II. Thực tế công tác Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán tại AASC :
A.Hồ sơ tổng hợp : Phần thông tin tổng hợp này chủ yếu là ghi chép của
kiểm toán viên chứ không phải là tài liệu mà kiểm toán thu thập đợc. Hồ sơ kiểm toán tổng hợp gồm các chỉ mục sau :
Hồ sơ tổng hợp
Khách hàng M khách hàngã Ngày kết thúc niên độ
TH.I. Báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính đã kiểm toán, th quản lý TH.II. Tổng kết công việc kiểm toán của niên độ
TH.III. Chiến lợc kiểm toán
TH.IV. Các sự kiện phát sinh khi phát hành báo cáo kiểm toán năm trớc
TH.V. Bản ghi những sửa chữa của kiểm toán
TH.VI. Các điểm cần theo dõi, cha đợc trả lời, cha thoả mãn TH.VII. Các sự kiện phát sinh sau niên độ
TH.IX. Các tài liệu khác
Hồ sơ kiểm toán này thực hiện chủ yếu bởi kiểm toán phụ trách nhóm. Hồ sơ này khác với hồ sơ thờng trực ở chỗ mặc dù cũng là những thông tin chung nhng lại là những thông tin chung của việc thực hiện hợp đồng kiểm toán của riêng năm đó, cho nên hàng năm kiểm toán viên phải mở một hồ sơ khác. Sau đây chúng ta sẽ đi vào nội dung cụ thể của từng chỉ mục trong hồ sơ tổng hợp.
3.3.1. Chỉ mục TH.I: Các báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính đã kiểm toán, th quản lý.
Gồm các giấy tờ làm việc sau :
TH.I.1. Báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính đã kiểm toán TH.I.2. Th quản lý
TH.I.3. Các báo cáo tài chính dự thảo ...
Trong phần này hồ sơ kiểm toán bố trí cả ba giấy tờ tổng hợp : Báo cáo tài chính đã kiểm toán , báo cáo kiểm toán, th quản lý. Đây là những bằng chứng quan trọng nhất thể hiện cuộc kiểm toán đã đợc thực hiện và các kết quả thu đợc sau khi thực hiện cuộc kiểm toán.
Báo cáo kiểm toán là khâu cuối cùng trong quá trình thực hiện cuộc kiểm toán. Khi kết thúc cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính, kiểm toán viên phải lập báo cáo kiểm toán về báo cáo tài chính trình bày ý kiến của kiểm toán viên về tính trung thực, hợp lý của các thông tin định lợng và sự trình bày các thông tin định lợng này trên Báo cáo tài chính do khách hàng đã lập. Theo quy định mang tính phổ biến của một quốc gia hoặc của Uỷ ban về Chuẩn mực Kiểm toán (IAPC) của Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC) thì báo cáo kiểm toán về Báo cáo tài chính đợc quy định viết dới dạng văn bản và phải tuân thủ các quy định cả về mặt nội dung và hình thức.
Việc đa ra th quản lý cũng là một phần trong quá trình kiểm toán của công ty kiểm toán, công ty có thể đa ra th quản lý hoặc không tuỳ thuộc vào
yêu cầu dịch vụ từ phía khách hàng, nhng nói chung các cuộc kiểm toán đều đa ra th quản lý và lời khuyên giúp khách hàng hoàn thiện hơn việc quản lý hoạt động cũng nh các vấn đề tài chính kế toán còn tồn tại ở doanh nghiệp. Việc đa ra th quản lý đợc lu trong hồ sơ này còn làm tài liệu để kiểm toán viên tiến hành đối chiếu ở cuộc kiểm toán năm sau xem khách hàng đã có những thay đổi nh thế nào trớc lời khuyên của công ty.
3.2.2. Chỉ mục TH.II : Tổng kết công việc kiểm toán của niên độ
TH.II.1. Tổng kết
TH.II.2. Kiểm tra lại, nhận xét
Tổng kết : Phần này đợc thực hiện bởi các kiểm toán viên phụ trách
nhóm, đợc lấy từ các ghi chép từ các phần khác nhau của việc kiểm tra ( trong đó đặc biệt nêu các nhận xét về hoạt động chung của công ty khách hàng trong niên độ, các sự kiện đáng nhớ, các điểm thờng hoặc khó gặp phải, các điểm còn cha trả lời, ..). ghi chép là tài liệu chính, căn cứ vào đó ngời ký báo cáo kiểm toán xác định ý kiến của mình
Kiểm tra lại, nhận xét :
- Bởi kiểm toán viên phụ trách nhóm : Ghi chép kiểm tra này sẽ cho phép các trợ lý kiểm toán biết đợc điểm mạnh và điểm yếu của họ, và cũng cho phép ngời phụ trách nhóm kiểm tra xem công việc đã đ- ợc tiến hành và kết thúc, ghi chép này là một thể hiện cụ thể đánh giá của ngời phụ trách về công việc của các trợ lý.
