp.
TT.II.4. Biên bản họp Hội đồng quản trị, Ban lãnh đạo, Đại hội công nhân viên chức.
TT.II.5. Nhật ký lãnh đạo.
TT.II.6. Theo dõi thay đổi tiền lơng giá vốn. TT.II.7. Môi trờng pháp luật.
Yêu cầu của chỉ mục chi tiết này là kiểm toán viên phải nắm đợc những thông tin về pháp luật có ảnh hởng đến khách hàng cả những nhân tố nội bộ của bản thân khách hàng nh : Điều lệ hoạt động, Quy định của công ty, .. cho đến các nhân tố bên ngoài nh môi trờng pháp luật, những quy định riêng của nghành, những Chuẩn mực nghề nghiệp,...
Phần thông tin pháp luật cũng là một khoản mục quan trọng để kiểm toán có đợc những thông tin cơ bản về khách hàng phục vụ cho mục đích lập kế hoạch kiểm toán.
3.1.3. Chỉ mục TT.III : Các tài liệu về thuế
Giấy tờ làm việc trong chỉ mục này gồm :
Chỉ mục TT.III : tài liệu về thuế
TT.III.1. Quyết toán thuế hàng năm TT.III.2. Biên bản kiểm tra thuế
TT.III.3. Các văn bản liên quan đến các yếu tố và đặc điểm riêng của doanh nghiệp trong tính thuế
Các thông tin trong chỉ mục chi tiết này giúp cho kiểm toán nắm đợc những quy định, chế độ thuế mà doanh nghiệp đang áp dụng
Giấy tờ làm việc của chỉ mục này gồm :
Chỉ mục TT.IV: các tài liệu về nhân sự
TT.IV.1. Thoả ớc về lao động (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
TT.IV.2. Các quyết định riêng trong hợp đồng lao động
TT.IV.3. Các quy định trong Điều lệ, biên bản Đại hội công nhân viên chức, Hội đồng quản trị liên quan đến nhân sự
TT.IV.4. Biên bản các cuộc kiểm tra trong doanh nghiệp
TT.IV.5. Quy chế quản lý và sử dụng quỹ lơng, phân phối quỹ lơng
Yêu cầu và mục đích : Chỉ mục này yêu cầu phải thu thập đầy đủ các thông tin về nhân sự mang tính đặc thù của công ty giúp cho kiểm toán nắm đợc những thông tin về vấn đề lao động cũng nh các quy chế quy định về lơng và quỹ lơng của công ty khách hàng.
3.1.5. Chỉ mục TT.V: Tìm hiểu về quy trình kế toán
Đây cũng là phần tìm hiểu quan trọng đợc kiểm toán viên tiến hành để tìm hiểu về hệ thống kế toán của doanh nghiệp phục vụ không chỉ cho việc lên kế hoạch kiểm toán mà còn cho cả công việc kiểm toán chi tiết sau này.Trong phần tìm hiểu hệ thống kế toán của khách hàng kiểm toán phải nắm đợc những thông tin về quy trình kế toán, phân tích khái quát các phần hành, tìm hiểu về việc sử dụng máy tính trong công tác kế toán của đơn vị.
Giấy tờ làm việc trong phần này bao gồm các nội dung sau :
Chỉ mục TT.V: tìm hiểu về quy trình kế toán
TT.V.1. Tìm hiểu về hệ thống các báo cáo tài chính.
TT.V.2. Chế độ kế toán đang áp dụng trong công ty khách hàng. TT.V.3. Các nguyên tắc kế toán đang đợc áp dụng.
TT.V.4. Hình thức sổ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng. TT.V.5. Các tài liệu khác có liên quan.
Thông qua nhiều phơng pháp khác nhau nh phỏng vấn kế toán trởng, yêu cầu cung cấp các sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản, sơ đồ kế toán dùng trong
hạch toán, xem xét việc hạch toán hàng ngày tại phòng kế toán,... nhóm kiểm toán viên sẽ ghi chép thông tin về hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Những thông tin mà kiểm toán viên thu nhận và ghi chép gồm những thông tin nh nhân sự phòng kế toán, quy trình kế toán doanh nghiệp áp dụng, quy trình luân chuyển chứng từ, phơng pháp đánh giá hàng tồn kho, mức độ vi tính hoá trong công tác kế toán,...
