II. Thực tế công tác Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán tại AASC :
4.1.Hồ sơ kiểm toán của Công ty A:
4. Hồ sơ kiểm toán của một vài khách hàng của AAS C:
4.1.Hồ sơ kiểm toán của Công ty A:
Công ty A là một công ty cổ phần là khách hàng thờng xuyên của AASC từ năm 1999 cho đến nay. Hồ sơ kiểm toán xây dựng cho khách hàng A tuân thủ đúng theo mẫu chung do công ty quy định, các giấy tờ làm việc cũng đợc lập và lu trữ theo quy định. Hồ sơ kiểm toán của công ty A cũng gồm 2 phần là hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm. Giống nh mọi hồ sơ khác thì trong hồ sơ kiểm toán chung của công ty A cũng có những thông tin về khách hàng, địa chỉ, loại hình doanh nghiệp, ban giám đốc, các quyết định về thành lập, bổ nhiệm... Ngoài ra còn có thêm một số giấy tờ khác đó là :
- Bản quy chế tài chính của công ty khách hàng: Vì khách hàng là một công ty cổ phần có cổ phiếu niêm yết trên thị trờng chứng khoán nên có nhiều những đặc điểm đặc thù riêng. Bản quy chế tài chính này
gồm 61 điều quy định một cách rõ ràng về tất cả các vấn đề có liên quan đến hoạt động tài chính của công ty.
- Công văn đề nghị xem xét việc áp dụng luật thuế GTGT của Tổng giám đốc công ty A và công văn phúc đáp của Cục trởng Cục thuế Hải Phòng.
- Bản công bố thông tin chung về công ty khi tham gia vào thị trờng chứng khoán gồm : cơ cấu bộ máy tổ chức, cổ phiếu xin đăng ký niêm yết, các nhân tố ảnh hởng đến giá cả cổ phiếu, các báo cáo tài chính,.. Trong hồ sơ năm :
Cũng giống nh những quy định trong hồ sơ chuẩn AASC hồ sơ năm của công ty A cũng đợc chia thành 2 loại : hồ sơ tổng hợp và hồ sơ làm việc.
Trong hồ sơ tổng hợp cũng có những thông tin bắt buộc nh Báo cáo kiểm toán, th quản lý, báo cáo tài chính đã kiểm toán, các sự kiện phát sinh , những điểm cần theo dõi,..Trên cơ sở những thông tin đợc lu trong hồ sơ chung và những thông tin về những thay đổi liên quan đến năm hiện hành mà kiểm toán viên vừa mới thu thập đợc kiểm toán viên đã đa ra kế hoạch kiểm toán cho công ty khách hàng và đề xuất giá phí kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán đợc lập riêng cho công ty cổ phần A nh sau :
Sơ đồ số 5 : Phơng pháp tiếp cận trong quá trình kiểm toán của AASC đối với Công ty cổ phần A
Bên cạnh đó kiểm toán viên còn đa ra bản chi tiết về tiến độ thực hiện bao gồm các bớc công việc, dự kiến thời gian, địa điểm thực hiện,..
Trong hồ sơ làm việc :
Gồm tất cả các tài liệu giống nh quy định của hồ sơ kiểm toán chuẩn nh : Trang chi tiết, Trang tổng kết, Trang chơng trình làm việc ghi chép lại các thủ tục kiểm toán đã đợc áp dụng kiểm toán các chu trình kinh doanh của công ty A và các khoản mục chi tiết nh : Khoản mục tiền mặt, khoản mục thuế, khoản mục đầu t dài hạn, khoản mục nợ phải trả, ..
Báo cáo Lập kế toán tổng hợp Xem xét hoạt động kinh doanhvà chiến lược kinh doanh Tìm hiểu môi trường hoạt động Thu thập thông tin Chương trình kiểm toán Kiểm toán báo cáo tài
chính Rà soát tình hình kiểm soát nội bộ Rà soát hệ thống Kiểm toán Phối hợp hoạt động
Giấy tờ làm việc trong hồ sơ làm việc đợc thể hiện nh sau :
Trang 1 : Trang chi tiết
Công ty Dịch vụ t vấn tài chính kế toán và kiểm toán (AASC)
Tên khách hàng : Công ty cổ phần A
Niên độ : 31/13/2000 Tham chiếu : L.3.1 Khoản mục : 331 Ngời thực hiện:
Bớc công việc : Kiểm tra chi tiết Ngày thực hiện: 31/12/2000
Chứng từ
SH NT
Nội dung Đối ứng
Nợ Có
Số tiền
HĐ 156 10/1/2000 Mua vật liệu của Công ty X 152 133 331 320.456.700 (1) HĐ 160 12/2/2000 Nhập mua phụ liệu để sản xuất giấy đế của Công ty Y 152 133 331 12.465.982 (2)
HĐ172 9/12/2000 Mua gỗ của Công ty Z 152 133 331 34.669.342 (3) ... ... ... ... ... ...
(1) Số tiền ghi trên sổ chi tiết TK 152 là 220.456.700. Chênh lệch 100.000.000.