- Bởi ngời ký báo cáo kiểm toán : Ghi chép này chứng tỏ rằng ngời báo cáo đã xem hồ sơ và báo cáo căn cứ vào những hiểu biết từ đó.
3.3.2. Chỉ mục TH.III: Chiến lợc kiểm toán :
TH.III.1. Chiến lợc kiểm toán
+ Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
+ Phân tích tỷ suất, xác định mức độ trọng yếu + Đánh giá rủi ro
TH.III.2. Kế hoạch kiểm toán TH.III.3. Lịch trình kiểm toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
TH.III.4. Các phối hợp với các kiểm toán viên khác của công ty khách hàng
TH.III.1. Chiến lợc kiểm toán :
- Vấn đề đầu tiên trong việc xây dựng chiến lợc kiểm toán là cần phải tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. Công việc này giúp cho kiểm toán viên xác định xem có thể dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp để giảm bớt một số thủ tục kiểm soát hay không. Tất cả các giấy tờ làm việc hầu nh không đợc thiết kế theo mẫu chuẩn mà kiểm toán viên phải tự tiến hành lập ghi chép các công việc trên các giấy tờ làm việc. Việc liên kết các giấy tờ làm việc trong phần tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ nh sau :
Sơ đồ số 4 : Liên kết giấy tờ làm việc trong chỉ mục TH.III.1
Đây là sơ đồ liên kết giữa các giấy tờ làm việc của bớc tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát của đơn vị khách hàng. Có 3 phơng pháp để mô tả hệ
Tìm hiểu môi trường kiểm soát Tổng quan về hệ thống kế toán Các thủ tục kiểm soát Kết luận về hệ thống kiểm soát nội bộ
thống kiểm soát nội bộ : lập bảng mô tả, vẽ lu đồ, lập bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ nhng trên thực tế hiện nay tại AASC việc thực hiện tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị khách hàng đợc thực hiện thông qua hệ thống các câu hỏi đợc gọi là Bảng các câu hỏi để tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.
Tại Công ty Dịch vụ t vấn tài chính kế toán và kiểm toán không có một bảng câu hỏi đợc thiết kế chung cho tất cả các khách hàng mà đối với mỗi khách hàng cụ thể kiểm toán viên sẽ đa ra một bảng các câu hỏi riêng. Việc đa ra các câu hỏi phụ thuộc rất nhiều vào sự xét đoán của kiểm toán viên, các câu hỏi đợc đa ra thờng theo các mục chi tiết của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với từng lĩnh vực đợc kiểm toán và tập trung vào những phần hành mà kiểm toán viên cho rằng có chứa đựng nhiều rủi ro. Các câu hỏi đợc thiết kế dới dạng “câu hỏi đóng” nghĩa là câu trả lời là “có” hoặc “ không” và các câu trả lời “không” sẽ cho thấy nhợc điểm của kiểm soát nội bộ hoặc là các “ câu hỏi mở” để biết thêm thông tin. Trong một số trờng hợp việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty khách hàng không đợc thể hiện trên các giấy tờ làm việc mà kiểm toán viên tự đa ra đánh giá chủ quan và lập kế hoạch kiểm toán.
Tiếp đến là việc thực hiện phân tích các tỷ suất, đánh giá mức trọng yếu và đánh giá rủi ro.
Khi nhận đợc các tài liệu ban đầu từ phía khách hàng về báo cáo tài chính kiểm toán viên phải thực hiện những phân tích ban đầu để kiểm tra tính hợp lý, phân tích xu hớng biến động, đánh giá xem liệu có những biến động bất thờng xảy ra hay không. Trong phân tích sơ bộ báo cáo tài chính kiểm toán viên sử dụng phơng pháp so sánh số liệu của năm trớc và năm nay để tính ra mức biến động trên số tơng đối và số tuyệt đối trên bảng cân đối kế toán. Việc phân tích này sẽ dễ dàng chỉ ra những biến động của năm nay so với năm trớc và kiểm toán viên sẽ phân tích sâu hơn ở một số chỉ tiêu có biến động lớn.
