II. Thực tế công tác Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán tại AASC :
2.Đánh giá thực tế tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán hiện nay của AASC :
Hiện nay AASC đang áp dụng mô hình hồ sơ kiểm toán của Tây Âu có sửa đổi theo quy định của Bộ Tài chính và quy định riêng của Công ty. Tuy đã có rất nhiều cố gắng để hoàn thiện hệ thống hồ sơ kiểm toán nhng thực tế cho thấy vẫn còn rất nhiều hạn chế yêu cầu Công ty cần nhanh chóng sửa đổi sao cho phù hợp và giúp cho công tác kiểm toán ngày càng tốt hơn.
Mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu là mô hình hồ sơ kiểm toán gắn liền với phơng pháp kiểm toán thủ công. Qua nghiên cứu có thể kết luận rằng chính ph- ơng pháp kiểm toán thủ công này đã đem lại cho mô hình hồ sơ kiểm toán này những u, nhợc điểm riêng :
Trớc hết, do công tác kiểm toán đợc tiến hành bằng phơng pháp thủ công nên yêu cầu về trang thiết bị phục vụ cho kiểm toán là không quá lớn, giảm đợc chi phí cho mỗi cuộc kiểm toán và tiết kiệm đợc chi phí cho Công ty khi áp dụng mô hình này. Đồng thời, kết cấu hồ sơ cũng rất khoa học, việc sắp xếp các chỉ mục từ chi tiết đến tổng hợp, đánh số tham chiếu cụ thể cho nên ngời sử dụng hồ sơ có thể dễ dàng đi từ giấy tờ làm việc chi tiết đến tổng hợp và ngợc lại.
Hơn nữa, trong mô hình kiểm toán này, một điều dễ nhận thấy là khả năng xét đoán và hoạt động độc lập của kiểm toán viên đợc phát huy tối đa. Tuỳ thuộc vào từng khách hàng cụ thể mà kiểm toán viên có thể đa ra những câu hỏi
thích hợp, lựa chọn những thủ tục kiểm toán phù hợp với khách hàng. Chính vì vậy mà các giấy tờ làm việc và các mục trong hồ sơ kiểm toán đợc lập ra tuỳ theo đặc điểm của từng khách hàng. Phần nào không cần thiết thì không nhất thiết phải đề cập đến trong hồ sơ kiểm toán.
Chúng ta đã biết rằng phần lớn các khách hàng của Công ty là khách hàng thờng xuyên vì vậy u thế này đợc phát huy rất nhiều. Vì việc một kiểm toán viên đợc chuyên sâu trong công tác kiểm toán cho một khách hàng thờng xuyên sẽ làm cho chất lợng kiểm toán đợc nâng cao cũng nh thời gian tiến hành cuộc kiểm toán sẽ đợc giảm bớt bởi kiểm toán viên đó đã am hiểu rất rõ về khách hàng đó. Tuỳ từng trờng hợp cụ thể mà kiểm toán viên có thể giảm bớt các thủ tục và phát huy khả năng xét đoán của mình một cách tối đa. Đây chính là một u điểm rất lớn vì đặc trng của kiểm toán là công việc phụ thuộc rất nhiều vào khả năng xét đoán của kiểm toán viên từ việc lập kế hoạch cho đến việc đánh giá rủi ro cho nên khi một kiểm toán viên thành thạo nghiệp vụ lại am hiểu rất rõ về công ty khách hàng đợc giao nhiệm vụ kiểm toán cho chính công ty khách hàng đó sẽ bảo đảm đợc chất lợng của cuộc kiểm toán.
Đồng thời, chúng ta cũng thấy rằng trong điều kiện nớc ta hiện nay nói chung và điều kiện Công ty nói riêng thì việc tổ chức hồ sơ kiểm toán theo mô hình này là hoàn toàn phù hợp. Vì các giấy tờ làm việc cũng nh các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán do kiểm toán viên tự hình thành có thể sử dụng tiếng Việt. Với hệ thống cơ sở vật chất còn cha hiện đại, trình độ khoa học công nghệ còn cha cao thì việc thực hiện mô hình hồ sơ kiểm toán này dễ dàng hơn. Vì nó không đòi hỏi kiểm toán viên phải có trình độ cao về vi tính cũng nh tiếng Anh mà chỉ cần thông thạo về trình độ nghiệp vụ.
