Hoàn thiện công tác phục vụ nhằm đáp ứng nhu cầu người dùng tin tại trung tâm thông tin thư viện trường đại học nội vụ

  TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HĨA HÀ NỘI  KHOA THƯ VIỆN ‐ THƠNG TIN      HỒN THIỆN CƠNG TÁC PHỤC VỤ NHẰM ĐÁP ỨNG  NHU CẦU NGƯỜI DÙNG TIN TẠI TRUNG TÂM  THƠNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ      KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP     Giáo viên hướng dẫn : Ths. Phạm Thị Phương Liên Sinh viên  : Lê Thị Mai Phương  Lớp  : TVTT 41B HÀ NỘI– 2013 MỤC LỤC MỤC LỤC   1 DANH MỤC BẢNG  . 4 LỜI NÓI ĐẦU   1 CHƯƠNG 1: TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VỚI CÔNG TÁC PHỤC VỤ BẠN ĐỌC  . 4 1.1 Khái quát chung Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. . 4 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển   4 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức.   5 1.1.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật.   8 1.1.4 Vốn tài liệu   8 1.2 Người dùng tin Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. . 11 1.2.1 Người dùng tin cán lãnh đạo   12 1.2.2 Người dùng tin cán giảng viên  . 12 1.2.3 Người dùng tin sinh viên  . 13 1.3 Vai trị cơng tác phục vụ người dùng tin Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.   13 1.3.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác phục vụ người dùng tin   13 1.3.2 Yêu cầu công tác phục vụ người dùng tin  . 17 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG NHU CẦU TIN VÀ CÔNG TÁC PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI    21 2.1 Thực trạng nhu cầu tin   21 2.1.1 Tần suất đến Thư viện  . 21 2.1.2 Mục đích đến thư viện  . 22 2.1.3 Lĩnh vực người dùng tin quan tâm   22 2.1.4 Loại hình tài liệu thường sử dụng.   23 2.2 Công tác phục vụ người dùng tin.  . 24 2.2.1 Phục vụ tài liệu giáo trình.   24 2.2.2 Phục vụ Báo – Tạp chí – Tài liệu nội sinh   24 2.2.3 Phục vụ tài liệu Sách  . 26 2.2.4 Phục vụ truy cập thông tin qua mạng Internet.   28 2.3 Các hoạt động khác.   30 2.3.1 Tuyên truyền giới thiệu sách   30 2.3.2 Hội nghị bạn đọc   32 2.3.3 Dịch vụ phát hành giáo trình sách tham khảo.   33 2.3.4 Đào tạo người dùng tin.   34 2.4 Nhận xét   35 2.4.1 Công tác phục vụ người dùng tin   35 2.4.1.1 Phục vụ tài liệu giáo trình   35 2.4.1.2 Phục vụ Báo – Tạp chí – Tài liệu nội sinh   37 2.4.1.3 Phục vụ tài liệu Sách  . 38 2.4.1.4 Truy cập thông tin qua mạng Internet   39 2.4.1.5 Các hoạt động khác công tác phục vụ người dùng tin.  . 40 2.4.2 Cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị   41 2.4.3 Đội ngũ cán bộ   41 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI  . 43 3.1 Tăng cường chất lượng vốn tài liệu công cụ tra cứu   43 3.2 Đa dạng hóa hình thức phục vụ người dùng tin  . 45 3.3 Tin học hóa hoạt động nghiệp vụ  . 47 3.4 Nâng cao trình độ nghiệp vụ cán Trung tâm.   49 3.5 Tăng cường kiến thức thông tin cho người dùng tin.   50 KẾT LUẬN   52 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO   53 PHỤ LỤC 1   55 DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1: Cơ cấu nội dung vốn tài liệu 10 Bảng 1.2: Cơ cấu ngôn ngữ vốn tài liệu 11 Bảng 1.3 Cơ cấu vốn tài liệu Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 16 Biểu đồ 1.2: Cơ cấu nội dung vốn tài liệu 10   LỜI NÓI ĐẦU Trường Đại học Nội Vụ sở quan trọng đào tạo nguồn nhân lực chuyên ngành nghiệp vụ quản lý lưu trữ Quản trị nhân lực, Văn thư lưu trữ, văn phòng, quản lý hành ….