Sau khi phân tích sơ bộ báo cáo tài chính kiểm toán viên sẽ tiến hành phân tích tổng quát trên báo cáo lãi lỗ. Bảng báo cáo lãi lỗ tiến hành so sánh các chỉ tiêu lợi tức gộp, lợi tức hoạt động, lợi tức trớc thuế, thuế lợi tức, lợi tức ròng.
Các chỉ tiêu cũng đợc so sánh và tính toán mức độ chênh lệch trên số tơng đối và số tuyệt đối. Kiểm toán viên còn phải tiến hành phân tích tổng quát báo cáo tài chính về tỷ lệ thanh khoản, tỷ suất lợi tức, tỷ lệ công nợ trên số liệu năm trớc và năm nay. Tất cả những phân tích này đợc ghi chép trên giấy tờ làm việc để làm cơ sở cho kiểm toán viên đánh giá rủi ro trong bảng cân đối kế toán và mức độ sai sót tiềm tàng. Các bảng so sánh và phân tích này sẽ đợc kiểm toán lập theo mẫu và ghi chép những phân tích của mình về các chỉ tiêu có biến động.
- Xác định mức độ trọng yếu : Khi tiến hành một cuộc kiểm toán thì vấn đề đặt ra đối với kiểm toán viên là phải xác định đợc mức độ trọng yếu. Căn cứ vào mức độ trọng yếu đã đợc xác định kiểm toán viên mới có thể tổng kết những sai sót không đợc điều chỉnh trong báo cáo tài chính, tiến hành so sánh với mức trọng yếu đã đa ra để kết luận rằng báo cáo tài chính có sai sót trọng yếu hay không, có đợc trình bày trung thực và hợp lý hay không. Vấn đề xác định mức trọng yếu là một vấn đề quan trọng nhng phức tạp đòi hỏi sự đánh giá chuyên nghiệp dựa trên nhiều cơ sở khác nhau.
- Đánh giá rủi ro kiểm toán : Nhiệm vụ của kiểm toán viên trong phần này là thu thập những bằng chứng phục vụ cho việc đánh giá rủi ro kiểm toán. Để làm đợc việc đó kiểm toán viên phải sử dụng các biện pháp nh quan sát, xem xét tài liệu, phỏng vấn các bộ phận trong doanh nghiệp để có đợc những đánh giá chính xác nhất. Do vậy, các giấy tờ làm việc trong phần này ghi chép về những thông tin kiểm toán viên thu thập ở nhiều khía cạnh phục vụ cho việc đánh giá rủi ro và môi trờng kiểm soát và những kết luận của kiểm toán viên về những vấn đề này. Tuy nhiên, trên thực tế việc đánh giá rủi ro phần lớn là phụ thuộc vào sự xét đoán nghề nghiệp của các kiểm toán viên và công việc này thờng do các kiểm toán viên có nhiều kinh nghiệm tiến hành.
Sau khi xác định các rủi ro kiểm toán viên sẽ tiến hành đa ra đánh giá một cách khái quát về mức độ rủi ro kiểm toán. Đánh giá rủi ro kiểm toán của kiểm toán viên đợc quyết định ở ba mức : rủi ro mức thấp, rủi ro mức cao và rủi
ro rất cao. Đánh giá này đợc kiểm toán viên ghi trong giấy tờ làm việc làm căn cứ tiến hành công việc cần thiết đối với mức rủi ro đã đợc xác định.
Kế hoạch kiểm toán
Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoan đầu tiên của cuộc kiểm toán có ý nghĩa quyết định chi phối chất lợng và hiệu quả cuộc kiểm toán. kế hoạch kiểm toán thích hợp sẽ giúp cho kiểm toán viên xác định đợc các vấn đề trọng tâm từ đó xác định thời gian và lực lợng kiểm toán nhằm hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí, bảo đảm chất lợng kiểm toán. Đồng thời căn cứ vào kế hoạch kiểm toán đã đợc lập và tình hình thực hiện kế hoạch kiểm toán để kiểm tra đánh giá chất lợng, hiệu quả công việc kiểm toán. Đây là công việc vô cùng quan trọng giúp cho kiểm toán viên thu thập đợc những bằng chứng một cách đầy đủ, có giá trị để có thể đa ra kết luận một cách chính xác, mức chi phí hợp lý,..