Tuy nhiên đó chỉ là những u thế tạm thời vì thế kỷ 21 là thế kỷ của sự bùng nổ kỹ thuật thông tin, khoa học công nghệ đang phát triển vô cùng mạnh mẽ. Vì thế trong quá trình hội nhập quốc tế, đặc biệt là hội nhập quốc tế về dịch vụ đòi hỏi phải có sự đổi mới trong tất cả các lĩnh vực. Trong điều kiện đó mô hình kiểm toán thủ công đã xuất hiện những hạn chế nhất định đặc biệt là khi mô hình hồ sơ kiểm toán AS/2 đã ra đời thể hiện nhiều tính u việt hơn:
Thứ nhất, trong khi mô hình hồ sơ kiểm toán AS/2 đã đợc vi tính hoá
nên các giấy tờ làm việc đều đợc hình thành trên máy vi tính và đều tuân theo những mẫu đã đợc thiết kế trong phần mềm kiểm toán AS/2. Do đó, các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên đợc hình thành một cách nhanh chóng và chính xác đợc sử dụng thống nhất, các công thức đã đợc vi tính hoá. Chính vì vậy công việc kiểm toán đặc biệt là công tác thiết kế các giấy tờ làm việc và công việc tính toán của kiểm toán viên đợc giảm nhẹ đi rất nhiều và đặc biệt là có tính chính xác cao. Trong khi đó, do mô hình hồ sơ kiểm toán của AASC sử dụng phơng pháp thủ công trong việc lập các giấy tờ làm việc nên công việc tính toán ghi chép của kiểm toán viên rất phức tạp, việc hình thành các giấy tờ làm việc phải mất rất nhiều thời gian, công sức và có độ chính xác không cao. Mặc dù Công ty đã có những cố gắng để đổi mới mô hình hồ sơ kiểm toán của mình bằng cách tăng cờng hệ thống máy vi tính, việc thiết kế các giấy tờ làm việc đã đợc lập sẵn theo mẫu riêng của Công ty nhng công việc kiểm toán mới chỉ đợc giảm đợc một phần nhỏ còn hầu hết các công việc tính toán đều đợc thực hiện thủ công nên còn tốn nhiều thời gian mà lại dễ dẫn đến nhiều sai sót.
Thứ hai, bên cạnh việc tốn thời gian trong việc lập giấy tờ làm việc theo
phơng pháp thủ công thì ngay chính bản thân các giấy tờ làm việc trong hồ sơ kiểm toán sau khi lập xong lại không có mối liên kết chặt chẽ. Sự liên kết giữa các cấp giấy tờ làm việc chỉ là sự liên kết từ giấy tờ làm việc tổng hợp đến giấy tờ làm việc chi tiết và ngợc lại. Những liên kết này đợc thực hiện theo quan hệ đối chiếu mà ở bất kỳ hồ sơ kiểm toán nào cũng có. Do đó, thông tin giữa các giấy tờ làm việc chỉ đợc liên kết theo “ quan hệ dọc” mà cha có sự liên kết theo “ quan hệ ngang”. Đây chính là một nhợc điểm của mô hình hồ sơ kiểm toán này so với mô hình hồ sơ kiểm toán AS/2. Bởi vì trong mô hình hồ sơ kiểm toán AS/2 giấy tờ làm việc đợc vi tính hoá theo chơng trình kiểm toán nên việc liên kết chúng trở lên chặt chẽ tự động hoá, kiểm toán viên không thể bỏ qua đợc các giấy tờ làm việc cần thiết đã có trong chơng trình. Số lợng, mẫu biểu các giấy tờ làm việc đã đợc thiết kế trong phần mềm liên kết chặt chẽ với nhau. Do vậy, khi kiểm toán viên sử dụng phần mềm, máy tính sẽ yêu cầu kiểm toán viên
điền lần lợt vào các giấy tờ làm việc và không đợc bỏ qua. Chính điều này giúp cho kiểm toán viên không bỏ sót các giấy tờ làm việc và không cần phải kiểm tra lại xem có bỏ sót giấy tờ làm việc không.
Chính vì vậy mà mô hình hồ sơ kiểm toán này phát sinh những nhợc điểm, các thông tin không có sự liên kết chặt chẽ với nhau, không hình thành nên đợc một đờng đi của thông tin xuyên suốt hồ sơ kiểm toán. Hay khi muốn đa thông tin vào một giấy tờ làm việc thì kiểm toán viên lại phải tìm kiếm thông tin trên các giấy tờ làm việc khác để ghi chép lại. Điều này khiến cho thông tin trong hồ sơ kiểm toán bị lặp lại nhiều lần trên các giấy tờ làm việc khiến kiểm toán viên phải mất thêm nhiều thời gian công sức cũng nh vật chất để hình thành các giấy tờ làm việc. Hơn nữa, khi giấy tờ làm việc hình thành nh vậy liên kết vừa cha chặt chẽ lại tốn nhiều giấy mực để lu trữ và hiệu quả cha cao.