đồng thời nơi tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ đội ngũ công chức quan Nhà nước Tiền thân trường Trung cấp Văn thư lưu trữ với nhiệm vụ chủ yếu đào tạo cán văn thư lưu trữ, đến nay, sau 42 năm xây dựng, trường mở thêm nhiều chuyên ngành đào tạo nhằm đáp ứng yêu cầu ngày cao xã hội Tuy định trở thành trường đại học thời gian chưa dài (tháng 11 năm 2011), trường bước hoàn thiện để trở thành trường đại học tiên tiến, đa ngành, xứng đáng với tầm vóc trường đại học hàng đầu việc nghiên cứu, đào tạo cán hành chính, cơng chức nước Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Nội vụ phận quan trọng tách rời công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, học tập cán bộ, giảng viên sinh viên trường Đồng hành với bước phát triển nhà trường, đến Trung tâm Thông tin - Thư viện phần đáp ứng nhu cầu người dùng tin việc cung cấp thông tin tài liệu đầy đủ, kịp thời, xác Sự quan tâm mức Đảng ủy, Ban giám hiệu nhà trường khiến Trung tâm nâng cấp đầu tư sở vật chất, nguồn nhân lực, đặc biệt công tác nghiệp vụ bổ sung, xử lý tài liệu, phục vụ bạn đọc ngày hoàn thiện nhằm thực chức nhiệm vụ Trung tâm Tuy nhiên , để xứng tầm với quy mô trường đại học lớn, công tác nghiệp vụ Trung tâm số hạn chế như: vốn tài liệu , hình thức phục vụ người dùng tin chưa thật đa dạng bên cạnh đó, cơng cụ tra cứu thiếu thân thiện với người dùng tin, số tài liệu bổ sung chưa mang lại hiệu việc đáp ứng nhu cầu người dùng tin   Chính lý trên, tác giả chọn đề tài: “Hồn thiện cơng tác phục vụ nhằm đáp ứng nhu cầu người dùng tin Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Nội Vụ ” Thực đề tài này, tác giả mong muốn góp phần vào việc đưa giải pháp hồn thiện, nâng cao chất lượng cơng tác phục vụ người dùng tin Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Qua việc nghiên cứu tài liệu khảo sát thực tế hoạt động phục vụ Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp tác giả củng cố kiến thức lý luận thông tin thư viện chuyên ngành học tập nhà trường mà tiếp thu học thực tiễn, kiến thức bổ ích lĩnh vực chun mơn Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu để tài Mục đích: Dựa khảo sát thực trạng cấu tổ chức, vốn tài liệu, hoạt động phục vụ Trung tâm, nhu cầu thông tin đối tượng người dùng tin giảng viên sinh viên quy nhà trường, khả đáp ứng nhu cầu Trung tâm, đề xuất sô giải pháp để hoàn thiện hoạt động phục vụ Trung tâm Đặc biệt đề tài đề xuất số kiến nghị nhằm ứng dụng phương tiện kỹ thuật, sở vật chất đại vào hoạt động phục vụ để nâng cao hiệu phục vụ người dùng tin, bước đưa Trung tâm Thông tin – Thư viện trở thành trung tâm cung cấp thông tin phục vụ nghiên cứu, giảng dạy đào tạo Nhiệm vụ: + Nghiên cứu thực trạng hoạt động phục vụ người dùng tin Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Nội vụ: tổ chức phục vụ, quy trình phục vụ, hình thức phục vụ… + Nghiên cứu đặc điểm nhu cầu tin đối tượng cán bộ, giảng viên, sinh viên hệ quy trường + Khả đáp ứng nhu cầu người dùng tin thư viện   Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: - Nhu cầu tin (giảng viên, sinh viên hệ quy) trường Đại học Nội vụ - Thực trạng công tác phục vụ người dùng tin (quy trình, phương thức, hình thức phục vụ,…) Trung tâm Thơng tin - Thư viện trường Đại học Nội vụ Phạm