Sau khi thu nhận và ghi chép vào giấy tờ làm việc những thông tin đó từ khách hàng kiểm toán viên cũng cần ghi chép những đánh giá kết luận của mình về độ tin cậy của hệ thống kế toán vào giấy tờ làm việc. Riêng đối với chỉ mục chi tiết TT.VII : Các thủ tục ( kiểm toán viên tự mình mô tả quá trình luân chuyển chứng từ) có thể có hoặc đợc nhập luôn vào chỉ mục TT.V
Việc liên kết các giấy tờ làm việc trong chỉ mục TT.V nh sau:
Sơ đồ số 3 : Liên kết giấy tờ làm việc trong chỉ mục TT.V
3.1.6. Chỉ mục TT.VI: Hợp đồng
TT.VI.1. Hợp đồng kiểm toán TT.VI.2. Hợp đồng thuê
TT.VI.3. Hợp đồng bảo hiểm TT.VI.4. Hợp đồng tín dụng TT.VI.5. Hợp đồng khác
Hệ thống các báo cáo tài
chính Chế độ, nguyên tắc kế toán, quy trình luân chuyển chứng từ Các vấn đề khác Tổng quan về hệ thống kế toán của doanh
Sau khi chấp nhận kiểm toán cho khách hàng, bộ phận th ký sẽ soạn thảo hợp đồng kiểm toán với những điều khoản cơ bản căn cứ vào luật định và chỉ mục kiểm toán hiện hành. Hồ sơ kiểm toán nhất thiết phải lu hợp đồng kiểm toán để làm cơ sở pháp lý cho cuộc kiểm toán. Ngoài hợp đồng kiểm toán hồ sơ kiểm toán phải lu trữ tất cả các hợp đồng khác có liên quan đến các quyền lợi và nghĩa vụ của khách hàng trong khi chúng còn có hiệu lực.
Tóm lại, thông qua hồ sơ kiểm toán thờng trực kiểm toán viên phải thu thập đợc các tài liệu về các vấn đề sau :
Những nhân tố nội bộ ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng:
- Cơ cấu tổ chức và chủ sở hữu: Kiểm toán viên sẽ đa ra cơ cấu tổ chức của Công ty và đặc điểm về chủ sở hữu.
- Các bên có liên quan : Gồm toàn bộ những bên có liên quan ảnh hởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của khách hàng.
- Mục tiêu kinh doanh của khách hàng
- Khái quát tình hình hoạt động của khách hàng
- Tài chính : Tìm hiểu về vốn, nguồn hình thành vốn lu động (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chính sách kế toán : Tìm hiểu chính sách kế toán doanh nghiệp đang áp dụng để lập nên báo cáo tài chính cần kiểm toán.
- Lãnh đạo chủ chốt và nhân sự kế toán : Liệt kê về tên tuổi, chức vụ, nơi làm việc,..
- Một số vấn đề khác về nhân sự nếu có
- Tìm hiểu khái quát các loại thuế áp dụng của doanh nghiệp, tình hình nộp thuế
Những nhân tố bên ngoài ảnh hởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp :
Phần này sẽ ghi chép những đánh giá của kiểm toán viên đối với các nhân tố bên ngoài ảnh hởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Những
nhân tố bên ngoài bao gồm : Những nhân tố ngành ( các nhân tố ảnh hởng tới hoạt động kinh doanh trong ngành đặc thù), môi trờng kinh doanh chung, những điều luật và quy định có thể ảnh hởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Những vấn đề hành chính khác của khách hàng :
Bao gồm những thông tin về địa chỉ khách hàng, ngân hàng nơi khách hàng mở tài khoản, cố vấn pháp luật,...
Thông qua những hiểu biết và kết luận của kiểm toán viên khi tìm hiểu về khách hàng kiểm toán viên có thể đánh giá mức độ trọng yếu, mức độ rủi ro kiểm toán.