Thứ ba, cũng xuất phát từ lý do mô hình hồ sơ kiểm toán đợc lập theo
phơng pháp thủ công, các giấy tờ làm việc trong hồ sơ không có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trên phơng diện “quan hệ ngang” mà chỉ đơn thuần trên “quan hệ dọc” nên việc soát xét, giám sát kết quả trong các bớc kiểm toán gặp rất nhiều khó khăn. Trong quá trình thực hiện kiểm toán việc kiểm tra giám sát chủ yếu chỉ đợc thực hiện bởi kiểm toán viên chính. Còn ngời soát xét nh chủ phần hùn hay chủ nhiệm kiểm toán chỉ có thể đa ra ý kiến sau khi kiểm toán viên mang hồ sơ kiểm toán từ khách hàng về văn phòng và để có thể đa ý kiến chính xác thì ngời soát xét phải bắt đầu tìm hiểu hồ sơ từ đầu đến cuối. Công tác kiểm tra nh vậy sẽ tốn rất nhiều thời gian và không hiệu quả.
Trong khi đó, đối với mô hình hồ sơ kiểm toán AS/2 việc soát xét, giám sát kết quả trong các bớc kiểm toán đơn giản hơn rất nhiều. Đó là do sự liên kết của các giấy tờ làm việc trong hồ sơ kiểm toán AS/2 rất chặt chẽ và khoa học, không có một thông tin nào trong hồ sơ là đơn độc mà chúng luôn có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Khi một thông tin đợc đa vào một giấy tờ làm việc thì lập tức thông tin đó đợc lọc và chuyển tiếp tới các giấy tờ làm việc có liên quan, rồi lại đợc chuyển tiếp tới các giấy tờ làm việc khác trong một vòng tuần hoàn với những “ bộ lọc” tự động. Nh vậy, chúng ta có thể hình dung đờng đi của thông
tin trên các giấy tờ làm việc mang tính liên tục, việc tổng hợp thông tin từ các giấy tờ làm việc đợc tiến hành một cách khoa học và chính xác cho nên công tác kiểm tra và giám sát đợc thực hiện một cách rất dễ dàng và hiệu quả.
Hơn nữa, do hồ sơ kiểm toán đợc vi tính hoá, các máy tính đợc nối mạng với nhau trong quá trình hoạt động nên kiểm toán viên đang tiến hành kiểm toán ở khách hàng có thể sử dụng th điện tử để gửi các giấy tờ làm việc về văn phòng để chủ nhiệm kiểm toán, chủ phần hùn tiến hành soát xét và gửi kết quả cũng nh ý kiến chỉ đạo cho kiểm toán viên. Qua đó công việc kiểm toán đợc giám sát thờng xuyên và việc lập báo cáo kiểm toán đợc hoàn thiện nhanh chóng.
Chính vì vậy, khi so sánh với mô hình hồ sơ kiểm toán AS/2 mô hình hồ sơ kiểm toán AASC đã bộc lộ nhiều hạn chế đòi hỏi Công ty cần có những biện pháp đổi mới để đáp ứng những yêu cầu mới đặt ra.
Thứ t, việc lu trữ các thông tin, tài liệu của hồ sơ kiểm toán trong mô
hình này chỉ đợc thực hiện lu vào các tập hồ sơ bên ngoài cho nên cần phải có một khoảng diện tích nhất định và không có độ an toàn cao. Nh vậy việc bảo quản hồ sơ đòi hỏi phải có một nơi lu trữ rất an toàn, tốn kém cho các công ty kiểm toán mà vẫn không tránh khỏi nguy cơ bị thất lạc hay h hỏng theo thời gian của hồ sơ kiểm toán cũng nh mất thời gian khi muốn sử dụng hồ sơ của khách hàng. Trong khi đó, việc lu trữ hồ sơ kiểm toán trong mô hình hồ sơ kiểm toán AS/2 đợc thực hiện bằng cả hai cách là trên giấy tờ và lu trong đĩa mềm. Việc lu trữ nh vậy có độ an toàn khá cao và đặc biệt việc lu bằng các đĩa mềm vừa gọn nhẹ lại vừa thuận tiện cho việc tra cứu hồ sơ.