vi nghiên cứu: giai đoạn từ năm 2011 đến Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài này, bên cạnh việc vận dụng phương pháp luận khoa học chủ nghĩa Mác – Lê Nin, tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu sau để thực đề tài : - Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu - Phương pháp đối chiếu, so sánh - Phương pháp vấn trao đổi trực tiếp - Phương pháp điều tra phiếu hỏi Cấu trúc khóa luận Ngồi phần mở đầu, phần kết luận danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, khóa luận gồm 03 chương: Chương 1: Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với công tác phục vụ bạn đọc Chương 2: Thực trạng nhu cầu tin công tác phục vụ Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Nội vụ Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác phục vụ Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội   CHƯƠNG 1: TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VỚI CÔNG TÁC PHỤC VỤ BẠN ĐỌC 1.1 Khái quát chung Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành lập theo định số 220/QĐ-ĐHNV ngày 24/04/2012 Hiệu trường Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc thành lập Trung tâm Thông tin – Thư viện: tiền thân Trung tâm Thông tin – Thư viện Thư viện Trường Trung cấp Văn thư lưu trữ Từ thành lập Trung tâm Thông tin – Thư viện đơn vị độc lập có Giám đốc phịng chức riêng, Trung tâm Thông tin – Thư viện ngày phát triển lớn mạnh sở vật chất nguồn nhân lực nhằm thực tốt nhiệm vụ phục vụ giảng dạy, học tập nghiên cứu cán giảng viên, sinh viên trường Trải qua 42 năm phát triển với nhiều giai đoạn phát triển gắn với lịch sử Nhà trường thăng trầm đất nước, Trung tâm Thông tin – Thư viện môt đơn vị non trẻ có sức sống tiềm phát triển tương lai Từ phòng đọc với sở vật chất đội ngũ cán thiếu thốn quan tâm lãnh đạo Nhà trường với lòng yêu nghề sâu sắc, ý thức vươn lên mạnh mẽ, cán Trung tâm Thông tin – Thư viện xây dựng lên Trung tâm Thông tin – Thư viện khang trang, đại môi trường nghiên cứu, học tập lý tưởng cán bộ, giảng viên sinh viên Nhà trường Trung tâm Thông tin – Thư viện Nhà trường nơi cung cấp nguồn học liệu quý giá như: Tài liệu giáo trình, báo, tạp chí, luận văn,… sản phẩm dịch vụ đa dạng phong phú, thân thiện nhằm thúc đẩy văn hóa đọc hệ trẻ Với vai trò cấu nối thư viện bạn đọc, cán Trung tâm Thông tin- Thư viện kết hợp với đội ngũ giảng viên Nhà trường khoa sở giáo dục đào tạo   chuyên ngành nhằm thúc đẩy hoạt động Trung tâm nâng cao chất lượng giáo dục Nhà trường Bên cạnh đó, cán Trung tâm tham gia lớp tập huấn nghiệp vụ tham quan thư viện nước phát triển giới như: Pháp, Malaixia, Hà Lan,… nhằm học tập kinh nghiệm đế áp dụng vào hoạt động Trung tâm theo hướng đại hóa phù hợp với xu hướng phát triển ngành thư viện giới Được quan tâm cấp lãnh đạo Nhà trường, ủng hộ, hỗ trợ phòng ban chức năng, với nỗ lực, lòng yêu nghề tận tâm phục vụ cán thư viện qua thời kỳ, Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngày lớn mạnh sở vật chất đồng đại, nguồn học liệu phịng phú mà cịn có nguồn nhân lực dồi có trình độ cao, phương thức phục vụ đa dạng thân thiện Hiện Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phấn đấu trở thành thư viện điện tử đại với nguồn lực thông tin phong phú, đồng thời đa dạng hóa loại hình phục vụ để đáp ứng tốt nhu cầu cán bộ, giảng viện sinh viên, phục vụ đắc lực cho