Giấy tờ làm việc trong bớc này phải thể hiện những ghi chép và các thông tin mà kiểm toán viên thu thập đợc từ những thông tin cơ bản về khách hàng đến việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá rủi ro cho đến việc xây dựng kế hoạch và chơng trình kiểm toán. Yêu cầu đối với giấy tờ làm việc trong phần này là phải có đợc những thông tin mà kiểm toán viên thu thập đợc từ khách hàng, những đánh giá kết luận của kiểm toán viên về các vấn đề cần xác định và đa ra kế hoạch kiểm toán. Đây là những thông tin cơ bản rất quan trọng có tính chất quyết định đến sự thành công của cuộc kiểm toán.
Căn cứ trên mức độ trọng yếu và rủi ro đã đợc xác định, kiểm toán viên tiến hành lập kế hoạch tổng hợp cho tài khoản đó trên giấy tờ làm việc chi tiết cho từng tài khoản. trong mỗi giấy tờ làm việc dựa trên kinh nghiệm và các đánh giá đầu về hoạt động của tài khoản, kiểm toán viên sẽ xác định các thủ tục tổng hợp cần đợc thiết lập để có thể kiểm tra chi tiết cho tài khoản đó. Với mỗi khách hàng kiểm toán viên sẽ đa ra một kế hoạch kiểm toán chi tiết riêng.
Căn cứ trên kế hoạch kiểm toán đã đợc xây dựng kiểm toán viên sẽ đa ra một lịch trình kiểm toán cụ thể. Giấy tờ làm việc trong bớc này là một bảng t- ờng trình trong đó xác định rõ thời gian thực hiện, số lợng thành phần kiểm toán viên tiến hành các bớc kiểm toán, phân công công việc cho từng thành viên trong đoàn kiểm toán, thời gian thực hiện trong bao lâu, giá của từng loại giờ công nh thế nào, ...
Các phối hợp với kiểm toán viên khác của công ty khách hàng (nếu có)
3.2.4. Chỉ mục TH.IV: Các sự kiện phát sinh sau khi phát hành báo cáo kiểm toán năm trớc
TH.IV.1. Các sự kiện phát sinh sau khi phát hành báo cáo kiểm toán của năm trớc
Chỉ mục này chỉ liệt kê những sự kiện phát sinh sau khi phát hành báo cáo kiểm toán của năm trớc có ảnh hởng lớn đến báo cáo tài chính của đơn vị.
3.2.5. Chỉ mục TH.V : Bản ghi những sửa chữa của kiểm toán
TH.V.1. Những sai sót về khoản tiền đã sửa hoặc cha sửa TH.V.2. Những sai sót về số tài khoản đã hoặc cha sửa
VD : Các bút toán đề nghị điều chỉnh đợc đa vào đây gồm : - Bút toán doanh nghiệp đã sửa
- Bút toán doanh nghiệp cha sửa
Mục đích để ngời soát xét hồ sơ xem có trọng yếu hay không để đa ra ý kiến của mình (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.2.6. Chỉ mục TH.VI : Các điểm cần theo dõi, các điểm cha đợc trảlời
TH.VI.1. Các điểm cần theo dõi TH.VI.2. Các điểm cha đợc trả lời TH.VI.3. Các yêu cầu cha đợc thoả mãn
TH.VII.1. Các sự kiện phát sinh sau niên độ kế toán
Chỉ mục này liệt kê các sự kiện phát sinh sau niên độ kế toán nhng trớc ngày phát hành báo cáo kiểm toán.
3.2.8. Chỉ mục TH.VIII : Phí kiểm toán và thời gian làm việc.
TH.VIII.1. Ngân sách kiểm toán và phân tích thời gian làm việc TH.VIII.2. Chi tiết thời gian làm việc.
Dự kiến thời gian và ghi chép thực hiện : Giấy tờ làm việc này là một bảng lịch trình về thời gian, số lợng, thành phần kiểm toán viên tiến hành các b- ớc kiểm toán. Sau đó chỉ mục này đa ra mức phí kiểm toán đợc tính dựa trên thời gian dự kiến. Công việc này giúp cho việc lập kế hoạch kiểm toán năm sau.
3.2.9. Các tài liệu khác :
TH.IX.1. Th của lãnh đạo doanh nghiệp khẳng định đã cung cấp đầy đủ các tài liệu cần thiết cho KTV
TH.IX.2. Các th trao đổi TH.IX.3. Các tài liệu khác
B.Hồ sơ làm việc
Lu lại quá trình thực hiện kiểm toán các báo cáo tài chính của công ty