Thứ năm, do hồ sơ kiểm toán đợc lập một cách thủ công nên công tác
kiểm toán phụ thuộc nhiều vào kinh nghiêm và khả năng xét đoán của kiểm toán viên. Nh đã phân tích ở trên thì đây cũng là một u điểm của mô hình hồ sơ kiểm toán này, vì khả năng xét đoán của kiểm toán viên đợc sử dụng tối đa, nâng cao năng lực, trình độ của kiểm toán viên nhng ngợc lại đây cũng chính là nhợc điểm lớn bởi rủi ro kiểm toán trong trờng hợp này là tơng đối lớn, đặc biệt là những cuộc kiểm toán đối với những khách hàng lớn.
Khi thực hiện kiểm toán cho các khách hàng lớn, quy mô tài chính lớn dẫn đến công tác kiểm toán nói chung và việc hình thành các giấy tờ làm việc là rất phức tạp, lợng giấy tờ làm việc lớn, thông tin trên các giấy tờ làm việc có khối lợng khổng lồ dễ vợt ra khỏi tầm năng lực của kiểm toán viên. Do vậy việc kiểm toán và xây dựng hồ sơ kiểm toán chỉ đơn thuần dựa trên năng lực và kinh nghiệm của kiểm toán viên sẽ khiến cho mức độ rủi ro kiểm toán không đợc tối thiểu hoá. Bên cạnh đó, hồ sơ kiểm toán đợc lập một cách thủ công lại đợc đánh thứ tự theo chỉ mục theo chữ cái Latinh, nh vậy rất hạn chế trong việc mở rộng hồ sơ kiểm toán đối với những khách hàng lớn. Mức độ rủi ro kiểm toán đóng vai trò quyết định đến chất lợng cuộc kiểm toán, vậy mà trong mô hình này mức rủi ro kiểm toán cha đợc hạn chế ở mức tối thiểu.
Nh vậy, trong khi trên thế giới và ở một số công ty kiểm toán đã đa mô hình hồ sơ kiểm toán AS/2 với nhiều tính năng u việt vào áp dụng thì AASC vẫn sử dụng mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu với phơng pháp thủ công. Xét trong điều kiện hiện nay của nớc ta nói chung và của Công ty nói riêng thì mô hình này là hoàn toàn phù hợp. Nhng xét về lâu dài khi mà ngành công nghệ thông tin phát triển mạnh thì mô hình hồ sơ kiểm toán này trở nên không còn phù hợp nữa. Bên cạnh những u điểm nh tiết kiệm chi phí, nâng cao năng lực xét đoán của các kiểm toán viên thì mô hình hồ sơ kiểm toán này còn bộc lộ rất nhiều thiếu sót hạn chế đến sự thành công của cuộc kiểm toán nh là vấn đề về thời gian kiểm toán, chất lợng kiểm toán, hiệu quả làm việc của kiểm toán viên và đặc biệt là vấn đề rủi ro kiểm toán. Với phơng châm nâng cao hơn nữa chất lợng kiểm toán, ngoài sự giúp đỡ hỗ trợ của các cơ quan chức năng đặc biệt là Bộ Tài chính bản thân Công ty cần có sự nỗ lực cao để sớm hoàn thiện công tác kiểm toán, nâng cao uy tín của Công ty.
Nh đã trình bày ở trên, mô hình hồ sơ kiểm toán mà Công ty đang áp dụng là mô hình hồ sơ kiểm toán đợc lập bằng phơng pháp thủ công hầu hết các công việc từ thu thập tài liệu, lập hồ sơ cho đến việc lu trữ hồ sơ đều đợc tiến hành một cách thủ công. Tuy nhiên, với điều kiện Công ty hiện nay sự trợ giúp của hệ thống máy vi tính cũng rất đáng kể, giúp kiểm toán giảm đợc một phần
rất lớn công việc. Tuy cha có một mô hình hồ sơ kiểm toán đợc lập hoàn toàn tự động dựa trên hệ thống máy móc hiện đại và những phần mềm vi tính tiên tiến nhất nhng Công ty đang cố gắng tận dụng sự trợ giúp của hệ thống máy vi tính một cách tối đa. Toàn Công ty đã đợc trang bị hệ thống máy vi tính đợc nối mạng, việc lập các báo cáo kiểm toán, th quản lý, tính toán số liệu, điều chỉnh đều đợc tiến hành thông qua hệ thống máy vi tính. Ngoài ra Công ty còn trang bị hệ thống máy vi tính cá nhân cho các kiểm toán viên khi đi làm việc, tuy cha thể trang bị cho mỗi ngời một máy nhng Công ty đã cố gắng cho mỗi đoàn kiểm toán một máy giúp cho các kiểm toán viên thực hiện công việc một cách