công tác đào tạo nghiên cứu khoa học Nhà trường 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức  Chức Trung tâm Thông tin – Thư viện đơn vị độc lập trực thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có chức phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, nghiên cứu, đào tạo quản lý cán bộ, giảng viên, sinh viên nhà trường thông qua tổ chức khai thác sử dụng loại hình tài liệu Trên sở đó, nhiệm vụ cụ thể Trung tâm Nhà trường quy định cụ thể gồm: • Tham mưu giúp Hiệu trưởng xây dựng quy hoạch, kế hoạch hoạt động dài hạn ngắn hạn thư viện • Nghiên cứu, đề xuất ý kiến phương án xây dựng, củng cố phát triển thông tin – thư viện nhằm phục vụ công tác đào tạo, nghiên   cứu khoa học cán bộ, giáo viên, nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên trường • Bổ sung, phát triển nguồn lực thơng tin nước đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học chuyển giao công nghệ Nhà trường; thu nhận tài liệu nhà trường xuất bản, cơng trình nghiên cứu khoa học nghiệm thu, tài liệu hội thảo, khóa luận, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ cán giảng viên, sinh viên, học viên, chương trình đào tạo, tập giảng dạng tài liệu khác nhà trường, ấn phẩm tài trợ, biếu tặng, tài liệu trao đổi thư viện • Tổ chức hoạt động thông tin thư mục, giới thiệu kho tài liệu thư viện hoạt động thông tin tư liệu khác tạo điều kiện cho người dùng tin khai thác sử dụng hiệu nguồn tin • Tổ chức khóa học đầu năm hướng dẫn sinh viên sử dụng thư viện; thực công tác hướng dẫn thực hành nghiệp vụ cho sinh viên chuyên ngành thư viện, phục vụ cán bộ, giảng viên, sinh viên; hướng dẫn bạn đọc mượn giáo trình, sách báo, tài liệu tham khảo khác • Quản lý, sử dụng hiệu tài sản giao bao gồm toàn trang thiết bị, sách báo tài liệu tham khảo khác; kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, tài sản thư viện theo quy định hành • Thực hoạt động nghiệp vụ: kiểm tra, phân loại, biên mục tài liệu, làm thư mục… theo quy định công tác thông tin, thư viện Xây dựng hệ thống tra cứu, tìm truy cập thơng tin • Tổ chức hoạt động, dịch vụ có thu phù hợp với chức năng, nhiệm vụ giao phù hợp với quy định pháp luật • Thực báo cáo định kỳ tháng, quý, tháng, năm báo cáo đột xuất tình hình hoạt động Trung tâm với Hiệu trưởng   64 MỤC LỤC THÔNG BÁO SÁCH MỚI   65 PHÒNG MÁY   66 PHÒNG ĐỌC   67 KHO SÁCH PHÒNG ĐỌC   68 BÀN ĐĂNG KÝ BẠN ĐỌC   69 CỔNG VÀO THƯ VIỆN   70 PHỤ LỤC CÁC HÌNH THỨC TUYÊN TRUYỀN, GIỚI THIỆU SÁCH TẠI TRUNG TÂM   71 TỦ TRƯNG BÀY SÁCH   72 Cuộc thi Tuyên truyền giới thiệu sách Thư viện Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Thư viện Quốc gia Việt Nam   73 Hội thảo khoa học tổ chức hoạt động Thư viện trường học Cuộc thi xếp sách nghệ thuật ngày 24/05/2013   74   75 PHỤ LỤC NỘI QUY 76   NỘI QUY CỦA THƯ VIỆN Xuất trình thẻ hợp lệ nộp thẻ cho thủ thư vào phòng đọc Tuyệt đối không dùng thẻ người khác Giữ gìn trật tự an tồn thư viện: nhẹ, nói khẽ, khơng hút thuốc lá, khơng mang chất cháy, chất nổ vào Thư viện Không ăn uống, khơng sử dụng điện thoại di động phịng đọc Giữ gìn vệ sinh chung: khơng vứt rác, giấy nháp sàn nhà Phải vứt rác vào nơi quy định Giữ gìn mỹ quan Thư viện: không viết, vẽ lên mặt bàn, lên tường, không ngồi gác chân lên ghế Không mang cặp, túi vào thư viện, phải đưa vào tủ đựng đồ hành lang trước vào thư viện Thư viện hoàn tồn khơng