Điều chỉnh : Nợ TK 152 : 100.000.000 Có TK 331 : 100.000.000 (2) Hoá đơn không có chứng từ gốc đi kèm. (3) Không có cả hoá đơn và chứng từ gốc
Trang 2 : Trang tổng kết
Công ty dịch vụ t vấn tài chính kế toán và kiểm toán (AASC)
Tên khách hàng : Công ty cổ phần A (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Niên độ : 31/12/2000 Tham chiếu : L.3.2 Khoản mục : 331 Ngời thực hiện:
Bớc công việc : Tổng hợp phát sinh Ngày thực hiện : 31/12/2000 Nhà cung cấp D 1/1/2000 ( D có) Phát sinh Nợ Phát sinh Có D Có 31/12/2000 Công ty X 697.375.000 ^ 3.250.458.240 (a) 2.124.325.260 (f) 571.242.020 (L) Công ty Y 120.321.294 ^ 1.230.428.320 (a) 1.589.782.316 (f) 479.675.290 (L)
^ : Khớp với Báo cáo kiểm toán năm trớc (a) : Cộng dồn trên Sổ nhật ký chi tiền đúng.
(f) : Cộng dọc trên Sổ chi tiết và đối chiếu Sổ nhật ký mua hàng đúng (L) : Khớp đúng giữa sổ sách và kết quả kiểm toán của kiểm toán viên
Trang tổng hợp chung nh sau:
Công ty dịch vụ t vấn tài chính kế toán và kiểm toán (AASC)
Tên khách hàng : Công ty cổ phần A
Niên độ: 31/12/2000 Tham chiếu: L.3.2 Khoản mục : 331 Ngời thực hiện:
Bớc công việc : Tổng hợp chung Ngày thực hiện : 31/12/2000 Hệ thống chứng từ của Công ty cổ phần A khá đầy đủ. Tuy nhiên một số chứng từ vẫn cha hợp lý nh :
+ Một số phiếu chi không có đủ chữ ký của những ngời có thẩm quyền ( PC số )
+ Một số phiếu chi không có hoá đơn đi kèm ( PC số ...) + Một số phiếu chi không có phần định khoản( PC số ...) + Một số hoá đơn không có chứng từ gốc đi kèm (PC số ...) Sổ sách : Đơn vị cha mở sổ chi tiết cho từng nhà cung cấp. Các bút toán điều chỉnh:
Nợ TK 152: Có TK 331: Kết luận:
+Việc quản lý chứng từ cần phải chặt chẽ hơn trong khâu phê duyệt, tránh các trờng hợp có hoá đơn nhng không có chứng từ đi kèm.
+ Đơn vị nên mở sổ chi tiết cho từng nhà cung cấp.
+ Đề nghị đơn vị tiến hành điều chỉnh các khoản phải trả ngời bán theo các bút toán trên.
+ Nhìn chung công tác kế toán ở đơn vị là tốt cần lu ý nhiều hơn tới các khoản nợ cha đợc ghi sổ đúng kỳ.
Trang 3 : Trang chơng trình làm việc.
Câu hỏi Trả lời Ghi chú
1. Công ty có sử dụng phiếu nhận hàng biên bản kiểm kê khi nhận nguyên vật liệu đầu vào không ?
Có. Chỉ dùng khi mua những nguyên vật liệu có giá trị và yêu cầu kỹ thuật cao
Các chứng từ đợc lu tại phòng kế toán 2. Có lập phiếu “trả hàng” khi phát sinh nghiệp vụ trả lại hàng không ? Có Do kế toán mua hàng lập
3. Các hoá đơn mua hàng có đợc đối chiếu với phiếu nhận hàng không ?
Có Do kế toán vật t đối
chiếu có sự chứng kiến của kế toán thanh toán.
4. Kế toán xác định hoá đơn đã nhận hàng và hoá đơn chờ thông qua nh thế nào ?
Căn cứ vào các hoá đơn đã nhận
5. Công ty kiểm soát hoá đơn mua hàng nh thế nào ?
Kiểm tra tính liên tục và tính đầy đủ trong việc ghi sổ
Giấy tờ làm việc của kiểm toán viên ở trang 3 : Trang chơng trình làm việc
Công ty t vấn tài chính kế toán và kiểm toán (AASC) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tên khách hàng: Công ty cổ phần A
Niên độ: 31/12/2000 Tham chiếu: L.3.3 Khoản mục: 331 Ngời thực hiện:
Bớc công việc: Kiểm tra tính đúng kỳ Ngày thực hiện: 31/12/2000 Chứng từ
SH NT
Nội dung Số tiền Sổ chi tiết TK331 Nợ TK 331 Có TK 331 1210 2/1/2001 Mua nguyên vật liệu 164.235.000 đ đ 1421 10/6/2001 Mua thiết bị sản xuất 230.982.035 đ đ 1682 3/11/2001 Chi trả tiền điện 128.986.320 đ đ .. .. .. .. .. ..
đ: Khớp đúng với chứng từ gốc và Sổ chi tiết Kết luận: Các khoản phải trả đợc ghi sổ đúng kỳ
Đây là mô hình hồ sơ kiểm toán điển hình và phổ biến cho các khách hàng thờng xuyên đợc lập theo mô hình hồ sơ chuẩn của Công ty. Việc tổ chức hồ sơ kiểm toán cho Công ty cổ phần A nh trên là hợp lý, đầy đủ và khoa học bảo đảm cho việc tra cứu cũng nh soát xét đợc dễ dàng. Tuy nhiên, mô hình hồ sơ kiểm toán vẫn còn bộc lộ một số hạn chế nh thông tin chỉ đợc lu trong hồ sơ kiểm toán trên giấy tờ mà không đợc lu bằng hệ thống máy vi tính, thông tin đ- ợc lu trữ còn bị trùng lặp,...