chịu trách nhiệm cho mát tài sản cá nhân bạn đọc Khi nhận tài liệu bạn đọc phải kiểm tra Nếu phát sách, báo bị trang, cắt xén, gạch xoá, bạn đọc phải báo cho thủ thư biết Trường hợp bạn đọc làm mất, hư hỏng tự ý gạch xoá, cắt xén sách, báo, tài liệu phải bồi thường tên sách bồi thường gấp lần so với giá trị hành Trong thời gian đọc sách, báo, cần khỏi Thư viện bạn đọc tạm thời gửi trả sách, báo cho thủ thư nhận lại thẻ Tại phòng đọc mở, lần đọc chọn tối đa 02 sách, 02 tờ báo, 01 loại tạp chí, đọc xong phải để nơi quy định rút tài liệu khác đọc tiếp 10 Không mang sách khỏi phòng đọc Nếu bạn đọc cần chụp tài liệu xin làm thủ tục với thủ thư 77   11 Bạn đọc tìm tài liệu hộp phích cuả tủ mục lục truyền thống , sau tìm xong bạn đọc phải để hộp phích vào vị trí cuả tủ Phải ghi đầy đủ chi tiết phiếu yêu cầu Bạn đọc vi phạm nội quy, tùy theo mức độ mà có hình thức xử lý thích hợp NỘI QUY SỬ DỤNG PHÒNG MÁY * Đối với cán thư viện: Khi có lớp thực hành, giáo viên phải đăng ký với Trung tâm trước ngày (thời gian, số lượng sinh viên tham gia…) để Trung tâm chuẩn bị phòng máy Chịu trách nhiệm bảo vệ tài sản (máy tính, máy chiếu hệ thống âm thanh) Kiểm tra cửa, thiết bị an toàn Phải kiểm tra vận hành thiết bị, chương trình máy tính thường xun nhằm đảm bảo cho hoạt động phòng máy Chủ động việc sử chữa cố đơn giản Nếu cố khắc phục cần phải báo cáo với người phụ trách trực để có phương án xử lý kịp thời Nhắc nhở học viên, sinh viên tuân thủ nội qui phòng máy * Đối với học sinh, sinh viên: Phải có trách nhiệm bảo quản tài sản chung Đối với sinh viên vào phòng máy để tự tra cứu: Mỗi sinh viên sử dụng máy tiếng, sinh viên sử dụng thời gian quy định phải trả 2000đ/1 tiếng Đối với sinh viên vào phòng máy để thực hành: Phải tuân thủ theo hướng dẫn giáo viên cán bộ môn Mang thẻ sinh viên vào phịng máy Khơng tự ý di chuyển thay đổi thiết bị phòng máy 78   Không cố ý chép, sửa đổi, phá hoại tập tin liệu máy không thuộc phạm vi cá nhân Không thay đổi, tự ý cài đặt thêm chương trình, phần mềm, can thiệp vào phần cứng phầm mềm cài đặt sẵn Không sử dụng máy giáo viên u cầu Khơng chơi game, chát, nghe nhạc, xem phim hoạt động mang tính giải trí phịng máy 10 Khơng đựợc truy cập vào địa web mà luật pháp Việt Nam cấm trang phản động, khiêu dâm, kích động bạo lực… 11 Khơng mang vật dễ cháy, nổ vào phịng máy 12 Tuyệt đối không hút thuốc, ăn, uống, xả rác gây vệ sinh phòng máy Phải đóng cửa vào phịng máy có máy lạnh 13 Trước phải tắt máy, xếp chuột bàn phím ghế cho ngăn nắp 14 Nếu sinh viên vi phạm số nội quy trên, tuỳ theo mức độ bị kỷ luật thích hợp như: - Đình quyền sử dụng phịng máy; - Bồi thường thiệt hại truy cứu trách nhiệm mặt pháp luật (đồng thời bị đình buộc học) - Tất trường hợp vi phạm nội quy lập biên bản, báo cáo Ban Giám hiệu trường xem xét xử lý ... TRẠNG NHU CẦU TIN VÀ CÔNG TÁC PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 2.1 Thực trạng nhu cầu tin Nhu cầu tin người dùng tin Trung tâm Thông tin – Thư. .. 1: Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với công tác phục vụ bạn đọc Chương 2: Thực trạng nhu cầu tin công tác phục vụ Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Nội vụ. .. pháp hồn thiện cơng tác phục vụ Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 4   CHƯƠNG 1: TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VỚI CÔNG TÁC PHỤC VỤ BẠN ĐỌC